Bijlage 2 BESTUURLIJKE VERNIEUWING De afdeling: de verbindende schakel. Verenigingen worden uitgenodigd en uitgedaagd hun visie in te brengen ten aanzien van ontwikkelingen binnen de NTTB. Inleiding De NTTB is een vereniging van verenigingen, voor verenigingen en door verenigingen. Deze stellingname betekent dat de NTTB-verenigingen betrokken moeten zijn bij de ontwikkeling van de NTTB als geheel. Daarnaast moet het geheel ten dienste kunnen staan aan de vereniging. De kracht van het collectief moet de vereniging sterker kunnen maken. Als collectief ontwikkelen we ondersteunende faciliteiten via de organisatiestructuur, met daarin het Bondsbureau als kloppend hart van ondersteuning en beleidsontwikkeling. De organisatie wordt gerund door de verenigingen. Dit geschiedt door afvaardiging vanuit de verenigingen in de verschillende bestuurlijke gremia en door het beschikbaar stellen van expertise op internationaal, landelijk en regionaal niveau. NTTB van de verenigingen Vanuit de verenigingen wordt de NTTB nog vaak gezien als iets abstracts. Het referentiepunt voor het gemiddelde verenigingslid is de eigen vereniging met haar bestuur. Voor de gemiddelde verenigingsbestuurder reikt de horizon vaak niet veel verder dan de eigen vereniging, waarbij sommige verenigingsbestuurders uit hoofde van hun functie een directe lijn hebben met het afdelingsbestuur en haar commissies/functionarissen. De afdelingsbestuurders hebben over het algemeen meer feeling met de landelijke organisatie, maar de invloed daarop wordt als minimaal ervaren. De vraag is nu: hoe kunnen we de NTTB-leden meer betrekken bij de ontwikkeling van hun tafeltennissport? Om de bestuurlijke kracht aan de basis te versterken zouden we moeten investeren in de ontwikkeling van het bestuurlijk kader. Hiertoe zijn door NOC*NSF, in samenspraak met de sportbonden, de programma s Besturen met een visie en Sportief besturen ontwikkeld. Deze programma s zouden vanuit het Bondsbureau regionaal aangeboden kunnen worden aan de verenigingen. Betrokkenheid kunnen we alleen vergroten door met elkaar in gesprek te gaan. Hiertoe zullen we settings moeten creëren op verschillende niveaus, waarbij steeds op input van het onderliggende niveau wordt voortgeborduurd. Deze settings zullen aan de volgende criteria moeten voldoen: - onderwerpen moeten een directe betrokkenheid hebben met het werkveld; - het moet duidelijk zijn welk vervolg het gesprek krijgt en hoe de terugkoppeling plaatsvindt; - groepen moeten niet te groot zijn. Niveau van regio: - bestuurdersoverleggen (informele bijeenkomsten): gespreksonderwerpen worden door deelnemers zelf aangedragen. Doel: kennis en ervaring delen, stimuleren samenwerking tussen verenigingen, sonderen. - ledenraadpleging afdeling (formele bijeenkomsten): gespreksonderwerpen beleidsmatig van aard. Doel: input verzamelen voor te ontwikkelen beleidsonderwerp. 1
- Verenigingscongres (formele presentatie van en discussie over beleidsontwikkeling. Doel: input verzamelen, toetsing draagvlak. De afdeling Afdelingsbestuur Het afdelingsbestuur bestaat minimaal uit 3 en maximaal uit 5 personen. Het afdelingsbestuur ontwikkelt zich in de komende jaren meer en meer tot een geleding die het beleid dat in de Bondsraad wordt vastgesteld vertaalt naar de eigen afdeling. Het afdelingsbestuur bewaakt de processen van uitvoering binnen de afdeling en stelt in overleg met de uitvoerende commissies en met ondersteuning vanuit het Bondsbureau de jaarlijkse activiteitenplannen op. Deze activiteitenplannen worden voorzien van een begroting. Voorts organiseert het afdelingsbestuur de ALV en andere verbindende bijeenkomsten en onderhoudt zij als eerste aanspreekpunt de contacten met de verenigingen. Betaalde ondersteuning van het afdelingsbestuur De werkgroep heeft de alternatieve bestuursvormen van de afdelingen ZuidWest en West naast elkaar gezet en beoordeeld ten aanzien van de bestuurlijke consequenties. De afdelingsmanagers in de afdeling ZuidWest hebben een arbeidsrelatie met de NTTB, iets wat alleen kan met de landelijke NTTB-organisatie, niet met een afdeling. De afdelingsmanagers kunnen daardoor eigenlijk geen verantwoording afleggen richting de ALV van een afdeling. Andersom kunnen de verenigingen geen democratische controle op de afdelingsmanagers uitoefenen. Dat werkt alleen als het Hoofdbestuur (bestuurlijk verantwoordelijk voor NTTB-personeel) rechtstreeks verantwoording aflegt aan de ALV en de verenigingen inspraak hebben in de benoeming van de afdelingsmanagers. Daarnaast is het in deze constructie moeilijk om één NTTB-breed contributietarief toe te passen; er zullen door de kosten van de afdelingsmanagers verschillen tussen afdelingen ontstaan. Als dit gerelateerd is aan de afgenomen producten is dat verdedigbaar. Wel kan dit demotiverend werken op vrijwillige bestuurders elders, die mogelijk minder slagkracht kunnen ontplooien. Een mogelijke oplossing is dat in een model als Zuidwest het Hoofdbestuur inderdaad als verantwoordelijk bestuur optreedt richting de ALV, waarbij er vanuit de afdeling vrijwilligers toezicht uitoefenen op de afdelingsmanagers. Dit is een kleinere taak voor de vrijwillige bestuurders. Zij houden toezicht op de uitvoering, zij hebben geen beleidsvormende taak. De afdelingsmanagers (mits geschikt voor hun taken) kunnen in het algemeen sneller en meer productgericht richting de verenigingen handelen. Evaluaties van de huidig werkwijze in de afdeling ZuidWest laten, zowel van de kant van de verenigingen als van de kant van het Hoofdbestuur, zien dat de inzet van professionele krachten een meerwaarde heeft. De kwaliteit van uitvoering van beleid is verbeterd en de lijnen met het Bondsbureau zijn kort, waardoor er sprake is van een verbeterde samenwerking tussen afdeling/ verenigingen en de landelijke organisatie. De bestuurlijke alternatieven zijn ook in het College van Voorzitters (CvV) aan de orde geweest. Het CvV vindt het naast elkaar bestaan van twee bestuurlijke constructies binnen de NTTB ongewenst en vindt het model van Zuidwest niet het juiste. De werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing komt naar aanleiding van het bovenstaande tot de conclusie dat een combinatie mogelijk is met toezicht houdende bestuurders vanuit de afdeling en betaalde afdelingsondersteuners die het afgesproken beleid begeleiden in de uitvoering. De werkgroep is van mening dat op deze wijze de democratische verworvenheden binnen de afdelingen gewaarborgd blijven terwijl een kwaliteitsimpuls gegeven kan worden aan de uitvoering van beleid en de contacten met de landelijke organisatie, lees het Bondsbureau. De taken van de afdelingsondersteuner - Vrijwilligersbeleid: aansturen functionarissen/commissies, inclusief coaching en begeleiding, waardering en werving nieuwe vrijwilligers; spin in het web. - Communicatie: met Bondsbureau; aansturing vanuit directeur Bondsbureau. met Hoofdbestuur; deze is eindverantwoordelijk. 2
met afdelingscommissies en functionarissen. met verenigingen en leden; vertalen landelijk beleid naar afdeling; leveren van input vanuit de afdeling naar landelijk (Bondsbureau en Hoofdbestuur); promotie en ontwikkeling. met ALV; organisatie ALV; organisatie regio-overleg met Bondsraadleden met verenigingen; info via diverse communicatiemiddelen, zoals website, nieuwsbrief e.d. - Financiën; uitvoering geven aan financiële processen in samenwerking met het Bondsbureau; opstellen financiële rapportages t.b.v. afdelingsbestuur. Financiële consequenties inzet afdelingsondersteuner Op basis van bovenstaande schat de werkgroep in dat gemiddeld per afdeling 8 uur per week aan afdelingsondersteuning, 0,2 FTE, ingezet kan worden. Hiermee sluit de werkgroep aan op de ervaringen met de afdelingsmanagers in de afdeling ZuidWest. Dit betekent dat er bij de verdere uitwerking van deze betaalde functie uitgegaan wordt van ongeveer 1,6 FTE. Afhankelijk van de uiteindelijke omvang van de inzet van betaalde afdelingsondersteuners en hun inschaling zal dit voor de NTTB een werkgeverslast met zich meebrengen. De werkgroep schat in dat dit tussen 50.000,- en 85.000,- zal komen te liggen. Taken van het afdelingsbestuur Het afdelingsbestuur bestaat uit een zogenaamd kernbestuur, 3 5 personen, met in elk geval een voorzitter, secretaris en penningmeester. Dit kernbestuur houdt zich bezig met de volgende taken: - Voorzitter: voorbereiden en leiden AB-vergaderingen, voorbereiden en leiden van ALV, voorbereiden en leiden van regionale bijeenkomsten, leiding geven aan proces van beleidsinitiatieven, organiseren van contacten vanuit AB met uitvoerende commissies en afdelingsondersteuning, vertegenwoordiging in CvV, representatie. - Secretaris: voorbereiden correspondentie, beheer archief van de afdeling, organiseren verslaglegging van bijeenkomsten, bijdragen aan ontwikkelen beleidsinitiatieven. - Penningmeester: verzorgen financiële paragraaf bij de jaarplannen, budgetbewaking bij uitvoering jaarplannen, bijdragen aan ontwikkelen beleidsinitiatieven. - AB als geheel: monitoring beleidsontwikkeling via werkgroepen, monitoring uitvoering competitie en toernooien, monitoring commissies en werkgroepen, aansturing afdelingsondersteuning, gesprekspartner van het Hoofdbestuur, organisatie ALV, besluiten nemen m.b.t. beleidsvoorstellen, opstellen jaarplannen. Financiën De afdelingen hebben geen eigen vermogen, zij zijn immers integraal onderdeel van de organisatie NTTB. Uitgangspunt bij de financiën op afdelingsniveau moet zijn: geld volgt beleid. Dat wil zeggen dat de afdelingen worden gefinancierd op basis van de activiteitenplannen, voor zover dit past binnen de kaders van de NTTB. De penningmeester van de afdeling monitort de uitputting van de beschikbare budgetten. De financiën van de afdeling vormen een integraal onderdeel van de financiële huishouding van de NTTB waarover de accountantscontrole plaatsvindt. Vanuit dit perspectief is een kascontrole op afdelingsniveau niet noodzakelijk. Door het accountantsrapport ook op afdelingsniveau ter beschikking te stellen kunnen ook verenigingen zich vergewissen van de financiële positie van de NTTB. De afschaffing van de kascontrole kan parallel verlopen aan de herinrichting van de financiële processen. Vanuit de gedachte dat er binnen de NTTB één financieel systeem wordt gehanteerd is het logisch om ook uit te gaan van een uniform contributiestelsel dat geldt binnen alle afdelingen. De verdeling van deze inkomsten zou vervolgens kunnen plaatsvinden volgens onderstaande systematiek: Vanuit de inkomsten (contributie, subsidies en overige) worden zowel de uitgaven voor de landelijke organisatie als die voor de activiteitenplannen van de afdelingen gedekt. Voor de landelijke organisatie moeten we denken aan uitgaven in relatie tot het Bondsbureau, landelijke en internationale verplichtingen en activiteiten op het gebied van breedtesport, topsport, opleidingen e.d. Het financieel kader voor de activiteitenplannen van de afdelingen wordt bepaald door een bedrag per NTTB-lid binnen de afdeling. Binnen de Bondsraad kunnen afspraken worden gemaakt over de 3
verhouding tussen de verschillende uitgavenposten. Het voorstel is de uniforme wijze van contributieheffing en verdeling van de middelen op 1 januari 2016 in te laten gaan. Invoering 1 NTTB-administratie Vanuit de werkgroep is onderzocht op welke termijn de invoering van een uniform contributiestelsel met daaraan gekoppeld een uniform administratiesysteem zou kunnen worden uitgevoerd. In overleg met het hoofd financiële administratie is geconcludeerd dat invoering van een uniform administratief systeem per 1 1 2015 beleidsarm gerealiseerd zou kunnen worden. Dit betekent dat per 1 januari de financiële huishouding van de afdelingen wordt ondergebracht bij het Bondsbureau. De invoering van het principe geld volgt beleid kan vervolgens per 1 januari 2016 volop worden geïmplementeerd. Vanaf 2016 kan worden gewerkt vanuit één NTTB-begroting, waarbij de afdelingen aanvragen kunnen doen op de daarin vastgestelde kostensoorten en plaatsen. Afdelingsledenvergadering Tijdens de Afdelingsledenvergadering legt het afdelingsbestuur verantwoording af over de uitvoering van het activiteitenplan in het afgelopen jaar en presenteert het jaarplan voor het komende jaar. De agenda van de ALV bevat in ieder geval de volgende agendapunten; - Jaarverslag over het afgelopen jaar, inclusief bestuurs- en financieel verslag NTTB - Activiteitenplan + financiële paragraaf. - Verkiezing afdelingsbestuur - Overleg met de afgevaardigden in de Bondsraad, waarin verslag wordt gedaan en waarin de ALV haar standpunten t.a.v. beleidskeuzen in de Bondsraad ter overweging mee kan geven. - Verkiezing van de afvaardiging in de Bondsraad - Bezetting commissies - Gesprek met vertegenwoordiger van de landelijke organisatie Ten behoeve van een goede beleidscyclus verdient het de voorkeur om de ALV in april/mei te laten plaatsvinden. Het afdelingsbestuur kan hierin draagvlak creëren/toetsen voor haar activiteitenplan waarvan de financiële consequenties meegenomen kunnen worden in de landelijke begroting van het daaropvolgende jaar. Het afdelingsbestuur vertaalt de besluiten van de ALV in het activiteitenplan, waarna het aan het Hoofdbestuur wordt voorgelegd. BELEIDSONTWIKKELING Stap 1 Het Hoofdbestuur initieert beleid op basis van verkregen inzichten vanuit de Bondsraad, het College van Voorzitters, de afdelingen, de verenigingscongressen, landelijke- en internationale ontwikkelingen in de sport. Stap 2 De Bondsraad stelt beleid vast en geeft hiermee de kaders voor uitvoering aan. Stap 3 Afdelingen vertalen het landelijk beleid en de besluiten van de ALV in het najaar in hun activiteitenplan en sturen dit aan het Hoofdbestuur dat alle plannen combineert. Stap 4 Het Hoofdbestuur presenteert aan de hand van de activiteitenplannen de begroting van de NTTB. Stap 5 De Bondsraad stelt de begroting vast en daarmee de financiële kaders voor de afdelingen. Stap 6 Het Hoofdbestuur legt verantwoording aan de Bondsraad, en daarmee ook aan de afdelingen, middels een jaarverslag en een goedgekeurde jaarrekening. PLANNING BELEIDSCYCLUS VAN 2015 2015 april/mei Afdeling Verantwoording uitvoering activiteitenplan jaar 2014. Presentatie en besluitvorming activiteitenplan jaar 2015 en 2016. 2015 juni Bondsraad Verantwoording en evaluatie beleid door HB over 2014. Presentatie en besluitvorming beleidsplannen voor jaar 2015 en 2016. 2015 okt./nov Bondsraad Vaststellen begroting NTTB, inclusief afdelingen jaar 2016. 4
Implementatie - Herstructurering financiën: per 1-1-2015 - Dienstverlening Bondsbureau: per 1-1-2015 een start met vaste ondersteuning - Andere opzet afdelingsbesturen: per 1-1-2016 - Andere opzet afdelingsledenvergadering: per 1-1-2016, deels al invoeren in 2015 (o.a. behandeling activiteitenplan 2016) - Monitoring/rapportages: per 1-1-2015 Communicatie - Bespreking in College van Voorzitters oktober 2014 - Bespreking/besluitvorming in Bondsraad november 2014 - Bijstelling en nadere uitwerking werkgroep november/december 2014 - Bespreking met afdelingsbesturen januari/februari 2015 - Presentatie ALV s april/mei 2015-5