1 Titel Uw processen transparant met SAP Process Mining. Introductie SAP Process Mining powered by Celonis is een nieuwe component van SAP op HANA. Process Mining gaat niet uit van vooraf gedefinieerde procesontwerpen, maar analyseert processen zoals die feitelijk in de IT systemen zijn uitgevoerd. Het verwerkingsproces van Celonis bestaat uit een Extract, Transform & Load (ETL) proces, waarvoor verschillende tools gebruikt kunnen worden. Vervolgens kan met behulp van de analyse functionaliteit in Celonis onderzocht worden hoe de processen aflopen, welke varianten er in het proces echt bestaan en in welke gevallen er afgeweken wordt van een optimale procesflow. In deze Tips & Tricks wordt uitgelegd hoe dit end to end in zijn werk gaat. Om te beginnen is Celonis een separate applicatie die ofwel in de Cloud ofwel On Premise kan worden ingezet. Daarbij wordt de applicatie zowel geleverd in een multi-user server omgeving als als single user applicatie op een laptop. Het kernconcept van Celonis Het kernconcept van Celonis is gebaseerd op het analyseren van de time stamps van gedetailleerd vastgelegde business gebeurtenissen ( events ). Process Mining gaat uit van de volgordelijkheid van processtappen en de afhankelijkheden die in dat verband optreden. Vanuit de time stamps kunnen de verschillend aflopende procespaden worden gevisualiseerd en kan worden getoond welke paden het meest voorkomen, welke paden tot vertraging leiden, hoe vaak een bepaalde uitzondering voorkomt etcetera. Omdat Celonis op HANA draait kunnen zeer grote volumes procesdata in een keer worden geanalyseerd en real time in de dashboards worden meegenomen. Verder is Celonis aan de analysekant uiterst flexibel in te richten zodat nieuwe rapportages en analyses zonder lange ontwikkelcycli kunnen worden gerealiseerd.
2 Figuur 1 Celonis laat het verschil zien tussen wat het zou moeten zijn en wat het is Inrichten van Process Mining End to end beslaat het inrichten van Process Mining met Celonis een aantal separate maar afhankelijke stappen die hun eigen expertise en focus vereisen. Identificatie van kandidaat processen Aan de business kant moet duidelijk worden welke de belangrijkste processen zijn om met behulp van Process Mining te analyseren. Dit betreft normaliter die processen waarbij belangrijke geldstromen zijn betrokken, of waarbij proces compliancy van groot belang is. Zodra die processen zijn vastgesteld moeten zij geanalyseerd worden met betrekking tot de betrokken SAP transacties, de betrokken objecten, alsmede de wijzigingen die op de betrokken objecten plaatsvinden. Daarmee kan een helder beeld worden opgesteld van de tabellen die in het extractieproces moeten worden meegenomen. Celonis heeft een aantal standaard proces sets beschikbaar waar deze analyse reeds heeft plaatsgevonden (zoals Order to Cash, Accounts Payable, of Procure to Pay). Analyse van de bronsystemen In de bronsystemsn (dit kunnen ook niet-sap systemen zijn) moeten de te extraheren database tabellen worden vastgesteld en vervolgens uitgelezen worden. Daarbij moeten die gegevens worden meegenomen die later in de analyse van belang kunnen zijn. In ieder geval moet steeds de timestamp (meestal boekingsdatum en tijd) uit een tabel worden meegenomen in de extractie. Dit
3 geldt ook voor velden die als foreign key nodig zijn om in de latere datamodellerings stap te gebruiken voor het linken van de diverse tabellen. Data extractie vanuit de bronsystemen Als de tabellen en de velden bekend zijn die naar Celonis moeten worden overgezet kunnen diverse standaard manieren worden gebruikt om dit te doen. Zo kan gebruik gemaakt worden van reeds beschikbare BW extracties, of in de simpelste vorm van SAP transactie SE16 waarbij de data op tabelniveau kan worden gelezen en geëxtraheerd. Met behulp van een Transformatie tool zoals SQL Server kunnen de gegevens in de brontabellen worden omgezet in de datatabellen die voor Celonis van belang zijn. Daarbij is altijd 1 tabel cruciaal als fact -tabel waaruit alle analyses in het vervolg worden gedaan, en dat is de Activities tabel. Dit is de tabel waarin op basis van de bv in SQL Server gemapte geggevens de processtappen worden vastgelegd inclusief alle timestamps en foreign key data. Wat niet als processtap of mijlpaal in de Activities tabel is opgenomen kan niet worden gebruikt in de latere process mining analyses. Binnen Celonis importeer je de database die gemaakt is in de extractiestap, waarna een gepopuleerde verzameling tabellen in Celonis is opgenomen. Om hiermee volwaardige analyses te kunnen doen, moet je nu eerst een datamodel maken in Celonis. Creatie van het Celonis Data Model In zuiver process mining volgens de onderliggende wiskundige theorie is geen datamodellering van toepassing. Procesanalyse vindt daar louter plaats op basis van afhankelijkheden en timestamps. Bij Celonis daarentegen wordt dit gestructureerd door een expliciete Data Modellerings-stap waarbij een Data Model wordt gemaakt op basis waarvan analyses kunnen worden uitgevoerd. In de Celonis Data Model omgeving maak je een relationeel datamodel op basis van de foreign keys die in de brontabellen zijn opgenomen.
4 1Maken van een Datamodel in Celonis Nadat het datamodel is gemaakt kun je op basis van dit model de analyses gaan uitvoeren. Het aanmaken van meerdere data modellen is ook mogelijk. Celonis Analyses Binnen Celonis kun je zoveel analyses maken als je wilt. Bij het maken van een nieuwe analyse begin je met het invoeren van een naam voor de analyse en het koppelen aan een specifiek data model. Iedere analyse bestaat uit een of meer componenten. De basiscomponent is meestal de Process Explorer component die de grafische weergave mogelijk maakt van het business proces dat wordt gerepresenteerd door de database en het bijbehorende data model. De Process Explorer De Process Explorer bevat een aantal standaard elementen waarmee je door de processen kunt navigeren. Het is daarbij mogelijk de schaal van de procesweergave te manipuleren (in- en uitzoomen), alsmede specifiek te filteren op bepaalde stappen en kenmerken van het proces (bv Toon alle inkoop-proces instanties waarbij wel een factuurontvangst maar geen goederenontvangst is geboekt ). De process explorer kan ook worden ingesteld op verschillende views, zoals op doorlooptijd van processtappen of frequentie van voorkomen van stappen.
5 Verder is een zeer handige functionaliteit het schuiven met de coverage indicatoren, waarbij je bijvoorbeeld kunt vragen om die processen weer te geven waarvan de flow in bv 80% van de gevallen voorkomt. 2 De Process Explorer Filters die je hebt gekozen staan bovenin de Explorer aangegeven en kunnen gemakkelijk met een muisklik worden verwijderd als je ze niet meer nodig hebt. Dashboards en queries De toegevoegde waarde wordt aanzienlijk vergroot als je vervolgens op het canvas naast de Pprocess Explorer ook Charts en Tabellen gaat toevoegen die specifieke informatie weergeven over de getoonde processen. Binnen een canvas zijn alle charts en tabellen en de getoonde process explorer automatisch aan elkaar gekoppeld, dus ieder toegepast filter is meteen van toepassing op alle getoonde gegevens.
6 3 Charts en Tabellen kunnen worden toegevoegd op een canvas mbt het getoonde proces Door middel van specifieke filters kunnen specifieke uitvragingen worden gedaan, zoals het selecteren van cases op basis van de waarde van een attribuut, het al dan niet van toepassing zijn van een specifieke processtap, doorlooptijdselectie, cases waarin dezelfde activiteit meerdere malen is voorgekomen etcetera. 4 Specifieke filters toepassen
7 Afhankelijk van de autorisaties kunnen al deze mogelijkheden aan verschillende gebruikers en rollen ter beschikking worden gesteld. Aanpasbaarheid en uitbreidbaarheid Als je tevreden bent met een canvas-analyse kun je deze Publiceren. Deze gepubliceerde versie kun je dan opnemen in standaard dashboards binnen de organisatie, uiteraard voorzien van alle bijbehorende autorisaties en roltoewijzingen. Alleen in Analyse-modus kun je wijzigingen aanbrengen in een Analyse-canvas. Op dat moment is een edit knop zichtbaar. Het is zeer eenvoudig om op basis van zo n canvas nieuwe tabellen en charts toe te voegen en vervolgens weer te publiceren. Met behulp van een eenvoudige download functionaliteit kunnen complete analyses vervolgens worden vastgelegd en gedeeld met anderen. De toegevoegde waarde van Celonis De toegevoegde waarde van Celonis bestaat uit meerdere aspecten. Op de eerste plaats kun je met behulp van Celonis complexe queries loslaten op grote hoeveelheden procesdata en exact vinden waar en op welke manier processen niet lopen zoals optimaal ontworpen of gedacht. Op de tweede plaats kunnen bottlenecks, KPI-afwijkingen en problemen worden opgespoord die vervolgens middels proceswijzigingen of automatisering kunnen worden opgelost. Door het gebruiken van Celonis zouden veel LEAN trajecten die in organisaties worden uitgevoerd sterk vereenvoudigd kunnen worden. Op de derde plaats levert Celonis process mining exacte informatie over hoe vaak en op welke wijze ingerichte Process Controls worden omzeild, waarmee Compliance monitoring sterk wordt ondersteund. Installatie Installeren van Celonis op een lokale PC is eenvoudig. Via een download van de Celonis server zorgt een wizard voor de installatie van de Celonis applicatie. In een demo omgeving is het handig om daarbij meteen Microsoft SQL Server te installeren zodat het mogelijk is de databases die in Celonis worden gebruikt te vullen en de data op een eenvoudige manier te manipuleren. Een server installatie
8 kost iets meer tijd, maar is ook recht toe recht aan. In de praktijk is vooral de koppeling van de aangemaakte databases aan de Celonis analysetool het lastigst omdat eventuele foutmeldingen nogal onduidelijk worden aangegeven. Een puntje om aan te werken. Starten met Celonis Celonis is een separate component op de prijslijst van SAP en heeft alleen als voorwaarde dat HANA beschikbaar is. Eerste stap in een Celonis traject is altijd een Proof of Concept, waarin in enkele dagen op basis van een klant case de waarde van Celonis kan worden aangetoond. En hoewel het zeker mogelijk is om je de Celonis functionaliteit zelf eigen te maken, is het volgen van een training bij Celonis sterk aan te bevelen. Deze trainingen zijn goed gestructureerd en ook nog eens erg leuk om te doen. Auteur Hans Diepstraten, Enterprise Architect bij Creetion