HANDLEIDING 1 Deze handleiding is opgebouwd in twee delen. Deel1: EZ-catalog (onderhoudsprogramma voor artikeldata) Deel2: EZ-catalog (web) (online database waarin producten uit EZ-catalog worden getoond) 1
Inhoudsopgave Werkwijze data aanlevering:... 6 Bestand opmaken... 6 Inlezen bestand... 6 Inlezen assets... 6 Classificeren... 6 Relaties aanleggen... 6 Inloggen... 7 Assortiment... 8 2A. Beheer... 9 2A.1 Artikelgroep:... 10 2A.2 Navigatie:... 11 2A.3 Artikelgroep beheer:... 12 Splitsen, samenvoegen en assets... 24 Assets Artikelgroep... 28 2A.4 Subgroepen:... 30 2B. Artikel beheer... 36 2 Artikelen bewerken... 37 Nieuwe artikelregel... 38 Toevoegen van een nieuwe regel... 39 Kolom verwijderen... 42 Nieuwe artikelrelatie... 44 2C. Eenheden... 47 Nieuwe eenheid... 48 Koppelen leveranciers eenheid aan de EZ-base eenheid.... 49 Accepteer koppeling eenheid... 50 Overzicht eenheden en koppelingen... 51 2D. Koppen... 52 Kop status... 53 Kop bewerken... 54 Nieuwe kop... 55 Opmaak per kop... 56 2E. Artikelen importeren... 57 2F. Omnummeren... 58 2G. Artikelen exporteren... 59 2H. Artikel workflow... 60 Nog te doen... 61
Nog te classificeren... 62 Niet te classificeren... 63 Classificatie afgekeurd... 64 Geclassificeerd maar niet ingedeeld... 65 Nog te redigeren... 66 Opmaak afgekeurd... 67 Niet gefiatteerd... 68 Geblokkeerd voor productie... 69 Alles... 70 Artikelgroepen met vervallen artikelen... 71 2I. Artikelgroep autorisatie... 72 2J. Artikelgroep wijzigen... 73 2K. Classificaties... 74 2L. Prijslijsten beheer... 75 Import prijslijst... 76 Beheer prijslijst... 77 Beheer organisatie... 78 Vestigingen... 79 Gebruikersgroepen... 80 Gebruikers... 81 3 Afnemersgroepen... 82 Voorkeursleveranciers... 83 Standaard autorisatie profiel... 84 Systeembeheer... 85 Aanmelden... 87 Home... 88 Artlink... 89 Aanleveren artlink... 90 Koppeling cyclus Artlink... 91 Rapportage... 92 Onderhoud... 94 Exporteren... 95 Prijslijsten... 99 Taken... 100 Afmelden EZ-catalog (web)... 101 Bijlage... 102 Woordenlijst... 103 3
4 Versie 01-07-2012
Deel 1: EZ-catalog EZ-catalog is het onderhoudsprogramma van artikeldata welke hierna via EZ-catalog (web) beschikbaar worden gemaakt voor allerlei koppelingen, zoekfuncties en selectiefuncties. Data kan hierin in meerdere talen aangeleverd worden. De data kan worden ingedeeld binnen de classificatie van EZ-base of eigen classificatie. Alle artikeldata kan hierin kwalitatief verbeterd worden middels handige functies en verrijkt worden op een gestructureerde manier. Tevens kan er een opmaak bepaalt worden om in een later stadium catalogi te produceren en websites/shops te voeden. 5 5
Werkwijze data aanlevering: Onderstaande functies worden in de gehele manual verder uitgediept hoe hier mee gewerkt kan worden. Deze werkwijze geeft snel inzicht in de te nemen stappen. Bij het compleet doorlopen van deze stappen zullen producten beter gepresenteerd worden in EZ-base en de websites/shops, catalogi en ERP-systemen van de groothandelaren of voor eigen gebruik. Bestand opmaken Om artikelen aan te leveren is er de mogelijkheid om handmatig producten toe te voegen en te wijzigen. Echter als het hier om meerdere artikelen gaat dan kan er beter gebruik worden gemaakt van ons importformaat. De formaat beschrijving is als bijlage aan dit document toegevoegd. Let op: het goed weergeven van producten in EZ-base of in andere websites of catalogi valt of staat met het consequent beheren van die productgegevens. We zullen een ieder daarin middels een cursus ondersteunen. Na het volgen van de cursus is verdere ondersteuning altijd te vinden in telefonisch of email contact. Inlezen bestand 6 Als het bestand gereed is dan wordt deze ingelezen in de database van EZ-base (EZ-catalog). Producten worden dan middels een selectie al dan niet aan elkaar gevoegd in artikel groepen. Alleen het inlezen van het bestand betekend nog niet dat de producten zichtbaar zijn of door de groothandel opgenomen kunnen worden voor zijn marketing doeleinden. Om dit voor elkaar te krijgen moeten onderstaande zaken allemaal goed doorlopen worden. Inlezen assets Bij het invoeren (middels bestand of handmatig ) is er een benaming van de assets (afbeeldingen, logo s, pictogrammen, ondersteunende documenten en films) gehanteerd. De fysieke bestanden moeten nog wel worden ingelezen in de database van EZ-base. In het onderhoudsprogramma, EZ-catalog, zit de functie om dit te doen. Deze assets worden verder automatisch gekoppeld aan het juiste artikel record. Classificeren Na het inlezen van al het bovenstaande is de volgende stap gewenst om producten in de juiste classificatie terug te vinden. Het classificeren van de producten zal tot gevolg hebben dat deze in websites/shops terug te vinden zijn. Ook zal EZ-base de producten, mits door de leverancier voorzien van de kenmerken, voorzien van genormaliseerde kenmerken. Deze kenmerken worden door de groothandelaren gehanteerd om actieve filtering te bewerkstelligen in hun web omgeving. Het product van de leverancier wordt hierdoor uniform gevonden. Relaties aanleggen Om de producten te voorzien van aanverwante producten is het mogelijk om de groothandel te ondersteunen met de juiste productadviezen. Bijvoorbeeld bij een schaafmachine is de geleiderail handig om mee te adviseren. De relaties kunnen handmatig of middels een bestand aangeleverd worden. Formaat is als bijlage toegevoegd.
Inloggen Middels deze functie is er geheel/gedeeltelijk toegang tot EZ-catalog. Gebruikersnaam Deze gebruikersnaam word uitgereikt door EZ-base. Wachtwoord Dit wachtwoord word uitgereikt door EZ-base. Taal Er kan gekozen worden in welke taal er gebruik gemaakt gaat worden binnen EZ-base. 7 7
Assortiment Binnen deze functie kunnen artikeldata worden aangeleverd, verwerkt, geclassificeerd, opgemaakt en gepubliceerd in EZ-catalog (web). 8
2A. Beheer Muteren, wijzigen, aanvullen, redigeren van bestaande artikeldata of nieuwe artikeldata handmatig invoeren. Na het aanklikken van de knop beheer openen alle artikel(groepen) binnen de dataset. Wijzigen van artikeldata is klikken op de artikelregel op de overzichtspagina assortiment. Vervolg stap is om naar de artikelgroep te gaan. 9 9
2A.1 Artikelgroep: Overzichtelijke weergave van de data welke is ingelezen middels het importformaat van EZ-base of handmatige invoer. 10
2A.2 Navigatie: I. Opslaan Hiermee worde de laatste wijzigingen opgeslagen. II. Vorige Volgende Vorige ga naar de voorgaande artikel(groepen) Volgende ga naar de komende artikel(groepen) 11 11
2A.3 Artikelgroep beheer: I. Redigeren II. Classificeren III. Wijzigen IV. Splitsen V. Samenvoegen VI. Assets VII. Eenheden splitsen 12
Redigeren Deze functie biedt de mogelijkheid om alle opmaak te regelen van een artikel(groep). Middels deze opmaak is er direct invloed op de weergave van de producten in diverse omgevingen zoals; websites en catalogi. Redigeren 13 In het redigeerscherm is er een functiebalk welke ook met rechtermuisfunctie toegankelijk is. De volgende worden hierna beschreven. I. Kolommen samenvoegen II. Kolomzichtbaarheid III. Kolomvolgorde IV. Kolommen in spec.veld V. Overige 13
Kolommen samenvoegen Als er veel kenmerken zijn dan kan dat een onoverzichtelijk beeld geven in de weergave op websites of in catalogi. Door het samenvoegen van kolommen zal dit overzicht verbeteren. Bijvoorbeeld lengte, breedte, hoogte kunnen worden samengevoegd en weergegeven als bijv. afm. lxbxh 14 Kolommen samenvoegen Indien er meerdere kolommen getoond moeten worden in één kolom dan kan je middels deze functie de kolommen selecteren en samenvoegen. (Dit is alleen een weergave functie, de kolommen blijven altijd onafhankelijk staan in de aanlever en zoekfunctie binnen EZ-base) Samengevoegde kolom,, ongedaan maken Deze specifieke actie met samenvoegen maak je hiermee ongedaan. Alle samen gevoegde kolommen ongedaan maken Binnen deze groep worden alle samenvoeg acties ongedaan gemaakt.
Kolomzichtbaarheid Kolommen die niet getoond hoeven te worden in EZ-catalog (web) of in websites/shops en catalogi zijn middels deze functie te verbergen of te tonen. Kolommen tonen/verbergen Indien kolommen niet getoond hoeven te worden is het mogelijk om ze hier te verbergen. Dit houdt in dat ze nergens meer getoond worden of geëxporteerd kunnen worden. Zichtbare kolommen Aan de linkerzijde staan alle kolommen welke getoond en geëxporteerd mogen worden. Verborgen kolommen Aan de rechterzijde staan alle kolommen die verborgen mogen worden. Door middel van het aanklikken aan de linkerkant en met het pijltje te verplaatsen gaat de betreffende header naar links of naar rechts. Kolom,, verbergen Specifieke kolom verbergen Kolom zichtbaarheid herstellen Alle verborgen kolommen in een actie terugzetten naar de zichtbare kolommen 15 15
Kolomvolgorde aanpassen Om eenduidig bij alle artikel(groep)en de volgorde te tonen kan hier de aangeleverde volgorde (middels inleesbestand) aangepast worden. 16 Kolomvolgorde aanpassen De volgorde van alle headers kunnen middels de pijltoetsen aan de rechterzijde omhoog of omlaag geschoven worden. Dit is een horizontale sortering. Hiermee wordt van links naar rechts de volgorde van alle header bepaalt. Indien er later een transponeringsactie komt dan is dit een sortering van boven naar beneden. Kolomvolgorde herstellen Alle aanpassingen worden hiermee in de kolomvolgorde hersteld.
Kolommen in spec.veld Net als bij samenvoegen is deze functie om duidelijkheid te creëren in de weergave van de kolommen. Kolommen waarin een identieke waarde in staat kan als toevoeging van het spec.veld geplaatst worden. Deze kolom wordt hiermee niet verwijderd maar wordt alleen getoond in het spec.veld. De kolom blijft nog altijd als zoekfunctie fungeren. Kolommen naar specificatie plaatsen Headers welke gelijke waardes hebben kunnen verplaatst worden, als toevoeging, naar het specificatieveld. Doormiddel van het kiezen van een header en deze met de pijltoetsen van links naar rechts te verplaatsen komt alleen de tekst onderaan het specificatieveld te staan. Kolom,, naar specificatie plaatsen Specifieke kolom verplaatsen naar specificatie Kolom uit specificatie herstellen Alle verplaatsingen naar specificatie herstellen en weer terug in de kolommen plaatsen. Kolom uit specificatie niet met opsomming tonen Als er in het spec.veld opsommingstekens worden gehanteerd wordt dit ook voor de kolomteksten geplaatst. Indien niet wenselijk dan kan dit hiermee worden uitgeschakeld. 17 17
Overige Het kan zijn dat d.m.v. de standaard sortering (artikelcode) de volgorde niet geheel conform de gewenste weergave is. Bijvoorbeeld; door toevoeging van product met andere maatvoering binnen een artikelgroep kan de volgorde anders worden. Sorteren Sorteren Met deze functie kan een verticale sortering worden toegepast. Kies een kop Per artikelgroep wordt een header gekozen welke als sortering leidend is. Er kunnen meerdere koppen gekozen worden. Alfabetisch Kolommen tonen/verbergen Keuze tussen numeriek of alfanumeriek Oplopend Per header op- of aflopend selecteren 18
Tabel transponeren Als er in een artikelgroep meer dan 5 kolommen naast elkaar staan is dit niet in een catalogus te publiceren. Om dit te voorkomen kan, als er met samenvoegen of met verplaatsing naar spec.veld nog steeds te veel kolommen zijn, de functie transponeren gebruikt worden. Tabel transponeren Bij het activeren van deze functie worden de kolommen onder elkaar getoond in plaats van naast elkaar. Transponeren ongedaan maken De bovenstaande functie ongedaan maken. Alle instellingen terugzetten Alle instellingen terugzetten Alle instellingen en opmaak acties weer terug in de voorgaande stand gezet. Opmaak afkeuren Opmaak afkeuren Deze functie is voor EZ-base 19 19
Classificeren Door het plaatsen van artikelen binnen de classificatie van EZ-base kunnen alle gelijke producten ongeacht leverancier op hetzelfde niveau teruggevonden worden en alle kenmerken per classificatie gelijk getrokken worden. Producten kunnen uitsluitend op het vierde niveau worden geclassificeerd. 20
Classificatie Classificatie Met deze pull down een keuze maken binnen welke classificatie er geclassificeerd gaat worden. Het indelen in de EZ-base classificatie is in ieder geval een verplichte indeling. Artikelgroepen Artikelgroepen Hierin staat de op dat moment actieve artikel(groep) welke geclassificeerd wordt. Zoeken Zoeken Invullen van een zoekterm om een juiste keus te maken. De resultaten worden alleen weergegeven als de benaming gevonden wordt binnen de classificatie. Bij vragen hierover kan er altijd contact opgenomen worden met EZ-base. Niet classificeerbaar 21 Niet Classificeerbaar Als er geen juiste classificatie gevonden wordt dan kan product worden verplaatst naar de status niet te classificeren. Hierdoor zal i.o.m. EZ-base en de leverancier een juiste classificatie gezocht of aangemaakt worden. Classificeer Classificeer Bij het vinden van de juiste classificatie kan de artikel(groep) hieraan gekoppeld worden. 21
Wijzigingen Bij het regelmatig aanleveren en bijhouden van data moet het overzicht gehouden worden in de nieuwe en oude situatie. Binnen de wijzigingsmodule ziet u snel wat er is veranderd. 22
Vorige waarden weergeven Vorige waarden weergeven De voorgaande situatie hiermee oproepen. Gewijzigd Toegevoegd verwijderd Gewijzigd Alle gegevens die anders zijn dan de vorige situatie worden blauw gekleurd. Toegevoegd Als er nieuwe gegevens bij een artikel(groep) komen zullen deze groen worden gekleurd. Verwijderd Alle niet aangeleverde gegevens (dus niet meer nodig) worden rood gekleurd. 23 23
Splitsen, samenvoegen en assets Als er teveel producten in een artikelgroep staan of als de producten te verschillend zijn dan is het logisch dat de producten over meerdere groepen verdeeld worden. Het tegenovergestelde wordt geaan als producten dus wel overeenkomstig zijn. Binnen Assets worden de connecties weergegeven, categoriegewijs, tussen producten en afbeeldingen, documenten, film etc. etc. 24
Splitsen Het kan zijn dat artikelgroepen te groot zijn geworden. Reden kan zijn dat d.m.v. het inlezen van een bestand (gelijkwaardig zijn van art.naam/spec.veld/soort/merk) er teveel artikelen in een groep komen. Middels deze functie worden groepen gesplitst meerdere groepen. 25 Bij het selecteren van de artikelregels binnen de groep een selectie uit de groep halen. Deze wordt in een nieuwe groep geplaatst waarin alle koppelingen, opmaak, teksten en classificaties wordt meegenomen. 25
Samenvoegen Artikelen die wel bij elkaar horen in een groep maar nog niet zijn samengevoegd kunnen middels deze functie bij elkaar worden gevoegd. Reden hiervan kan zijn dat d.m.v. het inlezen van een bestand (niet gelijkwaardig zijn van art.naam/spec.veld/soort/merk) er teveel artikelen los in de database komen. Indien gelijke producten in verschillende groepen staan dan kan je deze samenvoegen. Criteria hiervoor zijn dat artikelnaam, merk, soort en spec.veld gelijk zijn. 26
Assets Aan alle artikel(groep)en kunnen koppelingen worden gemaakt. Deze koppelingen (Foto s/ deeplinks/documenten/video s) kunnen in deze functie overzichtelijk worden opgemaakt. 27 27
Assets Artikelgroep Overzicht van alle assets per artikel(groep). Tevens toevoegen of wijzigen van de gemaakte assets. Alle koppelingen met plaatjes worden hier weergegeven. Als je dit wilt wijzigen dan klik je op Selecteer asset 28 Nieuwe asset Als er een nieuwe asset aan deze artikelgroep moet worden gekoppeld.
Assetcategorie Assetcategorie Afbeelding: Eén of meerdere afbeeldingen per product(groep) Icoon: Ondersteunende afbeelding (bijvoorbeeld SKG of PKVW of KEMA-keur) Logo: Dit is het beeldmerk wat gekoppeld is aan het merk URL: Deeplink naar de webpagina waar product of documenten staan Document: ondersteunend document (bijvoorbeeld MSDS- blad of explosietekening) Catalogus: ondersteunend pdf (bijvoorbeeld product catalogi) Omschrijving Verklaring van de koppeling (bijvoorbeeld productfoto of instructievideo) 29 29
2A.4 Subgroepen: Per artikelgroep onderscheid maken tussen de productregels. Dit om beter inzicht te krijgen in de verschillen binnen de regels. Dit kan bijvoorbeeld met verpakkingseenheid te maken hebben. 30 I. Alle artikelen II. Positioneren III. Nieuw IV. Bewerken V. Verwijderen
Alle artikelen In het overzicht van de artikelgroep is de mogelijkheid om per subgroep te kijken wat er in staat. De status alle artikelen laat alle artikelen zien ondanks dat deze verdeeld zijn in subgroepen. 31 31
Nieuwe subgroep 32 Nieuw Een nieuwe/volgende groep aanmaken kan door op nieuw te klikken. De beschikbare artikelen worden verplaatst middels de pijltoetsen. Een artikel kan maar in één groep voorkomen. Koptekst Deze functie is om een onderscheid te maken tussen subgroepen. Voettekst Om een subgroep te verklaren kan er een aanvullende voettekst worden toegevoegd.
Bewerken subgroep Bewerken Reeds bestaande subgroepen kunnen hier worden aangepast. 33 33
Positioneren subgroep Positioneren Volgorde van de subgroepen kunnen hierin worden bepaald. 34
Verwijderen subgroep Verwijderen Als de subgroep verwijderd moet worden. 35 35
2B. Artikel beheer Handmatig bewerken, nieuw producten of producten laten vervallen/verwijderen. I. Artikelen bewerken II. Nieuw III. Laten vervallen IV. Verwijderen 36
Artikelen bewerken Productgegevens zoals koppen, waardes en eenheden zijn manueel te wijzigen. 37 37
Nieuwe artikelregel Nieuwe artikelregels zijn manueel toe te voegen aan een artikel(groep). 38
Toevoegen van een nieuwe regel Manueel artikelregel toevoegen. 39 39
Nieuwe kolom Nieuwe kolom Kolom toevoegen 40
Verticaal kopiëren Waardes in alle records kopiëren. Dit is een handige tool waarmee in alle cellen de waarde kan worden neergezet. Bijvoorbeeld als de kleur van alle producten gelijkwaardig is. Verticaal kopiëren Waardes naar alle regels kopiëren 41 41
Kolom verwijderen Indien een kolom binnen een artikelgroep niet wenselijk is dan kan deze compleet verwijderd worden. Let wel op dat als er opnieuw een bestand wordt aangeleverd dat ook daarin deze data verwijderd zijn. Verwijder kolom Geselecteerde kolom verwijderen 42
Gerelateerde producten Onderlinge relaties kunnen hierin worden vastgelegd. Bijvoorbeeld: Schuurpapier bij schuurmachine. 43 43
Nieuwe artikelrelatie Nieuwe artikelrelatie Hiermee kan een selectie gemaakt worden van de artikelen die je wilt relateren Verwijderen De koppeling wordt verwijderd na activering van deze functie 44 A. Overige Assets; zie uitleg Assets hoofdstuk 2A3 B. Algemeen Acceptatie van de regel of annuleren van de gemaakte wijzigingen/toevoegingen.
Laten vervallen artikelrecord Een artikelregel binnen een artikel(groep) laten vervallen. De status wijzigt van beschikbaar naar vervallen 45 45
Verwijderen artikelrecord Artikelrecords kunnen alleen verwijdert worden als deze nog niet zijn gepubliceerd. De verwijdering is dan definitief. 46
2C. Eenheden Beheer van de leveranciers eigen eenheden gekoppeld aan de EZ-base eenheden. I. Nieuwe eenheid II. Koppelen leveranciers eenheid aan de EZ-base eenheid. III. Accepteer koppeling eenheid IV. Overzicht eenheden en koppelingen 47 47
Nieuwe eenheid Binnen de eigen data een eigen eenheid toevoegen. 48
Koppelen leveranciers eenheid aan de EZ-base eenheid. De eigen eenheid koppelen aan een EZ-base eenheid. 49 49
Accepteer koppeling eenheid Acceptatie van de koppeling eigen eenheid met die van EZ-base. 50
Overzicht eenheden en koppelingen 51 51
2D. Koppen Alle aangeleverde kenmerken van één leverancier worden hier weergegeven. Hiermee kan overzichtelijk de kenmerken worden beheerd, gewijzigd en toegevoegd. 52
Kop status Kop Bij het aanklikken van een kop kan je zien wat de status is van de kop of welke omschrijving of pictogram hieraan is gekoppeld. 53 53
Kop bewerken Omschrijving Verklarende tekst voor de kop naam. Bijvoorbeeld: bevestiging/bevestigingsvorm van het product Pictogram Een kenmerk kan ook worden weergegeven als een pictogram. Bijvoorbeeld: gewicht/ Eenheid automatisch scheiden Bepaling of een eenheid wordt gescheiden van de waarde (beter voor de zoekresultaten). Het scheiden kan voor of na de waarde komen. Bijvoorbeeld M komt voor 10 in combinatie met kop draad. M10. Niet scheiden kan als er in de waarde zaken staan die geen eenheid zijn. 54
Nieuwe kop Binnen de aangeleverde kenmerken (middels bestandsformaat) staat niet de juist kenmerkbenaming. Deze functie geeft de mogelijkheid om een extra kenmerk aan te maken. Nieuwe kop Om een nieuwe kop toe te voegen kan hier manueel een kop worden toegvoegd. 55 55
Opmaak per kop Kenmerken kunnen ook over de hele datasource heen een opmaak mee krijgen. Dit betreft het verbergen of verplaatsten van dit kenmerk binnen alle artikel(groep)en. 56 Verbergen Met deze functie worden alle kenmerken met deze naam over de hele datasource verborgen. Naar specificatieveld verplaatsen Met deze functie worden alle kenmerken met deze naam over de hele datasource verplaatst naar het specificatieveld. Met als uitgangspunt dat de waarde in de kolom gelijk is. Terugzetten Met deze functie worden bovenstaande acties hersteld.
2E. Artikelen importeren Het aanleveren van artikelgegevens middels een bestand levert een bijdrage aan het voorkomen van (veel) manuele handelingen. Het bestandsformaat zal middels een deeplink aan deze manual worden toegevoegd. Taal De eigen standaard taal wordt hierin weergegeven. Bij het aanleveren van een andere taal kan gekozen worden uit de door EZ-base aangeleverde taalcodes. Indien er talen missen kan in overleg met EZ-base een andere taalcode worden toegevoegd. Deelimport Als er een bestand toegevoegd moet worden aan de reeds aangeleverde data dan moet u deelimport aanvinken. Anders zal de data overschreven worden door het aangeboden bestand. Bestand selecteren en importeren Het bestand kan worden opgehaald vanaf de werkplek waarop de gebruiker zit. 57 57
2F. Omnummeren Dit is de functie voor het hercoderen van een artikelnummerreeks. Reden kan zijn dat er gekozen wordt voor een andere codering van de artikelrecords. Bestand selecteren en importeren Beschrijving van het bestandsformaat is als bijlage aan deze handleiding toegevoegd. 58
2G. Artikelen exporteren Data die in EZ-base aanwezig zijn kunnen met deze functie worden geëxporteerd. Taal Formaat Bij een export kan alleen de taal worden geëxporteerd welke is aangeleverd Exporteren gebeurt in een Excelbestand. Voor elke unieke header een aparte kolom aanmaken Als per kolom een unieke header benaming nodig is dan kan deze functie daarin voorzien. Let wel op dat als er veel verschillende header benamingen zijn dat er een heel groot bestand wordt geformeerd. Verschillenlijst catalogus/prijslijsten Om een overzichtelijke lijst te krijgen waarin het verschil duidelijk wordt tussen de aangeleverde prijslijst en de artikeldata is deze optie een uitkomst. Hierin kan gezien worden welke producten zouden moeten vervallen of worden toegevoegd. 59 59
2H. Artikel workflow Artikel(groep)en doorlopen een aantal statussen om van begin tot eind overzichtelijk te houden wat er met een artikel(groep) moet gebeuren. Om optimaal gevonden en gebruikt te worden door de groothandelaren is het doorlopen van alle statussen verplicht. 60 I. Nog te doen II. Nog te classificeren III. Niet te classificeren IV. Classificatie afgekeurd V. Geclassificeerd maar niet ingedeeld VI. Nog te redigeren VII. Opmaak afgekeurd VIII. Niet gefiatteerd IX. Geblokkeerd voor productie X. Alles XI. Artikelgroepen met vervallen artikelen
Nog te doen Deze selectie geeft alle artikelen weer met een status indicatie. Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 61 61
Nog te classificeren Deze selectie geeft alle artikelen weer welke nog geclassificeerd moeten worden. Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 62 Zoeken Hierin wordt een zoekterm ingevuld om een classificatie te vinden Selecteren classificatie Door te klikken op classificeer rechts onder wordt de artikel(groep) in deze classificatie geplaatst.
Niet te classificeren Deze selectie geeft alle artikelen weer welke niet geclassificeerd kunnen worden. Actie EZ-base zal (in overeenstemming met leverancier) de data gaan classificeren. 63 63
Classificatie afgekeurd Doelstelling Deze selectie geeft alle artikelen weer welke classificatie niet is goedgekeurd door EZ-base. Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 64
Geclassificeerd maar niet ingedeeld Doelstelling Deze selectie geeft alle artikelen weer welke zonder classificatie zijn doorgezet naar EZ-catalog Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 65 65
Nog te redigeren Deze selectie geeft alle artikelen weer welke nog geredigeerd moeten worden. Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 66
Opmaak afgekeurd Deze selectie geeft alle artikelen weer welke opmaak is afgekeurd door EZ-base. Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 67 67
Niet gefiatteerd Deze selectie geeft alle artikelen weer welke niet zijn gefiatteerd door EZ-base. Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 68
Geblokkeerd voor productie Deze selectie geeft alle artikelen weer welke zijn verwijderd Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 69 69
Alles Deze selectie geeft alle artikelen weer. Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 70
Artikelgroepen met vervallen artikelen Deze selectie geeft alle artikelen weer welke zijn vervallen. Actie Bij het aanklikken van een artikelregel kan middels de Actie button de status beïnvloed worden. 71 71
2I. Artikelgroep autorisatie Als bepaalde productgroepen niet toegankelijk zijn voor bepaalde groothandelaren dan kan hier bepaald worden welke artikelen geautoriseerd dienen te worden. Autorisatie gebeurt uitsluitend aan afnemersgroepen. 72 Artikelen zonder autorisatie Deze artikelen bevatten geen autorisatie. Geautoriseerd voor iedereen Deze artikelen zijn voor iedereen toegankelijk. Geautoriseerd voor iedereen behalve Deze artikelen zijn voor iedereen toegankelijk behalve voor deze specifieke afnemersgroep(en). Geautoriseerd voor niemand behalve Deze artikelen zijn uitsluitend toegankelijk voor deze specifieke afnemersgroep(en).
2J. Artikelgroep wijzigen 73 73
2K. Classificaties De EZ-base classificatie is marktconform ingericht. Zodanig dat alle gelijkwaardige producten op hetzelfde niveau kan worden teruggevonden. De indeling van deze producten ligt binnen de verantwoording van de aanleverende partij van de data. EZ-base zal hierover waken of dit op een juiste manier wordt gedaan. 74 EZ-base-classificatie Onder deze functie staat de EZ-base classificatie. Deze is opgedeeld in 4-lagen. Producten kunnen uitsluitend op de 4 e laag worden geclassificeerd. Gedeelde classificaties Deze functie is nog niet actief. Eigen classificatie Er kan ook een eigen classificatie worden ingelezen. EZ-base zal hierin ondersteunen.
2L. Prijslijsten beheer Pricat bestanden (prijslijsten) beheren en importeren. Pricat bestanden kunnen per groothandel worden aangeleverd en geautoriseerd. Als er gegevens wijzigen dan kan een compleet nieuw bestand worden aangeleverd. I. Beheer II. Import 75 75
Import prijslijst Prijslijsten kunnen in Pricat formaat (zie deeplink einde van deze manual) worden ingelezen. 76
Beheer prijslijst Beheer van prijslijsten is gemaakt om alle aangeleverde prijslijsten in een overzichtelijk scherm te tonen. Prijslijsten kunnen hierin worden geautoriseerd aan afnemersgroepen. Autoriseer Prijslijsten kunnen hier aan een specifieke afnemersgroep worden gekoppeld. Andere gebruikers zullen de gegevens dan niet zien. 77 77
Beheer organisatie Beheer van de eigen organisatie gebeurt binnen deze functie. Het aanmaken van vestigingen, gebruikers(groepen), afnemersgroepen en voorkeursleveranciers maakt het mogelijk om middels een autorisatieprofiel het gebruik van data in EZ-base te structureren. I. Vestigingen II. Gebruikersgroepen III. Gebruikers IV. Afnemersgroepen V. Voorkeursleverancier VI. Standaard autorisatie profiel 78
Vestigingen Hierin kunt u vestigingen met specifieke GLN codes Nieuwe vestiging Als er meerdere vestigingen zijn binnen een bedrijf kunnen hier de vestigingen worden beheerd. NAW Afwijkend adres ten opzichte van de hoofdvestiging GLN Afwijkend GLN ten opzichte van de hoofdvestiging Taal Afwijkende taal ten opzichte van de hoofdvestiging Adrestype Dit kan zijn dat het alleen een factuur, aflever of ophaal adres is. Basis instelling is standaard. 79 79
Gebruikersgroepen 80
Gebruikers 81 81
Afnemersgroepen Als er een autorisatie nodig is om artikel(groep)en, prijslijsten of promoties aan bepaalde groothandelaren te koppelen dan moet je deze groothandelaren kunnen groeperen in afnemersgroepen. 82
Voorkeursleveranciers Bij een voorkeursselectie van leveranciers is het mogelijk om uitsluitend producten te tonen of te exporteren welke voorkomen in deze selectie. 83 83
Standaard autorisatie profiel Hierin komt de standaard autorisatie te staan waarin alle artikelregels worden gekoppeld aan een voor ingestelde afnemersgroep. 84
Systeembeheer 85 85
DEEL 2: EZ-catalog (web) EZ-catalog (web) is de algehele omgeving waarin producten worden gepresenteerd. De opbouw van producten is altijd op een gelijkwaardige manier. Producten zijn al dan niet voorzien van productrelaties. Dit kunnen bijvoorbeeld aanverwante producten of accessoires zijn. De juistheid van de product data wordt wel getoetst door EZ-base echter de verantwoordelijkheid ligt bij de aanleverende partij. Product data kunnen (automatisch) worden geëxporteerd. Zo n export kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld; aanvulling of voeding van websites/webshops, het maken van catalogi of bestanden welke voor eigen gebruik van toepassing zijn. 86
Aanmelden De toegang tot EZ-catalog (web) is afgeschermd voor personen die geen contract hebben met EZbase. Door zich aan te melden in de EZ-catalog (web) omgeving krijgt u toegang tot de data en andere functionaliteiten. De uitgave van algehele toegang ligt bij EZ-base en de verdeling onder de gebruikers van een lid van EZ-base ligt bij de administratieve beheerder van het lid. Gebruikersnaam Hierin komt de door EZ-base of beheerder van het lid toegewezen naam. Wachtwoord Bij het toekennen van een gebruikersnaam (emailadres) wordt er een tijdelijk wachtwoord verzonden. Bij het activeren van dit tijdelijk wachtwoord kan er een definitief eigen wachtwoord worden ingevoerd. Onthoud mijn gegevens Windows functie Wachtwoord vergeten U kunt hier een nieuw wachtwoord aanvragen. Deze wordt naar uw emailadres verzonden. Aanmelden Als gebruikersnaam en wachtwoord zijn ingevoerd kan middels aanmelden de toegang worden verkregen. 87 87
Home Overzichtelijke pagina met alle hoofdgroepen van de classificaties. Door de classificatiebuttons aan te klikken verschijnt er een lager niveau. Dit gaat tot het vierde niveau door. De classificatie kan ook worden geactiveerd met de rode pijltoets aan de linkerzijde. 88
Artlink Middels een bestand uit het ERP-systeem van de groothandel wordt er een koppeling gemaakt tussen de artikelnummers van de groothandel en die van de leverancier. Deze koppeling genereerd een aantal dingen: deeplink naar de productinformatiepagina op EZ-catalog (web), een rapportage van de koppeling en een exportselectie voor het voeden van een website/shop of catalogus. 89 89
Aanleveren artlink Het bestand (formaat beschrijving als bijlage bij deze manual)kan handmatig of geautomatiseerd aangeleverd worden. Geautomatiseerd gebeurt middels het aanleveren op een ftp-server. Voordeel hiervan is dat er dagelijks gecontroleerd wordt of de aangeleverde artikelrecords corresponderen met die van de leverancier. 90 Datum/tijd Alle aangeleverde bestanden worden hier weergegeven. Aantal aangeleverd Dit zijn het aantal artikelrecords wat in het artlink bestand staan. Aantal gekoppeld Aantal gekoppelde artikelrecords met die van de leverancier Aantal verwijderd Koppelingen die verwijdert zijn. Toon details Onder deze functietoets staat een rapportage per aangeleverd bestand.
Koppeling cyclus Artlink Door middel van het doorlopen van een matchingscyclus kan een artikel de beste koppeling krijgen. 1E MATCHINGSCYCLUS De ArticleLink.SupplierGln moet overeenkomen met de Article.OwnerRelation.RelationGln 1. De ArticleLink.SupplierArticleNumber moet overeenkomen met Article.ArticleNumber (=MatchRelationOnArticleNumber) 2. De ArticleLink.SupplierArticleGtin moet overeenkomen met de Article.ArticleGtin (=MatchRelationOnArticleGtin) 2E MATCHINGSCYCLUS De ArticleLink.SupplierGln (wordt niet meegegeven, dus dit is het GLN van de ingelogde relatie) moet overeenkomen met de Article.OwerRelation.RelationGln 3. De ArticleLink.OwnArticleNumber moet overeenkomen met Article.ArticleNumber (eigen artikel dus) (=MatchRelationOnOwnArticleNumber) STOP WHEN MATCHED 3E MATCHINGSCYCLUS Prijslijsten: de ArticleLink.SupplierGln moet overeenkomen met de PriceList.OwnerRelation.RelationGln 4. De ArticleLink.SupplierArticleNumber moet overeenkomen met de PriceList.SupplierArticleNumber (=MatchPriceListRelationOnArticleNumber) 5. De ArticleLink.SupplierArticleGtin moet overeenkomen met de PriceList.SupplierArticleGtin (=MatchPriceListRelationOnArticleGtin) 4E MATCHINGSCYCLUS STOP WHEN MATCHED 91 De ArticleLink.SupplierGln moet overeenkomen met Article.OwnerRelation.RelationGln 6. De ArticleLink.SupplierArticleNumber moet overeenkomen met Article.ManufacturerArticleNumber (=MatchRelationOnManufacturerArticleNumber) 7. De ArticleLink.SupplierArticleGtin moet overeenkomen met de Article.ManufacturerArticleGtin (=MatchRelationOnManufacturerArticleGtin) STOP WHEN MATCHED 5E MATCHINGSCYCLUS 8. De ArticleLink.SupplierArticleNumber moet overeenkomen met Article.ManufacturerArticleNumber (=MatchManufacturerOnArticleNumber) 9. De ArticleLink.SupplierGtin moet overeenkomen met Article.ArticleGtin (=MatchRelationOnArticleGtinOnly) 10. De ArticleLink.SupplierGtin moet overeenkomen met Article.ManufacturerGtin (=MatchManufacturerOnArticleGtin) STOP WHEN MATCHED 6E MATCHINGSCYCLUS Prijslijsten 11. De ArticleLink.SupplierArticleGtin moet overeenkomen met de PriceList.SupplierArticleGtin (=MatchPriceListOnArticleGtinOnly) Voetnoot: Stop when matched betekend dat als er een match op basis van de voorgaande stappen zijn doorlopen dan zal er niet verder worden gezocht naar andere artikelrecords 91
Rapportage Om overzicht te hebben in de koppelingen en op welk niveau dit wordt gelegd is deze rapportage gemaakt. 92 Aangeleverd Totaal aantal records welke in het aangeleverde artlink-bestand staat. Niet gekoppeld Aantal niet gekoppelde records. Gekoppeld aan leverancier via Artikelnummer Dit is het aantal records welke aan een artikelnummer zijn gekoppeld van een leverancier. Gekoppeld aan leverancier via GTIN Dit is het aantal records welke aan een GTIN zijn gekoppeld van een leverancier. Gekoppeld aan eigen artikel via Artikelnummer Dit is het aantal records welke aan een artikelnummer zijn gekoppeld van eigen aangeleverde artikeldata. Gekoppeld aan prijslijst leverancier via GTIN Dit is het aantal records welke aan een artikelnummer zijn gekoppeld in een prijslijst van een leverancier Gekoppeld aan leverancier via GTIN fabrikant Dit is het aantal records welke aan een GTIN zijn gekoppeld van een fabrikant. Gekoppeld aan fabrikant via Artikelnummer Dit is het aantal records welke aan een artikelnummer zijn gekoppeld van een fabrikant. Gekoppeld aan relatie op via alleen het GTIN Dit is het aantal records welk alleen via de GTIN gekoppeld wordt aan een leverancier. Gekoppeld aan prijslijst via alleen het GTIN Dit is het aantal records welke aan een GTIN zijn gekoppeld in een prijslijst van een leverancier Leveranciers
Leveranciers Overzicht aantal leveranciers. Synoniemen Overzicht aangeleverde productsynoniemen Gerelateerde producten Overzicht van gerelateerde producten binnen de artlink koppeling. 93 93
Onderhoud Het gevolg van de matching is dat er producten zijn van leveranciers met een EZ-base contract welke niet gevonden worden in EZ-catalog (web). Deze producten zijn wel gewenst om verder gebruikt te gaan worden in websites/webshops, catalogi en ERP-systemen. Er zijn drie opties, te weten; artikelrecord onjuist in ERP-pakket groothandel Groothandel maakt een export uit EZ-web van de niet gekoppelde artikelen en past deze aan in het ERP-pakket. Met het volgende artlink-bestand zal de koppeling wel aanwezig zijn artikelrecord is vervallen Leverancier heeft dit product niet meer in zijn assortiment. Deze zal dan ook niet meer gekoppeld kunnen worden. Het product zal dan ook als uitlopend in het assortiment van de groothandel moeten worden aangemerkt. leverancier heeft artikelrecord nog niet in EZ-web geplaatst. De leverancier kan hierop worden benadert om de gewenste artikelrecords alsnog toe te voegen in EZweb. Indien dit gebeurt dan is het ook wenselijk dat EZ-base hiervan in kennis te worden gesteld om te ondersteunen. 94
Exporteren Het exporteren van data. Dik kan middels een selectie binnen de artikeldata of per leverancier. Opgeslagen selecties Bij het exporteren kan hier een eerder opgeslagen selectie worden gebruikt. Selectie opslaan als De huidige selectie opslaan met een selectienaam. Filter Zoeken binnen de relaties met de zoekterm in de filter. Pijltoetsen Selecteren d.m.v. de relatie met de pijltoetsen naar rechts te verplaatsen. Of uit de selectie halen door naar links te verplaatsen. Verwijderen Deze selectie verwijderen. Volgende Ga naar de volgende stap. 95 95
96 Selectie maken Vorige Er kan tot op artikelgroep niveau een selectie worden gemaakt. Ga terug naar vorige stap. Volgende Ga verder naar exporteren.
Beschikbare fabrikanten De beschikbare fabrikanten kunnen geselecteerd worden voor export. Geselecteerde fabrikanten Deze fabrikanten zullen in de export komen. 97 97
98 Uitvoer-formaat Er zijn verschillende bestandsformaten beschikbaar. Om een juiste consequente koppeling te krijgen met een web omgeving is het noodzakelijk om altijd hetzelfde formaat hiervoor te kiezen. Exportinstellingen a. Alleen nieuwe artikelen Deze kunnen vanaf een datum worden geselecteerd b. Alleen eigen artikelen Export alleen met artikelen welke middels de artlink zijn gekoppeld. c. Inclusief artikelen in prijslijsten In de export zullen ook prijslijstrecords komen. Let op deze zijn niet voorzien van classificatie, commerciële teksten kenmerken afbeeldingen etc. etc. d. Inclusief vervallen artikelen De door de leveranciers als vervallen aangemerkte artikelen worden ook meegenomen in de export. e. Genormaliseerde eigenschappen exporteren Er zal als toevoeging op de door de leveranciers aangeleverde kenmerken ook genormaliseerde kenmerken worden meegenomen in de export. f. Gepersonaliseerde eigenschappen exporteren Er zal als toevoeging op de door de leveranciers aangeleverde kenmerken ook eigen genormaliseerde kenmerken worden meegenomen in de export. Classificatie Keuze functie tussen EZ-base classificatie of eigen classificatie. Vorige Ga naar de vorige stap. Exporteer Het bestand wordt geëxporteerd met de vooraf ingestelde keuze mogelijkheden. Exports kunnen worden opgehaald bij de functie taken en daarna lopende taken.
Prijslijsten Leveranciers kunnen prijslijsten aanleveren welke gekoppeld zijn aan groothandelaren. De groothandel ziet hierin zijn prijsafspraken en kan met eenvoudige export de prijslijst uit EZ-catalog (web) halen om hierna aan zijn ERP-systeem te koppelen. Het formaat van de prijslijst is Pricat. (Formaatbeschrijving als bijlage toegevoegd) Naam Dit is de naam van de prijslijst Leverancier Aanleverende partij of leverancier ISO valuta Gekozen valuta waarmee de prijslijst is opgebouwd Verkoper GLN De GLN van de aanleverende partij of leverancier 99 99
Taken Overzichtelijke weergaven van ingeplande taken. Dit kunne zijn exports ten behoeve van websites of voor hergebruik van de artikeldata voor derden. Lopende taken Als er een export is gestart bij exporteren dan staat hier de export status Geplande taken Dit zijn allen exporttaken welke middels een schedule worden uitgevoerd. 100
Afmelden EZ-catalog (web) Het afmelden van EZ-catalog (web) is alleen noodzakelijk indien een ander account moet worden aangemeld. 101 101
Bijlage Formaat data aanlevering: klik hier voor het bestand Catalogus.txt Importcatalogusselectie Gerelateerde artikelen Webshop.xml Pricat-omschrijving klik hier voor het bestand Neem hiervoor contact op met EZ-base 102
Woordenlijst Spec.veld Normalisatie GTIN GLN Transponeren Redigeren EZ-catalog EZ-catalog (web) Tekst veld waarin een commerciele tekst kan worden ingevoegd Het vertalen van kenmerken naar een algemeen EZ-base benaming zodanig dat deze gelijkwaardig zijn met kenmerken van andere leverancier op hetzelfde classificatie niveau Global Trade item number (EAN-artikelcode, UPC-artikelcode of DUN-artikelcode) Global location number (EAN adrescode) In plaats van het tonen van artikelenkenmerken achter elkaar worden deze onder elkaar getoond. Opmaken van een artikel(groep). onderhoudsprogramma voor artikeldata Online database waarin producten uit EZ-catalog worden getoond 103 103
104 Telefoonnummer: 0172-231110 Faxnummer: 0172-231116 Emailadressen: info@ez-base.nl algemene info prijslijst@ez-base.nl toelevering prijslijsten data@ez-base.nl toelevering databestanden helpdesk@ez-base.nl alle ondersteunende vragen omtrent EZ-base