Handleiding tool Schooloverzicht De tool schooloverzicht is onderdeel van het roosterprogramma. Met het schooloverzicht kunt u de ingevulde roosters van individuele medewerkers onder elkaar bekijken. Het overzicht geeft dezelfde gegevens weer als het tabblad mijn overzicht in het individuele rooster. Tevens is er de mogelijkheid om zelf extra gegevens toe te voegen aan het overzicht. Deze kunt u toevoegen aan de blanco invulvelden. Via onderstaande stappen wordt uitgelegd welke tabbladen er zijn toegevoegd aan het schooloverzicht en hoe u in deze tool de verschillende roosters van individuele medewerkers onder elkaar plaatst. De verschillende tabbladen in het schooloverzicht Het schooloverzicht heeft verschillende tabbladen, onderaan in beeld kunt u hieruit kiezen. In het tabblad medewerkers staan de bestandsnamen van de individuele roosters en de namen van de medewerkers onder elkaar. Via dit tabblad kunt u nieuwe roosters van individuele medewerkers toevoegen via de knoppen rechts in beeld. Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe dit eruit ziet. In het volgende tabblad werkrooster ziet u de dagen in het jaar en kunt u naast elkaar bekijken of een medewerker werkzaam is op een bepaalde dag. Wanneer de medewerker ook een lesgevende taak heeft op die dag, staat het aantal uren dat hij of zij lesgeeft tussen haakjes achter het totale aantal werkuren. In onderstaand plaatje ziet u hiervan een voorbeeld. 1
. De volgende drie tabbladen zetten voor alle ingevoerde medewerkers de gegevens over de verlof- en werkuren naast elkaar per periode. Dit zijn dezelfde gegevens die in de individuele roosters zijn terug te vinden in mijn overzicht. Het tabblad overzicht schooljaar geeft het overzicht van deze gegevens voor de periode van een schooljaar, het tabblad overzicht verlofjaar geeft het overzicht voor de periode van het verlofjaar en tot slot is er het overzicht 14-maanden. 2
Aan de slag met de tool schoolrooster Wanneer u de eerste keer aan de slag gaat met mijn schooloverzicht zult u de verschillende medewerkers een voor een in het overzicht moeten gaan plaatsen. Hoe u dit aanpakt, staat hieronder in stappen uitgelegd. Stap 1: het bestand schooloverzicht opslaan Maak in mijn documenten een nieuwe lege map aan en plaats het document schooloverzicht in de map. Open het bestand. Het kan zijn dat u bij het openen boven in de taakbalk een melding krijgt dat het een beveiligde weergave is, zoals hieronder weergegeven. Als dat zo is kiest u voor de optie bewerken inschakelen Stap 2: roosters van individuele medewerkers opslaan U plaatst de bestanden met de roosters van de individuele medewerkers in dezelfde map als het schooloverzicht. De naam die u de individuele bestanden geeft is belangrijk! De overzicht tool herkent de namen van de bestanden die in de map staan. Het haalt alleen bestanden op waarvan de namen worden herkend. Bij een afwijkende naamgeving wordt het bestand niet herkend en dus niet opgenomen in het overzicht. De bestanden krijgen de naam leraar1, leraar2 enzovoort. Let erop dat u kleine letters gebruikt en geen spatie tussen het cijfer en de leraar. Ook wanneer de medewerker geen leraar is, is het voor de werking van het programma van belang om wel deze naamgeving aan te houden. In het plaatje op de volgende pagina ziet u een voorbeeld. 3
U kunt de naam van de medewerker dus niet als bestandnaam gebruiken, dat is technisch niet mogelijk. Echter op de eerste pagina van de overzicht tool ziet u straks wel de naam van het bestand in combinatie met de naam van de medewerker. Dit kunt u zien in het rechter plaatje onderaan de volgende pagina. Stap 3: roosters van individuele leraren in het overzicht plaatsen De eerste keer dat u de roosters van individuele medewerkers toevoegt aan het overzicht worden de bestanden in het programma geladen. De eerste medewerker voegt u toe met de knop eerste medewerker en schoolgegevens toevoegen. Alle andere medewerkers voegt u toe met de knop daaronder: voeg medewerker toe. De medewerkers worden een voor een aan het overzicht toegevoegd, op volgorde van de bestandnamen. De versie van het roosterprogramma voor het inroosteren van individuele leraren en de versie voor het inroosteren van leraren en onderwijs ondersteunend personeel kunnen door elkaar in het overzicht worden geplaatst. Het kost even tijd om ieder bestand te laden in het overzicht, hoe snel dit gaat is afhankelijk van de snelheid van uw computer. Tussen de 10 en 20 seconden per leraar is normaal. We raden u aan om tijdens het laden af en toe het bestand tussendoor op te slaan. Het is handig om van het definitieve bestand ook een back up te maken. Voorbeeld leeg overzicht Voorbeeld gevuld overzicht 4
Stap 4: wijzigingen van individuele roosters verwerken Het kan natuurlijk voorkomen dat er gedurende het jaar individuele roosters moeten worden aangepast. U past het rooster van de desbetreffende medewerker aan in het individuele bestand. Vervolgens wilt u het aangepaste bestand aan het overzicht toevoegen. U begint met het verwijderen van het oude individuele rooster bestand van de individuele medewerker uit de map in mijn documenten. Vervolgens voegt u het nieuwe aangepaste bestand individuele rooster van deze medewerker toe aan de map in mijn documenten. U geeft dit rooster dezelfde naam als het oude bestand. Het is van belang om eerst het oude bestand te verwijderen voordat u het nieuwe bestand invoegt want het is niet mogelijk om twee bestanden met dezelfde naam in dezelfde map te zetten. Open nu het bestand schooloverzicht. In het gemakkelijkste geval is het nieuwe bestand meteen aan het overzicht toegevoegd. Echter in sommige gevallen, afhankelijk van uw systeem, dient u nog een extra handeling te verrichten: - Sommige computers verversen automatisch de gegevens in de map, dan ziet u na het openen van het schooloverzicht direct het gewijzigde bestand wat u heeft toegevoegd er tussen staan. - Is dit niet het geval, klik dan in Excel linksboven in het scherm op de knop bestand en dan de optie opslaan. Dan wordt de nieuwe informatie in het bestand opgeslagen en vaak ook bijgewerkt. - Als dat niet werkt bij uw computer klikt u iets verder naar rechts op gegevens en kiest u dan de optie verversen. Dan worden alle bestanden ververst en wordt de nieuwste versie weergegeven. Extra functionaliteit U kunt in het overzicht ook zelf extra gegevens toevoegen om voor u zelf het overzicht gemakkelijker bruikbaar te maken. Bijvoorbeeld de uren die een medewerker inzet voor professionalisering kunt u opnemen of de uren van het reguliere budget van duurzame inzetbaarheid. Daarvoor kunt u de lege velden gebruiken onderaan de pagina. Een voorbeeld met hoe dit eruit ziet vindt u in onderstaand plaatje. De informatie uit de individuele roosters die zijn toegevoegd aan het overzicht, wordt automatisch door Excel doorberekend en toegevoegd. De informatie in de lege velden voegt u zelf handmatig toe. Let op: de witte invulvelden houden geen rekening met de overzichtsperiode. Ze geven alleen de gegevens weer die u zelf heeft toegevoegd in het tabblad met de overzichtsperiode waarin u ze heeft toegevoegd. Wanneer u een gewijzigd individueel rooster vervangt (stap 4), blijven de gegevens die eerder in de witte invulvelden stonden staan. Aanpassingen in de witte extra velden dient u altijd handmatig te doen. Op de volgende pagina ziet u hiervan een voorbeeld. 5
Praktisch Maak regelmatig een back-up van het overzichtsdocument. Wanneer u zaken heeft gewijzigd en er ontstaan onverhoopt problemen met het bestand, kunt u terug grijpen op een oudere versie via het back-upbestand. Het gemakkelijkste is om een nieuwe map aan te maken met een andere naam, de gehele map met het leraren overzicht en de individuele leraren bestanden te kopiëren en op te slaan in de nieuwe map. 6