Douane inrichten voor Somtoday (desktop) Op deze pagina Inleiding Deze pagina is onderdeel van een stappenplan om koppelingen tussen Zermelo en Somtoday in te richten. Klik hier om naar het globale stappenplan te gaan. PORTAL 19.06 Vanaf versie 19.06 hoeft u geen gebruik meer te maken van de douane. U kunt dan ook alles vanuit het portal exporteren. De lesgroepen en de lesgroepindelingen exporteert u via de douane in de desktop naar Somtoday. Als u dat gedaan heeft, kunt u ook de roosters via de douane exporteren. DESKTOP Exporteren > Lesgroepindelingen en Roosters > Douane - SOM Bekijk ook dit korte instructiefilmpje! Inleiding Lesgroepen en -indelingen exporteren Stap 1: Somtoday structuurbestand aanmaken Stap 2: Douanebladen aanmaken Stap 3: Somtoday structuurbestand importeren Stap 4: Stamgroepen aangeven voor Somtoday Stap 5: Vaknamen aanpassen Stap 6: Lesgroepnamen aanpassen Stap 7: Groepen en lesgroepindelingen exporteren Stap 8: Opslaan douanebladen Rooster exporteren Exportbestand maken Zie ook Veel gestelde vragen Lesgroepen en -indelingen exporteren DESKTOP Stap 1: Somtoday structuurbestand aanmaken Voordat u gegevens uit Zermelo kunt exporteren heeft u het Somtoday structuurbestand nodig. De inrichting in het administratie programma Somtoday moet geëxporteerd worden naar Zermelo. Dit gebruikt Zermelo voor het toekennen van de juiste opleidingscodes, stamgroepnamen, etc... Het is dus van belang dat u in Somtoday het nieuwe schooljaar reeds heeft aangemaakt. Zermelo gebruikt dit bestand bij de lesgroepen en lesgroepindelingen, en in de douane. U kunt dit bestand in Somtoday genereren via het menu Beheer > Import & Export > Inrichting. Indien u de docenten mee wilt nemen naar Zermelo, vinkt u in Somtoday de optie 'Medewerkers exporteren' aan. Voorbeeld structuurbestand Het structuurbestand is een "punt-komma gescheiden tekstbestand". Wanneer u het bestand met kladblok zou openen, ziet u iets wat lijkt op het volgende: Vestiging;06XZ;Bosrand College Heerdenpad;06XZ; Vestiging;23YT;Stedelijk College Adm. de Ruyterlaan;23YT; Opleiding;23YT;HAVO 3;AH 3;0300 Opleiding;06XZ;b-zw-zw;HBBL-ZW;2941 Vak;23YT;aardrijkskunde;ak; Vak;23YT;biologie;bi; Stamgroep;06XZ;w1a;; Stamgroep;06XZ;w1b;; Medewerker;23YT;Jansen;JAN;1234 Medewerker;23YT;Achterstraat;ACH;1235 Stap 2: Douanebladen aanmaken In de douane-bladen kunt u exact aangeven hoe de lesgroepen vanuit Zermelo naar Somtoday moeten worden geëxporteerd. In het menu Exporteren > Lesgroepindelingen en roosters, kiest u voor Douane > SOM Per afdeling binnen Zermelo, bijvoorbeeld H4, maakt u een standaard douane opzet. Hierin staan uw vakken en de bijbehorende lesgroepen omschreven U maakt deze opzet via het menu Bewerk > Maak standaard opzet Er verschijnt een schermpje met alle afdelingen U selecteert alle afdelingen waarmee u een Somtoday-koppeling wilt maken Vervolgens wordt u gevraagd of douanebladen gebundeld of als losse bladen moeten worden aangemaakt. Hier kiest u voor "Losse bladen". Vervolgens krijgt u onderstaand scherm te zien: Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 1
Klik op A, B, C of D en kies vervolgens het tijdvak waar u de export voor wilt maken. Als Somtoday gebruiker kiest u bij de lesgroepnamen waarschijnlijk voor Optie B, dit is de standaard in Somtoday. Stap 3: Somtoday structuurbestand importeren Om de gegevens vervolgens te koppelen aan Somtoday dient u het Somtoday structuurbestand in te lezen via het menu SOM > Lees SOM structuur. Stap 4: Stamgroepen aangeven voor Somtoday Somtoday werkt met zogenaamde Stamgroepen. Dit zijn klassikale lessen. U kunt deze koppelen aan klassikale groepen binnen Zermelo. In de douane koppelt u deze via het menu SOM > Geef stam-lesgroepen aan. Wanneer u per afdeling een douaneblad heeft, doet u dit dus ook per afdeling. Wanneer u dit gedaan heeft ziet u in de douane bij sommige klassikale groepen de Somtoday-stamgroep (geel) tevoorschijn komen. In ons voorbeeld is dit gedaan voor HAVO-4. Het resultaat is dat de stamklas staat aangegeven (geel) in de regel van het bijbehorende vak. Stap 5: Vaknamen aanpassen Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 2
U kunt een verschil in vakafkorting definiëren. Zo kan het zijn dat u in Zermelo de vakafkorting "bi" gebruikt en in Somtoday de vakafkorting "biol". Via het menu SOM > Pas de vaknaam aan kunt u ze gelijk aan elkaar maken. In onderstaand voorbeeld zijn alle Zermelo-vaknamen (links) al groen. Dit betekent dat er voor iedere vaknaam een equivalent is gevonden (rechts) in de ingelezen Somtoday-structuur. NB: voor het werken van de webservicekoppeling is het niet mogelijk om verschillen te hebben tussen de vakbenaming binnen Zermelo en die van Somtoday. Deze moeten aan elkaar gelijk zijn. Stap 6: Lesgroepnamen aanpassen Afhankelijk van wat u bij stap 2 hebt ingesteld (optie A, B, C of D) worden door Zermelo de lesgroepnamen gemaakt. U kunt de lesgroepnamen desgewenst nog aanpassen via het menu Douaneblad > Bewerk lesgroepnamen. NB: voor het werken van de webservicekoppeling is het nodig dat de stamklassen ook een unieke naam hebben, namelijk verlengd met de vaknaam. Bijvoorbeeld: H4ackv, H4bckv etc. Tip In het geopende scherm kunt u gemakkelijk sorteren door op de kolomkop "Oude waarde" te klikken. Tip In de Paspoorteditor zijn er 3 dingen, die u eventueel wilt aanpassen, namelijk de 'Naam' (lesgroepnaam), de leerlingen van de lesgroep, en de lessen. De lesgroepnaam kunt u aanpassen via de knop <Velden>. De leerlingen van de lesgroep kunt u aanpassen via de knop <Wel...>. De lessen kunt u aanpassen via de knop <Ankers>. Het is niet noodzakelijk om de naam of afkorting van de docent op te geven in het paspoort, deze mag ook ontbreken. Stap 7: Groepen en lesgroepindelingen exporteren Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 3
Wanneer u de douane naar wens heeft ingericht kunt u de export van Groepen en Lesgroepindelingen maken via de menu's SOM > Schrijf groepsnamen Een export van lesgroepnamen kan er als volgt uit zien: V4.AK1;4;VWO;AK;;Bla;4923 V4.BIOL1;4;VWO;BIOL;;Srl;4925 V4.BIOL2;4;VWO;BIOL;;Srl;4926 V4.BIOL3;4;VWO;BIOL;;Kkl;5451 SOM > Schrijf groepsvulling Lesgroepnamen en -indelingen kunt u per afdeling exporteren. Op voorhand wordt gevraagd welke Somtoday-opleiding het betreft. Een export van groepsvulling kan er als volgt uit zien: V4.AK1;139449 V4.AK1;139774 V4.AK1;139799 V4.AK1;139801 V4.AK1;139806 Voor klassikale groepen wordt de lesgroepindeling niet geëxporteerd. Bij de plaatsingen in Somtoday waar de leerlingen in de juiste studie worden geplaatst, wordt de stamklas ook vanuit het portal meegeschreven. In Somtoday is dus al bekend in welke stamklas de leerling zit. Vanuit de klassikale stamgroepen kunt u in Somtoday de klassikale lesgroepen aanmaken met bijbehorende leerlingen. (zie afbeelding) Stap 8: Opslaan douanebladen Via het menu Bewerk kunt u douanebladen opslaan. Als u hier kiest voor Bewerk > Bewaar in projectmap worden de douanebladen in de map Douane van uw project opgeslagen. Als u op een later tijdstip het douanescherm weer opent, zullen de douanebladen automatisch geladen worden. Kiest u voor Bewerk > Bewaar douaneblad, dan kunt u zelf een opslaglocatie selecteren, waar u alleen het geselecteerde douaneblad opslaat. Andere douanebladen worden niet opgeslagen met deze optie. Rooster exporteren U kunt de roosters exporteren in de desktop. U volgt daarvoor de onderstaande stappen. Er is ook een automatische roosterkoppeling via het portal. Als u daar gebruik van wil maken, dan kunt u daarover meer lezen op de pagina Roos ters naar Somtoday. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 4
Lesgroepen en -indelingen Voordat u de roosters kunt exporteren via de desktop, dient u de lesgroepen en -indelingen naar Somtoday te hebben geëxporteerd. Pas dan heeft u de douane ingericht en is het mogelijk de roosters te exporteren. DESKTOP Exportbestand maken Voor de export van de (dag)roosters kunt u gebruik maken van de Douane Klik op Exporteren > Lesgroepindelingen en Roosters > Douane - SOM Zodra u de douane opent worden de douanebladen ingelezen Klik in het menu SOM op Schrijf (dag)rooster Selecteer de betreffend edagen en klik op <OK> Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 5
Sla het txt bestand op en importeer deze in Somtoday. In Somtoday is er geen onderscheid tussen een basisrooster en een dagrooster. In feite schrijft u iedere keer een actueel rooster weg naar Somtoday. Wanneer u het basisrooster actief heeft gemaakt en via de Somtoday Douane het rooster exporteert, kunt u meerdere weken tegelijk exporteren. Als u in een dagroosterbestand de douane opent, heeft u slechts vijf dagen. U kunt ook het hele schooljaar in een keer exporteren. Bij het importeren dient u wel in Somtoday de datum van de eerste en de laatste dag - van het te importeren bestand - te definiëren. Activiteiten en toetsen Somtoday leest via de export vanuit de desktop alleen echte lessen in en geen activiteiten en toetsen. Wanneer u de roosters via het portal van Zermelo laat inlezen in Somtoday, dan kunt u er wel voor kiezen om deze mee te nemen. Trefwoorden Som, Somtoday, douane, douaneblad, export, import, basisrooster, dagrooster Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 6