Privacyverklaring Versie: 1.0 Publicatiedatum: 19 nvember 2018 Plaats: Almere Auteur: Mariska Meijers (eigenaar) Organisatie: Gastuderbureau Vereen
De Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) is inmiddels van tepassing. Vanaf nu geldt in de hele Eurpese Unie dezelfde privacywetgeving. De AVG vervangt de Wet Bescherming Persnsgegevens. Het is gebruikelijk dat er persnsgegevens wrden gevraagd aan uders, medewerkers en andere betrkkenen. Dit kan zijn vanuit een wettelijke verplichting, bijvrbeeld de Wet Kinderpvang, m een vereenkmst met elkaar te kunnen sluiten, vr algemeen belang f met testemming van de betrkkene. De nieuwe wet zrgt ervr dat rganisaties verplicht wrden m te inventariseren wie de betrkkenen zijn, welke gegevens er wrden verwerkt en met welk del. Deze gegevens meten wrden vastgelegd in een speciaal dcument, het verwerkingsregister. In de praktijk betekent het dat we ver elk detail heel ged na met denken ver waarm we het vragen, he we het dcumenteren en he de bescherming van het gegeven is geregeld. Waar ndig passen we instellingen f prcessen aan p de nieuwe wet. Als het ndig is brengen we u p de hgte van een wijziging. Als gevlg van de nieuwe wet sturen wij u nu ns nieuwe privacyreglement te. In de bijlage kunt u lezen he wij met persnsgegevens mgaan. Heeft u vragen ver dit nderwerp? Stuur dan een mail naar inf@gb-vereen.nl Alle persnsgegevens wrden in vereenstemming met de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) en p zrgvuldige wijze verwerkt. Vereen neemt maatregelen zdat alleen persnsgegevens wrden verzameld die echt ndig zijn hierbij lettend p de deleinden waarvr zij wrden verwerkt. Verwerking van persnsgegevens is binnen Vereen alleen tegestaan dr persnen die deze gegevens ndig hebben vr de uitefening van hun functie. 2
Wij verzamelen en verwerken persnsgegevens vr verschillende deleinden; De gegevens zijn ndig vr het sluiten en uitveren van de vereenkmst die wij met u hebben, f waarbij u partij bent m zdende aan nze wettelijke verplichting te vlden. Uw aanvraag afhandelen Een plaatsingsvereenkmst vr de pvang van uw kind(eren) mgelijk maken Het nderhuden van cntacten met nze (tekmstige) klanten ver de pvang van hun kinderen. Het tekennen van rechten aan het digitaal prtaal Prtbase. Gegevens die van belang zijn vr de pvang, verzrging en begeleiding van het kind. Gegevens ten beheve van de facturatie en autmatisch incass Gegevens ten beheve van de belastingdienst vr het aanvragen van subsidies en teslagen Vastlegging van het verlp van de begeleiding ter bevrdering van de pvang en ter verantwrding aan derden Vr het pspren van (teslag)fraude (bijvrbeeld het drgeven van persnsgegevens aan de FIOD) De kwaliteit van de pvang te tetsen en te waarbrgen Denk hierbij aan de gegevens van: - de kinderen - de uder/verzrger van het gastkind en eventueel de partner - gastuders - huisgenten en structureel aanwezigen p de pvanglcatie Het gaat hierbij m: - naam en adresgegevens - gebrtedata - BSN nummers 3
- Telefnnummers - e-mailadressen - dagdelen waarp de pvang gewenst is - bij buitenschlse pvang, de schl van het kind - kind gegevensfrmulier met daarp vermeld de bijznderheden van het kind inzake allergieën en/f andere dr de klant verstrekte medische gegevens en medicijntediening - kindverslag, met bservaties tijdens de pvangperide ver de ntwikkeling van het kind - eventuele extra afsprakenfrmulieren vr juiste uitvering van nze dienstverlening - verslag van udergesprek - rekeninggegevens van uders en gastuders - incassmachtigingen - IP-adressen van gebruikers - lgingegevens van gebruikers - handtekeningen in dcumenten van uders en gastuders - Bij gastuders pleidingsgegevens De bewaartermijn Vereen bewaart de persnsgegevens niet langer dan ndig. Enerzijds zijn de bewaartermijnen wettelijk bepaald en anderzijds zijn ze afhankelijk van de duur van de pvang. Vereen hanteert de vlgende bewaartermijnen; Een bewaartermijn van 7 jaar vr: Vlledige naam uders/kinderen, Adres, telefn en email gegevens, BSN nummer uders/kinderen, Gebrtedatum uders/kinderen, Cntractgegevens, Financiële transacties, Bankrekening, Bewaartermijn vr de duur van de pvangperide: Gezndheid/ntwikkeling gegevens kinderen, Beeldmateriaal kinderen. Persnsgegevens die niet langer ndig zijn vr het bereiken van het del wrden z snel mgelijk verwijderd. Dit hudt in dat deze gegevens vernietigd wrden, f z wrden aangepast dat de infrmatie niet meer gebruikt kan wrden m iemand te identificeren. 4
De verheid verplicht Vereen m het BSN van klanten en kinderen te registreren. Vereen mag tijdens de inschrijving, bij het pstellen van het cntract f tijdens het intake gesprek cntrleren f de bij ns geregistreerde nummers klppen aan de hand van identiteitsbewijzen van de uder(s) f de brief van de Sciale Verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN is verstrekt. Uitwisseling van uw gegevens met derden Vereen staat vr vertruwen en veiligheid. Uw kind zal tijdens de pvang wrden gevlgd in zijn f haar ntwikkeling. Infrmatie ver het kind tijdens de pvang zal uitsluitend wrden uitgewisseld met de betrkkenen. Gegevens wrden alleen uitgewisseld met de vlgende partijen; - Vraaguders en gastuders; m de dienstverlening mgelijk te maken, wisselen we de namen en cntactgegevens van de vraaguder en de kinderen uit met de desbetreffende gastuder. - Een Nederlands incassbureau; een factuurbedrag kan uit handen wrden gegeven aan een incassbureau. Alleen ndzakelijke gegevens vr het kunnen uitveren van de incasswerkzaamheden, zullen wrden verstrekt. - Overheidsinstanties; Wanneer Vereen verplicht wrdt gesteld m gegevens te delen met bijvrbeeld de schl, GGD, gemeente en de belastingdienst. Zij hebben allen een geheimhudingsplicht vanuit hun functie. - Prtabase; Een nline, beveiligd datasysteem vr het bijhuden van de urenregistratie en persnlijke dcumenten als inschrijffrmulieren en vereenkmsten. Uitwisseling gebeurt mede p grnd van : Wettelijke grndslag, de alleen strikt ndzakelijke gegevens wrden verschaft. Dit gebeurt znder testemming aan: 5
- Belastingdienst Teslagen vr de Kinderpvangteslag (naam, adres, BSN kind en betalende uder, genten pvang). - GGD. In het kader van de cntrlerende taak van de GGD wrden binnen de Wet Kinderpvang gegevens van het kind (naam, gebrtedatum) drgegeven. Het betreft alleen de gegevens die ndzakelijk zijn vr het bepalen van de begeleider/kind rati. Ok gegevens met betrekking tt diplma s en het Persnenregister Kinderpvang van de medewerkers wrden hiervr aan de GGD ter inzage gegeven. Vr uitvering van de vereenkmst zals met de betrkkene(n) vereengekmen. Daarbij lettend p het del waarvr de gegevens zijn vastgelegd en is tegestaan en de betrkkene(n) redelijkerwijs kan weten dat er verstrekking plaatsvindt. Met de gedkeuring van de betrkkene(n); In het belang van het kind kan het ndig zijn m infrmatie, naast uders k uit te wisselen met derden (Jeugd en Gezndheidszrg, GGD, cnsultatiebureau, schlen enz.). Indien dit het geval is infrmeert Vereen u uiteraard hierver. Dit gebeurt wanneer er zrgen zijn betreft de ntwikkeling van het kind, het kind ntwikkelt zich anders dan verwacht. Of er zijn zrgen m de mgeving van het kind. Op grnd van een dringende en gewichtige reden, vr zver de persnlijke levenssfeer van de klant en haar kind(eren) daardr niet nevenredig wrdt geschaad. Vereen gaat altijd eerst in gesprek met de klant bij deze situaties m de zrgen vr te leggen en te bespreken. Mgelijk kunnen eventuele zrgen in samenwerking weg wrden genmen. Indien de zrg grt is en de wij er niet in slagen m samen de zrgen weg te nemen, kunnen we gendzaakt zijn een melding te den bij Veilig Thuis. Uiteraard wrdt u hiervan vraf p de hgte gesteld. Vereen heeft als delstelling m de zrg samen met u te delen en zal dus geen annieme meldingen den. Rechten betrkkenen De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persnsgegevens verwerken, maar bepaalt k de rechten van de persnen van wie de gegevens wrden verwerkt. Deze 6
rechten wrden k wel de rechten van betrkkenen genemd en bestaan uit de vlgende rechten: - Recht m gegevens in te zien. - Recht m gegevens te laten crrigeren f aan te vullen. - Recht beperking van verwerking gegevens. - Recht m vergeten te wrden f gegevens te laten verwijderen - Recht p verdragen van digitale gegevens vastgelegd ten uitver van de geslten vereenkmst. Dit gebeurt alleen in pdracht van de betrkkene(n). - Recht m klacht in te dienen bij de natinale tezichthuder, de Autriteit Persnsgegevens. Betrkkene kan hierte schriftelijk f via de e-mail een verzek indienen bij Vereen. Een dergelijk verzek kunt u k indienen als u cnstateert f vermedt dat uw gegevens njuist bij Vereen geregistreerd zijn p basis van een menselijke fut. Crrectie f verwijdering kan gevraagd wrden als: - De gegevens feitelijk njuist zijn. - De gegevens in strijd met een wettelijk vrschrift wrden verwerkt. - De betrkkene niet langer testemming wil geven aan Vereen vr het gebruik van zijn/haar gegevens. Aan bvenstaande verzeken kan alleen wrden vldaan als Vereen de betreffende gegevens niet meer ndig heeft vr de uitvering van de vereenkmst kinderpvang en Vereen zich niet heft te huden aan de wettelijke bewaartermijn. Vereen zal aangeven dat zij alleen die gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn vr geldt en zal de verige gegevens verwijderen. Wanneer verwijderen echt niet mgelijk is zal Vereen uw gegevens annimiseren. Aan de hand van een verzek kan Vereen aanvullende infrmatie pvragen m zeker te zijn van de identiteit van de betrkkene. Vereen heeft vier weken de tijd, vanaf de ntvangst van 7
het verzek, m te berdelen f het verzek gerechtvaardigd is. Uiterlijk binnen vier weken laat Vereen weten wat er met het verzek gaat gebeuren. U kunt ten alle tijden verzeken uw eigen persnsgegevens in te zien bij Vereen. U kunt k altijd vragen naar de instanties, waarmee de persnsgegevens zijn gedeeld. https://autriteitpersnsgegevens.nl/ Vr de medewerkers en gastuders van Vereen geldt zrgvuldige mgang met de persnsgegevens van de medewerkers, de klanten en cllega s. - Privacygevelige nderwerpen wrden alleen besprken met de direct betrkkenen (niet in aanwezigheid van andere uders). - Schriftelijke gegevens zrgvuldig wrden pgebrgen. Cmputers zijn beveiligd met een wachtwrd; Binnen de database van Prtbase is er ruimte vr privacygevelige dcumenten. De uders en gastuders meten eerst inlggen met een gebruikersnaam en wachtwrd, m in Prtbase te kmen. Er wrden geen privacygevelige gegevens p een USB-stick f cmputer bewaard, tenzij beveiligd met een wachtwrd. Dit ter beveiliging bij eventuele diefstal. Buiten de werkkring wrden er geen situaties met naam en tenaam besprken. Mcht schl infrmatie meegeven aan de gastuder ver uw kind, dan mag hij/zij u daarvan p de hgte stellen. We hebben een pen en eerlijke huding naar elkaar te. Cllega s praten niet ver elkaar en er wrden geen gegevens ver medewerkers met elkaar f met derden uitgewisseld, znder medeweten van de betrkkene. Beveiliging gegevensverwerking gebeurt vrnamelijk digitaal en de gegevens wrden pgeslagen via Prtabase. Wanneer andere rganisaties dan Vereen persnsgegevens verwerken in pdracht van Vereen, hebben wij een vereenkmst geslten met deze rganisaties m ervr te zrgen dat zij p dezelfde wijze waken vr de beveiliging en vertruwelijkheid van uw gegevens. Binnen Vereen zijn de rechten z vastgelegd in Prtabase, dat iedere uder/gastuder, medewerker alleen die gegevens tt zijn beschikking heeft die ndig zijn vr de uitvering 8
van zijn functie. Vereen hudt jaarlijks een interne cntrle p juistheid van alle gegevens. Schriftelijke dcumentatie wrdt pgebrgen in kasten met slt. Er zijn situaties waarbij de gastuder niet kan vaststellen f de betrkken vlwassene bevegd is m een kind p te halen. Dit mdat hij/zij ng geen kennis heeft gemaakt met de betrkkene. Ok kan het zijn dat degene die het kind phaalt ng nit eerder p de vestiging is geweest (pa, ma, m, tante, buurvruw etc). De gastuder heeft het recht de persn te vragen zich te identificeren. Bij twijfel zal er telefnisch cntact met de klant plaatsvinden. Aanpassingen privacyreglement Aangezien uw privacy bij Vereen van grt belang is en de regelgeving cntinu in ntwikkeling is, behuden wij ns het recht vr dit privacyreglement aan te passen. Wijzigingen wrden k p de website gepubliceerd. 9