Handleiding Werken met PeopleXS (Managersportal) Inhoudsopgave 1. Inloggen 2 2. Wervingsportal, indeling scherm 3 3. Sollicitanten bekijken, beoordelen en updaten 5 Wervingsteam HvA, 20121408 1/9
1. Inloggen Bij het nieuw uitzetten van een vacature ontvang je van het centrale Wervingsteam een e-mail met daarin de link naar het (e-recruitment)programma PeopleXS en jouw inloggegevens. Loopt er al een wervingsprocedure waarvoor je contactpersoon bent, dan kun je direct inloggen via : https://az.hva.nl/specialisten/a-z/item/werving-en-selectie.html (doorscrollen naar beneden tot aan inloggen PeopleXS). Wachtwoord vergeten? Via vacatures@hva.nl kun je een nieuw wachtwoord aanvragen. Het ontvangen van een nieuw wachtwoord kan enkele minuten duren. Inloggen lukt niet? Mogelijk heb je de vorige keer niet juist uitgelogd en het scherm gewoon weggeklikt. Je dient altijd uit te loggen door op de link Uitloggen te klikken. Doe je dit niet dan kan het zijn dat je bij een volgend keer inloggen problemen ondervindt. Het systeem denkt namelijk dat je nog bent ingelogd. Probeer gewoon nogmaals in te loggen. Vaak is het bij drie keer scheepsrecht. Vragen of problemen? Heb je vragen over of problemen met het programma, neem dan contact op met het Wervingsteam via 020-595 3275 of vacatures@hva.nl. Wervingsteam HvA, 20121408 2/9
2. Wervingsportal, indeling scherm Ben je ingelogd, dan zie je rechtsboven in je scherm drie tabbladen: 1. Sollicitaties. Dit tabblad staat standaard open. Je ziet hier alle, voor jou, openstaande acties. Via dit scherm kun je de reacties van sollicitanten bekijken en afhandelen. 2. Vacatures. In dit tabblad zie je alle vacatures waarvan jij de contactpersoon bent. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve en afgesloten vacatures. Als eerste kom je terecht op de actieve vacatures. Met deze vacatures kun je nog niets doen aangezien deze nog open staan. Wil je echter al aan de slag met een voorselectie, neem dan contact op met het wervingsteam. Zij zullen de sollicitanten dan alvast overzetten, zodat je kunt starten met een voorselectie. Om de vacatures te zien die zijn afgesloten en waar je dus wel mee aan de slag kunt/moet, klik je op de link Toon afgesloten vacatures. Je zult dan onderstaand scherm zien. In dit tabblad zul je het meest werken tijdens de gehele sollicitatieprocedure. Klik op Statistiek om te bekijken hoeveel keer de vacature (intern en/of extern) is bekeken. Klik op Bekijk gegevens om de vacaturetekst te bekijken en alle bijbehorende sollicitaties met cv s en motivatiebrieven bekijken. Na de beoordeling zul je de status (afwijzen, sollicitatiegesprek, in portefeuille, etc.) van de sollicitanten hier wijzigen. Tevens zul je dit doen nadat een sollicitatiegesprek is gevoerd. Je kunt de status (tweede gesprek, arbeidsvoorwaarden, afwijzen na gesprek, etc.) weer wijzigen. Dit blijf je doen totdat alle kandidaten een eindstatus hebben gekregen en de vacature is gesloten. Wervingsteam HvA, 20121408 3/9
3. Instellingen. Hier kun je jouw wachtwoord wijzigen. Wervingsteam HvA, 20121408 4/9
3. Sollicitanten bekijken en beoordelen Ga naar de desbetreffende vacature en klik op Bekijk gegevens. Als eerste zie je de vacaturetekst. Scroll door naar beneden en je ziet onder de tekst de lijst met sollicitanten. Afhankelijk van het aantal reacties heb je één of meerdere pagina s met sollicitanten. Zoals je hierboven kunt zien bestaat het tabblad uit 8 kolommen: 1. Naam; naam van de sollicitant. 2. Sollicitatiedatum: wanneer de kandidaat zijn sollicitatie heeft verstuurd. 3. Laatste contact: datum waarop er voor het laatst contact met de sollicitant is geweest. Dit is voornamelijk contact via de e-mail en wordt automatisch geüpdate wanneer een e-mail is verstuurd. 4. Uitvoerende: degene die een taakupdate dient uit te voeren wordt hier vermeld. Hier staat of wervingsteam of leidinggevende. Als er leidinggevende staat, dan verwacht het systeem dat jij iets in het systeem aanpast. Er staat dan dus nog een taak voor je open. Mocht er wervingsteam staan dan dient iemand van het wervingsteam een taak uit te voeren. Jij kunt dan zelf niet een taak uitvoeren met de sollicitant. Wil je dit wel kunnen, neem dan contact op met het wervingsteam. 5. (Vervolg)actie: hier staat de actie vermeld die van je wordt verlangd. 6. Gereed: hier komt unqualified of qualified te staan als de sollicitant een eindstatus heeft bereikt. Vanaf dat moment is een kandidaat afgesloten en is het niet meer mogelijk om in de gegevens te kijken. 7. Cv: hier kun je het cv bekijken. 8. Selecteer:de handelingen die hier mogelijk zijn: bekijk gegevens, uitnodiging versturen en nieuwe actie uitvoeren. De handelingen worden hieronder verder uitgelegd. Links onderaan de tabel kun je alle sollicitanten tegelijk (de)selecteren, maar dit kun je ook handmatig doen door het vakje voor de naam van de sollicitant aan te vinken. Op deze manier kun je meerdere sollicitanten tegelijk een nieuwe actie geven. Mocht je bijvoorbeeld een grote groep kandidaten willen afwijzen na de voorselectie kun je deze dus in een bulkupdate afwijzen. Uiteraard kun je ook per kandidaat afwijzen. Dit kan in de scherm, maar ook via de gegevens van de kandidaat zelf. Waar jij de voorkeur aangeeft. Wervingsteam HvA, 20121408 5/9
Handeling I, bekijk gegevens: Dit scherm bestaat uit vier delen. Hier vind je een: 1. Korte samenvatting van de gegevens (o.a. dienstverband HvA, cv, motivatiebrief) van de sollicitant. Eventuele opmerkingen van het wervingsteam worden vermeld bij de samenvatting van de sollicitant. Je kunt hierbij denken aan bereikbaarheid of opmerkingen naar aanleiding van een allereerst voorselectie die het wervingsteam heeft uitgevoerd. 2. Vervolgactie van de sollicitant. Eventuele nieuwe acties die de sollicitant nog kan ondergaan, staan hier uitgeschreven. Klik op Nieuwe actie! om de mogelijke statusupdate(s) te bekijken. Je ziet dan onderstaand scherm. Het enige vak dat hier verplicht dient te worden ingevuld is (Vervolg)actie. Via dit veld voer je een taakupdate uit. In het open tekstvak kun je desgewenst een opmerking plaatsen voor jezelf die dan wordt opgeslagen. Een sollicitant zal deze opmerking niet kunnen zien. Is een nieuwe actie niet meer mogelijk dan is de procedure van de sollicitant volledig afgerond. 3. Verloop sollicitatieprocedure:een overzicht van de taakupdate(s) die de sollicitant met mogelijke opmerkingen die je zelf hebt geplaatst heeft ondergaan. Wervingsteam HvA, 20121408 6/9
4. Documenten: Het e-mailverkeer dat er onderling tussen sollicitant en jou en/of wervingsteam is geweest. Handeling II, Uitnodiging versturen. Via Uitnodiging versturen kun je een kandidaat uitnodigen voor een gesprek. Je kunt daarbij gebruik maken van een sjabloon (standaard uitnodigingsbrief) of je eigen tekst (eigen uitnodigingsbrief). Maak je gebruik van het sjabloon en heb je de velden ingevuld, dan wordt automatisch de uitnodiging samengesteld. Desgewenst kun je voor je de uitnodiging verstuurd, wijzigingen aanbrengen in de tekst en/of een bijlage meesturen (bijvoorbeeld de routebeschrijving). Tip! Met de Enter-toets wordt een witregel toegevoegd. Wil je dit niet, maak dan gebruik van de combinatie Shift + Enter. Wervingsteam HvA, 20121408 7/9
Handeling III, nieuwe actie. Via Nieuwe actie kun je per kandidaat een statusupdate uitvoeren. Als je op nieuwe actie klikt, kom je in onderstaand scherm. In dit veld is alleen het onderdeel (Vervolg)actie een verplicht onderdeel om aan te passen. De rest kun je overslaan. Eventueel kun je bij het veld een notitie achterlaten. Deze notitie is alleen voor jezelf bedoelt. Het wervingsteam krijgt deze opmerking dus niet automatisch te zien. Als je het wervingsteam iets wilt melden, doe dat dan altijd via de e-mail. Kies de juiste actie/update en klik op OK om de update op te slaan. Bij vervolgactie kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden: Sollicitatiegesprek: als je voor deze actie kiest, kun je voor de uitnodigingse-mail het template dat is toegevoegd bij Send mail gebruiken. Uiteraard kun je ook zelf een e-mail opstellen. Als je de update sollicitatiegesprek hebt gekozen, dan zul je in de verdere procedure de status van de sollicitant weer opnieuw moeten aanpassen. Je kunt dan kiezen uit Tweede gesprek, Wervingsteam HvA, 20121408 8/9
Arbeidsvoorwaardengesprek, Aangenomen, Teruggetrokken, Afwijzen na gesprek wel/geen brief, In portefeuille opnemen. Afwijzen na briefselectie: bij deze actie krijgt het wervingsteam automatisch de opdracht om de sollicitant een afwijzingse-mail te sturen. Deze hoef je dus niet zelf te sturen. Zij gebruiken daar een standaard e-mail voor die zij een dag later zullen versturen. Geef je de voorkeur om een aangepaste e-mail te versturen dan is dat mogelijk. Stuur het wervingsteam een e-mail alvorens je de actie afwijzen na briefselectie hebt gekozen. Dan gebruiken wij de aangepaste versie om de sollicitanten te informeren. In portefeuille na briefselectie: bij deze actie krijgt het wervingsteam automatisch de opdracht om de sollicitant een e-mail te versturen dat zij in portefeuille worden opgenomen. Ook deze e-mail hoef je dus niet zelf te versturen, maar zij versturen deze een dag later voor je. Na vier weken worden de kandidaten automatisch uit portefeuille gehaald. Indien zij binnen deze vier weken niets van ons vernemen, kunnen zij er vanuit gaan dat de geschikte kandidaat is gevonden. Je hoeft de sollicitanten na deze update dus niet meer te informeren. Kandidaat teruggetrokken: als de sollicitant zelf uit de procedure is gestapt, kies je voor deze actie. Wij krijgen automatisch de opdracht om de kandidaat een e-mail te sturen met de mededeling dat wij de terugtrekking bevestigen. Deze e-mail versturen wij een dag later. Bevestigde acties kunnen alleen door het Wervingsteam worden teruggeroepen. Mocht je een verkeerde actie hebben uitgevoerd, neem dan direct contact op met het Wervingsteam. Heb je voor afwijzen, in portefeuille of kandidaat teruggetrokken gekozen, dan ontvangt het Wervingsteam een bericht en zullen zij de actie bevestigen. Pas dan ontvangt de sollicitant een bericht. In het tabblad Sollicitaties moeten uiteindelijk geen acties meer voor je open staan. Is dit wel het geval dan heb je of je actie nog niet afgerond of de verkeerde actie bevestigd. Een vacature kan pas worden afgesloten als in het programma is aangegeven welke kandidaat is aangenomen of als het Wervingsteam bericht heeft ontvangen dat de vacature oningevuld wordt ingetrokken. Wervingsteam HvA, 20121408 9/9