GEMEENTELIJK REGLEMENT VOOR DE SUBSIDIËRING VAN INITIATIEVEN VAN VRIJWILLIGERSORGANISATIES IN DE ARMOEDEBESTRIJDING ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1: Wat is de doelstelling van deze subsidies? Met dit reglement wil Gemeentebestuur Zwalm vrijwilligersorganisaties ondersteunen die de situatie van mensen in armoede willen verbeteren. Het gemeentebestuur definieert deze mensen als mensen die recht hebben op een vrijetijdspas. Dit gebeurt door: - het voorzien in werkingssubsidies: een financiële tegemoetkoming voor de werkingskosten van vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding; - het voorzien in activiteitensubsidies om activiteiten van vrijwilligersorganisaties te ondersteunen die gericht zijn op het bevorderen van het welzijn en de maatschappelijke deelname van mensen in armoede. Werkingen en activiteiten die in aanmerking kunnen genomen worden voor subsidiëring hebben tot doel om initiatieven van of voor mensen in armoede op sociaal, cultureel of sportief vlak te organiseren. Minstens volgende elementen maken er deel van uit: - Een groep van mensen bij elkaar te brengen, met bijzondere aandacht voor mensen die zich in een kansarmoede situatie bevinden; - Hen een aanbod te doen van vrije tijd ; - Hen samen te brengen in groep en tal van activiteiten op touw te zetten. Dit reglement geeft uitvoering aan bepalingen opgenomen in het decreet van 18 januari 2008 houdende flankerende en stimulerende maatregelen ter bevordering van de participatie in cultuur, jeugdwerk en sport. Artikel 2: Opvolging en uitvoering van het reglement De sociale dienst staat in voor de opvolging en uitvoering van dit reglement. Artikel 3: Wie komt in aanmerking voor subsidiëring vanuit dit reglement? Dit reglement is gericht op alle Zwalmse vrijwilligersorganisaties. Dit zijn verenigingen die voldoen aan volgende voorwaarden: - de werking wordt hoofdzakelijk gedragen door vrijwilligers; - de werking van de vereniging bevindt zich op het grondgebied van de gemeente Zwalm; - de vereniging is een vzw of een feitelijke vereniging. Voor de afdeling werkingssubsidies komen enkel verenigingen in aanmerking die: - rechtstreeks met armen werken (= een vereniging waar armen het woord nemen); - waarvan de missie is gericht op armoedebestrijding; - die regelmatig (minstens 1x per maand) een ontmoetingsmoment organiseren. De vereniging die een subsidie aanvraagt, onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Ze neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een gemeente waarin de burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Indien de vereniging handelt of uitspraken doet in strijd met deze bepalingen kan het gemeentebestuur een deel van of de volledige subsidie terugvorderen of weigeren. WERKINGSSUBSIDIES Artikel 4: Wat is de doelstelling van het toekennen van een werkingssubsidie? Een werkingssubsidie is bedoeld als tegemoetkoming in de werkingskosten van een vrijwilligersorganisatie in de armoedebestrijding. 1
Artikel 5: Welke verenigingen kunnen een werkingssubsidie aanvragen? Alle vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding kunnen een werkingssubsidie aanvragen indien ze voldoen aan alle voorwaarden uit artikel 3. Om voor een werkingssubsidie in aanmerking te komen, moet de aanvrager een actieve werking kunnen voorleggen van minstens één jaar. Bovendien moet de vereniging aan kunnen geven dat ze geen aanspraak kan maken op decretale overheidssteun voor de uitbouw van de werking. Artikel 6: Hoeveel bedraagt een werkingssubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een werkingssubsidie maximaal 600,00 euro. De werkingssubsidie kan één keer per jaar aangevraagd worden. Dit moet uiterlijk voor 1 februari gebeuren. Indien het aantal aanvragen het voorziene budget overstijgt, zal het totaal voorziene bedrag verdeel worden onder alle aanvragen op basis van de ingediende begroting van de vereniging. Artikel 7: Voor welke kosten kan een werkingssubsidie gebruikt worden? Een werkingssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten conform de ingediende en aanvaarde begroting. Indien meer dan de helft van de deelnemers aan de activiteiten niet tot de doelgroep behoren, worden deze uitgaven versleuteld. Dit wil zeggen dat de subsidie verrekend wordt op basis van het aantal deelnemers met een vrijetijdspas. De subsidie mag niet aangewend worden voor het bijpassen van het inkomen van de doelgroep noch voor de aankoop van voeding, kleding, geneesmiddelen e.a. die gratis of extra voordelig aan de doelgroep worden verstrekt. Loonkosten en investeringskosten kunnen niet worden aanvaard. Artikel 8: Hoe wordt een werkingssubsidie aangevraagd? Een werkingssubsidie moet met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie aangevraagd worden. Dit formulier is beschikbaar bij de sociale dienst en op de website van de gemeente Zwalm. Het formulier moet volledig en liefst digitaal ingevuld worden en bezorgd aan de sociale dienst. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - het gewenste bedrag; - een duidelijke omschrijving waarvoor de werkingssubsidie gebruikt zal worden; - het jaarprogramma voor het werkjaar waarvoor de subsidies worden aangevraagd; - andere aangevraagde en/ of toegekende subsidies waar de vereniging een beroep op doet. Daarnaast moet elke aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 20. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 9: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een werkingssubsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de sociale dienst eerst een ontvankelijkheidscontrole uit. Hierbij wordt de aanvraag getoetst aan de objectieve criteria van het subsidiereglement en op volledigheid van het dossier. Vervolgens wordt de aanvraag getoetst aan de volgende criteria: - de mate waarin de aanvraag voldoet aan de objectieve voorwaarden van het reglement; - de volledigheid van de aanvraag en de bijlagen; - de redelijkheid van de ingediende begroting. Op basis van de beoordeling van deze criteria formuleert de sociale dienst een gemotiveerd advies. Het college van burgemeester en schepenen beslist jaarlijks vóór 1 april over het toekennen van de werkingssubsidie op basis van het advies van de sociale dienst. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerd advies van de sociale dienst; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden. De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van een werkingssubsidie wordt ten laatste één maand na de beslissingsdatum schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het beslissingsorgaan niet beslist binnen de aangegeven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. 2
ACTIVITEITENSUBSIDIES Artikel 10: Wat is de doelstelling van het toekennen van een activiteitensubsidie? Een activiteitensubsidie is bedoeld om gerichte steun te bieden aan een activiteit die zich hoofdzakelijk richt op mensen in armoede en die bijdraagt tot het welzijn en/of de maatschappelijke deelname van mensen in armoede. Artikel 11: Welke activiteiten komen in aanmerking voor een activiteitensubsidie? - activiteiten die het welzijn van mensen in armoede bevorderen; - gemeenschapsvormende activiteiten; - ontmoetingsmomenten; - educatieve activiteiten. Volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: - commerciële activiteiten; - activiteiten die louter van consumptieve aard zijn; - activiteiten met politieke doeleinden; - activiteiten die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving. Deelnemers met een vrijetijdspas nemen deel aan 25% (of minder) van het basistarief. Elke activiteit dient plaats te vinden in Zwalm. Uitzonderlijk, met een maximum van één activiteit per jaar per vereniging, kan een activiteit buiten Zwalm plaatsvinden. Een activiteitensubsidie kan aangevraagd worden voor activiteiten die in een reeks wordt georganiseerd. Artikel 12: Welke verenigingen kunnen een activiteitensubsidie aanvragen? Alle vrijwilligersorganisaties kunnen een activiteitensubsidie aanvragen, op voorwaarde dat ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3, lid 1. Een vereniging die reeds werkingssubsidies in het kader van dit reglement ontvangt, kan geen activiteitensubsidies meer aanvragen. Artikel 13: Hoeveel bedraagt een activiteitensubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een activiteitensubsidie maximum 400,00 euro. Indien het aantal aanvragen het voorziene budget overstijgt, zal het totaal voorziene bedrag verdeeld worden onder alle aanvragen op basis van de ingediende begroting van de vereniging. Indien een aanvraag wordt ingediend wanneer alle voorziene gelden reeds zijn toegekend aan andere activiteiten, kan geen subsidie meer bekomen worden voor dat werkjaar. Artikel 14: Voor welke kosten kan een activiteitensubsidie gebruikt worden? De toegestane korting aan vrijetijdspashouders voor deelname aan de activiteit wordt gesubsidieerd (=subsidie deelnamegelden). Indien de activiteit na het bijtellen van deze subsidie deelnamegelden, nog steeds verlieslatend is, wordt een bijkomende subsidie toegekend gelijk aan het percentage deelnemers met een vrijetijdspas x het verlies na bijtelling subsidie deelnamegelden. subsidie = (aantal deelnemers met vrijetijdspas x kortingspercentage op het basistarief) + (percentage deelnemers met vrijetijdspas x (verlies van de activiteit+ subsidie deelnamegelden)). Een activiteitensubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan de ingediende activiteit en conform de bij de aanvraag ingediende begroting. Activiteiten die winst boeken of een balans van 0 euro hebben, worden niet gesubsidieerd. De subsidie mag niet aangewend worden voor het bijpassen van het inkomen van de doelgroep, noch voor de aankoop van voeding, kleding, geneesmiddelen e.a. die gratis of extra voordelig aan de doelgroep worden verstrekt. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. 3
Voor de organisatie van activiteiten wordt ook eerst gebruik maken van de mogelijke kortingen die via andere kanalen wordt aangeboden (Vrijetijdspassen, Steunpunt Vakantieparticipatie, sponsoring bij andere initiatieven ), zodat deze financieel zo voordelig mogelijk kunnen worden georganiseerd. Artikel 15: Wanneer wordt een activiteitensubsidie aangevraagd? Een activiteitensubsidie moet ten laatste zes weken vóór de activiteit plaatsvindt aangevraagd worden en kan maximum 1 jaar vooraf aangevraagd worden. Artikel 16: Hoe wordt een activiteitensubsidie aangevraagd? Een activiteitensubsidie moet met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie aangevraagd worden. Dit formulier is beschikbaar bij de sociale dienst en op de website van de gemeente Zwalm. Het formulier moet volledig en liefst digitaal ingevuld worden en bezorgd aan de sociale dienst. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - een duidelijke omschrijving van de doelstellingen en het verloop van de activiteit; - het gewenste bedrag; - andere aangevraagde en/of toegekende subsidies voor dezelfde activiteit. Daarnaast moet elke aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 20. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 17: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een activiteitensubsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de sociale dienst eerst een ontvankelijkheidcontrole uit. Hierbij toetst de dienst de aanvraag aan de objectieve criteria van het reglement en op volledigheid van het dossier. Een ontvankelijke aanvraag wordt vervolgens door de sociale dienst getoetst aan onder andere volgende criteria: - het beoogde effect van de activiteit op het welzijn en/of de maatschappelijke participatie van mensen in armoede; - de kwaliteit van de aanvraag op vlak van voorbereiding en aanpak van de activiteit; - de betrokkenheid van de doelgroep in de realisatie van de activiteit; - de manier waarop de activiteit bekend gemaakt wordt; - de redelijkheid van het budget. Op basis van de beoordeling van deze criteria kan het schepencollege een beslissing inzake toekenning nemen. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerd advies van de sociale dienst; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen deze verantwoordingsstukken moeten worden bezorgd. De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van de subsidie wordt ten laatste twee weken vóór de activiteit plaatsvindt schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het beslissingsorgaan niet beslist binnen de aangegeven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. AFSLUITENDE BEPALINGEN Artikel 18: Hoe gebeurt de uitbetaling van een subsidie? Na goedkeuring betaalt het gemeentebestuur 80% van het toegekende subsidiebedrag uit op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager. Een maand na de beslissing van het schepencollege wordt de subsidie uitbetaald op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager. De verantwoording van de werkingssubsidies wordt ingediend voor 1 februari volgend op het werkjaar waarvoor de subsidies werden bekomen. Voor de activiteitensubsidies wordt binnen de maand na de activiteit een inhoudelijk verslag en een financiële afrekening bezorgd. Eventuele bijkomende 4
verantwoordingsstukken die in de toekenningsbeslissing werden opgelegd worden eveneens binnen deze termijnen bezorgd. Na goedkeuring van het inhoudelijke verslag, de financiële afrekening en de verantwoordingsstukken wordt het saldo gestort of het teveel teruggevorderd. Artikel 19: Welke bijlagen moeten bij de aanvraag worden bijgevoegd? Indien de aanvrager een vzw is, moeten de volgende bijlagen bij de aanvraag worden bijgevoegd: - een kopie van de geldende statuten van de vereniging, met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur; - het bankrekeningnummer van de rechtspersoon; - het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag; - de laatst goedgekeurde begroting; - het BTW-statuut. Indien de aanvrager een feitelijke vereniging is, moeten de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - een lijst van de bestuursleden; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de subsidie; - het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon; - een verslag over de financiële toestand van de vereniging; - een inhoudelijk verslag over de werking van de vereniging van het afgelopen jaar. Bovenstaande bijlagen dienen één keer per jaar, namelijk bij de eerste subsidieaanvraag van het kalenderjaar, te worden bijgevoegd. Vzw s moeten een boekhouding voeren conform de wetgeving. Feitelijke verenigingen moeten minstens een kasboekhouding voeren, waarin de in- en uitgaande geldstromen duidelijk chronologisch vermeld staan, tenzij bijbehorende reglementering anders bepaalt. Artikel 20: Communicatie met de sociale dienst De aanvrager zal de sociale dienst een flyer of uitnodiging bezorgen van elke gesubsidieerde activiteit. De afgevaardigden van de lokale besturen hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd gebruikt voor het doel waarvoor ze is toegekend. Artikel 21: Wanneer is de vereniging verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? De begunstigde vereniging moet de subsidie gebruiken voor het doel waarvoor ze is toegekend en beheren als een goed huisvader. In de volgende gevallen is de vereniging verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: - indien de subsidie niet gebruikt werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; - indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk gebruikt werd voor een herbesteding; - indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; - indien geen controle wordt toegelaten overeenkomstig artikel 21 2; - indien na controle blijkt dat de vereniging, de activiteit of het project een dubbele financiering heeft ontvangen. Artikel 22: Hoe moet de communicatie over de subsidie gebeuren? Wanneer een werkings- of activiteitensubsidie is toegekend, moet de aanvrager bij de communicatie rond het initiatief steeds het sponsorlogo van Gemeente Zwalm gebruiken en communiceren dat het gemeentebestuur het initiatief ondersteunt. 5
De sociale dienst levert het sponsorlogo van het gemeentebestuur aan samen met de positieve beslissing van de toekenning van de subsidie. Artikel 23: Inwerkingtreding van het reglement Dit reglement treedt in werking op 1 april 2015. Artikel 24: Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit reglement niet van wordt afgeweken, zijn de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies. 6