Vereniging van Eigenaars De Boog Zuid aan de Molenstraat en Burgemeester Jonkheer Quarles van Uffordlaan te Apeldoorn, gevestigd te Apeldoorn

Transcriptie

1 Notulen Vereniging van Eigenaars De Boog Zuid aan de Molenstraat en Burgemeester Jonkheer Quarles van Uffordlaan te Apeldoorn, gevestigd te Apeldoorn Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden 7 november 2012, aanvang 19:30 uur. Totaal aantal stemmen: 582; aantal stemmen vertegenwoordigd: 558 (95,88 procent) Aanwezig De heer S.J. de Beus en/of Mevrouw V. Verhaegen De heer J.P.J. de Keijzer en/of Mevrouw N.D. Maitimu De heer R.W. de Rijcke De Woonmensen Mevrouw M. Gulsen en/of De heer M.V. Altiparmak Mevrouw Linthorst - van der Span De heer T.J. Oude Luttikhuis en/of Mevrouw E.M. Boogaardt De heer E.J. Ravestein en/of Mevrouw I. Juffer De heer P. Roeterdink De heer G. Rugenbrink De heer R.A. Scherpenzeel De heer P. Sileon Mevrouw T. Steneker Mevrouw S. Sylla De heer D.H. Turangan en/of Mevrouw D. Broekhuis De heer E. Welling Afwezig Mevrouw S.L. Chan en De heer N.J.H. Putirulan Mevrouw A.P. Pereira 1. Opening De voorzitter van de vergadering, Robert van Dijk, opent de vergadering en heet iedereen van harte wekom. De afvaardiging van de Woonmensen en Sonja Dijkman van OMA worden voorgesteld. 2.a Mededelingen De vergadering is voornamelijk bedoeld voor het bespreken van zaken en het nemen van besluiten die betrekking hebben op het gemeenschappelijk bezit (zijnde de VvE). Gezien de beschikbare tijd is het niet de bedoeling dat tijdens deze vergadering individuele gevallen gemeld worden. Hiervoor kan altijd contact gezocht worden met de aannemer of OMA. 2.b Ingekomen stukken Stukken die ten behoeve van de vergadering zijn binnengekomen: - inrichting gemeenschappelijke tuin - erfafscheiding / schuttingen - hellingbaan - bijzonderheden splitsingakte - offerte verzekeraar - beheersovereenkomst - mail afmeldingen - mail dhr Oude Luttinkhuis betreffende vraag zonnepanelen - nieuwe begroting 2.c Vaststelling agenda De agenda wordt gewijzigd vastgesteld. (BESLUIT) De ingebrachte punten door OMA worden behandeld bij agendapunt d Vaststelling presentie blz. 1

2 Uit de presentielijst blijkt dat inclusief volmachten de opkomst als volgt is: van de 582 stemmen aanwezig; De vergadering kan rechtsgeldig worden gehouden en er kunnen besluiten worden genomen. (BESLUIT) 3. Overzicht structuur en bestuurlijke samenhang Robert van Dijk geeft een kort overzicht van de structuur van een VvE alsmede de bestuurlijke samenhang. Hieronder volgt een verkorte samenvatting: VvE betekent Vereniging van Eigenaars. De vereniging is de vertegenwoordiger van de gezamenlijke appartementseigenaars, die op haar beurt weer vertegenwoordigd kan worden door een bestuurder. De VvE voert het beheer over de gemeenschap en ziet toe dat elke eigenaar en gebruiker de regels naleeft zoals neergelegd in de splitsingsakte, het splitsingsreglement en eventueel het huishoudelijk reglement. De VvE heeft verschillende organen. De organen binnen de VvE zijn in ieder geval: de vergadering van eigenaars, het bestuur en de voorzitter van de vergadering. Het hoogste orgaan is de "vergadering van eigenaars". Zij neemt de besluiten die de bestuurder moet uitvoeren. Het begrip "vergadering van eigenaars" staat zowel voor het hoogste orgaan binnen de VvE als voor de bijeenkomst van de appartementseigenaars, oftewel de eigenaars in een vergadering bijeen. Een ander orgaan binnen de VvE is het "bestuur". Het bestuur kan bestaan uit een of meer bestuurders. In veel splitsingsreglementen wordt gesproken over "administrateur". De term "administrateur" is in 1992, tijdens de vernieuwing van het Burgerlijk Wetboek, veranderd in de term "bestuurder". Het splitsingsreglement bepaalt uit hoeveel bestuurders het bestuur mag bestaan. De bestuurder wordt benoemd door de vergadering van eigenaars en kan te allen tijde door haar worden ontslagen. Het bestuur vertegenwoordigt de VvE. Het bestuur kan namens de VvE overeenkomsten afsluiten met aannemers, loodgieters, dakdekkers, schilders, verzekeringsmaatschappijen, etc. Zij legt voor het door haar gevoerde beheer minimaal één keer per jaar rekening en verantwoording af aan de vergadering van eigenaars. Het bestuur voert de besluiten uit die door de vergadering van eigenaars zijn genomen. Het bestuur kan worden samengesteld uit de appartementseigenaars zelf of er kan een professioneel kantoor worden aangesteld. Zo'n professioneel kantoor kan de gehele bestuurstaak op zich nemen of slechts een klein onderdeel hiervan, bijvoorbeeld alleen het technische beheer of het financieel beheer, etc. Het kantoor is dan alleen technisch beheerder of financieel beheerder en de VvE bemant dan zelf de bestuursfunctie. Een ander orgaan binnen de VvE is de "voorzitter van de vergadering". De voorzitter wordt ook benoemd en ontslagen door de vergadering van eigenaars. Hij zit de vergadering voor en in een aantal gevallen heeft de bestuurder bij zijn taakuitoefening de goedkeuring nodig van de voorzitter. De taken en bevoegdheden van de voorzitter zijn dus beperkt. 4. Introductie en benoeming de Woonmensen voor administratief-, financieel- en technisch beheer van de vereniging Robert van Dijk geeft een uitleg van het VvE-beheer door de Woonmensen. De Woonmensen beheert enkel VvE's waarin de Woonmensen een eigenaarspositie heeft. Voorgesteld wordt om de Woonmensen te benoemen als beheerder en akkoord te gaan met de beheerovereenkomst van de Woonmensen. De vergadering gaat hiermee akkoord. (BESLUIT) 5. Verkiezing van het bestuur van de vereniging Robert van Dijk roept de aanwezigen op om zich verkiesbaar te stellen voor het bestuur van de vereniging. Na verkiezing worden de volgende eigenaren als bestuur verkozen (BESLUIT): - mevrouw Broekhuis (voorzitter), nr mevrouw Boogaardt (secretaris), nr mevrouw Juffer (penningmeester), nr Benoeming commissie ter opmaak van een huishoudelijk reglement blz. 2

3 Robert van Dijk legt het belang van de commissie uit. Afgesproken wordt dat de Woonmensen vanuit haar beheerdersrol een concept-huishoudelijk reglement stuurt naar het bestuur. In overleg met het bestuur wordt dit concept afgestemt op de situatie van VvE De Boog Zuid. In de volgende ALV zal het concept worden besproken. (BESLUIT) 7.a Vaststelling van de voorlopige begroting 2013 Voorgesteld wordt om het 1e boekjaar te verlegen. Normaal gesproken staat dit in de splitsingakte vermeld, echter voor de Boog Noord en Zuid niet. Besloten wordt om het 1e boekjaar te verlengen tot 31 december (BESLUIT) De nieuwe begroting wordt uitgedeeld door Johan Bos. Hij geeft vervolgens een toelichting op de begroting. De bedragen zijn gebaseerd op offertes, hierbij kan de VvE op enkele aspecten meeliften op groot inkoopvoordeel van de Woonmensen. De verdeelsleutels worden toegelicht; dit is tevens de grootste wijziging ten opzicht van de eerder verstuurde begroting. De begroting wordt vervolgens door de vergadering vastgesteld. (BESLUIT) 7.b Vaststelling maandelijkse VvE-bijdrage De vastgestelde begroting en daarmee de maandelijkse bijdragen worden goedgekeurd. (BESLUIT) De ingangsdatum van de verschuldigde bedragen is c Incassoprocedure De incassoprocedure wordt door Johan Bos kort uitgelegd. De veradering gaat akkoord met deze procedure. (BESLUIT) Tevens wordt iedereen vriendelijk verzocht om een incassomachtiging in te vullen, zodat de maandelijkse bijdragen kunnen worden geincasseerd. Ter info hierbij de rekeningnummers van de VvE (ING-bank): - Rekening courant Spaarrekening Noord: -r/c spaar d Benoeming kascontrolecommissie Benoemd tot kascontrolecommissielid zijn: - mw. Juffer (nr. 435) - mw. Roeterdink (nr. 419) Noord: - dhr. Bolsenbroek (nr. 319) - mw. Reep (nr. 325) 8. Afsluiten van verzekeringen voor de vereniging Voorgesteld wordt om de offerrte van Raetsheren van Orden (hierna: RvO) te ondertekenen. Vanuit de ALV komt de vraag naar voren of er nog een offerte elders kan worden aangevraagd. Besloten wordt dat het bestuur een andere offerte aanvraagt en op korte termijn met de beheerder overleg zal voeren over de af te sluiten verzekering (BESLUIT). Ter info: na ontvangst van een offerte van Meeus, heeft het bestuur in samenspraak met de beheerder besloten om de offerte van RvO te accepteren. (BESLUIT) 9. Mandaat voor bestuurder om noodzakelijke overeenkomsten aan te gaan, voordat de 2e ALV zal plaatsvinden blz. 3

4 Aangezien er een bestuur benoemd is, is een mandaat aan de bestuurder niet nodig. Overeenkomsten worden derhalve in eerste instantie voorgelegd aan het bestuur (BESLUIT). 10. Oplevering van algemene ruimtes VvE De Boog Zuid Sonja Dijkman van OMA geeft een toelichting betreffende de ingebrachte agendapunten: - Tuin, gemeenschappelijk groengebied De inrichting van het groengebied zal in november / december plaatsvinden. De kosten hiervan zijn voor rekening van de Woonmensen. Het beheer en onderhoud komt voor rekening van de gebruikers, te weten de eigenaren van de stadswoningen, de eigenaren van de zgn. Spoorbrughofwoningen en de eigenaren van het naastgelegen appartementencomplex. T.z.t. zal voor het gebruik en beheer een commissie moeten worden samengesteld. - Erfafscheidingen terrassen achterzijde stadswoningen Bij de koop-/aannemingsovereenkomst is een voorbeeld bijgesloten van een voorbeeld van een erfafscheiding, waabij de uniformiteit van de erfafscheidingen gewaarborgd wordt. Er zal voor dit onderwerp eveneens een commissie moeten worden samengesteld. - Hellingbaan Een verzoek van de eigenaar van bouwnummer 87 is ingebracht om op de 5e verdieping een hellingbaan aan te brengen. De hellingbaan ter plaatse van het trappenhuis is voor rekening van de Woonmensen, een eventuele voorziening ter plaatse van de entree van het appartement is voor rekening van de eigenaar van het desbetreffend appartement. De vergadering gaat akkoord met plaatsing van de hellingbaan en voorziening. (BESLUIT) - Sonja Dijkman stipt een aantal bijzondere artikelen aan vanuit de splitsingsakte van VvE De Boog. * Geluidsisolatie van de vloer, zie artikel 26 van de akte * Loopbrug, zie artikel 67a van de akte * Erfdienstbaarheid vluchttrap De Boog Zuid - Verhuizingen De onverkochte parkeerplaatsen kunnen gedurende enkele weken gebruikt worden voor "klussers". Deze parkeerplaatsen worden aangeduid middels het afplakken van de nummers. De routing voor leveranciers is via de Wapenrustlaan en de parallelweg. Parkeren kan aan de voorzijde van het gebouw. Indien bij het verhuizen de lift wordt beschadigd, zal dit worden verhaald op de veroorzakende eigenaar. - Zonnepanelen (n.a.v. vraag dhr. Oude Luttikhuis) Uit een door VvE Belang gehouden enquête is onlangs gebleken, dat veel VvE's aan de slag willen met zonnepanelen. Het probleem met deze nieuwe regeling is echter, dat alleen particulieren gebruik kunnen maken van deze subsidie; verenigingen van eigenaren zijn ervan uitgesloten. De minister stelt VvE's gelijk met de zakelijke markt, waar `bedrijven' kunnen profiteren van de Energie Investeringsaftrek (EIA-regeling). Maar deze regeling geldt echter niet voor VvE's. Een VvE is niet btw-plichtig en valt niet onder de inkomsten- of vennootschapsbelasting. - Oplevering algemene ruimtes Over ca. 2 weken zullen de algemene ruimtes worden opgeleverd. Vanuit het beheerteam zal Gerrit Beekhuis daarbij aanwezig zijn. Ter info: de oplevering is inmiddels geweest en er is naar aanleiding daarvan een overleg met het bestuur ingepland op 29 november a.s. 11. Datum volgende Algemene Ledenvergadering Robert van Dijk stelt voor om de volgende ALV in maart/april 2014 te houden. Indien nodig zal, in overleg met het bestuur, de ALV plaatsvinden in het derde kwartaal van (BESLUIT) 12. Rondvraag Er zijn een aantal vragen: - Niet verkochte appartementen De Woonmensen gaat vooralsnog door met verkoop van de niet verkochte appartementen. Dit beleid kan overigens door m.n. de huidige woningmarkt in 2013 worden aangepast. blz. 4

5 - gebouw naast Noord; on hold; daardoor noodvoorziening op muur - terrein achter Noord: in eigendom van gemeente, plan is dat er een hofje komt; bestemmingsplan technisch nog niet rond. - Zonwering de Woonmensen zal samen met OMA een onderzoek instellen naar de mogelijkheden van het plaatsen van een zonwering, rekening houdend met zienswijze architect, splistingsakte en nader op te stellen huishoudelijk reglement. De voortgang van dit onderzoek zal besproken worden met het bestuur. 13. Sluiting De voorzitter van de vergadering dankt iedereen voor hun komst en wenst hen een fijne avond. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter bestuurder blz. 5

6 Besluitenlijst Vereniging van Eigenaars De Boog Zuid aan de Molenstraat en Burgemeester Jonkheer Quarles van Uffordlaan te Apeldoorn, gevestigd te Apeldoorn Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden 7 november 2012, aanvang 19:30 uur. 2.c De agenda wordt gewijzigd vastgesteld 2.d De vergadering kan rechtsgeldig worden gehouden en er kunnen besluiten worden genomen 4 De vergadering gaat akkoord met zowel de benoeming van de Woonmensen als beheerder alsmede de beheerovereenkomst van de Woonmensen 5 Na verkiezing worden de volgende eigenaren als bestuur verkozen: mevrouw Broekhuis (voorzitter), nr 427, mevrouw Boogaardt (secretaris), nr. 381 en mevrouw Juffer (penningmeester), nr In de volgende ALV wordt het concept Huishoudelijk Reglement besproken 7.a Besloten wordt om het 1e boekjaar te verlengen tot 31 december a De begroting wordt door de vergadering vastgesteld 7b De vastgestelde begroting en daarmee de maandelijkse bijdragen worden goedgekeurd De ingangsdatum van de verschuldigde bedragen is c De veradering gaat akkoord met de incassoprocedure 7d De kascontrolecommissie wordt benoemd en bestaat uit mevrouw Juffer en mevrouw Roeterdink 8 Besloten wordt om een andere offerte op te vragen. Na ontvangst is besloten om de offerte van RvO te accepteren 9 Overeenkomsten worden in eerste instantie voorgelegd aan het bestuur 10 De vergadering gaat akkoord met plaatsing van de hellingbaan en voorziening t.b.v. bouwnummer De volgende ALV zal in maart/april worden gehouden. Indien nodig zal, in overleg met het bestuur, de ALV plaatsvinden in het derde kwartaal van 2013 blz. 6

7 Actiepuntenlijst Vereniging van Eigenaars De Boog Zuid aan de Molenstraat en Burgemeester Jonkheer Quarles van Uffordlaan te Apeldoorn, gevestigd te Apeldoorn Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden 7 november 2012, aanvang 19:30 uur. Onderzoek instellen naar de mogelijkheden van het plaatsen van een zonwering Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 7 december 2012 Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (D.R.C. (Robert) van Dijk RMT RVGME) Versturen van concept-huishoudelijk reglement Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 7 december 2012 Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (D.R.C. (Robert) van Dijk RMT RVGME) Afsluiten verzekering Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 27 november 2012 Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (D.R.C. (Robert) van Dijk RMT RVGME) blz. 7