Instructie digitaal invoeren van CRF formulieren Inhoud: Het programma openen... 2 De startpagina... 3 Een patiënt selecteren in de startpagina... 3 De patiëntpagina...4 Een CRF formulier selecteren... 4 Een CRF formulier invullen... 5 Problemen tijdens het invullen van het CRF formulier... 7 Wanneer een CRF formulier volledig is ingevuld... 9 Na het invullen van het CRF formulier... 11 Afsluiten... 11 Extra weetjes... 13 Contact... 13 BEREIKBAARHEID ONDERZOEKERS Academisch Medisch Centrum Klinisch onderzoeksbureau Afdeling Neurologie, H2-233 Postbus 22660 1100 DD Amsterdam Tel: 020-5662998 / 020-5666889 / 020-5664610 Mob: 06-41502372 Fax: 020-5669290 E-mail: pass@amc.nl
Het programma openen Ga naar de CRF link (Oracle) op www.passamc.nl, of naar het internet adres https://oc.amc.nl/pass/ Kies voor de optie PASS Production Environment Ga door als een veiligheidswaarschuwing wordt gegeven; u kunt het gebruikte certificaat vertrouwen. De volgende site opent, waar ingelogd kan worden met de verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord. 2
De startpagina Na het inloggen opent een overzichtspagina: Naam studie (=PASS) Naam centrum Patiëntnummer Datum laatste aanpassing CRF Controleer allereerst of de naam van het centrum (rechts bovenin) overeenkomt met het ziekenhuis van waaruit geïncludeerd wordt. Een patiënt selecteren in de startpagina Indien u een CRF formulier van een patiënt wilt invullen, vinkt u allereerst het vierkantje vóór deze patiënt aan. (zie: 1 op onderstaande afbeelding) Let op: u kunt enkel een patiënt selecteren door het vierkantje voor deze patiënt aan te klikken. Er zijn geen snellere opties. Hierna klikt u op de Go knop. (zie: 2 op onderstaande afbeelding) 2 1 3
De patiëntpagina Nadat u een patiënt geselecteerd heeft komt u in een overzichtspagina van deze patiënt: U start automatisch in het menu met het inclusie CRF formulier. Indien u een ander CRF formulier wilt gebruiken, kunt u deze vinden in het selectiemenu voor het type CRF formulier. Naam studie (=PASS) Naam centrum Selectiemenu voor type CRF formulier Patiëntnummer CRF formulier Een CRF-formulier selecteren Om een ander CRF formulier te selecteren, klikt u op het selectiemenu voor het type CRFformulier. Een balk rolt uit, waarin de verschillende CRF formulieren genoemd staan waaruit u kunt kiezen. (zie: 1 op onderstaande afbeelding) Door op het gewenste CRF formulier te klikken opent de patiëntpagina van met het gewenste CRFformulier. Dit kunt u controleren via de titel boven het CRF formulier. (zie: 2 op onderstaande afbeelding) 1 2 4
Een CRF-formulier invullen In het patiëntoverzicht klikt u op het pictogram bij het betreffende CRF formulier. (zie: 1 op onderstaande afbeelding). In een pop up zal het CRF formulier openen. (zie: 2 op onderstaande afbeelding) 1 2 5
1 Het CRF formulier bevat in de bovenste balk een aantal vaste gegevens (zie: 1 op onderstaande afbeelding). Daaronder staan de vragen van het CRF formulier (zie: 2 op onderstaande afbeelding). Datum invullen CRF formulier Patiëntnummer CRF formulier Naam centrum 2 Vul allereerst in de bovenste balk de datum in van de dag waarop het CRF formulier wordt ingevuld. (in de vorm: dag maand jaar: bijv. 23 november 2010 = 23 11 2010) Dit hoeft u enkel op de eerste pagina van het betreffende CRF formulier te doen. De datum zal automatisch gekopieerd worden naar de overige pagina s. (dit kan direct gecontroleerd worden). De overige vragen kunt u beantwoorden door de bijbehorende hokjes aan te vinken. Dit doet u door op het betreffende hokje te klikken. Een vinkje zal verschijnen. Een voorbeeld is te vinden op de volgende pagina: 6
De CRF formulieren stellen vragen die allen voor zich spreken. De soorten vragen zijn: Gesloten vragen bijv. man/vrouw Selecteer het bijbehorende hokje Datum / tijd vragen bijv: geboortedatum Vul een datum in als dd mm jjjj,(bijv 22 11 2010), tijd als uur:min (bijv 10:20) Scores bijv. NIHSS Selecteer de hokjes bij alle losse vragen. De score wordt achteraf automatisch opgeteld. (Dit wordt niet automatisch weergegeven) Laboratoriumwaarden bijv. temp. / glucose Vul de betreffende waarden in. Let op: waarden met een komma dienen met een punt te worden ingevuld! (bijv 37,5 C = 37.5) Open vragen bijv. ontslagbestemming Typ het betreffende antwoord volledig uit Problemen tijdens het invullen van het CRF-formulier Indien een waarde niet correct wordt ingevuld zal dit in een pop up scherm aangegeven worden, en is er de optie om een waarde alsnog aan te passen. Indien een vraag niet wordt beantwoord zal na het definitief maken van het CRF formulier (zie verderop) het antwoordhokje van de betreffende vraag rood aankleuren. Dit is op onderstaande afbeeldingen weergegeven. 7
Wij geven er de voorkeur aan om geen vragen rood/open te laten. Indien u een vraag echt niet kunt beantwoorden is er de mogelijkheid om een aantekening bij de vraag te maken, om de reden van het open laten toe te lichten. Dit vindt als volgt plaats: 1. Selecteer het antwoordvak van de betreffende vraag. Een grijs vierkant verschijnt rondom de optie 2. Klik op de knop investigator comment boven in de menubalk (zie rode pijl) 3. Een pop up verschijnt waarin het commentaar kan worden getypt. Schrijf hier de reden op waarom de vraag open werd gelaten / welke discrepantie er is en sluit af via de OK knop. 8
Wanneer een CRF-formulier volledig is ingevuld Indien u klaar bent met het invullen van het CRF formulier, dan klikt u op de groene diskette in de menubalk boven het CRF formulier: Er verschijnt een pop up waarin gevraagd wordt op welke manier u het CRF formulier wilt opslaan: 9
Het heeft de voorkeur om voor de optie Save Complete te kiezen. Hiermee worden de antwoorden definitief gemaakt en zullen de gegevens verwerkt worden in onze database. Selecteer Save incomplete indien u nog een aantal vragen op een later tijdstip wilt invullen. De gegevens worden nog niet verwerkt in het trialbureau in het AMC! Nadat u een optie voor het opslaan van het CRF bestand heeft gekozen verschijnt een pop up waarop wordt bevestigd dat het CRF formulier is opgeslagen. Klik op OK om deze pop up af te sluiten. U keert terug naar het CRF formulier. Na het opslaan kunt u op het kruisje rechts boven in het scherm klikken. Hiermee sluit u het CRF formulier af en keert u terug naar de patiëntpagina. Wanneer u terugkeert naar de patiëntpagina is deze nog niet geüpdate. Het lijkt derhalve alsof u het CRF formulier niet hebt ingevuld. Dit wordt pas aangepast indien u deze site vernieuwt of eerst een ander CRF formulier selecteert. 10
Na het invullen van het CRF-formulier Wanneer u terug bent in het patiëntscherm zijn er drie opties: 1. U wilt nog een CRF formulier invullen: U begint opnieuw bij de optie Een CRFformulier selecteren in de handleiding 2. U wilt een andere patiënt invoeren: Klik op de home knop (zie afbeelding), u gaat terug naar de startpagina. Begin opnieuw bij de optie Een patient selecteren 2. U bent klaar en wilt uitloggen: Zie de optie Afsluiten in de handleiding. Afsluiten Wanneer u klaar bent met het invoeren van patiëntgegevens, kunt u Oracle afsluiten: Klik op de tekst logout rechts boven in het scherm (zie afbeelding) 11
Er verschijnt een scherm dat het uitloggen succesvol heeft plaatsgevonden. U kunt de site nu gerust afsluiten met het kruisje rechts boven in het scherm. (zie afbeelding) 12
Extra weetjes De pictogrammen van het CRF formulier geven na het invullen aan wat de status van het betreffende CRF formulier betreft: Icoon CRF Label Uitleg Leeg CRF formulier Ingevuld, geen error Ingevuld, met error Nog geen informatie ingevuld Het CRF formulier is ingevuld; alle vragen zijn goed ingevuld. Er zijn geen errors of verkeerd ingevulde vragen. Het CRF formulier is ingevuld. Er zijn echter errors : vragen die niet ingevuld zijn of vragen die verkeerd zijn ingevuld. Dit geldt ook voor de patiënticonen op de overzichtspagina: Icoon CRF Label Uitleg Lege patiënt Patiënt zonder error Patiënt met error Nog geen informatie ingevuld De patiënt bevat minimaal één ingevuld CRF formulier. Er zijn geen errors in de ingevulde formulieren. De patiënt bevat minimaal één ingevuld CRF formulier. Er zit echter een error in een van de ingevulde formulieren. Contact In geval van problemen met het programma of onduidelijkheden tijdens het invoeren van gegevens kunt u altijd contact opnemen met de PASS studiegroep. Onze mobiele telefoon is zeven dagen per week, 24 uur bereikbaar. Onze volledige contactgegevens zijn: Academisch Medisch Centrum Klinisch onderzoeksbureau Afdeling Neurologie, H2 233 Postbus 22660 1100 DD Amsterdam Tel: 020 5662998 / 020 5666889 / 020 5664610 Mob: 06 41502372 Fax: 020 5669290 E mail: pass@amc.nl Website: www.passamc.nl 13