. Schaats en Skeeler vereniging IJsvogels Zuid-Limburg Beleidsplan 2009-2010 1
Inhoudsopgave Beleidsplan 2009-2010 Blz Voorblad 1 Inhoudsopgave 2 Organogram 2009/2010 3 Algemeen Bestuur,Dagelijks Bestuur & Kascommissie 4 Management & Administratie 5 Commissies: sportondersteunend & algemeen ondersteunend 6 Functieomschrijvingen: Voorzitter 7 o Vicevoorzitter 8 Secretaris 9 Penningmeester 10 Bestuurslid 11 Commissie Wedstrijdschaatsen 12/13 Commissie Recreatief Schaatsen 14 Commissie Jeugdschaatsen 15 Commissie Skaten/ Skeeleren /Skiken & Schaatsen synth ijs 16 Schorttrack 17 Kunstrijden 18 Commissie Communicatie incl. kleding 19/20 Commissie Sponsoring 21 Commissie Activiteiten Arbo en Accomodatie Natuurijs Stichting Bevorderen Schaatssport Sport en Leisurepark Landgraaf 22 23 24 25 26 2
Organogram 2009-2010 3
Algemeen Bestuur Schaats en Skeeler vereniging IJsvogels Zuid-Limburg Algemeen Bestuur SV IJsvogels dient op grond van de wet en de statuten een bestuur te hebben. Het bestuur handelt volgens wet en statuten en is verantwoordelijk voor alle activiteiten van de vereniging en haar doelstelling Het bestuur bestaat uit 5 leden. Een voorzitter, secretaris en penningmeester zijn vereist en vormen het dagelijks bestuur. Als vereniging kiezen wij voor commissies/leden, die diverse taken uitvoeren. Het Algemeen Bestuur vergadert zo vaak als nodig. Van die commissies/leden waarvan belang wordt geacht dat zij bij de bestuursvergaderingen aanwezig zijn, neemt de coördinator/lid zitting. Indien de coördinator van een commissie zitting wil nemen in het Bestuur is dat mogelijk. Bestuursleden hebben een taakomschrijving met tijdsinvestering. Het Bestuur is: - van wezenlijk belang voor de uitstraling, communicatie zowel intern als extern. - vooruit te kijken en standpunten te formuleren, lange als korte termijnplanning - sturing en richting geven aan: commissies kaderleden juryleden. Samenstelling Algemeen Bestuur Voorzitter Vicevoorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid Dagelijks Bestuur: Voorzitter Secretaris Penningmeester. P.s. In onderling overleg met het management worden een aantal taken van het Dagelijks Bestuur overgedragen. (Zie administratie) Kascommissie: Twee leden, en een plaatsvervangend lid. (Volgens de statuten artikel 16) Zij mogen geen deel uitmaken van het bestuur en jaarlijks wordt op de ALV een nieuw lid gekozen. Management 4
Manager Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende management en administratief beleid, coördinatie, en aanspreekpunt. Activiteit. -Plan van aanpak maken. Richting geven en sturen van de Commissies & Administratie -uitvoeren -evalueren/bijstellen -invoeren -Contactpersoon voor: Universiteit Maastricht - Glanerbrook Geleen & Huis van de Sport Opm. Bij management gaat het om het creëren van continuïteit. Een manager houdt de zaak draaiende. Hij organiseert, structureert en controleert, maakt plannen en rapportages en structureert het werk van alledag. In de voorbereiding, samen met het Dagelijks Bestuur. Een manager schept de voorwaarden voor onze vrijwilligers en leden om optimaal te presteren. Hij streeft naar stabiliteit en continuïteit en gaat grote risico's uit de weg. Tactisch niveau De manager werkt op tactisch niveau ( hij bepaalt geen beleid.) Integratiegerichte manager Deze manager richt zich op teamvorming. Hij heeft aandacht voor mensen én voor taken. Door te werken aan sfeer en samenwerking streeft hij naar een hoge efficiency. De manager verdeelt zijn aandacht over mensen, organisatiedoelen en persoonlijke doelen. Geen van de drie heeft echter de volledige aandacht. Besluiten nemen Een manager moet doortastend kunnen optreden. Hij moet knopen durven doorhakken en besluitvaardig zijn. Het Bestuur bepaalt : wie zitting heeft in het management.(manager -administratie) welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden Administratie Administrateur. (i.s.m. secretaris). Activiteit -Administratieve ondersteuning voor Bestuur Management & Commissies -Verzorging ledenadministratie (Secretaris hoofdverantwoordelijke) -Abonnementenaanvragen -Licentieaanvragen: wedstrijdrijders, technisch kade en juryleden -Verzorging: clubblad, nieuwsbrieven en persberichten. Commissies: Sportondersteunende commissies Algemeen ondersteunende commissies. 5
Sportondersteunende commissies: Wedstrijdcommissie Recreatieve commissie Jeugdcommissie Shorttrackcommissie Kunstrijdencommissie Skeeleren/ Skike & Schaats*commissie *Synthetisch ijs Algemeen ondersteunende commissies: Communicatiecommissie Sponsorcommissie Natuurijscommissie Activiteitencommissie Arbo & Accommodatie Commissie Het bestuur bepaalt welke taken door de commissies uitgevoerd worden. De commissies worden ieder aangestuurd door de Coördinatie Coördinators De commissie bepaalt echter zelf wie binnen de commissie voor welke taken verantwoordelijk is. De communicatie loopt conform het organogram In de meeste commissies heeft zitting een coördinator, e.v. algemene leden en personen met een speciaal takenpakket. Coördinatoren Bij de coördinatoren zijn enkele standaardtaken opgenomen, die bij elke commissie voorkomen, zoals: - Overzicht houden op taken van de commissie (zorgen dat alle taken verdeeld worden en stimuleren dat ze uitgevoerd worden) - Vertegenwoordiger van de commissie (bij vergaderingen AB en naar de leden toe.) - Leiden van de commissievergaderingen. Algemene leden Ook bij algemene leden zijn enkele standaardtaken van toepassing zoals: - Taken ten aanzien van de commissie vergaderingen (vergaderingen voorbereiden en bijwonen) - Commissietaken vervullen (toegezegde taken uitvoeren en taken delegeren /verdelen aan niet commissieleden.) Opmerking De commissie moet niet te groot zijn. Tussen de twee en zes personen. Is de commissie te groot, dan wordt overleg moeilijker, en het wordt minder efficiënt. De commissie heeft in ieder geval zoveel leden,dat de taken van de commissie vervuld kunnen worden. Is de taak niet te omvangrijk, dan kan deze door een persoon verricht worden. Commissie is dan een te groot woord. Een goede back-up is absolute noodzaak. Bestuur en commissiewerk zijn een zaak van kennis, kunde en creativiteit. Planning en beleid maken binnen SV IJsvogels, vraagt om communicatieve vaardigheden, zoals effectief vergaderen, besluiten nemen, presenteren en onderhandelen. Bestuurders en commissieleden moeten derhalve kennis van zaken hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Coördinatoren die commissies leiden hebben een taakomschrijving met tijdsinvestering 6
Functie omschrijvingen Voorzitter Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende leidinggevende beleid, coördinatie, leiding(*) en aanspreekpunt Vertegenwoordiger van de vereniging intern/extern. Voorwaarden scheppend Lid DB Activiteit Voorzitters vergaderingen: DB- bestuur en A.L.V. Zitting in: Voorzittersoverleg met SV Geleen en SV Mergelland Sport & Leisurepark Landgraaf Stichting: bevordering schaatssport Limburg Volgen van interne/externe ontwikkelingen. Zorg dragen voor o.a: statuten en haar doelstelling huishoudelijk reglement raamwerksplan (lange termijn b.v. 5 jaar) formuleren beleidsplan per jaar coördineren: bestuurstaken commissies vergaderdata DB, bestuur en A.L.V; afgevaardigde gewestelijke en landelijke vergaderingen; huur accommodates. tarieven: contributie, abonnementen. wet en regelgeving. contacten met de gemeentes bestuurlijk kader. vergoedingen kader/overige scholing: Bestuur/Commissies/management samen met de secretaris de agenda s samenstellen Aansturen van het management Opm. (*) Leiding geven Leidinggeven en management. Leidinggeven is iets anders dan management. Leidinggeven staat voor visionair denken en doelbewust richting geven. Een leider inspireert en is in staat anderen voor zijn visie te winnen. Hij of zij zet de koers uit en bepaalt de doelstellingen om een organisatie (ook) op lange termijn succesvol te laten zijn. Een leider steekt de nek uit. 7
Vicevoorzitter : - Vervangt de voorzitter bij afwezigheid (Zie Voorzitter) - Vrijwilligersbeleid Verantwoordelijk voor: -het regelmatig terugkerende vrijwilligersbeleid -coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Activiteit. Plan van aanpak uitvoeren (zie: plan vrijwilligers beleid) evalueren/bijstellen invoeren Dit wordt dan de Personeelsman/vrouw van de schaatsvereniging. Deze persoon begint met een databas met alle gegevens van de vrijwilligers aan te leggen en contracten met vrijwilligers af te sluiten. Hier horen ook terugkoppelingen bij en functioneringsgesprekken. Het klinkt professioneel en dat is het ook, maar het werkt voortreffelijk en bovendien heb je het gehele beleid inzichtelijk 8
Secretaris Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende secretariële beleid, coördinatie, leiding en aanspreekpunt Lid DB Activiteit: distribueren van de inkomende en uitgaande post. mede opstellen agenda voor de bestuurs- en ledenvergaderingen verslaglegging en verspreiding van notulen; voorbereiding A.L.V.; secretarieel jaarverslag. correspondentie: gemeenten, KNSB, leden, accommodaties en commissies; informatie aan: manager/administratie /redactie clubblad, website.enz. archief precentatie (lief en leed potje) Zie ook vrijwilligersbeleid *zorg dragen voor : abonnementen licenties ledenadministratie * de werkzaamheden in 2009-2010 overdragen naar de administratie. 9
Penningmeester Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende financiële beleid, coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Lid DB Activiteit - verwerken van: contributies, abonnementen, donaties, sponsorgelden, subsidies. - financiële informatie bij genomen besluiten - tussentijdse informatie bij vergaderingen over de staat van de financiën(kwartaal) - financiële jaarrekening + begroting. - organisatie kascontrole. - subsidie aanvragen 10
Bestuurslid Mede verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende Bestuursbeleid, Activiteit -Ondersteuning bij visie en werkzaamheden bestuurstaken en commissies P.s. Bestuurslid met wedstrijdervaring 11
Commissie Wedstrijdschaatsen Sportondersteunend Coördinator Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende wedstrijdschaatsbeleid, coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Organisatie: wedstrijd jury langebaan/marathon clubkampioenschappen baancommissie afgevaardigde opleidingen Aktiviteit (Omschrijving werkzaamheden) Zorg dragen voor de regelmatig terugkerende sport- en training-wedstrijd-faciliteiten voor de leden van de vereniging. Coördinatie, leiding (voorzitter) en aanspreekpunt. Draagt mede zorg dat de commissie wedstrijdschaatsen met voldoende leden bezet is. Dit in samenwerking met de vrijwilligerscoördinator Zorg dragen voor afgevaardigde in de: Baancommissie.(langebaan/marathon) I.s.m. met de vrijwilligerscoördinator. Zorg dragen voor beschikbare trainers. I.s.m. met vrijwilligerscoördinator. Zorg dragen voor het aansturen: wedstrijd schaatsen wedstrijdorganisatie langebaan/marathon. Draagt ervoor zorg dat activiteiten en berichten zowel intern als extern plaatsvinden namens de commissie (dus niet op persoonlijke titel). Begeleiding in opstellen van schema s schaatstrainingen. (Indien nodig) Zorg dragen verzorging baan tijdens trainingsuren. Zorg dragen veiligheid tijdens trainingsuren. Indien gewenst organisatie van fiets-, loop- en schaatsdroogtrainingen. Fungeren als aanspreekpunt. Leden & zustervereniging Zorg dragen voor de toegangscontrole. Aanspreekpunt voor alles met betrekking tot het wedstrijdschaatsen Inzicht hebben in de werkwijze baancommissie. Mede zorg dragen voor samenwerking met andere schaatsvereniging Mede zorg dragen voor stimulering wedstrijdschaatsen Afvaardiging Baancommissie Zal binnen de LB commissie een van onderstaande taken voor zijn/haar rekening nemen (baancommissie bestaat normaliter uit 6 leden, waaronder onderstaande taken verdeeld worden: Voorzitter, Secretaris, SARA beheerder, Elektronische tijd beheerder, Jurycoördinator Coördinator Opleidingen Coördinator wedstrijdkalender + GAK s. Coördinator van de marathonwedstrijden voor de 400 meter baan in Geleen Organisatie Promowedstrijden Organisator clubkampioenschappen lange baan: Organiseert en coördineert de clubkampioenschappen. - Opgave gaat via de website. - Neemt contact op met de andere vereniging voor promotie via de trainers. - Coördineert samen met jurycoördinator de benodigde vrijwilligers. - Coördineert Koek en Zopie met Evenementen Activiteiten coördinator. - Draagt zorg voor de lotingslijst en uitslagen. - Aanspreekpunt op de avond zelf. (o.a. Laco, Rode Kruis, EHBO, etc.) - Verspreidt de uitslagen naar de vereniging en de pers. 12
Jeugdwedstrijd coördinator: Pupillen Promotie en begeleiding naar en bij : Promo- en wedstrijden & minibanen toernooi Aktiviteit -Afgevaardigde Minibanen toernooi Zal binnen de werkgroep Minibanen toernooi een van onderstaande taken voor zijn/haar rekening nemen: Organisatie in laptop. Uitleggen van de baan met blokjes. Kussens halen en leggen. Kinderen opvangen, helm opzetten etc. Starter Jury Verzorging van vrijwilligers. Uitreiken prijzen Opruimen van de baan. Jeugdwedstrijd coördinator: Junioren Promotie en begeleiding naar en bij wedstrijden 13
Commissie: Recreatief schaatsen Sportondersteunend Coördinator: Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende Recreatief schaatsbeleid, coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Organisatie: buitenbaan Insigneschaatsen i.s.m. zustervereniging en Glanerbrook Tourtochten i.s.m zustervereniging en Glanerbrook Aktiviteit Het aansturen van de afdeling Recreatief schaatsen.o.a.: Organisatie schaatslessen. : o.a. indeling trainers,niveau s. Organisatie diplomaschaatsen op zaterdagmorgen in overleg met de trainers; Mede zorg dragen voor het Insigneschaatsen/tourtochten. Medezorg dragen voor de clubkampioenschappen. (zie ook wedstrijdschaatsen) Mede zorg dragen voor de recreatiecommissie (vereniging /Glanerbrook) Mede zorg dragen voor samenwerkingsverband met andere schaatsvereniging Mede zorg dragen voor stimulering recreatieschaatsen Zorg dragen voor toegangscontrole tot 400 meter schaatsbaan. (zaterdagmorgen) Aktiviteit: Afvaardiging Recreatie Commissie. (Insigneschaatsen/Tourtochten.) Hij/zij zal binnen de commissie een van de taken voor zijn/haar rekening nemen. De baancommissie bestaat uit 5 leden, afvaardigingen van elke vereniging en Glanerbrook. De taken zijn bekend bij de Recreatie Commissie. De algehele leiding berust bij Glanerbrook. 14
Commissie: Jeugdschaatsen Sportondersteunend Coördinator Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende jeugdbeleid, coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Aktiviteit: plan van aanpak maken (Zie voorbereiding: Beleidsplan Jeugdschaatsen) uitvoeren evalueren/bijstellen invoeren. 15
Commissie: Skaten/Skeeleren/Skiken /Schaatsen (Synthetisch ijs) Sportondersteunend Coordinator: Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende skate/skeeler & skiken beleid coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Activiteit Zitting in werkgroepen Sport & Leisurepark Landgraaf (zie werkplan & organisatie structuur Sport en Leisurepark Landgraaf) Coördinatie, leiding en aanspreekpunt Het aansturen van de commissie Zorg dragen voor toegangscontrole en abonnementen. Aanspreekpunt voor trainers. Aanspreekpunt voor nieuwe leden. Zorg dragen vaststellen van de trainingsgroepen in overleg met de trainers. Zorg dragen vaststellen skate opleidingsplan in overleg met de trainers. Regelen veiligheid, EHBO bij activiteiten; (waaronder deelnemers skate- en skeeleractiviteiten - verplichten om beschermingsmateriaal te dragen). Organisatie diploma skaten in overleg met de trainers Draagt ervoor zorg dat activiteiten en berichten zowel intern als extern niet plaatsvinden op persoonlijke titel. Synthetisch ijs Activiteit: plan van aanpak maken. uitvoeren evalueren/bijstellen invoeren. 16
Commissie: Schorttrack Schaatsen Sportondersteunend Coördinator Verantwoordelijk voor het : haalbaarheidsonderzoek, coördinatie, leiding en aanspreekpunt Aktiviteit: haalbaarheidsonderzoek 17
Commissie: Kunstrijden Sportondersteunend Coördinator Verantwoordelijk voor het haalbaarheidsonderzoek, coördinatie, leiding en aanspreekpunt Aktiviteit: Haalbaarheidsonderzoek 18
Commissie: Communicatie algemeen ondersteunend De Commissie Communicatie is samengesteld uit een coördinator/commissievoorzitter en algemene leden. Doel van de Commissie Communicatie: - Het werven en behouden van leden - Verzorgen van interne en externe communicatie en berichtgeving tbv leden, vrijwilligers, trainers, pers, sponsoren, subsidiegevers, overkoepelende - en zusterorganisaties - creëren en versterken van het clubgevoel - propageren en versterken van de schaats- en skatesport in de regio - contacten en uitwisseling met andere KNSB-verenigingen Coördinator: De coördinator is verantwoordelijk voor het initiëren, implementeren en uitvoeren van het Communicatiebeleid. Het communicatiebeleid vereist een continue aandacht. De taken van de coördinator zijn de coördinatie, aansturing van de communicatie commissie bij de uitvoering van de communicatietaken; de coördinator is tevens het aanspreekpunt van de commissie voor interne en externe contacten. Commissie: De commissie Communicatie draagt zorg voor realisering van de commissiedoelen: Website: Inrichten en continue actualiseren van de website Interne communicatie Verwelkomen, informeren, motiveren en behouden van de leden dmv informatieverstrekking; bedenken van activiteiten, werven van deelnemers, uitdragen van beleid, nieuwsberichten, Aandacht voor individuen: leden, ouders van jeugdleden, en vrijwilligers, trainers Verslaglegging van activiteiten, bijzondere prestaties van leden Door middel van activiteitenkalender clubblad e-nieuwsbrief informatie over de vereniging voor leden/ nieuwe leden (bijv. welkomste-mail; boekje (papier of digitaal)over de vereniging (voor nieuwe leden), website informatieboekje (papier of digitaal) voor vrijwilligers informatieboekje voor de jeugdschaatsers Kleding attenties bij bijzondere gebeurtenissen: prestaties, lief en leed foto-archief uitslagen wedstrijden/ wedstrijdverslagen 19
Externe communicatie: Website informatiemateriaal voor derden o.a.: sponsoren, subsidiegevers persberichten / contacten met de media uitzetten pr-materiaal (flyers, visitekaartjes, posters) fotografische ondersteuning deelname regionale/ landelijke KNSB-verenigingsactiviteiten externe contacten ikv breedtesport Een deel van deze werkzaamheden kunnen uitgevoerd worden door management en administratie. 20
Commissie: Sponsoring algemeen ondersteunend Coordinator Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende Sponsorbeleid. coördinatie, leiding en aanspreekpunt Aktiviteit Sponsorbeleid (Zie sponsorplan 2009-2010) sponsorplan evalueren/ bijstellen, presentatiemap ontwikkelen sponsorcontacten aangaan en onderhouden; acquisitie sponsoren. Fondswerving fondswervingsactiviteiten evalueren / bijstellen fondscontacten aangaan en onderhouden. Acquisitie fondsen. 21
Commissie: Activiteiten algemeen ondersteunend Coördinator Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende activiteitenbeleid. Coördinatie, leiding en aanspreekpunt Aktiviteit: -Ondersteuning: Feestmiddag (avond) & prijsuitreiking Clubkampioenen (Organisatie Jeugdcommissie) -Ondersteuning: vrijwilligersavond. (Organisatie: Vrijwilligers Coördinator) - Ondersteuning Clubkampioenschappen (Organisatie Wedstrijdschaatsen) -Wandeling 22
Commissie: Arbo & Accommodatie Commissie Algemeen ondersteunend Coördinator Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende wet en regelgevingbeleid. coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Activiteit: Voorschriften bestuderen en invoeren binnen de vereniging 23
Commissie: Natuurijs Algemeen ondersteunend Coördinator Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende natuurijsbeleid. coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Werkzaamheden: plan van aanpak maken. uitvoeren evalueren/bijstellen invoeren. 24
Stichting Bevorderen Schaatssport Limburg Bestuursleden Verantwoordelijk voor het regelmatig terugkerende samenwerkingsbeleid, coördinatie, leiding en aanspreekpunt. Werkzaamheden: Bestaande plan van aanpak evalueren/herzien uitvoeren evalueren/bijstellen invoeren. Samenwerking sturen en leiden Coördinator Uitvoering geven aan de opdracht vanuit de Stichting 25
Sport en Leisurepark Landgraaf Als vereniging is er een samenwerkingsovereenkomst gesloten met Sport en Leisure Landgraaf In de raad van toezicht heeft een Bestuurslid van S.V. Ijsvogels zitting Coördinator Verantwoordelijk voor: de regelmatig terugkerende werkzaamheden in de werkgroepen coördinatie, leiding en aanspreekpunt Activiteit -Zitting in : Raad van Bestuur Werkgroepen Sport & Leisurepark Landgraaf Zie: Werkplan & Organisatie structuur Sport en Leisurepark Landgraaf 26