FUNCTIEOMSCHRIJVING FINANCIAL CONTROLLER 1. Functietitel Financial Controller 2. Doel van de functie Actief bijdragen aan de financieel-economische stuurbaarheid van het ziekenhuis door in te staan voor de opvolging van de begroting, door mee te werken aan het financieel plan en door het aanleveren van kerncijfers, analyses, adviezen aan directie, artsen en revisoren. 3. Graad/Niveau/Weddenschaal A1a-A1b-A2a 4. Plaats in de organisatie Departement: Financieel departement Rapporteert hiërarchisch aan: Financieel Directeur Wordt vervangen bij afwezigheid door: Financieel directeur of Financieel Stafmedewerker Evaluatoren: Financieel Directeur en Bestuurder-directeur 5. Resultaatsgebieden Resultaatsgebied 1: Financieel beleid Staat, in samenwerking met de financieel stafmedewerker, in voor het aanleveren van kerncijfers, analyses en adviezen in ondersteuning van de financieel directeur. Staat daarnaast ook garant voor de invulling en de opvolging van het Budget van Financiële Middelen en het analytisch (tussentijds) resultaat van het ziekenhuis. Opvolging Budget Financiële Middelen Oefent een controlefunctie uit inzake het Budget Financiële Middelen. Volgt hiertoe de wetgeving, evenals de bijhorende ontwikkelingen Analyseert de evolutie van de financiering van het ziekenhuis en levert een semestrieel rapport ter attentie van het directiecomité over de impact van de wijzigingen van het Budget Financiële Middelen (BFM) voor het ziekenhuis Werkt mee aan het dossier dat aangeleverd dient te worden aan de FOD Volksgezondheid voor het aanvragen van een provisionele ligdagprijs Levert de nodige documenten aan de federale ambtenaar ter ondersteuning van de herziening van het budget 1
Begroting Verleent zijn medewerking aan de hoofdboekhouder en de financieel stafmedewerker voor de opstelling van de begroting van het ziekenhuis. Verzamelt hiervoor gegevens in de boekhouding, bij zowel het medisch departement als de ondersteunende diensten (o.a. departement HR en apotheek). Volgt de stand van zaken van de analytische begroting op, voert verschillenanalyses uit, integreert de resultaten hiervan en rapporteert hieromtrent aan de financieel directeur Volgt in de loop van het jaar het analytische budget op op dienstniveau Levert de nodige cijfers en analyses nodig voor het opmaken van het financieel plan voor het ziekenhuis en maakt hiertoe een raming op, dit in samenspraak met de financieel directeur Integreert projecties met betrekking tot de (verantwoorde) activiteiten (in het financieel plan) Analyses Rapporteert op maandelijkse basis de kerncijfers (ligdagen, opnames, ligduren, per deelactiviteit) aan het managementcomité en de Raad van Bestuur onder de vorm van een gestandaardiseerd management rapport Maakt op vraag van de financieel directeur ad hoc analyses en bezorgt de gevraagde informatie aan de directieleden, de artsen, de leidinggevenden, Houdt nauwgezet toezicht op de financiële positie van het ziekenhuis en brengt verbetermogelijkheden aan Algemeen Heeft een goed inzicht in de operationele processen van het ziekenhuis om de financiële gevolgen van werkmethodes te begrijpen en te verbeteren Beschikt over een nauwkeurig inzicht in de financiële stromen binnen het ziekenhuis en integreert deze kennis vlot in zijn functioneren Volgt de nieuwe trends en ontwikkelingen binnen zijn domein op en integreert deze informatie in zijn functioneren en formuleert eveneens verbetervoorstellen, ten aanzien van de financieel directeur en hoofdboekhouder Volgt de relevante wetgeving en normering binnen zijn domein op en past deze toe. Superviseert de toepassing van de wetgeving en rapporteert hierover aan de financieel directeur Neemt in het kader van zijn functie deel aan gestructureerd overleg Heeft voldoende kennis van de boekhoudsoftware om de nodige analyses & projecties uit te voeren Resultaatsgebied 2: Kwalitatieve diensverlening Waarborgen van de kwaliteit van de dienstverlening door het beschikkenover een grondige kennis van het domein, deze up-to-date te houden, verder te ontwikkelen, correct toe te passen en te delen met alle betrokken partijen Verschaft de directie op systematische basis informatie omtrent de stand van zaken, planning, actieplannen, met betrekking tot de lopende projecten Is op de hoogte van de bestaande procedures, protocollen en regelgeving inzake het financieel beleid. Werkt actief mee aan de uitwerking ervan en past deze procedures toe om zo de meest optimale dienstverlening te kunnen bieden Reflecteert bij elke taak over de eigen geleverde kwaliteit van het werk en verbetert waar nodig. Gaat actief op zoek naar manieren waarop bestaande processen verbeterd kunnen worden met het oog op de continue verbetering van de eigen dienst 2
Werkt snel, coherent en efficiënt. Speelt vlot in op elke situatie en blijft hierbij op elk moment professioneel en menselijk. Kan goed de ernst inschatten, evenals de nodige acties die dienen te gebeuren Gaat op elk moment en in elke taak correct en discreet om met vertrouwelijke informatie Staat open voor en is enthousiast over bijscholing om zijn jobkennis en functioneren te verbeteren. Past opgedane kennis, informatie, inzichten en vaardigheden toe in de praktijk, deelt deze met collega s en voorziet bijscholing indien nodig, met het oog op het afleveren van continue kwalitatieve dienstverlening Werkt inter- en multidisciplinair samen om een kwalitatieve dienstverlening en klanttevredenheid te creëren Meldt incidenten die de patiënten- en medewerkersveiligheid in het gedrang kunnen brengen en stimuleert elke medewerker om dit te doen Organiseert projecten, is in staat om deze alleen of met collega s binnen de vooropgestelde timing tot een goed einde te brengen Resultaatsgebied 3: Patiënt- en Klantvriendelijkheid Bieden van kwalitatieve dienstverlening door oog te hebben voor, te anticiperen op en in te spelen op de wensen en behoeften van patiënten, interne en externe klanten Heeft oog voor de noden van patiënten, interne en externe klanten en komt hieraan tegemoet indien het binnen zijn of haar takenpakket valt. Verwijst indien nodig de klant door naar de correcte persoon met het oog op een optimale en kwalitatieve dienstverlening Levert efficiënte en effectieve dienstverlening af aan patiënten, interne en externe klanten Is op elk moment vriendelijk, correct en behulpzaam voor patiënten, interne en externe klanten, zelfs wanneer deze zich niet correct gedragen Is een aanspreekpunt voor patiënten, interne en externe klanten. Neemt de tijd voor hun vragen en zorgen, en staat hen bij met gerichte info Werkt actief mee aan een patiëntgerichte zorgorganisatie, met bijzondere aandacht voor patiëntenrechten en ethiek. Reageert op elk moment vriendelijk, respectvol en behulpzaam naar elke patiënt of derde Respecteert op elk moment het beroepsgeheim en geeft geen informatie door aan onbevoegden Heeft respect voor de morele, filosofische, godsdienstige of politieke keuzes van de patiënt of derden. Behandelt iedereen op een objectieve en gelijkwaardige manier. Speelt hier flexibel en correct op in Resultaatsgebied 4: Organisatiebetrokkenheid en samenwerking Bijdragen aan de kwalitatieve dienstverlening door actief mee te werken aan vooruitgang en een gezond-kritische en correcte houding aan te nemen ten opzichte van de organisatie, evenals de aangeboden infrastructuur Kent de waarden van het ziekenhuis en weet waar de organisatie naar streeft. Draagt hier zijn steentje in bij door zijn functie te vervullen zoals vooropgesteld Werkt op correcte wijze multidisciplinair samen met het oog op het afleveren van kwalitatieve dienstverlening Onderhoudt in ondersteuning van de bevoegde directie-en bestuursleden de communicatie met externe actoren inzake zijn domein 3
Respecteert genomen beslissingen die voor het ziekenhuis of de dienst noodzakelijk zijn. Voert deze trouw uit, zelfs wanneer deze beslissingen niet in lijn zijn met de persoonlijke belangen. Reageert correct en loyaal bij kritiek op de organisatie Toont respect voor de mening en beslissingen van anderen. Communiceert op correcte en constructieve wijze zijn persoonlijke mening omtrent bepaalde beslissingen aan de leidinggevende, directie of collega s Stelt geen handelingen die het positieve imago van het ziekenhuis kunnen schaden Heeft een gezond-kritische blik op de werking van de dienst. Denkt na over mogelijke verbeteringen en formuleert voorstellen hieromtrent aan zijn leidinggevende. Neemt actief deel aan de uitwerking van verbetertrajecten Draagt zorg voor de materialen en infrastructuur die ter beschikking worden gesteld en gebruikt deze voor de voorziene doeleinden. Werkt actief mee aan een gezonde en nette werkomgeving Stelt zich collegiaal op en draagt bij aan een positief werkklimaat door positief, vriendelijk en respectvol met andere medewerkers binnen het ziekenhuis om te gaan Helpt collega s met werkgerelateerde taken wanneer zij hier om vragen, ook bij taken die niet binnen het eigen takenpakket vallen Geeft informatie door aan collega s indien deze relevant is voor hun functioneren Is aanwezig op alle vergaderingen die vanuit de dienst georganiseerd worden Resultaatsgebied 5: Veiligheid en welzijn op het werk Garanderen van een veilige en gezonde werkomgeving voor alle personeelsleden van de dienst Kent alle regels omtrent veiligheid, preventie en hygiëne, past deze correct toe en waakt ook bij collega s over een correcte toepassing ervan Werkt mee aan de uitvoering van het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van medewerkers. Streeft naar een veilige werkomgeving, is op de hoogte van de meest recente richtlijnen omtrent welzijn op het werk en leeft deze na Meldt incidenten die de patiënten- en medewerkersveiligheid in het gedrang kunnen brengen en stimuleert collega s om dit ook te doen Werkt actief mee aan een werkomgeving waarin grensoverschrijdend gedrag geen kans heeft. Vertoont zelf geen grensoverschrijdend gedrag, signaleert het bij de leidinggevende indien het zich voordoet en reageert adequaat en consequent Alle taken opgenomen in deze functieomschrijving zijn niet limitatief. 6. Competenties Collegialiteit Zelfstandig werken Innovatie Stressbestendigheid Klantvriendelijkheid Patiëntgerichtheid Loyaliteit Jobkennis Kwalitatief denken Kwantitatief denken 4
Flexibiliteit Leergierigheid / bereidheid tot bijscholing Analytische redeneervermogen / inzicht in cijfers 7. Aanwervingsvoorwaarden Diploma Master in een financieel-economische richting 8. Ervaring Ervaring in een ziekenhuisomgeving (of gelieerde organisaties) binnen een financiële dienst is een meerwaarde, maar geen vereiste 5