Projectplan De Brede HOED

De Brede HOED projectplan Projectnummer: R2a Projectplan De Brede HOED Opdrachtgever: A.J.M. Scholten Opgesteld door: 20 september 2011 1.0 Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 1

Projectgegevens: Projectnaam Projectnummer : De Brede HOED : R2a Start datum : 9 maart 2006 Opdrachtgever Opdrachtnemer/projectleider Betrokken afdelingen : A.J.M. Scholten : : RO, OWS, COMBO, FIN Gereed : 31 december 2009 Budgetnummer : 70944 Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 2

inhoudsopgave 1 inleiding... 4 1.1 achtergrond... 4 1.2 projectopdracht... 4 1.3 doel projectplan... 4 2 projectomschrijving... 5 2.1 probleemomschrijving... 5 2.2 doelstelling... 5 2.3 afbakening: randvoorwaarden en uitgangspunten... 5 2.4 beoogd resultaat... 6 3 werkwijze... 7 3.1 strategie... 7 3.2 indeling: fasering, activiteiten, mijlpalen en beslismomenten... 7 4 projectbeheersing... 8 4.1 organisatie... 8 4.2 informatie... 9 4.3 communicatie... 9 4.4 tijd... 9 4.5 geld... 10 4.6 kwaliteit... 10 4.7 risico s... 10 5 ondertekening... 12 6 bijlagen... 13 bijlage I: organogram bijlage II: planning MS Project bijlage III: projectbegroting (grondexploitatie) bijlage IV: kaart plangebied / situatieschets Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 3

1 inleiding 1.1 achtergrond De aanleiding van dit project wordt gevormd door de aankoop van het perceel van De Schuilplaats en de gelijktijdig ontstaande ideeën voor het realiseren van een HOED (Huisartsen Onder Eén Dak) voorziening in Diemen-Centrum (augustus 2003). In de daarop volgende jaren is gebleken dat vanuit diverse zorginstellingen belangstelling bestaat voor een locatie in Diemen-Centrum, bovendien is in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) de behoefte ontstaan aan een zelfstandige vestiging van het Centraal Service Punt (CSP). Tegen deze achtergrond heeft het college voorgesteld voor de herontwikkeling uit te gaan van het opzetten van een Brede HOED op de locatie van De Schuilplaats. De raad heeft hier op 19 oktober 2006 mee ingestemd en de opdracht aan het college gegeven een Projectopdracht hiertoe op te stellen. 1.2 projectopdracht Deze Projectopdracht is op 21 december 2006 door de raad vastgesteld. In de Projectopdracht zijn de probleem- en doelstelling van het project geformuleerd. Tevens zijn de randvoorwaarden en uitgangspunten vastgesteld. De Projectopdracht vormde de basis voor alle werkzaamheden die sinds 21 december 2006 zijn uitgevoerd. Zo is de afgelopen maanden een keuze gemaakt voor een ontwikkelaar (Delta Forte, onderdeel van Rochdale), is het Programma van Eisen geformuleerd en is een intentieverklaring opgesteld. Deze drie onderdelen vormden de belangrijkste activiteiten in deze fase. 1.3 doel projectplan Nu de activiteiten uit de Projectopdracht zijn afgerond, is een Projectplan opgesteld, waarin de activiteiten van de volgende fase staan beschreven. Daarbij wordt aandacht besteed aan de doorlooptijd, de plankosten, de risico s en de werkwijze binnen het project. Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 4

2 projectomschrijving 2.1 probleemomschrijving Het perceel van De Schuilplaats en de pastorie is aangekocht met als doel een HOED gecombineerd met woningbouw te realiseren. Bij de eerste uitwerking van de plannen is met dit doel rekening gehouden. In de loop van de tijd bleek echter dat de locatie zich goed leent voor het realiseren van meer zorgvoorzieningen. Het college heeft daarom voorgesteld het project te verbreden. De raad heeft op 19 oktober 2006 ingestemd met de verbreding van het project. De verbreding betreft het toevoegen van zorgvoorzieningen (Centraal Service Punt (CSP), Ouder-Kind- Centrum (OKC) en nader te bepalen andere zorgvoorzieningen). Diverse partijen hebben daarbij aangegeven op zo kort mogelijke termijn over nieuwe huisvesting te willen beschikken. De probleemstelling van dit project luidt daarmee als volgt: De gemeente heeft de kerk en de naastgelegen pastorie aan de D.J. den Hartoglaan aangekocht, diverse zorgvoorzieningen (waaronder huisartsen, een CSP en een OKC) willen zich zo snel mogelijk vestigen op dit perceel. 2.2 doelstelling Het probleem is gedefinieerd en voor alle betrokken partijen duidelijk, het doel van dit project is om de vestiging van de diverse zorgvoorzieningen mogelijk te maken, binnen de randvoorwaarden die door de raad zijn gesteld. De raad heeft aangegeven dat voor het financiële resultaat gestreefd wordt naar een zo beperkt mogelijk tekort, welke taakstellend maximaal 485.000,- mag bedragen. Om het exploitatietekort te beperken zullen op de locatie ook woningen worden gerealiseerd. Bij de stedenbouwkundige en architectonische vormgeving wordt gestreefd naar het realiseren van een karakteristiek pand. De doelstelling van het project: Het (laten) realiseren van een karakteristiek pand ten behoeve van de vestiging van diverse zorgvoorzieningen (waaronder huisartsen, een CSP en een OKC) en woningen op het perceel aan de D.J. den Hartoglaan (uitgaande van maximaal 4 bouwlagen), per 1 juli 2009 (zorgvoorzieningen) danwel 31 december 2009 (woningen), met een zo beperkt mogelijk gemeentelijk exploitatietekort (taakstellend maximaal 485.000,-). 2.3 afbakening: randvoorwaarden en uitgangspunten In de projectopdracht zijn diverse randvoorwaarden en uitgangspunten benoemd. De afgelopen maanden is hier, mede tengevolge van de keuze voor Delta Forte, een nadere invulling aangegeven. De randvoorwaarden en uitgangspunten zijn daardoor op verschillende punten aangescherpt. 1. In De Brede HOED moet ruimte worden opgenomen voor huisartsen, een CSP en een OKC (tenzij met deze partijen geen overeenstemming kan worden bereikt over de uitvoering, kosten, etc.); 2. Bijvoorkeur wordt eveneens ruimte geboden voor diverse andere zorgvoorzieningen (bijv. fysiotherapie, verloskundigen, etc.); 3. De vestiging van de zorginstellingen moet per 1 juli 2009 mogelijk zijn; 4. Het exploitatietekort bedraagt, op grond van de huidige Grondexploitatie, maximaal 340.000,-; 5. Bij De Brede HOED worden groepswoningen gebouwd, uitgangspunt is 16 woningen (6 sociale huur en 10 koopwoningen). Wanneer geen of onvoldoende belangstelling bestaat voor groepswoningen, Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 5

zal gestreefd worden naar het realiseren van kangaroe-woningen, woningen waarin een zorgvrager en de verzorgers (ouders of kinderen) bij elkaar kunnen wonen, in voor beiden zelfstandige woonruimte. Wanneer ook daar geen of onvoldoende belangstelling voor bestaat, zal gekozen worden voor seniorenwoningen. 6. Het gebouw moet een karakteristieke uitstraling krijgen, het behoud van de bestaande kerktoren is mogelijk en zal daarin een voorname rol spelen; 7. Bij de stedenbouwkundige opzet van het gebouw moet zowel rekening gehouden worden met de huidige brandweerkazerne, als met eventuele toekomstige nieuwe bebouwing op de locatie van de kazerne. Het pand mag uit maximaal 4 bouwlagen bestaan. 8. Voor de ruimtelijke afbakening van het project zie bijlage IV: kaart plangebied / situatieschets. 2.4 beoogd resultaat Het resultaat van het project bestaat uit een gebouw bedoeld voor de vestiging van diverse zorgvoorzieningen en groepswoningen. Voor het financiële resultaat wordt gestreefd naar een zo beperkt mogelijk tekort, welke op grond van de huidige Grondexploitatie, maximaal 340.000,- mag bedragen. Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 6

3 werkwijze 3.1 strategie De strategie binnen dit project is gericht op het bij elkaar brengen van partijen en uiteenlopende belangen. Voor een project als De Brede HOED is van belang dat in een vroeg stadium van de planontwikkeling al afspraken gemaakt kunnen worden over huur, beheer en samenwerking. Vandaar dat ervoor gekozen is om nu al een ontwikkelaar-beheerder te selecteren. Uit de selectie is Delta Forte (onderdeel van Rochdale) als meest geschikte naar voren gekomen. Samen met Delta Forte vindt overleg plaats met partijen die zich willen vestigen in De Brede HOED. De te vestigen partijen voor het CSP en het OKC zijn in beeld, met de huisartsen wordt eveneens al gesproken. De resterende ruimte voor de zorgvoorzieningen zal beschikbaar worden gesteld aan nader te selecteren zorgaanbieders, hiervoor bestaat al veel belangstelling. De bedoeling is om een zorgaanbieder te selecteren die een toegevoegde waarde heeft voor De Brede HOED als geheel. Bij het ontwerp van de groepswoningen zullen de toekomstige bewoners betrokken worden. Tot nu toe hebben zich (ongevraagd) al enkele belangstellenden gemeld. 3.2 indeling: fasering, activiteiten, mijlpalen en beslismomenten 1. Programma van Eisen Het Programma van Eisen voor De Brede HOED is globaal bekend. Samen met de diverse deelnemers (huisartsen, CSP en OKC) wordt het programma nader uitgewerkt. In eerste instantie vindt uitwerking per deelnemer plaats. Vervolgens wordt gekeken waar ruimtewinst, door het delen van ruimtes, mogelijk is. Afronding: oktober 2007 Het Programma van Eisen voor het CSP en OKC dient overigens als basis voor de raad om te besluiten over de (meerjaren)financiering van het CSP en het OKC. 2. Ontwerp Het ontwerp van De Brede HOED wordt gebaseerd op het Programma van Eisen. De ontwerpfase begint met een eerste schets (september 2007) en zal uiteindelijk doorgroeien tot een Definitief Ontwerp. Over het Ontwerp van De Brede HOED zal het college besluiten. Afronding: 1 e helft 2008 3. Planologische procedure en bouwvergunning Op grond van het voorlopig architectonisch ontwerp zal een vrijstellingsprocedure ex artikel 19, lid 2 WRO gevoerd worden, dit is een collegebevoegdheid. De doorlooptijd van deze procedure bedraagt circa 4 maanden. Na het doorlopen van de procedure kunnen vrijstelling en bouwvergunning verleend worden. Afronding: 1 e helft 2008 4. Realisatie Na het verlenen van bouwvergunning kan het nieuwe gebouw van De Brede HOED gerealiseerd worden. De realisatie wordt begeleid door Delta Forte. Afronding: 2009 Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 7

4 projectbeheersing 4.1 organisatie Stuurgroep Projectwethouder: A.J.M. Scholten Plaatsvervangend projectwethouder: R.P. Grondel Ambtelijk opdrachtgever: Mw. A.E. Kragt (namens MT) Bestuurder Rochdale: Naam volgt Projectgroep Plv. M. Cornelissen Projectleider Delta Forte: M. Hendrikse 2 e Projectleider Delta Forte: Naam volgt Werkgroep Zorgvoorzieningen Zorg & Welzijn: Mw. S. Tettero Zorg & Welzijn: E. Smit Projectleider Delta Forte: M. Hendrikse 2 e Projectleider Delta Forte: Naam volgt Intern overleg Zorgvoorzieningen Zorg & Welzijn: Zorg & Welzijn: Zorg & Welzijn: Mw. S. Tettero E. Smit K. Schelling Werkgroep Wonen en Ruimtelijke Ordening Wonen: M. Willems Stedenbouw: D. Hatt Ruimtelijke Ordening: H. Caro Werkgroep Civiel Civiel techniek: Werkgroep Financiën Planeconoom: Werkgroep Communicatie Communicatie: J. Mehagnoul P. Weinans Mw. J. Kuilman Zie bijlage I: Organogram Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 8

4.2 informatie Onder het hoofdstuk informatie valt alle interne communicatie, voor dat doel worden vier groepen onderscheiden: medewerkers, MT, college en raad. Medewerkers De Brede HOED is met name bedoeld voor het realiseren van goede zorgvoorzieningen in Diemen (Centrum). De medewerkers van de afdeling OWS zijn dan ook nadrukkelijk bij de planvorming betrokken. In het Intern overleg Zorgvoorzieningen zal maandelijks stilgestaan worden bij de vorderingen in het opzetten van het OKC en het CSP. Bij De Brede HOED worden diverse woningen gebouwd en voor het realiseren van de nieuwe bebouwing zal een planologische procedure worden gevoerd. Medewerkers van de afdeling ROB maken daarom eveneens onderdeel uit van de projectorganisatie. MT Het MT wordt geïnformeerd via het MT-lid dat zitting heeft in de Stuurgroep. In de Stuurgroep zal worden bepaald of een bredere informatieverstrekking op zeker moment nodig is. College Het college wordt geïnformeerd via de projectwethouder en eventueel de plaatsvervangend projectwethouder. In de Stuurgroep zal worden bepaald of een bredere informatieverstrekking op zeker moment nodig is. Raad De raad wordt via dit Projectplan gevraagd in te stemmen met de werkwijze in deze fase van de planvorming. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden zal de raad regelmatig geïnformeerd worden. 4.3 communicatie Voor externe communicatie zijn twee groepen van belang. 1. Zorginstellingen De huidige betrokken zorginstellingen zijn de huisartsen, het CSP en het OKC (in oprichting). Bij het CSP en het OKC is de gemeente nadrukkelijk betrokken. De communicatie naar deze partijen loopt vooral via de afdeling OWS. De huisartsen vormen een belangrijke deelnemer van De Brede HOED, zij worden, via Delta Forte, bij de planontwikkeling betrokken. Voor de ruimte die beschikbaar is voor de overige zorgvoorzieningen is nog geen keuze voor één of meer partijen gemaakt. Er hebben zich wel diverse belangstellenden gemeld. De belangstellenden worden met enige regelmaat geïnformeerd over de vorderingen. 2. Omwonenden De omwonenden worden gedurende de planvorming via huis-aan-huisbrieven geïnformeerd over de plannen. Wanneer de eerste schetsen gereed zijn zal een inloopavond worden georganiseerd, de architect kan met eventuele op- en aanmerkingen rekeningen houden bij het verdere ontwerp. 4.4 tijd Het project kent in de huidige opzet een doorlooptijd van circa 3,5 jaar; de afronding van het project staat gepland voor eind 2009. De planvorming is nu ruim 1 jaar onderweg, tot nu toe verloopt één en ander volgens planning. Ten gevolge van wijzigingen in de plannen of door veranderende omstandigheden tijdens de uitvoering, kan de doorlooptijd wijzigen. In het geval van een belangrijke wijziging zal de planning worden bijgesteld en zal de raad worden geïnformeerd. Zie bijlage II: planning MS Project Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 9

4.5 geld Grondexploitatie Met de aankoop van de gronden (augustus 2003) is een grondexploitatie voor dit project gestart. De raad heeft aangegeven dat gestreefd moet worden naar een zo beperkt mogelijk tekort op de grondexploitatie. Het tekort op de grondexploitatie mag taakstellend in ieder geval niet hoger zijn dan 485.000,-. De grondexploitatie is, na afronding van de gesprekken met Delta Forte, geactualiseerd. Uit de grondexploitatie blijkt dat een tekort te verwachten is van ca. 340.000,-; aan de voorwaarde van de raad kan derhalve worden voldaan. De grondexploitatie is voor het verdere project leidend wat betreft de uitgaven. Wanneer het tekort op de grondexploitatie hoger uitvalt (of lijkt uit te vallen) dan 340.000,- zal uw raad worden geïnformeerd. Ambtelijke inzet De ambtelijke inzet ten behoeve van dit project wordt gedekt vanuit de grondexploitatie. In de exploitatieopzet is hiervoor een bedrag opgenomen. Zie bijlage III: projectbegroting (grondexploitatie) 4.6 kwaliteit Proces Het project De Brede HOED wordt volgens de Leidraad 'Projectmatig Werken' opgezet. Doel van het projectmatig werken is onder andere het vergroten van de beheersing van de tijd en het geld dat aan een project wordt besteed. De financiële kwaliteit van het project heeft betrekking op het omgaan met budgetten. De financiële adminstratie is onderdeel van de projectondersteuning. Programma van eisen eindproduct a. De nieuwe bebouwing moet allereerst voldoen aan de kwaliteitseisen van de toekomstige gebruikers. Door de toekomstige gebruikers van begin af aan te betrekken bij de planontwikkeling, wordt aan deze eis tegemoet gekomen. b. Vanuit de afdeling OWS is aangegeven dat gestreefd wordt naar het verbeteren van de samenwerking tussen diverse zorginstellingen in Diemen. Dit project zal gebruikt worden om hierover afspraken te maken. Bij het ontwerp van het plan wordt rekening gehouden met specifieke behoeftes die vanuit deze samenwerking naar voren komen. c. Het nieuwe gebouw staat op een stedenbouwkundig interessante locatie. Voor de stedenbouwkundige en architectonische vormgeving wordt gestreefd naar het realiseren van een karakteristiek gebouw van hoge kwaliteit, daarin speelt het behoud van de bestaande kerktoren een belangrijke rol. 4.7 risico s De raad heeft op 28 juni 2007 in een motie aangegeven dat het opstellen van een financiële risicoanalyse, zeker gezien de risicovolle projecten, de hoogste prioriteit moet hebben. In de betreffende motie ging het om de financiële risico s ten gevolge van diverse projecten in Diemen, in dit Projectplan wordt specifiek ingegaan op de risico s binnen het project De Brede HOED. Zoals hiervoor reeds is omschreven is dit project opgezet aan de hand van de Leidraad Projectmatig Werken. Onderdeel van de Leidraad is het uitvoeren van een risicoanalyse. Uit de analyse kwam in de eerste plaats naar voren dat de verkoopwaarde van de grond de grootste onzekere post binnen de grondexploitatie vormt. Om tegemoet te komen aan dit risico is in een zo vroeg mogelijk stadium een taxatie uitgevoerd en zijn corporaties gevraagd een bieding uit te brengen op de grond. Uit de bieding kwam naar voren dat de grondwaarde zo hoog was dat voldaan kan worden aan het door de raad aangegeven taakstellend tekort van 485.000,-. Nu het bod op de grond bekend is, is een belangrijk financieel risico beperkt. Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 10

Een tweede risico met belangrijke financiële consequenties is: vertraging van het project. Vertraging binnen een project als De Brede HOED is een vrij groot risico, omdat met veel uiteenlopende partijen overleg plaats vindt. Elk van de partijen kan op een willekeurig moment voor vertraging zorgen. Een vertraging binnen het project heeft oplopende rentelasten tot gevolg. Om aan dit risico tegemoet te komen zijn met Delta Forte afspraken gemaakt over het moment van grondoverdracht. Na de grondoverdracht zijn de rentelasten namelijk niet meer voor de gemeente, maar voor Delta Forte; een vertraging binnen het project heeft dan ook geen financiële consequenties meer voor de gemeente. De grondoverdracht staat gepland voor medio oktober 2007. Op deze manier is aan de belangrijkste financiële risico s binnen het project De Brede HOED tegemoet gekomen. De financiële risico s van dit project zijn dan ook beperkt. In de grondexploitatie is een effectanalyse opgenomen, in deze analyse is weergegeven wat de financiële gevolgen voor het project zijn in geval van onverwachte tegenvallers. Op grond van de effectanalyse is te concluderen dat de risico s van dit project beperkt zijn. Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 11

5 ondertekening Voor akkoord te Diemen d.d. A.J.M. Scholten (projectwethouder) Mw. A.E. Kragt (ambtelijk OG: MT-lid) (projectmanager) Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 12

6 bijlagen bijlage I: organogram bijlage II: planning MS Project bijlage III: projectbegroting (grondexploitatie) bijlage IV: kaart plangebied / situatieschets Informatie: 070816 Projectplan De Brede HOED.doc Pag. 13