eiisden-marqraten J 3

AANGETEKEND ^^^gemeente ^ eiisden-marqraten J 3 Partij Groot Eijsden De heer R. Thimister Dominikanenhof ie 6247 DA GRONSVELD Bezoekadres: Amerikaplein 1 6269 DA Margraten Servicepunt: Breusterhof 2 6245 EL Eijsden Eijsden-Margraten: Onderwerp: Geachte heer Thimister, - 6 DEC. 2013 Artikel 42 vragen inzake Gemeentelijke Publicaties Postadres: Postbus 10 6269 ZG Margraten tel: 14043 of: 003143 458 8488 fax: 043 458 8400 infooeijsden-margraten.nl www-margraten.nl IB AN BNG: NL46BNGH0285148680 BIC: BNGHNL2G Graag beantwoorden wij uw schrijven van 13 november 2013 met betrekking tot Artikel 42 vragen inzake gemeentelijke publicaties. 01. Aanbesteding, 1.1. Tijdens het begrotingsdebat, en met name tijdens de behandeling van onze motie, werd aangegeven dat de aanbestedingsprocedure van start is gegaan c.q. lopende is. Enig onderzoek door onze fractie toont aan dat er geen sprake is van een aanbesteding of de opstart daartoe. Kunt U ons dit uitleggen? Volgens de geldende nota inkoop en aanbesteding dient de gemeente voor diensten tussen 25.000,- en 200.000,- een meervoudig onderhandse aanbesteding op te starten. Het 3 jaar publiceren van de gemeentepagina kost naar schatting 15.000, - per jaar ( 45.000, - voor 3 jaar). De ambtelijke voorbereiding voor meervoudig onderhandse aanbesteding is opgestart. Het college neemt in haar vergadering van 26 november 2013 een besluit over de offerteaanvraag meervoudige onderhandse aanbesteding gemeentepagina. Daarna worden partijen uitgenodigd een offerte uit te brengen. 1.2. Bij de eerdere aanbesteding in 2011, werd door Uw college aangegeven dat er sprake diende te zijn van minimaal 3 aanbieders voor een aanbesteding. Tijdens de begrotingsvergadering van 12 november 2013 begrepen wij dat er 2 aanbieders zijn binnen de aanbesteding, te weten Weekblad "De Etalage" en Weekblad "Trompetter/Heuvelland Actueel". a). Is de voorwaarde van minimaal 3 aanbieders niet meer van toepassing? In de nota 'Inkoop en aanbesteding gemeente Margraten' staat vermeld dat er minimaal 3 aanbieders worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. b). Indien deze voorwaarde niet van kracht meer is, vernemen wij graag de reden daarvan? Zie antwoord onder punt 1.2.a. Behandeld door : Mevr. A. Steijns-Bodelier Bijlage(n) : 2 Ons kenmerk : 13U0008320

01 c). Indien deze voorwaarde wel nog van kracht is, vernemen wij graag wie de derde aanbieder is of gaat worden? Limburg Weekkrant is de derde aanbieder..banholt eckelrade eijsden margraten mariadorp mesch.noorbeek oost-maarland rvjckholt scheulder st. geertruid 1.3. Gezien het feit dat er momenteel geen sprake is van een aanbestedingsprocedure zouden wij graag vernemen, wanneer U voornemens bent om deze wel van start te laten gaan? De ambtelijke voorbereiding voor de aanbestedingsprocedure is opgestart. Het college neemt in haar vergadering van 26 november een besluit over de offerteaanvraag meervoudige onderhandse aanbesteding gemeentepagina. Daarna worden partijen uitgenodigd een offerte uit te brengen. 1.4. Bent U zich ervan bewust dat de opstart van deze aanbestedingsprocedure niet voor 01.01.2014 kan zijn afgerond? Wij streven ernaar om de aanbestedingsprocedure voor 01.01.2014 af te ronden. Mocht dit niet haalbaar zijn dan wordt voor de overgangsperiode een tijdelijke afspraak gemaakt met onze huidige opdrachtnemers. Wat heeft dit voor een gevolgen voor de gemeentelijke publicaties vanaf 01.01.2014? Geen, indien we 1-1-2014 niet halen zal de nieuwe overeenkomst op een later tijdstip ingaan. 1.5. Bij de eerdere aanbesteding werd er binnen de gemeente een beoordeling van de ontvangen aanbestedingen gedaan. Deze beoordeling werd voornamelijk, mogelijk zelfs uitsluitend, op financiële gronden gedaan. Beoordeling op prijs bij de gunning was 40 punten van de 100 (zie onderstaande tabel). Subgunningscriterium G1 Prijs (incl. btw) 40 G2 Plan van Aanpak: 60 Te behalen punten Flexibiliteit 15 Representativiteit 25 Klachten afhandeling 10 Oplage 10 Welke terzake kundige professional is tijdens de voorgaande aanbesteding verantwoordelijk c.q. betrokken geweest bij de beoordeling van inhoud en vormgeving van de ontvangen aanbestedingen? De beoordeling op inhoud en vormgeving is door 3 personen beoordeeld, namelijk: Teamleider bestuursondersteuning; Beleidsmedewerker communicatie; Medewerker inkoop en aanbesteding; 1.6. Welke ter zake kundige professional zal tijdens de komende aanbesteding verantwoordelijk c.q. betrokken zijn bij de beoordeling van inhoud en vormgeving? Tijdens de komende aanbesteding zal de medewerker inkoop en aanbesteding samen met een nader te bepalen externe communicatieadviseur, 2

beleidsmedewerker Algemeen Juridische Zaken en teamleider bestuursondersteuning de offertes beoordelen aan de hand van de offerteaanvraag. De medewerker Inkoop en aanbesteding is verantwoordelijk voor een juist verloop van de aanbesteding. banholt cadier en keer.eckelrade. margraten.mariadorp.mesch.noorbeek oost-maarland 1.7. Bij de aanbesteding van 2011 zijn duidelijke criteria gesteld en afspraken contractueel vastgelegd. a). Wanneer heeft tijdens de contractperiode een toetsing plaats gevonden van deze criteria en de vastgestelde contractuele afspraken? Er heeft tijdens de contractperiode geen toetsing van deze criteria en de vastgestelde contractuele afspraken plaatsgevonden. b). Indien er geen evaluatie heeft plaats gevonden, wat was daarvan dan de reden of oorzaak? Zaken die goed of minder goed liepen zijn onmiddellijk gecommuniceerd en opgelost. c). Bent U voornemens om bij een nieuwe aanbestedingsronde / -procedure wel een evaluatie van de periode 2011-2014 te laten plaatsvinden? Indien de komende periode wederom de samenwerking goed verloopt is evaluatie niet direct nodig. 1.8. Graag ontvangen wij van U de aanbestedingsnota en de opgestelde criteria? De aanbestedingsnota treft u hierbij aan. Zodra de opgestelde gunningscriteria zijn vastgesteld door het college van B&W wordt u hierover geïnformeerd. 1.9. Bent U bereid om bij aanbesteding ook ruimte mee te nemen voor publicatie van politiek nieuws n.a.v. de raadsvergaderingen? (zoals in het verleden via de griffie ook werd overeengekomen met Weekblad "De Etalage") In de aanbesteding zullen we alleen de ruimte die benodigd is voor gemeentepublicaties opnemen. 02. Bekostiging van extra pagina's 2.1. In onze eerder gestelde schriftelijke vragen over de bekostiging van vroegen wij U om nadere specificatie van kosten voor de extra pagina's welke in met name het Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel" gebruikt worden. De afgelopen jaren is er meerdere malen sprake geweest van het publiceren op meer dan de twee A3 pagina's conform het contract met Weekblad 'De Trompetter/Heuvelland Actueel". In Uw antwoord geeft U aan dat er op jaarbasis inderdaad sprake is geweest van ongeveer 1/3 meer dan contractueel overeengekomen. In plaats van ons inzicht te geven in de daarmee gepaard gaande extra kosten, wijst U in Uw antwoord op het feit dat ook in Weekblad "De Etalage" een overschrijving heeft plaats gevonden van ongeveer 1/6 op jaarbasis. Daarnaast geeft U in de beantwoording aan dat de extra gemaakte kosten binnen het geraamde budget van de begroting vallen, en dat de extra kosten inmiddels ook zoveel als mogelijk worden doorberekend naar projecten c.q. vakafdelingen. Daarmee wordt onze vraag dus uitvoeriger, a). Graag ontvangen wij een overzicht van deze bekostiging/kostenspecificatie van de jaarlijkse overschrijding in Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel"? 3

b). Graag ontvangen wij een overzicht van deze bekostiging/kostenspecificatie van de jaarlijkse overschrijding in Weekblad "De Etalage"? c). Graag ontvangen wij een kostenspecificatie van de door U aangegeven doorberekening naar projecten c.q. vakafdelingen. Hierbij zien wij dan ook graag naar welke projecten en vakafdelingen is doorberekend? banholt.eckelrade.margraten mariadorp.mesch noorbeek.oost-maarland 2.1. 03. 3.1. Graag ontvangen wij een overzicht van alle werkelijk betaalde kosten aan beide bladen? Ondernemer uit eigen gemeente. Bent U het met ons eens dat de keuze voor een ondernemer uit de eigen gemeente zwaar, mogelijk zwaarder, moet wegen bij de uiteindelijke keuze? In het kader van rechtmatigheid is het niet mogelijk om bij een meervoudig onderhandse aanbesteding een lokale ondernemer te bevoordelen. 3.2. Indien U dit niet met ons eens kunt zijn, ontvangen wij hierover graag nadere uitleg. Dit mede gezien Uw doelstelling om eigen ondernemers meer te betrekken? Volgens de nota inkoop en aanbesteding dienen we bij meervoudige onderhandse aanbestedingen voor diensten en leveringen minimaal 1 lokale ondernemer uit te nodigen om een offerte uit te brengen. Tijdens de procedure is deze lokale ondernemer gelijk aan alle andere aanbieders. Bij diensten en leveringen van zeer geringe aard < 5000,- krijgt een lokale ondernemer de voorkeur bij enkelvoudige aanbestedingen. Mits hij voldoet aan de gestelde eisen; Marktconform aanbieden Termijnen handhaven Kwaliteit bieden De gemeente onderschat het belang niet, maar moet integer en onpartijdig handelen. De gemeente mag géén voorkeursbehandeling geven omdat het een lokaal blad is. 04. Kostenberekening, 4.1. In de eerder ontvangen schriftelijke antwoorden maakt U de volgende kostenberekening * Weekblad "De Trompetter / Heuvelland Actueel" Kosten voor het jaarcontract 275,- excl. BTW per pagina A3 formaat. Eén pagina per week. Totale kosten per week 275,- * Weekblad "De Etalage" Kosten voor het jaarcontract 156- excl. BTW per pagina A4 formaat. Twee pagina's per week. Totale kosten per week 312,- a) Uitgaande van 52 weken per jaar komen wij op basis van bovenstaande cijfers uit op: Weekblad "De Trompetter / Heuvelland Actueel" 52x 275,- = 14.300,- per jaar. Weekblad "De Etalage" 52x 312,- = 16.224,- per jaar. Bent U zich ervan bewust dat U hierbij niet heeft meegenomen dat Weekblad "De Etalage", als extra service aan de gemeentelijke politiek 6 4

.banholt.eckelrade..margraten.mariadorp mesch. noorbeek.oost-maarland scheulder é mm tot 8 maal per jaar gratis een volledige pagina ter beschikking stelt voor publicatie van het fractienieuws n.a.v. de gehouden raadsvergaderingen en dat deze service in z'n geheel ontbreekt bij Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel"? Het staat de gemeentelijke politiek vrij om hun nieuws aan diverse media te sturen (free publicity); In de gunningscriteria is dit opgenomen onder criterium representativiteit. Heuvelland Actueel reserveert elke week ruimte voor verschillende onderwerpen in het heuvelland, waar deze gemeente onderdeel van is. Selectie van teksten wordt gemaakt door de redactie van het blad zelf. 05. Weekbladen binnen de gemeente Eijsden-Marqraten, 5.1. Bent U het met ons eens dat Weekblad "De Etalage" in tegenstelling tot Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel" een blad is van, voor en door de (eigen) gemeenschap Eijsden-Margraten? Wij beseffen dat Weekblad "De Etalage" een blad is van, voor en door de (eigen) gemeenschap. Het college heeft een besluit genomen inzake de aanbestedingsprocedure. Daarin wordt gehandeld volgens de regels van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. 5.2. Is het U bekend dat Weekblad "De Etalage": a). al vanaf 2003 een verspreidingsgebied heeft bestaande uit: alle kernen van de voormalige gemeente Eijsden maar daarnaast ook Banholt, Mheer, Noorbeek, Sint Geertruid, Eckelrade en alle overige kernen aan de zuidzijde van de Rijksweg Maastricht-Gulpen? b). al vanaf 2009 haar verspreidingsgebied heeft vergroot met: Margraten, Cadier en Keer, Bemelen, Scheulder en alle overige kernen aan de noordzijde van de Rijksweg Maastricht-Gulpen? Daf is bij de gemeente bekend. 5.3. Bent U het met ons eens dat Weekblad "De Etalage" daardoor geworteld is binnen de totale gemeente Eijsden-Margraten? Aangezien het Weekblad "De Etalage" al heel wat jaren wordt uitgebracht kunnen wij ons voorstellen dat het blad bij de burgers van de gemeente Eijsden- Margraten bekend is. De gemeente onderschat het belang niet, maar moet integer en onpartijdig handelen. De gemeente mag géén voorkeursbehandeling geven omdat het een lokaal blad is. 5.4. Is het U bekend dat Weekblad "De Etalage" in tegenstelling tot Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel" gratis ruimte kan bieden voor: - Nieuws vanuit politieke partijen (zelf met een korting van 15% op kosten bij advertenties) - Nieuws vanuit verenigingen / kerkgenootschappen / activiteitencommissies / buurthuizen etc. Het staat de gemeentelijke politiek en verenigingen vrij om hun nieuws aan diverse media te sturen (free publicity); In de gunningscriteria is dit opgenomen onder criterium representativiteit. Heuvelland Actueel reserveert elke week ruimte voor verschillende onderwerpen in het heuvelland, waar deze gemeente onderdeel van is. Selectie van teksten wordt gemaakt door de redactie van het blad zelf. 5

5.5. Is het U bekend dat dit mede of voornamelijk financieel mogelijk wordt gemaakt doordat de gemeente Eijsden-Margraten als vaste adverteerder gebruik maakt van Weekblad "De Etalage". Communicatiebeleidsplan: Voor alle duidelijkheid het gaat hier niet om het belang van Heuvelland Actueel of de Etalage an sich. De afweging moet gaan om plaatsing van de gemeente-informatie in die bladen. Het is in dezen niet de taak van de gemeente bij te dragen in de levensvatbaarheid van een onderneming en/of product..banholt hemelen. cadier en keer eckelrade eijsden.margraten mariadorp.mesch.noorbeek.oost-maarland St. geertruid 5.6. Is het U bekend dat wanneer de gemeente Eijsden-Margraten zou besluiten de gemeentelijke publicaties niet meer te publiceren in Weekblad "De Etalage" dit gevolgen heeft voor de gratis publicatiemogelijkheden van verenigingen / kerkgenootschappen / activiteitencommissies / buurthuizen etc. Natuurlijk bent U hier formeel niet verantwoordelijk voor, en bestaat er ook geen wettelijke taak hierin voor U als gemeente, maar dat er mogelijk wel sprake is van een sociaal-maatschappelijke taak of dienst aan de gemeenschap van onze gemeente? Maar begrijpt U dat een gemeente met een bloeiend verenigingsleven, welk U zelf (terecht) hoog in het vaandel heeft staan hiermee een slag toebrengt aan dit verenigingsleven. Begrijpt U dat deze verenigingen de kosten voor publicaties dan uit bijvoorbeeld de toch al onder druk staande subsidie moet gaan bekostigen. Communicatiebeleidsplan: Voor alle duidelijkheid het gaat hier niet om het belang van Heuvelland Actueel of de Etalage an sich. De afweging moet gaan om plaatsing van de gemeente-informatie in die bladen. 5.7. Is het bij U bekend dat er binnen Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel" geen enkele ruimte is voor gratis informatieve publicaties van zowel politieke partijen en verenigingen, maar dat de advertentiekosten bijzonder hoog zijn. En daardoor dus onbetaalbaar voor lokale politieke partijen en verenigingen? Heuvelland Actueel reserveert elke week ruimte voor verschillende onderwerpen in het heuvelland, waar deze gemeente onderdeel van is. Selectie van teksten wordt gemaakt door de redactie van het blad zelf. Verder is het zo dat de gemeente geen criterium in de aanbesteding heeft opgenomen over advertentietarieven. 5.8. Is het U bekend dat Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel" nauwelijks tot geen ruimte biedt of aandacht geeft aan nieuws of ingezonden stukken uit de gemeenschap Eijsden-Margraten? Heuvelland Actueel reserveert elke week ruimte voor verschillende onderwerpen in het heuvelland, waar deze gemeente onderdeel van is. Selectie van teksten wordt gemaakt door de redactie van het blad zelf. 06. Bezorging, 6.1. Is het U bekend dat Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel" in vele kernen niet, nauwelijks of zeer slecht en niet tijdig bezorgd wordt? In 2011 heeft de gemeente, zoals wij u reeds in onze brief van 14 mei 2012 mededeelden 5 klachten ontvangen. In 2012 hebben wij 1 klacht ontvangen en in 2013 géén klachten. 6.2. Is het U bekend dat vele inwoners meerdere malen (sommige zelfs maandelijks vanaf 2011) hierover klachtmeldingen gedaan hebben bij het Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel" / A&C-media? 6

4 De rechtstreeks gemelde klachten bij het genoemde bedrijf zijn bij de gemeente niet bekend. Zijn deze "klachtmeldingen" bij U als gemeente ook gemeld of zijn deze vanuit A&C-media met U besproken? Klachtmeldingen zijn niet bij de gemeente gemeld of besproken. Wij gaan ervan uit dat de klachtmeldingen naar volle tevredenheid van de burgers door A&Cmedia zijn opgelost..banholt 6.4..eckelrade ^7. 7.1. margraten.mariadorp mesch. Q 8_.noorbeek g - oost-maarland 8.2. Hoe staat deze bezorgproblematiek in verhouding tot de aanbestedingscriteria en afspraken m.b.t. bezorging? Zoals wij u al eerder aangaven is bij de gemeente de bezorgproblematiek niet bekend. Onderzoek, Bestaat bij U de bereidheid om een onafhankelijk onderzoek te laten verrichten naar: - bezorging van beide bladen. - lezerstevredenheid over beide bladen. De gemeente heeft niet het voornemen een onafhankelijk onderzoek te laten verrichten. Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel". Is het U bekend dat er (mogelijk) grote veranderingen op stapel staan binnen A&C-media en dat dit (grote) gevolgen zou kunnen hebben voor Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel". In de overeenkomst met de gegunde partij staan afspraken die zij dienen na te komen. De door u aangegeven (mogelijke) grote veranderingen zijn nu niet bekend en daardoor ook niet meetbaar. Wat is voor U de meerwaarde voor publicatie van gemeentelijke informatie in Weekblad "De Trompetter/Heuvelland Actueel"? Uit effeciency overweging en conform het besluit door de gemeenteraad op 12 november m.b.t. het budget voor gemeentelijke publicaties in één weekblad wordt een aanbesteding gestart om te komen tot de selectie van één weekblad. Met vriendelijke groet, Drs. H van Dijk rmans 7