Huishoudelijk reglement Loket Plein 013

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Loket Plein Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: 1. Commissie: de Commissie Toelaatbaarheidsverklaring als bedoeld in artikel 18a lid 11 van de WPO; 2. Loket Plein 013: de werknaam van de Commissie Toelaatbaarheidsverklaring van Plein 013; 3. Samenwerkingsverband: Samenwerkingsverband Plein 013 ; 4. Toelaatbaarheidsverklaring: de beslissing van het samenwerkingsverband over de toelaatbaarheid van een leerling tot het speciaal basisonderwijs van het eigen samenwerkingsverband of het speciaal onderwijs cluster 3 en 4; 5. Stichting: Stichting Samenwerkingsverband Plein 013; 6. Groeidocument: het document dat de inventarisatie inhoudt van wat de leerling nodig heeft en de gemotiveerde stappen die geleid hebben tot de aanvraag toelaatbaarheidsverklaring dan wel extra ondersteuning; 7. Extra ondersteuning: de ondersteuning voor zover deze het afgesproken niveau van de basisondersteuning, als beschreven in het ondersteuningsplan, overstijgt; 8. Ondersteuningsplan: het ondersteuningsplan van Plein 013 Samen werken aan de Basis ; 9. Directeur: de directeur van het samenwerkingsverband Plein 013; 10. Ondersteuning en Overdracht (O en O): het digitale systeem waarmee de scholen aanvragen doen voor toelaatbaarheidsverklaringen en arrangementen bekostigd door het samenwerkingsverband. 2. Functioneren van het huishoudelijk reglement 1. Loket Plein 013 werkt conform een huishoudelijk reglement. In dit huishoudelijk reglement worden de werkwijze, praktische afspraken en procedures vastgelegd; 2. Dit huishoudelijk reglement is afgeleid van het Reglement Loket Plein 013. Artikelen in het huishoudelijk reglement mogen niet in strijd zijn met dit Reglement; 3. Tijdens de laatste vergadering van het schooljaar evalueert de commissie het functioneren van Loket Plein 013. Tijdens die vergadering wordt ook het functioneren van de werkwijze, de praktische afspraken en de procedures van dit huishoudelijk reglement aan de orde gesteld; 4. Eventuele wijzigingsvoorstellen worden voorgelegd aan de directeur. 1

2 3. Taakstelling Loket Plein De werkzaamheden van het loket Plein 013 vinden plaats in aansluiting op de ambities en doelstellingen van het samenwerkingsverband Plein 013 zoals neergelegd in het Ondersteuningsplan Samen werken aan de Basis In het bijzonder betreft dit de paragraaf over de toeleiding naar de extra ondersteuning (blz ) 2. Loket Plein 013 adviseert het samenwerkingsverband over de toelaatbaarheid tot het onderwijs aan een school voor speciaal basisonderwijs in het samenwerkingsverband of tot het speciaal onderwijs cluster 3 en 4 en over het toewijzen van arrangementen en de toekenning van extra ondersteuning voor de aanvragende school in die gevallen waar het samenwerkingsverband Loket Plein 013 daartoe verzoekt. 3. Loket Plein 013 heeft een monitorfunctie naar de directeur van het samenwerkingsverband Plein 013. Onderdeel van deze monitorfunctie is het jaarverslag van Loket Plein 013; 4. Indien tijdens de werkingsperiode van dit reglement werkzaamheden worden gevraagd die niet overeenstemmen met bovenstaande taken dan wordt over de uitvoering van die taken overleg gevoerd met de directeur. 4. Samenstelling van de Commissie en Loket Plein De Commissie bestaat uit de volgende vaste kernleden: - een orthopedagoog/gz-psycholoog - een orthopedagoog / onderwijskundige - een jeugdarts - een schoolmaatschappelijk werker; 2. Bij de besprekingen van Loket Plein 013 zijn een ambtelijk secretaris van het Samenwerkingsverband en een administratief medewerker aanwezig. De ambtelijk secretaris en de administratief medewerker werken ondersteunend aan de Commissie en maken formeel geen deel uit van de Commissie. Samen met de Commissie vormen zij Loket Plein 013; 3. Een van de leden van de Commissie treedt op als voorzitter. Deze wordt aangewezen door de directeur van het Samenwerkingsverband Plein 013; 4. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt een van de overige leden van de Commissie deze taken over. 5. Ondersteuning 1. Het Samenwerkingsverband faciliteert voldoende administratieve, ondersteunende en voorwaardelijke taken voor het goed kunnen functioneren van Loket Plein 013. Over de uitvoering van die werkzaamheden is regelmatig overleg tussen de voorzitter van de Commissie en de ambtelijk secretaris; 2

3 2. De ambtelijk secretaris, daartoe aangewezen door het samenwerkingsverband, is verantwoordelijk voor een goede organisatie, administratie en verwerking van gegevens. 6. Privacy en geheimhouding 1. De werkzaamheden van het Loket Plein 013 vallen direct onder de werking van de Wet bescherming persoonsgegevens. De leden van het Loket Plein 013 worden zowel binnen als buiten de vergadering van Loket Plein 013 geacht zich te houden aan deze wet; 2. Ten behoeve van de noodzakelijke beveiliging van persoonsgegevens van leerlingen gedurende de periode dat deze in het bezit zijn van Loket Plein 013, draagt zowel het samenwerkingsverband als de Commissie zorg voor een zodanige opslag van deze gegevens dat de privacy redelijkerwijs verzekerd is; 3. De leden van Loket Plein 013 en het secretariaat hebben een geheimhoudingsplicht welke inhoudt dat informatie over leerlingen, ouders en deelnemende scholen alleen besproken wordt binnen de zittingen van het Loket Plein 013; 4. De leden van de Commissie houden zich aan het Privacyreglement Loket Plein 013 zoals dat door Plein 013 is vastgesteld. 7. Taken van de voorzitter 1. De voorzitter vertegenwoordigt, binnen en buiten de zittingen van de Commissie, de Commissie; 2. De voorzitter ziet toe op een goed verloop van de zittingen; 3. De voorzitter ziet toe op het samenstellen van de verslagen van de zittingen; 4. De voorzitter voert regelmatig overleg met de ambtelijk secretaris over het verloop van de zittingen en de organisatie; 5. Op verzoek van de directeur geeft de voorzitter een toelichting op het advies van de Commissie; 6. Op uitnodiging van het samenwerkingsverband neemt de voorzitter, namens de Commissie, deel aan plaatselijke en regionale overleggen. 8. Taken van de ambtelijk secretaris 1. De ambtelijk secretaris neemt deel aan de zittingen van Loket Plein 013; 2. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de uitvoering van alle voorbereidende werkzaamheden voor de vergaderingen van Loket Plein 013 zoals: a. zorgdragen voor volledige dossiers in het document Ondersteuning en Overdracht; b. contactpersoon voor scholen voor praktische vragen van scholen over procedures en het invoeren in het document Ondersteuning en Overdracht; c. toezien op het opstellen en tijdig verzenden van de brieven die door het samenwerkingsverband worden verzonden; 3

4 d. aanleveren van gegevens voor de samenstelling van het jaarverslag van de Commissie. 9. Werkwijze 1. Loket Plein 013 heeft wekelijks een zitting; 2. Ouders, betrokken scholen, betrokken voorschoolse instellingen en betrokken instellingen uit jeugdhulpverlening worden uitgenodigd voor de zitting om hun zienswijze toe te lichten. Het wordt van het grootste belang geacht dat alle uitgenodigde partijen aanwezig zijn bij de zitting. Indien één van de partijen niet aanwezig is, wordt in overleg bepaald of de zitting doorgang kan vinden; 3. In die gevallen dat de voorzitter, bijgestaan door de ambtelijk secretaris, vaststelt dat het betreffende arrangement voor rekening komt van de aanvragende school en het overleg tussen partijen genoemd in artikel 2 al heeft geleid tot overeenstemming, hanteert de Commissie een verkorte procedure. Loket Plein 013 noemt dit Klein Loket Plein 013; 4. Voor Klein Loket Plein 013 laten de Commissieleden, na bestuderen van het dossier, zich vertegenwoordigen door de voorzitter. De voorzitter wordt door de overige leden van de Commissie gemandateerd om advies uit te brengen aan het samenwerkingsverband. De voorzitter wordt daarbij bijgestaan door de ambtelijk secretaris; 5. De zittingen van Loket Plein 013 worden zodanig voorbereid door de ambtelijk secretaris dat de leden van de Commissie een week voorbereidingstijd hebben; 6. De zittingen van Loket Plein 013 zijn niet openbaar; 7. Bij de besluitvorming over het advies aan het Samenwerkingsverband wordt consensus nagestreefd. Indien geen consensus wordt bereikt dan bepaalt de meerderheid. Indien de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter van dat overleg de doorslag. 10. Vergaderfrequentie, tijdstip en ruimte van de Loketbesprekingen 1. Loket Plein 013 vergadert iedere donderdag gedurende de schoolweken; 2. De data worden aan het begin van het schooljaar vastgesteld en kenbaar gemaakt aan de scholen en partners en gepubliceerd op de website en in de nieuwsbrief voor ouders; 3. Loket Plein 013 houdt haar zittingen in het kantoor van het samenwerkingsverband. 4

5 11. Tijdspad waarin aanvragen bij het Loket Plein 013 worden besproken 1. De aanvraag voor een arrangement of TLV voor een leerling bij het Loket Plein 013 vindt plaats via het digitale instrument Ondersteuning en Overdracht De datum van aanmelding wordt binnen het systeem geregistreerd; 2. De ambtelijk secretaris beoordeelt of de aangeleverde gegevens in het aangeleverde dossier compleet zijn en accepteert de aanvraag ter besluitvorming; 3. Indien de gegevens niet compleet zijn geeft de ambtelijk secretaris via het logboek aan welke gegevens ontbreken om tot bespreking bij Loket Plein 013 over te kunnen gaan; 4. Als het dossier ter besluitvorming is geaccepteerd plant de secretaresse de voorbespreking in voor de week erna (week 2) en stuurt een uitnodiging naar de aanvragende school, de ouders en de betrokken instanties voor twee weken later (week 4). Vanaf dat moment hebben de leden van de Commissie inzage in het dossier van het kind; 5. Alle leden van de Commissie ontvangen minimaal een week voorafgaand aan zitting de vastgestelde agenda; 6. In de periode tussen week 2 en de zitting vindt de voorbespreking plaats bij Loket Plein 013. Alle leden van het Loket bestuderen de aanvraag voorafgaande aan de voorbespreking. Tijdens de voorbespreking kunnen, ter voorbereiding op de zitting, aanvullende vragen genoteerd worden in het logboek van Ondersteuning en Overdracht. Deze aantekeningen zijn via het logboek en een automatische melding ook inzichtelijke voor de aanvragende school; 7. Na afloop van de zitting bespreken de leden van de Commissie of een arrangement wordt toegekend en omschrijven zij deze in de arrangementsaanvraag in het systeem. De aanvragende school kan dit inzien via het systeem Ondersteuning en Overdracht. Tevens wordt door de Commissie een kort verslag gemaakt van de bespreking in het logboek. Voor de aanvragende school is dit in te zien de maandag na de bespreking. Aan school wordt verzocht dit verslag aan de ouders te verstrekken; 8. Bij aanvragen uit de voorinstroom wordt tijdens het eerste gesprek bekeken welke vorm van onderwijs het beste aansluit op de ondersteuningsbehoeften van het kind en wordt aangegeven welke school daarbij het meest passend lijkt. In een volgend gesprek wordt deze school uitgenodigd om na te gaan of er met deze school een goede match kan worden gemaakt tussen wat het kind nodig heeft en wat deze school te bieden heeft op de vijf IVO-velden. Door de betrokken instantie wordt aan ouders toestemming gevraagd om de gegevens van hun kind open te stellen in Ondersteuning en Overdracht zodat de mogelijk nieuwe school de informatie kan inzien en zich kan voorbereiden op het gesprek; 9. In sommige gevallen hebben de ouders hun kind al direct op de school van hun voorkeur aangemeld, en kan in één gesprek worden nagegaan of de school waarbij de ouders hebben aangemeld de meest passende onderwijsplaats is. Daarbij is ook die betreffende school uitgenodigd voor de zitting van de Commissie. Er wordt een verslag gemaakt van de bespreking in het Loket in het logboek. Voor de instantie 5

6 vanuit de voorinstroom is dit in te zien de maandag na de bespreking in het Loket. Aan de instelling wordt verzocht dit verslag aan de ouders te verstrekken; 10. Betreft de aanvraag een eerste aanmelding (verhuizer) en een TLV SBO dan worden naast de ouders, de school waarbij het kind is aangemeld en de school waarbij het kind stond ingeschreven uitgenodigd. Indien ouders nog niet op een school hebben aangemeld vindt ook hier een voorgesprek plaats als genoemd onder Afhandeling 1. Bij toekenning van een TLV wordt deze door Loket Plein 013 naar de aanvragende school gestuurd en in afschrift naar de ouders/verzorgers. De ouders/ verzorgers melden aan bij de school waarmee is afgestemd en geven de TLV af bij deze school. De TLV wordt per verstuurd tenzij ouders geen adres hebben. In dat geval wordt de TLV verzonden via de reguliere post; 2. Bij toekenning van een arrangement wordt een beschrijving hiervan naar de aanvragende school gestuurd met het verzoek dit te communiceren met de ouders; 3. Elk genomen besluit wordt vastgelegd in het logboek van Ondersteuning en Overdracht. 13. Bezwaar en beroep 1. Eenieder die rechtstreeks belang heeft bij de beslissing van het samenwerkingsverband over de toelaatbaarheid van de leerling kan hiertegen in beroep komen. Beroep staat dus open voor scholen en ouders; 2. Beroep of bezwaar kan worden ingediend bij de Bezwaaradviescommissie van Plein 013; 3. Het reglement van de Bezwaaradviescommissie Plein 013 is beschikbaar op de website van Plein 013 onder het kopje Bezwaar. 14. Jaarverslag 1. Jaarlijks stelt de Commissie een jaarverslag op over het afgelopen schooljaar. Het jaarverslag wordt uiterlijk 1 november aangeboden aan de directeur; 2. Het jaarverslag omvat in elk geval: a. een omschrijving van verrichte werkzaamheden; b. verslag van de aard en aantal vergaderingen, activiteiten en contacten; c. kwantitatieve en kwalitatieve analyse van besluiten en adviezen; d. overzicht en analyse van beroep en bezwaar; e. conclusies en aanbevelingen. 6

7 15. Informatievoorziening 1. Het samenwerkingsverband voorziet de Commissie desgevraagd van alle informatie die zij nodig heeft voor een goede uitoefening van haar taken; 2. De Commissie draagt er zorg voor dat zij steeds op de hoogte is van het ondersteunings-aanbod van de scholen binnen Plein 013. Zij neemt daartoe o.a. de volgende maatregelen: a. bestuderen van relevante ontwikkelingen in het samenwerkingsverband; b. informatie inwinnen over de inhoudelijke ontwikkelingen van voorzieningen binnen het samenwerkingsverband; c. op de hoogte blijven van de gevolgen van de door het Loket Plein 013 genomen besluiten en uitgebrachte adviezen. 16. Niet voorzien 1. In al die gevallen, waarin dit reglement niet voorziet wordt een besluit genomen door de voorzitter van de Commissie; 2. Indien gewenst, voert hij of zij daarover overleg met de directeur. 17. Citeerartikel Dit reglement kan worden aangehaald als: Huishoudelijk Reglement Loket Plein