Federale Overheidsdienst FINANCIEN Brussel, 29 augustus 2014 Algemene administratie van de DOUANE en ACCIJNZEN Afz: Centrale Administratie - Dienst Accijnsprocedures North Galaxy Toren A verd. 22, Koning albert II laan 33 bus 37, 1030 BRUSSEL Aan alle buitendiensten uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) D.A. 003.171 Handleiding EMCS Verkeersverificatiedocument (Movement Verification System MVS) 1 Inleiding Sinds februari 2014 werd MVS opgenomen in het geautomatiseerde systeem EMCS. Hieronder vindt u de gebruikershandleiding voor het tabblad VGD. Met het VGD -systeem is het mogelijk om informatie op te vragen in verband met goederen die tussen lidstaten werden verzonden onder de regeling accijnzen betaald. Volledigheidshalve wordt vermeld dat indien het verzoek een e-ad betreft, er gebruik gemaakt moet worden van het tabblad Administratieve samenwerking. Van Roy Vicky Centrale Administratie Dienst Accijnsprocedures E-mail: proceduresaccisiennes.douane@minfin.fed.be tel +32 257 82 207 E-mail: vicky.vanroy@minfin.fed.be Voor meer informatie over uw dossier kunt u terecht bij:
1 Inleiding 2 2 Algemene richtlijnen 4 3 Het tabblad VGD 7 4 Een verzoek opstellen en een antwoord raadplegen 7 4.1 Een verzoek opstellen en verzenden 7 4.2 Een antwoord van de aangezochte lidstaat op een uitgaand verzoek raadplegen 15 5 Verzoeken vanuit een andere lidstaat 16 5.1 Een inkomend verzoek raadplegen 17 5.2 Een inkomend verzoek terugsturen naar ELO 18 5.3 Een inkomend verzoek beantwoorden 19 5.3.1 Uitstel van antwoord vragen 19 5.3.2 inkomend verzoek beantwoorden 20 5.4 Verzoeken in behandeling 23 5.5 Inkomende reeds beantwoorde verzoeken raadplegen 23 5.6 Historiek van inkomende verzoeken opvragen 24 6 Opzoeking 25 2
2 Algemene richtlijnen Indien een verzoek wordt opgemaakt in België, wordt gesproken over een uitgaand verzoek. Wanneer het een verzoek betreft dat komt uit een andere lidstaat en verzonden wordt naar België, dan wordt gesproken over een inkomend verzoek. De volgende benamingen worden gebruikt in onderhavige nota: (1) (2) (3) (1): tabbladen (2): linkermenu optie inkomend verzoek (3): categorieën Alle velden met een rode asterisk zijn verplichte velden. Identificatienummer van het verzoek Om leesverwarring tussen de letter O en het cijfer 0 te vermijden bij het identificatienummer, zal er geen gebruik gemaakt worden van de letter O in de identificatienummers van de verzoeken. ELO Wanneer er sprake is van een actie ondernomen door het ELO (Excise Liaison Office of centraal verbindingsbureau), wordt hiermee de dienst CDIB bedoeld. Voormelde dienst fungeert in België als Excise Liaison Office en zal instaan voor het nakijken en doorsturen van zowel inkomende als uitgaande verzoeken. Zo zal de CDIB uitgaande verzoeken nakijken en doorsturen naar de aangezochte lidstaat; inkomende verzoeken zullen door de CDIB toegewezen worden aan de betrokken dienst. Verzoekende en aangezochte lidstaat De lidstaat die het verzoek verstuurt noemt men de verzoekende lidstaat, dit kan zowel de lidstaat van vertrek als de lidstaat van bestemming zijn. De lidstaat die het verzoek ontvangt noemt men de aangezochte lidstaat, dit kan zowel de lidstaat van vertrek als de lidstaat van bestemming zijn. 3
Statussen Een MVS-verzoek kan verschillende statussen hebben: - Open: een inkomend of uitgaand verzoek werd verstuurd of ontvangen en er werd nog geen antwoord verstrekt; - Laat: er werd nog geen antwoord verstrekt binnen de gevraagde antwoordtermijn; er werd ook geen verlenging aangevraagd door de aangezochte lidstaat; - Uitgesteld: er werd geoordeeld dat binnen de gevraagde antwoordtermijn geen antwoord kan verstrekt worden en er werd uitstel gevraagd; - Afgesloten: een antwoord werd verstrekt op een verzoek; - Concept: een ontwerp van verzoek/antwoord bestaat maar is nog niet volledig; - Concept volledig: een ontwerp van verzoek/antwoord is volledig maar nog niet doorgestuurd. Het is mogelijk om op bepaalde plaatsen bijlagen toe te voegen. Momenteel kunnen deze bijlagen enkel in.pdf of.jpeg formaat toegevoegd worden. Bij voorkeur dienen de verzoeken en antwoorden in het Engels, Frans of Duits ingevuld te worden. Opstellen van een verzoek: wie en in welke gevallen? Een verzoek via MVS over een VGD kan in onderstaande gevallen en door elke accijnsambtenaar en ambtenaar binnen ELO opgesteld worden: - Exemplaar 3 is niet bij de afzender teruggekeerd - Er wordt een tekort of teveel vermeld - Het ontvangstbewijs is niet volledig - Het accijnsnummer van de geadresseerde is niet terug te vinden in SEED - Geschrapt/overschreven zonder officiële goedkeuring - Er wordt om teruggave van accijns verzocht - Steekproefcontrole - Andere De gevraagde acties die hiermee gepaard kunnen gaan zijn een bevestiging van: - De ontvangen hoeveelheden - Bepaalde vermeldingen in bepaalde vakken - De vergunning van de handelaar en de gegevens in SEED - De echtheid van de douanestempel - De echtheid van de stempel van het bedrijf en/of de handtekening van de handelaar - De identiteit van de vervoerder en/of het nummer van het vervoermiddel - De betaling van de rechten - De verzonden hoeveelheid - De aard van de verzonden goederen - Andere Ingeval voor de optie andere gekozen wordt, zal in het veld aanvullende informatie meer uitleg gegeven moeten worden. 4
Opslaan als concept en afdrukken Bij het opstellen van een verzoek of een antwoord bestaat de mogelijkheid om bij elke tussenstap het verzoek op te slaan als concept of af te drukken. Indien men het uitgaand verzoek wil opslaan als concept dient rechts onderaan geklikt te worden op Opslaan als concept. In dit geval zal de reeds ingevulde informatie van het verzoek opgeslagen en bewaard worden onder UITGAAND VERZOEK concepten. Het verzoek wordt op dat ogenblik echter nog niet verzonden naar de CDIB en kan nog geraadpleegd, bewerkt en verwijderd worden. Indien u het opgestelde verzoek of antwoord wenst af te drukken, kan dit ook steeds door rechts onderaan te klikken op Afdrukken. Een afdrukvoorbeeld zal vervolgens geopend worden in een nieuw venster waarna het afdrukken van het betrokken verzoek of antwoord mogelijk is. Aanklikken van opties in het linkermenu Indien u tijdens het opstellen of beantwoorden van een verzoek een optie aanklikt in het linkermenu vooraleer u het verzoek of antwoord heeft opgeslagen als concept, zal alle reeds ingegeven informatie verloren gaan. E-mails Met de implementatie van versie 5.3 van EMCS wordt voorzien dat het betrokken hulpkantoor een e-mail ontvangt met betrekking tot een MVS-verzoek in onderstaande gevallen: - Indien een inkomend MVS-verzoek door CDIB toegewezen wordt aan het betrokken hulpkantoor voor verdere behandeling - Indien een uitstel van antwoord ingediend wordt door de aangezochte lidstaat - Indien een antwoord ontvangen wordt van de aangezochte lidstaat Deze e-mails zijn louter informatief en dienen bijgevolg niet beantwoord te worden. Contact Ingeval van problemen dient contact opgenomen te worden via het mailadres emcs.support@minfin.fed.be. Het is steeds zinvol om print screens (scherm afdrukken) van de betrokken schermen in bijlage van de mail toe te voegen. Gelieve de dienst Accijnsprocedures in CC van de mail te vermelden (accijnsprocedures.douane@minfin.fed.be). 5
3 Het tabblad VGD In de EMCS-applicatie vindt u het tabblad VGD rechts bovenaan terug. 4 Een verzoek opstellen en een antwoord raadplegen 4.1 Een verzoek opstellen en verzenden o Klik in het linkermenu op de optie NIEUW VERZOEK 6
Bij het aanmaken van een nieuw verzoek dient minstens de categorie Verzoek details ingevuld te worden. Daarnaast kan eventueel de categorie Commentaren ingevuld worden. o Categorie Verzoek details Bericht identificatie en opvolging Opschrift In het vak Aard van het document kan gekozen worden uit: 1. Controle van de goederenstromen 2. Individuele transacties Er wordt voor de optie controle van de goederenstromen gekozen indien het om een verzoek gaat dat betrekking heeft op verschillende transacties van een bepaalde afzender en/of geadresseerde die gedurende een welbepaalde periode hebben plaatsgevonden. Individuele transacties betreffen verzoeken die betrekking hebben op één bepaald VGD. De velden "GN-code", "Hoeveelheid" en "Eenheid" zijn enkel verplicht ingeval de aard van het verzoek "Individuele transacties" betreft en er geen kopie van het VGD als bijlage werd toegevoegd. In alle andere gevallen zijn deze velden niet van toepassing en dienen ze bijgevolg leeg te zijn. De uiterste datum voor antwoord is altijd drie maanden na de datum van het opstellen van het verzoek. Een kortere antwoordtermijn mag opgegeven worden; hierbij dient wel rekening gehouden te worden met de aard van de gevraagde informatie. 7
Opvolging De vakken ( Identificatienummer, Opsteller van het bericht en Datum van verzending ) worden automatisch door het systeem ingevuld. De vakken Referentie van de verzoekende lidstaat en Referentie van de aangezochte lidstaat zijn optioneel en kunnen eventueel de naam van de verzoekende en/of aangezochte dienst bevatten. Bij de vakken Verzoekende lidstaat en Aangezochte lidstaat dient een lidstaat gekozen te worden uit de keuzelijst. Het verzoek kan eventueel opgeslagen worden als concept door onderaan rechts te klikken op opslaan als concept. Klik op VOLGENDE. Contact en verzoekende autoriteit In deze subcategorie moeten de contactgegevens van de verzoekende autoriteit ingevuld worden. De vakken Verzoekende autoriteit, E-mailadres contactpersoon, Code kantoor van verzoek, Naam kantoor van verzoek, Postcode en Code lidstaat worden automatisch ingevuld, de andere vakken moeten aangevuld worden. Het verzoek kan eventueel opgeslagen worden als concept. Klik op VOLGENDE. 8
Motivering van het verzoek en gevraagde controles 9
Zowel de motivering van het verzoek als de gevraagde acties dienen in deze subcategorie opgegeven te worden. Kies het motief of de reden van het verzoek uit de keuzelijst Motivering van het verzoek om controle en geef eventueel aanvullende informatie in het vak eronder (duid de taal aan waarin de aanvullende informatie wordt ingevuld). De aanvullende informatie is verplicht indien als motivering overige werd aangeduid. Kies vervolgens de gevraagde controle uit de keuzelijst Gevraagde controles plaats van bestemming en geef eventueel aanvullende informatie in het vak eronder (duid de taal aan waarin de aanvullende informatie wordt ingevuld). De aanvullende informatie is verplicht indien als motivering overige werd aangeduid. In het veld Vak nummer kan telkens het vak van het VGD waarop het verzoek betrekking heeft, ingevuld worden. De mogelijkheid bestaat om zowel bij het motief als bij de gevraagde controle documenten toe te voegen als bijlage. Via de knop bladeren kan het toe te voegen document geselecteerd worden. Indien de betrokken documenten niet gescand kunnen worden op de dienst, dient een kopie hiervan te worden genomen en per post naar de CDIB verzonden te worden waarbij verwezen wordt naar het Identificatienummer van het verzoek evenals het betrokken VGD; in dat geval moet het vak te scannen documenten worden per post naar ELO verstuurd aangevinkt worden. Indien er meerdere redenen voor het verzoek zijn of indien er meerdere controleacties ondernomen moeten worden, dient men links onderaan te klikken op +REDEN of +ACTIE, al naargelang het geval. Klik op VOLGENDE. 10
Handelaar van verzending en bestemming In deze subcategorie worden de gegevens van de handelaar van verzending en handelaar van bestemming ingevuld. Door het opgeven van het betrokken accijnsnummer of KBO-nummer en het klikken op bijhorende knop Kijk in SEED of Kijk in KBO worden de bijhorende gegevens automatisch ingevuld. Indien de opgegeven zoekcriteria niet teruggevonden werden, kunnen de naam en het adres van de betrokken handelaars alsnog ingegeven worden. Klik op VOLGENDE. VGD document, goederen, transportmiddel(en) 11
In de laatste subcategorie van de categorie Verzoek details, worden de gegevens met betrekking tot de goederen en het transportmiddel ingevuld. In deze subcategorie zijn er geen verplichte vakken. Desalniettemin is het belangrijk de aangezochte lidstaat zoveel mogelijk informatie te verstrekken.! Opgelet, alvorens het verzoek te versturen naar ELO bestaat de mogelijkheid om commentaar toe te voegen in de categorie Commentaren. (Meer uitleg zie categorie Commentaren ) Kies vervolgens om het verzoek op te slaan als concept, af te drukken of te versturen naar ELO. Indien u ervoor kiest om het verzoek af te drukken, zal er een nieuw venster geopend worden op uw scherm waarin u alle gegevens van het opgestelde verzoek kunt bekijken en kunt afdrukken. o Categorieën Extensie details en Antwoord details Bij het opstellen van een nieuw verzoek zijn de categorieën Extensie details en Antwoord details niet actief. Deze kunnen bijgevolg niet ingevuld worden. o Categorie Commentaren In de categorie commentaren bestaat de mogelijkheid om extra opmerkingen toe te voegen aan het verzoek. Voormelde commentaren zijn enkel nationaal zichtbaar. De naam van de gebruiker en de datum waarop de commentaar werd ingegeven, zullen telkens opgeslagen worden samen met de ingevulde commentaar. Na het opslaan van de commentaar (maximum 1000 tekens), zal bovenaan een nieuw leeg commentaarveld verschijnen waardoor andere gebruikers eventueel nieuwe commentaren kunnen toevoegen. Opgelet, eens de commentaar werd opgeslagen kan deze niet meer verwijderd worden. Voorbeeld: Dit veld kan onder andere gebruikt worden indien u het verzoek terugstuurt naar ELO omdat het betrokken verzoek volgens u ten onrechte aan uw dienst werd toegewezen. 12
Van zodra het verzoek verzonden wordt naar ELO, wordt onderstaande bevestiging weergegeven. 13
4.2 Een antwoord van de aangezochte lidstaat op een uitgaand verzoek raadplegen Om een antwoord op een uitgaand verzoek te raadplegen, klik in het linkermenu op de optie uitgaand verzoek. Binnen deze optie bevinden zich drie mogelijkheden; ontwerpen van uitgaande verzoeken, verzoeken die reeds verzonden werden naar ELO en historiek van de uitgaande verzoeken. o Uitgaand verzoek Ontwerp Hier bevindt zich de lijst met alle opgestelde uitgaande verzoeken die werden opgeslagen als concept. Deze verzoeken dienen dus nog verzonden te worden naar ELO. Door het desbetreffende verzoek aan te klikken, kunt u het openen en verzenden naar ELO na eventuele aanvullingen of verbeteringen. o Uitgaand verzoek Verstuurd naar ELO In deze lijst bevinden zich alle verzoeken die reeds verzonden werden naar het ELO. Verzoeken die door de ambtenaar verzonden werden naar ELO maar die door ELO nog niet doorgestuurd werden naar de aangezochte lidstaat, krijgen de status CONCEPT VOLLEDIG. Verzoeken die naar de aangezochte lidstaat verzonden werden en nog niet beantwoord zijn, hebben de status OPEN. Verzoeken die wel beantwoord werden, hebben de status AFGESLOTEN. Het antwoord kan in dat geval geraadpleegd worden door te klikken op het desbetreffende verzoek. Door vervolgens te klikken op de categorie Antwoord details, kan het antwoord van de aangezochte lidstaat geraadpleegd worden. 14
o Uitgaand verzoek Historiek Gelet op het feit dat alle verzoeken momenteel nog online in EMCS opgenomen zijn (en dus niet in een externe database werden opgeslagen), is het niet nodig om een verzoek in te sturen om een historiek op te vragen. Alle verzoeken en antwoorden kunnen rechtstreeks in EMCS geraadpleegd worden. 5 Verzoeken vanuit een andere lidstaat Om inkomende verzoeken uit andere lidstaten te raadplegen, dient geklikt te worden op de optie Inkomend verzoek in het linkermenu. De optie inkomend verzoek in het linkermenu bestaat uit verschillende mogelijkheden; te behandelen verzoeken, verzoeken in behandeling, verstuurd naar ELO en historiek. o Inkomend verzoek Te behandelen verzoeken o Inkomend verzoek Verzoeken in behandeling o Inkomend verzoek verstuurd naar ELO o Inkomend verzoek Historiek De inkomende verzoeken worden door de CDIB (ELO) toegewezen aan de betrokken dienst. De inkomende verzoeken dienen, na het uitvoeren van de gepaste verificaties op basis van de door de verzoekende lidstaat verstrekte gegevens, beantwoord te worden door het resultaat van de uitgevoerde verificaties mee te delen. 15
5.1 Een inkomend verzoek raadplegen Alle inkomende verzoeken die door uw dienst te behandelen zijn kunnen geraadpleegd worden door onder de categorie Inkomend verzoek in het linkermenu te klikken op Te behandelen verzoeken. Klik vervolgens op het identificatienummer van het inkomend verzoek, het verzoek zal dan geopend worden. De administratieve verzoeken inzake VGD die vanaf februari 2014 worden uitgewisseld via EMCS beogen een snellere en betere samenwerking tussen de lidstaten. De controles dienen dus met de nodige spoed te worden uitgevoerd, daar een antwoord zou moeten gegeven worden ten laatste binnen de 3 maanden na ontvangst van het verzoek of tegen de uiterste datum gevraagd door de verzoekende lidstaat. Bij het verstrijken van de antwoordtermijn, zal de status van het verzoek automatisch aangepast worden van open naar laat. Indien het voor de aangezochte dienst onmogelijk is om het verzoek binnen de gevraagde antwoordtermijn te beantwoorden, kan uitstel van antwoord gevraagd worden (zie 5.3). 16
5.2 Een inkomend verzoek terugsturen naar ELO Het is mogelijk dat een aan uw dienst toegewezen inkomend verzoek niet voor uw dienst bestemd is. In dat geval kunt u het verzoek terugsturen naar ELO door te klikken op Terug naar ELO zonder opslaan. Het is raadzaam om in voormeld geval wel het veld commentaar in te vullen en op te slaan alvorens het verzoek terug te sturen naar ELO. 17
5.3 Een inkomend verzoek beantwoorden Een inkomend verzoek dient in principe binnen de drie maanden beantwoord te worden. Indien dit niet mogelijk is kan uitstel van antwoord gevraagd worden (zie 5.3.1). Om een inkomend verzoek te beantwoorden dienen de schermen doorlopen te worden zoals weergegeven in 5.3.2. 5.3.1 UITSTEL VAN ANTWOORD VRAGEN o Categorie Extensie details In de categorie Verzoek details bevinden zich alle gegevens van het verzoek. De categorie extensie details geeft meer informatie weer met betrekking tot de opvolging van het verzoek. Indien uitstel van antwoord gevraagd wordt, kan dit hier ingegeven worden bij extensie details. Een aantal velden, waaronder het telefoonnummer en faxnummer van de contactpersoon dienen aangevuld te worden. Klik vervolgens op VERLENG. Door het vragen van het uitstel wordt de verzochte lidstaat eveneens op de hoogte gebracht van het feit dat het verzoek later dan voorzien beantwoord zal worden en wordt de status van het verzoek verandert van open naar uitgesteld. Indien de antwoordtermijn verstrijkt zonder dat een uitstel van antwoord werd gevraagd, zal de status van het verzoek automatisch aangepast worden van open naar laat. 18
5.3.2 INKOMEND VERZOEK BEANTWOORDEN Een inkomend verzoek kan beantwoord worden door de velden in de categorie Antwoord details in te vullen. 19
o Categorie Antwoord details Het antwoord op het verzoek dient opgenomen te worden in de categorie Antwoord details. Bericht identificatie en opvolging De informatie bij de bovenvermelde velden wordt automatisch ingevuld. Contact De velden telefoonnummer en faxnummer van de contactpersoon dienen aangevuld te worden. 20
Motivering van het verzoek en gevraagde controles Bovenvermeld scherm is nieuw ten opzichte van de module administratieve samenwerking binnen EMCS. Aan de linkerkant worden in deze module de verzochte handelingen of gevraagde acties weergegeven die door de verzoekende lidstaat werden ingevuld, de feedback en resultaten met betrekking tot de gevraagde acties kunnen aan de rechterkant aangevuld worden. Op deze manier worden vraag en antwoord in eenzelfde scherm weergegeven. In het verplichte veld resultaatcode kan een begrip gekozen worden uit volgende lijst: - Bevestigd - Niet bevestigd - Niet gecontroleerd Resultaten 21
Tenslotte kan als besluit weergegeven worden of: - er onregelmatigheden werden vastgesteld - er bepaalde controles niet konden worden uitgevoerd - bijkomende informatie nodig is om het verzoek te kunnen beantwoorden Bijlagen kunnen eventueel per post naar ELO verzonden worden. 5.4 Verzoeken in behandeling In het linkermenu bij de optie Inkomend verzoek kunnen ook verzoeken in behandeling geraadpleegd worden. Het betreft hier telkens verzoeken die door uw dienst deels beantwoord werden en opgeslagen werden als concept. 5.5 Inkomende reeds beantwoorde verzoeken raadplegen Door in het linkermenu te klikken op Verstuurd naar ELO bij INKOMEND VERZOEK kan een overzicht bekomen worden van de reeds beantwoorde inkomende verzoeken die verzonden werden naar ELO. 22
5.6 Historiek van inkomende verzoeken opvragen Door in het linkermenu te klikken op Historiek bij INKOMEND VERZOEK kan een overzicht bekomen worden van de reeds beantwoorde inkomende verzoeken die reeds verzonden werden door ELO. 23
6 Opzoeking Het is mogelijk om bestaande verzoeken op te zoeken via de optie ZOEKEN in het linkermenu aan te klikken. Het is verplicht aan te geven of de zoekopdracht gaat over een inkomend of uitgaand verzoek. Alle overige zoekcriteria zijn optioneel. Op basis van de gegevens waarover u beschikt, is het mogelijk de zoekopdracht te laten starten. Het Boekwerk Accijns Bewegingen werkmethodes (D.I. 720.05) zal met een volgend supplement aangepast worden. * * * Serge Dufourny Adviseur-generaal a.i. Auditeur-generaal van financiën a.i. 24