Wat zijn de succescriteria voor een partnership? Chemical Power Oil & Gas
Wie zijn wij Arno Gerrets Agrifirm Manager Techniek Maries van Aert Stork Technical services Consultancy Manager Onderhoud en Investeringen Techniek en Procestechniek Ervaring outsourcing Contract verantwoordelijk Agrifim/Stork Maintenance Management Services Processen en Organisaties Implementatie outsourcing trajecten Contract verantwoordelijk Stork/Agrifirm 2
Wat zijn de succescriteria voor een partnership? 5 vragen en 5 antwoorden (1/2): 1. Hoe bouwt u een lange termijn vertrouwensrelatie op met uw partner / contractor? Duidelijke en gezamenlijk overeengekomen doelstellingen welke in het voordeel voor beide partijen zijn! Structureel intern draagvlak voor het beheer van het contract: Het managen van de relatie! 2. Hoe verenigt u verschillende organisatieculturen en visies op de gemaakte afspraken? Maak afspraken over: periodieke reviews en frequentie, uitwisseling van data en frequentie, escalatie proces. 3
Wat zijn de succescriteria voor een partnership? 5 vragen en 5 antwoorden (2/2) 3. Hoe voorkomt u dat uw verwachtingen niet overeenkomen met de realiteit? Adequate en complete specificaties. Juiste bepaling van de uitbestedingskosten. Grondige kennismaking met de toekomstige partner. 4. Hoe zorgt u voor verantwoordelijkheidsgevoel en binding in uw onderhoudsteam? 5. Hoe gaat u om met onenigheid over meetresultaten of beloningen van prestaties? Maak afspraken over: feedback en lessons learned sessies sancties rond non-performance Performance metingen gebaseerd op duidelijke definities. Inzetten van onafhankelijke expertise. 4
Audits Bedrijfscultuur Mensen: grondig kennismaking! Referentie bezoeken Leer elkaar kennen 5 5
Enkele wijsheden uit de praktijk: Mensen zijn altijd bang voor De benodigde communicatie verandering. om tot een uitbestedingstraject te Hoe meer rigide en minder komen moet nooit flexibel de organisatie, hoe onderschat worden. lastiger het wordt Het is een mens intensief Een gedetailleerd proces! veranderplan dat alle aspecten van bemensing definieert, is een fundamentele basis voor een goed gemanaged uitbestedingstraject. medewerkers te motiveren tot vernieuwde processen. Organiseer interne briefings, maak gebruik van bulletins, intranet, helpdesk,... om alle relevante punten te kunnen behandelen, Als managers/stakeholders om weerstand voldoende te overwinnen betrokken en Ontwikkel een evaluatie vertrouwen worden bij op elke te stap, bouwen. zullen methode inclusief criteria zij de benodigde vóórdat je contact legt met processtappen eerder een leverancier én bereid je systemen en organisatiestructuur hierop voor! doorzien en bekrachtigen: Own the Deal! 6
Praktijk case Technische Dienst Uitbesteden specialistisch werk Intern veranderen! Leren de relatie te managen! Intern professionaliseren 7
Partneren gaat om samenwerking van mensen Verbeteren van elkaars bedrijfsresultaat! Hoe moeten mijn eigen mensen gaan werken? Hoe werken de mensen van de partner? eigen bedrijfsvoering Opzetten van de interface Onderhouden van de relatie Succesfactor bedrijfsvoering van de partner 8
Hoe moeten mijn mensen gaan werken? Strategie en Analyse Is uw organisatie klaar? Contract opbouw Behoeften bepaling Leverancier selectie Implementatie Contract onderhandeling Opvolging Evaluatie contract 9
Hoe moeten mijn mensen gaan werken? Strategie & Analyse Welke KPI s? KPI tool opzetten! Meten eigen efficiency! Hoe relaties evalueren? Wat wel en wat niet? Documentatie beheer op orde? Complexiteit verlegd Welke contract onderdelen? Afscheid nemen van Monteurs? Aanpassing Werkvoorbereiding! Is uw organisatie klaar? Behoeften bepaling Contract opbouw Leverancier selectie Contract Onderhandel. Implementatie Opvolging Evaluatie contract 10
Hoe moeten mijn mensen gaan werken Meten eigen efficiency en effectiviteit! Relationship building Documentatie beheer op orde? Integreren met opdrachtgever Van regie naar asset improvement contracten Strategie & Analyse Is uw organisatie klaar? Behoeften bepaling Contract opbouw Leverancier selectie Aanpassing Werkvoorbereiding Van doener naar denker Complexiteit verlegd Competenties die nog niet beschikbaar zijn invullen Contract Onderhandel. Implementatie Opvolging Evaluatie contract 11
Enkele wijsheden uit de praktijk: Niet te veel te beloven, gefaseerd, stap voor stap te implementeren én evalueren. Soms terugkijken naar gestelde uitgangspunten (creëer ruimte om bij te stellen) Tussentijdse wisseling van de relatie beheerder kan de onderlinge verhoudingen doen verstoren. NB: Partnership moet nog langer mee! Slaagt door eerlijk te zijn, door perceptie goed weg te zetten. En vooral vertrouwen in elkaar te hebben. Partnership Partnership doorloopt een aantal ontwikkelstadia. Partnerships komen niet altijd tot volwassenheid / vallen vroegtijdig uit elkaar omdat degenen die opstarten degenen die continueren. 12 Partnership slaagt door mensen.
13 Uitbesteding als veranderproces
Arno Gerrets / Maries van Aert Chemical Power Oil & Gas