Handleiding inschrijfsysteem - Admin Inhoud Inloggen... 2 Wachtwoord vergeten?... 2 Instellingen... 2 Docenten... 3 Ruimte... 4 Email... 4 Email wijzigen... 4 Loginnaam... 5 Tijden... 5 Afspraken... 6 Import... 6 Updaten... 7 Verwijderen van data... 8 Lokalen... 8 Uw wachtwoord wijzigen... 8 Uitloggen... 8 Pagina 1
Inloggen U vind het beheer van uw inschrijfsysteem op [uw domeinnaam]/beheer. Nadat uw systeem opgeleverd is, logt u in met de volgende gegevens: Gebruikersnaam: admin Wachtwoord: geheim Nadat u bent ingelogd, zal het systeem u verzoeken het wachtwoord te wijzigen. De volgende keren dat u inlogt gaat u na een geslaagde inlog direct naar de docenten pagina. Wachtwoord vergeten? Op dit moment kan de admin zijn wachtwoord niet opvragen. Vergeet deze dus niet. Instellingen Hier kun u de instellingen maken en wijzigen, zodat het systeem voor uw organisatie aangepast wordt. Pagina 2
1> Hier geeft u de belangrijkste info: - Zijn de docenten gekoppeld aan de leerlingen: ja of nee. Het wijzigen van deze optie heeft invloed op de import (zie Handleiding import leerlingen en docenten ). - Maakt uw organisatie ie gebruik van co-mentoren: ja of nee 2> Geef hier de titel op welke u aan de website wilt geven 3> De informatie van uw organisatie. Telefoonnummer en email is van de persoon of personen welke gecontacteerd worden indien er problemen zijn, zoals een administratie. 4> De kleuren van de pagina waarop de ouders hun gegevens in voeren U bevestigt uw wijzigingen door op wijzig te drukken. U krijgt een melding wanneer de gegevens succesvol opgeslagen zijn. Indien er afspraken zijn, zult u links onder aan een knop zien verwijder alle afspraken. Wanneer u hier op klikt, verwijdert u alle afspraken welke er op dat moment in het systeem staan. Handig wanneer u een nieuwe inschrijvingsronden in gaat. Docenten U ziet een overzicht van alle docenten. Pagina 3
Aan de linkerzijde ziet u de gegevens van de docent, oa de ruimte waaraan deze gekoppeld is, zijn of haar emailadres en zijn of haar loginaccount. Ruimte De ruimtekoppeling kunt u wijzigen via lokalen. Email Indien er geen emailadres gevonden is, ziet u deze melding zoals bij 1. Is er wel een emailadres gevonden dan ziet u het emailadres staan. Dit adres is van belang wanneer men zijn of haar wachtwoord vergeten is. Email wijzigen Wanneer u het emailadres wilt wijzigen, gaat u als volgt te werk. U klikt op de button wijzig email (6). Dan verschijnt het volgende scherm: Pagina 4
Bij emailadres vult u het emailadres in of wijzigt het adres. Daarna klikt u op wijzig. U keert dan terug naar de pagina en er zal een melding verschijnen dat uw wijziging succesvol opgeslagen is. Loginnaam Hier staat de loginnaam van de docent (6). Mocht dit niet het geval zijn (2) dan klikt u op Maak aan. Nadat u dit gedaan heeft, zal er een loginnaam verschijnen. Tijden Er zijn standaard 6 invul vakken voor de beschikbare tijden. De datum word ingevoerd nav de data welke u bij instellingen heeft ingesteld. U kunt deze ook wijzigen. De eerste tijd is vanaf wanneer de docent beschikbaar is. De tweede tijd is tot wanneer de docent beschikbaar is. Wanneer u de eerste wijzigt (vanaf)zal de tweede tijd (tot) naar de zelfde tijd springen. Wilt u een tijd verwijderen dan zet u de vanaf tijd gelijk aan de tot tijd. Dus beide tijden dienen gelijk te zijn. Mocht u niet genoeg hebben aan 6 invul vakken, dan klikt u op toevoegen (5). Er zal dan en extra invulvak verschijnen. Pagina 5
Zodra u een wijziging gemaakt heeft, zal wijzig (4) aktief worden en van kleur veranderen. Zie afbeelding hier onder. U klikt op wijzig en u krijgt een melding dat uw wijzigingen succesvol zijn op geslagen. Afspraken Hier krijgt u een overzicht van alle afspraken gesorteerd per docent. Eerst de datum waarop de afspraak is, dan de tijd waarop de afspraak aanvangt en dan de naam van de leerling. Wanneer u klikt op de button achter de afspraak, krijgt u de vraag of u zeker weet of u de afspraak wilt verwijderen. Nadat u dit bevestigd heeft word de afspraak verwijderd. Import Afhankelijk van de instelling Docenten gekoppeld aan leerlingen? krijgt u een van de volgende schermen te zien. Niet gekoppeld: Wel gekoppeld: Pagina 6
De werking van beide is het zelfde, echter indien het niet gekoppeld is moet u het twee keer doen. Voor meer informatie over het maken van een csv-file verwijzen we naar de handleiding hoe maak ik een csv-file. U klikt op bestand kiezen en navigeert naar uw csv-file en klikt op openen. U zult zien dat op de plaats van Geen bestand gekozen de naam van uw bestand komt te staan. Daarna klikt u op upload. U ziet het volgende scherm. Aan de linkerkant ziet u de kolommen uit het bestand wat u zojuist heeft geupload. Daarnaast ziet u de benaming zoals wij die in het programma hanteren. U selecteert voor elke kolom de daarbij behorende naam. Wanneer u klaar bent klikt u op Klaar. Ga verder. U wacht tot u de melding krijgt dat de import gereed is. Updaten Wanneer u gegevens wilt updaten of toevoegen, is de procedure het zelfde als import. Let op dat het leerlingnummer of stamnr (zoals wij het noemen) leidend is om wijzigingen door te voeren. Pagina 7
Verwijderen van data Via het menu item import kunt u ook data verwijderen. Onder aan de pagina vind een 5 tal mogelijkheden. Wanneer u een van de opties selecteert zal ALLES verwijderd worden. Lokalen Hier wijst u de lokalen toe aan de docenten. Wanneer u alle wijzigingen gereed heeft, drukt u op wijzig. De wijzigingen zijn doorgevoerd zodra u de bevestigingsmelding ziet. Wanneer u een ruimte wilt toevoegen, drukt u op lokaal toevoegen. Uw wachtwoord wijzigen Hier wijzigt u uw wachtwoord. U dient twee maal uw nieuwe wachtwoord in te vullen en drukt dan op wijzig. Uitloggen U verlaat de applicatie. Pagina 8