e-portfolio Gebruikershandleiding voor Studenten versie dd 6 oktober 2015 (NB: Deze handleiding wordt regelmatig ge-update.) Nieuw in deze versie: Onderwerp aan formulier toevoegen (paragraaf 4.11) Dashboard: geaggregeerde gegevens weergeven (paragraaf 6) Frequently Asked Questions (FAQ) (bijlage 4)
Inhoud 1 Inleiding... 4 2 Toegang tot het portfolio... 5 2.1 Algemeen... 5 2.2 Inloggen... 5 2.3 Uitloggen... 5 3 Structuur van het portfolio... 5 3.1 Opbouw portfolio... 5 3.2 Wie ziet wat?... 6 3.3 Basisprincipes functionaliteit... 7 3.4 Jouw gegevens & kalender - tonen/verbergen... 7 3.5 Boomstructuur... 7 3.6 Tabel... 8 3.6.1 Opbouw en inhoud van de tabel... 8 3.6.2 Zoeken in de tabel... 9 3.6.3 Kolommen in de tabel tonen, verbergen of verplaatsen... 9 4 Starten met jouw portfolio... 11 4.1 Pasfoto invoegen / aanpassen... 11 4.2 Logboek invoegen... 11 4.3 Formulier invoegen... 12 4.4 Formulier verwijderen... 13 4.5 Formulier invullen... 14 4.6 Formulier bijlagen meesturen... 15 4.7 Formulier verzenden... 18 4.7.1 Geadresseerde(n) toevoegen... 18 4.7.2 Formulier verzenden naar geadresseerde(n)... 20 4.7.3 Uitnodiging intrekken... 20 4.7.4 Herinnering sturen... 21 4.7.5 Formulier geweigerd... 22 4.7.6 Formulier wordt niet correct verstuurd bounce... 23 4.8 Formulier sluiten... 23 4.9 Ingevuld formulier bekijken... 24 4.10 Reactie op ingevulde antwoorden toevoegen aan een formulier... 24 4.11 Onderwerp aan formulier toevoegen... 25 4.12 Personaliseren van de inrichting van het portfolio... 26 5 Mijn documenten... 27 5.1 Mappen beheren... 27 5.2 Mappen maken... 27 5.3 Bestanden uploaden, verplaatsen en verwijderen... 27 5.4 Formulier-rapport maken (pdf-bestand)... 28 6 Dashboard... 29 e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 2
7 Verdere informatie over het portfolio... 30 7.1 Documentatie... 30 7.2 Helpdesk... 30 Bijlage 1 Overzicht formulieren, workflows en acties... 31 Bijlage 2 Overzicht iconen workflow-voortgang... 33 Bijlage 3 Beknopt stappenoverzicht (quick guide)... 34 Bijlage 4 Frequently Asked Questions (FAQ)... 35 e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 3
1 Inleiding WAAROM EEN PORTFOLIO? We hebben 2 belangrijke redenen voor het inzetten van een portfolio in de bacheloropleidingen BMW en GNK: Jouw persoonlijke leerpad In de Nijmeegse curricula zal er veel ruimte zijn voor het inrichten van jouw persoonlijke leerpad. Je kiest bijvoorbeeld projecten over onderwerpen waar jouw belangstelling naar uit gaat, of je volgt binnen de keuzeruimte onderwijs buiten de faculteit. Dit betekent dat jij niet helemaal dezelfde kennis zult opbouwen als jouw medestudenten en betekent ook dat jij in jouw eigen tempo specifieke kennis zult opbouwen. In jouw portfolio zul je zelf jouw leerpad vastleggen. Leren samen te leren Als arts of als biomedische wetenschapper zul je straks als professional veel met anderen samenwerken. Door steeds te reflecteren op jouw ontwikkeling, feedback te vragen, te geven en te gebruiken, kun je samen voortdurend blijven groeien in jouw vakgebied. Door jou te leren werken met een portfolio, proberen we jou op een dergelijke toekomst voor te bereiden. HOE ZIET HET PORTFOLIO ERUIT? Het Nijmeegse portfolio is een digitaal portfolio. Je zult werken met de webapplicatie scorion. Je kunt het portfolio 24/7 raadplegen en bijwerken. In praktijk zul je merken dat de woorden portfolio, e-portfolio en scorion door elkaar heen gebruikt zullen worden. RELATIE MET ONDERWIJS-ACTIVITEITEN In de activiteiten met jouw coach(groep) staat de persoonlijke ontwikkeling en de groei van de autonomie van studenten in het curriculum centraal. Jouw portfolio is hierbij een belangrijk hulpmiddel. Je gebruikt formulieren in het portfolio bijvoorbeeld om de individuele gesprekken met jouw coach voor te bereiden en er verslag van te maken. Ook om feedback te vragen, en voor het maken van reflectieverslagen, gebruik je formulieren in jouw portfolio. BEOORDELING De beoordeling van de ontwikkeling van jouw professionaliteit gebeurt op basis van een uittreksel uit jouw portfolio dat jij zelf maakt (formulier beoordeling professionaliteit ). Professionaliteit in de bacheloropleidingen richt zich erop dat jij als student: reflecteert op het eigen gedrag, de zelfreflectie toetst aan het oordeel van anderen en op basis van zelfreflectie en feedback experimenteert met alternatief gedrag. In kwartaal 1 wordt de beoordeling gedaan door jouw eigen coach, in de andere kwartalen door een van de andere coaches. Een centrale examinator ontvangt uiteindelijk alle uitslagen en stelt ze officieel vast. Voor meer details en voor de exacte regeling zie de Onderwijs- en ExamenRegeling (OER) en toetsregeling: OER-BMW OER-GNK Toetsregeling Professionaliteit Meer algemene informatie over het portfolio en toetsing in de nieuwe curricula vind je in de schematische overzichten van het toetsprogramma, de studiegidsen en de Onderwijs- en Examenregelingen: studiegids BMW curr2015_toetsing_schema BMW studiegids GNK curr2015_toetsing_schema GNK e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 4
2 Toegang tot het portfolio 2.1 Algemeen Alle studenten in het eerste jaar van de nieuwe bachelorcurricula BMW en GNK hebben een gebruikersaccount voor het elektronisch portfoliosysteem. Jij krijgt toegang tot jouw portfolio nadat je bent ingeschreven als student en jouw gegevens zijn verwerkt in de onderwijsadministraties van de Radboud Universiteit en het Radboudumc. Je naam, e-mailadres en andere gegevens worden automatisch overgenomen uit de onderwijsadministratie. 2.2 Inloggen Benodigdheden om te kunnen inloggen o Verbinding met internet o Internet browser (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, etc.) o Studentnummer (notatie met een s ervoor, dus als s1234567) o Wachtwoord (is hetzelfde als waarmee je inlogt in je Studenten Webdossier Werkwijze inloggen o Ga naar je Studenten Webdossier. o Kies het tabblad e-portfolio en klik op de hyperlink. o Kies het logo van de Radboud Universiteit. (NB: De eerste keer krijg je een te accepteren request for information transfer van surf conext.) o Log in met je studentnummer en wachtwoord. Nota Bene: Verzoek is, om een pasfoto toe te voegen aan je portfolio, de eerste keer dat je inlogt (zie instructie in 4.1 Om je portfolio te gaan vullen, voeg je vervolgens als eerste een logboek in (zie instructie in 4.2) 2.3 Uitloggen Je kunt uitloggen uit het e-portfolio via menu Bestand Afsluiten en vervolgens de internet- browser afsluiten. Nota Bene: Als je alleen het programma afsluit, maar niet de browser, kan met de terugknop in de browser weer toegang tot het portfolio worden verkregen. Als je werkt op een onderwijs-pc, of andere openbare/gedeelde PC log dan na gebruik ook altijd daarop uit, zodat een ander niet via de historie terugkan naar jouw portfolio. 3 Structuur van het portfolio 3.1 Opbouw portfolio Binnen je gebruikersaccount kun je jouw activiteit monitoren, logboeken en formulieren aanmaken, en bestanden opslaan. Dit gebeurt in de verschillende onderdelen binnen het e-portfolio: Figuur 1 - onderdelen in het portfolio overzichten / geaggregeerde informatie per kwartaal 1 logboek met formulieren zelf geupload + gedeelde map met gebruiksinstructies e.d. Je kunt deze onderdelen benaderen via het navigatiemenu, in de linkerbalk onderaan. Binnen deze onderdelen kun je de functionaliteit van het e-portfolio gebruiken. Dit kan met behulp van de menubalk en het lint met iconen. In figuur 2 zie je de plaats van deze onderdelen. Ook worden hierin getoond de plaats van jouw pasfoto, de kalender, en de boomstructuur. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 5
Bovenaan in het scherm zie je steeds de menubalk met beschikbare functiegroepen. Als je in het menu iets aanklikt, dan verschijnen de afzonderlijke functies. Iconen die in het menu voor de namen van functies staan, zijn ook te vinden in het lint onder de menubalk. Als je met de cursor boven zo n icoon staat, verschijnt een woord dat aangeeft waarop het icoon betrekking heeft ( mouse-over ). Figuur 2 structuur van het portfolio 3.2 Wie ziet wat? Uitgangspunt is dat jij de eigenaar bent van jouw portfolio, anderen hebben hierin niet automatisch inzage. Wie wat standaard kan inzien, wordt hieronder weergegeven. De coach die jou en jouw coachgroep begeleidt Dashboard Logboek Beoordeling professionaliteit Logboek Vrije keuzeruimte Formulieren die jij aan hem/haar hebt gestuurd Studieresultaten zoals deze in OSIRIS zijn vastgelegd De beoordelaar van het examenonderdeel Professionaliteit Dashboard Logboek Beoordeling professionaliteit Logboek Vrije keuzeruimte Formulieren die jij eventueel eerder al aan hem/haar hebt gestuurd Studieresultaten zoals deze in OSIRIS zijn vastgelegd In het onderdeel Mijn documenten is er een gedeelde documenten map (zie 5.1). Hierin vind je documenten met algemene instructies en toelichtingen. Deze map is beschikbaar voor alle studenten en coaches, en wordt gevuld door de onderwijsorganisatie. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 6
3.3 Basisprincipes functionaliteit Jij bent als student de eigenaar van jouw portfolio. De opleiding bepaalt de opzet van de formulieren die beschikbaar zijn in jouw portfolio. Maar jij moet zelf actie ondernemen om deze te kunnen gaan gebruiken: als jij niet in actie komt, blijft jouw portfolio leeg. Jij voegt zelf logboeken en formulieren toe in je portfolio. En je neemt initiatief om met behulp van de formulieren reflectieverslagen te maken en feedback te vragen, of om documenten die je illustratief vindt voor jouw persoonlijke leerpad te uploaden. Daarnaast zul je in een aantal onderwijsactiviteiten worden gevraagd om een bepaald formulier in te vullen. 3.4 Jouw gegevens & kalender - tonen/verbergen Helemaal rechts in het scherm worden standaard jouw pasfoto en naam getoond, met daaronder een kalender. (NB: Als je nog geen pasfoto hebt ingevoegd, doe dan alsnog volgens de instructie in 4.1). Je kunt dit rechterdeel verbergen, door dubbelklikken op de grijze verticale lijn aan de linkerkant ervan (er is dan in het middengedeelte meer ruimte om de tabel te tonen). Als je jouw gegevens+kalender weer wilt tonen, doe je dit door dubbelklikken op de grijze verticale lijn helemaal rechts in beeld (zie figuur 2). 3.5 Boomstructuur Bij de ingebruikname van je e-portfolio, begin je met het invoegen van een logboek. Zie hiervoor de instructie in paragraaf 4.2. In het onderdeel logboek zie je aan de linkerkant een boomstructuur, met daaronder alle ingevoegde logboeken. Je ziet hier plustekens en mintekens staan. Wanneer je een plusteken ziet, betekent dit, dat het logboek is ingeklapt en dat er meer informatie zichtbaar wordt door op het plusteken te klikken. Als je een minteken ziet, kun je de onderliggende informatie verbergen door op dit minteken te klikken. Figuur 3 - Boomstructuur, voorbeeld Je staat in de boomstructuur op Ingevoegde logboeken. Rechts in het scherm zie je een tabel met de beschikbare logboeken. Wanneer je in de boomstructuur klikt op het plusteken bij B1 Kwartaal 1, verschijnt eronder het logboek met de datum waarop het is ingevoegd in het portfolio. Als je in de boomstructuur klikt op dit logboek, dan verschijnt de inhoud van dit logboek in de tabel rechts. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 7
3.6 Tabel 3.6.1 Opbouw en inhoud van de tabel In het onderdeel logboek zie je in het midden van het scherm steeds een tabel met de inhoud van hetgeen je hebt aangeklikt in de boomstructuur aan de linkerkant. Als je in de boomstructuur een logboek hebt aangeklikt, zie je in deze tabel alle formulieren die in dit logboek zijn opgenomen. (Zie figuur 2). De tabellen hebben de volgende opbouw: Tabel 1 - Tabel opbouw en inhoud Koppen Dit zijn de koppen van de gegevens die in de data te vinden zijn. Klik je op één van de koppen, dan wordt de data oplopend of aflopend gesorteerd. Filtervelden Door in de filtervelden van de betreffende kolom een zoekterm in te vullen, filter je de data in de tabel. Je dient óf de exacte tekst die je zoekt in het filterveld in te geven óf een deel van de tekst, gecombineerd met zogenaamde wildcards (%). Wil je bijvoorbeeld alle verslagen van coachgesprekken filteren, dan kun je dit doen door in het filterveld in de kolom Titel de tekst Coachgesprek verslag in te typen. Wil je alle formulieren filteren die in de kolom Titel een tekst hebben die Coachgesprek bevat, gebruik je de wildcard door de tekst in het filterveld in te geven %Coachgesprek%. Formuliergegevens De data die hoort bij de selectie die je hebt gemaakt in de boomstructuur aan de linkerzijde van uw scherm. Navigatie Hiermee navigeer je door de verschillende pagina s van de tabel. Resolutie Hier stel je het aantal regels in dat je wilt zien per pagina in de tabel. Tabelfuncties Verschillende functies van de tabel. Deze worden verder beschreven in tabel 2 Figuur 4 - Tabelopbouw en inhoud Koppen Filtervelden Naam Logboek Formuliergegevens Resolutie Navigatie Tabelfuncties e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 8
Tabel 2 - Tabelfuncties 3.6.2 Zoeken in de tabel Om te zoeken in de tabel, selecteer je het icoon Zoeken bij de Tabelfuncties. Er verschijnt een pop-up zoals in figuur 5, waarin je je zoekopdracht instelt. Als je hierin vervolgens klikt op de knop Zoek, worden in de tabel alleen de formulieren getoond die voldoen aan jouw zoekopdracht. Om dit filter op te heffen klik je op de knop Herstellen, waarna opnieuw alle formulieren in het logboek worden getoond. Figuur 5 - Zoeken in de tabel Zoekoptie toevoegen (AND/OR) Zoek in kolom Voorwaarde Zoektekst / -waarde Zoekoptie verwijderen Zoek = filter toepassen op tabel Herstellen = weer álle formulieren tonen 3.6.3 Kolommen in de tabel tonen, verbergen of verplaatsen In de tabel kun je de volgorde van de kolommen zelf bepalen met behulp van de Tabelfuncties. Om kolommen in de tabel te tonen, verbergen of verplaatsen, selecteer je het icoon Kolommen bij de Tabelfuncties. In de pop-up klik je op een kolomnaam en klikt op het minteken - om te verbergen of het plusteken + om toe te voegen. Klik op de knop OK om jouw wijzigingen door te voeren in de tabel. Wil je de kolominstellingen bewaren, zodat ze ook de volgende keer dat je de tabel bekijkt deze nog steeds op de door jou ingestelde wijze is opgebouwd, klik dan op het icoon Instellingen bewaren bij de Tabelfuncties. Wil je later de bewaarde kolominstellingen ongedaan maken, klik dan op de icoon Instellingen resetten bij de Tabelfuncties. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 9
Figuur 6 - Kolommen in de tabel tonen, verbergen of verplaatsen Alle kolommen verbergen Zichtbare kolommen Kolom verbergen Alle kolommen zichtbaar maken Verborgen kolommen Kolom zichtbaar maken e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 10
4 Starten met jouw portfolio 4.1 Pasfoto invoegen / aanpassen Als je jouw portfolio voor het eerst opent, begin dan met toevoegen van een pasfoto, via menu Extra Foto. Kies in de pop-up de knop Wijzigen. Vervolgens kun je met Bestand kiezen een foto uploaden. Je kunt je foto vervangen, door op dezelfde manier een nieuw bestand te uploaden. Figuur 7 Pasfoto invoegen / aanpassen 4.2 Logboek invoegen Wanneer je jouw portfolio in gebruik neemt, zijn er nog geen logboeken ingevoegd. Je begint met het invoegen van een logboek, door in het onderdeel Logboek op Ingevoegde logboeken te gaan staan en te kiezen voor menu invoegen - Logboek. Figuur 8 Logboek invoegen Klik aan Ingevoegde logboeken Kies menu Invoegen Logboek Kies een logboek uit lijst Vul begindatum en einddatum in, en klik OK Getoond wordt van welke formulieren automatisch 1 exemplaar met het logboek worden ingevoegd e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 11
Per kwartaal is er één logboek. Het logboek Beoordeling professionaliteit is voor het gehele jaar. Bij Begindatum-Einddatum kun je de periode invoeren waarin jij het logboek zult gebruiken. In studiejaar 2015-2016 zijn de datums als volgt: B1 kwartaal 1 = 31-08-2015 t/m 06-11-2015 B1 kwartaal 2 = 09-11-2015 t/m 29-01-2016 B1 kwartaal 3 = 01-02-2016 t/m 08-04-2016 B1 kwartaal 4 = 11-04-2016 t/m 24-06-2016 B1 Vrije keuzeruimte = 09-11-2015 t/m 24-06-2016 B1 beoordeling professionaliteit = 31-08-2015 t/m 31-07-2016 In figuur 9 zie je dat na het invoegen van een logboek, er in de boomstructuur twee niveaus te zien zijn. Het eerste niveau kun je vergelijken met de kaft van een papieren logboek, het tweede niveau is de inhoud ervan. Wanneer in de boomstructuur het tweede niveau is geselecteerd, worden de formulieren die tot dit logboek behoren, zichtbaar. Je kunt niveaus uitklappen of inklappen door op het plusteken of minteken te klikken (zie ook de uitleg over de boomstructuur in 3.5). Figuur 9 Ingevoegd logboek, 2 niveaus Niveau 1, Logboek-kaft Niveau 2, Logboek-inhoud 4.3 Formulier invoegen In het e-portfolio wordt voornamelijk gewerkt met formulieren, die in de logboeken zitten. Via de formulieren communiceer je met je coach en anderen. Formulieren hebben verschillende workflows en handelingen: Zelf invulbare formulieren worden alléén door de student ingevuld en afgesloten. (bv. Reflectie) Te versturen formulieren worden gedeeltelijk door de student ingevuld en daarna verstuurd naar: 1 persoon (coach, medestudent, patiënt, docent, beoordelaar, of andere geadresseerde) die het formulier verder invult en afsluit. (bv. Feedback van 1 persoon, Kennismaking met coach, Coachgesprek voorbereiding, Coachgesprek verslag, Beoordeling Professionaliteit) Meerdere personen, die het formulier allen verder invullen, waarna student het zelf afsluit. (bv. Feedback van meerdere personen, Feedback op samenwerking in Radboud Student Challenge) Een overzicht met alle formulieren en de bijbehorende workflows en handelingen vind je in Bijlage 1. Om een formulier in te voegen, selecteer je in de boomstructuur het tweede niveau van een logboek (de formulieren in dit logboek zijn dan zichtbaar in het midden van het scherm, zie figuur 9 - Niveau 2). Vervolgens kies je voor menu Invoegen Formulier. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 12
Er verschijnt een pop-up met een lijst van beschikbare formulieren. Kies achter het formulier dat je wilt invoegen het gewenste aantal formulieren van dat type en klik op OK. Figuur 10 Formulier invoegen Tweede niveau Invoegen Formulier Aantal in te voegen formulieren 4.4 Formulier verwijderen Formulieren die zijn toegevoegd bij het invoegen van een logboek, kunnen niet worden verwijderd. Voor formulieren die je daarnaast zelf toevoegt, geldt dat alleen lege formulieren die niet verstuurd zijn, kunnen worden verwijderd. Wanneer een formulier wel leeg is, maar ook is verstuurd, dan kun je de uitnodiging intrekken zoals beschreven in paragraaf 4.7.3. Vervolgens kun je dan het formulier verwijderen. Een formulier verwijderen doe je door het formulier in de tabel aan te vinken, en te kiezen voor menu Bewerken Verwijderen. Figuur 11 Formulier verwijderen Selecteren formulier Verwijderen formulier e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 13
4.5 Formulier invullen Om een formulier in te vullen, klik je in de tabel bij dit formulier op Wijzigen. Er verschijnt een pop-up. Kies hier in het eerste tabblad op Ok en invullen. Figuur 12 - Formulier invullen Als je het invullen van een formulier niet in één keer wilt afronden, kun je onderaan het formulier de knop Tussentijds opslaan gebruiken. Als je aan het einde van het formulier bent gekomen en klaar bent met invullen, kies je de knop Opslaan onderaan het formulier. Vervolgens sluit je de invulweergave af door te klikken op het kruisje (X) rechts bovenaan het formulier. Figuur 13 - Ingevuld formulier opslaan Tussentijds opslaan Opslaan Invulweergave sluiten e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 14
4.6 Formulier bijlagen meesturen Bij sommige formulieren heb je de mogelijkheid om bijlagen te koppelen (zie overzicht bijlage 1). Bij een aantal formulieren is het verplicht om bijlagen mee te sturen (bv. Kennismaking met coach, Beoordeling Professionaliteit) Om een bijlage aan een formulier te koppelen, klik je in de tabel bij dit formulier op Wijzigen. In de pop-up kies je nu bovenaan het tabblad Koppelen (zie figuur 14). In het vak Bijlage(n) zie je alle bestanden die beschikbaar zijn in het onderdeel Mijn Documenten, en die je als bijlage kunt meesturen. Om te koppelen klik je op het betreffende bestand en vervolgens klik je op het pijltje tussen de vakken Niet gekoppeld en Gekoppeld. De naam van het bestand verschijnt dan in het vak Gekoppeld. Je kunt een bestand ontkoppelen door op het bestand te klikken en het pijltje naar links te gebruiken naar het vak Niet gekoppeld. Je kunt externe bestanden uploaden in het onderdeel Mijn documenten in je portfolio om als bijlage mee te sturen. Van afgesloten formulieren in je portfolio kun je een rapport genereren, dat als een pdf-bestand wordt opgeslagen in Mijn Documenten. Dit wordt uitgelegd in paragraaf 5.4. Figuur 14 - Bijlage meesturen met formulier Tabblad Koppelen Extern bestand toevoegen aan je portfolio Formulier-rapport genereren + koppelen Bestand koppelen als bijlage Bestand ontkoppelen e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 15
Je kunt via Wijzigen van een formulier, vanuit het tabblad Koppelen ook rechtstreeks bestanden en formulier-rapporten toevoegen aan je portfolio, om als bijlage aan het formulier te koppelen. Met de knop Bestand(en) toevoegen kun je dit doen voor externe documenten die je buiten je portfolio hebt gemaakt en opgeslagen (in Mijn Documenten komen deze in de map Mijn uploads ). (NB: gebruik herkenbare bestandsnamen waaruit blijkt wat, van wie en van wanneer het is: inhoud-jouw naam-datum). Het bestand verschijnt in het geopende scherm in het vak Niet gekoppeld, waarna je het pijltje gebruikt om het te verplaatsen naar het veld Gekoppeld. (Zie figuur 15.) Van afgesloten formulieren in jouw portfolio kun je hier met de knop Rapport(en) toevoegen rechtstreeks een pdf-rapport genereren dat direct wordt gekoppeld aan het formulier;(dit formulierrapport komt in Mijn Documenten in de map Mijn rapportages ). (Zie figuur 16.) Figuur 15 Bestand uploaden en koppelen als bijlage aan formulier e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 16
Figuur 16 Formulier-rapport genereren en direct koppelen als bijlage aan formulier 1 2 Tabblad Koppelen Extern bestand toevoegen aan je portfolio Formulier-rapport genereren + koppelen Bestand koppelen als bijlage Bestand ontkoppelen 3 1. Formulier selecteren 2. Formulier toevoegen 3. Formulier-rapport genereren d.m.v. knop Ok 4. Formulier met bijlage opslaan 5. Melding dat formulier is gegenereerd + gekoppeld 4 5 Resultaat: formulier-rappport als bijlage e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 17
Voor het formulier Beoordeling Professionaliteit dien je de beschrijvingen die je hebt ingevuld te illustreren met bijlagen (meer uitleg hierover vind je in de toetsregeling Professionaliteit en informatie over leeractiviteiten vanuit coaching). Voor dit illustreren met bijlagen heb je bij dit formulier in het tabblad Koppelen de mogelijkheid om bestanden te koppelen voor elk van de te beschrijven elementen afzonderlijk, in plaats van één koppelveld voor het totale formulier. 4.7 Formulier verzenden Voor de meeste formulieren geldt dat jij eerst zelf een paar gegevens invult, waarna je het verstuurt naar iemand anders die je uitnodigt om het formulier verder in te vullen (zie overzicht bijlage 1). Hierna wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je een geadresseerde koppelt aan een formulier en het verstuurt, en wat er daarna mee gebeurt. 4.7.1 Geadresseerde(n) toevoegen Om een formulier te versturen, klik je in de tabel bij dit formulier op Wijzigen. In de pop-up kun je op het eerste tabblad aangeven aan welke geadresseerde(n) je het formulier gaat sturen. Er zijn twee manieren om een formulier te adresseren (zie figuur 17): a) Kies coach: deze keuzelijst gebruik je om een formulier naar een coach te sturen b) Voeg geadresseerde toe per e-mail: dit gebruik je om een formulier aan iemand anders te sturen Ad a) In het vak onder Kies coach kun je de naam (of een gedeelte van de naam) van de coach typen. In de lijst die verschijnt klik je de naam aan van de coach die je bedoelt. Vervolgens klik je op de knop Toevoegen, zodat de naam van de coach getoond wordt bij Toegevoegde geadresseerde(n). Ad b) In het vak onder Voeg geadresseerde toe per email kun je het e-mailadres typen van niet-coaches, bv. een medestudent, docent, patiënt, of iemand anders die je kent uit onderwijsactiviteiten. Vervolgens klik je op de knop Toevoegen, zodat het e-mailadres getoond wordt bij Toegevoegde geadresseerde(n). Als je een e-mailadres al eerder hebt gebruikt, kun je kiezen voor de link Eerdere email adressen. Er verschijnt een pop-up met eerder gebruikte e-mailadressen. Klik hierin een e-mailadres aan, en verplaats het met het pijltje naar het vak Toe te voegen email adressen. Klik dan op OK. Vervolgens klik je op de knop Toevoegen, zodat het e-mailadres getoond wordt bij Toegevoegde geadresseerde(n). Nota Bene: Bij sommige formulieren heb je beide bovenstaande mogelijkheden om te adresseren. Als je zo n formulier naar jouw eigen of een andere coach te sturen, gebruik dan altijd de optie Kies coach en niet Voeg geadresseerde toe per email. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 18
Figuur 17 Formulier verzenden: geadresseerde(n) toevoegen a) b) Toevoegen geadresseerde Gekoppelde geadresseerde Geadresseerde ontkoppelen Eerder e-mailadres kiezen Wanneer je een reeds gekoppelde geadresseerde wilt ontkoppelen, klik je in het veld Toegevoegde geadresseerde(n) op het rode kruisje X achter de naam of het e-mailadres. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 19
Gebruik dit bijvoorbeeld als je een fout hebt gemaakt bij het intypen van het e-mailadres (dat geeft foutmelding bounce, zoals te zien is in het voorbeeld in figuur 17b) 4.7.2 Formulier verzenden naar geadresseerde(n) Wanneer je een geadresseerde aan het formulier hebt toegevoegd, en eventuele bijlage hebt gekoppeld, kun je de uitnodiging om het formulier in te vullen verzenden. Klik hiervoor op de knop OK en verzenden. Je komt vervolgens in een scherm waarin de tekst van de e-mail die verzonden gaat worden wordt getoond. Dit is meestal een niet aanpasbare standaardtekst, waarin velden zijn opgenomen die automatisch vanuit het portfoliosysteem worden gevuld (de afzender-velden die in figuur 18 wordt getoond bijvoorbeeld, worden in het e-mailbericht dat wordt verstuurd gevuld met jouw volledige naam). Klik ook in dit scherm op de knop OK en verzenden. Er verschijnt een korte mededeling dat de e-mail verzonden is, en in het eerste scherm verschijnt achter de geadresseerde de status Uitgenodigd met als symbool daarachter een rood rondje (zie figuur 19). Figuur 18 Formulier verzenden aan geadresseerde(n) 4.7.3 Uitnodiging intrekken Als je een uitnodiging wilt intrekken, bijvoorbeeld omdat je het formulier per abuis aan de verkeerde hebt gestuurd, klik je op het rode rondje achter de geadresseerde (zie figuur 19). Deze actie is alleen mogelijk e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 20
indien de status van het formulier Uitgenodigd is. Wanneer de status van het formulier Bezig is, verschijnt er een foutmelding dat er al data is ingevuld door de geadresseerde en dat de uitnodiging niet meer kan worden ingetrokken. Figuur 19 Formulier verstuurd, uitnodiging intrekken Uitnodiging intrekken = persoon verwijderen 4.7.4 Herinnering sturen Wanneer, nadat je een formulier hebt verstuurd, een reactie te lang op zich laat wachten, is het mogelijk om een herinnering te sturen aan de geadresseerde. In de tabel met formulieren klik je het formulier aan waarvoor je een herinnering wilt versturen. Vervolgens klik je in het menu op het icoon Herinnering (zie figuur 20). Je komt in een pop-up met drie tabbladen: Tekst: bevat de tekst van de e-mail. Gebruikers: bevat e-mailadres waaraan de herinnering zal worden gestuurd. Met de pijlen kun je e- mailadressen verplaatsen van het veld Verzenden aan naar Niet verzenden aan. Tijdstip: hier kun je aangeven wanneer de herinnering wordt verstuurd. Met Terugkeerpatroon kun je ook meerdere repeterende herinneringen inplannen. (NB: als je dit overweegt, denk dan eerst goed na over het effect voor de ontvanger!) Als je de pop-up hebt ingevuld, klik je op de knop Ok en verzenden. Er verschijnt een korte mededeling dat de e-mail verzonden is. In de tabel met formulieren kun je aan het icoontje in de kolom Voortgang zien dat je een herinnering hebt gestuurd voor een formulier. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 21
Figuur 20 Herinnering sturen Selecteren formulier Herinnering sturen demo@e-portfolio.radboudumc.nl 4.7.5 Formulier geweigerd Iemand die je via je portfolio hebt uitgenodigd om een formulier voor je in te vullen, kan besluiten om het formulier te weigeren. Je ziet dat in de tabel met formulieren in de kolom Voortgang in de vorm van een icoon met een rood doorgestreept rondje. In zo n geval kun je de uitnodiging intrekken en vervolgens de geadresseerde verwijderen, zoals in 4.7.3 beschreven. Daarna kun je het formulier naar iemand anders sturen. Figuur 21 Formulier geweigerd door uitgenodigde geadresseerde e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 22
4.7.6 Formulier wordt niet correct verstuurd bounce Als een formulier niet kan worden bezorgd bij een geadresseerde, krijg je een bounce-melding. Je krijgt deze melding als het e-mailadres incorrect was, maar ook bijvoorbeeld als de e-mailbox van de geadresseerde vol is. Je kunt dit direct zien bij het verzenden in het scherm Formulier wijzigen; of in de tabel met formulieren in de kolom Voortgang in de vorm van een icoon met een rood kruisje (zie figuur 22). Ga in zo n geval eerst na wat de oorzaak kan zijn. Je kunt de uitnodiging intrekken en vervolgens de geadresseerde verwijderen (zie 4.7.3). Daarna kun je het formulier opnieuw adresseren en verzenden. Figuur 22 Formulier wijzigen (formulier kan niet worden bezorgd op e-mailadres, bounce-melding) Tabel 4.8 Formulier sluiten Elke formulier moet worden afgesloten. Pas nadat een formulier is gesloten, kun je antwoorden inzien, kunnen gegevens worden opgenomen in overzichten op het dashboard, en kun je bijvoorbeeld een formulier-rapport maken. In 4.3 zijn drie typen formulieren beschreven. Deze worden op verschillende manieren afgesloten. Automatisch afsluiten: Formulieren die jij verstuurt naar één andere persoon, worden automatisch afgesloten op het moment dat jij van deze persoon het door hem of haar ingevulde formulier terug ontvangt. Zelf afsluiten door student: Daarnaast zijn er twee typen formulieren die jij zelf afsluit: Formulieren die niet kunnen worden verstuurd, maar die jij alléén zelf invult. (bv. Reflectie) Formulieren die jij verstuurt naar méérdere personen. (bv. Feedback van meerdere personen, Feedback op samenwerking in Radboud Student Challenge) Om een formulier zelf af te sluiten, klik je in de tabel bij dit formulier op Sluiten, en vervolgens op OK. In de kolom Status wijzigt de status van het formulier nu in Gesloten. Let op: Afsluiten van een formulier kun je niet ongedaan maken. Sluit een formulier dat je verstuurt aan meerdere personen dus pas af nadat álle geadresseerden het ingevulde formulier hebben teruggestuurd. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 23
Figuur 23 Formulier afsluiten door student 4.9 Ingevuld formulier bekijken Wanneer een formulier is gesloten, dan kunnen de antwoorden op twee manieren bekeken worden via kolommen in de tabel waarin de formulieren staan: Ingevulde antwoorden: hiermee verschijnt een -printbaar- overzicht van de ingevulde antwoorden Ingevuld formulier: hiermee worden de ingevulde antwoorden getoond in de originele formulieropmaak. Figuur 24 Ingevuld formulier bekijken Alleen antwoorden (printbaar) Formulier in originele opmaak Als je een ingevuld en gesloten formulier aan een ander wilt laten zien, bijvoorbeeld als bijlage aan een te vesturen formulier, dan kun je er een formulier-rapport (pdf-bestand) van maken. Zie hiervoor paragaaf 5.4 en figuur 16. 4.10 Reactie op ingevulde antwoorden toevoegen aan een formulier Bij sommige formulieren kun je informatie toevoegen als het formulier gesloten is. Deze informatie wordt ook zichtbaar in het formulier zelf. Daardoor is deze informatie ook te raadplegen door de geadresseerde die het formulier heeft ingevuld. Om een reactie toe te voegen, klik je in de tabel bij dit formulier op Wijzigen. In het scherm dat opent klik je op het laatste tabblad Extra Aanvullingen eveneens op Wijzigen. In het tekstscherm dat verschijnt vul je jouw reactie in, en klikt vervolgens onder het tekstveld op Ok. Je reactie wordt pas opgeslagen in het formulier als je in het tabblad Extra Aanvullingen klikt op Ok. Zie figuur 25. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 24
Figuur 25 - Reactie op ingevulde antwoorden toevoegen aan een formulier 1 2 3 1. Formulier in tabel Wijzigen 2. Extra aanvullingen Wijzigen 3. Tekstveld voor invullen reactie 4. Invullen sluiten Ok onder tekstveld 5. Reactie opslaan in formulier Ok op tabblad Extra aanvullingen 5 4 4.11 Onderwerp aan formulier toevoegen Om je te helpen overzicht te houden in je logboek, kun je bij sommige formulieren een onderwerp-tekst toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld met een trefwoord het leerdoel waar het formulier betrekking op heeft opnemen, of een ander woord dat voor jou duidelijk maakt waar dit formulier over gaat. Een onderwerp-tekst toevoegen is mogelijk bij de formulieren reflectie feedback van een persoon feedback van meerdere personen Om een onderwerp-tekst toe te voegen, klik je in de tabel bij dit formulier op Wijzigen. In het scherm dat opent klik je op het laatste tabblad Extra Aanvullingen eveneens op Wijzigen. In het tekstscherm dat verschijnt vul je iets in, en klikt vervolgens onder het tekstveld op Ok. De onderwerp-tekst wordt pas opgeslagen als je in het tabblad Extra Aanvullingen klikt op Ok. Zie Figuur 26. De onderwerp-tekst is alleen zichtbaar in de tabel in jouw logboek, de tekst komt niet in het formulier en is dus niet voor anderen te zien. Je kunt een onderwerp-tekst desgewenst ook weer wijzigen. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 25
Figuur 26 Onderwerp aan formulier toevoegen 1 2 1. Formulier in tabel Wijzigen 2. Extra aanvullingen Onderwerp invullen 3. Reactie opslaan in formulier Ok op tabblad Extra aanvullingen 3 4.12 Personaliseren van de inrichting van het portfolio Het e-portfolio biedt je een aantal mogelijkheden om in te richten naar jouw eigen voorkeuren: Pasfoto invoegen/aanpassen: zie paragraaf 4.1 Jouw gegevens / kalender tonen/verbergen: zie paragraaf 3.3 (NB: De inhoud van jouw gegevens, zoals je e-mailadres kun je overigens niet wijzigen. Deze gegevens worden overgenomen uit de onderwijsadministratie van de Radboud Universiteit en de Radboudumc Health Academy, en van daaruit steeds ge-update.) Logboek inrichting formulierenlijst: zie paragraaf 3.5, figuur 6 Mijn Documenten mappenbeheer, zie paragraaf 5.1. Verder is de inhoud van jouw portfolio uiteraard hetgene waar jij jouzelf mee representeert! e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 26
5 Mijn documenten Via Mijn Documenten, linksonder in beeld, kom je op een plek waar je bestanden en bestandsmappen kunt beheren. Net als in het onderdeel Logboek (zie toelichting in paragraaf 3.5), wordt ook in Mijn Documenten gewerkt vanuit een boomstructuur. Figuur 27 - Bestanden en mappen beheren 5.1 Mappen beheren Er zijn verschillende soorten mappen. Deze zijn herkenbaar aan hun icoontje. Tabel 3 - Soorten mappen 5.2 Mappen maken In de eigen mappen en in het kladblok kun je zelf submappen aanmaken. Dit gaat als volgt: selecteer de hoofdmap waarin je een submap wilt aanmaken, bijvoorbeeld Mijn Mappen. Ga naar menu Bestand Nieuw Map. Je krijgt nu de mogelijkheid om een naam in te voeren. Na het klikken op Ok verschijnt de zojuist aangemaakte map. 5.3 Bestanden uploaden, verplaatsen en verwijderen Om een bestand toe te voegen aan een map, selecteer je aan de linkerkant, in de boomstructuur, de map waarin het bestand moet komen. Vervolgens kies je Bestand Nieuw Bestand. Er verschijnt een pop-up waarin je een bestand kunt kiezen. Let op: Gebruik herkenbare bestandsnamen, waaruit blijkt wat, van wie en van wanneer het is. Bijvoorbeeld: NotulenProjectgroep_Teststudent1_1december2015.docx (inhoud-jouw naam-datum). e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 27
Figuur 28 - Bestanden uploaden 5.4 Formulier-rapport maken (pdf-bestand) Als je een ingevuld en gesloten formulier aan een ander wilt laten zien, bijvoorbeeld als bijlage gekoppeld aan een te versturen formulier, dan kun je er een formulier-rapport van maken. Een formulier-rapport is een pdf-bestand waarin de inhoud van het formulier wordt weergegeven. Om een formulier-rapport te maken ga je als volgt te werk: In het onderdeel Logboek vink je het formulier aan. Vervolgens kies je voor menu Rapportage Rapport. Er wordt een pdf-bestand gemaakt met de formulier-inhoud. Dit formulier-rapport komt in Mijn Documenten automatisch in de map Mijn rapportages. Figuur 29 - Formulier-rapport maken (pdf-bestand) Selecteer formulier Rapport maken van formulier Bij het toevoegen van bijlagen aan een formulier, kun je ook direct een formulier-rapport genereren en koppelen. Dit is toegelicht in figuur 16 en figuur 17 in 4.6. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 28
6 Dashboard Via het navigatiemenu, in de linkerbalk onderaan, kun je het Dashboard benaderen. Figuur 30 Het onderdeel Dashboard in het Portfolio overzichten / geaggregeerde informatie In het Dashboard zie je: Een overzicht van het aantal verzonden en gesloten formulieren Feedbackformulieren o Een overzicht van het aantal feedbackformulieren: hoeveel formulieren heb je verzonden ( bezig ) en hoeveel formulieren zijn er gesloten ( voltooid )? o Een staafdiagram dat toont aan wat voor personen je feedback hebt gevraagd. o Een staafdiagram met de rollen die jij het beste vond passen bij jouw feedbackvragen. Reflectieformulieren o Een overzicht met het aantal reflectieformulieren dat je hebt ingevuld. o Een staafdiagram dat laat zien welke rollen jij het beste vond passen bij jouw leervragen. o Ook kun je snel per reflectieformulier terugvinden welke leerdoelen je hebt ingevuld en welke rol(len) je daarbij als best passend hebt gekozen. Wie ziet je Dashboard nog meer: De coach die jou en jouw coachgroep begeleidt De beoordelaar van het examenonderdeel Professionaliteit (Nota Bene: coaches zien momenteel alleen nog maar een leeg dashboard; dit zal binnenkort gevuld worden met de gegevens zoals die in het dashboard in jouw portfolio worden getoond.) Het dashboard toont steeds de actuele gegevens. Als je een momentopname wilt vastleggen, kun je met de printknop een pdf-afdruk van je dashboard maken. Deze pdf kun je vervolgens aan iemand sturen als bijlage bij bv. een feedbackformulier of een formulier coachgesprek voorbereiding. Zie Figuur 31. Figuur 31 - Dashboard, pdf-afdruk maken e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 29
7 Verdere informatie over het portfolio 7.1 Documentatie Gebruikersinstructies en toelichtingen zijn beschikbaar in Mijn Documenten in de Gedeelde map. Eventuele bijzonderheden worden via een bericht in Ad Valvas bekend gemaakt. Informatie over de beoordeling van Professionaliteit vind je in de Onderwijs- en Examenregeling en de Toetsregeling Beoordeling Professionaliteit. 7.2 Helpdesk Inhoudelijk probleem of vraag over het gebruik of de inhoud van het elektronisch portfolio: Kijk eerst of je antwoord vindt in de beschikbare documentatie; Vraag anders hulp aan collega-studenten; Als je er samen niet uitkomt, vraag het dan aan je coach. Technisch probleem of vraag over het elektronisch portfolio: Kijk eerst of je antwoord vindt in de beschikbare documentatie; Vraag anders hulp aan collega-studenten; Als je er samen niet uitkomt, stuur dan een e-mail aan de e-portfolio helpdesk via Postbus e-portfolio Radboud Health Academy eportfolio.rha@radboudumc.nl Onderwerp: geef in het onderwerp-veld van je e-mail aan wat de kern is van je probleem/vraag. Voeg zo mogelijk een schermafdruk toe, waarop is te zien wat er misgaat of onduidelijk is voor je. Je vraag wordt zo spoedig mogelijk in behandeling genomen (d.w.z. tijdens werkdagen/kantooruren). e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 30
Sluiten van formulier door student zelf Aanvullende informatie toevoegen mogelijk (nadat ingevuld retour ontvangen) Bijlagen toevoegen mogelijk..aan coach en/of ander(en)..aan coach alleen Formulier versturen mogelijk Formulieren toevoegen mogelijk Kwartaal waarin gebruikt Bijlage 1 Overzicht formulieren, workflows en acties Formuliernaam Kennismaking met coach Q1 X X X Reflectie Q1,2,3,4 X X Coachgesprek - voorbereiding Q1,2,3,4 X X X Coachgesprek - verslag Q1,2,3,4 X X X X Feedback van 1 persoon Q1,2,3,4 X X X X X Feedback van meerdere personen Q1,2,3,4 X X X X X X Feedback Radboud Student Challenge Q1 X X X Beoordeling Professionaliteit Q1,2,3,4 X X X X X Vrije keuzeruimte - studieactiviteiten Q2,3,4 X
e-portfolio_studentgebruikershandleiding Bijlage 1 e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 32
Bijlage 2 Overzicht iconen workflow-voortgang Functionaliteit: Plaats in portfolio: Voortgang in de workflow van formulieren die student verstuurt aan iemand anders om in te vullen Logboek Tabel Kolom Voortgang Wachtrij: de geadreseerde persoon is uitgenodigd om formulier in te vullen, maar de uitnodigingsmail is nog niet verzonden. Uitgenodigd Bezig: heeft de uitnodigingsmail ontvangen en is met het formulier bezig Klaar: heeft het formulier ingevuld. Het formulier is nu ook gesloten en kan worden ingezien. Bounce: de uitnodigingsmail is niet aangekomen. Mogelijke oorzaken: e-mailbox van ontvanger is vol, e-mailadres bestaat niet. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 33
Bijlage 3 Beknopt stappenoverzicht (quick guide) Inloggen 2.2 Structuur van het portfolio Figuur 2 Logboek invoegen Figuur 8 Formulier invoegen Figuur 10 Formulier invullen Figuur 12 o Bijlage meesturen zonodig Figuur 14 o Verzenden Figuur 17 o Formulier sluiten Figuur 23 Antwoorden in afgesloten formulier bekijken Figuur 24 Reactie toevoegen Figuur 25 Uitloggen 2.3 e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 34
Bijlage 4 Frequently Asked Questions (FAQ) 1. Hoe log ik in in het eportfoliosysteem? Zie paragraaf 2.2. 2. Mijn formulier is geweigerd omdat bestanden ontbraken. Hoe kan ik alsnog de bestanden toevoegen? Klik achter het formulier Kennismaking met coach op Wijzigen, verwijder de naam van je coach (klik op het rode kruisje) en kies Ok. Klik opnieuw achter het formulier Kennismaking met coach op Wijzigen o Open het tabblad Koppelen en selecteer de bestanden die je wilt toevoegen en klik op o Ga naar het tabblad Te versturen formulier en voeg opnieuw je coach toe. Je kunt je formulier nu aan je coach verzenden wanneer je klaar bent ben invullen en alle gewenste bestanden hebt gekoppeld. 3. Hoe kan ik een reflectieformulier aan mijn coach sturen? Als je een reflectieformulier aan je coach wilt sturen, moet je eerst een rapport maken van je reflectieformulier (zie ook paragraaf 5.4). Dit pdf-rapport kun je vervolgens als bijlage aan een ander formulier koppelen als bijlage (zie ook paragraaf 4.3 t/m 4.7). 4. Hoe stuur ik bestanden aan mijn coach, als het niet gerelateerd is aan een coachgesprek? Je kunt je bestanden uploaden via Mijn Documenten (zie ook hoofdstuk 5, paragraaf 5.3). Vervolgens kun je de bestanden koppelen aan een formulier Feedback van 1 persoon. Dit kun je toesturen aan je coach. e-portfolio_studentgebruikershandleiding pagina 35