Aan de raad AGENDAPUNT 2 Beleidsnotitie Evenementen Voorstel: 1. De komende drie jaar deze notitie als uitgangspunt nemen voor een lokaal evenementenbeleid. 2. Binnen het financiële kader komen tot meerjarige subsidieafspraken. 1. Vooraf Het huidige evenementenbeleid is verouderd, want dit is nog gebaseerd op de notitie 'Drukte van Belang' die u op 16 december 1999 hebt vastgesteld. In het Toekomstperspectief 2020 (november 2005) is een beeld geschetst van een 'Stad van ontmoeting' en 'Doetinchem als economische motor'. Daarnaast willen wij binnen het project 'Gezicht geven aan Doetinchem' komen tot de formulering van kernwaarden voor de gemeente Doetinchem. Zonder de opties binnen 'Gezicht geven aan Doetinchem' buitenspel te zetten, geven wij met deze beleidsnotitie Evenementen vooral een pragmatische invulling voor de korte termijn. Het evenementenbeleid dat hieronder is geformuleerd, is dan ook een overgangsbeleid. Evenementen vormen een instrument dat ondersteunend is aan andere beleidsvelden. Binnen 'Gezicht geven aan Doetinchem' maken wij pas definitieve keuzes, ook voor het evenementenbeleid. Om te kunnen doorschakelen naar die volgende fase zullen wij veilig dienen te stellen wat wij nu aan evenementen in huis hebben en dient de ambtelijke organisatie zo efficiënt mogelijk organisatoren ter zijde te staan. Evenementen kennen een feestelijk imago, hebben een hoge publicitaire waarde, zijn vaak laagdrempelig, kunnen gratis toegankelijk zijn en in de openbare ruimte plaatsvinden. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten geeft met haar model Algemene plaatselijke verordening een voorzet voor het vergunningenbeleid. In Doetinchem zijn alle beleidsregels ter regulering van evenementen op 2 juni 2008 door ons vastgesteld. De nota 'Uitvoeringsbeleid evenementen' geeft op alle aspecten voldoende aanknopingspunten qua vergunningverlening en handhaving. In uw commissievergadering van 3 december 2008 hebben wij een aantal toezeggingen gedaan. Deze betreffen de regionale samenwerking, de accountantsverklaring, de schoonmaakkosten, de warenmarkt en Huntenkunst. Tekstaanpassingen treft u in de desbetreffende alinea's aan. 2. De ambitie voor de komende drie jaar Om te voorkomen dat wij waardevolle initiatieven kwijtraken, richten wij ons de komende drie jaar op een aantal praktische zaken. Wij willen knelpunten oplossen op en rond evenementenlocaties. Wij willen de facilitaire ondersteuning soepel laten verlopen en de subsidieverstrekking helder organiseren. Daarbij hoort uiteraard een goed gecoördineerd vergunningentraject. Vooruitlopend op 'Gezicht geven aan Doetinchem' willen wij een drieledige denkrichting formuleren die de inspanningen van de organisatoren en de gemeente rechtvaardigt. 1. Evenementen moeten de sociale cohesie versterken. 2. Evenementen moeten het culturele klimaat en/of het sportklimaat versterken. 3. Evenementen moeten het imago van Doetinchem versterken.
2 Deze denkrichting impliceert dat wij streven naar: 1. behoud van bestaande evenementen die zich vooral op de lokale bevolking richten, waardoor de trots en tevredenheid van de inwoners wordt vergroot (in Stedenmonitor: versterken woonklimaat); 2. versterking van binnen- en buitenevenementen met een regionale aantrekkingskracht waardoor nieuwe inwoners en ondernemers naar Doetinchem worden getrokken (in Stedenmonitor: versterken economisch klimaat); 3. het in huis hebben van beeldbepalende culturele, toeristische of sportevenementen met een provinciale en mogelijk landelijke aantrekkingskracht, waardoor het toeristisch bezoek naar het hart van de Achterhoek wordt gestimuleerd (in Stedenmonitor: versterken centrumfunctie). Het gemeentelijk beleid heeft als uitgangspunt zelf geen evenementen te organiseren. Er zal ook geen zelfstandig evenementenbureau worden opgericht. De coördinatie van de evenementen en de afstemming met de koopzondagen hebben plaats binnen het centrummanagement. Voor de opstelling van een evenementenkalender zijn centrummanagement en gemeente gezamenlijk opdrachtgever. De rol van de gemeente is die van liaison tussen een diversiteit aan partijen en waar nodig af te stemmen en te bemiddelen. In regionaal verband stemmen wij evenementen af met de tien gemeenten die deel uitmaken van het Cultuurpact Achterhoek. Cultuurtoerisme is hierbinnen een van de drie pijlers. Cultuurpact Achterhoek is de tweede fase (2009-2012) van het gebiedsgericht cultuurbeleid zoals provincie en gemeenten dat samen vormgeven. Binnenkort ontvangt u ter kennisname het bestuurlijk vastgestelde Cultuurpact. 3. Van ambitie naar praktijk In september 2008 is er op drie avonden ambtelijk overleg gevoerd met betrokkenen bij Doetinchemse evenementen. De verslagen hiervan liggen voor u ter inzage als bijlage 1 t/m 3. Wij constateren dat op dit vlak een grote groep gedreven vrijwilligers actief is. Alleen al het bij elkaar zitten, ervaringen uitwisselen en de gemeente als partner aan hun zijde zien, werd als een positief punt ervaren. Niet voor alle knelpunten en wensen is er direct een oplossing. De conclusies die wij trekken uit deze gesprekken luiden: - Om evenementen te kunnen uitvoeren, hebben organisatoren geld en spullen nodig. - In gezamenlijkheid optrekken is van essentieel belang voor een bloeiend geheel. - De gemeente moet het particulier initiatief koesteren. - De gemeente mag 'prikkels' uitdelen ter stimulering van het particulier initiatief en ter realisering van beleidsdoelstellingen op andere vlakken. Vanuit de drie denkrichtingen overleggen wij met organisatoren en initiatiefnemers over drie zaken: - facilitering (coördinatie, bemiddeling, verhuur); - financiering (subsidiëring van de inhoud van het evenement); - stimulering (nieuwe ontwikkelingen, wensen voor de toekomst, samenwerking). Aan de eerste twee punten schenken wij hieronder aandacht. Het derde punt komt aan de orde als uitvloeisel van 'Gezicht geven aan Doetinchem'.
3 4. Faciliteiten De publiekrechtelijke taken (vergunningen) zijn in de gemeente reeds samengebracht volgens de één-loket-gedachte bij de afdeling wonen en bedrijven. Het toezicht op het verloop van het evenement conform de vergunning is eveneens in handen van deze afdeling. Een en ander is beschreven in ons Uitvoeringsbeleid Evenementen. Door middel van de Evenementenkalender vindt afstemming plaats. Onze afdeling buha onderzoekt in overleg met organisatoren of een vergelijkbaar aanspreekpunt meerwaarde biedt. Coördinatie kan wenselijk zijn voor facilitaire zaken als stroom- en watervoorzieningen, parkeermogelijkheden, dranghekken, toiletten, fietsenstallingen, verkeersregelaars, schoonmaak en beheer van accommodaties. Het biedt service aan organisatoren en impliceert voor alle evenementen een gelijkluidende regeling in de loop van 2009. Het betreft facetten van een evenement die vooraf door middel van de vergunningverlening met de organisator zijn afgesproken. - Het voorstel is de schoonmaakwerkzaamheden in de openbare ruimte door de gemeente te laten uitvoeren. Alle organisatoren kunnen een beroep doen op deze gemeentelijke inzet. Het subsidiebedrag wordt daarmee indirect verhoogd, maar wordt buiten de subsidieverstrekking gehouden. De daadwerkelijke kosten per evenement worden gemonitord en tegen het licht van de afgelopen jaren gehouden. Eventuele afwijkingen worden besproken met de organisatoren. - Voor alle andere facilitaire zaken wordt onderzocht of een coördinatiepunt meerwaarde biedt en wat hiervan de kosten zijn. - De opbrengst van parkeergelden valt niet aan organisatoren van evenementen toe. Evenementenlocaties In de stad Doetinchem zijn drie evenementenlocaties voorhanden. Voor evenementen die zich afspelen in de buitenlucht zijn dat het Simonsplein, De Bleek en het Sturkoterrein. De evenementenhal Sportpark Zuid is de plaats voor zogenaamde binnenevenementen. In Wehl en Gaanderen zijn er geen specifieke locaties aanwezig, behalve het winkelgebied. Het Simonsplein is onlangs van krachtstroom voorzien. Het verbruik wordt in rekening gebracht bij de organisatoren. Met name in het centrum van Doetinchem moet worden gewaakt voor een te hoge evenementendruk vanwege de leefbaarheid voor de binnenstadbewoners, maar ook voor het medegebruik van de openbare ruimte door de aanwezige consumenten (winkels en horeca). Wij onderzoeken nog of na de bouw van een parkeerdek op de Varkensweide het opnieuw in te richten stadhuisplein een optie is voor beide kermissen. Uitgangspunt is dat beide kermissen in het centrum plaatsvinden. 5. Subsidies Door bestaande subsidiebudgetten samen te voegen en daaraan heldere criteria te verbinden, biedt het organisatoren de mogelijkheid vooraf te weten welke subsidie zij structureel (jaarlijks) dan wel incidenteel op hun aanvraag tegemoet kunnen zien. In deze opzet gaat het om twee soorten subsidies: 1. meerjarige evenementensubsidies; 2. incidentele subsidies evenementen. 5.1. Meerjarige evenementensubsidies Enkele evenementen die zijn voortgekomen uit de Doetinchemse samenleving hebben hun meerwaarde inmiddels bewezen, te weten Huntenkunst, Straattheaterfestival Buitengewoon, Achterhoekse Wandel4daagse, Stadsfeest, Huntenpop, Winterfeest en Beelden aan de Oude IJssel. Ook de Wehleriade en het Pleinenfeest willen wij hiertoe rekenen.
4 Met structurele subsidiëring kunnen evenementen naar de toekomst worden veiliggesteld zodat zij zich ook verder kunnen ontwikkelen. Bovendien opent structurele financiële waardering deuren richting andere subsidieverstrekkers die in eerste instantie naar de gemeentelijke opstelling kijken. Denk aan de provincie Gelderland, het landelijke Fonds voor de Podiumkunsten maar zeer zeker ook richting sponsoring door het bedrijfsleven. Structurele evenementensubsidies vormen de basis voor de belevingseconomie, het cultuurtoerisme en de recreatie en het toerisme. Wanneer tot meerjarige subsidiëring wordt overgegaan, dient jaarlijks een financieel verslag te worden ingediend. In de uiteindelijke vaststelling van de subsidiebedragen zullen wij ook kijken naar de totale omzet van het evenement, de bijdragen van sponsoren en het risico dat de organisator loopt afgezet tegen het belang van evenement. Criteria meerjarige evenementensubsidies 1. De activiteit vindt plaats in de gemeente Doetinchem gedurende drie achtereenvolgende jaren. 2. De activiteit richt zich op publieksgroepen in en buiten de provincie Gelderland. 3. De activiteit is in principe laagdrempelig en voor eenieder toegankelijk. 4. De activiteit biedt ruimte voor ontmoeting. 5. De activiteit wordt georganiseerd door een organisatie die professioneel is ingericht. 6. De organisatie kent een veelvoud aan inkomsten en is in haar activiteit niet louter afhankelijk van de gemeentelijke bijdrage. 7. De organisatie legt jaarlijks financieel verantwoording af. 8. De organisatie zoekt voortdurend naar samenwerking en verbreding. 9. De organisatie heeft oog voor verbindingen met andere domeinen binnen Doetinchem op terreinen als economie, onderwijs, ruimtelijke ontwikkeling en sociaal beleid. 5.2. Incidentele subsidies evenementen Alle incidentele subsidies vallen onder de Algemene subsidieverordening. De verdeelregels zijn vastgelegd in de beleidsregels. U hebt de bevoegdheid tot het nemen van besluiten omtrent incidentele subsidies aan ons gedelegeerd. De bestaande regels blijven grotendeels gehandhaafd en worden jaarlijks op een enkel punt geactualiseerd. Zij zijn te raadplegen via het Digitaal Loket op de gemeentesite. De belangrijkste bijstelling is de ophoging van het subsidiebedrag tot maximaal 2000,- per jaar. 6. Financiële paragraaf Voor 2009 is er in de Activiteitenbegroting in totaal 168.000,- beschikbaar binnen diverse budgetten. Dit is inclusief de stelpost nieuw beleid van 75.000,-. Wij stellen voor 81.300,- te begroten voor de meerjarige evenementensubsidies. Voor de incidentele subsidies is nu in totaal 42.000,- structureel beschikbaar. Wij stellen voor dit budget met 11.700,- te verhogen uit het extra budget evenementen 2009-2011 voor met name nieuwe sportieve en culturele evenementen die zich aandienen en ter dekking van het verhoogde subsidiebedrag. Daarmee is voor incidentele subsidies in totaal 53.700,- beschikbaar. Hierbij is rekening gehouden met het voorstel een extra ophoging van de subsidie aan Huntenkunst toe te kennen. Het doelgroepgerichte subsidiebeleid blijft als aparte subsidievorm intact.
5 Evenementenbeleid vormt een van de pijlers van de citymarketing. Binnen het project 'Gezicht geven aan Doetinchem' nemen wij daarover besluiten. Tot die tijd willen wij faciliteiten en subsidies verstrekken en zijn wij als gemeente gesprekspartner en eerste aanspreekpunt voor organisatoren van evenementen en voor de citymanager. Gezamenlijke promotie is de veelgehoorde wens en legt een basis om op voort te bouwen. Als bouwsteen kan een evenementenkalender niet ontbreken. Om deze te kunnen vullen, zijn deze voor 2007-2008 op een rij gezet. In bijlage 4 treft u een overzicht aan ter oriëntatie. Wij gaan dit overzicht gebruiken om in samenwerking met de Stichting Centrummanagement Doetinchem te komen tot een gezamenlijke promotie van de evenementen en activiteiten die nu bestaan. Het is een vingeroefening ter ondersteuning van een breed te dragen citymarketingbeleid. Ons voorstel is 10.000,- te reserveren voor de productie (digitaal en in print) van een evenementenkalender. De Doetinchemse warenmarkt behoorde enkele jaren geleden tot de meest aantrekkelijke van Nederland, maar gaat sindsdien achteruit. Winkelend publiek stelt hogere eisen en de beleveniseconomie speelt daarop in. De marktcommissie, waarin marktkooplieden en gemeente overleggen, wil naar een sterkere binding tussen de markt en haar publiek. Door toevoeging van kleinschalige culturele activiteiten en bijvoorbeeld thema's kan de markt haar positie als regionaal aantrekkelijk evenement terugkrijgen en uitbouwen. Het verzoek van de marktcommissie is om naar analogie van de verhouding tussen gemeente en Stichting OFD (Centrummanagement Doetinchem) te kunnen beschikken over een budget om daarmee de markt een impuls te geven. De marktkooplieden hebben inmiddels het stimulerende voorbeeld van de gemeente gevolgd en gaan via de marktgelden eveneens bijdragen aan de verdere profilering van de markt ( 0,10 per m 2 per week). In overleg met de marktcommissie wordt gekeken naar thema's, producten en eventuele tijdstippen. Ons voorstel is 3000,- uit te trekken ter profilering van de warenmarkt. Het voorstel is alle schoonmaakwerkzaamheden in de openbare ruimte door de gemeente te laten uitvoeren. Alle organisatoren kunnen een beroep doen op deze gemeentelijke inzet; het subsidiebedrag wordt daarmee indirect verhoogd maar blijft buiten de subsidieverstrekking. Voor alle andere facilitaire zaken wordt bekeken of een coördinatiepunt meerwaarde biedt en wat hiervan de kosten zijn. De kosten worden gemonitord. Voor de uitvoering van dit voorstel is 20.000,- gereserveerd. Met de organisatoren van negen evenementen worden meerjarige subsidieafspraken gemaakt. - Huntenpop (gemeente Oude IJsselstreek) is een regionaal gekleurd festival, met vele Doetinchemse sponsoren en een groot aandeel Doetinchems publiek. Vele jongeren zetten hier hun eerste schreden qua festivalbezoek. Ook dit jaar vraagt Huntenpop 10.000,- maar het voorgestelde bedrag achten wij een goede handreiking. - Winterfeest en Stadsfeest zijn van belang voor de uitstraling en promotie van de Doetinchemse binnenstad. - Straattheater Buitengewoon vraagt 75.000,- onder andere ten behoeve van een professionele kracht. Ons voorstel is naast onderstaande ophoging te onderzoeken of in het budgetcontract met de Gruitpoort 0,5 fte voor het product 'Buitenkunst' kan worden opgenomen. - Huntenkunst heeft in zijn exploitatie last van de verhuizing naar de Evenementenhal. Een groot deel van de extra kosten wordt met deze verhoging gecompenseerd. Daarnaast zal de organisatie zelf haar inkomsten dienen te verhogen. - De Achterhoekse Wandel4Daagse zal zijn subsidie vooral dienen in te zetten voor sfeerverhogende toevoegingen in en om de start- en finishlocatie.
6 - Beelden aan de Oude IJssel wil nadrukkelijker en op meer locaties in de zomerperiode aanwezig zijn in de openbare ruimte. - In Wehl en Gaanderen zal het budget met name worden gebruikt voor de inpassing van culturele en maatschappelijke organisaties binnen de manifestatie. Ons voorstel is het budget voor evenementen in de periode 2009-2011 als volgt te besteden: - Bestaand budget incidentele subsidies 42.000,- - Stimulering sportieve en culturele evenementen 11.700,- - Evenementenkalender (i.s.m. SCMD) 10.000,- - Impuls warenmarkt 3.000,- - Faciliteiten incl. schoonmaakkosten (via buha) 20.000,- - Meerjarige subsidierelaties (2009-2011) met: - Huntenpop (nu 7.300,-) 7.300,- - Winterfeest (nu via UPC-gelden) 5.000,- - Stadsfeest (nu 7.500,-) 10.000,- - Straattheater Buitengewoon (nu 30.000,-) 40.000,- - Huntenkunst (nu 6.700,-) 10.000,- - Achterhoekse Wandel4Daagse (afgebouwd) 2.500,- - Beelden aan de Oude IJssel (nu 1.500,-) 2.500- - Wehleriade 2.000,- - Pleinenfeest Gaanderen (nu 700,-) 2.000,-. 7. Tot slot Wij juichen zowel het cultureel ondernemerschap als de maatschappelijke betrokkenheid van de organisatoren van harte toe. Wij willen hen dan ook verder uitdagen met ons te onderzoeken waar wij als centrumstad de komende jaren gezamenlijk op kunnen inzetten. Binnen het traject 'Gezicht geven aan Doetinchem' willen wij uiteindelijk de keuzes maken waarop in te zetten met een brede citymarketing. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, ING. N. VAN WAART DRS. H.J. KAISER
De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Beleidskader Evenementen en met overname van de in dat voorstel vermelde overwegingen; gelet op artikel 108, lid 1, juncto artikel 147, lid 2 van de Gemeentewet; b e s l u i t : 1. De komende drie jaar deze notitie als uitgangspunt te nemen voor een lokaal evenementenbeleid. 2. Binnen het financiële kader te komen tot meerjarige subsidieafspraken. Aldus besloten in zijn vergadering van 18 december 2008,, griffier, voorzitter