Voortgang Taskforce & Vastgoedbeheer. 10 november 2015

Transcriptie

1 Voortgang Taskforce & Vastgoedbeheer 10 november 2015

2 Agenda Toelichting Taskforce door Paulien Pistor Toelichting Vastgoedbeheer door Arie Heesterbeek Toelichting praktijkvoorbeeld door Michiel Oomen en Norman Middendorp 2

3 Onderwerpen Taskforce Toelichting Taskforce Opdracht Leden Proces Voortgang Bevindingen 3

4 Opdracht aan Taskforce Stel organisatie in staat om met prioriteit flinke stap voorwaarts te maken op de vastgoedbeheeradministratie Bewaak die voortgang periodiek Stuur indien nodig bij 4

5 Leden Taskforce Gemeentesecretaris (voorzitter) Directeur Ruimte, Economie en Strategie Concern-Controller Sectorhoofd Maatschappelijk Vastgoed en Sport Adjunct-sectorhoofd Strategie Programmaleider Vastgoed 5

6 Proces Taskforce 1 keer per 2 a 3 weken voortgangsoverleg Agendapunten: Voortgang herstelacties Knelpunten Prioriteringsvraagstukken Voorzitter rapporteert over voortgang aan college Taskforce is in gesprek met sector MVS 6

7 Voortgang Ontwikkelplan opgesteld: ICT Risicomanagement Organisatie en cultuur Processen Per onderwerp activiteiten benoemd Per onderwerp producten benoemd VBIC-controles benoemd 7

8 Bevindingen Taskforce Enorm veel werk verzet Flinke stap voorwaarts in vastgoedbeheer Weerbarstig proces Controles worden nu uitgevoerd Nog niet opheffen: borging willen we ook garanderen Dynamisch onderdeel: geen garanties dat nu alle opgaves vlekkeloos verlopen 8

9 Onderwerpen Vastgoed Vastgoed in Eindhoven ICT Risicomanagement Organisatie Processen Praktijkvoorbeeld 9

10 Vastgoed in Eindhoven Bijna 750 unieke objecten Naast financieel juist ook inhoudelijk sturen Focus op Maatschappelijk Vastgoed WOZ-waarde totale portefeuille: bijna 1 miljard euro Gemeente Eindhoven in top 100 vastgoedbezitters van Nederland 10

11 Inzicht per gebouw Exploitatierisico: Continuïteit kasstromen Risico: veranderende wet- en regelgeving Waarderisico NAW Adres BVO s Bouwjaar Type.. Exploitatie Kosten Opbrengsten Saldo Waarde Boekwaarde Marktwaarde Verzekerdewaarde

12 ICT: wat hebben we gedaan? Begin januari upgrade geïmplementeerd Planon ingericht naar gemeente Eindhoven Administratie per gebouw ingericht Koppeling met het financiële systeem gerealiseerd

13 ICT: wat hebben we gedaan? Gedetailleerde data ingevoerd in Planon Mensen hebben opleiding gevolgd Autorisatie- en mutatiebeheer opnieuw ingeregeld Rapportagetool in Cognos gerealiseerd (vastgoedpaspoorten)

14 ICT: hoe borgen we het? Koppelingen met andere basisadministraties als Kadaster, WOZ en Verzekeringen Huurfacturatie ook via nieuwe Planon (2016) Vastgoedloket met aanbod te koop en te huur Verfijning Planon: gebruiksvriendelijker

15 Risicomanagement: wat hebben we gedaan?

16 Risicomanagement: wat hebben we gedaan?

17 Risicomanagement: hoe borgen we het? Gebouwen periodiek analyseren met risicotool Prioriteren en sturen op verder optimalisatie Eventuele bijzonderheden en/of omissies aanpakken Periodieke interne controle (zowel binnen als van buiten de sector)

18 Organisatie: wat hebben we gedaan?

19 Organisatie: wat hebben we gedaan? Formatie uitgebreid Inhuur (waar mogelijk) afgebouwd Workshops integriteit Hernieuwde eed of belofte Zeepkist-sessies

20 Organisatie: hoe borgen we het? Aandacht houden voor cultuur Trainen en opleiden Formatie consequent monitoren

21 Processen: wat hebben we gedaan? Proceskaarten: In en uit beheer Mutatie Planmatig onderhoud Beheer Huur en incasso

22 Processen: hoe borgen we het? Medewerkers trainen in processen Met de mensen toetsen en aanpassen: eigenaarschap, actief sturen op de processen Uitproberen, evalueren en bijsturen om ze definitief te maken.

23 CAT-team aan het woord - Even voorstellen - Accountmanager Vastgoed ( C binnen het CAT-team) - Twee deelportefeuilles

24 Paspoorten - Paspoorten? - Gebouwpaspoort Urkhovenseweg

25 Planon - Planon (nieuwe versie) - Best Practice - Voorbeeld Urkhovenseweg

26 Urkhovenseweg 27 - Actuele CAT-team casus - Scouting in Tongelre / Oud-Tongelre / Muschberg, Geestenberg - Huurder komt naar ons toe met verbouwingsverzoek (keuken + sanitair)

27 Urkhovenseweg 27 - Kunnen dit niet zomaar inwilligen, omdat de aanbouw effecten heeft voor de eigenaar: Onderhoud MJOP (verantwoordelijkheid eigenaarsgedeelte) Premie opstalverzekering (o.b.v. de verzekerde waarde) Belastingen (o.b.v. de WOZ-waarde) Huurcontract Effecten doorgerekend (MJOP eigenaar, belasting, verzekering) huuropslag Aan huurder voorgelegd en nader verklaard

28 Urkhovenseweg 27 Resultaat: * Intensief contact en afstemming met huurder/klant * Allonge op de bestaande huurovereenkomst * Aangepaste huurprijs * Door ondertekening van de allonge toestemming gegeven voor de uitbouw. * Uitnodiging opening nieuwe gedeelte / goede relatie met huurder/klant * Stukken verwerkt in de systemen

29 Paspoorten (2) - Koppeling met andere ICT-systemen - Gelaagde structuur (portefeuille deelportefeuille gebouw) - Cirkeldiagrammen Deelportefeuille hoofdgebruiksfunctie - Cirkeldiagrammen Portefeuille hoofdgebruiksfunctie én CAT-team

30 Zoeken in de portefeuille - GLOEDNIEUW - Uitgebreide gebouwselectie