Gemeente Bergen op Zoom Voorlegger Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Portefeuillehouder(s) Contactpersoon Afdeling Contactpersoon Email Contactpersoon Telefoon Programmanummeren -naam Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief 10 november 2015 A.G.J. van der Weegen A.M.A. Vrijenhoek - de Vries Middelen, Beleid S Control A.M.A.Vrijenhoek@bergenopzoom.nl (0164) 277657 4. Domein vrije tijd Voorstel: 1. Het college toestemming te verlenen, als bedoeld in artikel 1, lid 2, Wet gemeenschappelijke regelingen: a. Toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling RAWB; b. Tot het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling RAWB in de gemeenschappelijke regeling WBA. 2. In te stemmen met de begroting 2016 2019 WBA en derhalve geen zienswijze in te dienen; 3. In te stemmen met bijgevoegde begrotingswijziging. Type voorstel: 0 Kaderstellend @ Controlerend Ē Rest Zijn in het voorstel één of meer van de volgende aspecten van toepassing? Zijn doelen en/of effecten beschreven 0 Financiële consequenties 0 Ja Nee M M Inspraakverordening van toepassing S 0 Communicatieparagraaf: De voorbereidingen tot de GR en begroting zijn in samenspraak gegaan tussen de deelnemende partijen op voorstel van de regionale project- en stuurgroep.
Gemeente ñ Bergen op Zoom Samenvatting: Door de colleges van de negen gemeenten in West-Brabant is in 2013 de intentie uitgesproken om met elkaar tot een regionaal archief te komen onder de noemer West-Brabants Archief (WBA). Conform de besluitvorming bij de businesscase (april 2015) zal deze organisatie met ingang van 1 juli 2016 starten. Het WBA moet zowel nu als in de toekomst in staat zijn om adequaat, betrouwbaar en professioneel archiefinformatie te verwerven, beheren en beschikbaar te stellen. Het WBA zal zich enerzijds richten op het beheer van analoge archieven en anderzijds in toenemende mate op gedigitaliseerde stukken en digitaal gevormde bestanden.de afgelopen decennia lag het accent voorde archiefsamenwerking op het vorm en inhoud geven aan de erfgoedtaken. Echter, de Nederlandse archiefomgeving is in een hoog tempo aan het veranderen. Archiefdiensten dienen een omslag te maken, waarbij innovatie en open data kernbegrippen zijn. Archiefbeherende instellingen moeten een transitie door: van analoog naar digitaal, van traditionele overbrenging naar keteninformatisering. Een digitaal gerichte archiefdienst krijgt vorm in het E-depot. Zonder E-depot is verantwoord digitaal archiefbeheer onmogelijk. Analyse van de eigen archieforganisaties heeft aangetoond dat geen van de drie archiefinstellingen zelfstandig in staat is om die transitie tot stand te brengen, dan met aanzienlijke investeringen, met name in kwantiteit en kwaliteit van personeel en hard- en software. Dit voorjaar bent u in de presentatie over de ontwikkelingen rondom het Cultuurbedrijf geïnformeerd over de voornemens tot deze samenwerking. Daarnaast heeft de kwartiermaker een toelichting gegeven op de ideeën in de commissie regionalisering van 22 juni 2015. Argumenten om voor deze samenwerking te kiezen zijn: Het vormen van gezamenlijk archief voor de regio West-Brabant West in Bergen op Zoom draagt in belangrijke mate bij aan de gewenste en duurzame invulling van de Historische pijler van de Cultuurvisie, die een duidelijke meerwaarde zal geven aan de stad Bergen op Zoom in de regio en aan het Markiezenhof in het bijzonder In totaal gaan negen partijen gezamenlijk een nieuwe samenwerking aan in de GR WBA Deelname in de samenwerking betekent een eerste positief resultaat van 6 85.000, voorafgaand aan het verwerken van diverse taakstellingen gerelateerd aan het Markiezenhof. Op archief en depot is een taakstelling opgenomen in onze begroting van C 156.000. Bij het bepalen de hoogte de deelnemersbijdrage is er reeds op geanticipeerd dat deze taakstelling volledig verwerkt wordt op het archief. Na invulling van deze taakstelling resteert nog een opgave van Ê 71.000. Hier staat tegenover dat de GR WBA haar ondersteunende processen (PIOF-taken) extern wil onderbrengen voor een maximum van î 60.000. De gemeente Bergen op Zoom is hiervoor nadrukkelijk in beeld. Met dit voorstel worden tevens een aantal andere taakstellingen en opgaven ingevuld: o De taakstelling op de huuropbrengsten van het Koetshuis wordt geconcretiseerd o Er is geen extra investering nodig voor Bergen op Zoom in het e-depot o De kosten voor het ondergronds depot kunnen gedeeld worden o De kosten voor ICT als onderdeel van de overhead zal afnemen, B İĴI apjen' (9 e e ' a a n 0 ' e e n bÿlage ' s bijgevoegd of ter inzage is gelegd; benoem en nummer deze bijlagen) Bijlage nr. Omschrijving Bijgevoegd/Ter inzage 1 Gemeenschappelijke regeling WBA Bijgevoegd 2 Begroting 2016-2019 WBA Bijgevoegd 3 Begrotingswijziging Bijgevoegd 10
Is Gemeente fj Bergen op Zoom mi urn in mi mín ii Datum raadsvergadering : 16 december 2015 Nummer : Onderwerp : Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Het college toestemming te verlenen, als bedoeld in artikel 1, lid 2, Wet gemeenschappelijke regelingen: a. Toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling RAWB; b. Tot het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling RAWB in de gemeenschappelijke regeling WBA. 2. In te stemmen met de begroting 2016 2019 WBA en derhalve geen zienswijze in te dienen; 3. In te stemmen met bijgevoegde begrotingswijziging. Inleiding Door de colleges van de negen gemeenten in West-Brabant is in 2013 de intentie uitgesproken om met elkaar tot een regionaal archief te komen onder de noemer West-Brabants Archief (WBA). Conform de besluitvorming bij de businesscase (april 2015) zal deze organisatie met ingang van 1 juli 2016 starten. Het WBA moet zowel nu als in de toekomst in staat zijn om adequaat, betrouwbaar en professioneel archiefinformatie te verwerven, beheren en beschikbaar te stellen. Het WBA zal zich enerzijds richten op het beheer van analoge archieven en anderzijds in toenemende mate op gedigitaliseerde stukken en digitaal gevormde bestanden. De afgelopen decennia lag het accent voorde archiefsamenwerking op het vorm en inhoud geven aan de erfgoedtaken. Echter, de Nederlandse archiefomgeving is in een hoog tempo aan het veranderen. Archiefdiensten dienen een omslag te maken, waarbij innovatie en open data kernbegrippen zijn. Archiefbeherende instellingen moeten een transitie door: van analoog naar digitaal, van traditionele overbrenging naar keteninformatisering. Analyse van de eigen archieforganisaties heeft aangetoond dat geen van de huidige drie archiefinstellingen (gemeente Roosendaal, gemeente Bergen op Zoom (waarbij dienstverleningsovereenkomsten bestaan met Steenbergen en Woensdrecht) en de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West-Brabant (RAWB)) zelfstandig in staat is om die transitie tot stand te brengen, dan met aanzienlijke investeringen, met name in kwantiteit en kwaliteit van personeel en hard- en software. Een digitaal gerichte archiefdienst krijgt vorm in het E-depot. Dit is het geheel van mensen, middelen, systemen (hard- en software) en procedures, gericht op het opnemen, ontsluiten, duurzaam bewaren en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden. Zonder E-depot is verantwoord digitaal archiefbeheer onmogelijk. Door de opschaling verbeteren de slagkracht, het innovatief vermogen en de continuïteit ten opzichte van de huidige,
Gemeente ñ Bergen op Zoom illinium iiiimin ii 1 kwetsbare en traditioneel ingerichte archiefdiensten. Samenwerking moet leiden tot een solide, voor zijn taken uitgeruste archieforganisatie, die toekomstbestendig is. Vanuit deze achtergronden is de vorming van een nieuwe archieforganisatie totstandgekomen waar de wettelijke taken ten aanzien van archiefzorg ondergebracht worden. De samenwerking is enerzijds gericht op het in stand houden en verbeteren van de bestaande producten en dienstverlening. Anderzijds zal de samenwerking nieuwe taken, die te maken hebben met de digitale informatiehuishouding, op een adequate en eigentijdse manier op dienen te pakken. De beoogde samenwerkingspartners zijn de gemeenten Roosendaal, Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht en de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West- Brabant (RAWB). Steenbergen en Woensdrecht hebben op dit moment al een dienstverleningsovereenkomst met Bergen op Zoom. Deze zal beëindigd worden op het moment dat de GR van start gaat. De gemeenten die deelnemen in het RAWB zijn Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Ruchpen en Zundert. Dit voorjaar bent u in de presentatie over de ontwikkelingen rondom het Cultuurbedrijf geïnformeerd over de voornemens tot deze samenwerking. Daarnaast heeft de kwartiermaker een toelichting gegeven op de ideeën in de commissie regionalisering van 22 juni 2015. Beoogd maatschappelijk effect/doelstelling Het vormen van gezamenlijk archief voor de regio West-Brabant West in Bergen op Zoom draagt in belangrijke mate bij aan de gewenste en duurzame invulling van de Historische pijler van de Cultuurvisie, die een duidelijke meerwaarde zal geven aan de stad Bergen op Zoom in de regio en aan het Markiezenhof in het bijzonder. Uitwerking voorstel 1. Het vormen van gezamenlijk archief voor de regio West-Brabant West in Bergen op Zoom draagt in belangrijke mate bij aan de gewenste en duurzame invulling van de Historische pijler van de Cultuurvisie, die een duidelijke meerwaarde zal geven aan de stad Bergen op Zoom in de regio en aan het Markiezenhof in het bijzonder Bergen op Zoom gaat de belangrijkste centrumfunctie vervullen voor de kennis en de bestudering van de geschiedenis van heel West-Brabant. Het aloude Markiezaat (tot 1795 waarin de Markies het voor het zeggen had) wordt derhalve in ere hersteld. Alle bronnen uit de hele streek kunnen in samenhang bestudeerd en gebruikt worden. Het Markiezenhofcomplex wordt versterkt met een belangrijke historische functie hetgeen een grote versterking is van het vaandel Historie zoals in de Cultuurvisie is vastgesteld door de gemeenteraad van Bergen op Zoom. De naamsbekendheid van Bergen op Zoom als historische stad wordt duidelijk versterkt. Een groot aantal mensen zal het complex vanwege deze nieuwe functie bezoeken. Dit genereert traffic. Niet alleen voor het gehele Markiezenhofcomplex maar ook voor de stad (parkeren, horeca, impulsaankopen, etc). Het is een zinvolle en duurzame invulling van een historisch pand met een passende functie wat al geruime tijd leeg staat. Daarnaast biedt het werkgelegenheid voor 20 mensen. 2. In totaal gaan negen partijen gezamenlijk een nieuwe samenwerking aan in de GR WBA Het vertrekpunt van de samenwerking is de reeds bestaande samenwerking GR RAWB. Dit is reeds een gemeenschappelijke regeling met openbaar lichaam. Bij de businesscase is vastgesteld dat deze vorm kan 2
Gemeente ñ Bergen op Zoom worden aangehouden en dat de nieuwe GR ontstaat vanuit de bestaande. Dit betekent dat de gemeenten Roosendaal, Woensdrecht, Steenbergen en Bergen op Zoom eerst toetreden tot de GR RAWB en dat vervolgens deze wordt omgevormd tot de GR WBA. Door deelname aan de GR WBA worden de volgende doelstellingen gerealiseerd: Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. Door de samenvoeging van de instellingen dienen de taakstellingen per instelling gerealiseerd te worden en binnen de nieuwe organisatie, met minder personeel voor de klassieke taken, te komen tot een goede organisatie die de wettelijke taken kan borgen. Daarnaast dient de organisatie te voorzien in het oppakken van nieuwe taken rondom het e-depot. Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet 1995 en lokale regelingen. Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse dienstverlening aan de interne en externe klanten tegen gelijke kosten. 3. Deelname in de samenwerking betekent een eerste positief resultaat van î 85.000, voorafgaand aan het verwerken van diverse taakstellingen gerelateerd aan het Markiezenhof Vanuit de begroting 2016 zijn de financiële consequenties van dit voorstel voor de gemeente bergen op Zoom in beeld gebracht: Kosten die vervallen als gevolg van de samenwerking: î 774.000 (V) Baten die vervallen als gevolg van de samenwerking: C 231.000 (N) - Deelnemersbijdrage aan het WBA: î 843.000 (N) Huuropbrengsten ondergronds depot Wilhelminaveld: 6 265.000 (V) - Huuropbrengsten Koetshuis: 6 120.000 (V) Eindresultaat voorafgaand aan het verwerken van taakstellingen: î 85.000 (V) Op archief en depot is een taakstelling opgenomen in onze begroting van ë 156.000. Bij het bepalen de hoogte de deelnemersbijdrage is er reeds op geanticipeerd dat deze taakstelling volledig verwerkt wordt op het archief. Na invulling van deze taakstelling resteert nog een opgave van ë 71.000. Hier staat tegenover dat de GR WBA haar ondersteunende processen (PIOF-taken) extern wil onderbrengen voor een maximum van ë 60.000. De gemeente Bergen op Zoom is hiervoor nadrukkelijk in beeld. Met dit voorstel worden tevens een aantal andere taakstellingen en opgaven ingevuld: De taakstelling op de huuropbrengsten van het Koetshuis wordt geconcretiseerd Er is geen extra investering nodig voor Bergen op Zoom in het e-depot De kosten voor het ondergronds depot kunnen gedeeld worden De kosten voor ICT als onderdeel van de overhead zal afnemen. 3
mi inn in mi min ii Bij de vorming van het WBA is sprake van incidentele frictiekosten voor een periode van 5 jaar, groot jaarlijks ê 60.000. Voorgesteld wordt om deze kosten te dekken vanuit de algemene reserve waaraan de reserve Cultuurbedrijf is toegevoegd. Daarnaast is er een aantal specifieke aandachtspunten: Bij de opdrachtverstrekking om te komen tot de vorming van het WBA is als randvoorwaarde meegegeven dat de begroting van het WBA niet groter mag zijn dan de opgetelde begrotingen voor archieftaken van de drie deelnemers over 2013. Met de voorliggende begroting wordt deze randvoorwaarde ingevuld. Met ingang van 1 januari 2016 wordt de Vpb-plicht ingevoerd voor gemeenten en andere publiekrechterlijke organisaties. De consequenties van deze verplichting voor het WBA zijn bij de businesscase in beeld gebracht. Uit het advies blijkt dat de "activiteiten van het WBA op basis van de Archiefwet niet getroffen zullen worden door de Vpb-plicht" aangezien niet in concurrentie getreden wordt. Per plustaak zal afzonderlijk moeten worden bezien in hoeverre deze onder de vrijstelling van de Vpb-plicht vallen. De verwachting is dat de plustaken onder de vrijstelling vallen aangezien het activiteiten betreft die worden verricht voor de gemeenten die deelnemen aan het samenwerkingsverband. Op dit moment is team vastgoed in overleg met de kwartiermaker om de wensen en behoeften in beeld te krijgen voor de verbouwing in het Koetshuis. Uitgangspunt is dat de financiële impact van de verbouwing van het Koetshuis voorde GR (inkomsten Koetshuis ad. i 120.000,-) als taakstellend is opgenomen. Ten behoeve van de voorbereidingen voor de inrichting van de nieuwe organisatie is het bedrijfsplan in ontwikkeling. De highlights uit het bedrijfsplan kunt u lezen in de brochure die bij de raadsvergadering aan u zal worden uitgereikt. Voor de medewerkers van de archiefinstellingen heeft de nieuwe gemeenschappelijke regeling tot gevolg dat zij een verandering gaan maken. Deze raakt aan hun rechtspositie, hun takenpakket en hun rol ten opzichte van de gemeentelijke organisaties. Vanuit onze gemeente gaan tien medewerkers over. Het personeel is betrokken bij de samenwerking. Personele en sociale aspecten worden afgestemd met de BOR en BGO in wording. Dit zal resulteren in een gedragen sociaal plan in het voorjaar van 2016. Consequenties van het voorstel Het West-Brabants archief wordt een eigen juridische identiteit met een eigen begroting. De deelnemersbijdrage is naar rato van de inbreng van archief in 1997 verdeeld onder de deelnemende organisaties. Voor de gemeente Bergen op Zoom is dit een bedrag van î 843.842. In de meerjarenbegroting zijn de verwachten baten en lasten gelijk gehouden. Voor deze periode zal ook de gemeentelijke bijdrage gelijk blijven. Afhankelijk van de ontwikkelingen rondom het e-depot kan een heroverweging plaatsvinden over de hoogte van de gemeentelijke bijdrage. 4
ïĥ Gemeente tj Bergen op Zoom Risico paragraaf Geïdentificeerde risico's Risico-onderdelen NvT Laag Neutraal Hoog 1. Realiseren maatschappelijke effecten X 2. Politiek-bestuurlijk en draagvlak X 3. Imago gemeente X 4. Algemene en externe omgeving X 5. Veiligheid X 6. Financiën X 7. Juridisch X 8. Planning X 9. Kwaliteit uitvoering X 10. Capaciteit organisatie en samenwerking partners X Beheersmaatregelen risico's hoog Risico Effect Beheersmaatregel Verantwoordelijke 6. Het ontbreekt nog aan afspraken over eventuele nieuwe toetreders als ook meer of minder kosten. Oneerlijke verdeling van de financiële geldstromen tussen de deelnemers Heldere afspraken over de doorwerking van bestaande rechten en verplichtingen in de deelnemersbijdrage; Inventarisatie van de regelingen die mogelijk hun archieffunctie willen laten verzorgen door het WBA, wat de kosten hiervan zijn en hoe deze via het WBA dan wel specifieke GR verrekend kunnen worden; Bestuurders zijn in positie om nadere sturing te geven aan de GR. Afdelingsmanager SO en bestuurder. 8. Eén of meer partijen nemen geen beslissing over de GR voor 1 januari 2016 Indien dit zich voordoet zal mogelijk: Het personeelstraject op 1 juli 2016 niet zijn afgerond. Het tijdpad voor de verbouwing van het Koetshuis gaat schuiven; Bestuurlijk overleg inzetten op het halen van de termijnen; Waar parallelle trajecten kunnen lopen worden deze ingezet met aandacht voor de besluitvorming en advisering voor de juiste Afdelingsmanager SO en bestuurder.
Gemeente Bergen op Zoom Er zijn financiële consequenties verbonden voor Bergen op Zoom voor het in stand houden van een tijdelijke situatie van het kwartiermakerschap. gremia; In beeld brengen gevolgen van uitstel en kosten hiervan te beleggen bij de betrokken partijen. Uitstel van de GR kan er toe leiden dat: De bezuiniging Markiezenhof (6156.00) en de taakstelling huuropbrengst Koetshuis (C 107.000 per jaar) later gerealiseerd worden, de kosten voor het ondergronds depot (6 265.000 per jaar) langer volledig voor rekening blijven van de gemeente Bergen op Zoom, er geen duidelijkheid is over de bekostiging van de kwartiermaker vanaf 1 juli 2016) en de doorontwikkeling van het Markiezenhof mogelijk vertraging oploopt. Alternatieven Het alternatief is om als zelfstandige archiefinstelling door te gaan. Argumenten om voor een zelfstandige archiefinstelling te kiezen zijn: 1. Geen splitsing van taken en verantwoordelijkheden in het beheer van documenten en archiefbescheiden Met de inrichting van de samenwerking wordt de uitvoering van documentaire informatievoorziening (het bewaren en beheren van archiefbescheiden voor de eerste twintig jaar) en archief (vanaf twintig jaar) in termen van taken en verantwoordelijkheden voor de gemeente uit elkaar gehaald. De gemeentearchivaris krijgt zijn plaats binnen het WBA. In de komende maanden moet de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen gemeente en samenwerkingsverband expliciet en concreet gemaakt worden. Dit stelt eisen aan de mandatering vanuit het college aan het WBA. Daarnaast moeten de bestaande relevante gemeentelijke verordeningen gewijzigd worden en zullen specifieke regelingen moeten worden getroffen binnen het samenwerkingsverband. 2. De gemeente heeft de ontwikkeling van het archief naar het digitale tijdperk zelf in de hand. 6
I IIIII III I III 1 1 1 Argumenten om tegen een zelfstandige archiefinstelling te kiezen zijn: 1. Uit onderzoek blijkt dat een archiefinstelling van de omvang van Bergen op Zoom te klein en te kwetsbaar is om de toekomstige ontwikkelingen op te vangen; 2. De gemeente zal zelf moeten investeren in mensen en materiaal om klaar te zijn voor digitale archivering; 3. De doorontwikkeling van het Markiezenhof zal op een andere wijze ingericht moeten worden; 4. Financiële consequenties: a. De verwachte investering voor de gemeente Bergen op Zoom in e-depot: ë 150.000,- b. De taakstelling op de huuropbrengst bij het Koetshuis blijft in stand: ë 107.000,- c. De taakstelling op het Markiezenhof wordt niet gerealiseerd: C 156.000,- d. De kosten voor ondergronds depot blijven voor rekening Bergen op Zoom: C 265.000,- e. De kosten voor ICT gerelateerd aan archief blijven bestaan (website): ê 43.000,- f. Incidentele frictiekosten bij vorming WBA vervallen: -/- C 60.000,- Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, De burgemeester, Spindler Dhr. dr. F.A. Petter 7
i III 11IIII III IIIIIII De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 10 november 2015, nr. ; gelet op ; BESLUIT: 1. Het college toestemming te verlenen, als bedoeld in artikel 1, lid 2, Wet gemeenschappelijke regelingen: a. Toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling RAWB; b. Tot het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling RAWB in de gemeenschappelijke regeling WBA. 2. In te stemmen met de begroting 2016 2019 WBA en derhalve geen zienswijze in te dienen; 3. In te stemmen met bijgevoegde begrotingswijziging. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De griffier, De voorzitter, C.J.M. Terstappen 8