Notulen Totaal aantal stemmen: 2; aantal stemmen vertegenwoordigd: 2 (100 procent) Aanwezig Woningen Hoek Prinsesseweg/Wilhelminakad (1) Volmacht afgegeven Project Trias B.V. (1) Overig aanwezig Mevrouw D. Niezen - PandGarant (0) 1. Opening en vaststellen vergaderquorum Het bestuur heeft de beheerder verzocht de vergadering voor te zitten. De beheerder heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering. Namens index 2 is dhr. Hartsema en dhr. Zaagman aanwezig. De vertegenwoordiger van index 1 heeft een volmacht afgegeven. Besluit: De leden gaan ermee akkoord dat de beheerder de vergadering voorzit. 2. Vaststellen agenda Alleen over vooraf gemelde agendapunten kunnen tijdens deze vergadering besluiten genomen worden. Besluit: De agenda wordt goedgekeurd en vastgesteld. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Het bestuur geeft aan graag een prijsopgave te ontvangen van wat de kosten bedragen wanneer PandGarant de schadeafwikkeling voor verzekeringskwesties verzorgt. Actiepunt: Het bestuur op de hoogte stellen van een prijsopgave voor het afwikkelen van de schades. 4. Vaststellen notulen vorige vergadering Pagina 1: Betreft het punt verzekeringen merkt het bestuur de volgende punten op: - Op de polis zal worden opgenomen dat het complex is voorzien van bitumineuze dakbedekking afgedekt met grint. - Is de glazen gevelbeplating meeverzekerd? - De aanduiding betreft de garages is niet juist vermeld. Dit moet aangeduid worden als volgt: APPARTEMENTENCOMPLEX (MET WINKELS OP DE BEGANE GROND) MET 44 GARAGEBOXEN, WAARVAN 12 inpandige garages, 23 uitpandige garages en 8 garages met eigen kadasteromschrijving aan de Amalia van Solmstraat, met dien verstande dat uitsluitend garages in eigendom van eigenaren wonend in het appartementencomplex voor schade worden gedekt. De beheerder geeft aan voorgaande punt al door te hebben gegeven aan de verzekeraar. Een nieuwe polis zal worden toegezonden. De beheerder geeft aan betreft bovenstaande punten, afgelopen jaar is besproken dat het bestuur hierover zelf contact met de verzekeraar zal opnemen. Om er zeker van te zijn dat zaken niet langs elkaar heen gaan lopen geeft de beheerder aan bovenstaande drie punten nog éénmalig door te geven aan de verzekeraar met het verzoek een nieuwe juiste polis toe te zenden. De beheerder plaatst de nieuwe polis op het webportaal zodra deze binnen is. Normaal gesproken loopt contact met de verzekeraar via het bestuur. Besluit: De notulen van de vorige vergadering worden goedgekeurd en vastgesteld. Actiepunt: De beheerder neemt contact op met ASR (Meeus) om de drie besproken punten door te geven aan de verzekeraar met het verzoek een nieuwe polis met de juiste beschrijving toe te zenden. DN:verzekeraar gemaild over drie besproken punten. 5. Vaststellen jaarrekening 2017 De kas is gecontroleerd en akkoord bevonden. De kasstukken van de hoofdsplitsing zijn gecontroleerd door het bestuur en vertegenwoordiger van de ondersplitsing (dhr. Hartsema). Officieel gezien moet een blz. 1
kascommissie de kasstukken controleren. Voorgesteld aan de kascommissie van de ondersplitsing is om komend jaar de kasstukken te controleren van de hoofdsplitsing. De beheerder stuurt t.z.t. de kascommissie van de ondersplitsing een uitnodiging. Het bestuur merkt op dat de leden van de ondersplitsing het reservefonds aan de hoge kant te vinden van de hoofdsplitsing. De beheerder geeft aan dat het voornamelijk is een reserve op te bouwen. Dit om onvoorziene werkzaamheden welke ten goede komen voor de hoofdsplitsing zoals geregeld in de akte ten alle tijden betaalt kunnen worden. Besluit: De jaarrekening 2017 wordt goedgekeurd en vastgesteld. Het negatieve exploitatieresultaat van 463,58 wordt afgehaald van de algemene reserve. Het bestuur wordt gedechargeerd voor 2017. 6. Benoemen bestuurs- en commissieleden Benoemen bestuursleden Er zijn geen wijzigingen. Benoemen kascommissie boekjaar 2017-2018 Het bestuur draagt de kascommissieleden van de ondersplitsing voor om komend jaar de kas te controleren. Komend jaar krijgt de kascommissie voorafgaand aan de vergadering een uitnodiging om de kasstukken te controleren. Besluit: De bestuurs- en commissieleden worden herbenoemd. Actiepunt: Het bestuur voorziet de beheerder van de contactgegevens van de kascommissieleden van de ondersplitsing. Actiepunt: De beheerder stuurt de kascommissieleden inloggegevens voor het webportaal om de kasstukken in te kunnen zien, zodra de gegevens ontvangen zijn. 7. Vaststellen begroting + VvE bijdragen 2018 en 2019 Zoals tijdens de ALV van afgelopen jaar is besproken wordt de begroting van 2018 niet verhoogd. De beheerder licht toe dat de begroting voor het komende boekjaar wordt goedgekeurd normaal gesproken. De begroting van 2019 wordt toegelicht. Het bestuur geeft aan dat afgelopen jaar is besloten door de eigenaar van de commerciële ruimten geen glasverzekering af te nemen maar dit zelf te regelen. De beheerder geeft aan inmiddels de glasverzekeringen voor de bedrijfsruimten te hebben opgezegd. De post glasverzekering wordt daarom in 2019 verlaagt naar 900,- i.p.v. 1450,-. De beheerder licht toe dat de opstalverzekering procentueel wordt verhoogd afhankelijk van het schadeverloop. Voor komend jaar is de opstalverzekering daarom met 10% verhoogd, dit is onder het gemiddelde. De post dagelijks onderhoud is het afgelopen jaar hoger uitgevallen dan begroot. Ondanks dat is besloten de post niet te verhogen en dit komend jaar te herzien. De hemelwaterafvoeren hebben te maken met lekkageproblemen. Het bestuur weet niet wat hier achterwegkomt. Volgend jaar wordt deze post herzien en wellicht dat hierdoor een verhoging op de post klein onderhoud nodig is om niet in te teren op de algemene reserve. Zowel index 1 als index 2 maakt de VvE bijdrage voor het desbetreffende jaar over in de maand januari. Index 2 heeft betaald, index 1 heeft de VvE bijdrage voor 2018 nog niet voldaan. Besluit: De begroting 2018 en 2019 en VvE bijdragen worden goedgekeurd en vastgesteld. Actiepunt: Het bestuur laat de hemelwaterafvoeren controleren. Actiepunt: De beheerder past de post glasverzekering op de begroting van 2019 aan naar 900,-. De nieuwe begroting wordt geplaatst op het webportaal. DN: begroting 2019 aangepast en geplaatst op het webportaal. Actiepunt: De beheerder verzend nogmaals een factuur voor de VvE bijdrage 2018 naar index 1. DN: Factuur 22-2-2018 nogmaals verzonden aan mevr. A. Bouwmeester vertegenwoordiger van index 1. 8. Verzekeringen - Afgelopen jaar is besloten geen glasverzekering af te sluiten voor de commerciële ruimten. Het glas van de commerciële ruimten is nu dan ook niet via de VvE verzekerd. blz. 2
9. Historische besluitenlijst Vanuit het beheer zijn er een aantal onderwerpen die elk jaar terugkeren op de agenda. Dit zijn besluiten die éénmalig genomen zijn, maar die jaarlijks op de agenda terug horen te keren: Historische besluiten: (terug te vinden bij de belangrijke documenten op het portal) Incassoprocedure SKW mag de stukken van de VvE inzien PandGarant mag de VvE stukken digitaal aanleveren Besluit: De historische besluiten worden goedgekeurd. 10. Commerciële ruimten -Meldplicht aan ondersplitsing wanneer er werkzaamheden worden uitgevoerd aan dragende muren en-/ of de gevel. -Factuur ''Serco dakbedekkingsbedrijf'': het dakbedekkingsbedrijf wordt iedere toegang tot het achterterrein ontzegt wanneer de factuur van 765,- niet wordt voldaan. Bestuur pakt dit op. -Bij schade aan het complex neemt bestuur ondersplitsing maatregelen, zodat er op tijd maatregelen kunnen worden getroffen. Eventuele werkzaamheden worden later verrekend naar breukdeel volgens de splitsingsakte. -De eigenaar van de commerciële ruimten is verantwoordelijk voor schade ten gevolge van de aanwezigheid van de geplaatste geldautomaat. 11. Rondvraag Er zijn geen vragen. 12. Sluiting De beheerder bedankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering. Vastgesteld op de vergadering van....................... voorzitter beheerder................................................................................. blz. 3
Besluitenlijst 1. Opening en vaststellen vergaderquorum 1.1 De leden gaan ermee akkoord dat de beheerder de vergadering voorzit. 2. Vaststellen agenda 2.1 De agenda wordt goedgekeurd en vastgesteld. 4. Vaststellen notulen vorige vergadering 4.1 De notulen van de vorige vergadering worden goedgekeurd en vastgesteld. 5. Vaststellen jaarrekening 2017 5.1 De jaarrekening 2017 wordt goedgekeurd en vastgesteld. Het negatieve exploitatieresultaat van 463,58 wordt afgehaald van de algemene reserve. Het bestuur wordt gedechargeerd voor 2017. 6. Benoemen bestuurs- en commissieleden 6.1 De bestuurs- en commissieleden worden herbenoemd. 7. Vaststellen begroting + VvE bijdragen 2018 en 2019 7.1 De begroting 2018 en 2019 en VvE bijdragen worden goedgekeurd en vastgesteld. 9. Historische besluitenlijst 9.1 De historische besluiten worden goedgekeurd. blz. 4
Actiepuntenlijst Het bestuur laat de hemelwaterafvoeren controleren. Behandeld door: Voorzitter VvE bestuur Het bestuur op de hoogte stellen van een prijsopgave voor het afwikkelen van de schades. Het bestuur voorziet de beheerder van de contactgegevens van de kascommissieleden van de ondersplitsing. Behandeld door: Voorzitter VvE bestuur De beheerder stuurt de kascommissieleden inloggegevens voor het webportaal om de kasstukken in te kunnen zien, zodra de gegevens ontvangen zijn. Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 26 februari 2018 De beheerder neemt contact op met ASR (Meeus) om de drie besproken punten door te geven aan de verzekeraar met het verzoek een nieuwe polis met de juiste beschrijving toe te zenden. DN:verzekeraar gemaild over drie besproken punten. De beheerder past de post glasverzekering op de begroting van 2019 aan naar 900,-. De nieuwe begroting wordt geplaatst op het webportaal. DN: begroting 2019 aangepast en geplaatst op het webportaal. De beheerder verzend nogmaals een factuur voor de VvE bijdrage 2018 naar index 1. DN: Factuur 22-2-2018 nogmaals verzonden aan mevr. A. Bouwmeester vertegenwoordiger van index 1. blz. 5