4.3.8. Tabblad contrakt-kadaster In dit tabblad kan u de gegevens invoeren aangaande het mandaat en de administratieve verwerking van de verkoop alsook de kadastrale gegevens. A) voor panden te koop B) voor panden te huur A) Wanneer een pand TE KOOP staat ziet het scherm er als volgt uit: Het goed beheren van de mandaten is essentieel voor de goede werking van uw kantoor. U bent erin geslaagd om het mandaat binnen te halen. Nu komt het erop neer dit ook te verzilveren. Naarmate uw portefeuille groeit kan u wel eens een pand uit het oog verliezen. Maar uw eigenaar doet dat niet, er wordt constant gesolliciteerd door de concurrentie. Stap 1: invoeren van het mandaat Mandaat van... tot...: startdatum en einddatum van het mandaat. Daarnaast is er de mogelijkheid om periodiek taken te creëren voor rapportering of om het dossier te evalueren.
1. 2. 3. Type taak aanmaken: selecteer het type taak dat u wil linken aan het mandaat. Bijvoorbeeld: evaluatie mandaat, contacteren eigenaar (voor afloop van mandaat),... Gebruiker: duidt de gebruiker aan die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak. Taak periodiek maken: indien de taak periodiek (wekelijks of maandelijks) mag terugkeren of voor verstrijken van mandaat, bijvoorbeeld de taak contacteren eigenaar vanaf begin mandaat om de 2weken contacteren. U kunt ook de verschillende mogelijkheden voor de verlenging van het mandaat invoeren: - Geen verlenging automatisch krijgt u de mogelijkhedi om een taak te creëren om de lijst met kandidaten te versturen. - Stilzwijgend maandelijks er komt een nieuw veld te voorschijn "opzeg ontvangen" U dient daarin de datum in te voeren waarop u eventueel een opzeg heeft ontvangen. Op dat moment zal u dezelfde mogelijkheid krijgen om een taak te creëren voor het versturen van de lijst van kandidaten. Bij het type mandaat kan u aangeven: - Geen mandaat - Exclusief: u bent als enige gemandateerd - Co-exclusief: u bent aangesteld samen met andere vastgoedmakelaars - Exclusief agentschap: u bent de enige makelaar (de eigenaar mag ook zelf verkopen) - Niet-exclusief: er is geen exclusiviteit Ernaast is een veld voorzien voor commentaar. Pub. budget laat u toe aan te geven welk budget u voorziet voor dit mandaat. Er is verder geen link met dit veld. Eronder kunt u aangeven welke commissie is overeengekomen. U kunt met verschillende formules werken. (Die kunt u configureren via start (icoon omnicasa) - extra - configuratie - commissietypes. U kunt er ook complexe formules aangeven zoals bijvoorbeeld: (P*3%)+ 2500 dit betekent 2500 + 3% van de prijs Op basis van de prijs zal automatisch de commissie exclusief en inclusief btw worden berekend Daarnaast kunt u eventueel de aanbrenger van het mandaat invoeren, als dit een externe partij is. Die kan u kiezen uit de lijst van personen. U heeft ook de mogelijkheid het percentage aan te duiden dat aan die persoon werd toegekend in geval van een verkoop. Dit is een percentage op de commissie. Tip: U kunt de standaard duurtijd van het mandaat instellen bij start (icoon Omnicasa) - opties en instellingen - panden Stap 2: productie
Met productie wordt bedoeld het opvolgen van het dossier eens het verkocht is. Met verkocht wordt bedoeld dat er een compromis is ondertekend. U kan dit aangeven door dit in te voeren in het betreffende veld. Op dat moment zal het veld akte ten laatste op worden ingevuld met de datum van de compromis + 4 maanden, wat standaard de uiterste termijn is. Op dit moment kunt u ook volgende velden aanvullen : - Eventueel opschortende voorwaarde + datum - Verkregen prijs: deze prijs kan verschillend zijn van de geafficheerde prijs - Verkregen voorschot op de aankoopprijs + op welke manier + mogelijkheid om een herinnering te koppelen aan het voorschot - Automatisch zal de commissie worden herberekend op de reëel verkregen prijs indien de commissie een formule is. U kunt deze eventueel verder nog wijzigen. U kan daar ook aangeven indien er een voorschot op de commissie ontvangen is. - Verder kunt u een faktuurnummer en datum ingeven indien u nu reeds een factuur wenst te maken. - U kunt ook de betalingsdatum van de factuur opgeven. - U kunt eventueel ook aangeven of er een tussenpersoon was bij de verkoop en aanduiden hoeveel percent op de commissie deze persoon ontvangt. Op dit moment kunt u ook al een PRO FORMA factuur versturen. De proforma factuur heeft geen faktuurnummer maar gebruikt het ID van het pand als referentie. Commissie van vertegenwoordigers: Op het tabblad algemeen kan u aanduiden welke vertegenwoordiger de aanbrenger was en welke persoon de verkoop gedaan heeft. In het tabblad contrakt-kadaster kan u aangeven welke percentages van de commissie worden toegekend aan de aanbrenger en aan de verkoper van het mandaat. Automatisch worden de bedragen berekend op basis van de reële commissie (na invoeren van de verkregen prijs). U kunt de mogelijke percentages definiëren gelijkaardig aan die van de kantoorcommissie zie beheerdershandleiding 4.3.1.1. Configuratie. U kunt tevens de commissies afdrukken. Daartoe gaat u in de panden op zoek naar de panden van een bepaalde aanbrenger of beheerder. U kunt ook een rapport maken dat gegroepeerd is per verkoper en/of aankoper. Stap 3: opvolging van de productie Hier kunt u de kadastrale gegevens invoeren. Verschillende documenten en standaard zoekopdrachten zijn hierbij nuttig: - Nog te ontvangen erelonen: Ga in panden op zoek naar op te stellen facturen (in detail). Dit zal alle panden zoeken die een datum compromis hebben, maar nog geen factuurdatum. Die kan u dan afdrukken via het rapport Erelonen ontvangen". - Te betalen facturen: Ga in panden op zoek naar te betalen facturen (in detail). Dit zal alle panden zoeken die een factuurnummer hebben maar nog geen datum van betaling. - Aktes te verlijden: Ga in panden op zoek naar aktes te verlijden tussen x en y (in detail). Dit geeft de panden waarvan er een compromisdatum is, maar waarvan de aktedatum nog niet vastgezet is. Opmerking/tip: Als een verkoop wordt gerealiseerd, wordt dit vastgelegd aan de hand van een compromis tussen de koper en verkoper. Op dat moment kunnen volgende gegevens worden ingevoerd:
Op basis van de compromisdatum voert het systeem automatisch de laatst mogelijke datum in waarop de akte dient verleden te worden. U dient ook de reëel verkregen prijs in te voeren, waarop het programma de reële commissie berekent op basis van de gebruikte formule. U kan ook het voorschot invoeren en de manier waarop dit dient betaald te worden met daaraan een taak gekoppeld. Zodra de betaling van het voorschot ontvangen is kan u dat aanvinken. Het vinkje naast de aktedatum dient om aan te geven dat ze gepasseerd is. U kan ervoor eventueel nog de datum aanpassen. Het taaksymbool laat u toe een taak te koppelen aan de uiterste aktedatum. Het is belangrijk de aktes goed op te volgen. Dat kan u doen door te zoeken in de panden : U voert aktes te verlijden tussen startdatum en einddatum in. Dit zal de panden filteren op akte ten laatste en waar de vinkje niet is aangevinkt. Voor de facturatie kan u kiezen om met pro-forma facturen te werken. U kan dan de datum factuur aanduiden zonder een factuurnummer in te voeren. Op het moment dat u de reële factuur maakt, kan u de faktuurdatum aanpassen en het factuurnummer invoeren. Om facturen te zoeken die u nog moet opmaken, kan u ook in het zoeken van panden gebruik maken van facturen op te maken. Dit zal de panden filteren op deze waar de compromisdatum is ingevoerd, maar er nog geen factuurdatum is. Om facturen te zoeken die nog moeten betaald worden, kan u gebruik maken van de facturen te betalen. Dit zal de panden filteren op deze waar een factuurdatum is ingevoerd, maar geen betaaldatum. B) Wanneer een pand TE HUUR staat ziet het scherm er als volgt uit:
Indexeringen zijn een dienst die u kan aanbieden aan uw klanten/eigenaars. De levensduur van een pand ziet er als volgt uit: Het pand wordt in verhuur geplaatst. Er wordt op een bepaald moment een huurder gevonden. Die voert u in via het tabblad relaties. U voert ook minstens volgende gegevens in via het tabblad contract-kadaster: Daarna verandert de status van het pand naar 'Beheer'. U gaat hiervoor naar 'Opties en instellingen' (Zie beheerdershandleiding ). 4.3.3.3. Panden Op die manier kan u het jaarlijks indexeren. Om de automatische indexering te starten, gaat u naar de lijst met panden. U selecteert de maand van indexatie.
De panden die in aanmerking komen zullen verschijnen, vink de panden aan waarvoor u de indexatie wilt uitvoeren en druk op 'Auto Index'. Het volgende venster verschijnt: Op een bepaald moment voorziet men dat het huurcontract beëindigd wordt. Ofwel is het opgezegd door de huurder ofwel door de verhuurder. Het contract blijft evenwel nog lopen. Op dat moment neemt u een kopie van het huurpand dat u zal activeren. Dit doet u in het tabblad "contract-kadaster" waar een knop is voorzien: Daarna dient u de nieuwe huurprijs als prijs in te voeren. Let op: alle oude contractgegevens moeten terug op 0 gezet worden voor deze kopie van het pand. Het pand bevindt zich nu 2 keer in het systeem: - 1 keer als actief pand met een nieuwe huurprijs. - 1 keer als pand in beheer dat verder geindexeerd wordt. Na verloop van tijd zal hier ook een nieuwe huurder gevonden worden. Die vult u in onder relaties onder "nieuwe huurder". U vult ook opnieuw de vereiste gegevens in onder contract-kadaster. Daarna drukt u op "Pand in beheer plaatsen" om de transactie af te sluiten.
Daarbij zullen volgende zaken gebeuren: 1. Het vorige pand in beheer zal naar het archief worden verplaatst. 2. In het pand dat actief was en naar beheer wordt verplaatst zal de "nieuwe huurder" veranderen naar "huidige huurder" en de vroegere "huidige huurder" zal worden verwijderd. Instellingen voor indexering correct configureren U dient wel eerst de configuratie goed te zetten. U dient aan te geven welke status voor u actief is, welke beheer is en welke archief is. Zie beheerderhandleiding 4.3.3.3. Panden