. 'irt: RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT Reg istratien um mer raad 1 204468 Datum: 3 juni 2015 Afdeling / Team Raadsgriffie / Portefeuillehouder: Roald Helm Behandeld door: B.W. Gerdingh Ondenverp: Advies programmarekening 201 4 Samenvatting: De auditcommissie en vak-commissies hebben de conceptprogrammarekening 2014 besproken. Er is tijdens de behandeling op een aantal vlakken inhoudelijk gesproken over de jaarrekening. ln dit raadsvoorstel komen deze zaken kort aan de orde. De behandeling heeft niet geleid tot een specifieke aanbeveling van de auditcommissie aan de gemeenteraad. Het advies van de auditcommissie aan de raad is om de jaarrekening 2014 vast te stellen Bij de rekening is een goedkeurende verklaring van de accountant overlegd De auditcommissie gaat zich bezinnen op haar rol, waar het gaat om de effecten van de decentralisaties op de taken van de gemeente en de verantwoording daarvan via de programmarekening 201 5.
Reg istratien ummer: 1 204468 Ondenruerp: Programmarekening 20 1 4 Purmerend, 3 juni 2015 Aan de gemeenteraad van Purmerend, lnleiding en probleemstelling: Conform artikel 4lid 4 van de "Verordening auditcommissie 2014" adviseert de auditcommissie de raad over de programmarekening. Zij kijkt daarbij vooral naar de financieel{echnische kant van de programmarekening. De overige raadscommissies adviseren de raad over de politieke/beleidsinhoudelijke kant van de programmarekening. Het onderhavige stuk vormt de weerslag van beide en is te beschouwen als een integraal advies van de auditcommissie en de overige commissies aan de raad t.a.v. de programmarekening 2014. Tijdens de behandeling in de diverse vak-commissies en de auditcommissie zijn een aantal zaken aan de orde geweest. Vak-commissies Bij behandeling van de jaarrekening in de vak-commissies is bij de commissie Samenleving en de commissie Algemene Zaken aangeven dat de jaarrekening voor wat betreft die commissies als hamerpunt naar de raad kan. ln de commissie Stedelijke Ontwikkeling en Beheer heeft de wethouder toegezegd dat er een voorstel van het college komt over "Mogelijkheden voor koopstimulering". Het college heeft verder toegezegd dat in de jaarrekening 2015 wordt gerapporteerd over de concretisering van de prestatieafspraken met de corporaties en de specificaties voor bijzondere mogelijkheden voor bebouwing. Auditcommissie Tijdens de bijeenkomst van de auditcommissie met de accountant meldde de accountant dat er door interne personeelswisselingen een vertraging is opgetreden in het nakomen van de door de accountant met het college afgesproken termijnen. Verder concludeert de accountant dat de rekening getrouw en rechtmatig is. Bespreking van voorbereide vragen accountant. Op 18 mei 2015 heeft de auditcommissie de bijeenkomst met de accountant voorbesproken. Daarbij zijn een aantal vragen aan de orde geweest. 1. Op de vraag waarom de titel van het controleverslag niet is "Herijkt voor de toekomst" (deze titel slaat op volgens de accountant met name op de grondexploitaties) geeft de accountant aan dat het niet zo is dat het verhaal met de ingeboekte voorziening klaar is. Het is een boekhoudkundige maatregel en grondexploitatie zoals die nu is, is een realistisch scenario maar het scenario moet wel eerst gerealiseerd worden. 2. Over of de gemeente in staat is haar financiële tegenvallers en financiële risico's op te vangen geeft de accountant aan dat de algemene reserve ontoereikend is om het benodigde weerstandsvermogen te dekken. Daarbij zijn door de accountant een aantal aandachtspunten aangegeven. De auditcommissie bespreekt aanvullend een aantal zaken met de accountant. Met de accountant is opnieuw gesproken over de door Purmerend gehanteerde rekenrente bij grondexploitaties. De accountant geeft aan dat de gemeenteraad hier de vrijheid heeft om daar mee om te gaan zoals hij dat wenst. De accountant licht toe dat hij dit gebruik (bijna) niet in andere gemeenten aantreft. Ook merkt de accountant in zijn verslag op dat de lage rekenrente naar zijn mening aanzienlijke risico's met zich meebrengt. blz.2 van 5
Reg istratien ummer: 1 2 04468 Onderurerp: Programmarekening 20 1 4 Omdat dit het laatste jaar in Purmerend is voor deze accountant legt de auditcommissie de vraag voor of hij nog tips voor de toekomst heeft. De accountant reageert: - Er is de afgelopen jaren in Purmerend veel gebeurd op het gebied van interne beheersing. Dat is echt verbeterd, maar moet wel de aandacht houden. - Grondexploitaties (de samenstelling maar ook de interne beheersing ervan) blijft een aandachtspunt. - De landing van de decentralisaties, de bijbehorende bezuinigingen en de interne beheersing daarvan, verdienen het komende jaar de aandacht. - De ontwikkeling van de stadsveruvarming is een spannende aangelegenheid. - Let ook op de schuldenpositie en de bijbehorende financiéle positie van de gemeente Gesprek met de portefeuillehouder financiën ln het gesprek van met auditcommissie gaf de portefeuillehouder aan dat 2014 goed is verlopen, maar dat er wel verbeterpunten zijn. Vooral op het gebied van de interne controle is nog verbetering mogelijk. Als het gaat om de grondexploitaties is het jaar dynamisch te noemen zeker als het om de Baanstee-Noord gaat. Het verlies is genomen maar de strijd om verkopen te realiseren begint nu pas. Tenslotte gaat de wethouder in op de zorg en de continurteit daarvan. Op dit moment is er nog geen zicht op welk niveau de verantwoording plaats zal vinden. Het mag echter nooit zo zijn dat de financieel technische aspecten de zorgverlening in de weg staan. Daarom vraagt de wethouder aan de auditcommissie om bij het vaststellen van het controleprotocol voor het jaar 2015 een goede afweging te maken tussen de mogelijkheden voor verantwoording en de controlemogelijkheden daarop. Op vragen van de auditcommissie geeft de wethouder aan dat hij de hulp van de raad nodig heeft om de ICT op orde te houden in de gemeente. Om te voorkomen dat er in de jaarrekening 2015 een aanwijzing van de accountant is op dat gebied heeft het college financiële ruimte nodig om te investeren. Daar is dan ook een voorstel voor gedaan in de Kadernota. De auditcommissie deelt de kritische punten die de accountant heeft benoemd. En geeft het college mee met name aandacht te houden voor de Verbijzonderde lnterne Controles (VlC), de grondexploitaties, de schuldenpositie en de decentralisatie opgaves in de venruerking van het boekjaar 2015. De auditcommissie besluit begin september te bespreken hoe de (interne)controles die samenhangen met de decentralisaties in de jaarrekening 2015 moeten worden ven rerkt. De eerste stap daarin is bespreken op welke manier daar in het controleprotocol voor 2015 mee wordt omgegaan. Ook de transitie "Van tellen naar vertellen" zal daarbij besproken worden. De voorzitter van de auditcommissie heeft samen met de griffier een afspraak gemaakt om te komen tot een planning ten behoeve van dit onderwerp. Conclusie De auditcommissie is ingenomen met de vooruitgang in het proces naar het tot stand komen van de jaarrekening 2014 en de financieel technische kant van de jaarrekening zelf. De goedkeurende verklaring van de accountant, de adviezen van de vakcommissies en het oordeel van de auditcommissie zelf zijn reden om de raad te adviseren de jaarrekening 2014 vast te stellen. Verder geeft de auditcommissie aan datzij een traject zal opstarten om het controleprotocol voor het jaar 2015 al gedurende het boekjaar te bespreken en daarover afspraken te maken met de (nieuwe) accountant. De auditcommissie heeft geen specifieke aanbevelingen voor de raad. blz. 3 van 5
Reg istratienummer: 1 2 04468 Ondennrerp: Programmarekening 20 1 4 Voorstel 1. De jaarstukken 2014 van de gemeente Purmerend incl. bijlagen vast te stellen; 2. Het rekeningsaldo ad 3.727.151 nadelig vast te stellen en dit resultaat te onttrekken aan de algemene reserve; 3. Het advies van de auditcommissie en de vakcommissies over te nemen; Mede namens de voorzitters van de betrokken raadscommissies van de gemeenteraad van Purmerend, de griffier, de voorzitter van de Auditcommissie, mrnga B. van Bijlage(n): L Ontwerpbesluit 2. Programmarekening 2014 3. Accountantsverslag blz.4 van 5
Reg istratienummer: 1 204468 Ondenruerp: Programmarekening 201 4 De raad van de gemeente Purmerend, gelezen de aanbiedingsbrief van burgemeester en wethouders d.d. 21 april2015, nr. 1195362; gezien de jaarstukken over het boekjaar 2014 met alle daarbij behorende toelichtingen en bijlagen; gelet op de ter zake verstrekte accountantsverklaring; gelezen het advies van de Auditcommissie d.d. 3 juni 2015 en de vakcommissies; BESLUIT: 1. De jaarstukken 2014 van de gemeente Purmerend incl. bijlagen vast te stellen; 2. Het rekeningsaldo ad 3.727.151 nadelig vast te stellen en dit resultaat te onttrekken aan de algemene reserve; 3. Het advies van de auditcommissie en de vakcommissies over te nemen; Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 10 juni 2015 de griffier, de voorzitter, blz.5 van 5