BRANDWEER BRABANT NOORD Quick reference digitaal beheer facturen en budgetten Informatie over de digitale factuurafhandeling en het digitaal inzicht in budgetten
Inhoud Inleiding digitaal werken... 2 Digitale factuur afhandeling... 2 Rollen wie doet wat?... 3 De applicatie waar vind ik het programma?... 4 Contactoverzicht wie bel ik waar voor?... 4 1. Bestellingen & verplichtingen registreren vooraf... 5 1.1 Bestellingen/verplichtingen aanmaken... 5 2. Prestatieverklaring na levering product of dienst... 7 2.1 Prestatie verklaren... 7 3. Facturen financiële afhandeling... 8 3.1 Scannen van facturen... 8 3.2 Het koppelen van facturen... 8 3.3 Fiatteren van facturen... 9 4. Budgetten beheer en inzicht... 11 4.1 Budgetinfo inzien (grootboekniveau)... 11 4.2 Het reserveren van (delen van het) budget... 12 Bijlage 1 Bestelling aanmaken... 13 Bijlage 2 - Prestatie verklaren... 14 Bijlage 3 facturen goedkeuren... 15 Bijlage 4 rapportage over budgetten... 17 Bijlage 5 prestatie verklaren via de mail... 18 Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 1
Inleiding digitaal werken Digitale factuur afhandeling Met de invoering van Exact Synergy verandert een aantal fundamentele onderdelen van de werkwijze binnen Brandweer Brabant Noord. Er zijn 3 redenen om over te stappen naar een digitale factuurafhandeling: - Beter inzicht voor de financiële administratie in status van facturen en bestellingen; - Beter inzicht voor budgethouders in de uitputting van budgetten; - Een efficiëntere boeking van inkoopfacturen. Al met al betekent het overstappen naar Exact Synergy dat het inzicht groter wordt en de verwerking van facturen sneller gaat. Dat vereist wel een aantal wijzigingen ten opzichte van de huidige situatie. Budgethouders krijgen geen papieren facturen meer onder ogen; Met het plaatsten van een bestelling, wordt ook een verplichting geregistreerd; Budgethouders krijgen live inzicht in hun actuele budget en kunnen hier reserveringen op inboeken. Het proces van budgetbeheer en factuurafhandeling verandert hiermee van een op papier gebaseerd proces naar een digitaal aangestuurd proces. Een proces dat in 1 keer afgerond wordt, ziet er als volgt uit. Bestelling registreren In Synergy een bestelling registreren bij een leverancier (crediteur) Levering van de bestelling Is de levering conform bestelling? Dan kan de prestatie akkoord worden verklaard. Factuur bij administratie Financiele administratie scant de factuur en administratieve ondersteuners wijzen deze toe aan budgethouders Besteller&Budget houder geven akkoord op factuur Besteller geeft een akkoord op de bestelling Budgethouder geeft een akkoord op de bestelling Factuur verwerkt in budget Er ontstaat direct inzicht in de uitputting van het budget Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 2
In de verschillende hoofdstukken staan we stil bij wat we moeten doen om dit proces goed te laten lopen. Ook staan we stil bij de momenten dat het proces niet in 1 keer afgerond wordt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren op momenten dat: Er een bestelling is bij een leverancier die nog niet in het systeem staat ( 1.1) De bestelling niet volledig is geleverd ( 2.1); Het bedrag op de factuur niet akkoord is ( 3.3); Rollen wie doet wat? De bovenste horizontale rij bevat alle rollen van gebruikers, de verticale kolom links een overzicht van de activiteiten. De nummers van de paragrafen corresponderen met de inhoudsopgave van deze handleiding.. Activiteit Fin. Adm. Centraal (invoer) Fin. Adm. Centraal (beheer) Fin. Adm. Districten Budgethouders Bestellers Bestellingen/verplichtingen aanmaken Prestatie verklaren (bestellingen goedkeuren) Scannen van facturen 3.1 Koppelen van facturen 3.2 3.2 1.1 1.1 1.1 1.1 2.1 2.1 2.1 2.1 Facturen fiatteren 3.3 Reserveren van budget 4.1 Budgetinfo inzien 4.2 4.2 Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 3
De applicatie waar vind ik het programma? Synergy is een webapplicatie en een link is dus voldoende om het in een browser te openen. ICT zal hiervoor een knop in het startmenu aanmaken voor de groep die direct toegang krijgt. Contactoverzicht wie bel ik waar voor? Kom je er niet uit? Of wil je meer informatie? Dan kan je met de volgende personen contact opnemen: Tijdens de eerste 2 maanden: Locatie Namen Rollen Centrale administratie Bastiaan Vos b.vos@brwbn.nl - 8150 Michiel Glaudemans Gisela van Waalwijk m.glaudemans@brwbn.nl 8195 g.vanwaalwijk@brwbn.nl - 8344 Na de opstartfase: Locatie Namen Rollen Administratie s-hertogenbosch e.o. Engelina van Steenbrugge Ine Pels Yvonne Bekkers Contactpersoon district / Verwerking van bestellingen en facturen. Administratie Meierij Administratie Maasland Administratie Leijgraaf Wim van Pinxteren Brunhilde Dohmen Addy Nijbroek (key users) Ineke Gremmen (key user) Annemarie Olde Daalhuis Nicky Prenger Lia Nuijen Maria van Asseldonk Besteller (key user) Contactpersoon district / Verwerking van bestellingen en facturen. Contactpersoon district / Verwerking van bestellingen en facturen. Contactpersoon district / Verwerking van bestellingen en facturen. Administratie Land van Cuijk Centrale administratie Carla Persons Contactpersoon district / Verwerking van bestellingen en facturen. Raymond van Gemert Verwerking van bestellingen en facturen Greet Sjardijn centraal (Key users) Bastiaan Vos Michiel Glaudemans Gisela van Waalwijk Gebruikersondersteuning Functioneel beheer en ondersteuning Overige key users Administratie Wim van Pinxteren (key user) Besteller s-hertogenbosch e.o. MBL Pieter van Deursen (key user) Besteller MBL Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 4
1. Bestellingen & verplichtingen registreren vooraf Het is noodzakelijk om bestellingen en verplichtingen vooraf te registreren in Exact Synergy om een nauwkeurig beeld te krijgen van het beschikbare budget. Daarmee krijgen budgethouders, de financiële administratie en planning & control medewerkers inzicht in het deel van het budget waarvoor reeds een verplichting bestaat. Met andere woorden: het is duidelijker welk deel van het budget al uitgegeven is en welk deel van het budget nog beschikbaar is. Het proces start met stap 1: een bestelling of verplichting aanmaken. 1.1 Bestellingen/verplichtingen aanmaken Activiteit: Wie: het aanmaken van een bestelling in Synergy - Financieel administratief centraal (invoer) - Financiële administratie districten - Veelbestellers (soms budgethouder) Voor het aanmaken van een bestelling, is het gebruik van een nieuw bestelformulier (geprint of gemaild) is noodzakelijk. Voor het vervolgtraject is het absoluut vereist dat de leverancier de naam van de besteller op de factuur vermeldt. Als de werkwijze van het district afhankelijk is van het papieren formulier dan kunnen deze vooraf geprint worden. In bijlage 1 vind je een verdere uitwerking van het scherm. Een bestelling maak je via de volgende route aan: Aanmaken > Verzoek > Verplichting/bestelling Selecteer in het menu Aanmaken en daarna Verzoek (zie afbeelding rechts); Kies in het verzoekscherm voor Verplichting/Bestelling ; Voer de bestelling in: je moet onder meer het budget selecteren (de kostenrekening), een omschrijving geven en het afleveradres invoeren; De velden die je nog in moet voeren, zijn te herkennen aan een. Dit zijn de verplichte velden. Na het plaatsen van de bestelling, kun je deze terugzien in jouw werkstroom. Het systeem maakt automatisch een prestatieverklaring aan. Die kun je goedkeuren op het moment dat de bestelling wordt geleverd. Voor meer informatie hierover kun je terecht in hoofdstuk 2. Van belang is de omschrijving van de bestelling. Dit doen we op de volgende manier: districtsnr/besteller/leverancier/omschrijving-product. Bijzondere situatie 1 een bestelling aangemaakt door de administratie Als je niet in het systeem kan om een bestelling te plaatsen, zal de administratie dit voor je doen. De bestelling die voor een ander door de administratie wordt ingevoerd blijft in de werkstroom van de administratie. De prestatieverklaring moet door de besteller aangeleverd worden per gemaild formulier of per geprint en getekend formulier. Zie voor instructies bijlage 5. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 5
Bijzondere situatie 2 de crediteur is niet bekend Als de crediteur nog niet bestaat: een conceptbestelling opslaan met als crediteur (99999) en verzoek nieuw aan te maken crediteur versturen om crediteur aan te maken. (Aanmaken > verzoek > verzoek nieuwe crediteur) Tip: vraag een nieuwe leverancier vóór de bestelling om complete factuurgegevens en stuur bovenstaand verzoek naar de administratie. (Vraag de leverancier ook om de besteller te vermelden) Bijzondere situatie 3 meerdere bestellingen koppelen aan 1 factuur Het kan zijn dat een factuur meerdere bestellingen bevat. Om hier mee om te gaan, doe je het volgende: De factuur omvat meerdere bestellingen: maak voor het koppelen een verzamelbestelling (Aanmaken > Verzoek > Verzamelbestelling); koppel hieraan de deelbestellingen; koppel de verzamelbestelling aan de factuur. Alle deelbestellingen dienen apart afgehandeld te worden (Zie volgende hoofdstuk). Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 6
2. Prestatieverklaring na levering product of dienst Na het leveren van een prestatie (het uitvoeren van een dienst of leveren van een product door een leverancier), moet de prestatie akkoord worden verklaard. Dit betekent dat de levering naar tevredenheid en volledig heeft plaatsgevonden. 2.1 Prestatie verklaren Activiteit: het akkoord geven op een prestatie Wie: Bestellers - financieel administratief centraal (invoer) - financiële administratie districten - Veelbestellers (soms budgethouder) Er zijn twee opties om een prestatie akkoord te verklaren Indien de besteller zelf toegang heeft, accordeert deze zelf de prestatie in Synergy (eigen werkstroom) Indien de besteller geen toegang heeft stuurt/mailt deze (eventueel op verzoek), het bestelformulier met akkoord naar de administratie van het district/centraal. Voor het accorderen van de prestatie door de administratie, bestaan twee opties. Digitaal (voorkeur!): de mail met daarin het akkoord op de prestatie, wordt gekoppeld aan de bestelling door de administratie. Deze geldt daarna als akkoord; Papier: als het accorderen van de prestatie via een papieren formulier gebeurt, geeft de administratie van het district akkoord op de prestatie. De administratie archiveert daarna het papier, waarop zij de digitale invoer vermeldt. Het is mogelijk voor de administratie om vanuit Synergy de bestelling te mailen naar degene die akkoord moet geven op de prestatie. Daarna kan de prestatie door voor akkoord. In bijlage 2 vind je een verdere uitwerking van het scherm. Via het menu Mijn werk > Werkstroom kan de besteller of de administratie de prestatie accorderen. Dit gaat als volgt in zijn werk: Selecteer de prestatie waarop je akkoord wilt geven in de werkstroom; Bij akkoord zet je deze op ja. Indien je als administratie goedkeurt, dien je een tijdstempel plus initialen toe te voegen aan de opmerkingen. Klik daarna op goedkeuren. De prestatie is nu goedgekeurd. Daarmee weet zowel de administratie, als de besteller en de budgethouder dat de levering akkoord en compleet is. Een deellevering registreer je in het veld opmerkingen (nog geen akkoord). Bijzondere situatie 1 bestelnummer pas bekend bij ontvangst bestelling Als het bestel-/ordernummer van de leverancier pas bekend is bij ontvangst, kan dit toegevoegd worden via de prestatieverklaring; het wordt zichtbaar op de bestelling. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 7
Bijzondere situatie 2 een prestatie is toch niet akkoord Een prestatieverklaring kan heropend of afgekeurd worden (als bijbehorende bestelling wordt heropend of afgekeurd, bijvoorbeeld omdat deze geannuleerd is of niet meer klopt). Ook kan deze worden afgekeurd. 3. Facturen financiële afhandeling Parallel aan het bestelproces, zal de leverancier van een product of dienst een factuur opmaken. Deze factuur wordt naar de financiële administratie gestuurd. Daar start het vervolg van de financiële afhandeling van een bestelling. Dit bestaat uit 3 stappen: het scannen van de facturen, het koppelen van de facturen aan een bestelling en het fiatteren van de facturen. Activiteit: Wie: 3.1 Scannen van facturen het scannen van de facturen in Scansys financieel administratief centraal (invoer) Het scannen van facturen is een taak van de financiële administratie centraal (invoer). Het proces van het inlezen van de facturen en het registreren van deze facturen in het programma Synergy, is in detail beschreven in de eerste bijlage. Het proces verloopt als volgt: Een medewerker van de financiële administratie scant de facturen in; De facturen worden vanuit het Scansys systeem overgezet naar het inkoopboek in Synergy; Vanuit Synergy worden de facturen toegevoegd aan de werkstroom van de verschillende districten, bestellers en budgethouders. Dit gebeurt door het selecteren van fiatteurs, waarbij de factuur altijd eerst naar de (districts)administratie gaat, die deze koppelt aan de bestelling, en vervolgens naar de besteller en budgethouder. Activiteit: Wie: 3.2 Het koppelen van facturen het koppelen van facturen - financiële administratie centraal - financiële administratie districten Op het moment dat de factuur in de registratie staat, gaat de (districts)administratie deze koppelen aan een bestelling. Procesmatig ziet dit er als volgt uit: De centrale administratie heeft de factuur ontvangen en gescand; De financiële administratie heeft vervolgens het district (districtsadministratie) waar de facturen heen moeten en de betrokken medewerkers geselecteerd; De districtsadministratie koppelt vervolgens de bestelling aan de factuur. De prestatieverklaring (al dan niet akkoord) wordt automatisch gekoppeld; Doordat (een deel van) de bestelling is gefactureerd moet de openstaande verplichting met dit bedrag verlaagd worden. De besteller past het openstaande bedrag van een bestelling (verplichting) aan na het koppelen aan een factuur door de bestelling via de link te openen, het bedrag Openstaande verplichting aan te passen en de bestelling te bewaren (knop Bewaren ). Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 8
Hierbij dient het bedrag ingevuld te worden waarvoor, op basis van beschikbare informatie, nog facturen verwacht worden. De koppeling is nu compleet. De besteller keurt goed voor de prestatie, de koppeling en correctheid van de eventueel openstaande verplichting; Als de prestatie al akkoord is, gaat de factuur door naar de werkstroom van de budgethouder. Deze route is zichtbaar onder de factuur; De budgethouder moet daarna de factuur en het budget goedkeuren (fiatteren). Let op: de besteller past dus het openstaande bedrag van een bestelling (verplichting) aan na het koppelen aan een factuur. Alleen de besteller weet namelijk of er nog een bedrag gefactureerd zal worden en welk; dit is daarom zijn verantwoordelijkheid. De koppeling is dan ook pas compleet als het gefactureerde bedrag in mindering wordt gebracht op de openstaande verplichting (vastgelegd in de bestelling). De reden hiervoor is dat de aan de budgethouder gerapporteerde bestedingsruimte alleen exact wordt weergegeven als de openstaande verplichtingen nauwkeuring worden bijgehouden. Bijzondere situatie 1 geen bestelling aanwezig De districtsadministratie ontdekt dat er nog geen bestelling aanwezig is die gekoppeld kan worden aan de factuur. De factuur kan in dit geval zonder bestelling geaccordeerd worden. Dit is afhankelijk van het type factuur (periodieke facturen zoals energie of abonnementen gebruiken doorgaans geen bestelformulier). Om het inzicht te vergroten moet de registratie van bestellingen zo compleet mogelijk worden. Dit gebeurt conform de afspraken tussen bestellers en budgethouders (doorgaans ook de leidinggevende) en dit blijft de verantwoordelijkheid van de budgethouders(!). Bijzondere situatie 2 factuur aan verkeerde district gekoppeld Het is mogelijk dat de factuur aan het verkeerde district (of besteller/budgethouder) wordt toegewezen. In dat geval dient de administratie van een district dit terug te koppelen door de factuur af te keuren. Dit moet altijd vergezeld gaan van een opmerking. 3.3 Fiatteren van facturen Activiteit: het fiatteren van de facturen in Synergy Wie (deel)budgethouders Voor het fiatteren van de facturen gelden twee mogelijkheden: Indien de budgethouder zelf toegang heeft, accordeert deze zelf de factuur in Synergy; Indien de budgethouder geen toegang wordt de factuur geaccordeerd door de administratie. Voor het fiatteren van de facturen door de budgethouder, doet deze het volgende: Ga naar Werkstroom > Mijn werk; Selecteer de openstaande facturen; Controleer of de prestatie akkoord is; Controleer of het bedrag akkoord is; Controleer of het bijbehorende budget akkoord is; Indien dit het geval is, kan de factuur worden goedgekeurd; De boeking wordt direct gemaakt en komt direct ten laste van het budget; Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 9
Voor het fiatteren indien de budgethouder geen toegang heeft: De administratie op het district of op centraal koppelt de factuur; De factuur wordt gemaild naar de budgethouder, dit kan vanuit Synergy; Na het geven van akkoord, wordt de factuur vanuit de mail gekoppeld in Synergy (deze geldt als bewijs voor akkoord). Dit kan eventueel ook op papier, in dat geval moet de districtsadministratie deze bijhouden. Bijzondere situatie 1 de besteller keurt de koppeling af De factuur komt niet overeen met de afspraken. De besteller keurt de factuur af en neemt contact op met de leverancier. De factuur kan eventueel uit de routing worden genomen; Bijzondere situatie 2 de budgethouder is niet akkoord met het budget De budgethouder verandert het budget en geeft aan op welk (eigen) budget de boeking gemaakt dient te worden. Activiteit: Wie het fiatteren van de facturen via de (districts)administratie (deel)budgethouders activiteitenbudgetten (postcommandanten) Voor het fiatteren van facturen door de budgethouder zonder toegang tot Synergy, doet deze het volgende: De administratie mailt de factuur (inclusief bestelling etc.) naar de budgethouder met verzoek om akkoord; De budgethouder antwoord per mail voor akkoord of niet akkoord; (NB: Deze budgethouders hebben wel toegang tot de rapportages Besteedbare ruimte en Geboekte uitgaven via een link) Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 10
4. Budgetten beheer en inzicht Het systeem ondersteunt de budgethouder op 2 manieren anders dan voorheen. Ten eerste kunnen alle deelbudgethouders onmiddellijk zien wat de besteedbare ruimte is op basis van de geregistreerde bestellingen en facturen. Ten tweede kan de budgethouder, als hij daarvan gebruik wil maken, delen van het budget reserveren. Zodoende kan een uitgave die later in het jaar voorzien wordt al van het budget afgetrokken worden. Activiteit: Wie: 4.1 Budgetinfo inzien (grootboekniveau) informatie over het budget opvragen - financieel administratief centraal (beheer) - budgethouders (inclusief postcommandanten) Synergy bevat 2 rapporten o.b.v. actuele gegevens die op elk moment geraadpleegd kunnen worden: Overzicht Besteedbare Ruimte Budgetten: dit geeft de besteedbare ruimte weer o.b.v. het budget (beheersbegroting) minus de bestellingen/verplichtingen (openstaand) minus geboekte uitgaven minus de reserveringen door de budgethouder (zie verderop). Overzicht Grootboekmutaties: dit geeft weer hoeveel van het budget effectief al is geboekt als betaald (in feite de realisatie zoals we die gewend zijn te rapporteren bij gebrek aan het voorgaande overzicht). Besteedbare Ruimte Budgetten De budgetinfo die wordt getoond in het overzicht Besteedbare ruimte, is zo accuraat als budgethouders dit bij houden. Over het algemeen geldt: hoe meer informatie een budgethouder registreert, hoe duidelijker het budget wordt weergegeven. Je kunt de Besteedbare Ruimte op de volgende manier bekijken: Ga naar de startpagina; Klik op de knop Besteedbare ruimte budgetten; Selecteer een jaar en een budget; Klik op View report; Je krijgt nu een overzicht te zien van: De kosten uit het Grootboek. Dit zijn de facturen die zijn geboekt en worden betaald; Daaronder zie je de openstaande verplichtingen. Dit zijn de verplichtingen die zijn aangemaakt door het aanmaken van een bestelling; Daaronder zie je de reserveringen. Dit zijn de bedragen die je zelf voor bepaalde onderwerpen hebt gereserveerd. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 11
Grootboekmutaties De budgetinfo die wordt getoond in het overzicht Besteedbare ruimte, is zo accuraat als budgethouders dit bij houden. Over het algemeen geldt: hoe meer informatie een budgethouder registreert, hoe duidelijker het budget wordt weergegeven. Je kunt de Besteedbare Ruimte op de volgende manier bekijken: Ga naar de startpagina; Klik op de knop Grootboekmutaties; Selecteer een jaar en een budget; Klik op View report; Je krijgt nu een overzicht te zien van: De kosten uit het Grootboek. Dit zijn de facturen die zijn geboekt en worden betaald, naast kosten geboekt door financiën (zoals correcties); 4.2 Het reserveren van (delen van het) budget Activiteit: het aanmaken van een reservering voor een budget Wie: (deel)budgethouders Deze reservering is geen financiële boeking, maar een hulpmiddel voor de budgethouder. Deze blijft dan ook verantwoordelijk voor het bijhouden van reserveringen (na het realiseren van uitgaven moet de corresponderende reservering verwijderd worden. Ook als de reservering niet meer van toepassing is (de uitgave zal niet dit jaar gedaan worden), dient deze door de budgethouder verwijderd te worden. Dit is van belang omdat anders de besteedbare ruimte uiteraard niet juist wordt weergegeven. Een budgethouder kan op de volgende manier een deel van het budget reserveren. Dit is nadrukkelijk geen boeking, maar meer een inzicht in kosten die nog gaan komen! Ga naar Aanmaken > Verzoek; Typ in het zoekscherm in Reservering ; Selecteer het bijbehorende budget; Geef een omschrijving van de reservering. De reservering kan weer verwijderd worden door deze aan te klikken op het betreffende bedrag. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 12
Bijlage 1 Bestelling aanmaken Dit scherm bereik je door naar: Aanmaken > verzoek > nieuwe bestelling te gaan; Het aanmaken van een bestelling vereist het invullen van de verplichte velden: Budget; Omschrijving Leverancier/crediteur; Datum; Prijs inclusief BTW; Afleveradres; Opdrachtgever intern (met naam en e-mail). De velden opmerking/verzoek kun je gebruiken om de bestelling verder toe te lichten. Het PDF bestelformulier bevat een formulier dat de administratie na een scan kan uploaden. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 13
Bijlage 2 - Prestatie verklaren Dit scherm bereik je door Mijn werk > Mijn werkstroom te selecteren. Daarna kun je dit scherm gebruiken om de prestatie akkoord te verklaren. Het scherm bevat de volgende velden: - Verplichting/bestelling: de bestelling die is geregistreerd, inclusief omschrijving; - Datum: de datum van registratie; - Het bestelnummer: indien bekend staat hier het bestelnummer; - Prestatie akkoord: hier kun je ja selecteren - PDF bestelformulier: hier kan het ingescande bestelforumlier worden gekoppeld; - Opmerkingen/verzoek: in dit veld is ruimte om een tijdstempel te plaatsen en eventueel een opmerking. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 14
Bijlage 3 facturen goedkeuren Dit scherm bereik je door op de startpagina je werkstroom te selecteren en vervolgens een inkoopfactuur in de lijst te openen. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien. Bovenkant factuurscherm Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 15
Onderkant factuurscherm Voor het goedkeuren van een factuur, worden de volgende stappen gevolgd: - De centrale administratie wijst de factuur toe aan een administratie, prestatieverklaarder en budgethouder; - De administratie van een district controleert de toegewezen prestatieverklaarder en budgethouder en koppelt eventueel de bijbehorende bestelling; - De besteller geeft akkoord op de prestatie. Hierna verschijnt de factuur in de werkstroom van de budgethouder; - Selecteer het verzoek om de factuur te fiatteren in je werkstroom; - Bekijk de omschrijving van de factuur en controleer de volgende velden: - Bestelling die bij factuur hoort; - Budget (grootboek) dat bij de factuur hoort; - Of de prestatie op de juiste manier akkoord is verklaard en de factuur overeenkomt; - Of het factuurbedrag klopt; - Is dit allemaal in orde? Dan selecteer je de optie goedkeuren. De factuur wordt dan direct geboekt in Exact. - Je kunt de factuur ook afkeuren. Keur je de factuur af? Geef dan altijd een omschrijving van de reden waarom je hem afkeurt. Is de factuur op het verkeerde budget geschreven? Dan moet je deze afkeuren met een omschrijving van het juiste grootboeknummer. Dit kun je aangeven in het veld met opmerkingen. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 16
Bijlage 4 rapportage over budgetten Dit scherm bereik je door op de startpagina het scherm Besteedbare ruimte budgetten te selecteren. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien. Selecteer hier het jaar en het budget. Je hebt dan een overzicht van de beschikbare ruimte in de budgetten. Het deel met reserveringen is het deel dat je zelf hebt aangemaakt. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 17
Bijlage 5 prestatie verklaren via de mail Het zal regelmatig gebeuren dat iemand zonder toegang tot Synergy toch een bestelling plaatst. Daarvoor kan het papieren bestelformulier gebruikt. Dan is de kans groot dat deze ook akkoord dient te geven op de prestatie. Dat kan door gebruik te maken van een papieren of digitale prestatie akkoord mail. Ook hiervoor is het bestelformulier geschikt. Digitale prestatie akkoord vul het formulier in Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 18
Na het invullen van het formulier stuur je deze naar de administratie van jouw district. De administratie kan deze mail dan opslaan en koppelen aan de bestelling en de bijbehorende factuur. Op die manier heb je aangegeven dat je akkoord bent met de prestatie (het geldt als hetzelfde bewijs als een handtekening die normaal gesproken op de factuur werd geplaatst). Het papieren traject Het is mogelijk om de verklaring op de prestatie of de bestelling via de papieren route te laten lopen. Hiervoor print je het bestelformulier of het formulier voor de prestatieverklaring uit en vul je deze in. Nadat deze is ingevuld, kun je het formulier aan je administratie geven. Deze zal hem dan inscannen en aanmaken als bestelling of prestatieverklaring. Naslag digitale factuurafhandeling en budgetbeheer 19