Infodag Hosted mail 10 maart 2016 The Interactive Hub
Agenda 13u Ontvangst 13u30 14u 14u15 14u45 15u 15u30 Waarom dit project & hoe werken we praktisch verder? Hans Hubin Wat houdt het contract & de licentie in? Comparex Exchange Online en informatieveiligheid Microsoft Optimalisatie van de mailomgeving Kristof Brams De vele mogelijkheden & kanttekeningen van Exchange Online & o365 Hans Hubin Vragen en antwoorden
Waarom dit project & hoe werken we praktisch verder? Hans Hubin - VERA
Stopzetting hosted services Colt 30 juli 2015 Niet enkel hosted mail, maar alle hosted services Heel Europa Verlieslatend Sterke concurrentie van o.a. Microsoft (o365) Oorspronkelijk einde 31 oktober 2015 Bijgesteld wegens schending contractuele voorwaarden
Zoektocht naar een oplossing: de voorwaarden Kostprijs mocht niet hoger zijn Technologisch minstens evenwaardig: Volledige integratie in Outlook Naast e-mail ook agenda s Aandacht voor informatieveiligheid Oplossing moest gedragen worden door de werkgroep Hosted mail
Zoektocht naar een oplossing: de overwegingen Optie 1: Aanbesteding Te weinig tijd voor normale procedure (doorlooptijd tot gunning minstens 5 maanden) Procedure met hoogdringendheid: Geldig voor max 2 jaar Procedure moest dan later opnieuw worden overgedaan 2x migratie Zijn er bestaande raamcontracten? Het moest een hosted oplossing zijn - geen lokale mailserver: Financieel en juridisch niet interessant Veel expertise en onderhoud nodig naar back-ups en veiligheid Optie2: VERA stopt ermee en de besturen moeten zelf maar een oplossing zoeken
Zoektocht naar een oplossing: de werkgroep Spoedoverleg op 3 augustus 12 besturen vertegenwoordigd Werkgroep steunt keuze voor Microsoft Exchange Online: Er kan afgenomen worden van het bestaande raamcontract CIPAL Comparex enkel verdeler van licenties - hosting is bij Microsoft zelf Gestandaardiseerde oplossing: zelfs indien problemen met Comparex kunnen we bij Microsoft blijven Grotere mailboxen Prijzen lijken OK Verschillende afstemmomenten via e-mail
Zoektocht naar een oplossing: verdere uitklaringen Juridisch Afname raamcontract 2 contracten: Comparex/VERA - verantwoordelijkheid Licenties Onderhandelen met Microsoft Verschillende licentiemodellen en modaliteiten van het contract Prijzen Licentiekost Migratiekost Servicekost Planning Tijd per bestuur voor ondersteuning ter plaatse volgens aantal mailboxen Extra hulp: externe consultants nodig gezien de krappe deadline
Zoektocht naar een oplossing: technisch Samenwerking met Colt: Export instellingen Testen De-activatie oude omgeving Voorbereiding door VERA: Controle van de data Opzetten nieuwe tenant (= o365 omgeving voor 1 organisatie) Manuele correcties Datamigratie naar nieuwe mailomgeving Automatisering van de Outlook-installaties
Zoektocht naar een oplossing: keuzes Wegens tijdsgebrek keuzes moeten maken: Migratie AS-IS Gemeente OCMW niet samen op 1 tenant geplaatst Sommige besturen hebben geen optimale configuraties Licenties optimaliseren Elk bestuur had vrije keuze om al dan niet te migreren: Sommige besturen hebben een andere oplossing gekozen VERA heeft ook deze besturen begeleid Nieuwe besturen bijgekomen Wegens strakke deadline pas in januari gemigreerd
Trial licenties Start opzet tenant: 1 à 2 weken voor de dag van migratie Elk bestuur in trial opgestart: > 50 mbx: licenties besteld voor de migratie < 50 mbx: trial licenties van 1 maand - 2x verlengd Ondertussen hebben alle besturen betalende licenties
Bijbestellingen Niet onmiddellijk! E-mail sturen naar servicedesk@vera.be Bestelling plaatsen bij Comparex Na +/- 1 week: ontvangst licentiesleutel Licentie toevoegen in de licensing portal van het bestuur Licenties zichtbaar in de beheeromgeving Licentie koppelen aan nieuwe gebruiker Best practice: 1 extra licentie Tijdig bestellen!
Contracten & facturen Opzeg mailbox: Licentie is 1 jaar geldig - weg op de vervaldag Licentie kan overgedragen worden naar nieuwe gebruiker 2 contracten: Comparex en VERA Opzeg hosted mail: zowel bij Comparex als bij VERA 2 facturen: Comparex: Licenties Exchange Online Jaarlijks (+ bijbestellingen) VERA: Servicekost 3-maandelijks
Verlengingen Jaarlijks verlengen Comparex zal tijdig een contractverlenging sturen Bevestigen aan Comparex
Opleidingen PIVO (1) http://www.vlaamsbrabant.be/pivo/informatica/maatwerk-engroepsopleidingen/groepsopleidingen/mailen-en-agendabeheer-met-outlook.jsp
Opleidingen PIVO (2) http://www.vlaamsbrabant.be/pivo/informatica/maatwerk-engroepsopleidingen/groepsopleidingen/haal-meer-uit-je-outlook.jsp
Opleidingen PIVO (3) http://www.vlaamsbrabant.be/pivo/informatica/maatwerk-engroepsopleidingen/groepsopleidingen/outlook-je-hulp-bij-timemanagement.jsp
Wat houdt het contract & de licentie in? Stefan Billiet - Comparex
Exchange Online en informatieveiligheid Gunter Staes - Microsoft
Optimalisatie van de mailomgeving Kristof Brams - VERA
De vele mogelijkheden & kanttekeningen van Exchange Online & o365 Hans Hubin - VERA
Exchange online = Office365 Exchange Online is een onderdeel van o365 Raamcontract bevat meer: oa ook andere abonnementen o365 Eigenschappen Exchange Online: Opslagruimte van 50 GB Ondersteuning voor Outlook Toegang via internet (Outlook Web App) Outlook-app (IOS, Android en Windows 10) Gedeelde agenda en contactpersonen Beveiliging tegen malware en spam
o365 Business Business Essentials Business Business Premium E-mail Geen e-mail E-mail Onedrive business 1TB Onedrive business 1TB Onedrive business 1TB HD-videovergaderingen Office Online Volledige, geïnstalleerde Office op pc/mac Office-apps op tablets en telefoons HD-videovergaderingen Volledige, geïnstalleerde Office op pc/mac Office-apps op tablets en telefoons Max 300 gebruikers Max 300 gebruikers Max 300 gebruikers
o365 Enterprise Enterprise E1 Enterprise E3 Enterprise E5 E-mail E-mail E-mail Onedrive business 1TB Onedrive business 1TB Onedrive business 1TB HD-videovergaderingen HD-videovergaderingen HD-videovergaderingen Office Online Volledige, geïnstalleerde Office op pc/mac Office-apps op tablets en telefoons Sharepoint Sharepoint Sharepoint Volledige, geïnstalleerde Office op pc/mac Office-apps op tablets en telefoons Integratie met telefooncentrale Onbeperkt gebruikers Onbeperkt gebruikers Onbeperkt gebruikers
Verschil o365 Business & Enterprise Beperkingen business: Installatie van Office mag niet in een gevirtualiseerde omgeving Geen plug-ins/add-ins Geen koppelingen met CRM/ERP of andere bedrijfsapplicaties Geen group policies Geen dubbele licentie (online/on premise) toegelaten Geen Excel spreadsheet compare
Rol van VERA Exhange Online: Hulp beheer mailomgeving (servicedesk) Hulp met configuratie Outlook Bestellen extra licenties Licenties beschikbaar in de portal Opvolging problemen Exchange Online 30/mnd + 5% licentieprijs Wil je NU een o365 licentie: Voorlopig geen ondersteuning vanuit VERA Berekening servicekost enkel op het onderdeel Exchange Online
Wat kan VERA in de toekomst bieden? (1) Indien het bestuur meer wil dan Exchange Online, wat kan VERA dan bieden in de toekomst? Oneindig veel mogelijkheden zorgen voor veel nood aan ondersteuning Voorbeeld: Besturen bellen met een vraag over bijvb Word/Excel SharePoint opzetten en onderhouden Hoe Skype for Business koppelen aan telefooncentrale VERA heeft onvoldoende kennis en resources voor ondersteuning
Wat kan VERA in de toekomst bieden? (2) Voorstel: Opstart werkgroep Deel 1: Uitzoeken voordelen/nadelen o365 t.o.v. klassieke licenties Vergelijking verschillende abonnementen en hun meerwaarde Scenario s uitwerken wanneer instap interessant is Deel 2: Is er een rol weggelegd voor VERA? Welke rol? Waarmee kan VERA de besturen ondersteunen? Is er een rol weggelegd voor gespecialiseerde consultancy? Welke taken? Wie is een geschikte partij?
Ideeën? Interesse? Wat denken jullie? Andere zaken die aan bod kunnen komen? Wie overweegt o365? Wie heeft interesse?
Vragen?