Weet wat er leeft bij werknemers Vijf onderzoeksinstrumenten voor het voortgezet onderwijs... Voeling houden met wat op school onder de werknemers leeft is van belang om de school goed te kunnen leiden. Managementrapportages, kengetallen, het overlegcircuit, functionele contacten, gesprekkencycli, het informele circuit leveren doorgaans voldoende informatie om te weten hoe het werk door werknemers wordt beleefd, welke problemen opgelost moeten worden en hoe het met de sfeer in school is gesteld. Voor het voortgezet onderwijs zijn verschillende instrumenten ontwikkeld die op een systematische wijze onder werknemers informatie verzamelen. In deze uitgave beschrijven we vijf van deze instrumenten om informatie te verschaffen over thema s op het snijvlak arbeid en gezondheid. Informatie waarmee duidelijk wordt wat onder werknemers leeft en oorzaken van onvrede en verzuim achterhaald kunnen worden. Waarom een vragenlijst inzetten?...1 Belangrijke voorwaarden voor de inzet van een vragenlijst...2 Analyse en rapportage...2 De Schoolgezondheidmeter...3 De Quickscan PSA...3 De Signaleringsmethode Werkdruk...5 Werken aan werkvermogen...6 Welzijnscheck-VO...7 Tot slot...8 Waarom een vragenlijst inzetten? Soms zijn signalen niet gemakkelijk te duiden of is er een probleem waarvan de oorzaken niet duidelijk zijn. Denk aan signalen van onvrede, een te hoog of stijgend verzuim. Door het voorleggen van een vragenlijst bereikt u dat werknemers nadenken over aspecten van hun werk. Wanneer geen vragenlijstonderzoek? Vragenlijstonderzoek is slechts een van de manieren waarop informatie verzameld kan worden. Het is een snelle manier om veel mensen te bevragen. Daar staat risico op oppervlakkigheid tegenover; er kan niet op antwoorden worden doorgevraagd en er kunnen belangrijke thema s worden gemist omdat er in de vragenlijst niet naar wordt gevraagd. Gebruik een vragenlijst niet als: - er onvoldoende bereidheid onder werknemers is om mee te doen aan een vragenlijstonderzoek (een lage respons leidt tot nietszeggende resultaten); - dezelfde of soortgelijke informatie verkregen kan worden uit gesprekken en/of (groeps)interviews (geldt vooral voor kleine scholen); - er geen bereidheid of ruimte (tijd, geld) bij het management is om de vragenlijstresultaten te vertalen naar concrete acties.
Belangrijke voorwaarden voor de inzet van een vragenlijst Voor elk van de beschreven instrumenten geldt dat een projectmatige aanpak, met aandacht voor het proces, de belangrijkste voorwaarden zijn voor succes. Dat betekent in ieder geval dat: - het opdrachtgeverschap zo hoog mogelijk in de organisatie is belegd; - er intern draagvlak is voor het project; bij voorkeur in de vorm van een breed samengestelde begeleidingsgroep (vertegenwoordigers van OP, OOP, directie/management en mr); - er investeringsbereidheid is voor maatregelen en/of interventies; - timing cruciaal is. Timing kan namelijk van invloed zijn op het resultaat; een vragenlijst afnemen vlak voor of na een langere vakantieperiode kan de resultaten voor werkbeleving in respectievelijk negatieve en positieve zin vertekenen. Analyse en rapportage Voor alle instrumenten die op groepsniveau uitspraken doen, geldt dat de groep meestal naar believen samengesteld kan worden. Relevante groeperingprincipes die samenhangen met het werk zijn bijvoorbeeld functie (OP, OOP en leiding), schooltype (vmbo, havo, vwo) of afdeling. Relevante groeperingprincipes die samenhangen met de persoonlijke kenmerken zijn bijvoorbeeld leeftijd en geslacht. Let op! Ter bescherming van de privacy zullen uitsplitsingen alleen gemaakt worden indien er meer dan 10 personen deel uitmaken van een groep. 2
De Schoolgezondheidmeter Wat is de Schoolgezondheidmeter? De Schoolgezondheidmeter (SGM) is een uitgebreide vragenlijst gericht op werkbeleving en sociaal beleid. Met de SGM kijkt u als het ware door de ogen van uw werknemers naar de kwaliteit van het werk en sociaal beleid in uw school. Na afname van de SGM weet u wat uw werknemers vinden van: - de inhoud van het werk - de stijl van leidinggeven - de interne communicatie - het personeelsbeleid - het arbo- en verzuimbeleid - de schoolcultuur - de werkbeleving / -belasting - de werk gerelateerde gezondheid In een overzichtelijke rapportage zijn de resultaten van uw school afgezet tegen de landelijke benchmark. Met deze rapportage kunt u zelf uw maatregelen treffen of daar gericht advies over inwinnen. Diagnose: u wilt weten wat in uw schoolorganisatie goed is en wat voor verbetering vatbaar is. Benchmarking: u wilt weten hoe uw school in vergelijking met de sector scoort. Monitoring: u heeft verbetermaatregelen doorgevoerd en wilt deze evalueren. Niet inzetten om individuele werkbeleving te meten. De SGM doet uitspraken over de kwaliteit van de schoolorganisatie. Een deskundige met, bijvoorkeur, een sociaal wetenschappelijke achtergrond of vergelijkbaar met onderzoekservaring. De SGM is een deskundigeninstrument, het is beslist geen doe-het-zelf instrument. Individuele opvang is niet nodig. Terugkoppeling van de vragenlijstresultaten gebeurt uitsluitend op groepsniveau. Uit de praktijk De vinger op de zere plek leggen. Dat wilde de nieuwe directeur van Scholengemeenschap Sophianum in Gulpen sinds zijn aantreden. Hij had namelijk het gevoel dat er onuitgesproken ongenoegens leefden tussen personeel en management. Hoofd P&O Anjo Janssens vertelt over het gebruik van de Schoolgezondheidmeter in het artikel Schoolgezondheidsmeter geeft zicht op werkbeleving. U vindt dit artikel op www.voion.nl > Publicaties (filteren op praktijkverhalen) 3
De Quickscan PSA Wat is de Quickscan PSA? De Quickscan PSA is een korte digitale vragenlijst (een selectie van 26 vragen uit de Schoolgezondheidmeter) die er op is gericht vast te stellen of (oorzaken van) psychosociale arbeidsbelasting nader onderzocht moet worden. De Quickscan PSA is een separaat in te zetten module van de Arboscan-VO (RI&E) en is vooral bedoeld om de mening van de werknemer mee te wegen in de beoordeling van PSA als risico1 1. De Quickscan PSA vertelt u of actie ten aanzien van psychosociale arbeidsbelasting noodzakelijk is. Een rapportage in stoplichtmodel wordt automatisch gegenereerd. De scores rood en oranje betekenen dat u er verstandig aan doet maatregelen te treffen. In het kader van de RI&E betekent dit dat u minimaal een maatregel in het plan van aanpak moet opnemen ter vermindering van de psychosociale arbeidsbelasting. Bijvoorbeeld het beleid gericht op het voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting kritisch tegen het licht te houden, een grootschaliger onderzoek naar psychosociale arbeidsbelasting onder alle werknemers starten of, als de oorzaken wel bekend zijn, maatregelen te treffen of te plannen. Staafdiagrammen geven u een indruk van de onderwerpen die aandacht behoeven. Dat kan zijn: - tijdsdruk (kwalitatief en kwantitatief) - verhouding met collega s - (ongewenst/storend) leerlinggedrag - verhouding met schoolleiding - verhouding tussen OP en OOP - materiële arbeidsomstandigheden - gedrag ouders - (gebrekkig) loopbaanperspectief - gebrekkige faciliteiten (roosterwijziging/werkplek) - vervangen of overnemen van lessen - onveilige situaties - (verschillen in) capaciteiten/niveau van de leerlingen Diagnose: u wilt weten of actie ten aanzien van psychosociale arbeidsbelasting in uw schoolorganisatie noodzakelijk is. Al dan niet in het kader van een RI&E. Benchmarking: geen. Monitoring: minder geschikt voor evaluatie. Niet inzetten om individuele werkbeleving te meten. Niet inzetten als u meer dan een globale indruk wilt krijgen van de ervaren psychosociale arbeidsbelasting en de organisatiegebonden oorzaken ervan. De Quickscan PSA is een doe-het-zelf instrument. De handleiding voor de Quickscan PSA is opgenomen in de gebruikershandleiding van de Arboscan-VO (www.arboscan-vo.nl). Individuele opvang is niet nodig. Terugkoppeling van de vragenlijstresultaten gebeurt uitsluitend op groepsniveau. 1 Doorgaans wordt de RI&E uitgevoerd door arbocoördinatoren en preventiemedewerkers die risico s in de school beoordelen. Juist op het punt van psychosociale arbeidsbelasting is het van belang de beleving van werknemers in dat oordeel te betrekken. De Quickscan PSA hoeft niet onder het voltallige personeel te worden uitgezet, een a-selecte steekproef van ongeveer 10% (doch minimaal 10 respondenten) kan volstaan om te beoordelen of nadere inventarisatie van de psychosociale arbeidsbelasting noodzakelijk is. 4
De Signaleringsmethode Werkdruk Wat is de Signaleringsmethode Werkdruk? De Signaleringsmethode Werkdruk is een digitale vragenlijst die stress- en psychosomatische klachten van uw werknemers meet en daarbij de belangrijkste bronnen van werkdruk in kaart brengt. Na afname van de Signaleringsmethode Werkdruk weet u: - in welke mate uw werknemers stress ervaren; - hoe gezond uw werknemers zich voelen; - welke werkzaamheden uw werknemers als oorzaak van stress en ongezondheid aanwijzen; - welke van de genoemde oorzaken met prioriteit aangepakt moeten worden. Kortom; u krijgt antwoord op de vraag of uw beleid, gericht op het voorkomen en beheersen van psychosociale arbeidsbelasting en stress, effectief is. Een stoplichtmodel rapportage geeft een oordeel over de stress die werknemers ervaren. Werknemers die in het rood scoren ervaren structureel stress, oranje staat voor regelmatig stress ervaren en groen voor bijna nooit. Het rapport vermeldt tevens welke aspecten in het werk het meest van invloed zijn op de door de werknemers ervaren stress. U weet dan in welke richting u oplossingen voor bovenmatige stress moet zoeken. De methode koppelt desgewenst op individueel niveau het resultaat summier (rood, oranje of groen) terug. Deze terugkoppeling is uitsluitend voor persoonlijk gebruik. De verantwoordelijkheid om al dan niet te handelen op grond van het resultaat ligt bij de werknemer zelf. Diagnose: u wilt weten hoe gestressed uw werknemers zijn en wat daarvoor de belangrijkste werkgebonden oorzaken zijn. Benchmarking: geen. Monitoring: u heeft verbetermaatregelen doorgevoerd en wilt deze evalueren. Niet inzetten voor individuele terugkoppeling. De Signaleringsmethode Werkdruk gaat alleen in op werkgebonden oorzaken van stress, de methode meet geen persoonsgebonden oorzaken. Een deskundige met, bijvoorkeur, een sociaal wetenschappelijke achtergrond of vergelijkbaar met onderzoekservaring en kennis van (organisatie)stress. De Signaleringsmethode Werkdruk is een deskundigeninstrument, het is beslist geen doe-het-zelf instrument. Indien er geen individuele terugkoppeling geleverd wordt, is individuele opvang strikt genomen niet noodzakelijk. Wel is het aan te raden tijdens de voorlichting voorafgaand aan het onderzoek op te merken dat men, mocht daartoe aanleiding zijn, een afspraak kan plannen met de bedrijfsarts. Als de resultaten individueel teruggekoppeld worden, is het aan te raden om een vorm van eerste opvang te regelen. 5
Werken aan werkvermogen Wat is Werken aan werkvermogen? Werken aan werkvermogen is een project van Voion waarin de vragenlijst Work Ability Index (de WAI, of index werkvermogen ) gecombineerd is met vragen over werkbelasting, mentale belasting en werktevredenheid (werkbeleving) en vragen naar o.a. werkverhouding (met collega s en leiding), sfeer, taakverdeling en binnenklimaat. De WAI brengt het individuele werkvermogen in kaart. Werkvermogen is de mate waarin iemand zowel lichamelijk als psychisch in staat is om te werken. Werknemers die laag scoren op de werkvermogenindex hebben op langere termijn een verhoogde kans op uitval uit het werk. De werkbeleving en de aanvullende vragen hebben betrekking op de zachte kanten van het werk. Zij geven een indicatie van de mate waarin werknemers zich belast voelen en hoe zij de zachte kanten van het werk waarderen. De werknemer krijgt na het invullen van de vragenlijst een persoonlijke brief met een toelichting op zijn individuele score. De school ontvangt een groepsrapportage over het werkvermogen en de werkbeleving. Bij voldoende respondenten kunnen de resultaten eventueel uitgesplitst worden; bijvoorbeeld voor OP en OOP. Diagnose: u wilt weten hoe vitaal en inzetbaar uw werknemers zijn. Benchmarking: voor de WAI zijn normen beschikbaar. Voor het werkbelevingsdeel en de aanvullende vragen zijn referentiegegevens beschikbaar. Monitoring: u heeft verbetermaatregelen doorgevoerd en wilt deze evalueren. Deelname aan het project Werken aan werkvermogen heeft geen zin indien de werkgever niet bereid is om een bijdrage te leveren aan individuele interventies en heeft evenmin zin indien er niet de bereidheid is om beleid op duurzame inzetbaarheid te voeren. Het project Werken aan werkvermogen wordt voor het vo tot op heden uitsluitend door Voion evoerd in samenwerking met onafhankelijke deskundige werkbelevingscoaches. Werknemers die ongunstig scoren op de werkvermogenindex of ongunstig scoren voor werkbeleving, worden vrijblijvend uitgenodigd voor een gesprek met een werkbelevingscoach. Doel van dit gesprek is na te gaan wat de achtergronden zijn voor de ongunstige score(s) en het verkennen van oplossingsrichtingen. Uit de praktijk Greep krijgen op ziekteverzuim was een belangrijke prioriteit op het Dorenweerd College in Doorwerth. De school zette de eerste stappen naar een gezondheidsbeleid door het verzuimprotocol te herzien en de discussie over verzuim te openen. Het project Werken aan werkvermogen gaf nieuwe handvatten voor maatregelen. Lees meer over de toepassing van Werken aan werkvermogen op het Dorenweerd College in het artikel op www.voion.nl > Publicaties (filteren op praktijkverhalen) Ook het Minkema College in Woerden heeft gebruik gemaakt van het project Werken aan werkvermogen. Blik op Werk heeft hierover een filmpje gemaakt wat te zien is op www.voion.nl > Instrumenten > Project werken aan werkvermogen. 6
Welzijnscheck-VO Wat is de Welzijnscheck-VO? De Welzijnscheck-VO is een webbased vragenlijst primair voor individueel gebruik. De Welzijnscheck-VO bestaat uit een aparte vragenlijst voor lesgevenden en voor niet-lesgevenden. De vragenlijst informeert naar onderwerpen die te maken hebben met het welzijn in relatie tot de werkzaamheden op school. Tevens wordt er kort aandacht besteed aan de leefstijl en de gezondheidssituatie van de werknemer. De vragenlijst is onderverdeeld in de volgende acht rubrieken: - Functie en werkzaamheden - Uw direct leidinggevende - Omgang met collega s - Werkomstandigheden - Werktempo en werkhoeveelheid - Situatie buiten het werk - Werkbeleving - Gezondheid De deelnemer aan de Welzijnscheck-VO krijgt direct na het afronden van de vragenlijst de mogelijkheid om een persoonlijke rapportage te downloaden. Diagnose: een werknemer wil weten hoe hij of zij scoort op gezondheid, welzijn en werkbeleving. Of de werkgever wil weten hoe de groep(en) werknemers scoren op gezondheid, welzijn en werkbeleving. Benchmarking: voor de Welzijnscheck-VO zijn afkappunten / normen beschikbaar. Monitoring: De Welzijnscheck-VO is te gebruiken in het kader van het wettelijk verplicht periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek2 2 in de vorm van PAGO of als preventief medisch onderzoek (PMO) voor het onderdeel welzijn. De Welzijnscheck-VO is ook geschikt om verbetermaatregelen te evalueren. Het staat individuele werknemers te allen tijde vrij de vragenlijst in te vullen en al dan niet iets met het rapport te doen. Als de Welzijnscheck-VO wordt gebruikt op groeps- of organisatieniveau dan gelden de in de inleiding gemelde overwegingen. De school kan er voor kiezen de welzijnscheck groepsgewijs af te nemen. In dat geval ontvangt de werkgever een groepsrapportage over de eerder genoemde acht rubrieken. Dit rapport kan aanleiding zijn voor bijstelling van beleid of treffen van maatregelen al dan niet na het doen van nader onderzoek naar concrete oplossingsrichtingen. De Welzijnscheck-VO kan ook worden gebruikt om groepsrapportages te genereren. Gezien de aard van het onderzoek wordt scholen ontraden het groepsonderzoek zelfstandig uit te voeren. De interpretatie van resultaten vergt specifieke onderzoeks- en vakdeskundigheid (sociaalmedisch- en of gedragswetenschappen). Ervaring leert verder dat de respons achterblijft als een groepsonderzoek door de directie van een school zelfstandig wordt uitgevoerd. Respondenten stellen in deze situatie veelal de anonimiteit ter discussie. Indien de Welzijnscheck-VO door de werkgever wordt ingezet en het persoonlijk rapport van een werknemer hiertoe aanleiding geeft, is het van belang dat er deskundige achtervang is. 2 http://wetten.overheid.nl/bwbr0010346/geldigheidsdatum_05-09- 2011#Hoofdstuk4623723_PAR623832 7
Uit de praktijk Het Zuyderzee College Emmeloord koos voor de Welzijnscheck-VO om het welzijn en de gezondheid van de werknemers goed in beeld te krijgen. Voordeel voor werknemers is, dat ze een persoonlijke rapportage krijgen. Lees meer over het gebruik van de Welzijnscheck- VO door het Zuyderzee College in het artikel Welzijnscheck maakt arboplaatje compleet op www.voion.nl > Publiczties (filteren op praktijkverhalen). Tot slot Voor advies over de toepassing van deze onderzoeksinstrumenten en eventuele begeleiding bij de aanpak in uw school kunt u contact opnemen met een van de consultants van Voion. U kunt via het servicecenter een afspraak maken, telefoonnummer 045-579 6024 en e-mail: info@voion.nlof kijk op www.voion.nl... Over Voion Voion is het Arbeidsmarkt & Opleidingsfonds voor het voortgezet onderwijs en zet zich in om samen met scholen vraagstukken op te lossen op het gebied van arbeidsmarkt, mobiliteit, professionalisering en veilig, gezond en vitaal werken. Voion ondersteunt schoolbesturen, directies, P&O-ers, mr-en, arbocoödinatoren, maar ook docenten, OOP ers en sociale partners. Voion ontsluit kennis, doet onderzoek, ontwikkelt nieuwe instrumenten en adviseert en begeleidt scholen in (pilot)projecten. Ook initieert en faciliteert Voion netwerken op verschillende niveaus, publiceert good practices en biedt trainingen aan. Voion werkt voor en samen met werkgevers en werknemers in het voortgezet onderwijs, en wordt bestuurd door de sociale partners in het voortgezet onderwijs.... WWW.VOION.NL 8