Handleiding (e)logobase Factoring 2013 Winbase Software en Adviezen B.V.
Inhoud 1. Algemene instellingen voor factoring... 3 2. Factoring instellen voor gehele administratie... 6 3. Factoring instellen per verzekeraar... 8 4. Factoring instellen per patiënt... 12 5. Indelen verzekeraars... 15 6. Factoring en tarieven... 18 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 2
1. Algemene instellingen voor factoring Voordat u gebruik kunt maken van factoring binnen (e)logobase, dient u eerst de algemene instellingen voor factoring goed aan te geven. 1. Ga, binnen (e)logobase, naar Programmabeheer > Instellingen; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 3
2. Ga naar het tabblad Algemeen; 3. In het kader Servicebureau (o.a. factoring) kunt u het volgende instellen: a. Soort Factoring/Servicebureau Kies hier uw betreffende factoring/servicebureau. b. Relatienummer Servicebureau Vul hier uw relatienummer in. c. Emailadres van Servicebureau Indien u de declaraties via de mail aanlevert aan uw servicebureau, dient u dit veld in te vullen. Levert u uw declaratiebestanden aan via de website van het servicebureau, dan dient u dit veld leeg te laten. d. Factoring restitutie en natura Alléén aanvinken indien u al uw declaraties naar uw factoring/servicebureau wilt versturen. 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 4
4. Nadat u hier al uw gegevens heeft ingesteld klikt u op de knop Toepassen; 5. De algemene instellingen zijn nu gedaan. Afhankelijk van hoe u factoring wilt gaan gebruiken, kunt u de overige instellingen doen met behulp één van de volgende hoofdstukken: Wilt u factoring instellen voor uw gehele administratie? > Hoofdstuk 2 Wilt u graag per verzekeraar instellen of u gebruik wilt maken van factoring? > Hoofdstuk 3 Wilt u graag per patiënt instellen of u gebruik wilt maken van factoring? > Hoofdstuk 4 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 5
2. Factoring instellen voor gehele administratie Belangrijk! Voordat u verder gaat met dit hoofdstuk is het belangrijk dat u de instellingen, zoals omschreven in hoofdstuk 1, wel al heeft doorgevoerd. Wanneer u factoring wilt instellen voor uw gehele administratie, dient u de volgende instellingen te doen: 1. Ga, binnen (e)logobase, naar Programmabeheer > Instellingen; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 6
2. Ga naar het tabblad Algemeen; 3. In het kader Servicebureau (o.a. factoring) vinkt u Factoring restitutie en natura aan; Let op! Indien u de declaraties via de mail aanlevert aan uw servicebureau dient u het veld Emailadres van Servicebureau in te vullen. Levert u uw declaratiebestanden aan via de website van het servicebureau, dan dient u dit veld leeg te laten. 4. Klik tot slot op de knop Toepassen. Wanneer u nu gaat declareren gaan al uw declaraties via het factoring/servicebureau; Let op! Voordat LogoBase de door u gewenste tarieven hanteert, dient u nog een aantal instellingen te controleren en/of aan te passen. Zie hiervoor hoofdstuk 5: Indelen verzekeraars & hoofdstuk 6: Factoring en tarieven. Let op! Sommige verzekeraars keuren declaraties af wanneer het BSN-nummer van de patiënt ontbreekt. Voordat het BSN-nummer wordt meegestuurd dient u naast het BSN-nummer ook het IDsoort en het ID-nummer te hebben ingevuld. Dit kunt u doen op de patiëntenkaart. 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 7
3. Factoring instellen per verzekeraar Belangrijk! Voordat u verder gaat met dit hoofdstuk is het belangrijk dat u de instellingen, zoals omschreven in hoofdstuk 1, wel al heeft doorgevoerd. Wilt u alleen bij bepaalde verzekeraars gebruik maken van factoring? Dan dient u dit per verzekeraar ook aan te geven. Hieronder ziet u hoe u dit, per verzekeraar, kan instellen: 1. Ga, binnen (e)logobase, naar het Relatiedossier; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 8
2. Selecteer de verzekeraar waarvoor u factoring wilt instellen; 3. Ga naar het tabblad Verzekering; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 9
4. Kies bij Standaard debiteur voor 02 patiënt* of 03-factoring bedrijf**; * Indien de declaratie, via het servicebureau, naar de patiënt zelf moet; ** Indien de declaratie, via het servicebureau, naar de verzekeraar moet; 5. (e)logobase komt vervolgens met onderstaande vraag. Indien akkoord klikt u op Ja; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 10
6. U kunt het Relatiedossier afsluiten. LogoBase stelt nu onderstaande vraag. Indien akkoord klikt u op Ja; 5. De instellingen zijn nu correct. Deze stappen dient u, indien gewenst, te herhalen voor de overige verzekeraars waarbij u gebruik wilt maken van factoring. Alle declaraties waarvoor geldt dat de patiënt is verzekerd bij deze verzekeraar(s), gaan nu via het factoring/servicebureau. Let op! Voordat LogoBase de door u gewenste tarieven hanteert, dient u nog een aantal instellingen te controleren en/of aan te passen. Zie hiervoor hoofdstuk 5: Indelen verzekeraars & hoofdstuk 6: Factoring en tarieven. Let op! Sommige verzekeraars keuren declaraties af wanneer het BSN-nummer van de patiënt ontbreekt. Voordat het BSN-nummer wordt meegestuurd dient u naast het BSN-nummer ook het IDsoort en het ID-nummer te hebben ingevuld. Dit kunt u doen op de patiëntenkaart. 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 11
4. Factoring instellen per patiënt Belangrijk! Voordat u verder gaat met dit hoofdstuk is het belangrijk dat u de instellingen, zoals omschreven in hoofdstuk 1, wel al heeft doorgevoerd. Wilt u alleen bij bepaalde patiënten gebruik maken van factoring? Dan dient u dit per patiënt ook aan te geven. Hieronder ziet u hoe u dit, per patiënt, kan instellen: 1. Ga, binnen (e)logobase, naar het Patiëntendossier; 2. Selecteer de patiënt waarvoor u factoring wilt instellen; 3. Ga naar het tabblad Declaratie; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 12
4. Klik op de knop Wijzigen; 5. Het venster Verzekeringsgegevens opent. 6. Kies bij debiteur voor 02 patiënt* of 03-factoring bedrijf**; * Indien de declaratie, via het servicebureau, naar de patiënt zelf moet; ** Indien de declaratie, via het servicebureau, naar de verzekeraar moet; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 13
7. Klik op Bewaren, het venster wordt afgesloten; 8. De instellingen zijn nu correct. Deze stappen dient u, indien gewenst, te herhalen voor de overige patiënten waarbij u gebruik wilt maken van factoring. Alle declaraties voor deze patiënt(en), gaan nu via het factoring/servicebureau. Let op! Wanneer u, na het aanpassen van de debiteur, bij de patiënt een COV controle doet, en de patiënt is overgestapt op een andere zorgverzekeraar, dan dient u deze instellingen nogmaals te doen. Let op! Voordat LogoBase de door u gewenste tarieven hanteert, dient u nog een aantal instellingen te controleren en/of aan te passen. Zie hiervoor hoofdstuk 5: Indelen verzekeraars & hoofdstuk 6: Factoring en tarieven. Let op! Sommige verzekeraars keuren declaraties af wanneer het BSN-nummer van de patiënt ontbreekt. Voordat het BSN-nummer wordt meegestuurd, in de declaratie, dient u naast het BSNnummer ook het ID-soort en het ID-nummer te hebben ingevuld. Dit kunt u doen op de Patiëntenkaart. 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 14
5. Indelen verzekeraars Voordat LogoBase het juiste tarief pakt, dient u eerst aan te geven of u wel of niet een contract heeft met de verzekeraar. Wanneer u instelt dat u geen contract heeft, zal LogoBase het zelfbetaler tarief hanteren. Geeft u aan dat u wel een contract heeft, dan worden de verzekeraarstarieven gehanteerd. In dit hoofdstuk ziet u stap-voor-stap hoe u bij de verzekeraar instelt of u wel of niet een contract heeft. Standaard is er voor iedere verzekeraar ingesteld dat er wél een contract is. 1. Ga, binnen (e)logobase, naar het Relatiedossier; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 15
2. Selecteer de betreffende verzekeraar; 3. Op het tabblad Algemeen, in het kader Organisatie, bij Soort organisatie, geeft u aan of u wel of niet een contract heeft met deze verzekeraar. Dus in geval van: a. Verzekeraar met contract: 51 zorgverzekeraar (contract); (=Standaard instelling) b. Verzekeraar zonder contract: 52 zorgverzekeraar (zonder contract); 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 16
4. Nadat u dit heeft ingesteld, klikt u op Relatie > Bewaren. 5. U kunt het Relatiedossier afsluiten. 6. De instellingen zijn nu correct. Deze stappen dient u, indien gewenst, te herhalen voor de overige verzekeraars waarmee u geen* contract heeft. * Standaard is er binnen LogoBase ingesteld dat er wél een contract is met de verzekeraar. 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 17
6. Factoring en tarieven In dit hoofdstuk is beknopt omschreven welke tarieven LogoBase gebruikt bij welke instellingen: Factoring restitutie en natura (hfst. 2) Met/Zonder contract Met contract (51 zorgverzek. met contract) Zonder contract (52 zorgverzek. zonder contract) Met contract (51 zorgverzek. met contract) Zonder contract (52 zorgverzek. zonder contract) Met contract (51 zorgverzek. met contract) Zonder contract (52 zorgverzek. zonder contract) *Indien ondersteunt door uw factoringbureau. Standaard debiteur Resultaat Verzekeraar (01 verzekeraar) Verzekeraar (01 verzekeraar) Patiënt (02 patiënt) Patiënt (02 patiënt) Factoring-bedrijf (03 factoring-bedrijf) Factoring-bedrijf (03 factoring-bedrijf) Factoring per verzekeraar/patiënt (hfst. 3 & 4) Met/Zonder contract Met contract (51 zorgverzek. Met contract) Zonder contract (52 zorgverzek. Zonder contract) Met contract (51 zorgverzek. Met contract) Zonder contract (52 zorgverzek. Zonder contract) *Indien ondersteunt door uw factoringbureau. Standaard debiteur Resultaat Patiënt (02 patiënt) Patiënt (02 patiënt) Factoring-bedrijf (03 factoring-bedrijf) Factoring-bedrijf (03 factoring-bedrijf) Declaratie gaat, via factoring, naar de verzekeraar. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de verzekeraar. Declaratie gaat, via factoring, naar de verzekeraar. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de zelfbetaler. Het resterende bedrag (tarief zelfbetaler tarief verzekeraar) gaat naar de patiënt*. Declaratie gaat, via factoring, naar de patiënt. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de zelfbetaler. Declaratie gaat, via factoring, naar de patiënt. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de zelfbetaler. Declaratie gaat, via factoring, naar de verzekeraar. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de verzekeraar. Declaratie gaat, via factoring, naar de verzekeraar. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de zelfbetaler. Het resterende bedrag (tarief zelfbetaler tarief verzekeraar) gaat naar de patiënt*. Declaratie gaat, via factoring, naar de patiënt. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de zelfbetaler. Declaratie gaat, via factoring, naar de patiënt. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de zelfbetaler. Declaratie gaat, via factoring, naar de verzekeraar. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de verzekeraar. Declaratie gaat, via factoring, naar de verzekeraar. Het gebruikte tarief is het tarief dat is ingesteld bij de zelfbetaler. Het resterende bedrag (tarief zelfbetaler tarief verzekeraar) gaat naar de patiënt*. 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 18
Een aantal voorbeeld situaties: Al mijn declaraties gaan via factoring. Ik heb geen contract met de verzekeraar(s), en hanteer mijn eigen tarieven. De declaraties gaan direct naar de patiënt. o De instellingen voor Factoring onder Programmabeheer > tabblad Algemeen > Servicebureau (o.a. factoring) zijn ingevuld; o Het vinkje Factoring restitutie en natura is hier tevens aangevinkt; o Per verzekeraar is ingesteld dat de patiënt de debiteur is. Dit stelt u in onder Relatiedossier > Betreffende verzekeraar(s) > tabblad Verzekering > Standaard debiteur > 02 Patiënt; Al mijn declaraties gaan via factoring. Ik heb geen contract met de verzekeraar(s), en hanteer mijn eigen tarieven. De declaraties gaan eerst naar de verzekeraar, het resterende bedrag (tarief zelfbetaler tarief verzekeraar) gaat naar de patiënt. o De instellingen voor Factoring onder Programmabeheer > tabblad Algemeen > Servicebureau (o.a. factoring) zijn ingevuld; o Het vinkje Factoring restitutie en natura is hier tevens aangevinkt; o Alle verzekeraars zijn ingedeeld in de groep: 52 zorgverzekeraar (zonder contract). Dit stelt u in onder Relatiedossier > Betreffende verzekeraar(s) > tabblad Algemeen > Soort organisatie > 52 zorgverzekeraar (zonder contract). o Voor alle verzekeraars geldt dat of de verzekeraar, of factoringbedrijf de standaard debiteur is. Dit stelt u in onder Relatiedossier > Betreffende verzekeraar(s) > tabblad Verzekering > Standaard debiteur > 01 verzekeraar of 03 factoring-bedrijf; Al mijn declaraties gaan via factoring. Ik heb een contract met de verzekeraar(s) en gebruik de tarieven van de verzekeraar(s). De declaraties gaan direct naar de verzekeraar. o De instellingen voor Factoring onder Programmabeheer > tabblad Algemeen > Servicebureau (o.a. factoring) zijn ingevuld; o Het vinkje Factoring restitutie en natura is hier tevens aangevinkt; o Alle verzekeraars zijn ingedeeld in de groep: 51 zorgverzekeraar (contract). Dit stelt u in onder Relatiedossier > Betreffende verzekeraar(s) > tabblad Algemeen > Soort organisatie > 51 zorgverzekeraar (contract). o Voor alle verzekeraars geldt dat of de verzekeraar, of factoringbedrijf de standaard debiteur is. Dit stelt u in onder Relatiedossier > Betreffende verzekeraar(s) > tabblad Verzekering > Standaard debiteur > 01 verzekeraar of 03 factoring-bedrijf; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 19
Bij bepaalde verzekeraars maak ik gebruik van factoring. Ik heb geen contract met de verzekeraar(s), en hanteer mijn eigen tarieven. De declaraties gaan direct naar de patiënt. o De instellingen voor Factoring onder Programmabeheer > tabblad Algemeen > Servicebureau (o.a. factoring) zijn ingevuld; o Het vinkje Factoring restitutie en natura is hier uitgevinkt; o Per verzekeraar is ingesteld dat de patiënt de debiteur is. Dit stelt u in onder Relatiedossier > Betreffende verzekeraar(s) > tabblad Verzekering > Standaard debiteur > 02 Patiënt; Bij bepaalde verzekeraars maak ik gebruik van factoring. Ik heb geen contract met de verzekeraar(s), en hanteer mijn eigen tarieven. De declaraties gaan eerst naar de verzekeraar, het resterende bedrag (tarief zelfbetaler tarief verzekeraar) gaat naar de patiënt. o De instellingen voor Factoring onder Programmabeheer > tabblad Algemeen > Servicebureau (o.a. factoring) zijn ingevuld; o Het vinkje Factoring restitutie en natura is hier tevens uitgevinkt; o Alle verzekeraars zijn ingedeeld in de groep: 52 zorgverzekeraar (zonder contract). Dit stelt u in onder Relatiedossier > Betreffende verzekeraar(s) > tabblad Algemeen > Soort organisatie > 52 zorgverzekeraar (zonder contract). o Voor alle verzekeraars geldt dat of de verzekeraar, of factoringbedrijf de standaard debiteur is. Dit stelt u in onder Relatiedossier > Betreffende verzekeraar(s) > tabblad Verzekering > Standaard debiteur > 01 verzekeraar of 03 factoring-bedrijf; Bij bepaalde patiënten maak ik gebruik van factoring. Ik hanteer mijn eigen tarieven. De declaraties gaan direct naar de patiënt. o De instellingen voor Factoring onder Programmabeheer > tabblad Algemeen > Servicebureau (o.a. factoring) zijn ingevuld; o Het vinkje Factoring restitutie en natura is hier uitgevinkt; o Per patiënt is ingesteld dat de patiënt de debiteur is. Dit stelt u in onder Patiëntendossier > Betreffende patiënt(en) > tabblad Declaratie > knop Wijzigen > debiteur > 02 Patiënt; 2013 Winbase Software en Adviezen B.V. 20