VERO Verwerking documenten (UBL PEPPOL) taasoftware.wolterskluwer.be
Inhoudsopgave INLEIDING... 2 OVERZICHT... 3 1. INSTELLINGEN... 3 2. VERWERKING DOCUMENTEN... 5 PDF-DOCUMENTEN... 10 Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 1
Inleiding UBL bestanden kunnen worden ingelezen via het scherm Manuele ingave aankopen of Manuele ingave verkopen. Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 2
Overzicht 1. Instellingen Algemeen VERO-Count Systeem - Opties - Aankopen 2 of Verkopen 2 UBL via standaard ingave aankopen UBL via standaard ingave verkopen Met deze instelling duidt u aan dat u voortaan UBL bestanden wilt inlezen via het ingavescherm dat ook gebruikt wordt bij manuele ingave. Bijlage tonen bij raadplegen: Wanneer u de ingeboekte factuur raadpleegt, wordt via deze optie, de bijhorende pdf getoond in de viewer. Zie optie Document als bijlage toevoegen. Digitale documenten/ubl/peppol Document als bijlage toevoegen: Instellen of u de bijhorende pdf wilt koppelen aan het document. Keuze Ja, Nee en Vragen. De bijlage kan worden bekeken via de link van het document of bij raadplegen van het document. Zie optie Bijlage tonen bij raadplegen. Bijlage opslaan in: Standaard wordt de pdf bewaard volgens de linkinstellingen van de klant/leverancier. Het is ook mogelijk om hier een specifieke directory in te geven zodat u alle pdf s (digitale documenten, UBL of PEPPOL) kunt groeperen. U kunt aan de hand van een pop-up menu enkele parameters meegeven. Wanneer u hier niet even over nadenkt, is de kans groot dat u alle bijlagen, over verschillende dossiers heen, door elkaar bewaard. Zie printscreen: De pdf s worden in het voorbeeld bewaard in P:\Documenten\Aankopen\<de code van het dossier>\<boekjaar>\<de dagboekcode> Hier heeft men dus een directory ingesteld volgens dossiercode en boekjaar en dan een subdirectory per dagboek. Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 3
Bestandsnaam aanvullen met boekingsnummer: De oorspronkelijke naam wordt voorafgegaan door gegevens van de boeking in VERO. Type document (F/C) Nummer-Boekjaar-Periode-Dagboek. Bv. document fbfcb53e-2e36-e393-e611-637af67828f2.png wordt hernoemd naar C000073-2016- 10-AF_fbfcb53e-2e36-e393-e611-637af67828f2.png Het document krijgt ook een stempel. Bepalen stuknummer: Verkopen Ofwel is het stuknummer, de laatste 6 cijfers uit de bestandsnaam (default), ofwel kan het stuknummer uitgelezen worden uit het bestand. Voor deze laatste instelling moet u wel zeker zijn dat het stuknummer meegegeven wordt in de tag <ID> in het bestand. Raadpleeg daarvoor de softwareleverancier die de UBL bestanden aanmaakt. Aankopen Aankoopfacturen komen van verschillende leveranciers en die hebben geen opeenvolgende nummering. Dus de nummering volgt de nummering uit het aankoopdagboek. Indien ALLE aankoopfacturen van het dossier uit een ander softwarepakket komen, en dus een opeenvolgende nummering hebben, kan een andere instelling genomen worden. Raadpleeg daarvoor de softwareleverancier die de UBL bestanden aanmaakt. Dagboekparameters In het verkoop- of aankoopdagboek moet u instellen dat u UBL (of PEPPOL) bestanden wilt importeren. Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 4
2. Verwerking documenten VERO-Count Boeken Aankopen VERO-Count Boeken - Verkopen Op het hoofdscherm ingave aan- of verkopen is er een knop Import documenten. Die knop is beschikbaar wanneer u de optie Documentverwerking toelaten aangevinkt hebt in de dagboekparameter. Controle op dossiergegevens Wanneer het ondernemingsnummer van het dossier in het bestand niet overeenkomt met het ondernemingsnummer in de dossierfiche wordt er een melding gegeven. U kunt ervoor kiezen om geen enkel bestand in te lezen. U kunt alle bestanden inlezen zonder controle of u kunt een controle per bestand uitvoeren. U krijgt dan per bestand waarbij de dossiergegevens niet overeenkomen, een melding. Dit kan nuttig zijn wanneer u weet dat er maar een paar bestanden niet ingelezen mogen worden. Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 5
De bestanden worden ingelezen via het gewone aan- of verkopenscherm. De klant/leverancier wordt opgezocht via Ondernemingsnummer of Naam. Wordt er geen klant/leverancier voorgesteld, dan kunt u een bestaande klant/leverancier opzoeken of een nieuwe klant/leverancier creëren. De gegevens uit het bestand worden voorgesteld in de fiche. Verwerken van het document Bevestigt men de ingave via de knop OK, dan worden alle standaardcontroles uitgevoerd en komt het document in proef. Bevestigt men de ingave via de knop Annuleren, dan wordt enkel gecontroleerd of een klant/leverancier ingevuld is. Het document wordt bewaard zoals het is en komt in het overzicht in het rood te staan. Dit wil zeggen dat het document niet afgewerkt is. Dergelijk document kan niet doorgeboekt worden. Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 6
Wanneer u onvoldoende gegevens hebt om het document te boeken of het document moet later geboekt worden of het document moet niet geboekt worden, kunt u via de knop Uitstellen, het document overslaan. U krijgt daarna volgende vraag: Antwoord u Ja dan wordt het document niet ingelezen en wordt het bestand teruggeplaatst in de bronmap zodat het bij een volgende import opnieuw kan ingelezen worden. Antwoord u Nee dan wordt het document niet ingelezen en wordt het bestand verwijderd. Bij een volgende import kan het dus niet meer ingelezen worden. Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 7
Controle klant/leverancier Is het btw-regime uit het bestand anders dan het btw-regime van de klant/leverancier, dan wordt de tekst in het rood getoond. Is het ondernemingsnummer uit het bestand anders dan het ondernemingsnummer van de geselecteerde klant/leverancier, dan worden de gegevens van de klant/leverancier in het rood getoond. Schrappen van een document in proef of schrappen van een niet afgewerkt document. Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 8
Na de vraag of u het document wil schrappen krijgt u de mogelijkheid om het bijhorend Ubl bestand terug te zetten zodat u het later eventueel terug kan inlezen. Zie Uitstellen. De viewer De viewer komt rechts van het ingavescherm te staan. Wanneer u 2 monitors gebruikt, kunt u de viewer ook op de andere monitor plaatsen. De standaardzoom op de viewer is 75%, links onderaan kunt u een andere zoom instellen. Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 9
Pdf-documenten Alle handleidingen bevinden zich in de map: Vero\prog\info\manual. Open de pdf-bestanden met een recente versie van Adobe Acrobat Reader. Naam Beschrijving Man-F-Traitement des documents-ubl- Peppol.pdf Man-N-Verwerking-documenten-Ubl-Peppol.pdf Version française Nederlandstalige versie De opleiding van VERO gebeurt op basis van een practicum. Alle personen, ondernemingen, goederen, enz. zijn zo gekozen om een zo volledig en waarheidsgetrouw mogelijk beeld te geven van het opstarten en voeren van een boekhouding in VERO. Er wordt gewerkt met fictieve voorbeelden, elke overeenkomst met bestaande personen, ondernemingen, is dan ook louter toevallig. De informatie in dit document is voor wijzigingen vatbaar zonder voorafgaande kennisgeving. Onrechtmatige reproductie of overdracht van dit document of een deel ervan, elektronisch of mechanisch, voor om het even welk doel, zonder de uitdrukkelijke goedkeuring van Wolters Kluwer is verboden. Wolters Kluwer kan niet verantwoordelijk gesteld worden en zal geen eis tot schadevergoeding aanvaarden voor schade die het gevolg is van een fout die in dit document zou staan, of door een verkeerde interpretatie van de informatie in dit document. Update: 12/06/2017 Verwerking documenten (UBL-PEPPOL) 10