AGENDAPUNT 2016.02.11/4 AB 16-001 Voorstel voor de vergadering van: het Dagelijks Bestuur GGD regio Utrecht Datum vergadering: 11 februari 2016 Onderwerp: Portefeuillehouder: Indiener: Concept verslag algemeen bestuur GGDrU 10 december 2015 dhr. Everhardt Secretaris Bijlage: Concept verslag algemeen bestuur GGDrU 10 december 2015 Gevraagd besluit het concept verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van 10 december 2015 vast te stellen. Voorstel Zie bijlage. Financiële consequenties Geen. Verdere behandeling Het algemeen bestuur stelt het verslag vast. 1
Concept verslag vergadering algemeen bestuur 10 december 2015 Aanwezige leden: mw. F. Imming (Amersfoort), dhr. J. Baerends (Baarn), mw. A. Brommersma (De Bilt), dhr. J.J. Eijbersen (Bunnik), dhr. B. Koops (Bunschoten), dhr. J.G. den Dunnen (Eemnes), dhr. J.C.H. Rensen (Houten), dhr. J. Overweg (Leusden), dhr. J.R.C. van Everdingen (Lopik), J.L.M. Vlaar (Montfoort), dhr. A.J. Adriani (Nieuwegein), dhr. J. van de Pol (Renswoude), mw. S.J.H.M. Veldboer (Rhenen), mw. H.M. Spil (De Ronde Venen), dhr. P.A. van der Torre (Soest), mw. J. Koops (Stichtse Vecht), dhr. V. Everhardt (Utrecht)(voorzitter), dhr. H. Nijhof (Utrechtse Heuvelrug), mw. M. Overduin (Veenendaal), dhr. M.F.M. Verweij (Vianen), dhr. M. Schreuder (vervangt mw. Y. Koster)(Woerden), dhr. J.A.G. Burger (Wijk bij Duurstede), mw. M.J.T.G. van Beukering - Huijbregts (IJsselstein) Afwezige leden: Secretaris: Mede aanwezig: Notulist: Dhr. A.M. de Regt (Oudewater), dhr. D.P. de Kruif (Woudenberg), dhr. M.C.M. Fluitman (Zeist) dhr. P.L.J. Bos dhr. H. Kruisselbrink dhr. R. van Walsem (GGDrU) ALGEMEEN 1. Opening en vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld 2. Mededelingen - Namens de regio Utrecht West laat mw. Spil weten dat zij als vervanging van dhr. Vlaar als voorzitter van de regio is aangewezen en de regio na het beëindigen van zijn lidmaatschap van het algemeen bestuur mw. Spil voordraagt als lid van het dagelijks bestuur. - Naar aanleiding van het voorgaande vraagt mw. Spil de vergadering of zij haar lidmaatschap van het DB en de adviescommissie Financiën en Bedrijfsvoering kan combineren. Mw. Brommersma acht dat zij als DB-lid niet de handen vrij heeft om goed als lid van de adviescommissie te kunnen functioneren. Het algemeen bestuur bespreekt deze vraag in een volgende vergadering. - De portefeuillehouder financiën geeft aan de adviescommissie Financiën en Bedrijfsvoering in een actieve rol te betrekken bij de aanbesteding van de accountant. Eventuele bijstellingen in het bestek worden in overleg met de commissie doorgevoerd. - De secretaris feliciteert ten overstaande van het bestuur Sanne Kos, beleidsmedewerker APG, die met haar innovatieve programma voor gezondheidsinformatie via social media door en voor vluchtelingen de Dragons Den van GGDGHORNL heeft gewonnen. 3. Ingekomen en uitgaande stukken 2
Geen TER BESPREKING 4. Verslag AB 29 oktober 2015 - Bij punt 5 (wijziging GR) is afgesproken dat alle begrotingswijzigingen (ook technische) langs de adviescommissie Financiën en Bedrijfsvoering gaan. Deze afspraak is niet in het verslag vastgelegd, het verslag wordt hierop aangepast. Het verslag van het AB van 29 oktober 2015 met voorgestelde wijziging vast te stellen 5. Gewijzigde begroting 2015-1 De secretaris geeft een korte samenvatting uit de binnengekomen zienswijzen. Hij constateert dat voornamelijk vragen gesteld worden bij het technisch karakter van de begrotingswijziging. Het algemeen en dagelijks bestuur zijn van mening dat het daadwerkelijk een technische wijziging van de begroting betreft, maar dat raden in de toekomst wel duidelijker hierin in de toelichting meegenomen dienen te worden. De adviescommissie Financiën en Bedrijfsvoering onderschrijft dit en stelt voor een notitie over de wijze waarop raden hun mening kunnen delen, zich kunnen laten informeren en de rol van wethouders en ambtenaren hierin op te stellen. Het dagelijks bestuur bereidt deze notitie in samenspraak met de adviescommissie voor. Ten aanzien van de invlechting van de JGZ 0-4 van Vitras geeft de secretaris aan dat deze zonder extra kosten ten laste van de deelnemende gemeenten afgerond zal worden. Dit zal niet tot tekorten leiden. Het algemeen bestuur stelt vragen bij de vrijval van de reserve ten gunste van de exploitatie en acht het van belang om bij dit type beslissingen in het algemeen in de begeleidende tekst meer gevoel te geven bij de inhoudelijke consequenties hiervan. Naar aanleiding van het vaststellen van de gewijzigde begroting besluit het algemeen bestuur in een volgende vergadering nader te spreken over de inrichting van de planning & control-cyclus, met name over de zienswijze procedure en verder afstemming met het gemeentelijk beleidsproces ook met het oog op het vaststellen van de kadernota. Het dagelijks bestuur bereidt hiertoe een notitie voor waarin tevens aandacht is voor de rol van de ambtelijke ondersteuning vanuit de gemeenten. de gewijzigde begroting 2015-1 vast te stellen. 6. Invlechting JGZ 0-4 voormalig Vitras gemeenten De portefeuillehouder jeugd geeft een korte toelichting en spreekt haar complimenten uit voor de rol die de portefeuillehouder HR speelde in de onderhandelingen met de bonden. Naar aanleiding van het bijgevoegde privacyreglement vraagt mw. Spil aandacht voor het recht van inwoners op inzage in het eigen dossier. Zij merkt op dat dit nu nergens in het reglement geregeld is. De secretaris geeft aan dat 3
het reglement generiek voor alle taakvelden van de GGDrU geldend moet zijn en dat dit betekent dat dit punt breder geagendeerd dient te worden. Dhr. Van de Pol roept op hierbij rekening te houden met de elementen die van belang zijn in de andere regio s. Het dagelijks bestuur brengt de vereisten t.a.v. het privacyreglement in kaart en agendeert deze, na een juridische toets, in een volgende vergadering van het algemeen bestuur. Naar aanleiding van vragen over een eventueel op te bouwen weerstandsvermogen ten behoeve van de uitvoering van de JGZ 0-4 voor deze gemeenten licht de secretaris toe dat de opbouw van weerstandsvermogen is voorzien binnen de dienstverleningsovereenkomsten en de afspraken die het algemeen gemaakt heeft ten aanzien van het aangaan en beëindigen van deze. De financiële effecten van de invlechting worden verwerkt middels een begrotingswijziging van de begroting 2016. 7. Toezicht Wmo in te stemmen met het opdragen van de uitvoering van de JGZ 0-4 jarigen aan de GGD regio Utrecht, zoals verwoord in de dienstverleningsovereenkomst jeugdgezondheidszorg 0-4-jarigen, door de colleges van de gemeenten: o Veenendaal o Rhenen o Renswoude o Utrechtse Heuvelrug o Zeist o Bunnik o De Bilt o Wijk bij Duurstede o Houten o Nieuwegein o IJsselstein o Lopik Dhr. Everhardt licht toe dat met de gemeente Utrecht ambtelijk is gesproken over de uitvoering van deze taak voor de gemeente Utrecht. In verband met wisselingen in het college van de gemeente Utrecht worden deze gesprekken op een later tijdstip verder gevoerd. Omdat de uitvoering van deze taak in het verlengde ligt van de decentralisaties heeft het algemeen bestuur geen bezwaar tegen de uitvoering van deze taak voor de gemeenten Weesp en Wijdemeren. Dhr. Den Dunnen geeft aan dat de gemeente Eemnes deze taak in een andere regio dan de GGDrU heeft belegd. De gemeente Eemnes koopt ook in dat regionaal verband de uitvoering van Wmo taken in. In antwoord op vragen van het bestuur geeft de portefeuillehouder financiën aan dat gemeenten hun eigen koers dienen te voeren ten aanzien van de dekking van deze ophoging van de inwonerbijdrage. Hij geeft aan dat als gevolg van dit besluit een wijziging van de begroting 2016 zal volgen waarin deze ophoging van de inwonerbijdrage verwerkt wordt. Het algemeen bestuur maant duidelijk en transparant de raden hierover in te lichten. 4
De portefeuillehouder APG geeft aan dat het tarief voor de uitvoering van het calamiteitentoezicht in het kader van de Wmo bijgesteld moet worden naar het niveau van het afgesproken tarief in 2015, ter hoogte van 69. 8. Kadernota 2017 de wijze van toezichthouden zoals beschreven in de notitie Toezicht Wmo vast te stellen; in te stemmen met het opdragen als basisplustaak van de uitvoering van het Toezicht Wmo aan de GGD regio Utrecht, zoals verwoord in de notitie Toezicht Wmo, door de colleges van de deelnemende gemeenten; in te stemmen met de financiering van het kwaliteitstoezicht op basis van 3 fte middels een verhoging van de inwonerbijdrage voor de hieraan deelnemende gemeenten per 1-1-2016; in te stemmen met het gemaakte voorbehoud en een evaluatie halverwege 2016. De voorzitter geeft een toelichting op de kadernota 2017 waarin hij aangeeft dat de voorliggende kadernota recht doet aan de uitkomsten van de bestuursconferentie van 29 oktober 2015. Hij acht het beter het voorwoord eerst op te nemen na bespreking van de zienswijzen bij de vaststelling van de kadernota door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur besluit naar aanleiding van de kadernota raadsinformatiebijeenkomsten te organiseren. De voorzitter roept de bestuursleden op om bij de bespreking van de kadernota met de raden de raad ook te vragen hoe zij in het proces van de kadernota meegenomen wensen te worden. De secretaris geeft aan dat naar aanleiding van het besluit ten aanzien van het toezichthouderschap Wmo de tekst van de kadernota aangescherpt dient te worden. Op verzoek van het algemeen bestuur wordt ook aandacht besteed aan de actualiteit van het vluchtelingenvraagstuk. In het begeleidend schrijven wordt aandacht besteed aan het belang van de ontwikkeling van collectivisering van taken. Naar aanleiding van de vraag van mw. Overduin geeft de portefeuillehouder financiën aan dat in het laatste hoofdstuk van de kadernota een kwalitatieve stap is gezet in de opzet van de risico inventarisatie. Naar aanleiding van de vraag van mw. Brommersma of na alle inzet van het afgelopen jaar de functie van interne controle nog steeds onderbezet is, licht de portefeuillehouder financiën toe dat de eerste stappen gezet zijn maar dat nog niet verwacht kan worden dat reeds in 2015 alle aangekondigde verbeterpunten zijn doorgevoerd. Er wordt hard gewerkt om risico s in kaart te brengen en te beheersen. Ten aanzien van de bestuursrapportages worden reeds in 2016 verbetermaatregelen genomen om in 2017 tot een sluitende planning & control cyclus te komen. Het algemeen bestuur besluit om, in tegenstelling tot de kadernota 2016, de 5
kadernota 2017 in zijn vergadering van 10 maart 2016 vast te stellen en de raden overeenkomstig te informeren. Mw. Koops geeft aan behoefte te ervaren aan een nadere specificatie van de financiën per gemeente, zij doet een oproep tot het weergeven van een compleet beeld per gemeente. Het dagelijks bestuur zal hier op toezien. De concept kadernota 2017 vast te stellen; De concept kadernota 2017 voor zienswijze voor te leggen aan de raden van de deelnemende gemeenten door tussenkomst van de colleges van burgemeester en wethouders. 9. Managementletter 2015 De portefeuillehouder financiën geeft aan dat het niet mogelijk is gebleken om in overleg met de accountant een definitieve versie van de managementletter in deze vergadering voor te leggen. De adviescommissie financiën en bedrijfsvoering geeft aan dat in het gesprek van de commissie met de accountant is gebleken dat deze tevreden is over de stappen die de GGD heeft genomen en het tempo waarin de stijgende lijn is doorgezet. Op vraag van de portefeuillehouder geeft het algemeen bestuur aan geen behoefte te ervaren apart met de accountant te spreken. Het gesprek met de commissie wordt als afdoende ervaren. 10. de managementletter van de accountant naar aanleiding van de interim-controle 2015 voor kennisgeving aan te nemen. Nota reserves en voorzieningen Nota weerstandsvermogen en risicobeheersing De adviescommissie financiën en bedrijfsvoering geeft aan dat het goed is dat er een basis is die als input kan dienen voor vervolggesprekken over risico s. Naar aanleiding van de vastgestelde nota moet uitgezocht worden waarom er voor gekozen is om bij de gewijzigde begroting 2015-1 de bestemmingsreserve vrij te laten vallen ten gunste van de exploitatie, terwijl de nota dit niet toe staat. Dhr. Nijhof geeft aan dat hij de bestemmingsreserves voor reizigers gezien het karakter van de markttaak liever apart benoemd ziet dan als onderdeel van de algemene reserve. de nota Reserves en voorzieningen vast te stellen; de nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing vast te stellen. TER KENNISNAME 6
11. Informatie uit de dienst De voorzitter vraagt de bestuursleden of de informatie uit de dienst voldoet om ter hand te nemen en met de raad te delen? Het algemeen bestuur acht deze voldoende. kennis te nemen van de informatie uit de dienst. 12. Vergaderkalender AB/BC/DB 2016 Het algemeen bestuur acht de periode tussen juni en november te groot en besluit een reservedatum uit te schrijven in september. kennis te nemen van de vergaderkalender 2016 bestuur GGDrU. 13. Digitaal dossier JGZ kennis te nemen dat de aanbesteding DDJGZ te verbinden aan de ICT strategie binnen de GGDrU; kennis te nemen dat het contract met de huidige leverancier met maximaal een jaar wordt verlengd en dat daarmee een vernieuwd DDJGZ uiterlijk 1-1-2018 operationeel is; kennis te nemen dat in mei 2016 in de vergadering van het Algemeen Bestuur het projectplan Aanbesteding DDJGZ wordt voorgelegd, inclusief een financiële paragraaf aangaande de verwachte kosten van de aanbesteding als ook de voorgestelde projectstructuur. HAMERSTUKKEN 14. Controleprotocol 2015 Het controleprotocol is in overeenstemming met en goedkeuring van de accountant opgesteld. Europese aanbestedingen worden op rechtmatigheid getoetst, nationale aanbestedingen worden steekproefsgewijs op rechtmatigheid getoetst. het Controleprotocol 2015 vast te stellen. RONDVRAAG De projecten uit de Dragons Den van GGDGHOR NL worden gedeeld met de leden van het algemeen bestuur. Dhr. Adriani geeft een samenvatting van de bespreking van het rioolwateronderzoek in de bestuurscommissie Midden-Nederland. Geïnteresseerde gemeenten hebben tot 22 januari 2016 de gelegenheid om zich aan te melden. Dit kan bij de adjunct-directeur van de GGDrU. 7
De secretaris wijst de leden van het bestuur op de epidemiologische rapportage infectieziekten die ter vergadering klaar ligt voor de bestuursleden. 8