1/5 Functiebeschrijving nr. 030 Transitie- en kwaliteitsmanager I. FUNCTIEBENAMING Formatie Directe Leidinggevende contractueel administratief personeel algemeen directeur II. HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE Als transitie- en kwaliteitsmanager ben je trekkende kracht voor heel wat veranderingstrajecten binnen het lokaal bestuur Overijse. Je vertaalt de contouren gezet door het beleid naar concrete projecten en acties. Zo ondersteun je het bestuur bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen met het oog op een adequate individuele en collectieve dienstverlening aan de bevolking. Een voorbeeld van zo n veranderingstraject is de integratie tussen OCMW en gemeente. III. PLAATS IN DE ORGANISATIE De transitie- en kwaliteitsmanager heeft een adviserende rol naar het management team. Vandaar is een goede wisselwerking tussen de leden van het management team en de transitie- en kwaliteitsmanager essentieel voor succesvolle resultaten. Hij/zij rapporteert aan de algemeen directeur m.b.t. zijn/haar opdrachten omtrent veranderingstrajecten en nieuwe beleidsstrategieën. IV. FUNCTIE-INHOUD Organisatie en werkingsprocessen Binnen het door de raad goedgekeurde organogram en, in overleg met de algemeen directeur, het uittekenen en onderhouden van efficiënte werkingsprocessen inclusief het opzetten en opvolgen van interne controle systemen, strategisch management en strategische planning teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Aanreiken van strategische en tactische adviezen in functie van de veranderingstrajecten (zoals bij de integratie tussen OCMW en gemeente) en in functie van de kwaliteitscontrole. Ondersteuning bieden als expert bij het opstellen van afspraken tussen de verschillende betrokken partijen in een veranderingstraject.
2/5 Het voorbereiden, conceptualiseren en ondersteuning bieden bij het implementeren van organisatiestructuren en werkingsprocessen bij verandering en ter bevordering van de kwaliteit van de organisatie. Ontwikkelen, invoeren en mee opvolgen van een beleidsvisie op kwaliteit binnen de globale organisatie. De transitie- en kwaliteitsmanager handelt binnen de richtlijnen en instructies die hem worden gegeven door de algemeen directeur, al naargelang van hun respectieve bevoegdheden, tenzij het anders bepaald is in de afsprakennota, vermeld in het tweede opsommingspunt. Adviseert in functie van het invoeren en beheren van een systeem van interne controle & kwaliteitsbewaking onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Rapporteren van resultaten aan de algemeen directeur en vervolgens een actieplan opstellen in overleg met de algemeen directeur. Erover waken dat de dingen in de ganse organisatie efficiënt en effectief gebeuren en daarom werken op organisatie en organisatiestructuren: making things happen. Afstemmen van de noden in het kader van ontwikkelingen binnen het patrimonium (gebouwen en reorganisaties) naar aanleiding van veranderingen. Voorstellen bespreken met de algemeen directeur en na goedkeuring ervan door het college, het vast bureau, het BCSD en/of de raad, instaan voor de implementatie ervan. Je stuurt op administratief niveau de werking aan van de veranderingstrajectentrajecten, kwaliteitsmanagement, automatisering van processen en optimalisatievoorstellen in functie van een geïntegreerde samenwerking. Specifieke taken ikv integratie tussen OCMW en gemeente: o Afstemmen in het kader van de integratie van de noden in het kader van verzekeringsdossiers en andere dossiers / contracten toegewezen aan de afdelingshoofden en algemeen directeur naar aanleiding van de geïntegreerde diensten. o Ondersteuning bieden als expert bij het opstellen van een afsprakennota over de wijze waarop de transitie- en kwaliteitsmanager, de algemeen directeur en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau, het BCSD en de voorzitter van het BCSD samenwerken om de beleidsdoelstellingen in het kader van de integratie te realiseren, en over reorganisatietrajecten tussen bestuur en organisatie. Beleidsvoorbereiding: de meerjarenplanning Op basis van de prioriteiten van het bestuur ondersteuning bieden bij het opmaken van een voorontwerp van de beleidsrapporten inzake het meerjarenplan en de herziening ervan, de jaarrekening en de opvolgingsrapportering, om op die manier voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de operationele beslissingen en acties.
3/5 Zorgen voor de vertaling van de veranderingstrajecten binnen de meerjarenplanning volgens de principes van de beleids- en beheerscyclus (BBC). Hierbij stuur en faciliteer je naar een maximale samenwerking en afstemming tussen de verschillende diensten en afdelingen binnen het lokaal bestuur. Zorgen voor het gedeelte van het voorontwerp van de beleidsrapporten dat betrekking heeft op, en de opvolgingsrapportering in functie van de integratie in overleg met het managementteam. Mee waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische nota in functie van de structuren die kwaliteitsgarantie zullen bieden. Deze voorontwerpen van beleidsrapporten bespreken met de algemeen directeur. Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking Opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de administratie in kader van kwaliteitsbewaking, om de korte- en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. De algemeen directeur adviseren in initiatieven om te optimaliseren en omtrent actuele vraagstukken in veranderingstrajecten. De algemeen directeur adviseren. Je zorgt ervoor dat in functie van de verandering, leidinggevenden op de werkvloer voldoende tools, ondersteuning en opleiding krijgen om deze geïntegreerde beleidsvoering en dienstverlening uit te voeren. Samen met de algemeen directeur bij verandering de organisaties gestalte geven en dit vertalen in strategische doelstellingen. Belangrijke (strategische-, verandering-) projecten opzetten, coördineren, faciliteren, Samen met de algemeen directeur waken over de uitvoering van de beslissingen van de raad, de burgemeester en het college van burgemeester en schepenen, het BCSD of het vast bureau over de correcte naleving van de vigerende reglementeringen (bijvoorbeeld specifiek in functie van de integratie tussen OCMW en gemeente). V. RESULTAATSGEBIEDEN Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten:
4/5 Realiseren van een klantvriendelijke dienstverlening Waken over de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten Bewaking van de kwaliteitszorg en klachten en meldingen het nodige gevolg geven Creëren en bewaken van een klantgerichte mentaliteit Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking: Organisatieconcept uitdenken en structuur uitwerken en beheren Transparante processen opzetten, bewaken en bijsturen Een goed zicht hebben op de nodige middelen en op dit vlak gepast actie nemen Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak: Strategisch beleidsvoorbereidend werken met betrekking tot de veranderingstrajecten, dit in de praktijk vertalen en implementeren Rapportering initiëren, faciliteren, controleren en waar nodig bijsturen Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie: Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten Positief kritisch zijn en actief meedenken op het vlak van continue verbetering van de organisatie Medewerkers stimuleren in het kader van verbetering en innovatie Competenties Klantgerichtheid (kerncompetentie) Betrokken zijn en kwalitatief handelen (kerncompetentie) Adviseren Overtuigen Conceptueel denken Processen en procedures vormgeven Toepassen van project- en veranderingsmanagement Verantwoordelijkheid opnemen Kennis Grondige kennis algemene regelgeving (OCMW- en gemeentedecreet, openbaarheid van bestuur, Decreet Lokaal Bestuur, ) Basiskennis specifieke regelgeving (administratief recht)
5/5 Kennis van moderne technieken (ICT, financieel, organisatie, proces, project, document, ) van overheidsmanagement Grondige sectorkennis (lokale & regionale besturen) Grondige kennis van de eigen organisatie Basis kennis gebruik ICT (Windows, MS Office, mail, internet, ) Grondige kennis van specifieke software m.b.t. tot de functie (e-bestuur) Gedragsvereisten Verantwoordelijkheidszin Tact en discretie Klantvriendelijkheid Objectiviteit Stressbestendigheid en zelfreflectie Beschikbaar en flexibel zijn VII. FUNCTIE-EISEN Zie rechtspositieregeling voor de toelatingsvoorwaarden, aanwervingsvoorwaarden en bevorderingsvoorwaarden. VIII. WEDDESCHAAL A1a A3a Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam