FINANCIEEL DASHBOARD Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op 27-08-2018
Table of Contents... 3 : Algemene uitleg... 4 : beheer van rechten... 6 : Uitleg van de overzichtspagina... 7 : Factuur- en declaratie overzicht (doorzoeken)...10 : het factuur-/declaratieregel overzicht...17 : Ongedeclareerde financiële boekingen...20 : budget-functionaliteit (in pilot)...24 : Configuratie voor ongedeclareerde financiele boekingen.34 : Rapportages...36 : Instellingen voor filtergroepen...39
Nedap healthcare Pagina 3 / 42
: Algemene uitleg Wat is het? Het is een losse applicatie waarmee gedetailleerde informatie verkregen kan worden over financiële gegevens die leiden tot declaraties en facturen. Door verschillende inzichten zal het een oplossing bieden om de informatiekloof tussen productiegegevens en de declaratie c.q. factuur te kunnen dichten. Specifiek rondom Eerstelijnszorg biedt het de mogelijkheid om het restant van onvolledige vergoedingen aan te merken en op te laten nemen in de eerstvolgende handmatige facturatierun voor de cliënt. Toegankelijkheid Het financieel dashboard is toegankelijk via het hub menu. Hoe kan het gebruikt worden? Het kan gezien worden als een gegevensbrowser waarin naar eigen wens gegevens gefilterd kunnen worden en de verdieping gemaakt kan worden om problemen te kunnen analyseren. Nedap healthcare Pagina 4 / 42
Ondanks het feit dat er op voorhand geen standaard flow of proces bestaat waarbij altijd de gewenste informatie getoond wordt, wordt wel gestart vanaf de hoofdpagina. Daar zijn widgets beschikbaar waarmee financiële informatie inzichtelijk gemaakt wordt. De widgets bevatten allerlei filteropties die hierbij relevant kunnen zijn. De widgets worden in dit artikel toegelicht. Wanneer verschijnen de gegevens vanuit Ons Administratie in het Financieel Dashboard? De gegevens in het zullen worden getoond kort nadat deze in Ons Administratie beschikbaar zijn. Financiële boekingen worden in Ons Administratie aangemaakt op het moment dat er een voorbewerking van een facturatierun of declaratie-export heeft plaatsgevonden. Deze voorbewerking zit ofwel in de declaratie-/facturatie-export (automatisch voorbewerken) of, indien hiervoor is gekozen, in een handmatige voorbewerkings-export. De boekingen worden aangemaakt vanuit meerdere stromingen; zorgregels (gefiatteerde productie) en aanvullende diensten/declaraties. Op het moment dat de voorbewerking klaar is, wordt een signaal naar het gestuurd, zodat deze kan beginnen met het overnemen van de gegevens. Dit proces kost enkele (tot circa 10) minuten. Nedap healthcare Pagina 5 / 42
: beheer van rechten De mogelijkheden van de medewerker in het worden beheerd middels de volgende rechten. Elk recht omvat automatisch de mogelijkheid om in te loggen in het Financieel Dashboard. - Inzicht financiële gegevens Met dit recht zijn de ongedeclareerde boekingen en factuur- en declaratieregeloverzichten te bekijken. - Instellingen aanpassen Dit is een overkoepelend recht om zowel factuur- en declaratieregeloverzichten te bekijken alsook om de widget 'Doorzoeken van facturen en declaraties' te kunnen zien. Ook geeft dit recht de mogelijkheid om instellingen en filteropties aan te passen. Denk aan filtering op welke legitimaties en problemen getoond moeten worden getoond voor ongedeclareerde boekingen. - Alle facturen doorzoeken Dit recht geeft de mogelijkheid de widget 'Doorzoeken van facturen en declaraties' te bekijken en te gebruiken. - Financiële gegevens van mijn cliënten Met dit recht zijn de ongedeclareerde boekingen en factuur- en declaratieregeloverzichten te bekijken van de cliënten waar je op grond van het autorisatieprofiel toegang toe hebt. - Genereren van rapportages Met dit recht kunnen op de verschillende pagina s rapportages gegenereerd worden. Daarnaast is het mogelijk de gedraaide rapportages te bekijken / downloaden. - Verwerken van facturen Dit recht geeft de mogelijkheid om facturen en declaraties te kunnen bewerken vanuit het Financieel Dashboard. Dit is alleen mogelijk als de medewerker daarnaast beschikt over de rechten die vereist zijn om deze bewerking in Ons Administratie door te voeren. Nedap healthcare Pagina 6 / 42
: Uitleg van de overzichtspagina Bij het openen van het financieel dashboard kom je uit op de overzichtspagina. Op deze pagina zijn verschillende widgets te zien, die een idee geven van de verschillende functionaliteiten. Afhankelijk van de toegekende rechten zijn hier verschillende functionaliteiten zichtbaar. Factuur-/declaratieregel overzicht Hier vind je een overzicht van alle gedeclareerde factuur- en declaratieregels uitgesplitst per tijdsperiode, waarin te zien is welke regels geaccepteerd, in afwachting of afgekeurd zijn. Doorzoeken van facturen en declaraties In het is een volledig factuuroverzicht aanwezig. Hierin zijn alle gegenereerde productiefacturen/declaraties terug te vinden. Ongedeclareerde financiële boekingen De functionaliteit voor inzage in ongedeclareerde financiële boekingen, laat de nog te declareren/factureren financiële boekingen zien. Navigatie en overige tooling Menu Nedap healthcare Pagina 7 / 42
Via het huis-icoontje onder de titel '' verschijnt het menu van het Financieel Dashboard. Via dit menu zijn de diverse overzichten en pagina's snel te bereiken. Naast de boven reeds genoemde widgets zijn hier ook diverse configuratie- en instellingspagina's te vinden evenals een overzicht van gemaakte rapportages. Elk van deze onderdelen wordt in deze handleiding op een aparte pagina toegelicht. Cliënten zoeken Nedap healthcare Pagina 8 / 42
Via de optie 'Mijn cliënten' rechtsboven in het scherm kunnen financiële regels opgezocht worden van specifieke cliënten. Er kunnen diverse zoekvariabelen ingegeven worden, zoals naam en geboortedatum. Nedap healthcare Pagina 9 / 42
: Factuur- en declaratie overzicht (doorzoeken) In het is een volledig factuuroverzicht aanwezig. Hierin zijn alle gegenereerde productiefacturen terug te vinden waarvan de factuurregels na 01-01-2015 liggen. Zoeken naar facturen en declaraties Via 'zoeken naar facturen en declaraties' is het 'Factuur- en declaratieoverzicht' te bereiken. Nedap healthcare Pagina 10 / 42
Factuur- en declaratieoverzicht Hier wordt een overzicht getoond waarbij het mogelijk is te filteren en te sorteren. Aan het eind van de regels, onder de paperclip (1), is het mogelijk het bijbehorende factuur/ declaratiebestand rechtstreeks te downloaden. In geval van een declaratiestandaard zal het gaan om een xml- of ei-bestand en voor handmatige facturen een Excel- of Word-document. In een boekhoudingsexport is het mogelijk om een nieuw factuurnummer te reserveren voor retourboekingen. Als er een factuurnummer is gereserveerd zal deze ook in het overzicht worden weergegeven, tussen haakjes achter het oorspronkelijke factuurnummer (zie voorbeeld hieronder). tip: in het overzicht kan ook gezocht worden op gereserveerde retournummers. Nedap healthcare Pagina 11 / 42
Filtering op status van factuur of declaratie De verschillende statussen worden ieder weergeven met een eigen icoon. Handmatige facturen worden beschouwd als goedgekeurd (groen rondje met vinkje), tenzij hier d.m.v. handmatig Nedap healthcare Pagina 12 / 42
goed-/afkeuren een aanpassing op is gedaan. Afgekeurde of gedeeltelijk goedgekeurde facturen geven extra informatie over de afkeur in het oranje driehoekje met uitroepteken. Door te klikken op het factuurnummer is het mogelijk de declaratiedetails in te zien. Declaratiedetails Een nieuw overzicht wordt geopend. Er zijn diverse filter- en sorteringsopties aanwezig boven de kolommen. Filteren op status van factuurregels (1) Linksboven kan via het icoontje met drie bullets een selectie worden gemaakt op de status van de factuurregels. Standaard worden alle statussen weergegeven in het overzicht. Er kan tevens een selectie worden gemaakt op: In afwachting (blauw vraagteken): Er is (nog) geen retourbericht ingelezen op de declaratie/ factuur. Verwerkt (groene vink): Er is een retourbericht ingelezen waarbij de betreffende factuurregel is goedgekeurd. Verwerking nodig (rood uitroepteken): Er is een retourbericht ingelezen waarbij de betreffende factuurregel is afgekeurd. Detailinformatie van factuur inzien en acties uitvoeren (2) Via het driestreeps-icoontje klapt aan de linkerzijde een menu uit met detail-informatie over de Nedap healthcare Pagina 13 / 42
factuur of declaratie waar de regels onderdeel van uitmaken. In het voorbeeld hieronder is dit terug te zien. Verwerkingsacties uitvoeren Het overzicht bevat onderin diverse mogelijkheden om acties en bewerkingen uit te voeren. De mogelijke toegestane acties die voor kunnen komen zijn: - verberg afgekeurde regels - cliëntfactuur voorbereiden -> deze functie is van belang bij onvolledige vergoedingen, waarbij het niet door de zorgverzekeraar vergoedde deel van een declaratie met deze knop klaargezet kan worden in de eerstvolgende cliëntfactuur. - retourbericht intrekken - handmatig goed- of afkeuren - intrekken Nedap healthcare Pagina 14 / 42
Declaratiedetails per regel Door op het pijltje naar rechts bij een regel te klikken, kan er gekeken worden hoe de regel is opgebouwd uit verschillende financiële boekingen. Hier zijn de diverse financiële boekingen te zien die tezamen de factuurregel vormen (zie het bovenstaande voorbeeld). Dit kunnen financiële boekingen zijn voortkomend uit zorgregels, declaraties of aanvullende diensten. Vorige en volgende factuur/declaratieregel Nedap healthcare Pagina 15 / 42
Als de financiële boeking ooit aangepast is en onderdeel heeft uitgemaakt van een eerdere (of latere factuur of declaratie), dan is dat te zien aan de informatie 'Vorige factuur/declaratie' en/of ''Volgende factuur/declaratie. Als je op de 'Vorige factuur/declaratie' (of volgende factuur/ declaratie)klikt, kom je uit op het detailoverzicht van de vorige (of volgende) factuur/declaratie, waar dan dezelfde cliënt en hetzelfde filter zijn ingesteld. 'Huidige factuur/declaratie' geeft aan waar de informatie die te zien is onder het kopje 'Details voor deze regel,' bij hoort. Klik je op 'Vorige factuur/declaratie' dan zal deze informatie vervolgens te zien zijn als 'huidige factuur/declaratie'. Daarboven zal dan een linkje te zien zijn 'Volgende factuur/declaratie'. Klik je op 'Volgende factuur/declaratie', dan zal dit juist andersom zijn: volgende wordt dan vorige. Nedap healthcare Pagina 16 / 42
: het factuur-/declaratieregel overzicht Dit overzicht is toegankelijk via de widget 'Factuur-/ declaratieregeloverzicht of via 'Factuur- /declaratieregeloverzicht' in het hoofdmenu (via het huisje). Hier vind je een overzicht van alle gedeclareerde factuur- en declaratieregels uitgesplitst per tijdsperiode, waarin te zien is welke regels geaccepteerd, in afwachting of goedgekeurd zijn. Uitleg weergave Hier wordt een overzicht getoond waarbij het mogelijk is te filteren en te sorteren. Sorteren De verschillende kolommen zijn te sorteren op het moment dat er een pijltje staat. Ook verschijnt dit pijltje op het moment dat er over de kopregel van de kolom wordt bewogen met de muis. Filtering Indien de kolomkop onderstreept is, kan hier gefilterd worden op de daarin aanwezige waardes. Dit is bijvoorbeeld te zien bij 'Debiteur'. Door te klikken en een gedeelte van de naam van een debiteur of aangemaakte debiteurgroep te typen, zal enkel die informatie getoond worden die nog van toepassing is. Ook bij 'Product' is het bijvoorbeeld mogelijk om een gedeelte van de naam van een product of aangemaakte productgroep te typen. Doorklikken naar detailinformatie Is een tekst onderstreept, dan is het mogelijk door te springen naar een plek in een andere applicatie of naar de relevante informatie in het. Zo kan er direct naar de cliënt, debiteur of het tarief in Ons Administratie gesprongen worden. Ook is het mogelijk naar de bron te gaan, bijvoorbeeld via het klokicoontje, waarmee je direct doorgestuurd wordt naar Nedap healthcare Pagina 17 / 42
het periodeoverzicht van de zorgregels waar de boekingen vandaan komen. Via het documenticoontje 'Open bijbehorende factuur/declaratie' opent het scherm 'Declaratie-/Facturatiedetails' dat bij de desbetreffende factuur of declaratie hoort. Selectie tijdsperiode Bovenaan de pagina is het mogelijk een selectie te maken in week, periode of maand en op jaar. Er zullen enkel resultaten getoond worden waarbij regels in de facturen/declaraties voorkomen die zich binnen de geselecteerde periode bevinden. Op basis van de begindatum van de factuurregel, zal deze getoond worden in het overzicht van de grafiek. Filtering op status van de factuur- of declaratieregel Via het filtericoontje (de drie puntjes achter het euro-teken linksboven) is een filtering te maken op de verschillende mogelijke statussen van de factuur- of declaratieregels. De verschillende statussen worden ieder weergeven met een eigen icoon: In afwachting (blauw vraagteken): Er is (nog) geen retourbericht ingelezen op de declaratie/ factuur. Verwerkt (groene vink): Er is een retourbericht ingelezen waarbij de betreffende factuurregel is goedgekeurd of waarbij de regel handmatig is verborgen (de gebruiker heeft er bewust voor gekozen om de regel te negeren). Verwerking nodig (rood uitroepteken): Er is verwerking geweest door middel van een retourbericht, maar de regel is nog niet opnieuw aangeleverd. Als de regel genegeerd mag worden, kan de regel verborgen worden. De regel zal dan als 'verwerkt' zichtbaar worden. Nedap healthcare Pagina 18 / 42
Probleemsignaleringen Problemen worden via een duidelijke melding weergegeven in het oranje, zoals in dit geval te zien is bij de probleemmeldingen wanneer er gefilterd is op de status 'Verwerking nodig'. De weergegeven melding is afkomstig uit het retourbericht. Als het bericht handmatig verwerkt is, is hier 'Handmatig verwerkt' te zien. Nedap healthcare Pagina 19 / 42
: Ongedeclareerde financiële boekingen Met de functionaliteit om ongedeclareerde financiële boekingen te zien, zijn financiële boekingen te zien die nog niet in een daadwerkelijke declaratie of factuur zijn terecht gekomen. Ongedeclareerde financiële boekingen De intensiteit van de kleur en de hoogte van de staaf geven de omvang van de ongedeclareerde financiële boekingen aan. Via een mouse-over is het geschatte bedrag te zien, evenals het aantal regels waarover het bedrag verdeeld is. Door op de overzichtspagina op een staaf te klikken, is in te zoomen op de specifieke periode. De pagina wordt in dat geval vernieuwd en bovenaan wordt hetzelfde staafdiagram weergegeven. Nedap healthcare Pagina 20 / 42
Weergave- en filteropties Rechtsboven kan de weergave aangepast worden in week, periode of maand, waarbij ook het jaar aangepast kan worden. Eveneens kan met het 'filter'-icoon een selectie gemaakt worden welke problemen weergegeven dienen te worden. Standaard worden financiële boekingen zonder problemen niet getoond. Problemen kunnen zijn: Geen product - De cliënt heeft geen geldige zorglegitimatie op de aangegeven periode of er kan geen koppeling gevonden met de geregistreerde uursoort. Geen debiteur - De zorglegitimatie van de cliënt heeft geen koppeling met een debiteur, de cliënt heeft geen zorgverzekeraar gekoppeld of er kon geen product bepaald worden. Geen AGB - Er is geen koppeling met een AGB-code voor de gekoppelde locatie. Niet alle locaties (of een bovenliggende locatie) hebben een AGB-code ingesteld. Geen tarief - Er kon geen tarief worden bepaald voor de combinatie product / debiteur en AGB-code, of één van deze waarden is niet beschikbaar. Of Geen problemen - De regel geeft geen fouten weer, maar is nog niet in een declaratie/ facturatie-export meegenomen. Mogelijke oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat het product niet is ingericht, dat er voor deze debiteur/agb-code-combinatie geen exportprofiel ingesteld is, dat de regel enkel voorbewerkt is en nog niet in een productie-export is meegenomen. Nedap healthcare Pagina 21 / 42
Informatieweergave en probleemsignalering Diverse kolommen geven informatie over de ongedeclareerde boekingen. De meeste kolommen spreken vor zich. De kolom 'Geschat' geeft een indicatie van de totale waarde van de ongedeclareerde financiële boekingen. Via een mouse-over is bij de balken onder 'Periode' het begin- en eindmoment van de desbetreffende periode te zien. Sorteren De verschillende kolommen zijn te sorteren op het moment dat er een pijltje staat. Ook verschijnt dit pijltje als mouse-over op het moment dat er over de kopregel van de kolom wordt bewogen met de muis. Filtering Indien de kolomkop onderstreept is, kan hier gefilterd worden op de daarin aanwezige waardes. Dit is bijvoorbeeld te zien bij 'Debiteur'. Door te klikken en alvast een gedeelte van de naam van een debiteur of aangemaakte debiteurgroep te typen, zal enkel die informatie getoond worden die nog van toepassing is. Ook bij 'Product' is het bijvoorbeeld mogelijk om een gedeelte van de naam van een product of aangemaakte productgroep te typen. Doorklikken naar detailinformatie Is een tekst onderstreept, dan is het mogelijk door te springen naar een plek in een andere applicatie. Zo kan er direct naar de cliënt, debiteur of het tarief in Ons Administratie gesprongen worden. Ook is het mogelijk naar de bron te gaan, bijvoorbeeld via het klokicoontje, waarmee je direct doorgeleid word naar het periodeoverzicht van de zorgregels waar de boekingen vandaan komen. Nedap healthcare Pagina 22 / 42
Weergave problemen De detailweergave in de tabel geeft de problemen in oranje dikgedrukt weer. Is een waarde niet aanwezig, dan wordt dit weergegeven met 'n.t.b.'. Zo zijn bijvoorbeeld zorgregels terug te vinden waar een product of een tarief bij een product ontbreekt, of waar de debiteur niet goed staat ingesteld. Nedap healthcare Pagina 23 / 42
: budget-functionaliteit (in pilot) In pilot De budget-functionaliteit zal na de officiële release als aanvullende dienst gelden. Zodra dit gebeurt zullen we contact opnemen om dit te bespreken. Deelname aan de pilot is gratis, maar er wordt van deelnemers een actieve houding verwacht. De budget-functionaliteit bevindt zicht momenteel in de pilotfase. Dit betekent dat een beperkt aantal organisaties toegang heeft tot de functionaliteit. De functionaliteit kan onaangekondigd wijzigen. De informatie in deze handleiding komt daarom mogelijk niet overeen met de actuele weergave en werkwijze. Meer informatie over mogelijkheden tot aanmelding voor deze en andere pilot-trajecten zijn te vinden op het Supportportaal onder 'Kennisdeling'-> Pilot-trajecten. De budget-functionaliteit De budget-functionaliteit vormt een aparte module binnen het Financieel Dashboard. De budget-functionaliteit stelt zorgorganisaties in staat om snel en actueel te kunnen sturen op productie. Eventuele afwijkingen op het budget zijn snel inzichtelijk en kunnen gebruikt worden om bij te sturen of te heronderhandelen met een debiteur. De functionaliteit zal uiteindelijk ingezet worden als aanvullende functionaliteit, waarvoor kosten berekend worden. Activatie De functionaliteit wordt geactiveerd door Nedap healthcare. Configuratie en rechten Op het moment dat de functionaliteit geactiveerd is, is deze zichtbaar voor gebruikers die een van de onderstaande taken toegekend hebben gekregen: Financieel Dashboard: Budgetten inzien. Met dit recht is het onderdeel 'Budget-functionaliteit' voor de gebruiker zichtbaar in Ons Financieel. De gebruiker kan resultaten en gegevens over de ingegeven budgetten inzien. Financieel Dashboard: Budgetten bewerken. Met dit recht kan de gebruiker niet alleen informatie rondom budgetten inzien, maar ook aangemaakte budgetten aanpassen en nieuwe budgetten toevoegen, alsmede de diverse inrichtingsopties rondom budgetten aanpassen. Nedap healthcare Pagina 24 / 42
Navigatie De budget-functionaliteit is op twee manieren terug te vinden in het Fnancieel Dashboard: 1) Als widget 'Budget-notificaties' 2) Als menu-item Widget 'Budget-notificaties' in het dashboard De widget 'Budgetnotificaties' is te vinden op het dashboard, onder de widget 'Doorzoeken van facturen en declaraties'. De widget toont in één oogopslag de top 5 van grootste onder- of overschrijdingen op aangemaakte budgetten. Onderschrijding: Oranje driehoek met uitroepteken, vergezeld van het percentage van het toegekende budget dat geleverd is. Overschrijding: rood rondje met uitroepteken, vergezeld van het percentage van het toegekende budget dat geleverd is. Dit zal bij overschrijding meer dan 100% bedragen. Via de knop 'Budgetoverzicht' wordt de gebruiker doorgeleid naar het budgetoverzicht, met een informatie-overzicht van alle aangemaakte budgetten. Nedap healthcare Pagina 25 / 42
Budget-overzicht in het menu In het menu is het onderdeel 'Budgetoverzicht' te vinden. Dit menu-item brengt de gebruiker direct in het budget-overzichtscherm, met een informatie-overzicht van alle aangemaakte budgetten. Budgetoverzicht: onderdelen op scherm Jaartal: standaard toont de weergave budgetten uit het huidige (2018) en voorgaande jaar. Verwachting: De verwachte productie wordt berekend door het bedrag door te trekken op basis Nedap healthcare Pagina 26 / 42
van weken. De berekening wordt altijd gedaan op basis van het totaal aantal verstreken dagen van het budget (tot en met de zondag van de huidige week) ten opzichte van het totaal aantal dagen binnen een budget. Ligt het einde van het budget voor komende zondag dan wordt er geen verhouding toegepast. Bijvoorbeeld: - een budget loopt van 1-1-2018 t/m 31-12-2018 - de huidige week loopt tot 22-7-2018 In dit voorbeeld zitten er 203 dagen van 1-1-2018 t/m 22-7-2018 (huidige week). Het totaal aantal dagen van het budget bedraagt 364. Als tot nu (binnen de weken-berekening) 1000 euro is geleverd (over het totale budget), dan geeft de verwachting aan het eind van het budget het volgende bedrag aan: 1000 / 203 * 364 =) 1793,10. Groene vink: het verloop van de productie loopt in lijn met het budget. Rood uitroepteken: met het huidige verloop van de productie zal het budget overschreden worden, waarmee de totale kosten op meer dan 100% van het budget uitkomen. Oranje driehoek: met het huidige verloop van de productie zal het budget niet volledig benut worden. Door met de cursor op een van de icoontjes te staan, verschijnt een mouse-over met het onderliggende bedrag dat bij de notificatie hoort. Naam: Hier is de naam en de omschrijving van het budget te vinden. Deze kolom bevat een filter- en sorteeroptie. Budget: het ingegeven totale bedrag bij het budget. Deze kolom bevat een sorteeroptie. Product/Debiteur/AGB: Er kunnen budgetten aangemaakt worden gericht op specifieke producten/productgroepen, debiteuren/debiteurgroepen of AGB-codes. Deze aspecten zijn in dat geval in deze kolommen terug te vinden. Deze kolommen bevatten een filter- en sorteeroptie. Periode: deze kolom toont op welk deel van de totale geldigheidsperiode van het budget de informatie gebaseerd is. De periode-instellingen zijn aan te passen door op het kopje 'Periode' te klikken. Hier kan het jaartal aangepast worden, evenals de tijdssoort in week, periode of maand. Door met de cursor op een van de tijdsbalken te staan, verschijnt een mouse-over met de begin- en einddatum van de onderliggende periode. Budgetten aanmaken Beschikt de gebruiker over het recht 'Financieel Dashboard: Budgetten bewerken', dan is de groene button met het plusje erin te zien. Via dit icoontje is een nieuw budget aan te maken. Nedap healthcare Pagina 27 / 42
Er klapt een nieuw onderdeel uit, boven de reeds bestaande budgetten. Hier zijn de diverse gegevens rondom het nieuw aan te maken budget in te geven. Afwijking Onder 'Afwijking' is een afwijkingspercentage in te geven, dat bepalend is voor de signalering op over- of onderschrijding. Komt de productie buiten deze ingestelde marges, dan zal deze aangemerkt worden als over- of onderschrijding. Budgetten importeren Het is ook mogelijk om budgetten te importeren, via een XML bestand. De knop om te importeren verschijnt zodra je met de cursor over de "+" knop gaat. Op deze manier kunnen meerdere budgetten tegelijk worden geïmporteerd, en kunnen geïmporteerde budgetten ook verwijderd worden. Voor voorbeelden en een beschrijving, bekijk de importbeschrijving Voor de specificaties van de importer, bekijk de XSD Nedap healthcare Pagina 28 / 42
Budgetten aanpassen Beschikt de gebruiker over het recht 'Financieel Dashboard: Budgetten bewerken', dan is het mogelijk om via hovering met de muis rechts naast de tijdsperiode van het budget het potloodje en de prullenbak in beeld te laten komen. Via deze icoontjes zijn de ingegeven variabelen van het budget aan te passen en is het budget te verwijderen. Details van budget inzien Meer informatie per budget is te verkrijgen door met de cursor links in de rij van het gewenste budget te staan. Een mouse-over verschijnt: 'Open details'. Klik vervolgens om de details van rondom gewenste budget te laten uitklappen. Nedap healthcare Pagina 29 / 42
Het uitgeklapte scherm toont per periode/maand of week of de aangemaakte financiële regels boven (roze/rood) -, binnen (groen) - of onder (oranje) budget liggen dat voor dat tijdsbestek passend zou zijn. De grijze balk toont de verwachte uitgaven in die periode, op basis van een gemiddelde verwachting van een gelijke periode daarvoor. De weergave houdt rekening met de verschillende lengtes van b.v. maanden en periodes: een korte periode betekent ook minder budget en daarmee een snellere overschrijding. Ook is te zien of en voor welk bedrag de factuur/declaratieregels die bij het budget horen door de debiteur geaccepteerd, afgekeurd of nog in afwachting van goed- of afkeuring zijn, of dat de financiële regel nog niet gedeclareerd is (ongedeclareerd). Nedap healthcare Pagina 30 / 42
Bijbehorende financiële regels per periode /week/maand binnen budget inzien Details per periode/week of maand binnen een specifiek budget zijn in te zien door op de staaf van het gewenste moment te klikken. Een nieuw scherm verschijnt, met daarin voor het overzicht de context van het staafdiagram en daaronder twee uitklapbare onderdelen: Factuur/ decaratieregeloverzicht: de factuur-/ en declaratieregels die van invloed zijn op het aangemaakte budget. De opzet en informatie per regel is vergelijkbaar met de opzet in het onderdeel ': Factuur- en declaratie overzicht (doorzoeken) Ongedeclareerde boekingen overzicht: de ongedeclareerde financiële regels die van invloed zijn op het aangemaakte budget. De opzet en informatie per regel is vergelijkbaar met de opzet in het onderdeel ': Ongedeclareerde financiële boekingen' Aandachtspunten Is de gekozen tijdsweergave langer dan de declaratie-/facturatieperiode, dan zijn er per client mogelijk meerdere regels te zien, per aangemaakte declaratie/facturatie één. Bij factuur/declaratieregeloverzicht: Per regel is te zien welk deel van het totale bedrag goedof afgekeurd is en of er eventueel nog een deel in afwachting van goed/afkeuring is. Nedap healthcare Pagina 31 / 42
Detailinformatie van budget inzien en acties uitvoeren Rapportage aanmaken Via het driestreeps-icoontje links bovenin (naast de naam van het budget) klapt aan de linkerzijde een menu uit met de detail-informatie over het budget die ook in het budgetoverzicht te vinden is. Hiermee kan deze informatie snel geraadpleegd worden zonder weer terug te moeten. Ook is vanaf hier via 'Genereer rapportage' een rapportage uit te draaien over het budget. Nedap healthcare Pagina 32 / 42
De rapportage bevat de volgende onderdelen: een voorblad (overzicht) budgetgegevens: dit onderdeel toont per periode-onderdeel binnen het uitgedraaide tijdsbestek de diverse bedragen die toegekend/afgekeurd zijn, of die nog in afwachting zijn. Ook worden ongedeclareerde regels getoond en wordt het verwachte bedrag getoond. De laatste twee tabbladen bevatten de financiële regels uit het onderdeel factuur- /declaratieoverzicht en ongedeclareerde boekingen-overzicht'. Nedap healthcare Pagina 33 / 42
: Configuratie voor ongedeclareerde financiele boekingen Het configuratiescherm voor ongedeclareerde boekingen is te vinden via het home-icoontje in het. Op dit scherm zijn diverse instellingen te vinden die invloed hebben op de weergave van de gegevens bij 'Ongedeclareerde financiële boekingen'. 1. Staat het vinkje bij 'Verberg niet declareerbare producten' aan? Dan worden handmatig aangemaakte producten die in Ons Administratie gemarkeerd staan als 'niet declareren' verborgen op het scherm. 2. Onder 'Filter zorglegitimaties' is aan te geven welke van de in Ons Administratie bestaande zorglegitimaties meegenomen moeten worden in de weergave. Op het moment dat het schuifje bij een legitimatietype naar rechts staat en bruin van kleur is, betekent het dat dit legitimatietype in de weergave getoond zal worden. 3. Onder 'Configuratie voor standaard probleemfilters' is aan te geven welke problemen weergegeven moeten worden op het scherm. Op het moment dat het schuifje maar rechts staat en bruin van kleur is, betekent dit dat problemen van dit type weergegeven zullen worden. In bovenstaand voorbeeld zullen dus alle problemen weergegeven worden. Configuratie-opties Nedap healthcare Pagina 34 / 42
Weergave probleemfilters bij pagina 'Ongedeclareerde financiële boekingen' De ingestelde configuratie voor standaard probleemfilters is ook terug te vinden in het scherm 'Ongedeclareerde financiële boekingen' op het moment dat er geklikt wordt op het gestreepte icoontje rechts naast het jaartal. Hier kunnen de instellingen voor het scherm dat er op dat moment staat, aangepast worden. Deze aanpassing heeft geen invloed op de instellingen die onder het configuratiescherm als default ingesteld staan. Nedap healthcare Pagina 35 / 42
: Rapportages Het rapportageoverzicht is te vinden in het menu onder het home-icoontje in het Financieel Dashboard. In het rapportageoverzicht vindt de gebruiker van het Financieel Dashboard alle rapportages die hijzelf aangemaakt heeft in de afgelopen twee dagen. Rapportages aanmaken Rapportages zijn aan te maken via het rapportage-icoontje rechts onderin het scherm, bij een van de overzichten. Door op de grote knop (1) te klikken wordt een rapportage van de huidige geselecteerde periode gemaakt. Meerdere periodes Door met de muis over het grote icoontje te gaan (maar niet te klikken), verschijnt een tweede icoontje (2). Hiermee kan een rapportage over meerdere periodes gemaakt worden. De totale periode waarover een rapportage gemaakt wordt mag niet langer zijn dan twee jaar: Nedap healthcare Pagina 36 / 42
Het rapportageoverzicht Het overzicht bevat alle door de gebruiker zelf gemaakte rapportages van de afgelopen twee dagen. 1. Het icoontje toont of de rapportage gelukt is. In dit geval zijn alle rapportages gelukt. Hier kan ook een foutmelding staan of een wacht-icoontje als het een rapportage betreft die nog gegenereerd wordt. 2. In de omschrijving is terug te vinden welke rapportage het betreft, en wanneer de rapportage aangemaakt is. 3. Onder het paperclipje is het download-icoontje te vinden. Hier kan de rapportage als Excelbestand gedownload worden. 4. Via het prullenbakje kunnen de afzonderlijke rapportages (zwarte prullenbakje) of alle rapportages tezamen (rode prullenbakje) verwijderd worden. Excel-bestand van rapportage Nedap healthcare Pagina 37 / 42
Het Excel-bestand bestaat uit een tabblad Overzicht en één of meerdere tabbladen met resultaten. Op het tabblad Overzicht is bijvoorbeeld te vinden wie de rapportage heeft gedraaid, op welk moment, het aantal resultaten, de naam van de rapportage en gekozen filters. Resultaten zijn afhankelijk van het type rapportage dat is gedraaid. Nedap healthcare Pagina 38 / 42
: Instellingen voor filtergroepen Het onderdeel 'Instellingen voor filtergroepen' is te vinden in het menu onder het homeicoontje in het Financieel Dashboard. In dit onderdeel kunnen er groepen van debiteuren en producten aangemaakt worden. De aangemaakte groepen zijn vervolgens te vinden tussen de gewone debiteuren en producten onder de diverse debiteur- en product-selectie opties in het. Hiermee hoeft er niet meer op elke afzonderlijk lid uit een groep afzonderlijk gefilterd te worden (bijvoorbeeld op elke gemeente afzonderlijk), maar is via de aangemaakte groep met één filteractie alle informatie over de leden uit de groep in te zien. Aanmaken van groepen De pagina toont eventueel aangemaakte groepen voor debiteuren (1) en voor producten (2). In dit voorbeeld is te zien dat er in beide categorieën één groep aangemaakt is: 'Gemeente' bij Debiteuren en 'Toeslagen' bij Producten. Via de button 'Groep toevoegen' kunnen nieuwe groepen aangemaakt worden. Nedap healthcare Pagina 39 / 42
Groep toevoegen 1. Onder 'Groepsnaam'is de naam van de nieuwe groep in te geven. Bij Groepsbeschrijving' kan een toelichting op de groepsnaam ingegeven worden. Deze toelichting verschijnt als mouse-over bij de groep, op het moment dat de muis boven de naam stilgehouden wordt. 2. De leden van de groep en informatie over deze leden is bij het onderdeel'debiteuren' te vinden onder 'Debiteurnaam', 'Debiteurtype' en 'Debiteurnummer'. Bij het onderdeel 'Producten' werkt het vrijwel identiek, en zijn de leden van de groep en meer informatie te vinden onder 'Product' en 'Legitimatie'. 3. Bij 'Lid toevoegen' zijn nieuwe leden aan de groep toe te voegen. Het makkelijkst werkt dit door een deel van de naam of het type van het beoogde groepslid in te typen, waarna de zoekresultaten de volledige naam van het beoogde groepslid zullen tonen of bijvoorbeeld alle types die overeenkomen met de ingevoerde zoekterm. 4. Als alles ingevuld is, kan de groep aangemaakt worden door op 'Opslaan' te klikken. Bestaande groep aanpassen Nedap healthcare Pagina 40 / 42
1. Bij een bestaande groep kunnen alle gegevens te allen tijde aangepast worden. Door op de groepsnaam of groepsbeschrijving te klikken, zijn deze aan te passen. 2. Ook kunnen de ingevoerde debiteuren of producten aangepast worden: op het moment dat de muis op een van de producten wordt geplaatst, verschijnt rechts een prullenbakje waarmee producten of debiteuren verwijderd kunnen worden. 3. Nieuwe groepsleden zijn in te voeren via 'Lid toevoegen'. 4. Gemaakte aanpassingen dienen tot slot opgeslagen te worden. Filtergroepen importeren Het is ook mogelijk om filtergroepen te importeren, via een XML bestand. Gebruik hiervoor de knop Importeren. Op deze manier kunnen meerdere filtergroepen tegelijk worden geïmporteerd, en kunnen geïmporteerde groepen ook verwijderd worden. Voor voorbeelden en een beschrijving, bekijk de importbeschrijving Voor de specificaties van de importer, bekijk de XSD Weergave groepen in Nedap healthcare Pagina 41 / 42
De aangemaakte groepen kunnen vervolgens geselecteerd worden in de filteropties bovenaan de kolommen in het Factuur-/ declaratieoverzicht, het factuur-/declaratieregeloverzicht en in de ongedeclareerde financiële boekingen. De groep is herkenbaar aan een mapje dat voor de naam staat. In het voorbeeld hierboven is bijvoorbeeld de gemeente te zien die we als groep hebben aangemaakt. Na het selecteren van de groep 'Gemeente', zal het overzicht alle relevante regels tonen die op de betrokken leden betrekking hebben. In dit geval bestaan er alleen relevante regels van de gemeente Groningen. Nedap healthcare Pagina 42 / 42