Hoe zet ik een liefdadigheidsorganisatie succesvol neer? Hulpmiddel voor liefdadigheidsorganisaties om effectiever en succesvoller te werken Door Karen McCusker Met dank aan de volgende mensen: Marja Geevers voor haar hulp in getting started Paul Galdermans voor zijn taal skills Jurrien Mammen voor zijn inzichten June Tebarts voor de engelse vertaling
Voorwoord Wil je een verschil uitmaken in de wereld maar gaat het moeizaam? Hoor je jezelf weleens het volgende zeggen of denken: - Ik zie niet precies hoe ik moet beginnen - Ik heb het te druk om mijn idee tot stand te brengen - Ik geloof dat ik beter georganiseerd kan zijn maar weet niet precies hoe - Volgens mij is er een betere manier om mijn organisatie te runnen maar ik zie niet precies hoe - Ik wil op de kleine details letten maar heb er geen tijd voor...dan heb je zeker veel aan het volgen van mijn adviezen. Deze handleiding geeft je een basis, waarmee je stap voor stap leert wat er allemaal nodig is om een liefdadigheids/non-profit organisatie succesvol neer te kunnen zetten. Juist voor non-profit organisaties, die vaak geleid worden door vrijwilligers is het nog belangrijker dat iedereen, voordat ze eraan beginnen kan zien welke stappen nodig zijn om succesvol te worden. Dit voorkomt onnodige discussie tijdens het proces. Neem gerust contact met me op als je toch nog hulp of ondersteuning zoekt bij welk aspect dan ook. Ik help je graag om een begin te maken met dit werk en je in de richting van een succesvolle organisatie te begeleiden. Click hier om een email naar Karen te sturen Dit is wat ik doe en het is mijn manier to give back Love Karen.
Inhoud Voordat je begint: 1. Effectiviteit en planning (link naar week- en dagplanning) Het bedenken: 2. Doelen bepalen: wat betekent succes voor jou en je organisatie (visualisatie) 3. Mission statement en kernwaarden Het neerzetten: 4. Uittekenen van je organisatie / Taakomschrijvingen 5. Plan van aanpak (hoe ga je je doel bereiken) 6. Je werkplek (+ organisatie, administratie enz) 7. Procedures en checklists (korte uitleg, tips) 8. Unique Selling Point bepalen 9. Website /communicatie naar buiten toe (visitekaartjes, papier) 10. Fundraising (bij particulieren en bedrijven, evenementen en subsidies) 11. Publiciteit (free publicity/social media en networking) 12. Meting van je resultaten 13. Over Karen
1. Effectiviteit en Planning Deze woorden schrikken veel mensen af. Woorden zoals time management, planning en effectief werken, geeft hen het gevoel dat ze in een soort gevangenis komen te zitten. Maar het tegendeel is waar. Als je een paar makkelijke principes leert toe te passen in je leven, win je enorm aan vrijheid. Je hebt controle en overzicht waardoor je meer tijd hebt om te ontspannen en te genieten van de bezigheden waar jij voor kiest. En natuurlijk zal je je doelen bereiken...win/win. Ik ben een succesvolle ondernemer en heb me deze principes zelf aangeleerd. Als Business Coach geef ik ze door. Quote van Jurrien Mammen (Founder / Chairman at Muses Foundation) wat hij ervan vind en wat het hem gebracht heeft: Het was even wennen om weer terug te gaan naar een papieren agenda. Al snel merkte ik het verschil. Ik werkte al langer met Getting Things Done en merkte vooral dat mijn todo lijsten steeds langer werden. Met hulp van Karen schoot mijn effectiviteit vooruit en merkte ik dat ik 's middags de belangrijkste big rocks steeds af had en van mezelf mocht ontspannen. Heerlijk om dan even met een leeg hoofd van de zon te genieten. Koop de volgende zaken Quote Jurrien Mammen, Founder/Chairman of Muses Foundation 1. Een agenda : zelf gebruik ik de Quo Vadis Agendascop omdat hij per week aparte ruimtes geeft voor notities. Als je hem te klein vind omdat je heel veel afspraken hebt dan zijn er ook grotere versies te koop zoals de 2. Een klein, wit memoblokje van de Hema (gelijmd, zodat het makkelijk is om de blaadjes af te scheuren) Download 1. weekplanning overzicht klik hier voor een voorbeeld 2. dagplanning overzicht klik hier voor een voorbeeld 3. lege weekplanning overzicht klik hier en print Begin door al jouw vaste bezigheden op je weekplanning te zetten. Zie het voorbeeld om een idee te krijgen hoe je dit doet. Print het uit en knip het op maat zodat het past onder de voorflap van je agenda. Heb je al afspraken om te noteren? Zet deze nu in je nieuwe agenda.
Zet je memoblokje op je buro. Gebruik het vanaf nu om alle ideëen die in je opkomen of zaken die je je wilt herinneren om te doen, op te schrijven, één per bladje, dan scheur je het blaadje af en laat je het op je buro liggen. Zo maak je je dagplanning iedere ochtend: Pak alle losse memoblaadjes, en open je agenda op de huidige week. Neem een gelinieerd A4 schrijfblok en schrijf de datum van vandaag boven aan het blad. Begin met het noteren van je vaste afspraken, dan de vaste bezigheden van de weekplanning op je dagplanning. (zie download 2 op vorige bladzijde) Daarna lees je alle memoblaadjes één voor één, en overweeg of het logisch is om ze vandaag in te plannen. Met logisch bedoel ik dat het misschien een taak of boodschap is, in een buurt waar je al moet zijn, zodat je combinaties kunt maken van taken en je daardoor tijd wint. Alle papieren die te maken hebben met de planning van vandaag leg je onder je dagplanning, dan is alles overzichtelijk en makkelijk te vinden. Als het niet logisch is om het vandaag te doen, schrijf je het in je agenda op een dag dat het beter uitkomt, bijvoorbeeld omdat je die dag wel in de buurt bent, of al tijd hebt ingepland om te gaan bellen etc. Als geen van beide lukt, dan schrijf je het op het bovenste blad van het weekoverzicht in je agenda. Of van deze week of volgende week, afhankelijk van hoe snel het moet gebeuren, zodat je het toch iedere dag tegenkomt en kan beslissen wanneer je het in gaat plannen Vanaf nu is het belangrijk dat je zoveel mogelijk probeert elke dag alles te doen wat op je dagplanning staat. Als jij dit toepast en er je mederwerkers ook in traint, dan komt er automatisch veel tijd vrij om verder aan je plan te werken, zodat je je doel bereikt.
2. Doelen bepalen: wat betekent succes voor jou? (visualisatie) Wat betekent succes? Voor iedereen betekent succes iets anders, dus is het belangrijk om erachter te komen wat dit voor jou betekent. Onder welke omstandigheden voel jij je succesvol. Wat is de essentie van wat jij wilt? Hoe ziet wat jij neer wilt zetten eruit? Om hier in detail achter te komen doe je het volgende: Ga samen zitten met iemand die snel schrijft of typt. Die andere persoon stelt jou de vragen. Dit geeft je de vrijheid om je gedachten de vrije loop te laten. De andere persoon noteert ook je antwoorden. Éen voorbeeld van hoe het gesprek zou kunnen verlopen: Ondervrager: Stel je voor dat we een paar jaar verder zijn, de motivatie is er geweest, mensen hebben je geholpen, je hebt zelf hard gewerkt en het is gelukt om fondsen te werven en je idee om (invullen) is succesvol. Alles is perfect gelukt. Probeer dat te voelen. (tijd voor geven) Jij: Ja, ik kan voelen hoe het is. (wacht tot je het echt begint te voelen) Ondervrager: Waar is je organisatie nu? Zit je in een kantoor? Of bij iemand thuis, ben je in Amsterdam? Waar exact? Jij: We hebben via via gratis een ruimte gevonden die we als kantoor in gaan richten in Amsterdam....(probeer het echt te beleven in je hoofd, zie die plek waar je werkt, je staat in dat kantoor) Ondervrager: Okay. Dus; je mag gratis gebruik maken van een kantoor en je hebt het ingericht. Je bent in Amsterdam. Hoeveel medewerkers maken gebruik van dit kantoor? (probeer het beeld volledig te maken) Jij: We zitten met 4 mensen.
Ondervrager: Okay, dus je bent in je kantoor, het is ingericht, en er zijn 4 medewerkers. Waarom zijn dat er 4? Waar is ieder persoon voor verantwoordelijk? Omschrijf bij elke medewerker wat zijn or haar werkzaamheden zijn. Jij: De eerste medewerker ben ik zelf, ik leid het geheel, dus ik bepaal de richting, en zorg dat iedereen gemotiveerd is enz enz Ondervrager:..en weet je wie de tweede persoon is? Is het een man of vrouw en wat doen ze? Etc. Ondervrager: Nu weet je dus waar je kantoor is, hoe het eruit ziet, met hoeveel mensen jullie zijn, en ongeveer wat ieders taak is. Bedenk ook het antwoord op de volgende vragen: - hoe merk ik dat binnen de organisatie -wat vinden jullie als groep belangrijk? -wat voor contacten hebben jullie? - waar is jullie werkterrein (regio, land enz.)? -wat voor verschil willen jullie uitmaken in de wereld? - hoe doen jullie dat? ( Dit is een belangrijke vraag om uit te diepen). - wat zeggen mensen over jullie werk. - waarom zien ze jullie als de moeite waard. -waar komt jullie geld vandaan. -hoe voelt het om te doen wat jullie doen? -hoe werkt jullie website, hoe ziet het eruit? -bepaal een vaste kleur die je gaat gebruiken binnen jouw organisatie (denk aan logo) Enz. Het is erg belangrijk om bij elke vraag echt door te vragen tot in de kleinste details. Komt er een hapering, verander dan van koers en vraag naar iets anders. Het is verrassend hoe onze verbeelding ons de antwoorden kan geven. Als alle vragen beantwoord zijn, heb je een goed beeld van je organisatie. Veel zaken zijn duidelijker geworden en er is veel besloten. Dus ondervrager, luister aandachtig, schrijf alles op, dan heb je al een aardig volledig beeld van je organisatie en wat je wilt bereiken. Het maakt ook duidelijk of er zaken zijn die je nog moet onderzoeken. Nu is het makkelijker om de volgende 3 punten in te vullen en ben je klaar om aan je plan te beginnen.
3. Mission Statement en kernwaarden Dit zijn een aantal zinnen die laten zien waar je organisatie voor staat en wat je wilt bereiken. Een korte slogan die de lading dekt, een tweede versie die iets langer is en met meer uitleg en een derde met een volledige uitleg. Deze kun je dan gebruiken voor je website, op brochures, visitekaartjes, posters enz. Het geeft duidelijkheid naar de wereld toe over wie je bent en wat je wilt. Het zorgt ervoor dat wat je naar buiten communiceert, constant is. Dit zorgt dat je sterker overkomt in de ogen van de wereld Voorbeeld: Korte versie Hét vrijwilligersnetwerk Muses : Verbetering van de impact van vrijwilligers wereldwijd Middellange versie: Hét vrijwilligersnetwerk Muses: Het begeleiden en coachen van jonge vrijwilligers voor en tijdens hun eerste vrijwilligersproject. Om hun vrijwilligerswerk zo succesvol mogelijk te maken, leren we hen om geld in te zamelen en om hun project onder de aandacht te brengen van hun netwerk. Wij verzorgen naast de training een online-netwerk zodat vrijwilligers en projecten contact met elkaar kunnen zoeken en onderhouden. Lange versie: Hét vrijwilligersnetwerk Muses: Wij ondersteunen de vrijwilligers met de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van hun project en faciliteren de uitwisseling van informatie en ervaringen middels: het aanbieden van een voorbereidingsdag (met medewerking van ervaren vrijwilligers en professionele trainers) het aanbieden van een Terugkomdag (met medewerking van professionele trainers) Online ondersteuning (mail/skype) tijdens hun vrijwilligerswerk. het onderhouden van een online netwerk van vrijwilligers, waarbij de vrijwilligers en project leiders de mogelijkheid hebben om informatie en ervaringen uit te wisselen. Er is een panel van experts om hun vragen te beantwoorden.. het ontwikkelen en distribueren van Landeninformatie en het geven van workshops aan vrijwilligers en toekomstige vrijwilligers (via Hoge scholen en Universiteiten), Maak nu drie zinnen die voor jou organisatie weergeven hoe jij gezien wilt worden in de wereld. Één korte, één middellange en dan één die het meest volledig is. Geven ze echt weer wat je organisatie wil bereiken en waar het voor staat? Check dit met een paar mensen die al succesvol zijn.
4. Uittekenen van je organisatie / Job Descriptions Neem een A4, maak een tekening van hoe je organisatie eruit komt te zien. Klik hier voor een voorbeeld Neem nu voor elke persoon een A4 en vul in aan de hand van je notities van de visualisatie in wat ieders verantwoordelijkheid is. Klik hier voor een voorbeeld
5. Plan van aanpak (hoe ga je je doel bereiken) Je hebt je organisatie al uitgetekend, je weet ook hoe deze eruit moet komen te zien, en je weet wat voor soort mensen je zoekt en wat je van ze verwacht. Koop een ordner (misschien heb je een kleur bedacht die te maken heeft met je organisatie, koop je ordner in diezelfde kleur). Koop tegelijkertijd tabbladen met vensters, ietsje breder dan A4, deze zijn meestal grijs. Maak voor elk onderwerp dat naar voren kwam tijdens je visualisatie, een apart tabblad. -fondsen werving -budget -website -reklame -projecten enz. Waarschijnlijk heb je al informatie, losse papieren, aantekeningen of ideëen. File alles onder het juiste onderwerp. Maak dezelfde onderverdeling in je computer, zodat dit je ordner weerspiegelt. Map fondsen werving, map website, map reklame enz. Doe alle visualisatie aantekeningen in je map onder de desbetreffende rubrieken. Als je dit allemaal toepast heb je al je ideeen over elk onderwerp goed gesoorteerd in je ordner en computer...onmisbaar voor een goed begin!
6. Je werkplek Ik vind het persoonlijk heel belangrijk dat je werkplek zowel jezelf als je medewerkers een blij gevoel geeft. Bovendien, stel dat een potentiele sponsor binnenloopt, moet hij/zij het gevoel krijgen dat jou werkplek beantwoordt aan hun beeld van hoe een professionele organisatie eruit ziet. Dat wekt vertrouwen. Dus mijn advies is: houd het simpel maar met aandacht voor de details. Hoe moet het eruit zien? Voor het gemak geef ik je een paar eenvoudige oplossingen: Muren: Vloeren: Meubels: Raamdecoratie: wit of creme (GN 02 90) met eventueel een accent muur in de kleur van je organisatie. hout of laminaat. Check voordat je het koopt dat er buro s en ladenblokken in dezelfde houtkleur te koop zijn. zelfde kleur buro s en ladenblokken als je vloer. lamellen in dezelfde kleur als je muren of als je vloer. Je vind alles bij Ikea en in alle prijsklasses. Koop ordners en mokken in de kleur van je organisatie en creëer een plek om de ordners neer te zetten bijvoorbeeld op een plank of in een kast. Ook voor medewerkers is het van belang dat hun werkplek goed georganiseerde is en er leuk uitziet. Heeft iedereen het juiste gereedschap om optimaal te kunnen functioneren? Denk aan details zoals schaar, nietapparat en prullenbak. Een secretaresse heeft een goede computer nodig met de juiste software. Is er een goede stofzuiger om alles schoon te kunnen houden? Zorg dat je ieder obstakel dat het slagen van je organisatie (mederwerkers/kantoor/doel) in de weg kan staan, weghaalt. Op deze manier kan iedereen doen wat van ze verwacht wordt. Ik hoor de idealisten al denken...uiterlijk is toch niet belangrijk? Maar geloof me maar, er komt een moment op je weg naar succes, dat het wel belangrijk wordt, dus waarom niet meteen doen, dan heb je er vanaf het begin profijt van. Heb je weinig geld, volg dan toch zoveel mogelijk deze richtlijnen. Verf hoeft niet duur te zijn, ordners en mokken in de kleur zijn niet duur...als je zoveel mogelijk alles toepast, ben je al aan het laten zien dat het je uitmaakt hoe je overkomt in de wereld. Dat ziet men, en de positiviteit die je uitstraalt zal jouw organisatie ten goede komen.
7. Procedures en check lists Simpel gezegd zijn dit lijsten met daarop beschreven hoe je alles gedaan wilt hebben. Ze brengen rust en eenvoud en zorgen dat iedereen weet wat de bedoeling is. Voorbeelden van eventueel te maken Procedures -wat moeten we doen als een nieuwe donateur belt - van begin tot eind -wat moeten we zeggen als we een bedrijf benaderen om sponsoring te vragen. Begin een file proceduremappen in Words. Print alle procedures uit en bewaar ze in een Procedures ordner en zet die neer op een plek waar iedereen ze makkelijk kan inzien. Doe hetzelfde voor je check lists: Voorbeelden van eventueel te maken Check Lists -waar moeten we aan denken/voorbereiden/doen en in welke volgorde, om mee te doen aan een evenement -als we naar een kantoor boekhandel gaan om iets te kopen, wat zijn de andere dingen die we moeten checken op kantoor, die misschien nodig zijn enz Begin een file Checklijsten in Words. Print alle checklijsten uit en bewaar ze in een Checklijst ordner en zet die neer op een plek waar iedereen ze makkelijk kan inzien. Zodra je iets nodig hebt van de kantoor boekhandel, gebruik je checklist zodat je alles in een keer kan kopen
8. Unique Selling Point bepalen Nou hoor ik je denken...selling? wat heeft dat ermee te maken, ik ben toch geen bedrijf? Het heeft er alles mee te maken. De buitenwereld stelt vragen zoals: - Wat maakt jou organisatie bijzonder en anders dan andere organisaties die schijnbaar hetzelfde doen? - Waarom zou ik, als journalist, een artikel over jullie willen schrijven? - Waarom zou ik jouw organisatie met mijn geld moeten steunen ipv andere organisaties? Meestal is er een reden waarom je zelf een non-profit organisatie bent begonnen. Bijvoorbeeld: - hoewel andere organisaties hetzelfde liefdadigheidsdoel hebben als jij, will jij een ander aspect hiervan belichten. - omdat er nog geen organisatie is die dit doet in dat land. - omdat je juist het belang van...naar voren wil brengen en niemand doet dat nog. - omdat...enz.enz. Er zijn nog veel meer redenen. Vraag: zijn er geen andere organisaties die hetzelfde doen? Doen jullie niet exact hetzelfde als zij? Antwoord: Nee, wij zijn anders omdat...vul in De antwoorden op deze vragen geven aan wat jouw organisatie anders maakt. Dit zijn jouw Unique Selling Points. Deze moet je naar voren brengen in alle communicaties naar buiten toe. Dan zien ze waarom jouw organisatie bijzonder is, schrijven ze wel dat artikel en beslissen ze wel om dat geld aan jouw organisatie te geven. Noteer je antwoorden op een A4-tje en file ze onder de rubriek Sales & Marketing van je ordner/computer
9. Website en communicatie naar buiten toe (visitekaartjes/papier) Je website is je belangrijkste communicatiemiddel. De informatie op je website moet altijd gerelateerd zijn aan je doel. De onderdelen: Layout en content Het is niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden. Bijna alles is al een keer bedacht en ontworpen. Je computer en Google zijn je hulpmiddelen. Dus mijn advies zou zijn om een aantal soortgelijke organisaties op te zoeken, bijvoorbeeld organisaties die in een andere regio ongeveer hetzelfde doen, of een iets andere doel hebben dan jij. - welke soortgelijke organisatie zie jij als je rolmodel? Welke soortgelijke organisatie bewonder je of spreekt je aan? - is hun doel ongeveer hetzelfde als jouw doel? Zijn zij bijvoorbeeld ook een dierenasiel? - willen zij bijvoorbeeld ook geld inzamelen om projecten te steunen. Kijk naar drie websites en vraag je af: -zou ik mijn website diezelfde lay-out willen geven? Is het antwoord ja dan is het het makkelijkst om contact op te nemen met diegene die hun website gemaakt heeft. Vraag hen om die van jou te maken met ongeveer dezelfde lay-out maar met jouw text en fotos. Vraag ze om een geïntegreerd Control Management Systeem in te bouwen, zodat je in de toekomst zelf je fotos en teksten kan aanpassen. Dit is misschien iets duurder maar spaart kosten in de toekomst, en geeft je volledige controle over je website. Als je geen geld hebt om een firma te betalen voor het maken van je website, ga dan binnen je netwerk op zoek naar iemand die het voor niets of goedkoop wil doen. Maar het belangrijkste blijft dat jij bepaalt hoe je website eruit komt te zien, dus zorg dat je zelf op papier uittekent hoe je het wilt hebben. Als je website vorm heeft dan is het natuurlijk makkelijk om je visitekaartjes en briefpapier te laten drukken.
10. Fund Raising (particulier en bedrijven, evenementen en subsidies) Hoeveel geld heb je nodig? 1. Je hebt geld nodig om je eigen organisatie draaiende te houden en de continuïteit te waarborgen. Maak een lijst van je vaste kosten. Denk aan: -kantoor huur -eventuele salarissen voor mensen die niet vrijwilliger zijn -website maken -andere vaste kosten, maandelijks/jaarlijks -kosten van het organiseren van evenementen voor, bijvoorbeeld, fondsenwerving, voorlichting, scholing, ledenwerving enz. 2. Daarnaast heb je fondsen nodig voor je liefdadigsheidsdoel. Dit is het geld wat dankzij jouw fondsenwerving naar anderen gaat. Wat wil je met het geld bereiken en hoeveel heb je hiervoor nodig? Zet dit op papier. Nu heb je een overzicht van hoeveel geld je per jaar wilt werven en waarvoor. Bij wie ga je fondsen werven? 1. Particulieren 2. Bedrijven 3. Organiseer een evenement Je benadert particulieren en bedrijven voor een eenmalige donatie om je te helpen een specifiek doel te bereiken, (dit geeft je een stoot geld), of je vraagt ze om als vaste donateur elke maand geld te geven. Dit geeft je als het ware een vast inkomen. Hoe bereik je ze en hoe krijg je ze gemotiveerd om jouw te steunen? Alles valt of staat bij hoe je deze mensen of bedrijven benadert. Als je iets succesvol wil verkopen, moet je van de ander uitgaan: -waarom zou hij of zij het leuk of de moeite waard vinden om jouw te steunen? -wat brengt het hen of hun klanten? Als je steeds antwoord op deze twee vragen naar voren brengt in al je communicatie naar buiten toe dan heb je een veel grotere kans op succes.
Algemeen advies Hoe doen andere soortgelijke organisaties hun fondsenwerving? Google en kijk rond. Maak notities van goede ideëen. Kijk of je hun ideëen kan copiëren. Waarom niet? Misschien zijn ze in een andere stad bezig, dus in principe zijn ze geen concurrent. Ze zullen waarschijnlijk bezig zijn met een ander doel, en alle goede ideëen zijn vaker door andere mensen gebruikt, dus waarom niet door jou. Hoe werf ik fondsen bij bedrijven? Hier is belangrijk om specifiek te zijn in wat je wilt, niet gewoon zoveel mogelijk geld, maar exact hoeveel en voor wat. Dan heb je veel meer kans om het te krijgen. Wil je dat ze iets specifieks, zoals een website/huur/medewerkers gaan sponsoren? Wil je dat bedrijven je steunen als maandelijkse/jaarlijkse donateurs? Geef het aan. Maak een lijst van exact je wilt en hoeveel het kost per maand/jaar. Als je duidelijheid hebt in wat voor ondersteuning je nodig hebt om succesvol te zijn, ben je al op de helft met het bereiken van je doel. Download voorbeeld van een lijst van maandelijkse kosten 1. Warme Contacten Allereerst zou ik in de eigen buurt beginnen, bijvoorbeeld met kleine bedrijven of winkels waar je misschien als klant al een verbinding mee hebt. Ook bedrijven die je kent via andere wegen, misschien ben je ergens goede klant, of via via ken je de baas van een bedrijf of iemand die bij een bedrijf werkt. Als je ze tegenkomt, vertel je wat je organisatie doet en dat je sponsors aan het zoeken bent en waarvoor. Het opbouwen van je warme adressenbestand (Een soort LinkedIn voor jouw charity) Het geeft een goed gevoel als de mensen om je heen begrijpen waar je mee bezig bent, en ook dat jij hun de kans geeft om jou hierin te steunen. Denk aan familie, vrienden, kennissen en iedereen die interesse hebben getoond in wat je doet/gaat doen a) Maak voor deze groep mensen een aparte groep in het adresboek van je computer. Noteer ook hun adressen en telefoonnummers en geef een korte omschrijving hoe je met ze in contact bent gekomen. Het is belangrijk dat je deze gegevens altijd bijhoudt zodat het altijd up-to-date is en klaar om gebruikt te worden voor de volgende brief/email/event. Hiermee heb je een basis gecreëert voor al het net-working dat je ongetwijfeld nog zal doen in de toekomst. b) Grijp elke kans aan om geïntereseerden toe te voegen aan je warme adressenbestand. Zo maak je van koude contacten zoveel mogelijk warme contacten.
Probeer in je dagelijks leven je adresbestand zoveel mogelijk aan te vullen met warme contacten. Vraag iedereen, met wie je in contact komt ivm je charity, of ze het goed vinden dat je hun in je adressenbestand opneemt. Warme contacten zijn veel makkelijke te benaderen omdat er al een contact is gelegd. Daarom is networking zo belangrijk. Zo maak je van een koud contakt een warme contact Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: We hebben een lijst van mensen en bedrijven die wat wij doen de moeite waard vinden. Deze sturen we af en toe een email of brief om ze op de hoogte te houden van waar we mee bezig zijn, speciale akties enz. Mag ik U er ook bijzetten? Neem dan details op zoals: adres/emailadres/telefoonnummer, plus relevante ontmoetingsdetailles. Telefonisch van warme contacten donateurs maken Als je regelmatig je nieuwe warme contacten omzet in donateurs, creëer je de toevoer van financiële middelen die de basis vormen voor je succes. Voorbeeld van zo n gesprek Wie je bent: Hallo, ik ben Karen McCusker van de Stichting. (invullen) Hoe jullie elkaar kennen: Wij hebben elkaar dan en dan ontmoet/uw heeft onze stand bezocht en toonde interesse in het werk dat wij doen. (invullen) Wat jullie doen: Zoals u weet is Stichting Muses een stichting die...(invullen) Waarom je belt: Wij zijn bezig met een aktie waarmee we mensen die ons een warm hart toedragen, benaderen om ze te vragen of ze vaste donateur willen worden. Dus mijn vraag aan u is of u ons op deze manier zou willen steunen. Ons doel is om 500 donateurs aan te trekken, die ieder 5 euro per maand geven. (invullen) Afronden: Ja Hartelijk dank, misschien kan ik nu wat gegevens noteren? Afronden: Nee
Vind U het toch nog leuk om op onze mailing lijst te blijven, zodat U op de hoogte blijft? Warme contacten per brief benaderen voor een specifiek doel Bijvoorbeeld: geld inzamelen om je website te bouwen of iedereen vragen of ze een drukkerij weten waar je je brochure kan laten drukken tegen een vriendenprijs enz. Download Voorbeeld van een fondsenwervingsbrief voor warme contacten, met een specifiek doel
2. Koude Contacten/bedrijven benaderen voor een specifiek doel Ik kwam onderstaand artikel tegen op het internet. Het laat zien hoe een kleine liefdadigheidsorganisatie toch succesvol kan zijn in het werven van Sponsorgeld van bedrijven. Mijns inziens is het perfect. Print het, lees het en gebruik het als basis van je plan voor het benaderen van bedrijven. Bedrijven zijn altijd op zoek naar manieren om hun naamsbekendheid te vergroten zodat ze meer producten kunnen verkopen. Tegelijkertijd vind de consument het steeds belangrijker dat hun uitgaven een positief neveneffect hebben. De consument vind het steeds belangrijker dat bedrijven een positief verschil uitmaken in de wereld. Door jullie te steunen, kunnen ze dat laten zien. Het sponsorschap is een samenwerking tussen de liefdadigheidsorgansatie en het bedrijf. De liefdadigheidsorganisatie ontvangt hulp en het bedrijf krijgt naamsbekendheid en relatief goedkope marketing. De medewerkers krijgen een goed gevoel over wat hun bedrijf namens hen doet. Hoe meer voordelen de samenwerking met jouw organsatie aan het bedrijf oplevert, des te succesvoller zul je zijn met het binnenhalen van sponsorgeld. Dus: hoe kan een kleine liefdadigheidsorganisatie toch succesvol zijn in het werven van Sponsorgeld voor een evenement.
Grote nationale liefdadigheidsinstellingen hebben personeel dat werkt aan doel-georiënteerde marketing, of ze kunnen eventueel adviseurs inhuren die gespecialiseerd zijn in sponsoringprogramma's. Maar wanhoop niet als jouw organisatie klein en lokaal is, en de medewerkers meestal vrijwilligers zijn. Ook jij kunt sponsors werven. Begin met bekenden, breidt dan verder uit naar de bedrijven in jouw direkte omgeving en pak daarna de bedrijven die je nog niet persoonlijk kent, in alsmaar groter wordende cirkel. Veel organisaties richten zich alleen op de hoofdkantoren van grote bedrijven zoals Phillips of Hema enz, wanneer zij op zoek zijn naar bedrijfssponsoring. Het is dan ook geen wonder dat ze in een vroeg stadium ontmoedigd worden en vinden dat het verkrijgen van bedrijfssponsoring een verloren zaak is. Je hebt al op papier gezet welke kosten je wilt dekken. Ontwikkel een budget voor je evenement. Hoeveel gaat de zaal kosten? Promotionele activiteiten? Lampen, microfoons, entertainment, cadeautjes zoals t-shirts? Drukkosten, catering? Wat zal het evenement aan inkomsten opbrengen? Ga je toegangsgeld per persoon vragen? Is er in het budget al geld aan het evenement toegewezen? Hebben sommige donors al ondersteuning toegezegd? Hoe veel bedrijfssponsors van het vorige jaar hebben zich nu ook weer verbonden? Hoeveel van de inkomsten dienen om het evenement te ondersteunen en hoeveel gaat er naar het goede doel? Als je er eenmaal achter bent gekomen hoeveel geld je nog moet inzamelen voor het evenement, dan kan je ook de sponsorniveaus vastleggen voor de bedrijven die je gaat benaderen. Hoeveel sponsors moet je op elk niveau hebben om je doel te bereiken? Leg een aantal niveaus vast. Een laag niveau om de kleine bedrijven aan te trekken, een medium sponsoring voor wat grotere bedrijven, en misschien een grote sponsoring voor een leidend bedrijf. De sponsorschappen moeten een piramide vormen, met een aantal kleine op de bodem, en steeds minder tot bij de top. Plan liever veel kleine sponsorschappen, zodat de hele zaak niet instort als je uiteindelijk geen grote sponsor te pakken krijgt. Vergeet niet om een lijst van geschenken in natura samen te stellen. Deze vormen een goed alternatief als een bedrijf liever geen contant geld geeft. Een restaurantketen kan misschien de locatie ter beschikking stellen, terwijl de lokale houthandel materialen voor het podium en decor kan leveren. Ken aan elk sponsorniveau ook een lijst toe waarin je beschrijft hoe je de sponsor gaat promoten vóór en tijdens het evenement. Dat kunnen logo's in de programmabrochure zijn, reklameborden, een tafel voor het bedrijf, persberichten die de sponsoring aankondigen, de mogelijkheid voor deelnemers om producten van de sponsor te proeven of stalen te ontvangen.
Laat ruimte open om flexibel te kunnen zijn. Elke potentiële sponsor kan haar eigen marketingbehoeften hebben, of wil zowel wat geld als een bijdrage in natura geven. Bereid een publiek/sponsor Matching Matrix voor Bedenk voordat je een bedrijf vraagt om je evenement te sponsoren, wat voor soort mensen je evenement zal bereiken. Maak een gedetailleerde lijst. Bereik je gezinnen? Jonge kinderen? Jonge moeders, gepensioneerden, mensen met een hoog inkomen, grootouders, kinderen van middelbare schoolleeftijd, senioren? Denk in de meest ruime zin over de mensen die je evenement zal bezoeken. Bijvoorbeeld: de kern van je evenement kan een zomertheaterfestival voor kinderen tussen 6-12 zijn, maar denk ook aan alle volwassenen die er met hun kinderen zullen zijn, en grootouders die hun kleinkinderen bij de uitvoeringen willen zien enz. Zodra je een volledige lijst van de te verwachten soort bezoekers hebt samengesteld, maak je ook een lijst op van bedrijven die in deze bezoekers geïnteresseerd zijn. Dus zeker elk bedrijf dat verkoopt, of diensten levert aan gezinnen. Restaurants die zich in hoofdzaak op families richten, of specifiek kindvriendelijk zijn. Kinderkleding- en- schoenenwinkels, fast food restaurants en uitgaansgelegenheden, zoals bioscopen. Winkels die 'terug naar school' acties hebben, speelgoedwinkels, privé-scholen en alle soorten warenhuizen. Denk aan alle dienstverlenende bedrijven die geïnteresseerd zijn in families, zoals autoverzekeringen, kantoren die werknemers met kinderen hebben, en bedrijven die misschien op zoek zijn naar mogelijkheden tot vrijwilligerswerk voor hun werknemers. De publiek/sponsor matrix zal je helpen om specifieke bedrijven te identificeren die eventueel interesse hebben in het sponsoren van je evenement. Ook zal dit een basis bieden voor je verkoopgesprek met deze bedrijven. Bellen, Mailen of Bezoeken? Sommigen liefdadigheidsinstellingen denken dat ze alleen maar een brief hoeven te schrijven, over hun evenement en de sponsormogelijkheden. Ze sturen deze naar alle bedrijven in hun omgeving, en verwachten dat de sponsoring op magische wijze, zomaar binnen zal rollen. Helaas werkt het niet op die manier. Bedenk dat elk bedrijf elke dag een grote stapel post ontvangt. Waarom zouden ze aandacht besteden aan een brief van een kleine lokale non-profit organisatie die om hulp vraagt? Als je een brief stuurt, moet het specifiek aan een bepaalde contactpersoon gericht zijn en opgevolgd worden door een telefoontje of een andere vorm van persoonlijk contact. Wees vooral niet bang voor cold calling. (dit betekent contact opnemen met een voor jou onbekend bedrijf of persoon). Volgens IEG, een bedrijf dat organisaties en sponsors helpt elkaar te vinden, komen 55% van de sponsorgelden van cold calling.