Plan van aanpak voor het project: Innovatief exploitatiemanagement van gemeentelijk vastgoed
Opdrachtgever: Opgesteld door: Platform Innovation in Building & Maintenance S.W.B. van Rijn MSc Consultant Real Estate Management & Development Innovation in Building & Maintenance Dr. ir. A. Straub Associate Professor/UHD Onderzoeksinstituut OTB, TU Delft Ing. R.G. Kollaard Senior Adviseur/ontwikkelaar RgdBOEI Rijksgebouwendienst Datum: 10-01-2013 Versie: 1.1 Innovation in Building & Maintenance Beukenlaan 129 5616 VD Eindhoven Tel: 040-2914020 Fax: 040-2529168 Email: b.vanrijn@iinbm.nl Website: www.iinbm.nl PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 2 / 10
1. Introductie 1.1 Achtergrond Over één ding zijn we het eens: veel overheidsorganisaties hebben of krijgen te maken met teruglopende inkomsten uit gemeentelijk vastgoed of ontstaat er door bezuinigingen een grotere druk op de publieke middelen en daardoor ook op het gemeentelijk vastgoed. Naar schatting bedraagt het totale oppervlakte gemeentelijk vastgoed in Nederland een kleine 50 mln vierkante meter. Dit is qua omvang vergelijkbaar met de totale kantorenvoorraad in Nederland. Belangrijk verschil met de kantorenmarkt is de grote diversiteit in de portefeuille van gemeenten. Zo hebben gemeenten bijvoorbeeld onderwijsgebouwen, sportcomplexen, zwembaden, zorgvastgoed en kantoren in hun bezit, maar ook hun eigen huisvesting en woningen. Bijkomend probleem is dat het vastgoed hierdoor in veel gevallen niet is ondergebracht in één professionele vastgoedafdeling, maar verspreid is over verschillende gemeentelijke diensten. Dit vraagt bij uitstek om een integrale visie op de exploitatie van gemeentelijk vastgoed. Een visie die bij veel gemeenten en andere overheidsorganisaties nog ontbreekt. De huidige realiteit met verminderde inkomsten uit gemeentelijk vastgoed en grotere bezuinigingen maakt een duidelijke visie op de exploitatie echter wel noodzakelijk. Door het innovatief exploiteren van gemeentelijk vastgoed is het streven meer huisvestingskwaliteit te realiseren tegen lagere huisvestingskosten (10-15% lager). Op deze manier moet het mogelijk zijn een win-win situatie te creëren voor zowel de eigenaren als de gebruikers van het vastgoed. Innovatief exploitatiemanagement ontzorgt de eigenaar en de gebruiker van huisvesting. Het voorziet in een effectieve en efficiënte inschakeling van dienstverlening en is daarnaast voor iedereen inzichtelijke en transparant. Risico s worden hierbij niet uit het oog verloren. Innovatief exploitatiemanagement omvat de volgende aspecten: Het is gericht op gebruikerstevredenheid. Het houdt rekening met de gebruiker die graag ziet dat de huisvesting goed oogt en met het waardebehoud van de huisvesting. Preventief onderhoud uitvoeren op het juiste moment. Voor de eigenaar is het belangrijk dat de huisvestingskosten gunstig afsteken tegen de benchmark, m.a.w. het verslaan ervan. Er blijft geen gelegenheid onbenut om innovaties toe te passen die de exploitatie van de huisvesting verbeteren. PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 3 / 10
Het Innovatieplatform is hét platform waar innovatieve ideeën voor de gebouwde wereld gecombineerd en uitgewerkt worden met als resultaat innovatieve projecten, producten en processen. Delen van kennis staat hierbij centraal. Dit project is gericht op het innovatief exploiteren van gemeentelijk vastgoed, in de breedste zin van het woord, met als doel meer huisvestingskwaliteit te realiseren tegen lagere huisvestingskosten: het verslaan van de benchmark met minimaal 10%. Binnen dit project wordt er onder andere aandacht besteed aan papierloos vastgoedbeheer, prestatiecontracten, RgdBOEI, DMOP van Agentschap NL, GPR Onderhoud, risicomanagement, benchmarking van exploitatiekosten, toepassing van innovatieve bouwproducten etc. Het project onderscheidt zich van anderen initiatieven door samen met participerende partijen op een transparante wijze een nieuw werkmodel voor de exploitatie van gemeentelijk vastgoed te ontwikkelen om de doelstelling te realiseren. 1.2 Doelstelling Het realiseren van meer huisvestingskwaliteit bij gemeentelijk vastgoed tegen lagere huisvestingskosten (10-15% lager) door toepassing van innovatief exploitatiemanagement. Subdoelstellingen: a. Overzicht krijgen van de huidige problematiek en aanpak betreffende de exploitatie van gemeentelijk vastgoed bij overheidsinstellingen; b. Grip krijgen op kapitaalslasten (duurzaamheid methodiek GPR etc.); c. Grip krijgen op onderhoudskosten (onderhoudsvrij en onderhoudsvriendelijk ontwerpen methodiek RgdBOEI conditiemeting NEN2767); d. Grip op energie (verduurzamen van gebouwen met het oog op het terugdringen van de energierekening); e. Grip op schoonmaakkosten (schoonmaak vrij en vriendelijk ontwerpen); f. Grip op beheerkosten (effectief en efficiënt beheer); g. Grip op heffingen en verzekeringskosten (vergevorderd risicomanagement); h. Aansturen en uitvoeren van duurzamer exploitatiemanagement tegen minimaal gelijkblijvende kosten (GPR Onderhoud); i. Beschrijving van een nieuwe werkwijze / werkmodel (inclusief instructies, rekenbladen, innovatieve toepassingen etc.) om te komen tot innovatief exploitatiemanagement. j. Het met de nieuwe werkwijze verslaan van de benchmark met minimaal 10%. 1.3 Reikwijdte Het project heeft betrekking op gemeentelijk vastgoed in beheer bij gemeentes en alle (innovatieve) mogelijkheden om de huisvestingskosten terug te dringen en de huisvestigskwaliteit te vergroten. 1.4 Beschikbaar gestelde informatie Gedurende het project zal gebruik worden gemaakt van alle beschikbare informatie en publicaties betreffende beheer en onderhoud van gemeentelijk vastgoed: PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 4 / 10
Handboeken RgdBOEI (deel 1 t/m 3); Benchmark Gemeentelijk Vastgoed (vooralsnog de IPD); Conditiemeting (NEN 2767) en MJOP; Prestatiecontracten; Risicomanagement; Businesscase; DMOP: Verdienen met duurzaam onderhoud, Agentschap NL; GPR Onderhoud; Investerings- en exploitatiekosten van onroerende zaken (NEN 2699); Barometer maatschappelijk vastgoed 2011, Consortium maatschappelijk vastgoed; Platform Innovation in Building & Maintenance, www.iinbm.nl Vooralsnog wordt als benchmark voor dit project de IPD benchmark voor Gemeentelijk Vastgoed aangehouden. De IPD Benchmark Gemeentelijk Vastgoed heeft als doel het verkrijgen van inzicht in de efficiëntie van het management van het gemeentelijk vastgoed. Onder het gemeentelijk vastgoed worden de eigendommen (gebouwen en gronden) verstaan ten behoeve van de uitvoering van het gemeentelijk beleid inclusief beleidsvoorbereiding. Het betreft eveneens het overige vastgoed dat aan derden wordt verhuurd. De benchmark bestaat uit het monitoren van de vastgoedeigendommen en bijbehorende exploitatiekosten en -inkomsten van de deelnemers. De vastgoedeigendommen worden hierbij zowel op basis van omvang (m² per inwoner) samenstelling (ouderdom, duurzaamheid) als waarde onderling vergeleken. Daarnaast wordt de gemeentelijke vastgoedexploitatie afgezet tegen de benchmark zowel voor de inkomsten als de kosten. Hierbij wordt onder andere naar de kostprijsdekkendheid van de verhuur aan maatschappelijke organisaties gekeken. 1.5 Opdrachtgever Als opdrachtgever voor dit project fungeert het Platform innovatief exploitatiemanagement van gemeentelijk vastgoed. Het innovatief exploitatiemanagement van gemeentelijk vastgoed is een platform dat in het leven wordt geroepen voor dit project. Het bestaat uit de vertegenwoordigers van de deelnemende gemeentes. 1.6 Opzet plan van aanpak In hoofdstuk 2 wordt de aanpak van het project geconcretiseerd, terwijl in hoofdstuk 3 de planning, begroting en de voorwaarden aan de orde komen. PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 5 / 10
2. Plan van aanpak Door de teruglopende inkomsten uit gemeentelijk vastgoed en de grote bezuinigingen, groeit ook het besef dat gemeentes slimmer met de exploitatie van gemeentelijk vastgoed moeten omgaan. Hoewel dit besef bij de meeste gemeentes wel aanwezig is, ontbreekt echter de kennis en de mogelijkheden om dit te realiseren. In dit project wordt een beschrijving van een nieuwe werkwijze opgesteld over de manier waarop gemeentelijk vastgoed het effectiefst en efficiënts kan worden geëxploiteerd. Dit gebeurt door middel: Opstellen overzicht van de huidige aanpak en problematiek bij de exploitatie van gemeentelijk vastgoed; Gezamenlijk zoeken naar (innovatieve) oplossingen voor de bestaande knelpunten op het gebied van de exploitatie. Deze moeten tot doel hebben de exploitatiekosten te drukken en de huisvestingskwaliteit te verhogen; Opstellen beschrijving van een nieuwe werkwijze / werkmodel (inclusief instructies, rekenbladen, innovatieve toepassingen etc.) om te komen tot innovatief exploitatiemanagement; Toetsen van de nieuwe werkwijze in de praktijk d.m.v. een case. (benchmarken van de exploitatiekosten); 2.1 Fasering project Voor de uitvoering van dit project zijn de volgende fasen voorzien: A. Achterhalen van de knelpunten bij de exploitatie van gemeentelijk vastgoed (d.m.v. discussie); B. Bepalen van de scope van het onderzoek en deelonderzoeken; C. Zoeken naar (innovatieve) oplossingen om deze knelpunten op te lossen en daarbij proberen te komen tot lagere exploitatiekosten en een hogere huisvestingskwaliteit; D. Uitwerken van de (deel)onderzoeken; E. Opstellen beschrijving van de nieuwe hanteerbare werkwijze om te komen tot innovatief exploitatiemanagement; F. Toetsen van de nieuwe werkwijze in de praktijk d.m.v. een case. (benchmarken van de exploitatiekosten); G. Presentatie van de resultaten. In de eerste fase fase A zal door middel van gesprekken met gemeentes worden geïnventariseerd wat de huidige werkwijze is op het gebied van de exploitatie van gemeentelijk vastgoed en tegen welke knelpunten men oploopt. Door middel van o.a. benchmarking moet bekeken worden op welke aspecten van de exploitatiekosten er winst te behalen is voor de gemeentes en op welke punten de gebruikerstevredenheid verhoogd kan worden. Op basis van de uitkomsten uit fase A wordt in fase B de definitieve scope van het onderzoek en de deelonderzoeken bepaald. In fase C en D zal vervolgens in gezamenlijk overleg worden gezocht naar (innovatieve) oplossingen om de exploitatiekosten van het gemeentelijk vastgoed terug te dringen en de huisvestingskwaliteit te vergroten. Waar mogelijk worden experts van gerenommeerde bureaus in geconsulteerd om de kwaliteit en uitwerking van deze fase te garanderen. Oplossingen worden uitgewerkt in deelonderzoeken. PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 6 / 10
Vervolgens zal in fase E de opgedane kennis worden samengebracht in een beschrijving van de nieuwe werkwijze. Deze werkwijze geeft door middel van instructies, rekenbladen e.d. handvatten om te komen te komen tot innovatief exploitatiemanagement (lagere exploitatiekosten en vergroten van de huisvestingskwaliteit). In fase F zal uiteindelijk de opgestelde werkwijze getoetst worden door het vastpakken van een praktijkcase. Het streven is om de benchmark te verslaan met 10-15%. In tabel 2.1 is de gedetailleerde planning te zien per fase. Het project zal officieel van start gaan zodra 8 gemeentes zich hebben aangemeld. De planning zal vanaf dat moment van start gaan. Projectplanning Maand 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Startbijeenkomst Achterhalen knelpunten bij de exploitatie Inventariseren mogelijke punten van verbetering Bepalen scope van het onderzoek Presentatieprojectplan Samenstellen werkgroep en stuurgroep Feedback opstartbijeenkomst verwerken Zoeken naar (innovatieve oplossingen) Uitwerken van de (deel)onderzoeken Beschrijven nieuwe werkwijze (hanteerbaar) Toetsing aan praktijkcase en presentatie resultaat Bijeenkomst stuurgroep (eerste week van de betreffende maand, 2,5 uur per bijeenkomst Bijeenkomsten werkgroep (tweede week van de betreffende maand, 2,0-2,5 uur per bijeenkomst) Tabel 2.1: Planning project 2.2 Projectorganisatie Voor de uitvoering van dit project wordt een projectorganisatie ingericht. De projectorganisatie bestaat uit een stuurgroep en een werkgroep. Samenstelling stuurgroep De voorzitter is een vertegenwoordiger van de Rijksgebouwendienst; Vertegenwoordiger van het Platform Innovation in Building & Maintenance; Twee vertegenwoordigers van de gemeentes zullen ook plaatsnemen in de stuurgroep. De stuurgroep heef tot taak de vereiste middelen voor de uitvoering van het project beschikbaar te stellen en te controleren en de uitkomsten van de werkgroep te bewaken en waar nodig bij te sturen. De werkgroep heeft tot taak om de opdracht via de fasering te vertalen naar deelonderzoeken. Voor ieder deelonderzoek wordt een opdracht geformuleerd. Op basis van de onderzoeksopdracht wordt de bemensing bepaald. Hierbij heeft het de sterke voorkeur om specialisten van gerenommeerde organisaties bij te betrekken om een hoog kwaliteitsniveau te kunnen effectueren. Als voorzitter van het team voor een onderzoeksopdracht zal steeds een van PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 7 / 10
de leden van de werkgroep fungeren. Afstemming over planning, voortgang en uitkomsten van de werkgroep vindt eenmaal per drie weken plaats. Leden van de werkgroep bewaken de projectopdracht, de uitkomsten van de onderzoeksopdrachten en de voortgang. Op basis hiervan wordt de stuurgroep periodiek geïnformeerd en zal het eindrapport worden opgesteld. Een van de leden zal als controller de besteding van financiële middelen bewaken. Samenstelling werkgroep Cees van Beukering, Voorzitter innovatieplatform; Bas van Rijn, Adviseur vastgoedmanagement en ontwikkeling; Majorie Jans, Rijksgebouwendienst; Ronald Kollaard, Senior adviseur/ontwikkelaar RgdBOEI; Ad Straub, Associate professor/uhd; Benchmarkorganisatie (vooralsnog IPD); Hieronder is de structuur schematisch weergegeven, al ingevuld met enkele deelnemers. Figuur 2.1: Organogram projectorganisatie PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 8 / 10
2.3 Project communicatie Het delen van bestanden binnen het project zal gebeuren via googledocs of een gelijkwaardig programma. Hiermee is het ten allen tijden mogelijk voor de deelnemers om de meest recente projectstukken in te zien 2.4 Eindproduct Samenvattend zal onze levering bestaan uit: A. Knelpunteninventarisatie bij de exploitatie van gemeentelijk vastgoed; B. Een beschrijving van de nieuwe werkwijze met daarin o.a. instructies, rekenbladen, de uitwerking van de case; PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 9 / 10
3. Planning, begroting en voorwaarden Voor de doorlooptijd van het project wordt uitgegaan van een periode van 24 maanden. Het realiseren van de projectopdracht in deze korte periode verlangt een strakke besturing van het project. Over de strakke sturing worden in de eerste bijeenkomt duidelijke afspraken gemaakt. Leden van de werkgroep dienen voor de uitvoering van dit project rekening te houden met een werkbelasting van ongeveer 200 uren. Met een sterke focus kan in een korte periode een belangrijke methodiek tot stand komen door de brede inbreng. Van deelnemende gemeentes wordt per jaar een bijdrage verwacht welke afhankelijk is van de grootte van desbetreffende gemeente en de pakketkeuze (brons, zilver, goud of platinum). Onderstaande bedragen zijn exclusief BTW en per jaar. Naar verwachting loopt het project twee jaar. Bijdrage per jaar (exclusief BTW) Gemeente Gemeente Gemeente < 30.000 inwoners 30.000-100.000 inwoners > 100.000 inwoners Brons Beschrijving nieuwe werkwijze / werkmodel (inclusief rekenbladen) 2000 4000 8000 Zilver Beschrijving nieuwe werkwijze / werkmodel (inclusief rekenbladen) 3000 6000 12000 50% korting op 3 workshops VastgoedBS Goud Beschrijving nieuwe werkwijze / werkmodel (inclusief rekenbladen) 4000 8000 16000 Boek vastgoedmanagement 3 gratis workshops VastgoedBS Platina Beschrijving nieuwe werkwijze / werkmodel (inclusief rekenbladen) 5000 10000 20000 Boek vastgoedmanagement 3 gratis workshops VastgoedBS jaar abonnement GPR Onderhoud Voor de begroting van het project wordt er uitgegaan van minimaal acht deelnemende gemeentes. Hiervoor ontvangen zij het volledige projectdossier. Het beschikbare projectbudget overschrijdt de beschikbaar gestelde middelen van de deelnemers niet. De tijdsbesteding voor deelname van gemeentes wordt niet vergoed. De deelnemende gemeentes verkrijgen op deze wijze een beschrijving van de nieuwe werkwijze om te komen tot innovatief exploitatiemanagement van hun gemeentelijk vastgoed. PVA INNOVATIEF EXPLOITATIEMANAGEMENT VAN GEMEENTELIJK VASTGOED 12-2-2013 PAGINA 10 / 10