Introductie van Mamut Business Software Installeren, instellingen, rapporten en selectie Versie: 11.1. Partnr.: MBS.MAN.INT.111.NL I
INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Web: http://www.mamut.nl E-mail: infol@mamut.nl Mamut Support Center: Telefoon: 0900-444 6666 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 6667 E-mail: support@mamut.nl Web: http://www.mamut.nl/support Verkoop: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Telefoon: 0800-444 6666 (gratis) Fax: 0900-444 6667 Web: http://www.mamut.nl E-mail: sales@mamut.nl Copyright 2006. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden Mamut en het Mamut logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II
INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE Welkom bij Mamut Wij feliciteren u met uw nieuwe Mamut-systeem. De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding Installeren, instellingen, rapporten en selectie. Afhankelijk van welk Mamut-Systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: CRM, verkoopondersteuning en E-commerce en Administratie, logistiek en personeel. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Mamut bestaat uit een aantal groepen programma s met meerdere modules die voor verschillende talen zijn aangepast. Welke programma s / modules toegankelijk zijn is afhankelijk van in welk land uw bedrijf is gevestigd. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina www.mamut.nl/support waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Eén ding staat vast: u beschikt nu over het meest innovatieve financieel-administratieve informatiesysteem op de markt. Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software! III
INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE Inhoud 1 INTRODUCTIE 1 Over de introductiehandleidingen... 2 Service en support... 3 Hoe u in contact komt met Mamut Support Center... 4 Cursussen... 5 Soorten cursussen van Mamut Academy... 5 2 INSTALLEREN EN OPSTARTEN 7 Over Licentienummer... 8 Installaties voor één gebruiker...10 Inloggen... 11 Multi-user installatie op het netwerk... 12 Peer-to-peer netwerk... 13 Client-server netwerk... 14 Installaties voor meerdere gebruikers Server... 15 Installaties voor meerdere gebruikers Werkstation... 17 Voordat u Mamut installeert op de werkstations... 17 Installeren en opstarten van een werkstation... 19 Over updates... 20 Systeemupdates downloaden... 20 Product evalueren en functies uitproberen... 22 Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren... 23 3 RAAK BEKENT MET HET PROGRAMMA 25 Navigeren door het programma... 26 Help voor Mamut Business Software... 28 Over het bureaublad... 29 De bureaublad-werkbalk... 31 Over aandachtsgebieden op het bureaublad... 32 Websites op het bureaublad... 32 Over informatiehokjes op het bureaublad... 34 Over beeldschermen in het programma... 35 Algemeen over lijstvensters... 37 Belangrijke tools... 39 Gebruikerstoepassingen... 40 Aanpassingen bureaublad... 40 Bureaubladinstellingen... 40 Gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/knoppen... 41 Inhoud bureaublad bewerken... 42 Koppelingen op het bureaublad... 43 Overige gebruikerstoepassingen... 44 Over gebruikersinstellingen... 44 IV
INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE Module-instellingen (Gebruikersinstellingen)... 45 Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meest gebruikte venster kom... 46 4 INSTELLINGEN 47 Over bedrijfsdatabases... 48 Bedrijfsdatabase openen... 48 Aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase... 49 Systeemdatum... 51 Systeemlog... 52 Instellingen voor de bedrijfsdatabase... 53 Het tabblad Bedrijfsinstellingen... 53 Administratieve instellingen... 54 Btw (verwerking)... 55 Standaardregister... 56 Nummerreeks... 57 Module-instellingen... 58 Bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer... 58 Bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur... 61 Administratieve instellingen... 64 Bedrijftsinstellingen voor Artikel... 64 Bedrijfsinstellingen voor E-commerce... 70 Bedrijftsinstellingen voor Activiteiten... 71 Bedrijftsinstellingen voor Inkoop... 72 Bedrijftsinstellingen voor Urenregistratie... 73 Administratieve Instellingen...75 Administratieve Instellingen: Periode... 75 Administratieve Instellingen: Module-instellingen... 76 Administratieve instellingen: Administratieve instellingen... 77 Administratieve instellingen: Debiteur/Crediteur... 82 Administratieve instellingen: Notitie... 82 Beveiliging... 83 Gebruikersadministratie/aanmaken nieuwe gebruiker... 84 Gebruikersrechten... 85 Toegangsprofiel beheren... 86 Licentie-informatie... 90 Over dit programma... 90 Beheer licentiegegevens... 91 Reservekopieën... 94 Instellingen voor reservekopie... 95 Reservekopie maken... 97 Reservekopie terugzetten... 100 Rapporten... 102 Andere instellingen... 102 Landenregister... 102 Postcode register... 102 Andere programma's... 103 Over databasehulpprogramma's... 105 V
INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE 5 RAPPORTEN 107 De Rapportmodule... 108 Voorkeursrapporten... 109 Instellingen voorkeursrapport... 109 Instellingen voor Rapportbundel... 111 Rapport-/Etiketeditor... 112 Logo invoegen in orderafdruk... 113 Adresinstellingen... 114 Rapport bewerken... 116 Etiketten bewerken... 120 6 SELECTIE 123 Inleiding... 124 Selectie/Verfijning... 125 Zoeken... 126 De velden in Zoek en Selectie... 126 Knoppen in de werkbalk... 128 Uitgebreide selectie... 129 Het tabblad Standaard... 130 Tabblad Uitgebreid... 132 Voorbeeld uitgebreide selectie... 133 Wizard voor selectie van relaties... 134 7 IMPORT/EXPORT 139 Starten... 140 Gegevens exporteren... 141 Gegevens importeren... 143 Importeren van orders... 144 Importeren van klanten... 144 SAMENVATTING 145 Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag!... 147 Meer kennnis... 148 Index... 149 VI
1 Introductie Er zijn even zoveel manieren om een computerprogramma te leren als er gebruikers van programma s zijn. Sommigen leren door gewoon te beginnen met het programma, anderen lezen liever eerst de handleiding en weer anderen nemen een cursus. Dit hoofdstuk geeft u een korte introductie tot de help- en supportfuncties die samengaan met dit programma. Als aanvulling op de documentatie en de helpfunctie waar u toegang tot heeft vanuit het programma, kunt u aanvullende informatie ontvangen via een Serviceovereenkomst. De Serviceovereenkomst geeft u recht op help van ons support team en onze Internet support service. Als u het programma direct wilt installeren, dan kunt u nu verder gaan naar het hoofdstuk Installeren en opstarten. Inhoud Over de introductiehandleidingen 2 Service en support 3 Hoe u in contact komt met Mamut Support Center...4 Cursussen 5 Soorten cursussen van Mamut Academy...5 1
INTRODUCTIE OVER DE INTRODUCTIEHANDLEIDINGEN Installeren, instellingen, rapporten en selectie Dit is de algemene introductiehandleiding. Hierin vindt u en juiste beschrijving hoe het programma geïnstalleerd wordt en hoe u de belangrijkste instellingen maakt. Bovendien wordt het aanpassen van rapporten en de selectiemogelijkheden uitgebreid beschreven. Administratie, logistiek en personeel Met Inboeken, een overzichtelijk Grootboek en een praktische Debiteuren- en Crediteurenadministratie beschikt u over alle middelen voor een compleet inzicht en controle over de financiële status van uw onderneming. In de handleiding wordt eveneens besproken hoe u inzicht krijgt in uw voorraad en het Logistieke proces. Een Wizard zorgt ervoor dat de noodzakelijke Inkopen worden gedaan. Bovendien bevat het boek een beschrijving van de functionaliteit in de Personeelsadministratie. Hier kunt u ook lezen hoe de module voor Urenregistratie er voor zorgt dat alle consultancy en overige diensten correct aan uw klanten wordt doorbelast. CRM, verkoopondersteuning en E-commerce Deze handleiding beschrijft de opbouw van het Relatieregister, op welke wijze het programma fungeert als een hulpmiddel voor Projectbeheer en een inleiding over hoe u het overzicht behoudt over uw Activiteiten en Documenten en deze kunt beheren. De modules helpen u om een overzichtelijk Artikelregister op te zetten en beschrijft verder hoe u Offertes en Verkooporders kunt aanmaken en factureren. Van belang is eveneens dat de handleiding u beschrijft hoe u uw eigen website en webshop kunt aanmaken in het werkgebied E-commerce. Bovendien kunt u lezen hoe u gegevens kunt overbrengen en synchroniseren met behulp van een Pocket PC, zodat u gegevens uit het programma overal met u mee kunt nemen. Belangrijk! De inhoud van dit boek kan mogelijk functionaliteit beschrijven die uitsluitend beschikbaar is in een uitgebreid ere versie van Mamut Business Software. Indien u nadere informatie wenst over de uitgebreidere versies wenst, neemt u dan contact op met Mamut via 0800 4446666 of info@mamut.com. Tip! Onder deze koptekst vindt u wetenswaardige, nuttige tips. Dit is informatie die u helpt om het programma meer efficiënt te leren gebruiken. 2
SERVICE EN SUPPORT SERVICE EN SUPPORT Mamut Serviceovereenkomst U heeft een verplichte Serviceovereenkomst nodig wanneer u gebruik wilt maken van de support service. De overeenkomst is tussen de licentiehouder en Mamut Software B.V.. De overeenkomst garandeert reguliere updates en snelle probleemoplossing. Gebruikersupport wordt inbegrepen in de Serviceovereenkomst. De gebruikerssupport bevat geen juridisch consult en het is geen training middel. De overeenkomst geeft de gebruikers recht op het volgende: Gebruik van Mamut Support Center. Met de Mamut Serviceovereenkomst krijgt u gebruikersupport via de telefoon, fax, e-mail, Internet en direct via het programma. 2-4 updates per jaar. De updates worden voortdurend naar klanten met een geldige Serviceovereenkomst gestuurd. Mamut breidt haar support services constant uit ten behoeve van haar klanten. Lees meer over de serviceovereenkomst achter in dit boek. Wanneer u contact opneemt met Mamut Support Center Voordat u contact opneemt met Mamut Support Center: 1. Controleer het introductie boek en ander geprint materiaal dat u ontving bij het product. 2. U kunt ook de helpfiles gebruiken die zijn geïntegreerd in het programma, alwaar u kunt zoeken op sleutelwoorden. 3. Gebruik onze support service op het Internet om te kijken of het antwoord op uw aanvraag in onze database ligt. http://www.mamut.nl/support Wilt u ons helpen voor snellere hulp? Wees dan klaar voor de volgende vragen: De naam van het product en het complete versienummer. Dit geldt voor contact via telefoon, e-mail en fax. Het klantennummer vindt u in het programma onder Help - Info. De naam van het programma en de Mamut-versie die u gebruikt. Deze informatie vindt u onder Help Info. De nauwkeurige beschrijving van de foutmelding. Zendt deze foutmeldingen a.u.b. naar support@mamut.nl of het faxnummer 0900 444 66 67. Probeer een helder beeld te krijgen van de gebeurtenissen die leidden tot het probleem, zodat de oorzaak kan worden herleid. Geef eventueel info over uw besturingssysteem, hardware en dergelijke. 3
INTRODUCTIE Hoe u in contact komt met Mamut Support Center Contact via het programma Het eenvoudigst kunt u contact opnemen met het Mamut Support Center via de Mamut Information Desk in het programma. In het tabblad Support vindt u antwoord op uw vragen en kunt u opnieuw hulp zoeken bij Support. Uw status en antwoorden op uw vragen vindt u tevens hier. E-mail: support@mamut.com Als u niet het gewenste antwoord vindt via Mamut Information Desk of de artikelen op Internet, dan kunt u uw vraag naar support@mamut.nl sturen. Fax: 0900 444 66 67 Als u geen toegang heeft tot Internet kunt u uw vraag naar Mamut Support Center faxen. U krijgt dan ook antwoord per fax. Vermeld tevens uw naam en het telefoonnummer, waar wij u tussen 09.00 en 16.00 kunnen bereiken, zodat wij eventueel contact met u kunnen opnemen voor verdere details. Telefoon: 0900 444 66 66 Klantensupport is open vanaf 9.00 uur tot 16.00 uur. Wij kunnen doorgaans de meeste vragen tijdens het gesprek beantwoorden. In enkele gevallen zijn we echter genoodzaakt uw vraag te noteren om later contact met u op te nemen wanneer het probleem is opgelost. Brieven verstuurt u naar: Mamut Software BV Klanten Support Boeing Avenue 8 1119 PB Schiphol-Rijk Nederland 4
CURSUSSEN CURSUSSEN Soorten cursussen van Mamut Academy Mamut Academy biedt cursussen aan in het gebruik van Mamut. Mamut levert complete oplossingen voor de financiële administratie, verkoop en relatiebeheer, inkoop/logistiek, personeelsadministratie, urenadministratie en projectbeheer. Met Mamut Academy houden wij onze klanten op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen de serie Mamut Business Software producten. Mamut Academy biedt vier soorten cursussen: Beginnerscursussen De beginnerscursus heeft als belangrijkste doelstelling om de deelnemers een goede, degelijke introductie te geven over de meest fundamentele onderdelen van het Mamut-programma. Een beginnerscursus bestaat uit een aantal vakcursussen. Vakcursussen Deze cursussen hebben de verschillende werkgebieden binnen de productenreeks van Mamut Business Software als thema. De vakcursussen geven de deelnemers een meer diepgaande kennis in de verschillende onderdelen van het Mamut-programma. Deze bieden een uitstekend uitgangspunt om het systeem zo efficiënt mogelijk te leren benutten. Themacursussen Themacursussen behandelen speciale thema s binnen een vakgebied op programma, of over de gehele breedte van de verschillende vakgebieden en programma s. Bedrijfsinterne cursussen Indien u dat zou wensen, kan Mamut Academy een cursus geheel op maat voor uw bedrijf of organisatie verzorgen. Dit kan vooral praktisch zijn indien uw bedrijf een speciale werkwijze heeft of wanneer een groot aantal personen binnen dezelfde organisatie opgeleid moet worden in het gebruik van Mamut. Met een bedrijfsinterne cursus kunt u er verzekerd van zijn dat uw medewerkers volledig en efficiënt worden opgeleid voor het gebruik van Mamut Business Software binnen uw bedrijf. Deze maatwerk -cursussen kunnen bij u op het bedrijf gegeven worden of in onze cursuslokalen die volledig zijn ingericht en van alle faciliteiten zijn voorzien. 5
INTRODUCTIE De voordelen van Mamut Academy Mamut levert complete oplossingen voor de financiële administratie, verkoop en relatiebeheer, inkoop/logistiek, personeelsadministratie, urenadministratie en projectbeheer. De cursussen van Mamut Academy bieden u een uitstekende gelegenheid om binnen korte tijd efficiënt te kunnen werken met de software van Mamut en aanverwante programmatuur. Nu kunnen u en uw medewerkers ten volle profiteren van de overvloed aan functionaliteit van de Mamutprogramma's, hetgeen een groot pluspunt is voor uw onderneming en een extra stimulans voor u die met het systeem werkt! Er zijn veel goede redenen om een cursus te volgen bij de Mamut Academy: De implementatie van een nieuw administratief systeem kan veel tijd kosten. Met de cursussen van Mamut Academy leert men het systeem in de kortst mogelijke tijd te gebruiken. Met behulp van Mamut Academy leert men de dagelijkse routines uit te voeren op een wezenlijk meer efficiënte manier. De deelnemers van de cursussen aan de Mamut Academy wisselen ervaringen met elkaar uit. Dit is een heel goede manier om uw kennis uit te breiden en tegelijkertijd antwoord te krijgen op uw vragen. Voor meer informatie over Mamut Academy, of om onze cursuskalender toegestuurd te krijgen, kunt u bellen naar ons gratis telefoonnummer 0800-444 66 66 of e-mail sturen naar academy@mamut.com. U zult ook informatie vinden op onze website www.mamut.nl/academy. 6
2 Installeren en opstarten Software is geen fysiek artikel dat u meeneemt en in uw nachtkastje kunt bewaren. Als u een computerprogramma koopt, koopt u het recht om de software te installeren en te gebruiken op het aantal computers dat u hebt aangegeven en waarvoor u een licentie hebt gekocht. Het programma is ontworpen voor gebruik op bijgewerkte Windows-versies en bijgewerkte hardware. In alle documentatie voor installatie of systeemupdate voor alle programmaversies vindt u de systeemeisen. De systeemeisen zijn de aanbevolen minimumeisen voor het draaien van het programma. Bij bijgewerkte hardware mag u betere prestaties verwachten. Het eerste wat u moet doen om Mamut te kunnen gaan gebruiken, is het installeren van de programmabestanden. Deze moeten worden geïnstalleerd op de computer waarmee u Mamut gaat gebruiken. Als u een licentie voor meerdere gebruikers hebt gekocht, moet u de programmabestanden installeren op alle computers waarop u Mamut wilt draaien en die u wilt aansluiten op een servergebaseerde gedeelde database. De programmabestanden kunnen worden geïnstalleerd vanaf een cd of worden gedownload vanaf onze website, waar u ook de installatiehandleiding kunt vinden. De softwareleverancier geeft aan wanneer er een nieuwe versie van het programma uitkomt. Het updaten naar een nieuwe versie is mogelijk via een cd of een download vanaf onze website. Het is belangrijk dat u de documentatie bij de update doorleest voordat u begint. Ook dient u eerst een back-up aan te maken. Als u een computerprogramma koopt, koopt u het recht om de software te installeren en te gebruiken op het aantal computers dat u hebt aangegeven en waarvoor u een licentie hebt gekocht. Inhoud Over Licentienummer 8 Installaties voor één gebruiker 10 Inloggen...11 Multi-user installatie op het netwerk 12 Peer-to-peer netwerk...13 Client-server netwerk...14 Installaties voor meerdere gebruikers Server...15 Installaties voor meerdere gebruikers Werkstation...17 Voordat u Mamut installeert op de werkstations...17 Installeren en opstarten van een werkstation...19 Over updates 20 Systeemupdates downloaden...20 Product evalueren en functies uitproberen 22 Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren...23 7
INSTALLEREN EN OPSTARTEN OVER LICENTIENUMMER Software is geen fysiek product dat u mee naar huis neemt en in een kast bewaart. Wanneer u een software programma aanschaft, koopt u het recht om het programma te installeren en te gebruiken op het aantal computers waar u een licentie voor gekocht heeft. U ontvangt een licentienummer als bewijs dat u uw licentie betaald heeft. Het licentienummer werkt als een sleutel, die functionaliteit opent wanneer u het licentienummer in het programma invoert. Het licentienummer controleert de toegang tot de programmatuur. U kunt het programma zonder licentienummer gebruiken, maar dan heeft u slechts toegang tot de evaluatieversie van ons programma. Een dergelijk programma is slechts voor een beperkt aantal dagen toegankelijk. Waar vind ik het licentienummer? Als nieuwe klant ontvangt u een licentienummer. Heeft u het programma via een reseller gekocht vindt u een brief met het licentienummer in het pakket. Heeft u het programma direct via Mamut gekocht dan ontvangt u een e-mail met uw licentienummer. Heeft u geen e-mail adres, dan wordt het licentienummer u per brief toegestuurd. Hoe registreer ik het licentienummer? Het licentienummer registreert u in het registratiescherm tijdens de eerste keer dat u het programma opstart of door te kiezen voor Help - Info - Licentienummer registreren. Downloaden van licentiebestand Indien u uw serviceovereenkomst verlengt, een upgrade maakt naar een uitgebreidere versie, uw programma uitbreidt met een additioneel product of het aantal gebruikers uitbreid, dient u het licentiebestand te downloaden om de licentie-informatie aan te passen. Dit doet u via Help Info Licentiebestand downloaden. 8
OVER LICENTIENUMMER Gebruikers zonder toegang tot het Internet Tijdens de registratie van het licentienummer wordt u gevraagd of u toegang heeft tot het Internet. Antwoord u Nee, dan krijgt u de mogelijkheid om een licentiebrief te printen die u retourneert aan Mamut via fax nummer: 0900 444 66 67 of per post. Zodra de licentiebrief bij ons geregistreerd is, ontvangt u een licentiediskette in de post. De licentiediskette leest u in via Help Info Lezen vanaf licentiediskette. 9
INSTALLEREN EN OPSTARTEN INSTALLATIES VOOR ÉÉN GEBRUIKER Bij installaties voor één gebruiker wordt het programma op één computer/werkstation geïnstalleerd. De programmabestanden kunnen worden geïnstalleerd vanaf een cd of worden gedownload vanaf onze website, waar u ook de installatiehandleiding kunt vinden. Het programma kan op 2 manieren worden geïnstalleerd: in versies voor één of voor meerdere gebruikers. De installatiebestanden zijn voor beide versies gelijk. Deze vindt u op een cd, maar u kunt ze ook downloaden via internet. Als u het programma wilt evalueren, adviseren wij om het slechts op één machine te installeren voor de duur van de evaluatieperiode. Of u het programma al dan niet kunt installeren voor een omgeving met meerdere gebruikers is afhankelijk van de programmaversie die u hebt aangeschaft. Eerste keer opstarten voor installaties voor één gebruiker 1. Het programma kan gestart wordt door dubbel te klikken op het Mamut icoon, dat u vindt op uw bureaublad, of via het Startmenu waar u kiest voor Alle programma s en Mamut Business Software. 2. Versietype selecteren. Selecteer hier Registratie volledige versie. 3. Beginnen. Dit venster geeft u een overzicht van de diverse wizard-stappen die u doorloopt. 4. Installatie voor één of meerdere gebruikers. Selecteer hier Eén gebruiker. 5. Gebruikersprofiel maken. Voor hier uw inloggegevens in. 6. Bedrijfsgegevens. Hier voert u informatie in over uw bedrijf en uw licentienummer. 7. Maak een nieuwe bedrijfsdatabase aan. Bij het aanmaken van een bedrijfsdatabase kunt u ervoor kiezen om dit te doen aan de hand van een wizard die u door de belangrijkste instellingen leidt. Vink het vakje voor Nee, dank u... aan als u hier geen ondersteuning bij wilt. Als u klikt op Voltooien wordt de bedrijfsdatabase aangemaakt en kunt u inloggen op het systeem. Let op! Wacht tot het programma geheel klaar is met de installatie. Dit kan enige tijd duren. 10
INSTALLATIES VOOR ÉÉN GEBRUIKER Toetst F1 in of klik op Help voor meer details tijdens de eerste keer opstarten. Inloggen Inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Een gebruikersnaam en wachtwoord wordt aangemaakt, wanneer u als gebruiker in het programma wordt aangemaakt. Heeft u toegang tot de gebruikersinstellingen (voor uw eigen gebruik) dan kunt u zelf uw wachtwoord aanpassen. Gebruikers die de mogelijkheid hebben om toegangscontroles (voor alle gebruikers) aan te passen, zijn ook in staat het wachtwoord te wijzigingen. Zelfs als zij niet bekend zijn met het eerdere wachtwoord. Wachtwoord vergeten? Bent u uw wachtwoord vergeten, dan dient u een gebruiker met volledige rechten, Supergebruiker te contacten, zodat deze het wachtwoord voor u kan aanpassen. Indien u uw wachtwoord vergeten bent en hulp in het programma nodig heeft, kunt u contact opnemen met het Mamut Supportcenter. U krijgt dan een formulier toegestuurd waarmee u dient te identificeren. Dit om u en andere gebruikers te beschermen tegen misbruik van uw programma. Heeft u het formulier ingevuld, dan kunt u dit retourneren per aan the Mamut SupportCenter via Faxnummer 0900 444 66 67. Een van onze consulenten zal telefonisch contact met u opnemen om u te helpen binnen het programma. NB! U dient achter uw computer te zitten, willen wij u kunnen helpen. Houd er rekening mee dat er voor deze service kosten in rekening kunnen worden gebracht indien het een gebruikersfout betreft. 11
INSTALLEREN EN OPSTARTEN MULTI-USER INSTALLATIE OP HET NETWERK Wanneer u een multi-user versie installeert, dan dient u het Mamut programma eerst op de server computer te installeren. Vervolgens deelt u de map Gegevens uit en geeft u de werkstations toegang tot de database, zodat zij de gegevens kunnen ophalen. Wanneer u deze toegang heeft gegeven, kunt u het Mamut programma op ieder werkstation installeren. In een multi-user situatie zal er een gemeenschappelijke database geïnstalleerd zijn die de bedrijfsbestanden bevat. Alle gebruikers dienen gekoppeld te zijn met deze database en het programma moet geïnstalleerd zijn op alle Pc s. Een multi-user installatie houdt in dat er een database wordt geïnstalleerd, waar de bestanden van de onderneming liggen opgeslagen. Deze installatie wordt gedaan op een servercomputer binnen een netwerk van computers. U kunt de database installeren op één van de twee verschillende netwerken 1) een peer-to-peer netwerk of 2) een client-server netwerk Tip! Bij een multi-user situatie is het zeer belangrijk dat de installatie eerst op één computer wordt gedaan. Bijwerken van de server of een werkstation U kunt zelf kiezen of u iets wilt updaten op de server of vanaf een werkstation op het netwerk. Wij raden u aan dit op de server te doen indien mogelijk. Het updaten vergt een deel bronnen en dit proces gaat sneller op de server dan wanneer u dit vanaf een werkstation op het netwerk doet. Terminal Server Als u Terminal Server benut raden wij u aan de volledige beschrijving van de bijzondere punten te lezen, aangaande de installatie. Deze informatie vindt u www.mamut.com/nl/support. 12
MULTI-USER INSTALLATIE OP HET NETWERK Peer-to-peer netwerk Peer-to-peer netwerken zijn netwerken die geen gebruik maken van een toegewezen database server; Eén enkele toegewezen machine is niet vereist om andere computers toegang te geven tot het delen van bestanden. Dit betekent dat de server computer binnen het netwerk de database opgeslagen heeft, maar ook gebruikt wordt voor dagelijkse werkzaamheden. Een voorbeeld van een peer-to-peer netwerk zijn bijvoorbeeld twee of meer verbonden computers. Het diagram hieronder toont een peer-to-peer netwerk met drie computers. Elke computer heeft één gebruiker (Maria, Tom en Anne), en een unieke kopie van het programma dient op iedere computer te worden geïnstalleerd. De database is geïnstalleerd op Anne s computer. Het is belangrijk dat u kiest voor één locatie voor uw bedrijfsbestanden. De locatie die u kiest, dient toegankelijk te zijn voor alle computers die het gebruik van het programma nodig hebben. Wellicht zet u de bedrijfsbestanden op de computer van de persoon, die het programma het meest gebruikt. Dit geeft de gebruiker de snelste toegang tot de bedrijfsbestanden op de database. Peer-to-peer netwerk diagram Maria Mamut geïnstalleerd Tom Mamut geïnstalleerd Tip! Installeer de database op de snelste computer. Anne Mamut en database geïnstalleerd 13
INSTALLEREN EN OPSTARTEN Client-server netwerk Client-server netwerken zijn netwerken, waarbinnen minstens 1 computer is aangewezen om de bestanden, binnen de database, te delen. Deze computer wordt normaal gesproken niet gebruikt voor dagelijkse activiteiten. Voorbeelden van een client-server netwerk systemen zijn Novell Netware en Windows NT Server. Het diagram hieronder toont drie computers voor de drie gebruikers (Maria, Tom en Anne) en één server computer. In een client-server netwerk, zet u waarschijnlijk de database op de server op een locatie die toegankelijk is voor alle computers die het programma dienen te gebruiken. Een unieke kopie van Mamut dient geïnstalleerd te worden op ieder werkstation. Client-server netwerk diagram Server computer database met bedrijfsbestanden erop Maria Mamut geïnstalleerd Tom Mamut geïnstalleerd Anne Mamut geïnstalleerd Tip! Installeer de database op de snelste computer. 14
MULTI-USER INSTALLATIE OP HET NETWERK Installaties voor meerdere gebruikers Server In een netwerkinstallatie wordt de database geïnstalleerd op een van de aangesloten computers of op een dedicated server. Vervolgens installeert iedere gebruiker de programmabestanden op zijn/haar computer, die informatie uit de database haalt. Eerste keer opstarten voor een server in een installatie voor meerdere gebruikers 1. Het programma kan gestart wordt door dubbel te klikken op het Mamut icoon, dat u vindt op uw bureaublad, of via het Startmenu waar u kiest voor Alle programma s en Mamut Business Software. 2. Selecteer versietype. Selecteer hier Registratie volledige versie. 3. Beginnen. Dit venster geeft u een overzicht van de diverse wizard-stappen die u doorloopt. 4. Installatie voor één of meerdere gebruikers. Selecteer hier Meerdere gebruikers. Onder multi-user kiest wat voor een type multi-user installatie u wilt toepassen: 15
INSTALLEREN EN OPSTARTEN Ik wil een nieuwe installatie in stellen met deze computer als server: Deze keuze zorgt ervoor dat u het programma installeert en de bedrijfsdatabase aanmaakt op de desbetreffende computer. Deze computer wordt daarmee gezien als de server. Ik wil het programma op deze computer installeren en de bedrijfsdatabase op de server: Deze keuze installeert het programma op de desbetreffende computer, maar slaat de database op een andere computer op. U moet het pad aangeven, naar de map waar de bedrijfsdatabase ligt opgeslagen. U kunt de installatiebestanden kopiëren voor het programma naar hetzelfde gebied. Alle gebruikers die het programma installeren, kunnen nu dit doen van hetzelfde gebied, i.p.v. CD. 5. Gebruikersprofiel maken. Voer hier uw inloggegevens in. Het is belangrijk dat u uw gebruikersnaam en uw wachtwoord onthoudt. 6. Bedrijfsgegevens. Hier voert u informatie in over uw bedrijf en uw licentienummer. Maak een nieuwe bedrijfsdatabase aan. Bij het opzetten van een bedrijfsdatabase kunt u ervoor kiezen om dit te doen aan de hand van een wizard die u door de belangrijkste instellingen leidt. Vink het vakje voor Nee, dank u... aan als u hier geen ondersteuning bij wilt. Als u klikt op Voltooien wordt de bedrijfsdatabase aangemaakt en kunt u het programma op de werkstations installeren. 16
MULTI-USER INSTALLATIE OP HET NETWERK Installaties voor meerdere gebruikers Werkstation Voordat u Mamut installeert op de werkstations Zodra de database geïnstalleerd is op één computer en de database is aangemaakt, moet u nog twee handelingen doen opdat de overige gebruikers kunnen installeren en verbinden kunnen krijgen met de server: U dient een gebruikersnaam en wachtwoord te creëren voor iedere gebruiker die toegang heeft tot de database. U dient te specificeren dat de database gedeeld gaat worden door de gebruikers in het netwerk. Zo maakt u een nieuwe gebruiker aan 1. Start het programma nadat u de database op de server hebt geïnstalleerd, maar voordat u het programma heeft geïnstalleerd op de werkstations. 2. Kies Beeld Instellingen Beveiliging - Gebruikersadministratie. 3. Klik op Nieuw. 4. Vul in de Gebruikersnaam, Volledige naam en Wachtwoord van de gebruiker (en bevestig het wachtwoord in het onderste tekstveld). Zo deelt u de gegevensbestanden 1. Open Windows Verkenner. 2. Blader naar de folder waar u Mamut heeft geïnstalleerd. Als u de standaard voorgestelde locatie heeft gebruikt, ligt de folder onder C:/Program Files/Mamut). 3. Markeer de folder Mamut met rechter muisknop. 4. In het menu dat verschijnt, selecteert u Delen. 17
INSTALLEREN EN OPSTARTEN 5. Selecteer de optieknop Deel deze folder. 6. Zorg ervoor dat de gebruikers die toegang tot de database hebben, ook toestemming hebben om de gedeelde folder binnen te gaan. Klik op de knop Machtigingen (Permissions) om gebruikers met toegang aan te geven. NB! Omdat gebruikers met Windows NT, 2000, 2003 of XP niet inbegrepen zijn in de standaard toegang, dient u, wanneer u zulke gebruikers wenst toe te voegen, te klikken op de tab Beveiliging in het venster Mamut Eigenschappen. 7. Elk werkstation heeft nu toegang tot de database van de server. De volgende stap is om de Mamut programmabestanden te installeren op de werkstations. 18
MULTI-USER INSTALLATIE OP HET NETWERK Installeren en opstarten van een werkstation In een netwerkinstallatie wordt de database geïnstalleerd op een van de aangesloten computers of op een dedicated server. Vervolgens installeert iedere gebruiker de programmabestanden op zijn/haar computer, die informatie uit de database haalt. Eerste keer opstarten voor een werkstation in een installatie voor meerdere gebruikers 1. Het programma kan gestart wordt door dubbel te klikken op het Mamut icoon, dat u vindt op uw bureaublad, of via het Startmenu waar u kiest voor Alle programma s en Mamut Business Software. 2. Selecteer versietype. Selecteer hier Verbind mij met een bestaande installatie van meerdere gebruikers. U dient het Pad naar de gegevenslocatie in te voeren, oftewel de locatie/computer waarop de gegevens van de server zijn geïnstalleerd. 3. Log in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u van uw systeembeheerder heeft gekregen. 19
INSTALLEREN EN OPSTARTEN OVER UPDATES Mamut lanceert ieder jaar één hoofd update van Mamut Business Software. Deze heeft nieuwe functies, meer effectieve routines, verbeterde functies en gebruikersinstellingen enzovoorts. Deze hoofd updates worden automatisch naar alle gebruikers met een geldige serviceovereenkomst toegestuurd. Tussen de hoofd updates vinden er continu verbeteringen plaats van bestaande functies. Deze versies zijn toegankelijk via de Service Release die u via het Internet kunt downloaden. Het is belangrijk te weten dat de updates van de Service Release niet altijd van toepassing zijn op alle gebruikers, aangezien veranderingen vaak afhankelijk zijn van de manier waarop het programma gebruikt wordt en welke functies er binnen uw programma beschikbaar zijn. We raden onze klanten aan om een update van de laatste hoofdversie te gebruiken. Enkele versies kunnen alleen bijgewerkt worden vanuit een nieuwe versie van het programma. Heeft u een oude versie kan het voorkomen dat u eerst een update moet maken naar een nieuwe versie, voordat u een update naar de nieuwste versie kunt maken. Dit wordt aangegeven in het materiaal van de desbetreffende versies. Uw programma updaten vanaf een cd Als u een cd met een versie-update ontvangt, zit daar ook een uitgebreide updatehandleiding bij. U kunt uw programma ook via onze website updaten. De procedure is afhankelijk van de vraag of u een versie voor één of meerdere gebruikers hebt geïnstalleerd. Uw programma updaten vanaf onze website Voor het updaten van uw programma naar een nieuwere versie vanaf onze website gaat u naar Beeld - (Database)hulpprogramma's - Download systeemupdate. Uw programma updaten in een omgeving met meerdere gebruikers Updates in een omgeving met meerdere gebruikers moeten worden uitgevoerd door de systeembeheerder. U dient eerst de server te updaten nadat u een back-up hebt gemaakt en alle gebruikers zijn uitgelogd. Als de server is geüpdatet, krijgen de gebruikers die weer inloggen op hun werkstations een melding dat hun versie moet worden geüpdatet. De systeembeheerder kan ervoor kiezen om tijdens de update de installatiebestanden op de server op te slaan. De gebruiker wordt dan gevraagd of hij/zij deze bestanden wil gebruiken voor het updaten van zijn/haar computer. Systeemupdates downloaden Om de zoveel tijd biedt de softwareleverancier een systeemupdate aan, die via internet gedownload kan worden. Hiervoor gebruikt u het databasehulpprogramma Download Systeemupdate. Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor de systeembeheerder. In de wizard van deze functie kiest u ervoor om de update van het internet te downloaden. Hiermee gaat u naar een venster waarin de beschikbare systeemupdates worden weergegeven. Vergeet niet dat een aantal van deze systeemupdates niet automatisch geïnstalleerd wordt, maar moet worden uitgevoerd vanaf de locatie waar u de bestanden naartoe downloadt. 20
OVER UPDATES Informatie over beschikbare systeemupdates vindt u in de algemene marketingcommunicatie van de softwareleverancier, zoals de Mamut Information Desk, Mamut Usermail en Mamut Support Center. Systeemupdates werken de logbestanden bij met informatie over welke functies er zijn gedownload plus datum, tijd, gebruiker en updatenummer. Het downloaden van een nieuwe systeemupdate 1. Maak een back-up van uw systeem. Meer hierover leest u in een apart gedeelte. 2. Ga naar Bestand - (Database)hulpprogramma's - Download Systeemupdate. 3. Selecteer Download van het internet en klik op Volgende. Het volgende venster laat zien welke update(s) er wordt/worden gedownload. Alle updates die hier worden weergegeven, worden gedownload. 4. Klik op Volgende om de update(s) te downloaden. 5. Geef aan waar u de bestanden wilt opslaan. De bestanden worden opgeslagen op de locatie die u hebt aangegeven. Wanneer u op OK klikt zal het programma afgesloten worden. Opdatering zal automatisch starten indien het slechts één bestand bevat. Indien er meerdere bestanden zijn, zal de downloadmap openen. U dient te dubbelklikken op de afzonderlijke files die gedownload zijn om te upgraden. Als er meerdere bestanden zijn, moet u de update meerdere keren uitvoeren. Voor installaties met meerdere gebruikers moet de systeembeheerder alle gebruikers uitloggen en eerst de server updaten voordat de computers van individuele gebruikers worden geüpdatet. Als u geen verbinding hebt met het internet, kunnen bepaalde updates beschikbaar zijn op een cd/diskette. Om de updatebestanden van de cd/diskette te importeren, gebruikt u dezelfde menukeuzes, maar moet u voor stap 2 hierboven Bestand lezen van diskette, CD of hardeschijf selecteren. 21
INSTALLEREN EN OPSTARTEN PRODUCT EVALUEREN EN FUNCTIES UITPROBEREN Als u het programma wilt evalueren of één van de diverse invoegtoepassingen en uitbreidingsproducten waarvoor u geen licentie hebt, kunt u dat heel eenvoudig doen. Alle functies zijn beschikbaar voor evaluatie en wij adviseren u om voor alle evaluaties de voorbeelddatabase te gebruiken. Evaluatie voor gebruikers die geen licentie hebben Als u overweegt om het programma te kopen, kunt u het systeem installeren om de functies ervan te evalueren. In de wizard bij de eerste keer opstarten selecteert u de evaluatieversie, waarna u gevraagd wordt of u wilt evalueren met uw eigen gegevens of met de voorbeelddatabase. Als u het systeem al hebt geïnstalleerd, maar zonder de voorbeelddatabase, kunt u deze altijd later installeren. Kijk hieronder voor meer informatie over dit onderwerp. Evaluatie voor bestaande gebruikers Als u het programma al hebt aangeschaft en geïnstalleerd, kunt u nog steeds invoegtoepassingen en uitbreidingsproducten evalueren die niet in uw licentie zijn opgenomen. Hiervoor kunt u een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken en de evaluatieversie selecteren in de hiervoor bedoelde wizard. Meer over de voorbeelddatabase De voorbeelddatabase vormt de basis voor alle afbeeldingen in onze gebruikersdocumentatie en ander instructiemateriaal dat u ontvangt. De database bevat kant-en-klare relaties, producten, prijzen, magazijnen, een webshop en nog veel meer, zodat u eenvoudiger verschillende functies kunt uitproberen zonder dat dit gevolgen heeft voor uw eigen gegevens en zonder dat u informatie hoeft in te invoeren om te kunnen beginnen. 22
PRODUCT EVALUEREN EN FUNCTIES UITPROBEREN Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren Velen zullen al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebben met behulp van de Wizard voor eerste keer starten. Als u onzeker bent of u al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebt, dan kunt u dit controleren via Bestand - Bedrijfsdatabase openen. Dan krijgt u de bedrijfsdatabase met een overzicht van de database die geïnstalleerd zijn. Als u al klant bent, maar additionele producten of uitgebreide producten wilt evalueren, kunt u dit doen door een voorbeelddatabase in gebruik te nemen. Zo installeert u een voorbeelddatabase Kies Bestand - Database (hulpprogramma's) - Voorbeelddatabase installeren. Wanneer u inlogt voor de voorbeelddatabase, dan kunt u een evaluatieproduct en eventueel bijbehorende beschikbare additionele producten kiezen. Het is ook mogelijk een bedrijfsdatabase te verwijderen. Dit doet u vanuit het venster Bedrijfsdatabaselijst. 23
INSTALLEREN EN OPSTARTEN 24
3 Raak bekent met het programma Een geheel nieuw programma kan snel verwarrend lijken. Het programma heeft andere schermbeelden dan u gewend bent, knoppen en menu s met onbekende namen en inhoud. Een modern programma heeft veel mogelijkheden voor u als gebruiker, maar dit betekent ook dat u met veel verschillende keuzemogelijkheden bekend moet raken. In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de manier waarop het programma is opgebouwd, met menu s, werkbalken, het bureaublad, de informatieroutines enzovoorts. En hoe u het programma kan aanpassen aan uw dagelijkse werkzaamheden. Inhoud Navigeren door het programma 26 Help voor Mamut Business Software...28 Over het bureaublad...29 De bureaublad-werkbalk...31 Over aandachtsgebieden op het bureaublad...32 Websites op het bureaublad...32 Over informatiehokjes op het bureaublad...34 Over beeldschermen in het programma...35 Algemeen over lijstvensters...37 Belangrijke tools...39 Gebruikerstoepassingen 40 Aanpassingen bureaublad...40 Bureaubladinstellingen...40 Gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/knoppen...41 Inhoud bureaublad bewerken...42 Koppelingen op het bureaublad...43 Overige gebruikerstoepassingen...44 Over gebruikersinstellingen...44 Module-instellingen (Gebruikersinstellingen)...45 Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meest gebruikte venster kom...46 25
RAAK BEKENT MET HET PROGRAMMA NAVIGEREN DOOR HET PROGRAMMA We doen ons uiterste best om de verschillende functies in het programma zo eenvoudig mogelijk voor u te maken. Om ervoor te zorgen dat iedereen optimaal gebruik kan maken van het programma, kunnen de functies ook worden aangepast aan de specifieke behoeften van een gebruiker. Dit geldt voor de manier waarop veel van de functies werken, maar ook voor de manier waarop schermen, knoppen en menu's per gebruiker worden weergegeven. Hieronder vindt u wat meer informatie over de diverse elementen die u in de programmaschermen tegenkomt. Het hoofdmenu Helemaal bovenaan in het scherm vindt u het hoofdmenu. Het hoofdmenu bestrijkt het bovenste veld van het venster en bestaat uit vijf verschillende koppen (Bestand, Bewerken, Beeld, Venster en Help). Via dit menu zijn alle functies in het programma bereikbaar. Ook is dit het menu waarnaar wordt verwezen in de documentatie als wordt uitgelegd hoe u bij de diverse functies komt. De reden hiervoor is dat het hoofdmenu "vast" is. Hieronder kunt u zien hoe u de functies bereikt via diverse andere snelkoppelingen. Veel van deze snelkoppelingen kunt u zelf bewerken om sneller en makkelijker bij de meest gebruikte functies te komen. 26
NAVIGEREN DOOR HET PROGRAMMA Het bureaublad Met het bureaublad bedoelen we de "achtergrond" van het programma, die constant wordt weergegeven achter de diverse modulevensters die u opent. Het bureaublad is niet hetzelfde als het Windows-bureaublad, waarop u snelkoppelingen kunt vinden naar programma's, bestanden en andere items op uw computer. Het bureaublad biedt u een overzicht van de informatiestromen in de verschillende onderdelen van het programma. Ook biedt het u rechtstreeks toegang tot statusinformatie voor ieder aandachtsveld. U bepaalt zelf welke informatie dat is. Hiermee beschikt u over een snel overzicht en heeft u de zaken beter in de hand. Bovendien fungeert het bureaublad ook als browser, waarmee u toegang hebt tot actuele tips, aanbiedingen en andere gebruikersinformatie die u helpt bij uw dagelijkse werkzaamheden. U kunt eenvoudig aanpassingen verrichten om het bureaublad optimaal af te stemmen op uw manier van werken. Aandachtsvelden De aandachtsvelden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot groepen functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Klantenservice worden in het hoofdvenster rechts knoppen weergegeven voor de verschillende functies in de module. Deze zijn gerangschikt op basis van hun onderlinge verband en zijn een afspiegeling van de processtroom in de module. Na een klik op de knoppen wordt de betreffende module geopend. De foto geeft het werkgebied Relatiebeheer op het bureaublad weer. Modules Met Modules bedoelen we een groep functies die op een logische manier met elkaar samenhangen. Deze meeste hiervan zijn bereikbaar via het menu Beeld als afzonderlijke mogelijkheden. Een voorbeeld van een module zijn alle functies die u vindt onder het menu Beeld - Relaties. 27
RAAK BEKENT MET HET PROGRAMMA Help voor Mamut Business Software Het hulpprogramma is inhoudgevoelig, hetgeen betekent dat u hulp krijgt op ieder moment en waar u zich ook bevindt in het programma. U activeert de helpfunctie door te drukken op de [F1] toets. U vindt ook een aparte Helpknop op verschillende plaatsen. Beide alternatieven openen het helpbestand, dat het screenshot of de module waar u zich op dat moment in begeeft, beschrijft. Het helpbestand geeft u, zo snel mogelijk, de benodigde hulp om uw werk te doen. In de helpbestanden kunt u hulp zoeken met zoekteksten of bladeren op categorie. De meeste bestanden bevatten links naar andere gerelateerde helpbestanden, zodat u eenvoudig de gewenste hulp of informatie vindt voor het gebruik van een bepaalde functie. In het tabblad Inhoud kunt u dubbelklikken op de categorie waar u hulp bij wilt hebben, en op deze manier bladeren naar de informatie die u nodig heeft. Op het tabblad Index kunt u zoeken op bestaande trefwoorden. Op het tabblad Zoeken kunt u zoeken of een woord zich in de tekst bevindt. U vindt hier alle helpbestanden waar het woord in voorkomt. 28
NAVIGEREN DOOR HET PROGRAMMA Over het bureaublad Met 'bureaublad' bedoelen we de achtergrond in het eigenlijke Mamut-programma. Deze ziet u altijd achter de diverse modulevensters die u opent. Het bureaublad is overigens niet hetzelfde als het Windows-bureaublad, waarop u snelkoppelingen kunt vinden naar programma's, bestanden en andere items op uw computer. Het bureaublad geeft een overzicht van de informatiestromen tussen de diverse onderdelen van het systeem. Ook biedt het u rechtstreeks toegang tot de statusinformatie voor ieder aandachtsgebied. U bepaalt zelf welk veld dat is. Hiermee hebt u snel overzicht en u hebt uw zaken beter in de hand. Bovendien fungeert het bureaublad ook als een browser, waarmee u toegang hebt tot actuele tips, aanbiedingen en andere gebruikersinformatie als ondersteuning bij uw dagelijkse werkzaamheden. Aandachtsgebieden De werkbalk Stroomdiagram met snelkoppelingen Internetpagina's Informatiehokjes Snelkoppelingen/knoppen Mijn functies Eenvoudige en flexibele aanpassing Het bureaublad kan zo worden aangepast dat ieder aandachtsgebied de informatie en de koppelingen bevat die overeenkomen met uw persoonlijke gebruik. Raadpleeg de sectie over 'Het bureaublad aanpassen' voor meer informatie over het aanpassen van het bureaublad voor uw eigen gebruik. 29
RAAK BEKENT MET HET PROGRAMMA Bewerken van informatie De informatievelden worden niet automatisch aangepast wanneer u het programma gebruikt. U kunt de informatievelden bijwerken met behulp van de knop Bijwerken in de werkbalk. In de gebruikersinstellingen kunt u aangeven dat de informatie automatisch wordt bijgewerkt tijdens het opstarten van het programma of 1 keer per dag. De werkbalk U kunt via de knop Nieuw op het bureaublad rechtstreeks nieuwe boekstukken aanmaken in alle meest gangbare registers. Er is ook een snelkoppelingsknop voor het openen van lijsten. Verder biedt de werkbalk u toegang tot de agendafuncties en het instellingenvenster. Al met al biedt de werkbalk u dus te allen tijde snel en eenvoudig toegang tot de meest gangbare functies. Het linkermenu/aandachtsgebieden De aandachtsgebieden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot een aantal functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Klantenservice worden in het grotere venster rechts knoppen weergegeven voor de diverse functies in die module. Deze knoppen zijn zo gerangschikt dat ze een weerspiegeling vormen van de processtroom in de module. Na een klik op de knoppen wordt het betreffende venster geopend. Stroomdiagrammen De knoppen in ieder aandachtsgebied zijn weergegeven zodat ze de stroom binnen ieder proces weergeven. U kunt op iedere knop klikken op de module te openen. Informatiehokjes Op het bureaublad wordt ook een aantal informatiehokjes weergegeven met belangrijke informatie die uit uw gegevens is gehaald. Standaard varieert het aantal informatiehokjes mee met het actieve aandachtsgebied. U kunt ervoor kiezen om bepaalde informatiehokjes niet meer te laten weergeven of in plaats daarvan een ander informatiehokje weer te geven. Uw persoonlijke snelkoppelingen/knoppen Onder de informatiehokjes worden knoppen weergegeven. Deze dienen als snelkoppelingen voor diverse registers of functies die van belang zijn voor het actieve aandachtsgebied. Ook hier kunt u aanpassen welke knoppen u wilt laten weergeven. Bovendien kunt u met de knop Mijn functies uw eigen serie snelkoppelingen samenstellen naar diverse functies in verschillende modules, die worden weergegeven ongeacht het actieve aandachtsgebied. 30
NAVIGEREN DOOR HET PROGRAMMA Internetpagina's met continu bijgewerkte inhoud In het programma vindt u ook de Mamut Information Desk. Dit is een optioneel nieuwskanaal dat dagelijks via internet wordt bijgewerkt met informatie, nieuws, gebruikerstips m.b.t. uw programma en werkgebied en nog veel meer. De Mamut Information Desk wordt weergegeven als een aandachtsgebied in het linkermenu. Via het Mamut Support Center kunt u contact opnemen met onze afdeling gebruikersondersteuning door een vraag in te typen en naar het supportcenter te sturen. Ook kunt u zelf zoeken naar antwoorden op uw vragen in onze artikeldatabase. Het bureaublad aanpassen Het bureaublad kan zo worden aangepast dat u de informatie en snelkoppelingen voor ieder afzonderlijk aandachtsgebied ziet die overeenkomen met uw programmagebruik. De inhoud van uw bureaublad hangt af van uw licentie, uw toegangsrechten en eventueel uw gebruikersinstellingen in gevallen waarbij er een mogelijkheid bestaat om een bepaalde functie niet weer te geven. In de gebruikersinstellingen kunt u ook extra informatie op uw bureaublad laten weergeven als u een hoge schermresolutie hebt (1024x768 en hoger). Meer informatie over aanpassingen op het bureaublad vindt u in de paragraaf Gebruikerstoepassingen. De bureaublad-werkbalk U kunt via de knop Nieuw op het bureaublad rechtstreeks nieuwe boekstukken aanmaken in alle meest gangbare registers. Er is ook een snelkoppelingsknop voor het openen van lijsten. Verder biedt de werkbalk u toegang tot de agendafuncties en het instellingenvenster. Al met al biedt de werkbalk u dus te allen tijde snel en eenvoudig toegang tot de meest gangbare functies. Het bureaublad heeft een vaste werkbalk. De diverse modulevensters in het programma hebben echter werkbalken die zijn aangepast aan de beschikbare functies in dat venster. Nieuw Lijst Rapporten Agenda Gemeen schappelijke agenda Bijwerken Instellingen Creëert een lege registerkaart voor het aanmaken van een nieuwe registereenheid. Geeft een sorteerbare/doorzoekbare lijst weer van alle aangemaakte eenheden in een register. De pijl rechts biedt toegang tot de laatste tien bewerkte items. Snelkoppeling naar de rapportmodule. Snelkoppeling naar de agenda. Snelkoppeling naar de gemeenschappelijke agenda. Werkt de informatiehokjes op het bureaublad bij. U kunt bepalen of deze doorlopen moeten worden bijgewerkt of alleen als u op Bijwerken klikt in de gebruikersinstellingen van het bureaublad. Snelkoppeling naar de instellingen. 31