QUEST SOFTWARE, INC. CODE VOOR ZAKELIJK GEDRAG EN ETHIEK (Als zodanig gewijzigd in november 2009) Inleiding Quest Software, Inc. ( Quest ) spant zich ten volle in voor de naleving van de strengste normen voor zakelijk gedrag en ethiek in alles wat we doen. De integriteit en de reputatie van ons bedrijf berusten op de eerlijkheid, getrouwheid en integriteit die tijdens het werk wordt tentoongespreid door iedere persoon die aan Quest verbonden is. We verwachten dat werknemers hun gezond verstand gebruiken, blijk geven van wijsheid en zich aan de strengste persoonlijke ethische normen houden in hun beslissingen en in hun handelingen die van invloed zijn op hun werkprestatie, op andere werknemers of op de legitieme bedrijfsbelangen van Quest. In deze code kunnen onmogelijk alle praktijken en principes worden beschreven die met ethisch gedrag in verband staan, noch kan hierin worden ingegaan op alle situaties die een ethisch of moreel vraagstuk behelzen. Deze code gaat in op bepaalde gedragingen die vooral heel belangrijk zijn voor een juiste omgang met de mensen en entiteiten waarmee we te maken hebben, maar weerspiegelt slechts een deel van onze inzet voor ethisch zakelijk gedrag. Bovendien dient de code als een aanvulling op het handboek voor werknemers van Quest en alle andere beleidslijnen die door Quest zijn ingesteld. Van functionarissen, managers en andere verantwoordelijken wordt verwacht dat ze de werknemers een bewust commitment bijbrengen aan zowel de letter als de geest van de code. Ook wordt van managers en andere verantwoordelijken verwacht dat ze zorgen dat - en controleren of - alle agenten en contractanten zich aan de normen in deze code houden wanneer ze voor of namens Quest werk uitvoeren. Vragen of opmerkingen moeten worden voorgelegd aan een manager of aan de Compliance Officer, David Cramer, die de General Counsel is. Bovendien dienen de werknemers oplettend te zijn en mogelijke overtredingen van de code door anderen te rapporteren zonder bang te hoeven zijn voor represailles in welke vorm dan ook. Indien van een werknemer wordt ontdekt dat deze de normen in deze code heeft overtreden, worden er disciplinaire maatregelen tegen de persoon genomen, waaronder eventuele beëindiging van diens arbeidscontract en, indien hiertoe aanleiding is, civielrechtelijke stappen of uitlevering aan de politie voor strafrechtelijke vervolging. 1. Naleving van de wet Gehoorzaamheid aan de wet, zowel naar de letter als naar de geest, vormt het fundament van deze code. Wij hebben alleen succes als iedere werknemer zich houdt aan de wettelijke richtlijnen en met de plaatselijke, nationale en internationale autoriteiten meewerkt. Het is daarom van essentieel belang dat de werknemers begrijpen welke juridische en reglementaire bepalingen van toepassing zijn op het terrein van hun verantwoordelijkheid en hoe belangrijk het Herziening november 2009 1
is om zich aan deze bepalingen te houden. Van alle werknemers wordt verwacht dat ze zich houden aan de relevante wetten, regels en reglementen die met hun werk te maken hebben, waaronder ook antitrustwetten en wetten i.v.m. zakelijke praktijken en i.v.m. handel in effecten of belangen met voorkennis. Gezien de aard en de omvang van de activiteiten van Quest zou het onpraktisch zijn om alle wettelijke eisen te beschrijven die van toepassing kunnen zijn op de functie of locatie van iedere werknemer. Evenmin verwachten wij dat alle werknemers op de hoogte zijn van alle wettelijke eisen die van toepassing zijn in andere landen dan het land waarin zij gevestigd zijn. Wel wordt van alle werknemers verwacht dat zij een aantal algemene regels begrijpen en dat zij een praktische basiskennis hebben van de van toepassing zijnde wetten en verboden activiteiten met betrekking tot hun werk voor Quest. Als u een vraag hebt over de naleving van wetten, regels en dergelijke is het belangrijk dat u deze voorlegt aan een verantwoordelijke of aan de Compliance Officer. 2. Belangenverstrengeling; Verbonden Partijen Gedrag dat leidt tot belangenverstrengeling ten opzichte van de activiteiten van Quest is voor iedere werknemer verboden. Er is sprake van "Belangenverstrengeling" wanneer de persoonlijke belangen van een werknemer op enige wijze verstrengeld raken of in strijd zijn met de belangen van Quest, of wanneer er om andere redenen twijfel bestaat over zijn of haar objectiviteit in de behartiging van de zaken van Quest. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling kan zeer schadelijk zijn en moet ten strengste worden vermeden. Bovendien wordt van werknemers verwacht dat zij zich volledig concentreren op de activiteiten van Quest en is het werknemers verboden om handelingen te doen die een negatief effect hebben op hun prestatie of verantwoordelijkheden voor Quest of die op andere wijze in strijd zijn met of nadelig zijn voor Quest. Als u vragen hebt over mogelijke belangenverstrengeling of als u zich bewust wordt van feitelijke of mogelijke belangenverstrengeling, moet u de zaak met uw manager of de Compliance Officer bespreken. Als u een situatie opmerkt waarvan u in goed vertrouwen gelooft dat het een feitelijke of mogelijke belangenverstrengeling betreft, moet u uw manager of de Compliance Officer ook van die situatie op de hoogte brengen. Als een manager zich in een situatie bevindt die een feitelijke of mogelijke belangenverstrengeling inhoudt, ga dan rechtstreeks naar de Compliance Officer. Meldingen door werknemers worden zo vertrouwelijk mogelijk en op een voor de omstandigheden gepaste wijze behandeld. Hieronder volgen voorbeelden van situaties die een daadwerkelijke of schijnbare vorm van belangenverstrengeling inhouden of veroorzaken: Betrokkenheid van uzelf of een van uw familieleden als werknemer, directeur, consultant of in een andere hoedanigheid bij een van de concurrenten, klanten of verkopers van Quest. We begrijpen dat veel werknemers partners of familieleden hebben die in dienst zijn van andere bedrijven, vaak concurrenten, klanten of verkopers van Quest. We Herziening november 2009 2
verwachten niet noodzakelijkerwijs dat de werknemer of zijn of haar familieleden hun werkrelaties veranderen. Er kunnen situaties ontstaan waarbij, als gevolg van het betreffende verantwoordelijkheidsniveau of de toegang tot gevoelige bedrijfsinformatie, niet kan worden toegestaan dat de werknemer zijn of haar werk voortzet in zijn of haar huidige rol. In de meeste gevallen zal dit echter niet worden geëist en is onze basisverwachting dat de werknemer melding maakt van de betrekking van zijn of haar familielid in elke situatie waarbij de werknemer betrokken is bij bedrijfsmatige beslissingen of bij activiteiten waarin de werkgever van zijn of haar familielid te maken heeft met Quest, en dat de werknemer niet bij die situatie betrokken blijft. Op directe of indirecte wijze eigenaar zijn van een groot financieel belang in enige entiteit die zaken doet of wil doen met Quest of die met Quest concurreert. Er is in dit geval sprake van een groot financieel belang als een werknemer 1% of meer van het andere bedrijf bezit, aangezien geen belangenverstrengeling wordt verwacht bij een lager percentage. Op directe of indirecte wijze vragen om geschenken, dienstbewijzen, leningen of voorkeursbehandeling aan enige persoon of entiteit die zaken doet of wil doen met Quest, of het geven of aanvaarden van ongepaste geschenken (zie sectie 6, Geschenken en entertainment hieronder). Op directe of indirecte wijze vragen om bijdragen voor goede doelen of voor een politieke kandidaat aan enige persoon of entiteit die zaken met ons doet of wil doen. Misbruik maken van zakelijke kansen voor het bedrijf (zie sectie 3, zakelijke kansen voor het bedrijf hieronder). Bedrijfsmiddelen, waaronder de tijd, naam, informatie, apparatuur of faciliteiten van Quest, aanwenden voor persoonlijk gebruik. Als werknemer van Quest zakelijke transacties afsluiten met iemand die familie van u is of die u op andere wijze na staat, of met een bedrijf waarin u aanzienlijke financiële belangen hebt. Als aanvulling op het eerste punt hierboven geldt dat u geen zaken mag doen met een familielid of met een bedrijf waarin u of een familielid een senior managementfunctie bekleedt, behalve als dit gebeurt in overeenstemming met deze Code. Dergelijke zaken worden aangeduid met de term transacties tussen verbonden partijen. Als u een transactie tussen verbonden partijen voorstelt of als een dergelijke transactie onvermijdelijk is, dan moet u volledige schriftelijke melding maken van de aard van de transactie tussen verbonden partijen aan de Vice President van Quest die verantwoordelijk is voor uw bedrijfsfunctie of -locatie en aan de Compliance Officer (of, in het geval van de Compliance Officer, aan het Audit Committee van de raad van bestuur). Als de Compliance Officer vaststelt dat de transactie tussen verbonden Herziening november 2009 3
partijen van belang is voor Quest of dat een leidinggevende of directielid bij deze transactie is verbonden, dan moet het Audit Committee de raad van bestuur van Quest vooraf toestemming geven tot de transactie tussen verbonden partijen voordat u de transactie kunt afronden. Bovendien moet de transactie tussen verbonden partijen dusdanig worden uitgevoerd dat de verbonden partij geen voorkeursbehandeling krijgt. 3. Zakelijke kansen voor het bedrijf De werknemers zijn verplicht, in het belang van Quest te handelen wanneer de gelegenheid hiertoe zich voordoet. De werknemers mogen geen persoonlijk gewin behalen uit kansen die aan hen worden voorgelegd of die ze ontdekken als gevolg van hun positie bij Quest of persoonlijk gewin behalen uit het gebruik van informatie die het eigendom is van Quest, tenzij ze daartoe op de juiste wijze toestemming hebben verkregen. Zelfs mogelijkheden die privé door werknemers worden bemachtigd kunnen hieronder vallen, als ze verbonden zijn aan de huidige of voorgestelde bedrijfsactiviteiten van Quest. Geen enkele werknemer mag zijn of haar positie bij Quest of eigendommen of informatie van het bedrijf gebruiken voor ongepast persoonlijk gewin, of op enige wijze met Quest concurreren. U mag dergelijke kansen niet voor persoonlijk gewin benutten tenzij u volledige schriftelijke melding maakt van de kans aan de Compliance Officer of aan de raad van bestuur en de Compliance Officer of de raad van bestuur vaststelt dat het Bedrijf af zal zien van het benutten van deze kans. 4. Boekhouding en administratie; financiële integriteit; openbare verslaglegging Quest spant zich ten volle in om zich te houden aan alle van toepassing zijnde beveiligingswetten en -reglementen, accountingstandaarden, boekhoudkundige controle en auditpraktijken. De integriteit van de administratie van Quest en de openbare verslaglegging berusten op de juistheid, nauwkeurigheid en volledigheid van de informatie die de posten in de boekhouding ondersteunt. Daarom moeten de werknemers zorgen dat alle bedrijfs- en zakelijke administratie nauwkeurig en waarheidsgetrouw wordt uitgevoerd. Het boeken van valse, fictieve of misleidende posten, ongeacht hun al of niet verbonden zijn aan financiële resultaten of testresultaten, is streng verboden. De administratie van Quest dient als basis van het beheer van ons bedrijf en is belangrijk in het tegemoetkomen aan onze verplichtingen jegens klanten, leveranciers, crediteuren, werknemers en anderen met wie we zaken doen. Het is daarom belangrijk dat onze boekhouding, administratie en accounts nauwkeurig en getrouw zijn en op redelijk gedetailleerde wijze aangeven wat onze activa, passiva, inkomsten, kosten en uitgaven zijn, alsook alle transacties en wijzigingen in activa en passiva aangeven. Wij eisen het volgende: de voorwaarden van alle verkooptransacties moeten nauwkeurig worden weergegeven in de documentatie van die transacties; de werknemers moeten alle documentatie opstellen volgens de beleidslijnen van Quest; de documentatie die u in samenhang met een transactie indient, moet volledig zijn en u mag geen 'side letters' of andere verboden communicatie met klanten uitwisselen; Herziening november 2009 4
er worden geen posten geboekt in onze boekhouding en/of administratie die opzettelijk de aard van enige transactie of van enige van onze passiva verbergen of die enige transactie inzake accounts of boekingsperioden onjuist weergeven; alle transacties worden ondersteund door de gepaste documentatie; de werknemers houden zich ten allen tijde aan ons systeem van interne controles; en er worden geen gelden of andere activa achtergehouden voor welk doel dan ook, in ongeboekte of "niet in de boeken opgenomen" fondsen. De verslagen voor onze managers, aandeelhouders en crediteuren alsook voor de autoriteiten, zijn gebaseerd op de administratieve boeken en bescheiden van Quest. Vooral de periodieke en courante verslagen die we bij de SEC deponeren berusten op de administratieve boeken en bescheiden en op de overige zakelijke- en bedrijfsadministratie. De informatie in deze verslagen moet absoluut volledig, getrouw, nauwkeurig, tijdig en begrijpelijk zijn en moet een getrouw beeld geven van onze financiële conditie en bedrijfsresultaten. Alle werknemers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen, verzamelen of analyseren van gegevens of informatie voor de opstelling of registratie van de periodieke deponeringen van Quest bij de SEC of enige andere openbare communicatie, of voor enige andere activiteit in verband daarmee, moeten zorgen dat ze hun taken uitvoeren op een wijze die bevorderlijk voor Quest is en die haar helpt en in staat stelt om deze volledig, getrouw, nauwkeurig, tijdig en op begrijpelijke wijze bekend te maken. Iedere werknemer die zich bewust wordt van enige afwijking van deze normen, is verantwoordelijk om zijn of haar kennis zo snel mogelijk aan zijn of haar manager of aan de Compliance Officer door te geven en kan dit doen zonder bang te hoeven zijn voor enige vorm van represailles. Het Audit Committee van de raad van bestuur van Quest ziet toe op de behandeling van klachten en uitingen van bezorgdheid van werknemers op dit vlak. Om het werknemers gemakkelijk te maken om klachten te rapporteren, heeft onze Audit Committee procedures vastgelegd voor de ontvangst, bewaring en behandeling van klachten over onze boekhouding, interne boekhoudcontroles of auditingzaken en voor de confidentiële, anonieme indiening door werknemers van klachten of uitingen van bezorgdheid over ongerijmdheden in boekhouding of auditing. Op ons bedrijfsintranet en in uw handboek voor werknemers vindt u meer informatie over deze procedures. Als u gelooft dat onze bepalingen voor financiële verslaglegging zijn geschonden, neem dan contact op met de Compliance Officer. Ook kunt u contact opnemen met het Audit Committee op auditcommittee@quest.com. Als u anoniem wilt blijven, door de website te bezoeken op www.quest.com/audit of door de hotline te bellen op 1-877-226-2315. De hotline en de website worden door onafhankelijke derden beheerd om de vertrouwelijkheid en waar nodig de anonimiteit te handhaven. Herziening november 2009 5
5. Fatsoenlijk zaken doen: zakelijke praktijken Quest streeft ernaar, op eerlijke en rechtvaardige wijze de concurrentie voorbij te streven. Voordelen op onze concurrenten dienen te worden behaald door middel van superieure prestaties van onze producten en diensten en nooit door middel van onethische of illegale zakelijke praktijken. Het op ongepaste wijze verkrijgen van informatie die het eigendom van anderen is, het bezitten van bedrijfsgeheime informatie die werd verkregen zonder toestemming van de eigenaar ervan en het ertoe aanzetten van voormalige of huidige werknemers van andere bedrijven om confidentiële informatie op ongepaste wijze te onthullen, is verboden, zelfs indien de werknemer wordt gemotiveerd door het verlangen om in het belang van Quest te handelen. Als er per ongeluk informatie wordt verkregen die een handelsgeheim vormt, of andere confidentiële informatie van een ander bedrijf, of als u enige vragen hebt over de legaliteit van een bepaald plan om informatie te verzamelen, moet u uw manager of de Compliance Officer raadplegen. Er wordt van u verwacht dat u eerlijk en oprecht omgaat met onze klanten, leveranciers, werknemers en alle anderen met wie u contact hebt tijdens de uitoefening van uw taak. Geen enkele werknemer mag op ongepaste wijze voordeel behalen op een ander door middel van misbruik van confidentiële informatie, een misleidende voorstelling van concrete feiten of enige andere ongepaste zakelijke praktijk. Werknemers die zich met inkoop bezighouden, zijn in het bijzonder verantwoordelijk om zich te houden aan principes voor eerlijke concurrentie in de in- en aankoop van producten en diensten en moeten onze leveranciers uitsluitend kiezen op basis van de normale commerciële overwegingen zoals kwaliteit, kosten, beschikbaarheid, service en reputatie. Quest tolereert geen bijzondere gunsten of regelingen met leveranciers die de vrije concurrentie voor ons bedrijf beperken of schijnen te beperken. 6. Geschenken en entertainment Tenzij met uitdrukkelijke toestemming van een manager, de Compliance Officer of het Audit Committee, mogen geen entertainment en/of geschenken worden aangeboden, gegeven of aanvaard door enige werknemer of enig familielid van een werknemer, tenzij in overeenkomst met de normale zakelijke praktijken en niet (a) van buitensporige waarde in verhouding met de netto waarde of het netto inkomen van de begunstigde (b) in cash (c) direct of indirect bedoeld (of de indruk wekkend bedoeld te zijn) om als ruilmiddel te fungeren of zakelijke beslissingen of handelingen te beïnvloeden, of op andere wijze gemakkelijk op te vatten als steekpenningen of smeergeld of (d) wettelijk verboden. Indien de geschenken en/of business entertainment worden goedgekeurd, zijn ze uitsluitend bedoeld om goodwill en een gezonde werkrelatie te creëren en nooit om oneerlijk gewin te verkrijgen van klanten of om het verkrijgen van vergunningen of goedkeuringen van ambtenaren te vergemakkelijken. Dit principe is van toepassing op al onze transacties overal in de wereld, zelfs waar deze praktijk wordt beschouwd als "een manier om zaken te doen". Als u niet zeker weet of voorgestelde entertainment of een voorgesteld geschenk gepast is, spreek er dan over met uw manager of de Compliance Officer. Herziening november 2009 6
7. Antitrust Antitrustwetten zijn bedoeld om het concurrentieproces te beschermen en om klanten en concurrenten te beschermen tegen oneerlijke zakelijke praktijken. Deze wetten verbieden over het algemeen overeenkomsten en handelingen die op onredelijke wijze de vrije handel tegengaan. Voorbeelden van onderlinge overeenkomsten tussen concurrenten die gewoonlijk de antitrustwetten overtreden zijn o.a. formele of informele afspraken om prijzen vast te leggen of te beheersen, waaronder ook de prijzen waartegen een doorverkoper producten verkoopt, of om klanten, markten of territoria onderling te verdelen of aan elkaar toe te wijzen, het boycotten van bepaalde leveranciers, of afspraken om de verkoop van producten of productlijnen te beperken met de bedoeling onderlinge concurrentie tegen te gaan. Afspraken of contracten met klanten of leveranciers waarin sprake is van exclusive dealing (transacties met uitsluiting van derden), koppelverkoop of andere beperkende bepalingen of prijsdiscriminatie, kunnen ook tegen de wet zijn en mogen niet worden aangegaan zonder goedkeuring van de juridische afdeling van Quest. Bepaalde soorten informatie zoals gegevens i.v.m. prijsstelling, productie en inventaris mogen nooit worden uitgewisseld met concurrenten, hoe onschuldig of informeel het gesprek ook lijkt en ongeacht de setting, zij het zakelijk of sociaal. Ook misleidende praktijken en oneerlijke concurrentiemethoden zijn verboden. Voorbeelden hiervan zijn o.a. oneerlijke voorstellingen van een concurrent of diens producten als minderwaardig, het doen van beweringen over producten zonder dat deze door de feiten worden ondersteund, het doen van onjuiste of misleidende beweringen over de producten van Quest en het gebruiken van handelsmerken van andere bedrijven op een wijze die bij de klanten verwarring oproept over de bron van het product. Het kan moeilijk zijn om de vereisten en bepalingen van antitrustwetten en wetten inzake oneerlijke concurrentie in de verschillende jurisdicties waar we zaken doen, te begrijpen. We verzoeken werknemers daarom dringend, hulp te vragen bij hun manager of de Compliance Officer als ze een vraag hebben. 8. Betalingen aan ambtenaren De Foreign Corrupt Practices Act in de Verenigde Staten verbiedt het op directe of indirecte wijze schenken van iets dat waarde heeft aan functionarissen van buitenlandse regeringen of buitenlandse politieke kandidaten met de bedoeling (meer) zakelijke contracten e.d. te winnen. Het doen van illegale betalingen aan regeringsfunctionarissen van welk ander land dan ook is streng verboden. Bovendien heeft de Amerikaanse regering een aantal wetten en reglementen inzake geschenken en gunsten die door Amerikaanse regeringsfunctionarissen en ambtenaren ontvangen mogen worden. Het overtreden van de regels door geschenken, gunsten of andere vormen van gratificatie te beloven, aan te bieden of te overhandigen aan Amerikaanse regeringsfunctionarissen of ambtenaren is niet alleen tegen het bedrijfsbeleid, maar kan ook een Herziening november 2009 7
misdrijf zijn. Ook in sommige andere landen, staten, provincies en gemeenten bestaan soortgelijke regels. De Compliance Officer kan u hier verder over inlichten. 9. De bescherming en het juiste gebruik van bedrijfsmiddelen Van alle werknemers wordt verwacht dat ze onze bedrijfsmiddelen beschermen en zorgen dat deze op efficiënte wijze worden gebruikt. Het onbevoegd gebruik of verwijderen van eigendommen van Quest, alsook slordigheid en verspilling zijn rechtstreeks van invloed op onze winstgevendheid. Kantoorbenodigdheden, computers en andere IT-apparatuur, gebouwen, producten en andere eigendommen van Quest mogen alleen worden gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden, hoewel incidenteel persoonlijk gebruik soms wordt toegestaan. Ieder misbruik van bedrijfsmiddelen van Quest en iedere verdenking daarvan moet onmiddellijk worden gemeld bij uw verantwoordelijke of de Compliance Officer. 10. Bedrijfscommunicatie Alle zakelijke administratie en communicatie moet duidelijk, waarheidsgetrouw en nauwkeurig zijn. De werknemers dienen te weten dat gedrag en administratie, waaronder ook e-mailverkeer, intern en extern worden gecontroleerd en dat onze bedrijfsadministratie en -communicatie vaak in de openbaarheid komt door gerechtelijke procedures, onderzoeken door regeringen en de media. Daarom moeten overdrijvingen, gekleurd taalgebruik, gissingen, juridische conclusies en kleinerende opmerkingen over of beschrijvingen van mensen en bedrijven in onze communicatie worden vermeden. Dit geldt voor alle soorten communicatie, waaronder ook e-mail en informele aantekeningen of memo's. De werknemers dienen ook te bedenken dat Quest het recht heeft om alle informatie die met gebruik van onze elektronische apparatuur wordt verzonden, ontvangen of opgeslagen, te bekijken, evalueren, monitoren en openbaar te maken, met of zonder de kennis, toestemming of goedkeuring van de werknemer of de derde partij. 11. Bedrijfseigen informatie en confidentialiteit De bedrijfseigen informatie en intellectuele eigendommen van Quest zijn belangrijke activa. Bedrijfseigen informatie is informatie die door Quest is ontwikkeld, gecreëerd of ontdekt, of die aan Quest bekend is gemaakt of meegedeeld en die waarde heeft voor ons bedrijf. Werknemers die bedrijfseigen informatie hebben ontvangen of er toegang toe hebben, moeten er alles aan doen om deze informatie confidentieel te houden. Dit geldt ook voor softwareprogramma's en subroutines, bron- en objectcodes, handelsgeheimen, copyrights, ideeën, technologieën, know-how, al dan niet patenteerbare uitvindingen, evenals iedere andere informatie van welke soort dan ook die verband houdt met ontwerpen, configuraties, algoritmes, flowcharts, auteursrechtelijke werken, formules, mechanismen, plannen en strategieën op het gebied van research en development of marketing, financiële informatie, productarchitectuur, technische ideeën, ontwerpen, databases, klantenlijsten, prijsstelling, personeelsgegevens (waaronder salarissen en andere vergoedingen en voorwaarden), persoonlijke informatie over onze werknemers, klanten of andere personen (waaronder bijvoorbeeld namen, adressen, telefoonnummers en sofinummers) en vergelijkbare soorten informatie, waaronder informatie die Herziening november 2009 8
aan ons is doorgegeven door klanten, verkopers en partners. Deze informatie kan beschermd zijn door wetten inzake patenten, handelsmerken, copyright en handelsgeheimen. Tenzij u toestemming hebt verkregen of u wettelijk verplicht bent om bepaalde informatie bekend te maken, mag u geen confidentiële informatie van Quest of van onze leveranciers of klanten doorgeven aan derden of aan anderen binnen Quest die geen legitieme zakelijke reden hebben om die informatie te ontvangen. Indien dit toch gebeurt, wordt dit beschouwd als een schending van de verklaring omtrent bedrijfseigen informatie en uitvindingen die u hebt ondertekend toen u bij Quest kwam werken. Onbevoegd gebruik of verspreiding van deze informatie kan ook wettelijk verboden zijn en dus resulteren in burgerlijke aansprakelijkheid en/of strafrechtelijke vervolging. Het gebruik van confidentiële en bedrijfseigen informatie of deze nu toebehoort aan Quest of aan een derde partij wordt gewoonlijk gedekt door een schriftelijke overeenkomst. Naast de verplichtingen die in de overeenkomst worden opgelegd, moeten alle werknemers zich houden aan de volgende verplichtingen: Confidentiële informatie moet uitsluitend worden ontvangen en onthuld volgens de voorwaarden van een schriftelijke overeenkomst Confidentiële informatie moet uitsluitend worden onthuld aan die werknemers van Quest die deze nodig hebben om hun werkzaamheden voor Quest uit te voeren Confidentiële informatie van een derde partij mag niet door werknemers van Quest worden gebruikt of gekopieerd, behalve als de derde partij die er de eigenaar van is, hiertoe toestemming geeft (gewoonlijk volgens de bepalingen van een schriftelijke overeenkomst) Ongevraagde confidentiële informatie over derden dient te worden geweigerd, of indien deze per ongeluk door een werknemer van Quest wordt ontvangen, dient deze ongeopend naar de derde partij te worden teruggezonden of aan de juridische afdeling worden doorgegeven, die deze naar behoren zal afhandelen. De werknemers mogen geen confidentiële informatie gebruiken die aan voormalige werknemers toebehoort en dergelijke informatie mag nooit aan Quest of aan andere werknemers van Quest worden doorgegeven. Als u gelooft dat het gepast is om confidentiële informatie aan uw zakenpartners of potentiële zakenpartners door te geven, moet uw verantwoordelijke of de Compliance Officer de inhoud ervan van tevoren goedkeuren en de ontvangende partij zal gebonden zijn aan een voor de situatie gepaste vertrouwelijkheidsverklaring. U mag geen vertrouwelijkheidsverklaring van derden ondertekenen of veranderingen aan een vertrouwelijkheidsverklaring van Quest accepteren zonder de evaluatie en goedkeuring van de juridische of de contractafdeling. U moet ook oppassen dat u niet per ongeluk confidentiële informatie onthult. Materialen die confidentiële informatie bevatten, zoals memoranda, notitieboekjes, floppy disks, harde schijven, cd-roms en laptopcomputers, moeten achter slot en grendel worden bewaard. Het zonder toestemming bekendmaken of bespreken van zakelijke informatie of andere informatie Herziening november 2009 9
over ons bedrijf of over prospects op Internet is verboden. U mag noch onder uw eigen naam, noch onder een pseudoniem in chatrooms over ons bedrijf, bedrijfsinformatie of prospects praten. Wees voorzichtig als u over gevoelige informatie spreekt in openbare plaatsen zoals liften, luchthavens, restaurants en and quasi-openbare plaatsen in ons bedrijf, zoals cafeteria's. Alle e-mails, voicemail en andere communicatie van en naar Quest worden als confidentieel beschouwd en mogen niet naar buiten Quest worden doorverzonden of op andere wijze naar buiten gebracht, tenzij dit nodig is voor legitieme zakelijke doeleinden. Naast de hierboven beschreven verantwoordelijken moet u informatie waar u mee te maken krijgt en die beschermd wordt door het privacy-beleid dat door Quest is bekendgemaakt, bijvoorbeeld ons privacybeleid voor onze website, geheel en al behandelen conform het van toepassing zijnde beleid. 12. Waivers Waivers (afstandsverklaringen) van deze code voor leidinggevenden binnen het bedrijf (o.a. indien deze worden vereist door de geldende wetgeving, onze voornaamste algemeen directeur, voornaamste financieel directeur, voornaamste accountant of controleur (of door personen die gelijkaardige functies uitvoeren)) of directeurs mogen uitsluitend worden goedgekeurd door de raad van bestuur van Quest en worden openbaargemaakt in de openbare documenten van Quest conform de van toepassing zijnde wetten, regels en reglementen. 13. Nalevingsnormen en -procedures We hebben de functie van Compliance Officer ingesteld om toezicht te houden op ons programma inzake ethiek en de naleving van de wet en reglementen. De Compliance Officer is iemand bij wie u met al uw vragen of opmerkingen terecht kunt. Onze Compliance Officer werkt in het hoofdkantoor in Irvine en is bereikbaar op toestel nummer 48023. Als u in een situatie terechtkomt of een handelswijze overweegt waarvan u niet zeker weet of deze wel gepast is, bespreek dit dan zo snel mogelijk met uw verantwoordelijke of met de Compliance Officer. Als u niet tevreden bent over een situatie of handeling die onder de formele naleving van de code valt, neem dan de relevante stappen om antwoord op uw vragen te verkrijgen. Zelfs de schijn van ongepastheid kan heel veel schade berokkenen en dient te worden vermeden. Als u zich bewust bent van vermoedelijke of feitelijke schendingen van de normen van deze code door anderen, bent u verantwoordelijk om dit te melden. Als u vragen hebt, ga dan in eerste instantie naar uw directe verantwoordelijke. Hij of zij beschikt wellicht over de informatie die u nodig heeft of kan de vraag doorverwijzen naar een andere geschikte persoon. Er kunnen echter momenten zijn dat u liever niet naar uw verantwoordelijke toe stapt. In die gevallen dient u zich vrij te voelen om uw bezorgdheid te uiten tegenover de Compliance Officer. Als u met uw verantwoordelijke of met de Compliance Officer spreekt over de naleving van deze code, hoeft u niet bang te zijn voor enige vorm van represailles. Als u liever niet met de Compliance Officer spreekt omdat hij of zij in uw afdeling werkt of een van uw verantwoordelijken is, neem dan contact op met Human Resources. Herziening november 2009 10