Handleiding Portero. Versie : 4.1 Datum : 23 januari 2016. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 1 van 82

Handleiding Portero Versie : 4.1 Datum : 23 januari 2016 Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 1 van 82

Colofon Documenteigenaar : Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) Versie : 4.1 Datum : januari 2016 Vragen over Portero Als u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft over de informatie in dit document, kunt u bellen met 088-789 17 00 (op kantoordagen tussen 08.30 17.00 uur) of mailen naar servicedesk@ciz.nl. Inhoudelijke opmerkingen Hoewel wij deze handleiding zo zorgvuldig mogelijk hebben samengesteld, heeft u er wellicht toch een inhoudelijke opmerking over. Mail dan naar servicedesk@ciz.nl. Vermeld Handleiding Portero in de onderwerp regel, dan sturen wij uw opmerking direct door naar de juiste afdeling. Vragen over het digitaal zorg aanvragen via Portero Als u vragen heeft over het functioneren van Portero, kunt u bellen met 088-789 17 00 (op kantoordagen tussen 08.30 17.00 uur) of mailen naar servicedesk@ciz.nl. Actuele informatie op ciz.nl De informatie in dit document wordt enkele keren per jaar aangepast. Voor de actuele versie verwijzen wij u naar: www.ciz.nl > Voor professionals> Downloads> Handleidingen. U kunt ook direct surfen naar: https://www.ciz.nl/voor-professionals/downloads/paginas/handleidingen.aspx Disclaimer Schermen kunnen er in deze handleiding anders uitzien dan in Portero. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 2 van 82

Inhoud 1. 1.1. Algemeen... 5 Systeem-eisen... 5 2. Standaardindeling en Functionaliteit... 6 2.1. Schermindeling... 6 2.2. Verplichte velden... 6 2.3. 2.4. Meldingen op het scherm... 7 Hoveren... 7 2.5. 2.6. Resolutie... 7 Standaardformaten... 7 2.7. Iconen... 8 3. 3.1. Inloggen... 9 Logout time... 9 4. 4.1. Welkom... 11 VersieInfo... 11 4.2. 4.3. Help... 11 Adresboek... 11 4.3.1. Deskundige... 12 4.3.2. 4.4. Instelling... 14 UZI-pas in- en uitloggen... 15 4.5. Afmelden... 16 4.6. Inhoud scherm Welkom... 16 4.6.1. Filtering aanvragenoverzicht... 16 4.6.2. Sortering aanvragenoverzicht... 17 4.6.3. Tabblad Concept : aanvraag openen/verwijderen/ printen... 17 4.6.4. Tabblad Ingediend : contact medewerker CIZ... 18 4.6.5. Tabblad Alle... 18 5. Nieuwe aanvraag... 19 5.1. Een cliënt gevonden... 20 5.1.1. Zonder UZI-pas... 20 5.1.2. Met UZI-pas... 21 5.1.2.1. Raadpleegbare indicatie... 21 5.2. 5.3. Meerdere cliënten aanwezig... 25 Nieuwe cliënt opvoeren... 25 6. 6.1. Cliënt... 27 Persoonlijk... 28 6.2. 6.3. Aanvullend persoonlijk... 29 Contact... 30 6.4. Relaties... 32 6.5. Adressen... 35 6.5.1. Feitelijk woonadres... 35 6.5.2. Correspondentieadres... 37 6.5.3. Tijdelijk verblijfadres... 37 6.6. Huisarts en verzekeraar... 38 6.6.1. Huisarts... 38 6.6.2. Zorgverzekeraar... 39 7. 7.1. Aanvraag... 41 Reguliere aanvraag (eventueel in combinatie met een Bopz)... 42 7.1.1. 7.1.2. Zorgvraag... 43 Diagnose... 45 7.1.3. Functies... 46 7.1.4. 7.2. Zorgvraag... 49 Bopz... 50 7.2.1. 7.2.2. Zorgvraag... 51 Diagnose... 52 7.3. 7.3.1. Eerstelijnsverblijfzorg... 53 Zorgvraag... 53 7.4. Partnerverblijf... 55 7.5. Wlz-zorg beëindigen... 56 7.5.1. Zorgvraag... 58 Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 3 van 82

7.6. Zorgprofielen... 59 8. 8.1. Onderzoek... 63 Ziekte / Aandoening... 63 8.2. Ziektebiografie... 65 8.3. 8.4. Stoornissen... 67 Beperkingen en participatieproblemen... 68 8.5. 8.6. Bestaande voorzieningen... 70 Voorliggende voorzieningen... 71 9. 10. Aanmelder... 73 Toestemming... 76 11. Indienen... 78 11.1. 11.2. Aanvraag afdrukken... 78 Documenten uploaden... 79 11.3. Indienen... 81 Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 4 van 82

1. Algemeen De handleiding Portero is bedoeld voor zorgaanvragers die online zorg aanvragen via Portero. De handleiding bevat informatie over het stap voor stap indienen van een digitale aanvraag bij het CIZ. In Portero heeft u verschillende mogelijkheden: - U kunt een nieuwe aanvraag indienen; - U kunt verder gaan met een opgeslagen aanvraag; - U kunt een overzicht raadplegen van alle door u (of uw organisatie) ingediende aanvragen; - U kunt eventueel indicatiegegevens raadplegen (met UZI pas). In Portero heeft u de mogelijkheid om alle opgeslagen en ingediende aanvragen in te zien van gebruikers die onder hetzelfde contract werken. Voor een goed begrip van deze handleiding is het van belang over basiskennis indicatiestellen en over algemene kennis van computergebruik en Windows te beschikken. 1.1. Systeem-eisen Voor Portero zijn de volgende systeem-eisen van kracht: Onderdeel Vereist Schermresolutie 1024 x 768 of hoger Browser type en versie Internet Explorer 7 of hoger (met of zonder Chromeframe) Aanbevolen IE8 of hoger. Bij gebruik van IE7 kunnen sommige pagina s qua stijl afwijken. Firefox versie 22 en hoger Chrome versie 27 en hoger Safari versie 5 en hoger Browser extra s toestaan Javascript CSS Cookies Besturingssysteem Voor Windows minimaal Windows XP met Service pack 3. Voor de MAC minimaal Leopard 10.5. PDF-reader Vereist UZI-pas + reader Vereist (voor uitgebreide functionaliteit) Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 5 van 82

2. Standaardindeling en Functionaliteit In dit hoofdstuk vindt u belangrijke informatie over de werking van Portero, de betekenis en functie van de verschillende knoppen in Portero. Lees daarom dit hoofdstuk aandachtig door voordat u met Portero gaat werken. Grijs gearceerde velden met tekst, bijvoorbeeld In- en uitloggen met UZI-pas, zijn links naar de desbetreffende hoofdstukken. 2.1. Schermindeling Portero is opgebouwd uit schermen die u door de aanvraag leiden. In elk scherm kunt u één of meer velden vullen en/of keuzes maken. U kunt, als u een cliënt gevonden heeft en er geen afhankelijkheden zijn, willekeurig de navigatieonderdelen invullen. In elk scherm is de titelbalk en de menubalk zichtbaar. In de titelbalk staat links het logo van het CIZ en de tekst: Centrum indicatiestelling zorg. Aan de rechterkant staan vier knoppen: - : Hier vindt u informatie over de wijzigingen die in de huidige en in voorgaande Portero releases zijn doorgevoerd. - : voor iedere scherm is er een helpfunctionaliteit, waarbij deze knop toegang geeft tot een scherm met de meest actuele informatie over invulling. Zie VersieInfo Hier vindt u informatie over de wijzigingen in de huidige en in voorgaande Portero releases. - Help. - : opent het adresboek van de gebruiker. Elke gebruiker heeft een eigen adresboek. De gegevens uit dit adresboek kunnen gebruikt worden in het scherm Aanmelder. Zie Adresboek - ; hiermee krijgt u toegang tot Portero met een aangesloten UZI-pas. Zie UZI-pas in- en uitloggen - De knop geeft informatie over dit scherm. In de meeste gevallen is het dezelfde informatie als in deze handleiding staat over dit scherm, maar eventuele wijzigingen worden in de dit help-scherm sneller verwerkt. Ieder scherm heeft een eigen Help functie. - : u logt uit en komt terug in het inlogscherm van Portero. In de Menubalk staat een icoontje, waarmee u het overzichtsscherm komt waar u de conceptaanvragen en ingediende aanvragen van u en uw organisatie ziet. Aan de rechterkant staat een icoon waarmee u een nieuwe aanvraag invoert. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 6 van 82

2.2. Verplichte velden Verplicht in te vullen velden worden weergegeven met een * achter de veldnaam van het veld; bij niet vullen verschijnt een melding. 2.3. Meldingen op het scherm Er zijn fouten, kritische waarschuwingen, waarschuwingen en meldingen. Melding Fouten Kritische waarschuwingen Waarschuwingen Meldingen Betekenis Bij een fout kan een gebruiker niet verder; het veld kan niet verlaten worden voordat de fout is hersteld. De tekst is rood. De foutmelding en de tip om de fout te corrigeren worden onder het veld getoond. Bij meerdere foutmeldingen worden deze bovenaan het scherm getoond. Een kritische waarschuwing wordt gegeven wanneer de wijziging of actie tot gevolg heeft dat het proces ergens stokt. De gebruiker kan wel verder werken, maar het probleem moet opgelost worden om de aanvraag in te kunnen dienen. De waarschuwing en de tip worden onder het veld getoond. Bij meerdere waarschuwingen worden deze bovenaan het scherm getoond. De tekst is oranje. Een waarschuwing wordt gegeven wanneer de wijziging of actie tot gevolg heeft dat het proces anders loopt, dat extra werk nodig is of dat iets langer duurt. Bij een waarschuwing kan doorgewerkt worden. De vraag kan gesteld worden, of u dit wel wilt. Bij een aantal waarschuwingen moet deze vraag beantwoord worden om verder te kunnen werken. Meldingen worden bovenin het scherm getoond. Dit zijn informatieve meldingen die na 5 seconden verdwijnen. Dit geldt alleen indien een melding niet in combinatie met Fouten en/of (Kritische) waarschuwingen getoond wordt. Algemeen: Fouten, Waarschuwingen en Kritische Waarschuwingen moeten weggeklikt worden. Voor meldingen op het scherm geldt, dat alle meldingen, ongeacht het type, in één box getoond worden. Daarbij staan meldingen van het type 'Fout' bovenaan en die van het type 'Melding' onderaan. Dit principe geldt ook voor de kleur van de box: staat hier een Fout en een Waarschuwing in, dan is de box rood van kleur en niet oranje. 2.4. Hoveren Zodra een tekst te lang is voor het betreffende veld staat er een aantal puntjes. Wanneer u met uw muis over de tekst gaat (= hoveren) is de complete tekst leesbaar. 2.5. Resolutie De aanbevolen resolutie is 1280x1024 pixels. TIP De F11-knop maakt het scherm beeldvullend. Nogmaals klikken op de F11-knop zet het scherm terug in de normale grootte. TIP Met de CTRL-knop ingedrukt en het gebruik van de scroll functie op de muis, kan het scherm groter of kleiner getrokken worden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 7 van 82

2.6. Standaardformaten Datums, e-mailadressen, telefoonnummers, e.d. worden op een uniforme wijze weergegeven volgens de onderstaande formaatdefinities. Datum en tijd Het datum- en tijdformaat is overal: Datum : dd-mm-jjjj Datum tijd : dd-mm-jjjj HH24:mm De datum kan op twee manieren ingevoerd worden: - Door handmatig de datum, maand en jaar in te voeren; - Door een datum te selecteren uit de keuzelijst die verschijnt na klikken op het driehoekje in het keuzeveld. Zie hieronder de geboortedatum als voorbeeld. E-mail Telefoonnummer Het e-mailadres wordt gecontroleerd op standaard validatie. Er wordt niet gecontroleerd of het e-mailadres ook werkelijk bestaat. Het telefoonnummer is numeriek en bestaat uit 10 cijfers bij een normaal nummer en 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900-nummer. Dit betekent, dat bij invoer alleen cijfers worden geaccepteerd en andere tekens, zoals een spatie en -, niet. 2.7. Iconen Na inloggen komt u in dit scherm. Hier kunt een aanvraag aanmaken voor een nieuwe cliënt of verder gaan met een aanvraag die u heeft opgeslagen. Nieuwe aanvraag. Opent een scherm waarin een BSN gevuld kan worden om een cliënt te zoeken. Zodra alle verplichte velden zijn doorlopen kunt u een aanvraag starten. Er is minimaal één verplicht veld dat gevuld moet worden. Alle verplichte velden zijn gevuld, of er zijn geen verplichte velden, maar het onderdeel is geopend geweest. Niet alle verplichte velden zijn gevuld. Openen en inzien van een indicatie. Opent het geselecteerde item om te bewerken. Openen van een pdf met de mogelijkheid om te printen. Verwijdert het item waarbij het kruisje staat. Let op: bij het verwijderen wordt niet altijd om bevestiging gevraagd. Opent het scherm Aantekeningen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 8 van 82

Opent het aanvraagformulier. Dit icoon geeft aan dat de browser aan het laden/wachten is. / Opent een scherm waarin documenten geüpload kunnen worden nadat de aanvraag is ingediend. Contactgegevens van de behandelaar van het CIZ worden getoond. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 9 van 82

3. Inloggen Typ in de adresbalk van uw internetbrowser: aanvraag.ciz.nl (LET OP: zonder http of www). TIP : Voeg bovenstaande link toe aan uw Favorieten of Bladwijzers. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Gebruik de 'Enter' toets of klik op de knop. Aan de hand van de naam en organisatie bepaalt Portero wat u mag doen in Portero. Dit is afhankelijk van het profiel dat u afneemt bij het CIZ. Mogelijke profielen zijn: Rollen extern Basis Basis+ Volledig Inhoud Zoeken cliënt, invoeren cliëntgegevens, opvoeren aanvraag regulier en Bopz, meesturen onderzoeksgegevens. Basis en eerstelijnsverblijfzorg Basis+ en Partnerverblijf Indien de gebruikersnaam en/of het wachtwoord onjuist is, verschijnt de melding:. Als het inloggen meerdere keren niet is gelukt, verschijnt de volgende melding: TIP : Neem contact op met uw eigen organisatiebeheerder als u geen (goede) gebruikersnaam of wachtwoord hebt. 3.1. Logout time Portero geeft een waarschuwing voordat hij automatisch afsluit als er 45 minuten niets in Portero is gedaan. U krijgt na 43 minuten een melding waarin 120 seconden worden afgeteld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 10 van 82

U kunt de sessie verlengen (kies Ja ) of afbreken (kies Nee ). Bij verlengen gaan de 45 minuten opnieuw in. Als u voor Nee kiest of helemaal niet kiest zijn gegevens die (na opslaan) zijn ingevoerd en niet handmatig opgeslagen zijn, verloren gegaan. U komt weer in het inlogscherm. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 11 van 82

4. Welkom Na het inloggen komt u in het Welkom scherm, dat standaard opent met alle conceptaanvragen die door u of uw organisatie zijn aangemaakt. Deze worden op alfabet weergegeven. Als u geen conceptaanvragen op uw naam heeft staan, is dit overzicht leeg. In de titelbalk staat de naam Centrum indicatiestelling zorg en zijn er vier knoppen met functionaliteiten: 4.1. VersieInfo Hier vindt u informatie over de wijzigingen in de huidige en in voorgaande Portero releases. 4.2. Help De knop geeft informatie over dit scherm. In de meeste gevallen is het dezelfde informatie als in deze handleiding staat over dit scherm, maar eventuele wijzigingen worden in de dit helpscherm sneller verwerkt. Ieder scherm heeft een eigen Help functie. 4.3. Adresboek Als u op klikt opent uw persoonlijk adresboek. Het adresboek heeft 2 Tabbladen: - Deskundige, voor het beheren van Deskundigen, - Instelling, voor het beheren van Instellingen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 12 van 82

4.3.1. Deskundige Veldnaam Deskundige Achternaam inhoudelijk deskundige Voornamen inhoudelijk deskundige Voorletters inhoudelijk deskundige Voorvoegsel inhoudelijk deskundige E-mailadres inhoudelijk deskundige Landnummer telefoon Telefoonnummer inhoudelijk deskundige Alle dagen Bij het eerste gebruik is de lijst leeg en kunt u deskundigen invoeren met de knop Nieuw. Klik op het driehoekje om een keuze te maken uit eerder ingevoerde deskundigen. Het scherm toont lege velden waarin gegevens van de deskundige ingevuld kunnen worden. Vermeld de geboorte/achternaam van de inhoudelijk deskundige. Vermeld de voornamen van de inhoudelijk deskundige Vermeld de voorletters van de inhoudelijk deskundige Vermeld een eventueel voorvoegsels zoals de, van etc. voor de geboortenaam van de inhoudelijk deskundige Vermeld het e-mailadres dat gebruikt kan worden om met de inhoudelijk deskundige via e-mail te communiceren. (Een geldig e-mail adres is opgebouwd uit: een gebruikersnaam, het @-teken, server- of ISP-naam, en het top-level domain, bijvoorbeeld.nl.) Vermeld het landnummer van het telefoonnummer. (+31 voor Nederland staat standaard ingevuld) Vermeld het telefoonnummer waaronder de inhoudelijk deskundige bereikbaar is (Een telefoonnummer bestaat uit 10 cijfers bij een normaal nummer en 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900 nummer) Bij het aanvinken of uitvinken van ochtend of middag wordt bij alle dagen het ochtend of avond vinkje aan of uitgezet. De dagdelen kunnen ook afzonderlijk gevuld worden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 13 van 82

Beschikbaar op Sluiten Verwijderen Annuleer Opslaan Hierin kan worden aangegeven wanneer de inhoudelijk deskundige beschikbaar is voor consultatie. Er kan gekozen worden uit één of meer dagdelen (ochtend of middag) van maandag t/m vrijdag. Het adresboek wordt gesloten. Indien er wijzigingen zijn aangebracht die niet zijn opgeslagen wordt een waarschuwing getoond dat de wijzigingen nog niet zijn opgeslagen. De inhoudelijke deskundige wordt verwijderd uit het adresboek en de velden worden leeg gemaakt. U krijgt een scherm waarin gevraagd wordt of u de deskundige daadwerkelijk wilt verwijderen. Maak hier een keuze. U kunt hierna een deskundige zoeken of een nieuwe deskundige aanmaken Ingevulde gegevens worden niet opgeslagen en de velden worden leeg gemaakt. De ingevulde gegevens van de inhoudelijke deskundige worden opgeslagen in het adresboek. Wanneer het een nieuwe inhoudelijk deskundige betreft wordt deze aan het adresboek toegevoegd. Is het een bestaande deskundige dan worden eventuele wijzigingen overgenomen in het adresboek. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 14 van 82

4.3.2. Instelling Veldnaam Instelling Naam instelling Ter attentie van AGB-code Instelling Land Postcode Huisnummer Toevoeging huisnummer Straat Plaats Naam contactpersoon Afdeling van de contactpersoon Landnummer telefoon Bij het eerste gebruik is de lijst leeg en kunt u instellingsgegevens invoeren met de knop Nieuw. Als u daarop klikt verschijn t het veld Zoek instelling waarin u op AGB code of op naam kunt zoeken. Als u geen keuze maakt kunt u handmatig alle onderstaande velden vullen. Als de lijst al gevuld is: klik op het driehoekje om een keuze te maken uit eerder ingevoerde instellingen. Wanneer een instelling is geselecteerd worden gegevens van deze instelling overgenomen in de velden daaronder. Het scherm toont lege velden waarin gegevens van de instelling ingevuld kunnen worden. Vermeld de naam van de instelling waar aanvullende informatie opgevraagd kan worden Vermeld een specifieke naam waarbij informatie opgevraagd kan worden. Vermeld de AGB-code van de instelling, 8 Cijfers. Vermeld het land van de instelling. Vermeld de postcode van de instelling. (Een Nederlandse postcode bestaat uit 4 cijfers en 2 letters.) Vermeld het huisnummer van de instelling. Vermeld de toevoeging huisnummer van de instelling. Vermeld de staatnaam van de instelling De plaatsnaam van de instelling. Vermeld de naam van de contactpersoon waarmee een afspraak gemaakt kan worden. Vermeld de afdeling van de contactpersoon. Vermeld het landnummer van het telefoonnummer. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 15 van 82

Veldnaam Telefoonnummer van de contactpersoon Sluiten Verwijderen Annuleer Opslaan Vermeld het telefoonnummer van de contactpersoon. (Een telefoonnummer bestaat uit 10 cijfers bij een normaal nummer en 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900 nummer.) Het adresboek wordt gesloten. Indien er wijzigingen zijn aangebracht die niet zijn opgeslagen wordt een waarschuwing getoond dat de wijzigingen nog niet zijn opgeslagen. De instelling wordt verwijderd uit het adresboek en de velden worden leeg gemaakt. U krijgt een scherm waarin gevraagd wordt of u de instelling daadwerkelijk wilt verwijderen. Maak hier een keuze. U kunt hierna een andere instelling selecteren of een nieuwe instelling aanmaken Ingevulde gegevens worden niet opgeslagen en de velden worden leeg gemaakt. De ingevulde gegevens van de instelling worden opgeslagen in het adresboek Wanneer het een nieuwe instelling betreft wordt deze instelling aan het adresboek toegevoegd. Is het een bestaande instelling dan worden eventuele wijzigingen overgenomen in het adresboek. 4.4. UZI-pas in- en uitloggen Door met de UZI-pas in te loggen heeft u meer functionaliteiten: keuze uit meer aanvraagsoorten, u kunt een indicatie raadplegen en onderzoeksgegevens overnemen. Als u op klikt en uw UZI-pas zit in de lezer, wordt eerst een scherm getoond waarin uw certificaat zichtbaar is. Selecteer het certificaat en klik op OK. In het volgende scherm vult u uw pincode in. Klik vervolgens op OK. In de titelbalk verandert in. Als u op klikt, wordt de toegang met de UZI-pas afgesloten. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 16 van 82

4.5. Afmelden Rechtsboven in het scherm bevindt zich de knop. U kunt zich op ieder moment afmelden. Als u op deze knop klikt, meldt Portero u af en komt u terug in het inlogscherm. 4.6. Inhoud scherm Welkom Veldnaam Welkom Nieuwsbericht Veldnaam Naam van de ingelogde medewerker Periode Zoek cliënt Hierachter staat uw (inlog)naam. Daaronder kan tekst door het CIZ geplaatst zijn. Hier kunnen meldingen staan, geplaatst door het CIZ, die belangrijk zijn, bijvoorbeeld aankondigingen bij doorgevoerde wijzigingen of onderhoud. Conceptaanvragen van de ingelogde medewerker zijn standaard zichtbaar. Mogelijkheid is om één of alle medewerkers uit dezelfde organisatie te selecteren. De aanvragen die voldoen aan de selectie worden meteen getoond. Staat standaard op alle data. Maak evt. een keuze uit de andere mogelijkheden. Aanvragen die voldoen aan de gekozen periode worden automatisch bij het wijzigen van de periode getoond. Dit veld is niet zichtbaar als het tabblad Alle actief is. Dit is een zoekveld waarin gezocht kan worden op geboortenaam of BSN van de cliënt. Klik na het invullen van (letters van) de naam of de cijfers van het BSN op de Zoek -knop of de Enter -toets. Het filterresultaat voldoet aan de ingevoerde letters of BSN. 4.6.1. Filtering aanvragenoverzicht Het aanvragenoverzicht kan gefilterd worden op kolommen Medewerker, 'Alle data' en Naam en voorletters of BSN'. De kolommen Medewerker en Alle data hebben een drop down menu dat één of alle items selecteren mogelijk maakt. Het geselecteerde item blijft bovenaan zichtbaar. De aanvragen die aan het geselecteerde item voldoen worden meteen zichtbaar in het aanvragenoverzicht. De kolom 'Naam' toont het resultaat als een alfabetische lijst. Filters kunnen verwijderd worden door de tekst weg te halen. Er zijn meerdere filters tegelijk in te stellen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 17 van 82

4.6.2. Sortering aanvragenoverzicht Door op de kolomtitel in het aanvragenoverzicht te klikken kunnen kolommen gesorteerd worden, behalve de kolom Postcode + huisnummer en Status van de aanvraag. De sortering kan door 1x klikken van A Z of door nogmaals te klikken van Z A. Veldnaam Naam en voorletters Geboortedatum Postcode + huisnummer BSN Soort aanvraag Status van de aanvraag Aangemaakt door Aangemaakt op Laatst bewerkt door Laatst bewerkt op Achternaam, volgens naamgebruik, en voorletters van de cliënt. Geboortedatum van de cliënt. De postcode en het huisnummer van het feitelijk woonadres van de cliënt. BSN van de cliënt. Het BSN bestaat uit negen cijfers. Bestaat het BSN uit minder dan negen cijfers? Vul dit dan aan met voorloopnullen. Een BSN kan niet beginnen met drie nullen (000). Cliënten met de status geheim worden niet getoond. Toont het soort aanvraag voor de cliënt. Concept of ingediend. De naam van degene die de conceptaanvraag heeft aangemaakt. De datum waarop de conceptaanvraag is aangemaakt. De naam van degene die de concept aanvraag voor het laatst gewijzigd of ingediend heeft. De datum waarop de conceptaanvraag voor het laatst gewijzigd of ingediend is. 4.6.3. Tabblad Concept : aanvraag openen/verwijderen/ printen Hier ziet u een overzicht van aanvragen die nog niet ingediend zijn. U kunt met een aanvraag (later) verder gaan. De maximale bewaartermijn voor conceptaanvragen is zes maanden (berekend vanaf de aanmaakdatum). Door de conceptaanvraag te selecteren zijn drie icoontjes zichtbaar aan het einde van de regel. Icoontje Betekenis Alleen zichtbaar bij conceptaanvragen. Door te klikken op het icoontje opent het scherm met de cliëntgegevens. (Zie verder Cliënt). Alleen zichtbaar bij conceptaanvragen. Bij Ja wordt de aanvraag verwijderd, bij Nee wordt de aanvraag niet verwijderd. U keert terug in het aanvragenoverzicht. Door te klikken op het icoontje opent het scherm: Bestand openen. Het pdf opent en/of kan opgeslagen worden. Als u het pdf opent, ziet u bij een conceptaanvraag ook de lege velden. Wanneer een aanvraag is ingediend, worden in het pdf alleen de gevulde velden getoond. Het pdf kan geprint worden. TIP : Als een conceptaanvraag geen icoontje heeft om te wijzigen, te verwijderen of te printen, dan is de aanvraag met een UZI-pas aangevraagd en zijn er onderzoeksgegevens overgenomen. U kunt deze conceptaanvraag alleen bewerken als u ook met een UZI-pas inlogt. Let op: concept aanvragen blijven 6 maanden staan, gerekend vanaf de aanmaakdatum; daarna worden zij automatisch uit Portero verwijderd. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 18 van 82

4.6.4. Tabblad Ingediend : contact medewerker CIZ Icoontje Betekenis Door te klikken op het icoontje opent een scherm dat de naam, het telefoonnummer en het emailadres laat zien van de medewerker bij het CIZ die de betreffende aanvraag in behandeling heeft. Heeft u vragen, dan kunt u contact opnemen met deze medewerker. Indien de aanvraag nog niet in behandeling is genomen of als deze al is afgehandeld, krijgt u hierover een melding. Opent een scherm waarin documenten geüpload kunnen worden nadat de aanvraag is ingediend bij het CIZ, maar nog niet is afgerond. Let op dat u bij de juiste aanvraag uploadt. Als het uploaden niet meer mogelijk is, krijgt u een melding. Door te klikken op het icoontje opent het scherm: Bestand openen. Het pdf opent en/of kan opgeslagen worden. Het pdf toont alleen de gevulde velden. Het pdf kan geprint worden. Bij de stoornissen en de beperkingen is de legenda zichtbaar van mogelijke ingevulde scores. Tevens is onderaan te zien welke documenten u heeft meegestuurd. 4.6.5. Tabblad Alle Hier ziet u een combinatie van de conceptaanvragen en de ingediende aanvragen met hun functionaliteit. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 19 van 82

5. Nieuwe aanvraag Als de cliënt geen conceptaanvraag heeft, kan een nieuwe aanvraag aangemaakt worden. Klik op het icoontje en onderstaand scherm opent: Het is verplicht om het BSN van de cliënt in te vullen. Naam BSN Invoeren van het Burgerservicenummer van de cliënt is verplicht. Er wordt gecontroleerd op geldigheid. Als het BSN uit minder dan negen cijfers bestaat, wordt dit automatisch aangevuld met voorloopnullen. U krijgt onderstaande melding als het BSN niet bestaat. Verwijdert het ingevulde BSN. In de database wordt gezocht naar een cliënt die voldoet aan het ingevoerde BSN. Indien geen cliënt gevonden wordt met het ingevulde BSN zie Nieuwe cliënt opvoeren. BSN-spelregels Een zorgaanmelder mag alleen een BSN communiceren als het geverifieerd is en bij persoonlijk contact geen twijfel bestaat over de identiteit van de cliënt; Als de identiteit bij persoonlijk contact niet kan worden vastgesteld, mag het BSN ook niet worden gecommuniceerd voordat het geverifieerd is; Als de cliënt eenmaal is geïdentificeerd, mag deze als bekend worden beschouwd en is nogmaals identificeren niet verplicht, maar het mag wel; Het indienen van een aanvraag voor een cliënt zonder BSN kan niet via Portero, maar moet schriftelijk gedaan worden. Als het BSN van een cliënt niet bekend is, moet dit eerst worden opgevraagd bij de contactpersoon of de mantelzorger van de cliënt. Als u te vaak met een niet bekend BSN hebt gezocht, krijgt u onderstaande melding: Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 20 van 82

5.1. Een cliënt gevonden 5.1.1. Zonder UZI-pas Bij het zoeken naar de cliënt is met het ingevulde BSN een cliënt gevonden. De cliëntgegevens worden getoond. Wilt u een aanvraag doen voor deze cliënt, klik dan op. U ziet het onderstaande scherm als er al een openstaande aanvraag voor deze cliënt bij het CIZ is. Klik op. Bij een openstaande conceptaanvraag krijgt u onderstaand scherm. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 21 van 82

Als u op klikt verschijnt onderstaand scherm. Het is aan te raden om op te klikken en de conceptaanvraag op te pakken door op het te klikken achter de betreffende conceptaanvraag. 5.1.2. Met UZI-pas Bij het zoeken naar de cliënt is met het ingevulde BSN een cliënt gevonden. De cliëntgegevens worden getoond. Wilt u een aanvraag doen voor deze cliënt, klik dan op. 5.1.2.1. Raadpleegbare indicatie Als u ingelogd bent met een UZI-pas heeft u de mogelijkheid, indien de cliënt een raadpleegbare indicatie heeft, met het loepje deze indicatiegegevens te raadplegen. Indien u wilt vaststellen of de noodzaak er is voor het indienen van een nieuwe aanvraag voor de zorgvrager, kunt u met toestemming van de cliënt, indicatiegegevens raadplegen. Klik op en het volgende scherm Raadplegen indicatie opent. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 22 van 82

Naam Mannelijk of vrouwelijk icoontje met de naam van de cliënt Om de beschikbare indicatiegegevens bij het CIZ te raadplegen heeft u toestemming van deze cliënt nodig. De beschikbare gegevens bestaan uit delen van de onderzoekgegevens (zoals grondslag), geldige indicatiegegevens (zoals functies en klassen, geldigheidsduur en indicatiebesluit) en indien aanwezig de status op grond van artikel 60 Wet Bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen (Bopz) Wordt het raadpleegverzoek gedaan ter Maak een keuze. vaststelling van de noodzaak tot het doen van een aanvraag voor de cliënt door u bij het CIZ? Geeft uw cliënt toestemming om inzage te Maak een keuze. hebben in de indicatiegegevens die al bij het CIZ bekend zijn? De beschikbare gegevens bestaan uit delen van de onderzoeksgegeven (zoals grondslag), geldige indicatiegegevens (zoals functies en klassen, geldigheidsduur en indicatiebesluit) en indien aanwezig de status op grond van artikel 60 Wet Bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen (Bopz)? Kunt u, indien daarnaar gevraagd wordt, aan Maak een keuze. het CIZ aantonen dat u de toestemmingsvragen heeft ingevuld zoals de vertegenwoordiger van de cliënt of de cliënt dit heeft aangegeven? Het aantonen dat u de toestemmingsvragen heeft ingevuld zoals de cliënt dit aan u heeft aangegeven kan door middel van het pdf-document dat u door (of namens) de cliënt laat invullen en ondertekenen. Het CIZ en de zorgaanbieders zijn overeengekomen dat de zorgaanbieder de toestemming van de cliënt digitaal vastlegt in Portero en schriftelijk in de eigen administratie. Een klik op deze knop sluit het scherm en u komt terug in het scherm Nieuwe aanvraag. Knop wordt zichtbaar als de drie vragen met Ja beantwoord zijn en moet verplicht gebruikt worden. Het getoonde pdf-bestand kan geopend, opgeslagen of geannuleerd worden. In de pdf zijn de aanvraaggegevens zichtbaar. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 23 van 82

Naam Zolang de knop Afdrukken niet is aangeklikt, kan de knop Doorgaan niet gebruikt worden. Opent het scherm Raadplegen indicatie. U dient de vragen te beantwoorden. Zijn niet alle vragen beantwoord met Ja? Dan verschijnt een melding: Van de Cliënt-gegevens en de toestemmingsvragen met de daarop gegeven antwoorden wordt een pdf document gemaakt wat afgedrukt moet worden voordat de indicatiegegevens worden getoond. De volgende gegevens worden getoond: Besluitnummer van de geldige indicatie; Indicatiegegevens zoals ZORGPROFIEL/functie, geldigheidsduur, klasse enz.; Bopz-status (indien aanwezig) en ingangsdatum; Grondslag (indien aanwezig ook tweede grondslag). Op basis van deze gegevens kunt u bepalen of de noodzaak er is om een nieuwe aanvraag in te dienen. Na dit raadpleegverzoek krijgt u de mogelijkheid om een reguliere aanvraag in te dienen. Na het raadpleegverzoek wordt gelijk het PDF ter beschikking gesteld waarop u de toestemmingsvragen vindt die zijn beantwoord. U kunt dit scherm sluiten of afdrukken. Als u op Afdrukken klikt wordt de aanvraag pdf geopend en hebt u de mogelijkheid deze af te drukken, zodat u een bewijs in het cliëntdossier kunt doen dat de cliënt u toestemming heeft gegeven om de besluitgegevens in te zien. Klik op Sluiten. Klik op als u een nieuwe aanvraag wilt aanmaken. Mocht er een conceptaanvraag zijn dan krijgt u de volgende melding: Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 24 van 82

Bij klikken op Doorgaan gaat u een nieuwe conceptaanvraag aanmaken. Bij klikken op Sluiten komt u terug in scherm Nieuwe aanvraag. Klik op achter de conceptaanvraag als u verder wilt gaan met deze bestaande conceptaanvraag. U ziet het onderstaande scherm als er al een openstaande aanvraag voor deze cliënt bij het CIZ is. Klik op. Bij een openstaande conceptaanvraag krijgt u onderstaand scherm. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 25 van 82

Als u op klikt verschijnt onderstaand scherm. Het is aan te raden om op te klikken en de conceptaanvraag op te pakken door op het te klikken achter de betreffende conceptaanvraag. 5.2. Meerdere cliënten aanwezig Als meer cliënten voldoen aan een ingevuld BSN, vragen wij u contact op te nemen met de Servicedesk van het CIZ, telefoonnummer 088 789 17 00 (op kantoordagen tussen 08.30 17.00 uur), om af te stemmen met welke cliënt verder gegaan kan worden. 5.3. Nieuwe cliënt opvoeren Indien geen cliënt wordt gevonden, die aan de zoekcriteria voldoet, kunt u een nieuwe cliënt invoeren door alle velden in te vullen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 26 van 82

Naam veld BSN Geboortenaam Geboortedatum Postcode Huisnummer of Enter toets Het Burgerservicenummer is ingevuld en niet te wijzigen. Achternaam die geregistreerd staat in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Ook wel familienaam, geboortenaam of geslachtsnaam genoemd. (Bij het zoeken wordt ook gezocht op geslachtsnaam van de partner). De geboortedatum van de cliënt invoeren. Deze mag niet in de toekomst liggen en niet langer dan 120 jaar geleden zijn. De postcode van het feitelijk woonadres van de cliënt. Het huisnummer van het feitelijk woonadres van de cliënt. Alle ingevulde zoekcriteria worden verwijderd en u komt in het vorige scherm. Met de ingevoerde gegevens wordt in Portero gezocht naar cliënten die aan de ingevoerde gegevens voldoen. Zijn niet alle verplichte velden gevuld, dan krijgt u de melding: Alle velden dienen correct ingevuld te zijn. Als het zoeken geen resultaat oplevert, wordt de knop zichtbaar. Klik hierop. Ingevulde zoekcriteria om een cliënt te vinden worden overgenomen, u gaat verder met het vullen van persoonsgegevens. Zie Cliënt: Persoonlijk. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 27 van 82

6. Cliënt Het Cliëntscherm opent. Aan de linkerkant van het scherm zit het navigatiegedeelte. Dit kunt u in een willekeurige volgorde doorlopen, tenzij navigatieonderdelen bepalen wat eerst gevuld moet worden. Aan de rechterkant is zichtbaar wat in het gekozen onderdeel ingevuld staat of ingevuld kan/moet worden. Indien u een aanvraag indient bij een bestaande cliënt zijn hier al gegevens ingevuld. U moet controleren of deze gegevens juist en volledig zijn; u kunt ze corrigeren en/of aanvullen. De verplichte velden (*) moeten worden ingevuld. Een uitroepteken voor een onderdeel betekent, dat er minimaal één verplicht veld is dat gevuld of gecontroleerd moet worden (als er gegevens van het CIZ zijn opgehaald). Onderstaande 4 items zijn zichtbaar in alle cliëntschermen. Naam Naam Cliëntnummer Geboortedatum De naam vanuit het zoekscherm is overgenomen. Het CIZ-cliëntnummer. Dit is een uniek nummer binnen het CIZ dat niet gewijzigd kan worden. Dit nummer wordt aangemaakt zodra een eerste aanvraag wordt ingediend. Bij een nieuwe cliënt staat er een x. De geboortedatum vanuit het zoekscherm is overgenomen. Hier heeft u de mogelijkheid om aantekeningen over de cliënt te maken voor uzelf of een collega uit uw organisatie. De invoerdatum en uw naam worden automatisch geplaatst. De aantekening is cliëntgebonden en zal bij een volgende aanvraag de eerdere aantekeningen tonen. De meest recente aantekening staat bovenaan. Bij het indienen van de aanvraag worden aantekeningen niet meegestuurd. Cliënt aantekening Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 28 van 82

6.1. Persoonlijk In dit scherm kunt u de persoonsgegevens invullen/controleren. In het navigatiegedeelte links wordt de naam van het scherm waarin u werkt iets vergoot en vet weergegeven: Naam BSN Geboortedatum Geboortenaam Roepnaam Het BSN vanuit het zoekscherm is overgenomen. BSN kan niet gewijzigd worden. De geboortedatum is gevuld. Als de geboortedatum wijzigt, kan dit gevolgen hebben voor de geldigheid van een eventuele aanvraag en voor het al of niet invullen van verplichte velden. De geboortenaam is gevuld. Achternaam die geregistreerd staat in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Ook wel familienaam, geboortenaam of geslachtsnaam genoemd. Dit veld verschijnt als de cliënt jonger is dan 18 jaar; in dat geval moet de roepnaam van de cliënt gevuld worden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 29 van 82

Voornamen Voorletters Voorvoegsel Geslacht Naamgebruik Partnernaam Voorvoegsel partnernaam Naam De voornamen van de cliënt, voluit geschreven. De voorletters van de cliënt zonder punten of komma's, worden automatisch omgezet in hoofdletters. Een eventueel voorvoegsel voor de geboortenaam, zoals: de, van, van der enz. Het geslacht van de cliënt: man of vrouw. Aangeven hoe de cliënt aangesproken wil worden. Deze naam wordt in Portero en bij communicatie met/over de cliënt gebruikt. Als niet gekozen is voor 'Eigen naam', is dit veld zichtbaar. Vul hier de volledige achternaam, conform naamgebruik. Een eventueel voorvoegsel, zoals: de, van, van der, enz. Ingevoerde gegevens worden opgeslagen. Hierna kunt u aan het vinkje voor Persoonlijk zien of de verplichte velden zijn gevuld (groen vinkje), of dat verplichte gegevens nog niet of niet goed ingevuld zijn (oranje vinkje). Zodra u naar een volgend scherm gaat zonder de knop Opslaan aanvraag te gebruiken, slaat Portero de gegevens ook op en vindt dezelfde controle plaats. In onderstaand voorbeeld moet bij het oranje, onderbroken vinkje nog verplichte informatie gevuld worden, bij het groene vinkje zijn de verplichte velden gevuld of er zijn geen verplichte velden. Bij het witte uitroepteken is minimaal één verplicht veld dat gevuld of gecontroleerd moet worden. Door in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op 'Aanvullend persoonlijk' te klikken, gaat u verder met invoeren van relevante gegevens. TIP : Als het vinkje voor Relaties oranje wordt, betekent dit dat u bij Relaties gegevens moet invoeren die gerelateerd zijn aan de ingevoerde gegevens bij Naamgebruik of dat bij Contact het telefoonnummer van de cliënt moet worden ingevoerd. 6.2. Aanvullend persoonlijk In dit scherm kunt u de aanvullende persoonsgegevens invullen/controleren. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 30 van 82

Naam Burgerlijke staat Naam Leefsituatie Juridische maatregelen Verblijfstatus De burgerlijke staat van de cliënt. Bij burgerlijke staat Gehuwd of Geregistreerd partner is het verplicht om bij 'Relaties' een partner op te voeren. De leefsituatie van de cliënt. Bij leefsituaties 'Zelfstandig huishouden met uitsluitend partner' en 'Heeft een huishouden met partner en thuiswonende kinderen' is het verplicht om bij 'Relaties' een partner op te voeren. Hier aangeven of voor deze cliënt een juridische maatregel van kracht is. De verblijfstatus van de cliënt aangeven (indien van toepassing). Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Door in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op 'Contact' te klikken, gaat u verder met invoeren van relevante gegevens. Of onderstaande waarschuwing verschijnt, hangt af van de ingevulde waarden. Het vinkje voor Aanvullend persoonlijk blijft oranje totdat bij Relaties de juiste informatie is gevuld. 6.3. Contact In dit scherm kunt u contactgegevens van de cliënt invoeren/controleren. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 31 van 82

Naam Landnummer 1 e telefoon 1 e Telefoonnummer Geheim nummer 1 e telefoonnummer Landnummer 2 e telefoon 2 e Telefoonnummer Geheim nummer 2 e telefoonnummer E-mailadres Taal Is de cliënt in staat tot telefonische communicatie Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31), kan gewijzigd worden. Dit is het eerste telefoonnummer waarop de cliënt bereikbaar is. 10 cijfers bij een normaal nummer, 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900-nummer. Een gezet vinkje geeft aan dat het nummer niet aan externen mag worden verstrekt. Een geheim telefoonnummer wordt niet meegegeven naar het zorgkantoor. Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31), kan gewijzigd worden. Vul het tweede telefoonnummer in waarop de cliënt bereikbaar is. 10 cijfers bij een normaal nummer, 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900-nummer. Als het eerste nummer een geheim nummer is, dan wordt het tweede nummer als eerste nummer doorgegeven aan het zorgkantoor. Een gezet vinkje geeft aan dat het nummer niet aan externen mag worden verstrekt. Een geheim telefoonnummer wordt niet meegegeven naar het zorgkantoor. Dit is het e-mailadres dat gebruikt kan worden om met de cliënt via e- mail te communiceren. Bij opslaan wordt alleen technisch gecontroleerd of het een e-mailadres kan zijn, niet of het ook bestaat. Dit is de taal waarmee met de cliënt gecommuniceerd kan worden. Staat standaard op Nederlands. Dit veld geeft aan, of er met de cliënt via de telefoon gecommuniceerd kan worden, staat standaard op Ja. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 32 van 82

Bijzondere communicatievorm Hier kan aangegeven worden of er op een speciale manier met de cliënt gecommuniceerd moet worden. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Door in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op 'Relaties' te klikken, gaat u verder met invoeren van relevante gegevens. 6.4. Relaties In dit scherm kunnen de relaties van de cliënt worden ingevoerd/gecontroleerd. Er staat een melding als u verplicht bent een partner in te voeren, omdat u hebt aangegeven bij het invullen van de Burgerlijke staat of bij Leefeenheid dat er een partner aanwezig is. Totdat de partner is ingevuld, blijft er een oranje vinkje voor Aanvullend persoonlijk staan. Er kunnen meer relaties van de cliënt worden ingevoerd. Een relatie kan meerdere rollen vervullen, bijvoorbeeld: een partner kan zowel huisgenoot als eerste contactpersoon zijn. Afhankelijk van de rollen die een relatie heeft, worden bepaalde velden wel of niet getoond en zijn bepaalde velden wel of niet verplicht. Door te klikken op opent u het invoerscherm voor een relatie. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 33 van 82

Naam Partner Wettelijke vertegenwoordiger Huisgenoot 1 e Contactpersoon 2 e Contactpersoon Vinkje is automatisch gezet als de leefsituatie is gevuld met 'Heeft een zelfstandig huishouden met uitsluitend partner' of 'Heeft een huishouden met partner en thuiswonende kinderen', of als bij de burgerlijke staat is aangegeven dat de cliënt gehuwd is of een geregistreerd partnerschap heeft. Het vinkje kan ook handmatig worden gezet. Er kan slechts één partner zijn. Vinkje is automatisch gezet als de cliënt jonger is dan 18 jaar. Er kan maar één wettelijke vertegenwoordiger zijn. Indien sprake is van een curator, voogd of mentor, stuur dan het besluit van de rechtbank die dit bewijst naar het CIZ. U voorkomt hiermee vertraging. Dit geeft aan of deze relatie een huisgenoot is van de cliënt. Hier aangeven of deze relatie de eerste contactpersoon is van de cliënt. Er kan maar één relatie eerste contactpersoon zijn. Als hier een vinkje wordt gezet, verdwijnt het veld waarin een tweede contactpersoon gevuld kan worden. Hier aangeven of deze relatie de tweede contactpersoon is van de cliënt. Er kan maar één relatie tweede contactpersoon zijn. Als hier een vinkje wordt gezet, verdwijnt het veld waarin een eerste contactpersoon gevuld kan worden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 34 van 82

Naam Wettelijke relatie Persoonlijke relatie Geboortedatum Geboortenaam Voorletters Voorvoegsel Geslacht Landnummer 1 e telefoon 1 e Telefoonnummer relatie Landnummer 2 e telefoon 2 e Telefoonnummer relatie E-mailadres relatie Het veld wordt alleen getoond bij een wettelijke vertegenwoordiger, eerste en tweede contactpersoon. Dit is de wettelijke relatie die de eerder opgegeven wettelijke vertegenwoordiger met de cliënt heeft. Dit veld moet gevuld worden. Het veld wordt getoond wanneer de relatie een huisgenoot, eerste of tweede contactpersoon of wettelijke vertegenwoordiger is. Dit is de persoonlijke relatie die een cliënt met de betreffende relatie heeft. Dit veld moet gevuld worden. Het veld wordt alleen getoond wanneer de relatie een huisgenoot of een partner is. Vul de geboortedatum van de relatie. Als een relatie verplicht is moet dit veld gevuld worden. Achternaam zoals de relatie genoemd wil worden, bijvoorbeeld: partnernaam geboortenaam of eigennaam. De voorletters van de relatie; voorletters worden automatisch omgezet in hoofdletters. Een eventueel voorvoegsel voor de geboortenaam van de relatie, zoals de, van, van der, enz. Het geslacht van de relatie. Als een relatie verplicht is moet dit veld gevuld worden. Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31), kan gewijzigd worden. Vul het eerste telefoonnummer in waaronder de relatie bereikbaar is. Als een relatie verplicht is, moet dit veld gevuld worden. 10 cijfers bij een normaal nummer, 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900-nummer. Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31), kan gewijzigd worden. Vul eventueel een tweede telefoonnummer in waaronder de relatie bereikbaar is. Dit is het e-mailadres dat gebruikt kan worden om met de relatie via e- mail te communiceren. Bij opslaan wordt alleen (technisch) gecontroleerd of het een e-mailadres kan zijn, niet of het ook bestaat. Dit veld wordt alleen getoond wanneer de relatie ook de partner is. Standaard staat er een vinkje: de partner woont op hetzelfde feitelijk adres als de cliënt. Als de partner niet op hetzelfde adres woont: het vinkje verwijderen. Daarna aangeven waar de partner wel woont. Woont op zelfde adres als cliënt Ingevulde gegevens worden opgeslagen. Het scherm 'Relatie wordt tot één regel teruggebracht. De ingevoerde relatie kan verwijderd of geopend worden. Eventueel kan een volgende relatie ingevoerd worden. Er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 35 van 82

Met het icoontje Met het icoontje kunt u het betreffende relatiescherm weer openen en bewerken. wordt de relatie verwijderd (er wordt geen waarschuwing gegeven!). Met de knop toevoegen. opent een leeg scherm en kunt u één of meer nieuwe relaties Door in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op 'Adressen' te klikken, gaat u verder met invoeren van relevante gegevens. 6.5. Adressen In dit scherm worden relevante adressen van de cliënt ingevoerd/gecontroleerd. In het Adressenblok kan het feitelijke woonadres en, indien van toepassing, een afwijkend correspondentieadres en/of een tijdelijk verblijfadres worden ingevuld. 6.5.1. Feitelijk woonadres Dit is het adres waar de cliënt daadwerkelijk woont. Er kan maar één feitelijk woonadres zijn. De gegevens zijn overgenomen vanuit het zoekscherm. Door op te klikken vult Portero de adresgegevens die bij de postcode horen. Deze gegevens zijn ook handmatig te vullen indien het land niet Nederland is. Hiermee is het dus mogelijk om een buitenlands adres op te geven bij de aanvraag. Hetzelfde geldt voor Afwijkend correspondentieadres en Tijdelijk verblijfadres. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 36 van 82

Naam Land Postcode Huisnummer Toevoeging huisnummer Straat Plaats Kamer Opmerking Het land van het feitelijk woonadres. Staat standaard op Nederlands. Als een ander land wordt geselecteerd verdwijnt de knop Zoek en kan alles handmatig gevuld worden. De postcode van het feitelijk woonadres is al gevuld. Het huisnummer van het feitelijk woonadres is al gevuld. Vul een eventuele toevoeging op het huisnummer van het feitelijk woonadres. Door op 'Zoek' te klikken worden de straatnaam en de woonplaats, die bij de al ingevulde postcode horen, gevuld. Bij een adres in het buitenland is het gehele adres handmatig te vullen. De straatnaam van het feitelijk woonadres wordt automatisch gevuld bij het gebruik van de knop Zoek. Bij een adres in het buitenland is de straat handmatig te vullen. De plaatsnaam van het feitelijk woonadres wordt automatisch gevuld bij het gebruik van de Zoek knop. Bij een adres in het buitenland is de plaatsnaam handmatig te vullen. Het eventuele kamernummer als de cliënt in een instelling verblijft. Aanvullende informatie die nuttig kan zijn voor bijvoorbeeld een bezoek aan de cliënt. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 37 van 82

6.5.2. Correspondentieadres Door het zetten van een vinkje achter Afwijkend correspondentieadres kan een afwijkend correspondentieadres worden opgegeven. Dit is het adres waar de post heen gestuurd moet worden als dit afwijkt van het feitelijk woonadres. Er kan maar één correspondentieadres zijn. Naam Relatie tot cliënt Geef aan als het afwijkend correspondentieadres het adres is van één van de relaties van de cliënt. Standaard staat hier 'Anders'. Toelichting Hier kan een toelichting gegeven worden op het correspondentieadres en de mogelijke relatie die er is met de cliënt. De overige velden zijn hetzelfde als bij Feitelijk woonadres. 6.5.3. Tijdelijk verblijfadres Door het zetten van een vinkje achter 'Tijdelijk verblijfadres' kan een adres worden opgegeven waar de cliënt gedurende een bepaalde periode verblijft als dat afwijkt van het feitelijk woonadres. Er kan maar één tijdelijk verblijfadres zijn. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 38 van 82

Naam Zoek adres via instelling Periode verblijf van Periode verblijf tot Geef de naam of de AGB code van de instelling en maak na invoer van 3 letters of cijfers een keuze uit de gegenereerde lijst. Hier de startdatum van het tijdelijk verblijf opgeven. Hier de einddatum van het tijdelijk verblijf opgeven, indien bekend. De overige velden zijn hetzelfde als bij het Feitelijk woonadres. Door in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op 'Huisarts en verzekeraar' te klikken, gaat u verder met invoeren van relevante gegevens. 6.6. Huisarts en verzekeraar In dit scherm kunt u de huisarts invoeren/controleren maar het is verplicht de zorgverzekeraar van de cliënt in te voeren. 6.6.1. Huisarts De huisarts kan op naam, op straatnaam of op plaatsnaam of op AGB code gezocht worden. Na invoer van minimaal twee letters of cijfers worden zoekresultaten getoond waaruit gekozen kan worden. Na keuze wordt de naam van de huisarts, de plaats, het adres, de postcode, het telefoonnummer en de AGB-code gevuld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 39 van 82

Met de knop worden de huisartsgegevens verwijderd (er wordt geen waarschuwing gegeven!). 6.6.2. Zorgverzekeraar Het is verplicht om een keuze te maken tussen de geboden opties. Naam Verzekerd bij een Nederlandse zorgverzekeraar Opent een veld waarin een zorgverzekeraar gekozen kan worden. Verzekerd bij een buitenlandse zorgverzekeraar Geeft onderstaande melding. Niet verzekerd Geeft onderstaande melding. Onbekend Geeft onderstaande melding. Invoeren zorgverzekeraar Na invoer van minimaal twee letters worden zoekresultaten getoond waaruit gekozen kan worden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 40 van 82

Bij Zorgverzekeraar kunt u ook zoeken op naam of UZOVI-nummer. Na invoer van drie cijfers worden al zoekresultaten getoond waaruit gekozen kan worden. Na de keuze wordt de zorgverzekeraar en het UZOVI-nummer gevuld Naam Polisnummer Het polisnummer invoeren. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Met de knop worden de gegevens van de zorgverzekeraar verwijderd (er wordt geen waarschuwing gegeven!). Door in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op 'Kies aanvraag' te klikken, gaat u verder met invoeren van relevante gegevens. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 41 van 82

7. Aanvraag Aanvragen die gekozen kunnen worden zijn afhankelijk van: 1. Bevoegdheden die een organisatie heeft; 2. Al dan niet ingelogd zijn met een UZI-pas. De check ten aanzien van de leeftijd in combinatie met de aanvraagsoort wordt gedaan zodra de aanvraag wordt aangemaakt. Naam Geboortedatum cliënt Leeftijd Is overgenomen uit eerder ingevoerde gegevens en kan niet gewijzigd worden. Indien nog geen geboortedatum is opgegeven, kan het veld wel gevuld worden. Is de berekende leeftijd van de cliënt op de huidige datum. Afhankelijk van de leeftijd kan een bepaalde aanvraag wel of niet gekozen worden. Bovenstaande twee velden blijven hetzelfde, ongeacht de keuze die gemaakt wordt bij Kies aanvraag. Naam Kies aanvraag Mogelijke aanvragen: - Reguliere aanvraag (eventueel met een Bopz); - Bopz; - Eerstelijnsverblijfzorg; - Partnerverblijf; Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Afhankelijk van de gekozen aanvraag worden velden wel of niet getoond. Iedere soort aanvraag wordt wat betreft het aanvraaggedeelte apart hieronder behandeld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 42 van 82

7.1. Reguliere aanvraag (eventueel in combinatie met een Bopz) Een reguliere aanvraag wordt door het CIZ afgehandeld en de afhandelingstermijn is maximaal zes weken. Indien ook een Bopz-aanvraag noodzakelijk is, kan dit tegelijkertijd met een reguliere aanvraag worden ingediend. Een aanvraag voor een Bopz-toets artikel 60 is aan de orde, wanneer sprake is van een geestesstoornis waardoor opname in een Bopz-aangemerkt verpleeghuis of een als zodanig aangeduide afdeling in een verzorgingshuis of instelling voor verstandelijk gehandicapten, noodzakelijk is. Het CIZ bepaalt de afhandelingstermijn van een Bopz-aanvraag. Deze kan gesteld worden op twee werkdagen of maximaal zes weken. Naam Kies aanvraag Ontvangt de cliënt wegens bijzondere omstandigheden reeds Wlz zorg zonder dat hiervoor een Wlz indicatie aanwezig is? Is er sprake van een aanvraag voor zorg direct aansluitend aan: Geriatrische Revalidatiezorg, zorg uit de subsidieregeling Eerstelijnsverblijf, Forensische zorg, of zorg vanuit de regeling asielzoekers als een asielzoeker een verblijfsvergunning heeft gekregen? Inclusief BOPZ aanvraag? BOPZ versneld afhandelen? Kies voor Reguliere aanvraag. Wanneer de cliënt reeds is opgenomen in verband met bijzondere omstandigheden wordt de aanvraag met voorrang opgepakt. Indien bij de vorige vraag is gekozen voor Nee wordt deze vraag getoond; maak uw keuze. Maak een keuze. Als beide bovenstaande vragen met ja beantwoord zijn, wordt automatisch ja gevuld en is niet te wijzigen. U kunt in het veld Kies aanvraag ; voor een andere soort aanvraag kiezen. Er wordt een waarschuwing getoond dat eerder ingevoerde gegevens worden verwijderd. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 43 van 82

Wilt u inzage hebben in en gebruik maken van de indicatiegegevens en bijbehorend dossier. Naam Als u met UZI pas bent ingelogd en de cliënt is bekend bij CIZ dan heeft u de mogelijkheid om gegevens in te zien die bekend zijn bij CIZ. Maak een keuze. De aanvraag wordt gecontroleerd en bijbehorende items worden aangemaakt. De onderdelen onder Aanvraag en Onderzoek waar een wit uitroepteken voor staat, moeten verplicht doorlopen worden om gegevens te controleren, eventueel aan te vullen of te wijzigen. Door nu in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op 'Zorgvraag' te klikken, gaat u verder met het invoeren van relevante gegevens 7.1.1. Zorgvraag Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 44 van 82

Naam Toelichting bij de aanvraag Belangrijkste reden van de aanvraag Is er sprake van palliatief terminale zorg? Heeft u naast de ingevulde aanvraaggegevens nog andere relevante informatie.naar ons toezendt? Is er een noodzaak tot het opstarten van de meerzorgprocedure? Hier moet een toelichting op de aanvraag worden gegeven van maximaal 10.000 tekens. Maak een keuze. Maak een keuze. Deze vraag heeft betrekking op de terminale levensfase van een verzekerde met een levensbedreigende ziekte, waarin de levensverwachting van verzekerde korter is dan drie maanden. De behandelend arts van verzekerde stelt die dit vast. De verzekerde krijgt geen (medische) behandeling meer die gericht is op herstel of levensverlenging. De zorg is vooral gericht op pijnbestrijding en behoud van kwaliteit van leven. Standaard is de keuze Nee gevuld, dit kan gewijzigd worden. Maak een keuze. Meerzorg is aan de orde als er meer zorg noodzakelijk is dan het best passende profiel biedt. Het zorgkantoor doet verder onderzoek. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld.. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 45 van 82

Door in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op 'Diagnose' te klikken, gaat u verder met het invoeren van relevante gegevens. 7.1.2. Diagnose Diagnose kent geen verplichte velden bij een reguliere aanvraag. Is de aanvraag inclusief een Bopz- aanvraag, dan is Diagnose wel verplicht. Hieronder het voorbeeld waarbij diagnose verplicht is. Naam Primaire diagnose Diagnosedatum Vul de primaire diagnose. Vul de datum waarop de diagnose is gesteld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 46 van 82

Naam Naam behandelaar Functie/beroep behandelaar Landnummer telefoon behandelaar Telefoonnummer van de behandelaar Overige diagnose(s) Vul de naam van de behandelaar die de diagnose heeft gesteld. Vul de functie of het beroep van de behandelaar. Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31), kan gewijzigd worden. Mogelijkheid om het telefoonnummer van de behandelaar te vermelden. 10 cijfers bij een normaal nummer, 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900-nummer. Hier kunnen eventuele overige diagnoses beschreven worden. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Door in het linkerdeel van het venster, in het navigatiedeel, op Functies te klikken, gaat u verder met het invoeren van relevante gegevens. 7.1.3. Functies Door te klikken op opent u het invoerscherm voor een functie. In het functieblok kunnen één of meer functies die onderdeel uitmaken van een aanvraag toegevoegd, aangepast of verwijderd worden. Zodra een functie gewijzigd wordt in een andere functie, worden alle velden van de vorige functie leeggemaakt en ook eventuele activiteiten verwijderd. Er wordt altijd een waarschuwing gegeven. Er is wel een beperking: bij een reguliere aanvraag met bijzondere omstandigheden of Bopz kan eenzelfde functie maar één keer ingevuld worden. Voor alleen een reguliere aanvraag kunt u dezelfde functie meerdere keren aanmaken, zolang deze elkaar niet in de tijd overlappen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 47 van 82

Naam Naam van de functie Klasse Extra omvang Maak een keuze uit de lijst. Na het kiezen van een functie openen onderstaande velden. Alleen aanwezig bij de keuze Behandeling in groep. Kies het aantal dagdelen. Alleen aanwezig bij de keuze Behandeling in groep als het hoogste aantal dagdelen wordt gekozen. Vul het aantal in dat er meer dagdelen ingezet moeten worden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 48 van 82

Naam Voorkeur cliënt Ingangsdatum Duur Einddatum Voorkeursleverancier Adres leverancier AGB code leverancier Vervoer noodzakelijk Activiteiten Staat standaard op functie in natura (ZIN). Kan niet gewijzigd worden. Standaard staat de huidige datum gevuld. Deze kan gewijzigd worden. Bij een reguliere aanvraag met bijzondere omstandigheden mag de ingangsdatum vanaf de aanvraagdatum niet verder dan twee dagen in de toekomst en niet meer dan vijf dagen in het verleden liggen. Maak keuze uit gedefinieerde periodes. Voor ADL-assistentie is dit standaard Onbepaalde tijd. Op grond van keuze 'Duur' wordt de datum automatisch gevuld. De datum kan ook handmatig ingevoerd worden. Als de ingangsdatum wijzigt en de duur is gevuld, verandert de einddatum ook. Niet zichtbaar bij ADL-assistentie. Door de cursor in het zoekveld achter Voorkeursleverancier' te plaatsen en de naam van de betreffende leverancier te typen, opent automatisch het zoekscherm en laat het scherm na invoer van vier letters al resultaat zien. Alleen zorgaanbieders die actief zijn worden getoond. De gebruiker kan een zorgaanbieder selecteren uit de lijst met getoonde zorgaanbieders. Ook kan er in dit veld gezocht worden op AGB-code. Als dezelfde functie al voorkomt in deze aanvraag wordt standaard de voorkeursleverancier van deze functie(s) overgenomen. Bij een reguliere aanvraag met eigenschap bijzondere omstandigheden is een voorkeursleverancier invullen verplicht. Na keuze van de leverancier worden de gegevens van deze leverancier automatisch getoond. Het adres van de leverancier bestaat uit straat, huisnummer, postcode en plaats. Na keuze van de leverancier worden de gegevens van deze leverancier automatisch getoond. Dit veld is niet te wijzigen. Zichtbaar bij Behandeling in groep. Geef aan of vervoer nodig is. Bij Behandeling individueel Maak een keuze uit de lijst, u kunt ook alles in één keer aan- of uitvinken. In het veld wordt het aantal geselecteerde activiteiten vermeld en daaronder worden deze beschreven. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Zie voor het invoeren van een Zorgprofiel het hoofdstuk Wlz-zorg beëindigen Naam Kies aanvraag Kies voor Wlz-zorg beëindigen. De aanvraag wordt gecontroleerd en bijbehorende items worden aangemaakt, ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm nog geopend is of weer wordt aangeklikt. Het scherm opent weer bij het maken van een keuze: Kies aanvraag. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 49 van 82

Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm nog geopend is of weer wordt aangeklikt. In Kies aanvraag komt Reguliere aanvraag te staan en bijbehorende items worden geopend. Velden die ook gebruikt worden bij een reguliere aanvraag, zijn reeds gevuld met de gegevens die u bij het partnerverblijf heeft ingevoerd. Klik in het navigatiegedeelte op Zorgvraag. 7.1.4. Zorgvraag Naam Toelichting bij de aanvraag* Belangrijkste reden van de aanvraag Deze wordt standaard gevuld met een tekst als de aanvraag is ingediend, maar typt u hier een letter of cijfer, omdat het een verplicht veld is. Maak een keuze. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 50 van 82

Is er sprake van palliatief terminale zorg? Heeft u naast de ingevulde aanvraaggegevens nog andere relevante informatie.naar ons toezendt? Is er een noodzaak tot het opstarten van de meerzorgprocedure? Naam Kies voor Nee. Standaard is de keuze Nee gevuld, dit kan gewijzigd worden. Maak een keuze. Meerzorg is aan de orde als er meer zorg noodzakelijk is dan het best passende profiel biedt. Het zorgkantoor doet verder onderzoek. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Zorgprofiel. (Klik hierop) 7.2. Bopz Als de cliënt over een Wlz indicatiebesluit beschikt en een Bopz-toets artikel 60 noodzakelijk is, kan gekozen worden voor deze soort aanvraag. Een aanvraag voor een Bopz-toets artikel 60 is aan de orde, wanneer sprake is van een geestesstoornis waardoor opname in een Bopz-aangemerkt verpleeghuis of een als zodanig aangeduide afdeling in een verzorgingshuis of instelling voor verstandelijk gehandicapten, noodzakelijk is. Als u tegelijkertijd een wijziging wilt aanvragen van geïndiceerde zorg, dient u geen losse Bopz aanvraag in maar een reguliere aanvraag met een Bopz. Het CIZ bepaalt de afhandelingstermijn van een Bopz-aanvraag. Deze kan gesteld worden op twee werkdagen of maximaal zes weken. De voorwaarden en inhoudelijke toelichting van de beleidsregels vindt u op www.ciz.nl. Naam Kies aanvraag Kies Bopz. BOPZ versneld afhandelen Maak een keuze. De aanvraag wordt gecontroleerd en bijbehorende items worden aangemaakt. De onderdelen onder Aanvraag en Onderzoek waar een wit uitroepteken voor staat, moeten verplicht doorlopen worden om gegevens te controleren, eventueel aan te vullen of te wijzigen. Klik in het navigatiegedeelte op Zorgvraag. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 51 van 82

7.2.1. Zorgvraag Naam Toelichting bij de aanvraag* Heeft u naast de ingevulde aanvraaggegevens nog andere relevante informatie ten behoeve van de indicatiestelling die u per post/fax/e-mail naar ons toezendt? Hier moet een toelichting op de aanvraag worden gegeven van maximaal 10.000 tekens. Hier moet aangegeven worden of u nog extra informatie aan het CIZ stuurt. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm weer wordt aangeklikt. Het scherm opent weer bij het maken van een keuze: Kies aanvraag. Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm weer wordt aangeklikt. In Kies aanvraag komt Reguliere aanvraag te staan en bijbehorende items worden geopend. Velden die ook gebruikt worden bij een reguliere aanvraag, zijn reeds gevuld met de gegevens die u bij de Bopz-aanvraag heeft ingevoerd. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 52 van 82

Klik in het navigatiegedeelte eventueel op Diagnose. 7.2.2. Diagnose Naam Primaire diagnose Diagnosedatum Naam behandelaar Functie/beroep behandelaar Landnummer telefoon behandelaar Telefoonnummer van de behandelaar Overige diagnose(s) Vermeld de primaire diagnose. Vul de datum waarop de diagnose is gesteld. Vermeld de naam van de behandelaar die de diagnose heeft gesteld. Vermeld de functie of het beroep van de behandelaar. Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31), kan gewijzigd worden. Mogelijkheid om het telefoonnummer van de behandelaar te vermelden. 10 cijfers bij een normaal nummer, 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900-nummer. Hier kunnen eventuele overige diagnoses beschreven worden. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Kijk voor verder invulling onder Onderzoek Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 53 van 82

7.3. Eerstelijnsverblijfzorg Een aanvraag voor een Eerstelijnsverblijfzorg kan alleen gedaan worden bij de zorgprofielen VV SOM en VV PG en alleen als VV03, VV06 (met een maximale duur van 3 maanden) of VV10 (met een maximale duur van 3 jaar). De leveringsvorm is ZIN (Zorg in natura). Er kan maar één zorgprofiel voorkomen. Naam Kies aanvraag Kies Eerstelijnsverblijfzorg De aanvraag wordt gecontroleerd en bijbehorende items worden aangemaakt. De onderdelen onder Aanvraag en Onderzoek waar een wit uitroepteken voor staat, moeten verplicht doorlopen worden om gegevens te controleren, eventueel aan te vullen of te wijzigen. Als er geen eerstelijnsverblijfzorg aangevraagd kan worden krijgt u een melding. Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm nog geopend is of weer wordt aangeklikt. Het scherm opent weer bij het maken van een keuze: Kies aanvraag. Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm nog geopend is of weer wordt aangeklikt. In Kies aanvraag komt Reguliere aanvraag te staan en bijbehorende items worden geopend. Velden die ook gebruikt worden bij een reguliere aanvraag, zijn reeds gevuld met de gegevens die u bij de eerstelijnsverblijfzorg aanvraag heeft ingevoerd. Klik in het navigatiegedeelte op Zorgvraag. 7.3.1. Zorgvraag Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 54 van 82

Naam Toelichting bij de aanvraag* Hier moet een toelichting op de aanvraag worden gegeven van maximaal 10.000 tekens. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Klik in het navigatiegedeelte op Zorgprofielen. Klik op de knop. Naam Zorgprofiel-reeks Zorgprofiel Klasse Voorkeur cliënt Maak een keuze. Maak een keuze. Zorgprofielen die bij de reeks horen worden getoond. Na de keuze voor een zorgprofiel wordt hier standaard klasse 7 gevuld. Dit is niet te wijzigen. Maak een keuze. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 55 van 82

Standaard staat de huidige datum gevuld. Deze kan gewijzigd Ingangsdatum worden. Duur Maak een keuze. Op grond van keuze 'Duur' wordt de datum automatisch gevuld. De datum kan ook handmatig ingevoerd worden. Als Einddatum de ingangsdatum wijzigt en de duur is gevuld, verandert de einddatum ook. Plaats de cursor achter 'Voorkeursleverancier' en typ de naam van de desbetreffende leverancier. Automatisch opent het zoekscherm en laat het scherm na invoer van vier letters al Voorkeursleverancier resultaat zien. Alleen zorgaanbieders die actief zijn worden ZORGPROFIEL getoond. De gebruiker kan een zorgaanbieder selecteren uit de lijst met getoonde zorgaanbieders. Ook kan in dit veld gezocht worden op AGB-code. Na keuze van de voorkeursleverancier wordt het adres Adres leverancier automatisch getoond. Het adres van de leverancier bestaat uit straat, huisnummer, postcode en plaats. Na keuze van de leverancier worden de gegevens over deze AGB-code leverancier leverancier automatisch getoond. Dit veld is niet te wijzigen. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Kijk voor verder invulling onder Onderzoek. 7.4. Partnerverblijf Partnerverblijf is geen officieel Wlz indicatiebesluit. Bij een melding voor partnerverblijf registreert de zorgaanbieder de partner van de cliënt die verhuist naar een zorginstelling. De partner behoudt, indien van toepassing, na registratie aanspraak op benodigde extramurale zorg (ADL-assistentie, Behandeling individueel en Behandeling in groep). Een partnerverblijfaanvraag wordt door Portero automatisch afgehandeld. Naam Kies aanvraag Heeft de cliënt die het partnerverblijf aanvraagt een partner met een geldige verblijfsindicatie? Kies voor partnerverblijf. Maak een keuze. Als deze vraag met nee wordt beantwoord, komt er een melding dat de partner een ZORGPROFIEL moet hebben; anders komt de cliënt niet in aanmerking voor een partnerverblijf. De aanvraag wordt gecontroleerd en bijbehorende items worden aangemaakt, ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 56 van 82

Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm nog geopend is of weer wordt aangeklikt. Het scherm opent weer bij het maken van een keuze: Kies aanvraag. Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm nog geopend is of weer wordt aangeklikt. In Kies aanvraag komt Reguliere aanvraag te staan en bijbehorende items worden geopend. Velden die ook gebruikt worden bij een reguliere aanvraag, zijn reeds gevuld met de gegevens die u bij het partnerverblijf heeft ingevoerd. Klik op Partnerverblijf en onderstaand scherm opent. Naam Ingangsdatum Voorkeursleverancier Adres leverancier AGB-code leverancier Dit is altijd de huidige datum. De datum kan gewijzigd worden in een datum die maximaal vijf dagen in het verleden ligt. De datum mag niet in de toekomst liggen. Het scherm toont na invoer van vier letters al resultaat. Alleen zorgaanbieders die actief zijn worden getoond. De gebruiker kan een zorgaanbieder selecteren uit de lijst met getoonde zorgaanbieders. Ook kan in dit veld gezocht worden op AGB-code. Wordt automatisch gevuld. Wordt automatisch gevuld. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Kijk voor verder invulling onder Onderzoek 7.5. Wlz-zorg beëindigen Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 57 van 82

Naam Kies aanvraag Kies voor Wlz-zorg beëindigen. De aanvraag wordt gecontroleerd en bijbehorende items worden aangemaakt, ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm nog geopend is of weer wordt aangeklikt. Het scherm opent weer bij het maken van een keuze: Kies aanvraag. Is zichtbaar nadat de aanvraag is opgeslagen en dit scherm nog geopend is of weer wordt aangeklikt. In Kies aanvraag komt Reguliere aanvraag te staan en bijbehorende items worden geopend. Velden die ook gebruikt worden bij een reguliere aanvraag, zijn reeds gevuld met de gegevens die u bij het partnerverblijf heeft ingevoerd. Klik in het navigatiegedeelte op Zorgvraag. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 58 van 82

7.5.1. Zorgvraag Naam Toelichting bij de aanvraag* Belangrijkste reden van de aanvraag Is er sprake van palliatief terminale zorg? Heeft u naast de ingevulde aanvraaggegevens nog andere relevante informatie.naar ons toezendt? Is er een noodzaak tot het opstarten van de meerzorgprocedure? Naam Deze wordt standaard gevuld met een tekst als de aanvraag is ingediend, maar typt u hier een letter of cijfer, omdat het een verplicht veld is. Maak een keuze. Kies voor Nee. Standaard is de keuze Nee gevuld, dit kan gewijzigd worden. Maak een keuze. Meerzorg is aan de orde als er meer zorg noodzakelijk is dan het best passende profiel biedt. Het zorgkantoor doet verder onderzoek. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 59 van 82

7.6. Zorgprofielen Door te klikken op opent u het invoerscherm voor een Zorgprofiel. Bij een reguliere aanvraag met eigenschap bijzondere omstandigheden (eventueel met Bopz), mag een Zorgprofiel één keer voor komen. Bij een reguliere aanvraag met bijzondere omstandigheden mag een Zorgprofiel niet samen voor komen met een functie. In het zorgprofielblok kunnen één of meer Zorgprofielen toegevoegd, aangepast of verwijderd worden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 60 van 82

Naam Overgangsrecht zorgprofielen Zorgprofiel-reeks Zorgprofiel Alleen zichtbaar bij gebruik van UZI-pas en als er daadwerkelijk sprake is van Overgangsrecht zorgprofiel. Geeft aan of de cliënt recht heeft om lage Zorgprofielen zoals gedefinieerd voor 2015 geïndiceerd te krijgen. Bij eerstelijnsverblijfszorg en Partnerverblijf is er nooit overgangsrecht. Maak een keuze. Maak een keuze. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 61 van 82

Is er sprake van een psychiatrische aandoening is behandeld. Naam Heeft de cliënt op dit moment een indicatie voor zorgprofiel LVG op basis van de Jeugdwet? Klasse Voorkeur cliënt Ingangsdatum Duur Einddatum Voorkeursleverancier Adres leverancier AGB-code leverancier Dagbesteding noodzakelijk Voorkeursleverancier Dagbesteding Adres leverancier AGB-code leverancier Leveringsvorm Dagbesteding Er worden alleen Zorgprofielen getoond die bij de gekozen Zorgprofiel-reeks horen, of die gelden bij een bepaalde leeftijd. Dit veld is zichtbaar bij een Zorgprofiel GGZ/LGV. Maak een keuze. Bij Nee krijgt u een melding. Alleen zichtbaar als is gekozen voor Zorgprofiel-reeks LVG en indien de cliënt ouder dan 17 en 9 maanden is en jonger is dan 21 jaar (vandaag). Staat standaard op klasse 7. Is niet te wijzigen. Maak een keuze. Standaard staat de huidige datum gevuld. Deze kan gewijzigd worden. Bij een reguliere aanvraag met bijzondere omstandigheden mag de ingangsdatum vanaf de aanvraagdatum niet verder dan twee dagen in de toekomst en niet meer dan vijf dagen in het verleden liggen. De ingangsdatum mag niet voor 01-01-2015 liggen. Maak een keuze. Bij sommige hierboven genomen keuzes wordt automatisch onbepaalde tijd in dit veld gevuld. Op grond van keuze 'Duur' wordt de datum automatisch gevuld. De datum kan ook handmatig ingevoerd worden. Als de ingangsdatum wijzigt en de duur is gevuld, verandert de einddatum ook. Als de duur onbepaalde tijd is dan is dit veld niet zichtbaar. Dit veld moet verplicht gevuld worden bij een Reguliere aanvraag met bijzondere omstandigheden. Plaats de cursor achter 'Voorkeursleverancier' en typ de naam van de desbetreffende leverancier. Automatisch opent het zoekscherm en laat het scherm na invoer van vier letters al resultaat zien. Alleen zorgaanbieders die actief zijn worden getoond. De gebruiker kan een zorgaanbieder selecteren uit de lijst met getoonde zorgaanbieders. Ook kan in dit veld gezocht worden op AGB-code. Na keuze van de voorkeursleverancier wordt het adres automatisch getoond. Het adres van de leverancier bestaat uit straat, huisnummer, postcode en plaats. Na keuze van de leverancier worden de gegevens over deze leverancier automatisch getoond. Dit veld is niet te wijzigen. Bij SGLVG en LVG-pakketten is altijd dagbesteding en kan het veld niet aangepast worden. Onderstaande velden worden zichtbaar zodra bij 'Dagbesteding noodzakelijk' een 'ja' is gevuld. Plaats de cursor achter 'Voorkeursleverancier Dagbesteding en typ de naam van de desbetreffende leverancier. Automatisch opent het zoekscherm en laat het scherm na invoer van vier letters al resultaat zien. Alleen zorgaanbieders die actief zijn worden getoond. De gebruiker kan een zorgaanbieder selecteren uit de lijst met getoonde zorgaanbieders. Ook kan in dit veld gezocht worden op AGB-code. Na keuze van de leverancier worden gegevens over deze leverancier automatisch getoond: het adres van de leverancier: straat, huisnummer, postcode en plaats. Na keuze van de leverancier worden de gegevens over deze leverancier automatisch getoond. Dit veld is niet te wijzigen. Maak een keuze. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 62 van 82

Vervoer noodzakelijk Bij LVG04, LVG05, SGLVG en GGZB-pakketten en bij een reguliere aanvraag met bijzondere omstandigheden is het altijd ZIN. Maak een keuze. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn gevuld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 63 van 82

8. Onderzoek Afhankelijk van het soort aanvraag zijn bij Onderzoek onderdelen wel of niet zichtbaar en wel of niet verplicht te vullen. U kunt zelf onderzoekgegevens vullen of, indien u gegevens heeft opgehaald met een UZI-pas, ze hier wijzigen. 8.1. Ziekte / Aandoening Zichtbaar bij de volgende aanvraag soorten: Regulier, BOPZ. U kunt per 'Ziekte / Aandoening' kiezen om te bewerken met het icoontje ; u kunt ook door te klikken op de link in één keer de blokken open zetten. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 64 van 82

Naam ICD1 ICD2 ICD3 Mentale functies Zintuiglijke functies Fysieke functies Verloop lopende behandeling Prognose Toelichting prognose Maak een keuze voor een 1 e diagnose, indien van toepassing. Maak een keuze voor een 2 e diagnose, indien van toepassing. Maak een keuze voor een 3 e diagnose, indien van toepassing. Maak één of meer keuzes uit de ICF mentale functies. De keuze wordt onder het blok gepresenteerd. Maak één of meer keuzes uit de ICF zintuiglijke functies. De keuze wordt onder het blok gepresenteerd. Maak één of meer keuzes uit de ICF fysieke functies. De keuze wordt onder het blok gepresenteerd. Hier kan in tekst het verloop van eventuele behandeling worden omschreven. Maak een keuze. Hier kan in tekst de prognose worden omschreven. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Extra velden bij Psychiatrische aandoening Naam AS1 AS2 AS3 AS4 As5: GAF score Keuzelijst, onderdeel van DSM IV diagnose-instrument. Keuzelijst, onderdeel van DSM IV diagnose-instrument. Keuzelijst, onderdeel van DSM IV diagnose-instrument. Keuzelijst, onderdeel van DSM IV diagnose-instrument. Keuzelijst, onderdeel van DSM IV diagnose-instrument (Global Assessment of Functioning). Extra velden bij Verstandelijke handicap Naam IQ-score Keuzelijst, IQ-score, indien van toepassing; één keuze mogelijk. Extra velden bij Zintuiglijke handicap Naam Gezichtsvermogen met hulpmiddelen Hoorvermogen zonder hulpmiddelen Type stoornis Keuzelijst, indien van toepassing; één keuze mogelijk. Keuzelijst, indien van toepassing; één keuze mogelijk. Keuzelijst, meerdere keuzes mogelijk. De keuze wordt onder het blok gepresenteerd. Per onderdeel wordt vastgelegd door wie en wanneer er voor het laatst in gewerkt is. Klik in het navigatiegedeelte op Ziektebiografie. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 65 van 82

8.2. Ziektebiografie Zichtbaar bij de volgende aanvraag soorten: Regulier, BOPZ. Het doel van de ziektebiografie is de medische en diagnostische gegevens uniform in kaart te brengen om tot een goede grondslag te komen. Dit bepaalt namelijk mede de toegang tot Wlz zorg. Algemene eisen ziektebiografie 1. De biografie bevat alleen objectieve, actuele en relevante informatie; 2. De biografie verduidelijkt de medische situatie van uw cliënt; 3. Begin de biografie met de datum dat de gegevens genoteerd worden; schrijf de meest relevante ziekte of aandoening bovenaan, de overige relevante ziektegeschiedenis in omgekeerd chronologische volgorde: Dus niet: Cliënt is in het verleden behandeld voor gewrichtsklachten Cliënt is af en toe vergeetachtig maar: Cliënt heeft sinds 1990 artritis en is hiervoor onder behandeling bij reumatoloog dr. Hoogendijk Cliënt heeft vasculaire dementie, vastgesteld in september 2009 door geriater dr. Jansen Specifieke eis bij psychiatrische grondslag interventies. Specifieke eisen bij VG-grondslag -score in de ziektebiografie, evenals de gebruikte IQ-test en, indien van toepassing, de score op het verbale en performale deel; Bij ZG-grondslag bovendien vermelden beperking; beperking; beperking; -beperking. In geval van een combinatie van grondslagen: maak een duidelijk onderscheid van problemen per grondslag. Indeling Benoem de diagnose, zoals door de behandelaar vastgesteld: Ziekte van Alzheimer, Syndroom van Down, MS, CVA, enzovoort. Begin altijd met de aandoening of ziekte die leidt tot de eerste grondslag. Als geen eerste grondslag is aan te wijzen, benoemt u de meest zwaarwegende ziekten of aandoeningen als eerste. Beschrijf daarna in chronologische volgorde de andere ziekten die van invloed zijn op de situatie van uw cliënt en die een relatie hebben met de Wlz aanspraak. Benoem hierbij ook de datum van de diagnose (jaartal en eventueel datum). Beschrijf door wie de diagnose gesteld is (bijvoorbeeld: huisarts, medisch specialist, GZpsycholoog, orthopedagoog). Informatiebron: van welke persoon of instelling is de informatie afkomstig. Bijvoorbeeld: uit de informatie van de huisarts blijkt dat cliënt de ziekte van Parkinson heeft, vastgesteld in 2007 door neuroloog Dr. Jansen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 66 van 82

Naam Tekstscherm Door te klikken in het scherm wordt de huidige datum geplaatst en kan in tekst de ziektebiografie beschreven worden. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Er wordt vastgelegd door wie en wanneer er voor het laatst in gewerkt is. Klik in het navigatiegedeelte op Stoornissen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 67 van 82

8.3. Stoornissen Zichtbaar bij de volgende aanvraag soorten: Regulier en BOPZ. U kunt per 'Stoornis' kiezen om te bewerken middels, u kunt ook met de link in één keer de blokken open zetten. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 68 van 82

Naam Vraag N.v.t. / Niet beoordeeld Beperking wordt gecompenseerd Meer vragen Wis score Per stoornis zijn dit aparte vragen waarop, conform de zichtbare legenda, gescoord moet worden. Een klik op deze link plaatst in één keer bij alle vragen score 9. U kunt ook alle vragen apart beantwoorden. Een klik op deze link plaatst in één keer bij alle vragen score 0. U kunt ook alle vragen apart beantwoorden. Na een klik op deze link wordt nog één of meer velden getoond die gevuld kunnen worden. Wist alle scores; u krijgt wel een bevestigingsvraag. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. De knop meer vragen kunt u bijvoorbeeld gebruiken als de ernst van de situatie niet goed weergegeven kan worden, wanneer deze extra vragen niet gevuld worden. Het zal gaan om complexe situaties waarbij u vindt dat de gescoorde beperkingen geen duidelijk en reëel beeld geven over de mogelijkheden en onmogelijkheden van de cliënt. In de meeste situaties zal het niet nodig zijn om deze knop te gebruiken. Indien u de knop minder vragen gebruikt worden de toegevoegde vragen weer verwijderd. Ook worden de scores van de verwijderde vragen leeggemaakt. Per onderdeel wordt vastgelegd door wie en wanneer er voor het laatst in gewerkt is. Klik in het navigatiegedeelte op Beperkingen en participatieproblemen. 8.4. Beperkingen en participatieproblemen Zichtbaar bij de volgende aanvraag soorten: Regulier en BOPZ. Bij kinderen geldt dat wanneer sprake is van een achterstand t.a.v. leeftijdsgenoten (populatiestandaard) kan er worden gesproken van een beperking. Als van een kind niet kan worden verwacht dat hij, gezien zijn leeftijd of ontwikkelingsfase, een bepaalde activiteit kan uitvoeren, dan hoeft dat niet gescoord te worden. Er is immers geen sprake van een beperking in de zin zoals hier wordt bedoeld. De score 9 wordt gevuld. Om te kunnen oordelen over de ernst van het probleem is het van belang om te weten hoe vaak er een interventie nodig is en/of hoe de verhouding is tussen overname of begeleiding. Er is geen vanzelfsprekende relatie tussen de ernst van een probleem en de frequentie van de hulp of het toezicht. Een lichte beperking (score 1) kan leiden tot zorg die dagelijks nodig is, bijvoorbeeld omdat de zorg niet uitstelbaar is. Aan de andere kant kan er sprake zijn van ernstige problemen in de sociale redzaamheid, maar hoeft de frequentie van de begeleiding niet meerdere keren per dag plaats te vinden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 69 van 82

U kunt per 'Beperking en participatieproblemen' kiezen om te bewerken middels ; u kunt ook middels de link ' in één keer de blokken open zetten. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 70 van 82

Naam Vraag N.v.t. / Niet beoordeeld Beperking wordt gecompenseerd Meer vragen Wis score Per beperking/participatieprobleem zijn dit aparte vragen waarop, conform de zichtbare legenda, gescoord moet worden. Een klik op deze link plaatst in één keer bij alle vragen score 9. U kunt ook alle vragen apart beantwoorden. Een klik op deze link plaatst in één keer bij alle vragen score 0. U kunt ook alle vragen apart beantwoorden. Na een klik op deze link wordt nog één of meer velden getoond die gevuld kunnen worden. Wist alle scores; u krijgt wel een bevestigingsvraag. Ingevulde gegevens worden opgeslagen. De knop meer vragen kunt u bijvoorbeeld gebruiken als de ernst van de situatie niet goed weergegeven kan worden, wanneer deze extra vragen niet gevuld worden. Het zal gaan om complexe situaties waarbij u vindt dat de gescoorde beperkingen geen duidelijk en reëel beeld geven over de mogelijkheden en onmogelijkheden van de cliënt. In de meeste situaties zal het niet nodig zijn om deze knop te gebruiken. Indien u de knop minder vragen gebruikt worden de toegevoegde vragen weer verwijderd. Ook worden de scores van de verwijderde vragen leeggemaakt. Per onderdeel wordt vastgelegd door wie en wanneer er voor het laatst in gewerkt is. Klik in het navigatiegedeelte op Bestaande voorzieningen. 8.5. Bestaande voorzieningen Zichtbaar bij de volgende aanvraag soorten: Regulier, BOPZ. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 71 van 82

Naam Tekstscherm Door te klikken in het scherm wordt de huidige datum geplaatst en kunnen in tekst de bestaande voorzieningen beschreven worden. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan (loop)hulpmiddelen, woningaanpassingen of reeds geleverde zorg vanuit andere wettelijke regelingen. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Er wordt vastgelegd door wie en wanneer er voor het laatst in gewerkt is. Klik in het navigatiegedeelte op Voorliggende voorzieningen. 8.6. Voorliggende voorzieningen Zichtbaar bij de volgende aanvraag soorten: Regulier, BOPZ. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 72 van 82

Naam Zijn er voor de cliënt mogelijkheden voor behandeling, revalidatie, reactivering en/of leren? Zijn er mogelijkheden voor het aanpassen van de omgeving van de cliënt en/of het inzetten van hulpmiddelen? Zijn er binnen de leefeenheid van de cliënt personen die gebruikelijke zorg kunnen leveren? Is in de situatie van de cliënt sprake van wettelijke voorliggende voorzieningen? Is in de situatie van de cliënt sprake van algemeen gebruikelijke voorzieningen? Wordt de vraag beantwoord dan opent een veld voor een toelichting. Deze moet verplicht gevuld worden bij de keuze Ja. Wordt de vraag beantwoord dan opent een veld voor een toelichting. Deze moet verplicht gevuld worden bij de keuze Ja. Wordt de vraag beantwoord dan opent een veld voor een toelichting. Deze moet verplicht gevuld worden bij de keuze Ja. Wordt de vraag beantwoord dan opent een veld voor een toelichting. Deze moet verplicht gevuld worden bij de keuze Ja. Wordt de vraag beantwoord dan opent een veld voor een toelichting. Deze moet verplicht gevuld worden bij de keuze Ja. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Er wordt vastgelegd door wie en wanneer er voor het laatst in gewerkt is. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 73 van 82

9. Aanmelder Als noodzakelijke informatie ontbreekt waardoor de indicatie niet gesteld kan worden, verzoekt het CIZ u informatie aan te vullen. Wij vragen de informatie op bij het adres dat vermeld staat in het scherm Aanmelder. Naam Welk type organisatie meldt de vraag bij het CIZ? 1 e inhoudelijk deskundige Achternaam inhoudelijk deskundige Voornamen inhoudelijk deskundige Voorletters inhoudelijk deskundige Voorvoegsel inhoudelijk deskundige E-mailadres inhoudelijk deskundige Landnummer telefoon Telefoonnummer inhoudelijk deskundige Beschikbaar op Verplicht om een keuze te maken. De achternaam van de inhoudelijk deskundige. Let op! Het is van belang dat de persoon die u hier opgeeft inhoudelijk op de hoogte is van de situatie van uw cliënt zodat deze persoon benaderd kan worden voor het beantwoorden van vragen. De voornamen van de inhoudelijk deskundige, voluit geschreven. De voorletters van de inhoudelijk deskundige zonder punten of komma's, worden automatisch omgezet in hoofdletters. Een eventueel voorvoegsel zoals de, van, van der vóór de geboortenaam. Dit is het e-mailadres dat gebruikt kan worden om met de inhoudelijk deskundige via e-mail te communiceren. Bij opslaan wordt alleen gecontroleerd of het een e-mailadres kan zijn, niet of het ook bestaat. Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31), kan gewijzigd worden. Dit is het eerste telefoonnummer waaronder de inhoudelijk deskundige bereikbaar is. 10 cijfers bij een normaal nummer, 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900-nummer. Aangeven op welke momenten de inhoudelijke deskundige bereikbaar is. Minimaal 1dagdeel vullen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 74 van 82

Naam 2 e inhoudelijk deskundige Als u dit veld aan vinkt, krijgt u de bovenstaande velden nogmaals in te vullen voor de 2 e inhoudelijke deskundige. Adresgegevens voor het opvragen van aanvullende informatie Naam instelling Als de instelling gevonden wordt via de zoekfunctie worden onderstaande velden automatisch gevuld. Als u handmatig de instelling vult moeten onderstaande velden handmatig worden gevuld. Als de gegevens op een andere locatie opgevraagd moeten worden dan waar het AGB-adres aan gekoppeld is, kan een ander adres worden ingevuld. Type bij de naam van de instelling. Klik niet op een instelling uit de keuzelijst, maar klik in het veld achter postcode. Er kan nu handmatig een postcode en huisnummer worden ingevuld. Klik op Zoek om automatisch de straat en plaats te laten vullen. Ter attentie van Hier moet de naam ingevuld worden die gebruikt wordt bij de correspondentie met de instelling. AGB code instelling Indien dit niet automatisch vult, voer dan de AGB code in. Land Het landnummer van het telefoonnummer. Is standaard +31 van Nederland. Postcode Indien dit niet automatisch vult, voer dan de postcode in. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 75 van 82

Naam Huisnummer Indien dit niet automatisch vult, voer dan het huisnummer in. Toevoeging huisnummer Indien dit niet automatisch vult, voer dan de toevoeging van het huisnummer in. Straat Indien dit niet automatisch vult, voer dan de straatnaam in. Plaats Indien dit niet automatisch vult, voer dan de plaatsnaam in. Contactgegevens voor het plannen van huisbezoek/spreekuur Naam van de contactpersoon Afdeling van de contactpersoon Landnummer telefoon van de contactpersoon Telefoonnummer van de contactpersoon Vermeld de achternaam, eventueel ook voornaam. Vul de afdeling in. Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31), kan gewijzigd worden. Vul het eerste telefoonnummer in waaronder de contactpersoon bereikbaar is. 10 cijfers bij een normaal nummer, 8 of 11 cijfers bij een Nederlands 0900-nummer. Gebruikersgegevens van de persoon die de aanvraag heeft verzonden Naam gebruiker Uw naam is automatisch gevuld. Naam instelling Uw organisatie is automatisch gevuld. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 76 van 82

10. Toestemming Voordat een aanvraag ingediend kan worden, moeten toestemmingsvragen (namens de cliënt) beantwoord worden bij een reguliere (+BOPZ), BOPZ en bij een Eerstelijnsverblijfzorg aanvraag. Als er onderzoeksgegevens zijn overgenomen dan is een aantal vragen reeds gevuld en deze kunnen niet meer gewijzigd worden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 77 van 82

Naam Zijn uw gegevens voor de aanvraag voor zorg en voorzieningen juist en naar waarheid door u of namens u verstrekt? Geeft u uw huisarts toestemming om (medische) gegevens aan het CIZ te geven, als dat nodig is voor het indicatieonderzoek? Geeft u uw andere behandelaar(s) toestemming om (medische) gegevens aan het CIZ te geven, als dat nodig is voor het indicatieonderzoek? -Naam -Naam instelling -Land -Postcode -Huisnummer -Toevoeging huisnummer -Plaats -Straat -Landnummer -Telefoonnummer -Specialisme Geeft u personen of organisaties die u op dit moment zorg verlenen toestemming om (medische) gegevens aan het CIZ te geven, als dat nodig is voor het indicatieonderzoek? * Kunt u, indien daarnaar gevraagd wordt, aan het CIZ aantonen dat u de toestemmingsvragen heeft ingevuld zoals de cliënt dit heeft aangegeven? Maak een keuze. Indien deze vraag met Nee is beantwoord kan de aanvraag niet ingediend worden. Maak een keuze. Met een andere behandelaar wordt iedere andere behandelaar behalve de huisarts bedoeld. Maak een keuze. Antwoord 'Ja' opent een scherm waarin gegevens van de behandelaar gevraagd worden, zie onderstaande 9 velden. Onderstaande velden openen als in het vorige veld de vraag met 'Ja' is beantwoord. Vermeld de naam van de behandelaar. Naam van de instelling waar de behandelaar werkt. Staat standaard op Nederland, kan gewijzigd worden. Postcode van de instelling waar de behandelaar werkt. Huisnummer van de instelling waar de behandelaar werkt. De eventuele toevoeging bij het huisnummer. De plaats van de instelling waar de behandelaar werkt. Dit veld wordt overgenomen uit de Cendris postcodetabel. Straat van de instelling waar de behandelaar werkt. Dit veld wordt overgenomen uit de Cendris postcodetabel. Staat standaard op het landnummer van Nederland (+31). Kan gewijzigd worden. Het telefoonnummer waarop de behandelaar bereikbaar is. Vrije tekst waarin de gebruiker het specialisme van de behandelaar kan ingeven. Maak een keuze. Maak een keuze. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Als u een vraag met Nee beantwoordt, kunt u soms niet verder. Als u wel verder kunt kan de behandeling van uw aanmelding langer duren. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 78 van 82

11. Indienen Voordat u een aanvraag kunt indienen, moeten alle verplichte velden in de verschillende blokken een geldige waarde hebben. Als dit niet zo is, verschijnt de melding: 'De aanvraag is nog niet compleet'. De velden die een oranje vinkje hebben, moeten aangevuld worden. Indien u een wijziging heeft aangebracht in de aanvraag nadat de aanvraag is afgedrukt (het vinkje wordt oranje ), dient de aanvraag opnieuw afgedrukt te worden. Alleen een volledige aanvraag kan afgedrukt worden. 11.1. Aanvraag afdrukken Naam Voordat u een aanvraag kunt indienen, moet u deze afdrukken en door de cliënt laten ondertekenen. U krijgt de volgende opties: Klik op Openen om het pdf te openen, zodat u het kunt printen. Als u voor Opslaan kiest geeft u een locatie aan en kunt u van daaruit printen. U dient het ondertekende aanvraagformulier te archiveren. Ingevulde gegevens worden opgeslagen en er wordt een groen vinkje voor dit onderdeel geplaatst als alle verplichte velden zijn ingevuld. Klik in het navigatiegedeelte op Documenten uploaden. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 79 van 82

11.2. Documenten uploaden Op grond van artikel 4:2 Algemene wet bestuursrecht in combinatie met artikel 3.2.2 lid 2 van de Wet langdurige zorg dient u als aanvrager bij de aanvraag alle informatie aan te leveren die van belang kan zijn voor de beoordeling van het recht op zorg door het CIZ. Het is daarom van belang dat u alle relevante informatie meestuurt met uw aanvraag. Dat is niet alleen voor het CIZ van belang, maar ook voor uzelf. Het CIZ kan op die manier uw aanvraag beter en sneller afhandelen, zodat u zo snel als mogelijk duidelijkheid heeft of u recht heeft op zorg of niet. Als het CIZ niet voldoende informatie ontvangt, zal het CIZ deze alsnog bij u opvragen, wat de procedure kan vertragen en waardoor het langer kan duren voordat u een besluit van het CIZ krijgt. De aanvraag moet ondertekend worden door de cliënt en het ondertekende document kan geüpload worden. Voorwaarden: - U kunt alleen documenten uploaden met de volgende extensie: pdf, jpeg, jpg, png, bpm, txt, doc, docx, html en rtf; - Documenten mogen maximaal 5 MB groot zijn; - Er kunnen maximaal 20 documenten per aanvraag worden geüpload. Naam Bladeren Soort document Documentnaam Selecteer met de knop Bladeren het document dat u wilt uploaden. Indien het bestand groter is dan 5 MB krijgt u een melding. Maak een keuze. Wordt automatisch gevuld met de naam van het gekozen soort document met daarachter de datum van uploaden. De pop-up wordt gesloten zonder dat er een verdere actie plaats vindt. De gebruiker keert terug naar het Documenten uploaden scherm. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 80 van 82

Naam Er wordt direct gecontroleerd of het document virus vrij is en of het document omgezet kan worden in PDF/A formaat. Nadat er een bestand is geselecteerd kan de gebruiker opnieuw de actie Bladeren kiezen. U krijgt een foutmelding als het verwerken van een document niet goed is gegaan. U krijgt een technische foutmelding als er een time-out heeft plaats gevonden. In beide gevallen kunt u het uploaden nogmaals proberen. Naam Document naam Soort document Grootte Bestandsnaam De logische naam van document. Het soort document De grootte van het bestand in KB of MB De fysieke bestandsnaam van het document Het aanvraagformulier kan niet gewijzigd worden. Het aanvraagformulier kan niet verwijderd worden. Klik in het navigatiegedeelte op Indienen. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 81 van 82

11.3. Indienen Naam Is de cliënt akkoord met de ingevulde gegevens? Heeft u de ondertekende aanvraag of machtigingsformulier toegevoegd? Indienen Maak een keuze. Als u Nee kiest krijgt u een melding. Maak een keuze. Als u Nee kiest krijgt u een melding. De aanvraag met de geüploade documenten wordt verstuurd. Na het klikken op de knop ziet u onderstaand scherm. Naam Naar startpagina Nieuwe aanvraag U komt in het scherm Welkom. U komt in het scherm Nieuwe aanvraag. Handleiding Portero (extern) 23-01-2016 Pagina 82 van 82