Betreft Vergaderdatum Raadsvoorstel inzake Beslisnota samenwerking Sociale Zaken Stein, Beek, Schinnen en Sittard-Geleen 13-december-2012 Gemeenteblad 2012 / Agendapunt Aan de Raad Voorstel De gemeenteraad wordt voorgesteld: 1. De beslisnota samenwerking sociale zaken Stein, Beek, Schinnen en Sittard-Geleen vast te stellen, met inachtneming van de door het college gemaakte kanttekeningen en daarmee een principe-uitspraak te doen over de inbesteding van de sociale dienst bij de gemeente Sittard-Geleen. 2. Het college een bestuursopdracht te geven voor de verdere uitwerking van deze beslisnota opdat uw raad in het voorjaar van 2013 een definitief besluit kan nemen over de inbesteding van de sociale dienst bij de gemeente Sittard-Geleen op basis van een volledig uitgewerkt plan en financiële onderbouwing. 3. Conform beslisnota het college op te dragen hierbij een centrumgemeenteconstructie voor te bereiden tussen de gemeente Sittard-Geleen en de gemeenten Beek, Schinnen en Stein met als streefdatum 1 juli 2013. 4. Het college op te dragen de prestatie-afspraken en het opdrachtgever- /opdrachtnemerproces uit te werken conform beslisnota. Inleiding In haar vergadering van 20 december 2011 heeft het college kennisgenomen van de notitie van de regiegroep Het roer om, volle kracht vooruit. Deze notitie schetste een viertal scenario s voor de toekomstige uitvoering van de Wet Werken naar Vermogen (WWnV), ingegeven door het advies van Ernst & Young. In de brief van 22 december 2011 heeft het college de commissie Maatschappelijke Zaken en de gemeenteraad laten weten dat zij het voorstel van de regiegroep ondersteunt en kan instemmen met de keuze voor en nadere uitwerking van de vierde variant, namelijk een inkoopmodel bij Sittard-Geleen voor de Wet Werken naar Vermogen-doelgroep en een GR Vixia voor het beschutte werk. In februari heeft uw college bij de behandeling van de toekomstige invulling operationalisering regionaal arbeidsmarktbeleid en scenariokeuze voor de transitie van de WSW in de Westelijke Mijnstreek deze keuze herbevestigd. In deze collegenota is de notitie Het roer om, volle kracht vooruit vastgesteld door het college en wederom uitgesproken te kiezen voor het sturingsmodel WWNV, implicerend dat de colleges van de Westelijke Mijnstreek gezamenlijk het beleid vaststellen en de gemeenten Stein, Beek en Schinnen de uitvoering van de WWNV inkopen bij de gemeente Sittard-Geleen, onder voorbehoud van goedkeuring raad en de financiële doorrekening een reële kostprijs voor de inbesteding oplevert.
In het document (beslisnota) dat nu voor ligt is scenario 4 van het zgn. koersdocument Het roer om, volle kracht vooruit nader uitgewerkt voor wat betreft het uitbesteden/inbesteden ten aanzien van de WWnV-doelgroep. Voor de uitvoering van beschut werk blijft de Gemeenschappelijke regeling (GR) Vixia bestaan. Voorgesteld wordt over te gaan tot een centrumgemeenteconstructie (of centrumregeling). Deze samenwerking is publiek van karakter, snel te realiseren, kent geen nieuw bestuursorgaan, maar sluit aan bij de rechtspersoonlijkheid van de centrumgemeente. Deze voert uit voor de regiogemeenten in een mandaatverhouding. De gemeentelijke autonomie blijft voor alle gemeenten volledig intact. De beslisnota heeft tot doel het College en de Raad van de gemeente Sittard-Geleen en College en Raden van de gemeenten Stein, Beek en Schinnen een besluit te laten nemen over het geven van een bestuursopdracht voor de voorbereiding van het aangaan van een centrumgemeenteconstructie en de implementatie en de uitvoering van de uitbesteding/ inbesteding uiterlijk per 1 juli 2013. Argumentatie In deze nota komen in het eerste deel samengevat de aspecten aan de orde die de kern vormen van die uitbesteding/inbesteding van taken betreffende het domein Sociale Zaken door Stein, Beek en Schinnen aan Sittard-Geleen. In bijgevoegde Beslisnota zijn deze nader uitgewerkt en wordt tevens een eerste financiële doorrekening gegeven. In het tweede deel schetsen wij de kanttekeningen die het college bij deze documenten heeft geplaatst en het vervolgproces. Deel I De dienstverlening Sittard-Geleen gaat na besluitvorming voor Stein, Beek en Schinnen de taken uitvoeren betreffende de wet werk en bijstand (Wwb), inclusief de bijzondere bijstand voor klanten met een lopende Wwb-uitkering. Voor genoemde uit te voeren taken verzorgt zij in mandaat het uitvoeringsproces. Daarnaast zijn, op termijn, ook taken onder te brengen als de Bbz, schuldhulpverlening, minimabeleid en bijzondere bijstand voor cliënten die niet al een uitkering voor algemene bestaanskosten ontvangen. De vier colleges bepalen vanuit het arbeidsmarktbeleid hun uitbestedingsopdracht. De Stuurgroep Arbeidsmarktbeleid integreert dit tot het regionale beleid en baseert daarop het regionale uitvoerings-programma. Het college van Sittard-Geleen neemt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering. De colleges zijn opdrachtgever voor de uitvoering en houden budgetverantwoordelijkheid. De kern van de dienstverlening is gericht op het bevorderen dat mensen meedoen naar vermogen, regulier werk verrichten als dat kan en tegenprestatie voor uitkering leveren (met begeleiding) als dat (nog) niet kan. Centrumgemeenteconstructie Er wordt gekozen voor een centrumgemeenteconstructie (of centrumregeling). Deze samenwerking is publiek van karakter, snel te realiseren, kent geen nieuw bestuursorgaan, maar sluit aan bij de rechtspersoonlijkheid van de centrumgemeente. Deze voert uit voor de 2
regiogemeenten in een mandaatverhouding. De gemeentelijke autonomie blijft voor alle gemeenten volledig intact. Er is een opdrachtgevers-/opdrachtnemersrelatie waarbij concrete afspraken worden gemaakt over prestatie-indicatoren en desbetreffende managementinformatie alsmede over hoe om te gaan met tussentijdse wijzigingen. De duur van de overeenkomst is van onbepaalde tijd, opzegging en uittreding is met een opzegtermijn van 1 (kalender)jaar mogelijk met verrekening van de desintegratiekosten. Kwaliteit- en resultaatafspraken In de uitbestedings-/inbestedingsovereenkomst wordt per product de overeengekomen prestatie (en kwaliteitsnorm) beschreven, zoals bijv. doorlooptijden, percentage fouten of klachtenniveau. Dit is een nadere uitwerking van hetgeen in de overeenkomst (centrumgemeenteconstructie) is beschreven. Op bestuurlijk niveau zijn zaken als in- en uitstroom, bestandsomvang en bestandssamenstelling en het uitgavenpatroon belangrijke gegevens om op harde resultaten te kunnen monitoren en daar waar gewenst bij te stellen. Uitgangspunt is dat voor de prestatie-indicatoren zoveel mogelijk wordt aangesloten bij die van Sittard-Geleen. Behalve resultaatafspraken zijn er ook aspecten waarover inspanningsafspraken worden gemaakt. Zo kunnen geen garanties worden afgegeven betreffende de uitstroom naar werk. Immers, de gemeente Sittard-Geleen kan niet de economische crisis en de arbeidsmarkt dermate beïnvloeden dat er gegarandeerd voldoende banen zijn voor de werkzoekenden. Verantwoording Gemeenten ontvangen hun eigen budgetten van SZW en leggen afzonderlijk verantwoording af aan Raad en Ministerie SZW. De financiële rapportage en managementinformatie wordt aan elke gemeente aangeleverd. De centrumgemeente levert hiervoor de benodigde rapportage aan. Uit efficiëncy-overwegingen zal hiervoor een uniform format per gemeente worden gehanteerd. Risico s In het geval van een centrumregeling is de uitvoerende gemeente verantwoordelijk voor de bedrijfs-voering en de bedrijfsmiddelen. Tegenvallers a.g.v. bedrijfsvoering komen daardoor voor rekening van die gemeente. De centrumgemeente is niet verantwoordelijk voor (het risico van overschrijding van) de budgetten I-deel en Participatiebudget; de uitbestedende gemeenten blijven wettelijk verantwoordelijk voor hun budgetten. Evenmin draagt de centrumgemeente de lasten van beleidsrisico s; d.w.z. risico s die worden gelopen als het beleid niet resulteert in van tevoren ingeschatte effecten. Wel heeft de centrumgemeente inspanningsverplichtingen. De resultaten worden geanalyseerd en vormen onderwerp van afstemming tussen gemeenten. Personeel en organisatie Voor de uitvoering van de overdracht van taken door de gemeenten Stein Beek en Schinnen zal binnen het Cluster Sociale Zaken van Sittard-Geleen, op basis van de cijfers per 1 januari 2011 19,93 fte nodig zijn. Definitieve vaststelling zal per 1 april 2013 plaatsvinden. 3
Op basis van de behoefte van Sittard-Geleen als gevolg van de taakoverdracht, zal uitgaande van de functies en de beschikbare formatie bij de gemeenten Stein Beek en Schinnen het principe mens volgt functie en mens volgt werk worden gevolgd. Dit principe alsmede de kwestie van eventuele boventalligheid wordt verder uitgewerkt in het lokale sociale plan van de gemeenten Beek Stein en Schinnen. Hierbij zal worden bezien of eventuele boventalligheid in regionaal verband kan worden opgelost. Dit zelfde geldt ook voor eventueel boventallig personeel (van het Mensontwikkelbedrijf) van Vixia in verband met de overname van de verantwoordelijkheid voor verticale mensontwikkeling door gemeenten. Huisvesting Een globale eerste inventarisatie laat zien dat er binnen de bestaande organisatie voldoende werkplekken beschikbaar kunnen worden gesteld. Een kostenberekening is opgenomen in de indicatieve inbestedings-bedragen. De uitbestedende gemeenten zullen de financiële kosten van de achterblijvende leegstand in hun gemeentehuizen doorrekenen en in het totale kostenplaatje meenemen. Dit zijn frictiekosten. Automatisering Uitgangspunt is dat er één uitkeringsadministratie is waarbij het systeem van Sittard-Geleen (Centric) leidend is. Uitgangspunt is ook dat er informatievoorziening en declaratie per gemeente mogelijk moet zijn. Achterblijvende kosten zijn frictiekosten. Financiën Om tot een kostprijsberekening voor de uitvoering van de uitbestede taken te komen is aangesloten bij de (hoofd)producten, processen en bijbehorende activiteiten in relatie tot de desbetreffende productieve uren per fte. Voorts zijn de ondersteunende werkzaamheden van het Cluster Sociale Zaken en de bedrijfs-voeringsafdelingen (ondersteunende taken) alsmede de werkzaamheden van monitoring en verantwoording naar de SBS-gemeenten in de kostprijs meegenomen. Bij het tot stand komen van uitbesteding worden ook frictiekosten gemaakt. Dit zijn kosten betreffende de transitie zoals projectleiderkosten en kosten die samenhangen met achterblijvende kosten van huisvesting, automatisering en personeel (sociaal plan). Programmakosten worden doorberekend op basis van de werkelijke kosten. De uitbestedende gemeenten betalen maandelijks een voorcalculatorisch vastgesteld voorschot, dat maandelijks wordt nagecalculeerd. Voor de uitvoeringskosten wordt bij aanvang van het begrotingsjaar de kostprijs vastgesteld en worden na afloop van het begrotingsjaar de voorcalculatorisch berekende uitvoeringskosten vergeleken met de werkelijke kosten. Verschillen worden geanalyseerd en vormen de grondslag voor de afrekening. Bij een centrumregeling is de uitvoerende gemeente verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en de bedrijfsmiddelen. Voor de afrekening betekent dit dat een verschil dat een gevolg is van de gevoerde bedrijfsvoering ten laste cq ten gunste komt van de uitvoerende gemeente. Verschillen die het gevolg zijn van niet beïnvloedbare factoren, zoals een toename, maar ook een afname van het beroep op de WWB bij een verslechterende dan wel een oplevende economie, komen, volgens een bepaalde verdeelsleutel, ten laste cq. ten gunste van de vier gemeenten. Over de verdeelsleutel worden nadere afspraken gemaakt. 4
Het verdient aanbeveling een deel van het jaarlijkse accountantsonderzoek naar voren te halen en vóór de conversie een uitspraak over de rechtmatigheid en de getrouwheid van de uitvoering te laten doen. Dit om risico s bij overdracht te voorkomen. Communicatie Na besluitvorming zal, op basis van een regionaal op te stellen communicatieplan, eenduidig en helder interne en externe communicatie plaatsvinden. Financiële onderbouwing Bij de keuze voor de uitwerking van de inbestedingsvariant heeft het college duidelijk een prijsvoorbehoud gemaakt. In de beslisnota worden voor het eerst bedragen genoemd die een eerste indicatie geven van de gevraagde kostprijs voor de geboden dienstverlening. De toepassing van het model resulteert in de navolgende kostprijsberekening: Onderdeel Aandeel Stein Aandeel Beek Aandeel Schinnen Totaal Hoofdproducten 392.157 356.413 248.849 997.418 Ondersteuning vanuit de afdeling Ondersteuning vanuit de bedrijfsvoeringafdelingen (overhead) 47.085 42.725 29.297 47.085 266.168 242.329 170.726 679.222 Monitoring verantwoording en 8.647 8.647 8.647 25.941 Totaal: 1 714.057 650.114 457.519 1.821.690 Toelichting op de kostensoorten: - hoofdproducten: uitvoering van de hoofdprocessen van de WWB-producten - ondersteuning vanuit de afdeling: coaching, kwaliteit, coördinatie en sociale recherche-taken - ondersteuning vanuit de bedrijfsvoeringafdelingen: ondersteunende processen zoals ICT, P&O, financiën) - monitoring en verantwoording: het opstellen van vier rapportages per jaar voor de inbestedende gemeenten. Het zogenaamde pluspakket bevat de dienstverlening op het gebied van bijzondere bijstand en minimabeleid, uitvoering zelfstandigenregeling en schuldhulpverlening. Dit zit nog niet in bovenstaande kostenberekening en is nog onderwerp van onderhandeling. Voor de uitvoering van schuldhulpverlening heeft de gemeente Stein nog tot uiterlijk 31-12-2014 een overeenkomst met PLANgroep. De gemeente Sittard-Geleen is deelnemer van de 1 Exclusief de structurele onderhouds- en beheerskosten voor automatisering. Dit aspect zal nog nader worden uitgewerkt. Zie hiervoor hoofdstuk zes van deze beslisnotitie. 5
gemeenschappelijke regeling Kredietbank Limburg. Hierover dient ook nog een standpunt ingenomen te worden. Participatiebudget. Onderstaande tabel geeft aan welk deel van de uitvoeringskosten ten laste van het Participatiebudget kan worden gebracht. Dit is optioneel. Onderdeel Aandeel Stein Aandeel Beek Aandeel Schinnen Totaal Uitvoeringskosten 714.057 650.114 457.519 1.821.690 Participatiebudget 191.513 174.813 118.416 484.743 Saldo: 522.544 475.301 339.103 1.336.947 De frictiekosten ten aanzien van de automatisering voor de gemeenten Stein, Beek en Schinnen zien er als volgt uit. Onderdeel Aandeel Stein Aandeel Beek Aandeel Schinnen Totaal Conversie GWS4all excl. kennissysteem PKO Kennissysteem PKO 84.057 63.195 27.910 175.162 21.553 15.111 12.921 49.585 Subtotaal: 105.610 78.306 40.831 224.747 Projectleider 7.895 7.895 7.895 23.684 Totaal: 113.505 86.201 48.726 248.431 Bij een centrumregeling is de uitvoerende gemeente verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en de bedrijfsmiddelen. Voor de afrekening betekent dit dat een verschil dat een gevolg is van de doorgevoerde bedrijfsvoering ten laste c.q. ten gunste komt van de uitvoerende gemeente. Verschillende die het gevolg zijn van niet-beïnvloedbare factoren zijn volgens een bepaalde verdeelsleutel, ten laste c.q. ten gunste van de vier gemeenten. Over de verdeelsleutel worden nadere afspraken gemaakt. Met de nadere uitwerking van de diverse onderdelen en met name de personele component daarin kan pas definitief de financiële balans opgemaakt worden en daarop dient dan ook de finale oordeelsvorming gebaseerd te worden. 6
Deel II Kanttekeningen college bij beslisnota Met het genomen principe-besluit geeft het college aan dat zij vindt dat met de voorliggende beslisnota een gedegen basis bestaat voor het ingaan van het uitwerkingstraject, om te komen tot een definitief besluit. Echter het college heeft ook een aantal kanttekeningen en eisen gesteld die in de nadere uitwerking betrokken moeten worden. Zij zet in op: een volledige overgang van het uitvoerende personeel van de afdeling W&I naar Sittard-Geleen, zodat geen uitvoerende taken achterblijven bij de gemeente Stein. Onze medewerkers dienen een plek te krijgen in de nieuwe uitvoeringsorganisatie; minimale frictiekosten door de achterblijvende kosten van huisvesting, automatisering, financiën en personeel te reduceren. Voor wat betreft de ondersteunende werkzaamheden (P&O, financiën etc.) wordt niet primair geopteerd voor aansluiting bij het Shared Service Center (SCC) maar voor een maatwerkoplossing waarbij de drie gemeenten die aansluiten gezamenlijk deze ondersteuning invullen en daarmee ook de achterblijvende kosten samen kunnen opvangen. Het vervolg Uitgangspunt is een gerealiseerde implementatie van de uitbesteding uiterlijk 1 juli 2013. Om dit te kunnen realiseren zullen de colleges in september, en de raden van Stein, Beek en Schinnen in december 2012 een principe-besluit over de uitbesteding moeten nemen. Na besluitvorming kan in principe met de voorbereiding voor de implementatie worden gestart. Om het proces in goede banen te leiden, zal een projectstructuur worden ingericht (aansluitend bij de bestaande structuur) met een Stuurgroep die de eindverantwoordelijkheid voor het proces neemt en een Regiegroep (projectgroep) die als opdrachtnemer fungeert. Management en vakspecialisten werken aspecten uit. De betrokken besturen worden periodiek geïnformeerd over de voortgang. Het raadsvoorstel betreffende de centrumregeling wordt na verdere uitwerking en concretisering in het voorjaar 2013 ter finale besluitvorming voorgelegd aan uw raad. Het college kan dit raadsvoorstel alleen maar voorleggen aan uw raad als op dat moment de financiële gevolgen in kaart zijn gebracht. Het college en vervolgens uw raad zullen zich dan definitief uitspreken over de inbesteding van de sociale dienst bij Sittard-Geleen, gelet op de hiervoor gemaakte kanttekeningen. Tot slot Het aangaan van een centrumgemeente constructie heeft ook gevolgen voor de kaderstellende taak van de raad. Door de samenwerking zal het merendeel van de beleidskeuzes in gezamenlijkheid worden genomen. Immers dat is ook een van de voordelen van samenwerking. De raad is nog altijd in positie om zelf beleid te formuleren maar dit betekent ook dat aan die keuze door Sittard-Geleen een prijskaartje wordt verbonden. De gemeenteraad zal een meer controlerende taak krijgen en mogen meebepalen op welke prestatie-indicatoren wordt gestuurd en verantwoording wordt afgelegd. Hierbij kan gedacht worden aan indicatoren betreffende in-/uitstroom, doorlooptijden enz. De gemeentelijke autonomie blijft voor alle gemeenten formeel volledig intact maar defacto zal deze afnemen. 7
Relevante beschikbare achtergrondinformatie A. Beslisnota samenwerking Sociale Zaken Stein, Beek, Schinnen en Sittard-Geleen Burgemeester en Wethouders, de Secretaris, de Burgemeester, Dict. AC 8