Handleiding DIAS scanning 1. Opstarten Start eerst DIAS op en daarna het DIAS scanprogramma. Indien u het scanprogramma toch probeert te gebruiken zonder dat DIAS is opgestart zult u zien dat het DIAS connectie icoontje verbroken staat. U kunt DIAS opstarten en nadien op het connectie icoon klikken om de verbinding te herstellen. DIAS connectie icoon 2. Batch Editor Vooraleer u kunt scannen dient u een scanprofiel te selecteren. Dit doet u via het menu Batch Batch Editor of via het menuknopje Batch Editor. Handleiding DIAS scanning pag. 1 / 9
Het scanprofiel bevat informatie over de settings die tijdens het scannen worden gebruikt: barcodeherkenning, single / duplex scanning, etc. Er werden 2 scanprofielen aangemaakt: - Default: geen barcodeherkenning, wel duplex scanning - Barcodeherkenning: barcodeherkenning en duplex scanning Daarnaast bepaalt u bij de Batch Editor ook door wie de gescande documenten moeten verwerkt worden. De gescande batch komt bij deze persoon in de takenlijst. Keuze van het scannerprofiel: - default - barcodeherkenning Persoon die instaat voor de verwerking van de gescande batch. Handleiding DIAS scanning pag. 2 / 9
3. Instellingen scannerprofiel Of via de knoppen in de menubalk: Properties: Voor het instellen van de - resolutie - formaat - pagina oriëntatie - kleur - single / duplex Bar Code Properties: Voor het instellen van de barcodeherkenning. Patch bladen maken gebruik van barcode type 39. Handleiding DIAS scanning pag. 3 / 9
Advanced properties Met de uitgebreide instellingen van de VRS software kunt u zaken zoals helderheid, contrast, etc. aanpassen. Bij Blank Page kunt u instellen dat blanco pagina s (met minimaal aantal pixels) automatisch verwijderd worden. U kunt de Advanced Properties ook oproepen door te dubbelklikken op het VRS icoon in de statusbalk onderaan rechts in uw scherm. Handleiding DIAS scanning pag. 4 / 9
Scanner instellingen opslaan: Wanneer u wijzigingen aangebracht hebt kunt u opteren om deze op te slaan. U kiest om deze toe te voegen aan het eerder geselecteerde scanprofiel (Save Default settings) U kies om met de geselecteerde eigenschappen een nieuw scanprofiel te maken. (Save Settings As ) 4. Scannen Van zodra u een batch profiel geselecteerd heeft, kunt u een keuze maken uit de scanmogelijkheden: Scan pagina Scan batch Wanneer alle pagina s gescand zijn krijgt u volgende melding: U hebt 2 mogelijkheden: - klik op Cancel om het scannen te beëindigen - leg een nieuwe stapel documenten op de scanner en u kunt verdergaan met scannen. Handleiding DIAS scanning pag. 5 / 9
U krijgt een overzicht van de gescande pagina s. Klik op delete batch indien u de gescande batch wenst te verwijderen. Klik op send to DIAS om de gescande batch in DIAS te verwerken Wanneer u de batch naar DIAS verstuurd hebt kunt u in principe het Scan programma afsluiten of minimaliseren indien u het later nog opnieuw wenst te gebruiken. De verwerking van de gescande documenten gebeurt in DIAS. Handleiding DIAS scanning pag. 6 / 9
5. DIAS taken Ga in DIAS naar het overzicht van uw taken. Klik op. Indien de gescande batch nog niet onmiddellijk zichtbaar is kan het nodig zijn dat u eerst op de Refresh knop klikt. Dubbelklik op de batch die u wenst te verwerken. Handleiding DIAS scanning pag. 7 / 9
In dit venster kunt de batch verwerken (pagina s indelen in documenten, pagina s roteren, etc.) U krijgt opnieuw een overzicht van de gescande pagina s en de barcodes en / of patchbladen. Klik op de knop batch verwerken om de batch automatisch te verwerken. Indien u met barcodes werkt zal DIAS de gescande pagina s automatisch opdelen in documenten. U kunt wel nog manueel pagina s toevoegen of verwijderen. Om manueel nog een pagina toe te voegen aan een document versleept u dit van boven naar beneden. Indien u geen barcodes gebruikt hebt, krijgt u de volgende vraag: Klik Yes om iedere pagina als een afzonderlijk document te verwerken. Klik No om alle gescande pagina s als één document te verwerken. Eénmaal de documenten zijn samengesteld kunt u deze toevoegen aan het DIAS archief. Klik hiervoor op: Handleiding DIAS scanning pag. 8 / 9
Selecteer het document dat u wenst toe te voegen en klik op het knopje om dit document toe te voegen aan het archief. Wanneer u een document scant dat reeds gearchiveerd werd binnen DIAS kunt u dit toevoegen als nieuwe versie van een reeds bestaand document. Bijvoorbeeld: een contract dat getekend terug binnenkomt. Gebruik dit knopje indien u meerdere documenten na elkaar aan het archief wenst toe te voegen. Voor ieder gescand document moet u een aantal indexvelden aanvullen. U kiest best eerst het documenttype want de indexvelden worden opgebouwd per documenttype. Klik op beëindigen en het document wordt toegevoegd aan het DIAS archief. Verwerkte batches komen in het rood te staan en bij het afsluiten van de batchverwerking krijgt u de vraag om de batch te verwijderen. Handleiding DIAS scanning pag. 9 / 9