MONITORING SWV 2202-PO bijlage 1 bij OP Deze notitie is bedoeld om de beleidslijn van het SWV te concretiseren en de systematiek voor verantwoording uit te werken. De wetgever geeft aan dat er sprake dient te zijn van een kwantitatieve en een kwalitatieve verantwoording. Onderstaande nadere uitwerking van de monitor geeft tevens de kaders van het kwaliteitszorgsysteem van het SWV 22-02 PO weer. Op deze wijze kan het Dagelijks Bestuur (DB) de beleidsontwikkelingen in de aangesloten schoolbesturen volgen, evalueren, inventariseren en analyseren. Dit niet met het doel om te controleren, maar bovenal om met en van elkaar te leren, ervaringen, opbrengsten en kennis en kunde te monitoren en te delen met de aangesloten besturen en hun scholen! Deze notitie kent drie paragrafen: 1. De tekst uit het inspectiekader m.b.t. de toewijzing van de extra ondersteuning 2. De drie kern succesindicatoren 3. Betrokkenheid/communicatie leraren en ouders In de bijlagen bij deze monitor is een specifieke uitwerking weergegeven van de middelen en mogelijkheden om deze monitor uit te werken. Ad 1: Het samenwerkingsverband realiseert de toewijzing van de extra ondersteuning tijdig en effectief. Toewijzing en plaatsing zijn aan termijnen gebonden. Er is een plaatsingsprotocol vastgesteld. Dit protocol bevat ten minste de criteria voor toewijzing van middelen voor extra ondersteuning, de inhoudelijke plaatsingscriteria, de termijnen voor de toelaatbaarheidsbepaling en termijnen voor de stappen in de plaatsingsprocedure. De procedures en termijnen voor het plaatsen van leerlingen en het toewijzen van extra ondersteuning zijn eenduidig vastgesteld. Het samenwerkingsverband onderhoudt per leerling voor wie extra ondersteuning is aangevraagd een actueel overzicht van alle gerealiseerde termijnen in de toewijzings- en plaatsingsprocedure. Uit het overzicht blijkt dat ten minste de wettelijk voorgeschreven termijnen gehaald zijn. Het SWV heeft een Excel methodiek ontwikkeld waaruit de coördinator kwartaal rapportages oplevert, waarin o.a. de elementen van de inspectie zijn opgenomen. Deze kwartaalrapportages worden geagendeerd in het DB (voor de onderdelen van de kwartaalrapportage zie bijlage 1). De opbrengsten zijn gereed en beschikbaar vanaf 1 augustus 2015 Ad 2: De belangrijke succesindicatoren Er zijn 3 belangrijke vragen die met name de 1 e twee jaar voorop dienen te staan 1. Zit de leerling op de juiste plek? 2. Komen de middelen op de juiste plek? 3. Is de routing op orde? 1. Zit de leerling op de juiste plek?
A. Het ontwikkelingsperspectief 1 kan beschouwd worden als een contract tussen ouders en school. Dat impliceert dat als er een OPP is je mag veronderstellen dat de leerling op de juiste plek zit. Indien er met het OPP wordt gestopt is extra ondersteuning klaarblijkelijk niet meer nodig. De 3 e mogelijkheid is dat de leerling naar een andere school gaat en daar een betere plek heeft. Eind mei 2015 wordt aan alle besturen gevraagd een overzicht per school op te leveren van het aantal OPP s. In het 2e jaar kan dezelfde inventarisatie worden gepleegd met achter de gegevens van mei 2016 de aanduiding OPP loopt nog, OPP gestopt, leerling op andere school. Uiterlijk 30 juni 2015 hebben alle besturen de inventarisatie van het aantal OPP s ingeleverd bij het SWV Uiterlijk 1 september 2015 beschikt het SWV over een analyse van het aantal OPP s per aangesloten schoolbestuur in de zin van: - welke ondersteuningsbehoeften komen we vooral tegen? - welke interventies en ondersteuningsmogelijkheden worden geboden? - waar liggen de grenzen van de ondersteuningsmogelijkheden - op welke wijze worden de ondersteuningsmiddelen hiervoor ingezet? B. Door de coördinator wordt jaarlijks aan leerplichtambtenaren van de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn het aantal thuiszitters en absoluut verzuim opgevraagd. Telkens in de maand februari van elk schooljaar ontvangen de leerplichtambtenaren een format van het SWV, waarin zij melding maken van het aantal thuiszitters, zowel in absolute zin ( meer dan 4 weken thuis) als relatieve zin (langdurig ziekteverzuim, partiële ontheffing van de leerplicht etc.). Uiterlijk 31 maart 2015 ( en verder op 31 maart van elk schooljaar) ontvangt het SWV het ingevulde format retour van de leerplichtambtenaren. Uiterlijk 29 april van elk schooljaar heeft de coördinator de opgegeven thuiszitters in kaart gebracht en overleg gevoerd met zowel de betreffende gemeente/leerplichtambtenaar als het betrokken schoolbestuur. Uiterlijk 1 augustus van het schooljaar daaropvolgend hebben de thuiszitters een passende plek in een onderwijsvoorziening, waar nodig in combinatie met zorg. 2. Komen de middelen op de juiste plek? De schoolbesturen ontvangen op basis van de centrale besluitvorming, weergegeven in de (meer jaren) begroting van het SWV 22-02 PO, in maandelijkse termijnen de middelen lichte en zware ondersteuning. Ieder bestuur wordt jaarlijks en uiterlijk 1 juni van elk schooljaar, gevraagd een korte notitie op te stellen waarin per school wordt aangegeven hoe de middelen worden bestemd en besteed voor het schooljaar daarop volgend. Hierin wordt ook opgenomen op welke wijze het bestuur de inspanningsverplichtingen in het kader van het Tripartiete Akkoord heeft ingevuld en uitgevoerd! Aan het eind van elk kalenderjaar ontvangt het SWV de tekst uit het jaarverslag dat betrekking heeft op de gepleegde inzet van de ondersteuningsmiddelen. Daarnaast beschikt het SWV over kwartaalrapportages van de uitvoering en uitwerking van de begroting van het SWV. Deze kwartaalrapportages worden verzorgd door het Administratiekantoor (AK) van het SWV. 1 Onder OPP wordt hier verstaan een OPP dat leidt tot extra ondersteuning voor de leerling en/of leraar, bekostigd vanuit de ondersteuningsmiddelen passend onderwijs die aan de besturen zijn toegekend
Uiterlijk 1 mei van elk schooljaar ontvangen de aangesloten besturen een format waarmee de besteding en bestemming van de ondersteuningsmiddelen kan worden verantwoord, inclusief de wijze waarop aan de inspanningsverplichtingen is voldaan. Uiterlijk 1 juni van elk schooljaar beschikt het SWV over de ingevulde formats. Uiterlijk 1 september van elk schooljaar is er een inventarisatie gereed van de besteding en bestemming van de middelen door de aangesloten besturen. Uiterlijk 1 november van elk schooljaar beschikt het SWV over een concrete en transparante analyse van de inzet van de middelen door de besturen. In de periode van 1 november tot 1 maart van elk schooljaar bespreekt de coördinator van het SWV de uitkomsten van deze analyse met de betrokken besturen. Elke 3 maanden (kwartaal) ontvangt het SWV een gespecificeerde kwartaalrapportage van het AK. Deze kwartaalrapportages worden besproken in het Dagelijks Bestuur (DB) en vervolgens in relatie gebracht met de verantwoordingsformats van de aangesloten besturen. Het DB maakt indien gewenst/noodzakelijk een analyse van deze rapportages en mandateert de coördinator om met besturen die aantoonbaar afwijken van de centraal gemaakte afspraken ( Ondersteuningsplan) een werkoverleg te voeren. 3. Is de routing op orde? Het gaat hierbij om 2 belangrijke gegevens: I. Als er leerlingen worden aangemeld voor extra ondersteuning en/of vastlopen gedurende de schoolloopbaan kan een school dan snel een oplossing aanbieden, en II. Wordt de oplossing gevonden binnen de 6 weken termijn van de zorgplicht en binnen de termijn die het DB wenst te hanteren (maximaal 10 weken)? 1. Inventarisatie per bestuur met de vraag: Zijn er leerlingen geweest waarvoor u zorgplicht hebt, en die u niet passend en tijdig hebt kunnen plaatsen? 2. Rapportage van de coördinator (halfjaarlijkse rapportage zie bijlage 1) Uiterlijk 1 december 2015 en 1 juni 2016 vervolgens uiterlijk 1 december en 1 juni van elk schooljaar ontvangen alle aangesloten schoolbesturen een format t.b.v. de inventarisatie van de onder punt 1 benoemde vragen. Uiterlijk 1 januari 2016 en 1 juli 2016 en uiterlijk 1 januari en 1 juli van elk schooljaar ligt het ingevulde format bij het SWV 22-02 PO. Uiterlijk 1 februari 2016 en 1 september 2016 en uiterlijk 1 februari en 1 juli van elk schooljaar is er een analyse gereed van de ingevulde en geretourneerde formats, ter bespreking in het DB. Na bespreking van deze analyse in het DB, krijgt de coördinator het mandaat om met schoolbesturen die daartoe aanleiding geven een werkoverleg te voeren. Ad 3: Betrokkenheid/communicatie leraren en ouders Hierbij gaat het vooral om de wijze waarop zowel vanuit het SWV centraal als vanuit de aangesloten schoolbesturen (decentraal) de communicatie en informatie overdracht wordt vorm gegeven met als doel om de betrokkenheid bij en bekendheid van het voorgenomen passend onderwijs beleid te versterken. In het Ondersteuningsplan van het SWV en de uitgewerkte jaarplanningen/werkagenda s wordt jaarlijks expliciet aandacht besteed aan de communicatie en informatie overdracht. De aangesloten schoolbesturen hebben unaniem besloten dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor de communicatie en informatie overdracht naar zowel hun scholen als ouders.
Dat betekent in de praktijk dat alle relevante en actuele informatie van het SWV in de vorm van MEMO s, nieuwsbrieven en aankondigingen van de website via de schoolbesturen naar de scholen en de ouders gaat. Daarnaast heeft het SWV ook een eigenstandige verantwoordelijkheid als het gaat om informatievoorziening naar de direct betrokkenen als personeel en ouders d.m.v.: www.swv2202.nl Het verzenden van nieuwsbrieven Het organiseren van een kennisdag voor scholen en externe partners einde schooljaar 2014-2015 Afstemming, samenwerking en verbinding met de OPR Deelname aan bijeenkomsten voor ouders, personeel en externe partners Uiterlijk 1 november 2015 en uiterlijk 1 november van elk schooljaar ontvangen alle schoolbesturen een format waarin concreet aangegeven wordt op welke wijze het bestuur de communicatie en informatie m.b.t. passend onderwijs vorm en inhoud heeft gegeven. Uiterlijk 1 december 2015 en uiterlijk 1 december van elk schooljaar hebben de schoolbesturen deze formats ingevuld ingeleverd bij het SWV. Uiterlijk 1 november 2015 en uiterlijk 1 november van elk schooljaar ontvangt de OPR een format waarin de leden van de OPR kunnen aangeven op welke wijze zij de communicatie en informatie overdracht hebben beleefd en ervaren. Uiterlijk 1 december 2015 en uiterlijk 1 december van elk schooljaar hebben de leden van de OPR deze formats ingevuld ingeleverd bij het SWV. Uiterlijk 1 februari 2016 en uiterlijk 1 februari van elk schooljaar heeft het DB van het SWV een analyse gemaakt van de opbrengsten van de formats en legt de resultaten van deze analyse voor aan zowel de schoolbesturen als de leden van de OPR. Afhankelijk van de uitkomsten van de analyse en de feedback daarop worden er door het DB voorstellen geformuleerd waarmee de communicatie en informatie overdracht versterkt kunnen worden. BIJLAGE 1 halfjaarlijkse rapportage Coördinator KWANTITATIEF Aantallen TLV Afkomst Tijdsduur Bekostigingscategorie Verrekening Aantallen afwijzingen Aantallen aanhoudingen Aantallen verwijzingen V(S)O Aantallen terugplaatsingen SO SBO, SO BAO, SBO BAO Aantallen verwijzingen BAO-BAO Aantallen verwijzingen naar Onderwijsconsulent Ingediende bezwaren + uitspraak Resultaat van tijdschrijven van de leden, voorzitter en ambtelijk secretaris KWALITATIEF Kwaliteit aangeleverde dossiers Analyse aanvragen en TLV per bestuur Procedure in tijd
Klachten Contacten met scholen Contacten met Onderwijsconsulenten Proces in de CvA Kwaliteit Basisondersteuning Opmerkingen over overall proces Aanbevelingen voor het SWV BIJLAGE 2 monitorlijst Coördinator: Te gebruiken vanaf 1 januari 2016 1. Algemene indruk van het werk in het SWV 2. Hoeveelheid aanmeldingen per bestuur valt er wat op? 3. Kwaliteit van de aanmeldingen? 4. Werking van het aanmeldformulier? 5. Instroom vanuit de voorschool. welke aantallen en percentages? 6. Doorstroom vanuit de voorschool en het BAO/SBO wat valt op? 7. Terugplaatsingen SO naar SBO: in welke mate en wat valt daarbij op per subregio? 8. Terugplaatsingen SO naar BAO en SBO naar BAO 9. Hoeveelheid afwijzingen en welke vervolgacties? 10. Hoeveel toewijzingen wat valt op? 11. Hoeveelheid bezwaren en uitspraken van de bezwaar en adviescommissie 12. Tijdsinvestering (voldoet de door het bestuur vastgestelde tijd per week voor zowel de CvA leden, de coördinator als de procesondersteuner)? 13. Facilitering op orde (werkplek en automatisering)? 14. Mate van professionaliteit en het borgen en ontwikkelen daarvan
BIJLAGE 3 gesprekslijst schoolbesturen; Te gebruiken vanaf 1 januari 2016 1. Algemene indruk van de consequenties van de invoering van passend onderwijs op de school/scholen? 2. Voorbeelden van nieuwe ontwikkelingen in het kader van leerling ondersteuning? 3. Suggesties voor het delen van deze ontwikkelingen met andere scholen? 4. Mogelijke effecten van het verwijzer betaalt principe? 5. Opbrengsten van de overname van personeel ambulante begeleiding? 6. Opmerkingen over de aanvraagprocedure voor een toelaatbaarheidsverklaring? 7. Opbrengsten van eventueel inspectiebezoek in relatie tot leerling ondersteuning? 8. Afstemming met de gemeente(n)? 9. Aanbevelingen voor het SWV?
BIJLAGE 4 verantwoording schoolbesturen 1. Aanwezigheid van ontwikkelingsperspectieven. Toelichting: Het ontwikkelingsperspectief (OPP) kan beschouwd worden als een contract tussen ouders en school. Dat impliceert dat als er een OPP is het SWV mag veronderstellen dat de leerling op de juiste plek zit. Indien er met het OPP wordt gestopt is extra ondersteuning klaarblijkelijk niet meer nodig. De 3 e mogelijkheid is dat de leerling naar een andere school gaat en daar een betere plek heeft. In deze monitor gaat het alleen om de OPP en passend onderwijs, ofwel de OPP en voor de leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte op de indicatoren Passend Onderwijs. Het zijn de leerlingen, waarvan de ondersteuning bekostigd wordt vanuit de ondersteuningsmiddelen passend onderwijs! Van iedere school wordt de volgende tabel ingevuld: Naam school 30 november Jaar 1 Aantal OPP. Doelen gehaald 30 november Jaar 2 Aantal OPP. Wel niet.. 30 november jaar 2 Aantal OPP gestopt Leerling verwezen Leerling afgestroomd Leerling opgestroomd aantal Bij doelen gehaald wordt aangegeven van het x-aantal OPP s of de doelen wel en van x-aantal of de doelen niet zijn gehaald. Bij het aantal dat wordt opgegeven, gaat het steeds om leerlingen die een ontwikkelingsperspectief hebben. Een goed OPP wordt door de inspectie gehonoreerd : Om te voorkomen dat scholen alleen leerlingen aannemen van gemiddeld en bovengemiddeld niveau is het nodig dat scholen die meer ondersteuning bieden daarvoor in positieve zin door de inspectie beoordeeld worden. Bij de risicobepaling en/of het oordeel over de opbrengsten van de school zal het gegeven geboden ondersteuning worden meegenomen in de weging. Hoe dit gebeurt, zal verder worden uitgewerkt in de toezicht kaders die via de reguliere procedures worden vastgesteld. Memorie van Toelichting hoofdstuk 3 (p. 117) BIJLAGE 5 Komen de middelen op de juiste plek? Komen de middelen op de juiste plek? De schoolbesturen ontvangen op basis van een regionaal plan van aanpak/jaarplanning- werkagenda en de (meer jaren) begroting in maandelijkse termijnen de middelen lichte en zware ondersteuning. Uitvoering: Aan de hand van een begroting of anderszins maakt het schoolbestuur inzichtelijk hoe de middelen lichte en zware ondersteuning worden ingezet. Uit het jaarverslag van ieder bestuur wordt het onderdeel dat betrekking heeft op de middelen passend onderwijs opgestuurd naar de coördinator van het SWV. Deze verzamelt de teksten en neemt die op in een rapportage besteding middelen. Afstemming en samenwerking m.b.t. deze monitor en rapportage vindt plaats met het Administratiekantoor Onderwijsbureau Meppel o.b.v. kwartaalrapportages.
BIJLAGE 6 Zorgplicht Per 1 augustus 2014 is de zorgplicht bepaling van kracht geworden. Toelichting: De zorgplicht houdt in dat - formeel - schoolbesturen (in de praktijk de scholen) de verantwoordelijkheid krijgen om voor een leerling met extra onderwijs- en ondersteuningsvragen een passend arrangement aan te bieden. Of extra ondersteuning nodig is, dient door de school (formeel het bestuur) te worden vastgesteld. Het passende arrangement moet aangeboden worden bij de aanmelding of als de leerling al op school zit en dan blijkt dat extra ondersteuning nodig is. Ouders moeten zich schriftelijk aanmelden en hebben informatieplicht: zij moeten naar waarheid aangeven of zij mogelijk weten of er iets te melden is over hun kind dat consequenties heeft of kan hebben voor het onderwijs. Het bestuur heeft het recht ouders om (aanvullende) informatie te vragen. Daarnaast zijn uiteraard de gegevens van het (speciaal) basisonderwijs of speciaal onderwijs beschikbaar. Het extra aanbod van de school (indien dat extra gewenst of nodig is voor een leerling) moet gedaan worden na maximaal 6 weken (met de mogelijkheid 1x gemotiveerd - te verlengen met 4 weken). Het aanbod voor extra ondersteuning is of op de eigen school (of de school waar is aangemeld) of op een andere school. Dat kan de school van aanmelding zijn, maar ook een andere school. Of een school voor speciaal (basis) onderwijs. Zorgplicht is dus trajectplicht, en geen acceptatieplicht (en dat geldt ook voor het SBO en SO). Uitvoering: Aan het schoolbestuur wordt gevraagd per school de volgende tabel in te vullen (stand 1 november van ieder jaar). Aantal leerlingen waarvoor de school zorgplichtig is. Aantal leerlingen waarvoor binnen de eigen school oplossingen zijn gevonden. Aantal leerlingen dat naar een andere BAO school is verwezen. Aantal leerlingen dat naar een school voor speciaal (basis) onderwijs is verwezen 2. Aantal procedures bij de landelijke geschillen commissie passend onderwijs. Indien het passend arrangement bij één of meer leerlingen NIET tot stand is gekomen wat is er toen gebeurd? Leerling 1 Leerling 2 Leerling 3 Leerling 4 Leerling 5 3 Welke actie is ondernomen en welke afloop heeft die actie gehad? 2 Hier specifiek aangeven of het SBO dan wel SO cluster 3 of 4 is 3 Indien het meer leerlingen betreft graag zelf de tabel aanvullen
BIJLAGE 7 Basisondersteuning Gesprekskader coördinator voor het gesprek met de besturen over de ontwikkeling van de basisondersteuning in de scholen 1. Op welke wijze volgt het bestuur de ontwikkeling, invoering en implementatie van de door het SWV 22-02 PO vastgestelde BASISONDERSTEUNING? 2. Welke indicatoren worden er gebruikt voor het monitoren van de BASISONDERSTEUNING? 3. Wie is er namens het bestuur verantwoordelijk voor deze vorm van monitoring? 4. Wie voert de monitor op schoolniveau uit? 5. Hoe worden de opbrengsten aangeleverd aan het bestuur? 6. Hoe meet het bestuur de opbrengsten van de monitor BASISONDERSTEUNING? 7. Zijn er vervolgens bestuurlijke afspraken over wat te doen als (en zo ja welke afspraken): - het niveau van de basisondersteuning lager is dan afgesproken binnen het SWV - het niveau hoger is dan afgesproken in het SWV