Handleiding Online webshop Vrije Tijd Gemeente Zulte Geachte gebruiker, Deze handleiding is bedoeld voor de mensen die zichzelf of hun kinderen online willen inschrijven voor één of meerdere gemeentelijke activiteiten. De mogelijkheid om online in te schrijven is een extra service die wordt aangeboden door de gemeente. Voor wie niet over internet beschikt, is het ook nog altijd mogelijk om op het gemeentehuis zelf in te schrijven. De inschrijving op het gemeentehuis biedt géén voorrang op het online inschrijven: de inschrijvingsmomenten online en op het gemeentehuis gaan terzelfdertijd door, dus zelfs indien u naar het gemeentehuis komt is dit geen garantie dat er nog beschikbare plaatsen zullen zijn. Om geen tijd te verliezen tijdens de inschrijvingen zelf is het aangeraden om reeds op voorhand een login te creëren op onze online webshop. Het is ook belangrijk om reeds op voorhand de gezinssituatie te controleren, aangezien u tijdens het inschrijven enkel leden van uw gezin zal kunnen inschrijven! Bij de meeste inwoners zal de gezinssamenstelling reeds correct zijn, omdat deze wordt overgenomen van ons lokaal bevolkingsregister. Van niet-inwoners is het rijksregisternummer bij ons niet gekend. Stuur ons een mailtje met de gegevens van uzelf en uw kinderen (rijksregisternr, naam, adres, ) zodat wij dit kunnen ingeven in ons systeem. Voor het online betalen heeft u best uw bankkaart en kaartlezer bij de hand met uw pincode. Gelieve er ook rekening mee te houden dat de servers een beperking opleggen op het aantal gelijktijdige verbindingen per adres. Concreet wil dit zeggen dat als u thuis met 3 pc's tegelijk probeert in te schrijven er slechts 1 pc wordt toegelaten op de servers en dat de andere 2 pc's in de wachtrij worden geplaatst totdat de 1e pc/gebruiker de webshop verlaat. Ondertussen nemen de andere pc's/gebruikers bandbreedte in beslag op de server wat de performantie van het systeem nadelig beïnvloedt. Inhoudsopgave: 1. Aanmelden in de webshop...2 1.1. Login creëren met Rijksregisternummer...2 1.2. Aanmelden met login & paswoord...4 1.3. Aanmelden met eid...4 2. Mijn gegevens beheren...5 2.1. Mijn persoonlijke gegevens beheren...5 2.2. Mijn gezinsleden beheren...6 2.3. Historiek en overzichten...7 3. Inschrijven voor activiteiten...8 3.1. Activiteiten opzoeken/filteren...8 3.2. Details van een activiteit...8 3.3. Inschrijven...9 3.4. Korting op een activiteit...11 4. Betaling...12 4.1. Geen toegang met uw account...14 4.2. Login of wachtwoord vergeten...14 4.3. Deze klant is reeds gespecifieerd...15 4.4. Online betalen lukt niet...15 4.5. Overige problemen...16
1. Aanmelden in de webshop De standaard manier om aan te melden is via een gebruikersnaam en wachtwoord. Alle inwoners kunnen deze zelf aanmaken door eerst de procedure in stap 1.1 te doorlopen. 1.1. Login creëren met Rijksregisternummer Geef hier uw rijksregisternummer in, dit nummer staat op de achterkant van uw eid en bestaat uit uw geboortedatum en 5 extra cijfers en staat in dit formaat: xx.xx.xx-xxx.xx U mag dit nummer in dit formaat ingeven, maar u mag ook gerust gewoon alle cijfers ingeven zonder tekens tussen. Van niet-inwoners is het rijksregisternummer bij ons niet gekend. Stuur ons een mailtje met de gegevens van uzelf en uw kinderen (rijksregisternr, naam, adres, ) zodat wij dit kunnen ingeven in ons systeem. Hierna moet u éénmalig de procedure voor nieuwe gebruiker doorlopen. Eerst kiest u een gebruikersnaam en wachtwoord. Let op, beiden zijn hoofdlettergevoelig.
Op de volgende pagina krijgt u uw gegevens te zien die momenteel reeds bij ons gekend zijn. Gelieve deze zorgvuldig na te kijken en bij te werken waar nodig. De velden met een * zijn verplichte velden, deze moeten ingevuld zijn voor u verder kan met de registratieprocedure. Tot slot moet u zich nog akkoord verklaren met de algemene voorwaarden.
Bij het einde van de registratie krijgt u onderstaande boodschap. In de mail die u ontvangt klikt u op de activatielink waarna de registratie is voltooid. 1.2. Aanmelden met login & paswoord Geef hier de door u gekozen gebruikersnaam en wachtwoord in. 1.3. Aanmelden met eid Aanmelding met de eid zal pas in een volgende versie beschikbaar zijn. Om zich online aan te melden met de eid heeft u uw eid nodig en uw pincode. Uw pc moet ook reeds voorzien zijn van een kaartlezer en de nodige software (zie eid.belgium.be).
2. Mijn gegevens beheren Via het icoontje van Mijn profiel rechtsboven kan u uw eigen gegevens beheren. 2.1. Mijn persoonlijke gegevens beheren Onder Mijn gegevens kan je de persoongegevens beheren van de persoon die op dat moment is aangemeld. U hebt hier ook de mogelijkheid om uw gebruikersnaam en paswoord te wijzigen, alsook uw mailadres.
2.2. Mijn gezinsleden beheren Onder gezinsleden kan u de gezinssamenstelling beheren. Deze is vooral van belang bij het inschrijven, aangezien u voor een activiteit enkel leden kan inschrijven die tot uw eigen gezin behoren. Het is daarom ten zeerste aangeraden om reeds op voorhand te zorgen voor een login en uw gezinssamenstelling te controleren. Voor nieuw samengestelde gezinnen is er de mogelijkheid om zelf nog gezinsleden toe te voegen.
2.3. Historiek en overzichten Hier krijgt u een overzicht van alle activiteiten waar uzelf of uw kinderen aan deelnamen. U kan ook een kopie van het inschrijvingsbewijs opvragen. Later zullen ook de fiscale attesten hier beschikbaar worden gesteld.
3. Inschrijven voor activiteiten Als u op de tab Activiteiten klikt krijgt u hier alle huidige en toekomstige activiteiten te zien. 3.1. Activiteiten opzoeken/filteren Om vlug uw activiteiten terug te vinden kan u filteren op verschillende criteria: Periode: hier kan u vlug filteren op de periode waarin de activiteiten doorgaan Datum: u kan zelf ingeven in welke periode de door u gezocht activiteiten doorgaan, druk daarna op Zoek Trefwoord: rechtsboven kan u een trefwoord ingeven van de naam van de door uw gewenste activiteit(en), druk daarna op Zoek Tevens kan u hier de activiteiten sorteren op naam, datum, prijs, 3.2. Details van een activiteit Als u klikt op de naam van de activiteit krijgt u de details te zien: Naam van de activiteit Start- en einddatum Locatie Omschrijving Aantal (nog beschikbare) plaatsen Dagen (data en uren waarop de activiteit effectief plaatsvindt) Benodigdheden (wat moet u meebrengen naar de activiteit) Afspraken
3.3. Inschrijven Van zodra men kan inschrijven voor een activiteit zal in de detailfiche van de activiteit de knop Inschrijven te zien zijn. Daarna kan men kiezen welke gezinsleden men wil inschrijven voor deze activiteit.
Bij opmerking kan u info meegeven over de deelnemer die van belang kan zijn voor deze activiteit. Tot slot kan u de inschrijving bevestigen door deze in de Winkelwagen te plaatsen. Van zodra een inschrijving zich in de winkelwagen bevindt, is de deelnemer voorlopig ingeschreven. Daarna kan u kiezen voor Verder winkelen als u voor nog activiteiten wil inschrijven of voor Doorgaan als u wil verdergaan naar de afrekening.
3.4. Korting op een activiteit Bij de inschrijfperiodes voor de sportkampen is er een korting mogelijk wanneer meerdere kinderen van hetzelfde gezin inschrijven voor één of meerdere activiteiten binnen dezelfde periode. Het oudste kind betaalt voor alle activiteiten de standaard prijs, vanaf het tweede kind krijgt men korting. Deze korting moet u zelf toekennen door bij de deelnemer zelf de juiste prijsgroep te selecteren. Er zal nadien een controle gebeuren of deze korting wel terecht is toegekend.
4. Betaling Van zodra alle inschrijvingen zijn gebeurd, kan men doorgaan naar de betaling. Via het menu rechtsboven kan men rechtsboven in het winkelwagentje zien welke inschrijvingen klaarstaan voor betaling. Indien alles goed bevonden werd, kan u doorgaan via de knop Afrekenen Opgelet! Inschrijvingen die niet worden afgerekend worden na een korte tijd geannuleerd en de plaatsen worden terug online beschikbaar. Hier kan u de betaalwijze kiezen. Standaard wordt er verwacht dat u kiest voor de online betaling, de inschrijving is pas definitief na de betaling. Inschrijvingen die niet tijdig betaald zijn, worden geannuleerd en de vrijgekomen plaatsen worden terug vrijgegeven voor inschrijvingen of opgevuld met inschrijvingen uit de wachtlijst.
FAQ 4.1. Geen toegang met uw account Indien u na de procedure in 1.3 geen registratiemail krijgt of niet op de activatielink geklikt heeft zal u daarna bij het aanmelden met uw login en paswoord volgende foutmelding krijgen. Indien dit voorkomt probeert u eerst alsnog de activatielink, als dit niet lukt stuurt u best een mail naar cultuur@zulte.be met de vermelding dat uw account geblokkeerd is. 4.2. Login of wachtwoord vergeten Als u uw login en/of wachtwoord vergeten bent kan u op de aanmeldpagina op het tabblad aanmelden klikken op de link Wachtwoord vergeten. Daarna volg je onderstaande procedure waarna je een mail ontvangt met je login en paswoord.
4.3. Deze klant is reeds gespecifieerd Deze boodschap kan u krijgen wanneer u probeert een nieuw gezinslid te creëren dat reeds bestaat. Dit probleem zal door onze leverancier bij de eerstvolgende update worden verholpen. Als u ons een mail stuurt met de namen en rijksregisternummers van de personen die aan uw gezin moeten worden toegevoegd passen wij dit aan voor u. Standaard zal enkel de knop om online te betalen zichtbaar zijn. 4.4. Online betalen lukt niet Mocht er bij het betalen iets mislopen dan worden uw inschrijvingen in de backoffice in wacht gezet, deze zullen dan niet meer verschijnen in het winkelmandje. Stuur ons een mailtje met de details van de inschrijvingen, dan kunnen wij deze definitief bevestigen in ons systeem. Uw inschrijvingen zal u dan later online kunnen betalen door na het aanmelden te klikken op 'Mijn profiel', 'Historiek en overzichten', 'Mijn activiteiten'. Daar krijgt u een tabblad met 'Nog te betalen'. Deze inschrijvingen kan u dan in het winkelmandje plaatsen en dan verder gaan met de online betaling. Gelieve er wel rekening mee te houden dat de betaling best binnen de 3 dagen na het inschrijfmoment wordt uitgevoerd. Niet-betaalde inschrijvingen zullen tijdig terug worden verwijderd om andere mensen de kans te geven
om zich in te schrijven. 4.5. Overige problemen Voor vragen of opmerkingen betreffende de activiteiten kan u terecht bij de respectievelijke diensten: Cultuur cultuur@zulte.be 09 280 96 02 Jeugd jeugd@zulte.be 09 280 96 05 Sport sportdienst@zulte.be 09 280 96 04 Voor technische problemen mag u een mail sturen naar informatica@zulte.be, gelieve een duidelijk omschrijving van het probleem te geven en eventueel een screenshot mee te sturen.