Discussienota Aan : Leden Raad Van : College Datum : 14 april 2015 Onderwerp : Voorstellen bezuinigingen op personeel 1. Inleiding In de Begroting 2015 is een financieel perspectief opgenomen met een tekort van 4,3 miljoen in 2015, aflopend tot een tekort van 3,7 miljoen in 2018. Op basis van het financieel herstelplan zijn hiervoor oplossingsrichtingen uitgewerkt, waaronder een bezuiniging op personeel oplopend tot 2,1 miljoen en een bezuiniging op subsidies oplopend tot 700.000 in 2018. In deze discussienota doen wij voorstellen hoe de bezuiniging op personeel in te vullen. Eerst plaatsen wij deze notitie in perspectief en worden de gehanteerde uitgangspunten aangegeven. Daarna lichten wij de bezuinigingen op personeel toe. Tenslotte wordt aangegeven welke werkzaamheden kunnen vervallen of efficiënter worden uitgevoerd. 2. Perspectief en uitgangspunten Visie op bestuur en organisatie Als onderdeel van het financieel herstelplan is het reduceren van de kosten van onze organisatie een doel op zich, maar met de visie op bestuur en organisatie wordt duidelijk dat wij als gemeentelijke organisatie in een alomvattend veranderproces zitten. In het kader staan de ambities van de visie op bestuur en organisatie weergegeven. Bewerkstelligen dat Haaksbergen in de toekomst als zelfstandige gemeente kan blijven bestaan en dat: - Haaksbergen zelf het strategisch beleid blijft bepalen - Haaksbergen een gemeente is waar inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente dicht bij elkaar staan en samen datgene tot stand brengen waar in Haaksbergen behoefte aan is - Haaksbergen een gemeente is die bestuurt, regie voert, stimuleert, ondersteunt en minder zelf uitvoert - Haaksbergen een financieel gezonde gemeente is. Bron: Visie op bestuur en organisatie, december 2014 Het doel van dit veranderproces is te komen tot een geoliede en slanke organisatie die financieel gezond is. De nu voorliggende uitwerking van het laten vervallen van werkzaamheden en invulling bezuiniging is een belangrijke eerste stap. Daarnaast is ook productiviteit, klantgerichtheid, kwaliteit w.o. taakvolwassenheid en mate van regievoering belangrijk. Met name investeren in kwaliteit is een belangrijke randvoorwaarde. De komende tijd ligt de nadruk op het laten vervallen van werkzaamheden. Parallel wordt gewerkt aan de professionalisering van de organisatie. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 1
Preventief toezicht Provincie De Provincie geeft in haar toezichtsbrief Begroting 2015 aan dat zij uitgewerkte bezuinigingen verwacht. Door deze uitgewerkte bezuinigingen in de kadernota 2016 op te nemen en deze als gewijzigde Begroting 2015 en meerjarenraming vast te stellen, voldoen wij aan deze verwachting. Uitgangspunten Bij het opstellen van de voorstellen zijn met name de volgende uitgangspunten van het coalitieprogramma, het financieel herstelplan en de Visie op organisatie gehanteerd: - De gemeente regisseert en faciliteert. De uitvoering ligt daar waar deze bedrijfsmatig en financieel het beste uitgevoerd kan worden. De risico s worden niet (alleen) bij de gemeente Haaksbergen neergelegd. - Wij krijgen vanwege onze beperktere financiële middelen een ambtelijk apparaat dat kleiner is dan vergelijkbare gemeenten. Om die reductie te bereiken worden werkzaamheden geschrapt en indien mogelijk efficiënter en/of effectiever georganiseerd. - De betrokkenheid van onze inwoners, bedrijven en instellingen is van groot belang en wordt ten volle benut. - Besparingen primair in het fysieke domein en bedrijfsvoering en niet primair in het sociale domein. Middelen worden ingezet voor activiteiten. - De lasten worden gedeeld: het ambtelijk apparaat, de burgers, instellingen en verenigingen moeten allemaal hun bijdragen leveren. - De uitvoering van niet wettelijke taken vervalt waar dat verantwoord is. Indien deze taken maatschappelijk relevant zijn, worden deze door inwoners, bedrijven en instellingen opgepakt. - Het niveau van de niet wettelijke taken wordt aangepast aan de financiële mogelijkheden. - De kosten op het gebied van huisvesting, ICT en overhead zijn gelijk of lager dan van vergelijkbare gemeenten. Behandeling Dit voorstel bouwt voort op het financieel herstelplan, de Begroting 2015 en de Visie op organisatie en bestuur. De behandeling hiervan door uw raad is als volgt: 11 september 2014: behandeling Financieel herstelplan commissie gecombineerd 23/27 oktober/ 5 november 2014: behandeling en vaststelling Begroting 2015 raad 16 december 2014: aanbieding visie op bestuur en organisatie raad en commissies 15 januari 2015: behandeling visie op bestuur en organisatie commissie MB 17 maart 2015: uitgangspunten nieuw subsidiebeleid commissie samenleving 21 april 2015: bezuinigingsvoorstellen in commissie gecombineerd 26 mei 2015: bezuinigingen in kadernota 2016 in hoorzitting 4 juni 2015: bezuinigingen in kadernota 2016 informatieve bijeenkomst 17 juni 2015: bezuinigingen in eerste berap 2015/kadernota 2016 raad Inzichten van nu Bijgaande voorstellen zijn gebaseerd op de huidige inzichten. Indien tijdens de invoering ervan inzichten of omstandigheden wijzigen zal daar uiteraard rekening mee gehouden worden. Het college komt hiermee in dat geval bij uw raad terug. Vraagstelling aan uw raad Wij vragen u de voorstellen te beoordelen en in de uitwerking naar de kadernota 2016 richtinggevende uitspraken te doen. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 2
3. Bezuiniging op personeel Financiële opgave In het financieel herstelplan is onder meer de volgende opgave t.a.v. het personeel opgenomen. totaal 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Fte (per 1/1) 165 167 158 149 140 131 Fte (in loop van het jaar) -4-9 -9-9 -9-40 mln. (oplopend) 0,00 0,20 0,80 1,35 1,95 2,10 In de begroting 2015 is 4,4 fte aan formatie geschrapt met bijbehorende personele lasten van 0,2 miljoen. Hiermee is de voor 2015 begrote besparing gerealiseerd. Door de decentralisaties zijn er taken bijgekomen en is er per 1/1/2015 6 fte aan formatie toegevoegd. De totale besparing op personeel is 2,1 miljoen. Hierbij is uitgegaan van 50.000 aan gemiddelde personeelslasten per fte en 40 fte aan vervallen werkzaamheden. Daarnaast is 0,1 miljoen aan overige te besparen overheadkosten (informatisering, huisvesting, drukwerk etc.) begroot. Leidend is het totaal te besparen bedrag: 2,1 miljoen. Met de nu voorliggende voorstellen wordt deze bezuiniging als geheel ingevuld. Aan een aantal van deze voorstellen is in de afgelopen periode geheel of gedeeltelijk invulling gegeven. Alleen voorstellen waarvan de werkzaamheden vervallen In deze notitie zijn alleen voorstellen opgenomen voor werkzaamheden die voor de gemeente vervallen en werkzaamheden waar wij efficiencyvoordelen verwachten te behalen. Lopende en toekomstige onderzoeken naar samenwerking of uitbesteding (o.a. ICT, sociale zaken) kunnen tot voordelen leiden v.w.b. continuïteit, kwaliteit en mogelijk ook financieel. Op de mogelijke uitkomsten van deze onderzoeken is niet vooruitgelopen. Er zijn dus geen voorstellen met financiële voordelen van eventuele samenwerking of uitbesteding opgenomen. Moment van bezuinigen Bijgaande voorstellen geven zicht op bezuinigingen op werkzaamheden die uiterlijk in 2018 zijn gerealiseerd. Het moment van het daadwerkelijk doorvoeren van de bezuiniging is (nu) nog niet aangegeven. Bij de bepaling wanneer de werkzaamheden daadwerkelijk worden gestopt is belangrijk of vervallen werkzaamheden worden overgenomen door inwoners, instellingen of in ieder geval worden gestopt. Ook is belangrijk of door het stoppen met de werkzaamheden (direct) kosten worden voorkomen. Tenslotte wordt zoveel mogelijk bij (toch al) lopende ontwikkelingen aangesloten. Dit alles om zo de gevolgen voor de medewerkers, de organisatie als geheel en de dienstverlening naar inwoners, instellingen en bedrijven zo beperkt mogelijk te laten zijn. Overhead In onze visie staat dat we de omvang en kosten van de organisatie omlaag willen brengen. Daarbij vinden we het belangrijk dat middelen zo weinig mogelijk aan huisvesting en overhead besteed worden. Wij gebruiken de definitie van overhead van Berenschot 1. De werkzaamheden die bij de overhead vervallen zijn bij elkaar gebracht en daar toegelicht (zie punt 18). Naast de fte s voor overhead is er ook sprake van invloed op de overige kosten van overhead. Bijvoorbeeld huisvestinglasten en automatiseringskosten worden in principe lager bij minder fte s. 1 Overhead is het geheel van functies gericht op sturing en ondersteuning van het primaire proces. De overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de klant. Ze leveren een indirecte bijdrage aan het doel van de organisatie. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 3
4. Werkzaamheden: vervallen/ efficiency Onderstaande werkzaamheden kunnen vervallen omdat wij deze als gemeente niet meer betalen en/of dat deze werkzaamheden efficiënter uitgevoerd kunnen worden. De besparing is gerekend vanaf de formatie per 1/1/2014 en is uiterlijk 31/12/2018 gerealiseerd. Onderdelen hiervan zijn al gerealiseerd. Nr. Programma/ Onderwerp Besparing Vervallen/ Efficiency fte Bereikbaarheid en openbare ruimte 1. Inrichten en onderhouden van plantsoenen 0,2 Vervallen 2. Verkeersveiligheid 0,1 Vervallen 3. Beheer openbare ruimte 6,5 Vervallen / Efficiency Bestuur en dienstverlening 4. Vervallen formatie frontoffice 0,9 Over Cultuur en ontspanning 5. Sportaccommodaties 0,9 Vervallen 6. Ambtelijke ondersteuning projecten, stichtingen en 0,4 Vervallen commissies Economische ontwikkeling 7. Vastgoedexploitatie en bouwgrondexploitatie 0,8 Vervallen 8. RO-processen en grondexploitatie 2,2 Vervallen / Efficiency Integrale Veiligheid 9. Preventieadvies inbraken, toezicht woningen inbraakgevoelige situaties, verkeer ivm evenementen regelen, prioriteren toezicht 1,5 Vervallen 10. Lagere handhavingsfrequentie 1,0 Vervallen / Efficiency Sociaal Domein 11. Afbouw subsidies en efficiëntere en effectievere beleidsvorming rondom welzijn 1,0 Efficiency 12. Schuldhulpverlening 0,7 Vervallen Onderwijs 13. Logopedie 1,2 Vervallen 14. Muzieklessen 2,0 Vervallen Ruimtelijke ontwikkeling en Wonen 15. Plattelandsontwikkeling 1,0 Vervallen 16. Vereenvoudigen proces vergunningverlening 2,4 Vervallen / Efficiency 17. Administratieve ondersteuning RO en wonen 0,5 Vervallen Totaal programma s 23,3 18. Overhead 12,0 Vervallen/ Efficiency Totaal programma s + overhead 35,3 Toelichting 1. Inrichten en onderhouden van plantsoenen Het groenbeleid is uitgewerkt in de groenvisie en wordt concreet vertaald in een beeldbestek. Het is een speerpunt van beleid. Besparing is mogelijk door de visie en beleid voor langere tijd gelijk te houden. Het gaat hier om het beleidsproces en betreft geen wijzigingen in de uitvoering. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 4
Aandachtspunten: Actualisatie doen we slechts als veranderde inzichten of nieuwe wetgeving daarom vragen. Dat vraagt in die gevallen wel om incidenteel budget. Gevolgen voor inwoners: Visie en beleid voor langere tijd gelijk houden kan betekenen dat gewenste wijziging van beleid later wordt doorgevoerd. 2. Verkeersveiligheid De organisatie en begeleiding van lessen en projecten over verkeersveiligheid zijn geen primaire taak van de gemeente, maar ligt bij de scholen en ouders. Aandachtspunten: Risico dat er niet voldoende middelen en/of menskracht beschikbaar is waardoor de lessen en projecten geen doorgang vinden. Gevolgen voor inwoners: Mogelijk geen verkeerslessen waardoor dit een taak alleen voor de ouders wordt. 3. Beheer openbare ruimte Door met name efficiency maatregelen in de organisatie van beheer en onderhoud buitenruimte zijn gefaseerd besparingen mogelijk. Dit wordt mede mogelijk gemaakt omdat vele kleine (oneigenlijke) werkzaamheden niet meer worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn per einde 2018 met totaal 6,5 fte afgenomen. Aandachtspunten: Deze besparing is gebaseerd op het huidige vastgestelde kwaliteitsniveau van de buitenruimte. Wijziging hiervan heeft in principe gevolgen voor de bij BOR benodigde formatie. Gevolgen voor inwoners: Adoptie / zelfonderhoud van groenstroken door inwoners. 4. Vervallen formatie frontoffice De formatie van 0,9 fte frontoffice Publiekszaken was niet meer nodig in te vullen. Deze is in de Begroting 2015 al geschrapt. Deze teruggang in fte s is onderdeel van de bezuiniging op personeel. 5. Sportaccommodaties In lijn met de afspraken over het beheer en onderhoud van de Bouwmeester dragen we ook het beheer en onderhoud van andere sportterreinen en accommodaties over. Mogelijkheden: 1. overdragen aan verenigingen/inschakelen voor beheer; 2. overdragen aan commerciële partij. Aandachtspunten: in goede staat overdragen, afspraken over maatschappelijke functie en hoogte tarieven, juridische aandachtspunten inkoop- en aanbestedingsregels. Gevolgen voor inwoners: Via betrokken verenigingen wordt meer beroep op vrijwilligers en betrokkenheid van inwoners gedaan. Mogelijk consequenties voor beschikbaarheid en staat van onderhoud als verenigingen deze taak niet voldoende aan kunnen. 6. Ambtelijke ondersteuning projecten, stichtingen en commissies We beperken de interne inzet van personeel voor verschillende projecten op gebied van kunst en cultuur. De gevolgen voor projectsubsidies worden betrokken bij de uitvoeringsagenda Financieel Herstelplan, onderdeel subsidies. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 5
Ten aanzien van kunst en cultuur beperken wij onze rol tot het beleidsmatige deel. De uitvoering laten we aan het maatschappelijk veld. Van hen wordt ook een actieve rol verwacht in het zoeken naar partners voor onderhoud en aankopen. Specifiek voor monumentenzorg geldt dat wij stoppen met ambtelijke ondersteuning op dit terrein. Partners adopteren monumenten. Versterken relatie tussen Cultuur en Kulturhus. Hierdoor meer samenhang in de culturele activiteiten. Organisatie door maatschappelijke initiatieven. Aandachtspunten: staat van onderhoud, overdragen van kunstwerken bij adoptie, afspraken over behoud van kunstwerken. Gevolgen voor inwoners: Niet oppakken van culturele activiteiten door maatschappelijke initiatieven kan tot verschraling van cultureel aanbod leiden. 7. Vastgoedexploitatie en bouwgrondexploitatie We bouwen onze vastgoedportefeuille af. Daar waar dat wenselijk of noodzakelijk is gaan we over tot verkoop van gemeentelijk vastgoed. We kijken daarbij kritisch naar het maatschappelijk belang van de panden. De afbouw van de portefeuille leidt op termijn tot minder werkzaamheden op het gebied van in stand houden, onderhoud etc. Door de crisis op de woningmarkt is het aantal bouwgrondexploitaties al verminderd en/of zijn de ontwikkelingen vertraagd. Daarbij laten we de komende jaren nieuwe exploitatiegebieden meer over aan de markt, wij beperken ons tot het stellen van kaders en voeren bij de ontwikkelingen de regie. Aandachtspunten: Afspraken met externe partijen over het uit te voeren onderhoud op ons vastgoed. Gevolgen voor inwoners: Geen. 8. RO-processen en grondexploitatie De kosten voor het wijzigen van een vastgesteld bestemmingsplan worden door de aanvrager betaald. De mogelijkheid hiervoor ligt zowel binnen het bestaande instrumentarium (nadere eisen, afwijkings en wijzigingsregels) als in het formuleren van begripsbepalingen, de bestemmingsomschrijving en in de bouw en gebruiksregels. Daarnaast worden er op basis van de huidige Structuurvisie minder uitbreidingslocaties ontwikkeld. Aandachtspunten: Deze keuze vereist een heldere en eenduidige communicatie. Gevolgen voor inwoners: Inwoners worden door deze nieuwe lijn beperkt in initiatieven en ontwikkelingen, maar ook de gemeente kan zelf worden beperkt in uitvoering van gewenste ontwikkelingen. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 6
9. Preventieadvies inbraken, toezicht woningen inbraakgevoelige situaties, verkeer ivm evenementen regelen, prioriteren toezicht We zien inbraakpreventie primair als de eigen verantwoordelijkheid van onze inwoners. Hierdoor vervalt het geven van adviezen hierover. Ook het toezicht houden op inbraakgevoelige situaties (bij bijvoorbeeld zomerhuisjes) vervalt: dat is aan bewoners zelf te regelen. Het verkeer regelen bij evenementen laten wij over aan de (vrijwilligers)organisatie. Wij richten ons bij het toezicht houden op de openbare ruimte primair op de veiligheid en overlast. Aandachtspunten: De beleidsdoelstellingen uit het Integraal Veiligheidsprogramma w.o. terugdringen inbraakpreventie en woonoverlast worden mogelijk niet gehaald. Gevolgen voor inwoners: Inwoners meer initiatief nemen. Mogelijk dat de dalende lijn van minder inbraken niet doorzet. Bij het regelen van verkeer bij evenementen ligt meer bij (vrijwilliger)organisaties. 10. Lagere handhavingsfrequentie Binnen het huidige handhavingsuitvoeringsprogramma kunnen een aantal taken op lagere frequentie worden uitgevoerd. Momenteel worden hiervoor integrale voorstellen uitgewerkt. Brede verbetering van processen. Inzetten op taakgericht werken, gebruik makend van mogelijkheden digitalisering en werkprocessen. Meer inzetten op uitvoering door (goedkopere) ondersteuning. Verwachte afronding langslepende en complexe dossiers. Door nieuw beleid helder te formuleren in de toekomst geen/beperkt nieuwe dossiers. Het zorgen voor veiligheid en voorkomen van overlast heeft hierbij eerste prioriteit. Aandachtspunten: Huidige situatie nog geen transparante, vraaggerichte en geïntegreerde dienstverlening, in de samenwerking binnen de RUD Twente worden prioriteiten deels regionaal vastgesteld, in kader van kleuring rood binnen Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) eerst verbeteringen doorvoeren voordat taken- en formatiereductie kan worden gerealiseerd, beeld van taken en benodigde formatie moet bevestigd worden door momenteel lopende uitwerking van het beleid op Vergunningen, toezicht en handhaving. Gevolgen voor inwoners: Het intern slimmer werken heeft geen gevolgen voor inwoners. Verlaging van de handhavingsfrequentie vraagt van inwoners en bedrijven meer eigen verantwoordelijkheid voor het naleven van wet- en regelgeving. Wij moeten met elkaar accepteren dat niet op elk verzoek tot handhaving in gegaan kan worden. 11. Afbouw subsidies en efficiëntere en effectievere beleidsvorming rondom welzijn We werken lopende, veelal met provinciale subsidies betaalde, projecten die niet bijdragen aan innovatie in het sociale domein af. We constateren dat naast provinciale subsidie er vaak ook nog eigen cofinanciering en ook ambtelijke inzet van personeel nodig is. In de toekomst kijken we bij het starten van dergelijke projecten meer naar de bijdrage die projecten kunnen leveren aan de doelstellingen van ons beleid. Daarbij zien we het wel als een randvoorwaarde dat inwoners zelf een actieve rol in de uitvoering van het beleid binnen het sociale domein (in brede zin) gaan spelen. Aandachtspunten: Effectievere en efficiëntere beleidsvorming mag niet ten koste gaan van innovatie en kennisdeling. Inbreng van inwoners vraagt om een andere werkwijze, zowel voor gemeente als voor inwoners. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 7
Gevolgen voor inwoners: Meer verantwoordelijkheid bij onze inwoners, maar ook een actievere rol bij beleidsvorming en innovatie. Zowel een kans als een aandachtspunt. 12. Schuldhulpverlening We stoppen met eigen werkzaamheden voor de schuldhulpverlening en laten deze volledig uitvoeren door Stadsbank Oost Nederland. Daar zijn we al bij aangesloten en werken we mee samen. Daarmee maken we optimaal gebruik van de beschikbare expertise én voorkomen we dat taken dubbel worden uitgevoerd, zoals nu het geval is. Ook zien we in Haaksbergen dat er gevallen in de relatief zware categorie hulpverlening zijn ingedeeld. In lijn met ons algehele beleid leggen we de verantwoordelijkheid voor de eigen financiën en het oplossen van schulden ook meer bij inwoners en brengen deze indeling in de zwaardere categorie terug. Aandachtspunten: Deze werkwijze sluit aan bij de gemeenten Hengelo, Hof van Twente en Borne, waarmee we samenwerken binnen werkplein de Gieterij. Gevolgen voor inwoners: Inwoners worden eerst aangesproken op eigen verantwoordelijkheid en kunnen dus niet direct beroep doen op ondersteuning. 13. Logopedie Bij de behandeling van de Begroting 2015 is besloten dat de uitvoering van logopedie geen verantwoordelijkheid meer van de gemeente is. De teruggang in aantal fte s is onderdeel van de reductie op personeel. Aandachtspunten: Logopedie in het kader van preventie opnemen in jeugdbeleid en VVE, afstemming met scholen en de GGD. Logopedie is onderdeel van de ziektekostenverzekering. Gevolgen voor inwoners: Scholen, ziektekostenverzekeraars, huisartsen en de ouders zelf zullen alert moeten zijn op mogelijke problemen in de spraakontwikkeling. 14. Uitvoering muzieklessen Muzieklessen geven is geen gemeentelijke taak en is vervallen. Hierover zijn afspraken gemaakt met de betrokkenen en de Stichting Muziekonderwijs Haaksbergen zodat het aanbod van lessen en de kosten daarvan voor ouders niet in het geding komen. De teruggang in aantal fte s is onderdeel van de reductie op personeel. 15. Plattelandsontwikkeling Wij werken intensief samen met andere (Twentse) gemeenten en nemen een actieve rol in in het bestuur Zuid Twente in Leader. We richten ons ambtelijk niet langer op het verder stimuleren van de verandering op sociaal en economisch gebied. We accepteren daarbij dat we minder invloed hebben op de ontwikkelingen. Aandachtspunten: Rol van voortrekker plattelandsontwikkeling verandert naar volger en van ambtelijk naar bestuurlijk. Gevolgen voor inwoners: Initiatieven op het gebied van plattelandsontwikkelingen worden niet meer door ons gestimuleerd en aangejaagd, inwoners moeten hierin dus meer zelf het initiatief nemen en mogelijkheden verkennen. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 8
16. Vereenvoudigen proces vergunningverlening De afhandeling van vergunningen kan binnen de wettelijke regels eenvoudiger. Aanvragen voor vergunningen van een gecertificeerd architect worden bijvoorbeeld op een aantal onderdelen niet meer getoetst. Inwoners worden voor algemene informatie eerst verwezen naar internet. Open vragen of vragen van meer algemene aard worden in principe niet inhoudelijk beantwoord. Kijken naar het verder beperken van regels, zodat meer zaken met een melding kunnen worden afgedaan of zelfs vergunningvrij worden. Verder stellen we beperkt beleid op, en zoeken het meer in praktische uitvoeringsregels. Kapstok is hierbij het VTH-beleid wat momenteel uitgewerkt wordt. Brede verbetering van processen. Inzetten op taakgericht werken, gebruik makend van mogelijkheden digitalisering en inrichting werkprocessen. Meer inzetten op uitvoering door (goedkopere) ondersteuning. Verwachte afronding langslepende en complexe dossiers. Door nieuw beleid helder te formuleren in de toekomst geen/beperkt nieuwe dossiers. Aandachtspunten: Huidige situatie is nog geen transparante, vraaggerichte en geïntegreerde dienstverlening, in de samenwerking binnen de RUD Twente worden prioriteiten deels regionaal vastgesteld, in kader van kleuring rood binnen Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) eerst verbeteringen doorvoeren voordat taken- en formatiereductie kan worden gerealiseerd, beeld van taken en benodigde formatie moet bevestigd worden door momenteel lopende onderzoek beleid Vergunningen, toezicht en handhaving. Gevolgen voor inwoners: Het intern slimmer werken leidt voor inwoners tot een verbetering van de dienstverlening. Ook de mondige en veeleisende inwoners moeten accepteren dat zij verwezen worden of dat wij niet op hun verzoek ingaan. 17. Administratieve ondersteuning RO en wonen Teruggang in aantal werkzaamheden bij ruimtelijke ontwikkeling en wonen vraagt om minder administratieve ondersteuning op de afdeling. Aandachtspunten: Realisatie is mede afhankelijk van realisatie van de besparing in het aantal fte s in het primaire proces van RO. Gevolgen voor inwoners: Geen. 18. Overhead Minder werkzaamheden in het primaire proces leiden tot minder werkzaamheden voor de overhead. Dit vooral nu er veel uitvoerende werkzaamheden in het primaire proces vervallen. Daarnaast streven wij in de Visie op bestuur en organisatie naar meer taakvolwassen medewerkers. Ook is er sprake van dat de klassieke overhead verdwijnt: overheadprocessen verlopen door automatisering meer in het primaire proces. Tenslotte zijn medewerkers steeds meer selfsupporting waardoor de dienstverlening vanuit de overhead verminderd kan worden. Aandachtspunten: Realisatie is mede afhankelijk van realisatie van de besparing in het aantal fte s in het primaire proces en de toename van de taakvolwassenheid van de medewerkers, waardoor slimmer wordt gewerkt en financiële, communicatieve en juridische kennis meer aanwezig is. Gevolgen voor inwoners: Geen. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 9
Overhead 1/1/ 2014 Besparing 31/12/ 2018 1. Directie, lijnmanagement 7,0 2,0 5,0 2. Personeel en organisatie / OR-secretariaat 6,4 2,9 3,5 3. Informatisering en Automatisering 6,0 0,0 6,0 4. Financiën en Control 12,7 1,6 11,1 5. Juridische Zaken 2,8 0,8 2,0 6. Bestuurszaken / bestuursondersteuning 4,0 1,6 2,4 7. Communicatie / webcoördinator 3,1 0,0 3,1 8. Facilitaire Zaken 12,1 3,1 9,0 9. Secretariaten in het primaire proces 0,5 0,0 0,5 Totaal 54,6 12,0 42,6 Toelichting 1. Een kleinere organisatie heeft minder afdelingshoofden nodig. Verdere invoering van de Visie op bestuur en organisatie en bijvoorbeeld uitbestedingen kan nadrukkelijk nog leiden tot een aangepaste wijze van aansturing en benodigd aantal fte s voor lijnmanagement. 2. Er is minder behoefte aan formatie voor (arbo)beleid, het aantal adviseurs kan terug vanwege een lager aantal fte s in de organisatie en van de medewerkers wordt meer zelfredzaamheid verwacht. 3. Bij Informatisering en Automatisering wordt per saldo geen teruggang van werkzaamheden verwacht. 4. Centrale en decentrale ondersteuning kan minder door minder facturen, toename taakvolwassenheid en efficiency door digitale crediteurfactuurstromen. 5. Op termijn verwachte terugloop van juridische geschillen en toename taakvolwassenheid medewerkers moet leiden tot beperking van de formatie. 6. Verwachte teruggang in algemeen organisatorische zaken. 7. Bij communicatie/ webcoördinator wordt niet ingezet op teruggang van de werkzaamheden. 8. Bij facilitaire zaken wordt door teruglopende werkzaamheden een teruggang bij het callcenter en bodes voorzien. 9. Decentrale ondersteuning blijft gewenst: geen besparing. Discussienota voorstellen bezuinigingen gecombineerde commissies 21 april 2015 10