KENNISSESSIE How Shared Service Centers (SSC) can use Big Data 27 September 2018
How Shared Service Centers (SSC) can use Big Data Traditioneel wordt een SSC gezien als een afdeling die zich hoofdzakelijk bezighoudt met transactionele werkzaamheden: het inboeken en verwerken van facturen en het nabellen van klanten, zodat rekeningen worden betaald. Op basis van zijn ruime werkervaring is onze spreker Paul van Bentum van mening dat een SSC meer dan dit is. Een SSC heeft een schat aan data, maar doet er te weinig mee. Dit ervaart hij als een grote gemiste kans. Vaak genoemde redenen om een SSC in te richten zijn: 1) Om de kosten van decentralisatie van afdelingen te drukken. 2) Het verhogen van de kwaliteit en professionaliteit van de ondersteunende processen. 3) Grotere mate van flexibiliteit in kosten en strategie, tevredenheid van de externe klant (lees: interne eigen organisatie) te verbeteren. Toegevoegde waarde Jarenlang werd met name de focus gelegd op het eerste punt, het drukken van de kosten. Dit beweegt organisaties om een SSC naar het buitenland te verplaatsen of de werkzaamheden bij een externe partij neer te leggen. Bij het bouwen van de business case voor het opzetten van een SSC zouden juist de andere twee elementen veel meer meegenomen moeten worden; de kwaliteit van de processen en het leveren van een bijdrage aan de strategie van een bedrijf. Met deze twee aspecten wordt de toegevoegde waarde om een SSC letterlijk dicht bij de business te houden gerechtvaardigd. Shared Service Center 2.0 Veel bedrijven zijn volop bezig met het robotiseren en standaardiseren van processen. Het finance landschap beweegt zich steeds meer naar het regisseren van datastormen en het bewaken van de datakwaliteit dan het produceren van rapportages. De toekomstvisie van onze spreker is dan ook dat een finance afdeling steeds meer Real Time Information moet leveren om zo in control te blijven en om voorsprong op de concurrentie te behouden. Een SSC kan en zou hieraan kunnen bijdragen, omdat we binnen een SSC over een schat van data beschikken. aldus Paul. Real Time Information Samen met de aanwezigen worden enkele praktijkvoorbeelden besproken. Hieruit blijkt dat om Real Time Information (RTI) te kunnen leveren, er voldaan moet worden aan de volgende randvoorwaarden: - Volledig inzicht in de processen; - Overeenstemming van definities en hieraan vasthouden; - De business moet de behoefte hebben dat een SSC bijdraagt aan RTI. Met name bij de laatste voorwaarden ervaren de aanwezigen de uitdaging. Bij het merendeel van de organisaties is sprake van een latente behoefte. Om de behoefte zichtbaar te maken, stelt Paul voor om het verbetertraject pragmatisch aan te pakken en te beginnen met het realiseren van kleine verbeterpunten en het optimalisatietraject niet te groot te maken. Wanneer eenmaal een 'proof of concept' wordt afgeleverd, zal de
business, lees: de business controller en een FP&A Analyst, openstaan voor een intensievere samenwerking. Om als SSC Real Time Information aan te leveren benoemt Paul hiervoor drie pijlers: 1 CONTINUE ACCOUNTING Boekhoudkundige taken, controles en afstemmingen zijn rechtstreeks geïntegreerd in dagelijkse activiteiten. Transacties worden volledig en (vrijwel) real time verwerkt en financiële informatie wordt afgestemd, gecontroleerd en geverifieerd. 2 REAL TIME REPORTING Inzicht in actuele ontwikkelingen. In staat zijn om direct (corrigerende) acties te ondernemen. 3 REAL (PREDICTIVE) ANALYSIS Begrip hebben van patronen, trends, relaties en uitschieters, door grote hoeveelheden data, (externe/interne) beschikbaarheid en toegepaste algoritmen. De gewenste data gebruiken en koppelen Om Real Time Information aan te leveren is het van belang om de volgende drie aspecten in kaart te brengen: - Events: identificeer welk product of dienst gemeten moet worden; - Drivers: bepaal welke variabelen bepalend zijn voor het product of dienst; - Monetize: koppel waardes aan de gestelde variabelen. Om dit te concretiseren hebben wij een voorbeeld toegevoegd. Zie volgende pagina.
Bovenstaande illustratie toont aan dat dit concept niet mogelijk is wanneer niet wordt voldaan aan de voorwaarden. Als SSC manager moet je je product/dienst goed begrijpen en weten waar de uitdaging en de risico s zitten. Gefaseerde aanpak Omdat onze spreker gelooft dat het goed is om eerst een proof of concept af te leveren om zo de business te overtuigen, deelt hij drie opties om big data te gebruiken. Deze opties zijn: - Gebruik van Excel: snel en eenvoudig, flexibel, direct toepasbaar en goedkoop om te kijken of het werkt; - Bouwen aan RPA oplossingen: consistent, stabiel proces/systeem, kosten- en tijdbesparend; - Geïntegreerd platform (koppelen van meerdere systemen/apps, schaalbaar, flexibel en stabiel). De voordelen Wanneer de aanpak in overleg met de business controller eenmaal goed is ingericht, zal een SSC de business gewenste data aanleveren waardoor sneller en beter onderbouwd een periodieke afsluiting gemaakt kan worden. Het zorgt ervoor dat data efficiënter en consistent wordt aangeleverd, omdat cijfers door ingebouwde controles zijn gevalideerd. De inrichting is maatwerk en is afhankelijk van welke key drivers voor een organisatie belangrijk zijn.
BrightStone Group BrightStone Group is een consultancy, project management en interim organisatie actief binnen de domeinen Finance, Risk, Audit en Compliance. Wij beschikken over een multidisciplinair team met experts binnen deze domeinen. We stemmen onze werkstijl, het proces en de mensen af op uw organisatie. Want het decor waartegen het project of tijdelijke opdracht zich bij u afspeelt, is leidend voor de aanpak die we kiezen. We doen wat we zeggen, liefst nog een beetje meer. Met beide benen op de grond richten we onze blik op uw toekomst. Voor meer informatie over BrightStone Group, onze visie én onze mensen verwijzen wij u graag naar onze website: www.brightstonegroup.nl Bright Young Professionals Bent u geïnteresseerd in Young Bright Talent en wilt u aan de slag met de volgende uitdagingen: - Optimalisatie van huidige processen; - Verbeteren van data kwaliteit; - Implementatie van een nieuw financieel systeem? Onze label Bright YP is gespecialiseerd in de begeleiding, het opleiden en de bemiddeling van internationaal BSc en MSc talent binnen o.a. de domeinen: Finance/SSC's, Data Management en Operations. Veel van onze relaties maken gebruik van de gratis optie tot overname van onze medewerkers na 12 maanden. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze website: www.brightyp.com Wij komen graag langs voor een vrijblijvende kennismaking. Wij zijn bereikbaar via email op info@brightstonegroup.nl of telefonisch op 085-0716303.