Hoeveel geld houdt u in voorraad? E-book voorraadoptimalisatie better results together
Voorraadoptimalisatie Zo maar technologie gebruiken is een nadeel en geen voordeel. Natuurlijk, als ze verstandig wordt ingezet, versnelt technologie succes. Maar wordt ze verkeerd gebruikt als instant oplossing dan draagt technologie alleen maar bij aan de eigen ondergang. (Jim Collins Good to Great). Het zomaar overgaan tot de inzet van voorraadoptimalisatie software zal wellicht een positief korte termijn effect geven. Echter, wanneer uw bedrijf écht op zoek is naar structurele voorraadreductie en betere logistieke prestaties dan is meer nodig. Werk vanuit een filosofie en heldere doelstellingen waarbij voorraadoptimalisatie software u versnelt helpt uw doelstellingen te realiseren. 1. Wat is voorraadoptimalisatie software? Voorraadoptimalisatie software streeft naar het realiseren van het meest optimale voorraadniveau bij een gewenste servicegraad. Voorraadoptimalisatie software is intelligente software met veel rekenkracht en variabelen om te komen tot een optimaal voorraadbeheer. Op basis van verkoophistorie, logistieke parameters (zoals bestelhoeveelheden, veiligheidsvoorraad, levertijden etc.) en het voorraadniveau geeft de software u inzicht in de status van uw voorraad. Van welke producten of productgroepen heeft u te veel of te weinig, wat is de omloopsnelheid per productgroep, wat is uw huidige servicegraad, waar ligt uw risico op incourante goederen en wat u moet inkopen om uw gewenste servicegraad te halen. Inhoud 1. Wat is voorraadoptimalisatie software? 2. Wat kan ik er mee? 3. Voorraadoptimalisatie software, waarom zou ik? 4. Van voorraadoptimalisatie naar werkkapitaal innovatie 5. Wat levert het op? 6. Hoe pak ik het aan? 7. Wat zijn de valkuilen? De mix van uw verkoophistorie, voorraadstand, openstaande inkopen en de logistieke parameters zorgen voor een bestelvoorstel dat rekening houdt met de gewenste servicegraad, seizoensinvloeden en acties. Kwaliteit van data is hierbij uiteraard essentieel. Productinformatie, orderhistorie, logistieke parameters dienen allemaal te kloppen of aan de hand van de verkregen inzichten met deze software kloppend gemaakt te worden.
Vaak is het kloppend maken van artikelinformatie en logistieke parameters de start van het gebruik van voorraadoptimalisatie software. 2. Wat kan ik er mee? Operationeel voorraadbeheer Meestal wordt voorraadoptimalisatie software ingezet voor operationeel voorraadbeheer. Het dagelijks monitoren van uitzonderingen en hierop acties uitzetten en het periodiek doorzetten van het bestelvoorstel naar het order systeem (bijvoorbeeld uw ERP oplossing). In geval van meerdere voorraadlocaties kunt u bepalen vanuit welke locatie u voorraad moet overhevelen naar andere locaties. Het doel hiervan is om de voorraad per locatie afgestemd te houden op de vraag per locatie. Daarnaast kan management met behulp van eigen dashboards inzicht houden in KPI s (Key Performance Indicatoren) zoals servicegraad, leverbetrouwbaarheid, omloopsnelheid, voorraadwaarde, incourante goederen, tekorten of te veel aan voorraad per artikel of artikelgroep. Analyse voor tactisch en strategische keuzes Voorraadoptimalisatie software kan ook heel goed worden ingezet voor analyses en onderbouwing van logistieke afwegingen. Denk hierbij aan het doorrekenen van scenario s waarbij u het voorraadniveau laat berekenen bij verschillende service graden (bijvoorbeeld 95%, 97% en 98%). In de meer complexere oplossingen kan de software worden ingezet voor het bepalen van het aantal voorraadlocaties of het bepalen van assortiment per locatie. Maar ook het bepalen van het effect van een nieuw voorraadpunt op de voorraadbehoefte op andere locaties. Strategisch startpunt zou moeten zijn om de software zelf te laten berekenen wat de terugverdien tijd van de software is. Hiertoe voert de software een startpunt analyse uit waarbij op basis van beschikbare data (artikelen, verkoophistorie, huidige voorraad etc.) wordt bepaald waar de mogelijke besparingen zich in uw voorraad bevinden. En welke waarde deze besparingen vertegenwoordigen. In een eerste analyse krijgt u al een goede indruk van incourantie, under- of overstock, servicegraad, omloopsnelheid en voorraadwaarde per productgroep. Op basis hiervan kunt u goede inschattingen maken of de voorraadoptimalisatie software zichzelf zal terug verdienen. In de praktijk blijkt dit in de meeste gevallen binnen een jaar te zijn. Een dergelijke startpunt analyse kan al tussen de 2 tot5 dagen worden uitgevoerd. Projectmatig gebruik (definieer doel, aanpak en realiseer) Projectmatig gebruik is een mix tussen operationeel en strategisch gebruik waarbij u op basis van concreet gestelde doelstellingen toewerkt naar verbetering van uw voorraadbeheer. Eigenlijk is dit een aanscherping van het operationeel gebruik met duidelijk gekwantificeerde doelstellingen. Bijvoorbeeld een reductie van de voorraad met 10%, of een verhoging van de leverbetrouwbaarheid naar 98% in x maanden. Hiertoe gebruikt u de software enerzijds analytisch om benodigde acties te bepalen, om doelstellingen te realiseren en anderzijds operationeel om de resultaten te meten. 3. Voorraadoptimalisatie software, waarom zou ik? Het is vergelijkbaar met transport. Voor het plannen van ritten en routes heeft iedere transporteur wel een planningspakket. Maar voor het plannen van voorraden denken veel bedrijven wel zonder specifieke tools te kunnen. Software zoals Excel, WMS (Warehouse Management System) en ERP (Enterprise Resource Planning) dragen niet bij aan het automatisch optimaliseren van logistieke parameters (bijvoorbeeld het berekenen van de veiligheidsvoorraad, optimale bestelhoeveelheid, etc.). Daarnaast geven deze oplossingen onvoldoende inzicht in voorraad performance indicatoren (servicegraad, omloopsnelheid). Bovendien missen deze programma s meestal ook een gedegen bestelvoorstel en forecast - bepaald door historische afzet, rekening houdend met bijvoorbeeld seizoensinvloeden en acties.
De oorzaak van te hoge voorraden kan verklaard worden door de discrepantie die in veel bedrijven zit tussen inkoop, verkoop en logistiek. Deze discrepantie ontstaat vaak doordat bedrijfsfuncties hun inschattingen onvoldoende delen en voorraadparameters slechts eenmalig worden ingeregeld. In een dynamische markt moet je deze parameters dynamisch herijken. Hoe ontwikkelt de vraag zich? Moet het product nog wel in het assortiment worden aangehouden? Hoeveel veiligheidsvoorraad wil ik aanhouden? Op al deze vragen geven Excel, ERP en WMS software geen antwoord. Veel bedrijven hebben vaak geen goede IT-ondersteuning voor hun voorraadbeheer en nemen genoegen met een spreadsheet. Veel ERP-systemen bieden onvoldoende ondersteuning voor gedegen voorraadbeheer. Wilt u een betere grip op uw voorraadniveau en servicegraad hebben dan heeft u daar al snel specifieke voorraadoptimalisatie software of een Business Intelligence-achtige oplossing voor nodig. 4. Van voorraadoptimalisatie naar werkkapitaal innovatie Uw werkkapitaal bestaat meestal voor een groot deel uit voorraad zoals grondstoffen, onderdelen, spare parts en eindproducten. Vanuit financieel oogpunt geldt voor de meeste middelgrote organisaties dat voorraadoptimalisatie een goede kans biedt om het bedrijfsresultaat te verbeteren. Financieel management is in staat om, door slim met voorraad om te gaan, concurrentie voordeel te behalen. Het is duidelijk dat ERP oplossingen en Excel onvoldoende bijdragen aan voorraadoptimalisatie. Voorraadoptimalisatie oplossingen bieden u onmisbare functionaliteit en voordelen die ERP en Excel niet kunnen bieden. Helaas worden voordelen van voorraadoptimalisatie software ook nu, nog steeds vaak onderschat: Werkkapitaal optimalisatie Voorraadoptimalisatie is een zeer effectief hulpmiddel om te komen tot het reduceren van werkkapitaal. Door gebruik te maken van statistische gegevens zoals orderhistorie en levertijden kan een accurate forecast voor al uw voorraadlocaties worden gerealiseerd. Het aanpassen van bestel- en levercycli kan leiden tot een reductie van 15-30% van voorraad in uw supply chain. Het vrijgekomen werkkapitaal kan weer worden geïnvesteerd in uw organisatie om uw doelstellingen te realiseren. Verhoogde cash conversie cyclus Voorraadoptimalisatie heeft een positief effect op uw cash conversion cycle time (de ROI tijd is korter). Het verlagen van uw voorraad leidt tot een hogere omloopsnelheid en een korte levertijd. Dit leidt automatisch tot een verlaging van de tijd dat orders open staan en gefactureerd kunnen worden. Reductie rente kosten Reductie van werkkapitaal verlaagd de rente kosten. Een hogere netto winst is het gevolg. Rente wordt bepaald door inkomsten voor rente, belasting, afschrijving en aflossing (EBITDA). Verhoog voorraad omloopsnelheid De omloopsnelheid stijgt mede door eliminatie van te veel aan voorraad en incourantheid. Een hoge omloopsnelheid staat voor sterke verkoopresultaten en een effectieve logistieke planning. Balans in voorraad en service levels Voorraadoptimalisatiesoftware brengt balans in het voorraadniveau en service levels (positief effect op leverbetrouwbaarheid). Proces optimalisatie U realiseert grote efficiency voordelen door het automatiseren van voorraadbeheer- en planningsprocessen. Voorraadoptimalisatie software helpt u te werken volgens management by exception waarbij u zich richt op dat deel van de voorraad dat de aandacht van uw planners vraagt (bijvoorbeeld voorraad met hoge waarde of sterke fluctuatie in de forecast). Monitoring & transparantie De kracht zit in het uitvoeren van analyses en monitoren van de kwaliteit van het logistieke proces. Ook bent u in staat om informatie te delen in de logistieke keten. Transparantie en meting van prestaties helpt u het gebrek aan logistieke management informatie te overbruggen. Moderne technologie De voorheen kostbare software is nu betaalbaar en schaalbaar door de komst van Cloud Computing. De Cloud maakt het mogelijk om gebruik te maken van krachtige voorraadsoftware via het web. Cloud brengt voorraadoptimalisatie software dichterbij.
De business case is eenvoudig; geen hoge licentiekosten of hardware, voorspelbare maandelijkse kosten (Software-as-a- Service). Een reductie van uw vooraad van enkele procenten is veelal genoeg om de investering terug te verdienen. 5. Wat levert het op? De aanschaf van voorraadoptimalisatie software gebruikmakend van het traditionele licentie model ligt tussen de 15.000 en 40.000 Euro. Daarnaast dient u nog rekening te houden met implementatiekosten van ongeveer eenzelfde bedrag. Ofwel het kost u al snel 30.000 tot 80.000 Euro. Jaarlijkse support en onderhoudskosten liggen rond de 20% over de aanschafwaarde van het traditionele licentiemodel. U dient er rekening mee te houden dat u ook nog hardware moet aanschaffen. Sinds kort kunt u de software ook als Cloud oplossing afnemen (EazyStock). U betaalt dan voor deze oplossing een bedrag van tussen de 600 en 2000 Euro per maand. Hierbij dient u nog de implementatiekosten van 5 tot 15 duizend Euro bij op te tellen. De onderhoudskosten zijn hierbij inbegrepen. Aanschaf van hardware is niet nodig. Optioneel kunt u nog een support contract afsluiten. Bij de Cloud oplossing zijn de initiële kosten veel lager. Het omslagpunt waarop de aanschaf van licenties opweegt tegen Cloud gebruik ligt rond de 5 jaar, rekening houdend met beheerkosten en hardware bij traditionele aanschaf. De business case voor de inzet van voorraadoptimalisatie software is eenvoudig te maken. U kunt er vanuit gaan dat een voorraadreductie van 10-30% te realiseren is. Dit is een eenmalige reductie, jaarlijks bespaart u echter de kosten van rente, ruimte en risico over de structurele besparing. Belangrijkste winstpunt, maar wel moeilijk meetbaar is de rust die u creëert in uw logistieke proces door betere grip op uw voorraad. Dit leidt tot een afname van retouren, deelleveringen, spoedleveringen, te late leveringen of nee verkopen. Bepaal voor uw geval wat het u kost aan omzet (nee-verkopen) en herstelactiviteiten (spoedleveringen en na leveringen). Dit zal in veel gevallen een veelvoud zijn van de kosten van de aanschaf van een voorraadoptimalisatie oplossing. 6. Hoe pak ik het aan? 1. Bepaal uw logistieke doelstellingen en performance indicatoren. Om het succes van de oplossing te meten stelt u vooraf vast wat u wilt bereiken en welke voorraadinformatie voor uw organisatie belangrijk is. 2. Stel huidige beschikbaarheid en kwaliteit van data vast. Als onderdeel van het project dient u zorg te dragen voor goede artikel en voorraadgegevens in uw ERP of WMS systeem. De kwaliteit van data is sterk van invloed op een succesvol gebruik van voorraadoptimalisatie oplossingen 3. Bepaal de businesscase voor de aanschaf van de voorraadoptimalisatie software 4. Start een pilot waarvoor u vooraf 1 of 2 duidelijke doelstellingen formuleert waarmee u de bruikbaarheid van de software voor uw organisatie kunt toetsen. 7. Wat zijn de valkuilen? Direct grote resultaten verwachten In eerste instantie zal de software u inzicht geven in de datakwaliteit en huidige logistieke performance indicatoren. Het dwingt uw organisatie na te denken over de indeling van het assortiment en de servicegraad versus het gewenste voorraadniveau. Voor een succesvolle inzet dient u concrete doelstellingen te stellen. Bijvoorbeeld: verhoog de omloopsnelheid van 3 naar 5 in een jaar voor een bepaald deel van uw assortiment, of verlaag het voorraadniveau van 3,5 miljoen Euro naar 3,2 miljoen Euro in 6 maanden tijd met behoudt van onze huidige servicegraad. Na het bereiken van de doelstellingen stelt u nieuwe en meer gerichte doelstellingen op productgroep niveau of doelstellingen gericht op rust in het logistieke proces. Bijvoorbeeld verminder het aantal retourzendingen met 20% in 1 jaar of reduceer incourante voorraad met 50% in een halfjaar. Veelal zal er eerst een grote slag geslagen moeten worden in het verbeteren van datakwaliteit, assortimentsbeheer en het bepalen van uw logistieke doelstellingen. Denken dat uw ERP of WMS systeem dit ook kan Voorraadoptimalisatie software is intelligente rekensoftware waar jarenlang aan ontwikkeld is. Daarentegen is uw ERP en/of WMS gericht op registratie en administratieve afhandeling van transacties (bijvoorbeeld goederenontvangst, locatiebepaling of uitslag). Er is bijna nooit sprake van dynamische logistieke parameters, assortimentsindeling en automatische bepaling van A, B en C categorieën of de mogelijkheid tot het berekenen en/of instellen van een servicegraad. Ook de intelligentie voor het doorrekenen van effecten van acties, seizoensinvloeden en vervangende artikelen ontbreekt. In iedere branche is wel intelligente software nodig om bepaalde bedrijfsprocessen te optimaliseren.
In de transportsector kan men niet zonder route optimalisatie en in de bouw niet zonder calculatie software. Alle groothandels en andere bedrijven met een voorraadhoudende functie zouden voorraadoptimalisatie software moeten overwegen. Denken dat voorraadoptimalisatie software overal en altijd toepasbaar is Voorraadoptimalisatie software kan worden ingezet indien er werkelijk sprake is van voorraadhoudende producten in productie en handelsomgevingen zoals retailers, webwinkels en groothandels. Voorraadoptimalisatie software is minder geschikt voor: Mode gevoelige producten (bijvoorbeeld kleding). Versgoed zoals fruit, groenten en bloemen, het betreft hier meestal goederen die dezelfde dag (al dan niet na bewerking) het magazijn weer verlaten. Order gestuurde productie of assemblage waarbij op basis van verkooporders onderdelen en/of grondstoffen wordt ingekocht en productie plaats vindt zodra alle onderdelen en grondstoffen voor de verkooporder ontvangen zijn. Omgevingen waar geen of beperkte orderhistorie voor handen is en/of geen of beperkte voorraad- en artikelinformatie beschikbaar is. Tot slot Mocht u twijfelen over de toegevoegde waarde van voorraadoptimalisatie software voor uw bedrijf, neem dan gerust contact met ons op. Uiteraard stellen wij het op prijs wanneer u contact met ons opneemt indien u voorraadoptimalisatie software overweegt. Waar het ons echt om te doen is, is bedrijven aan te zetten tot het gebruik van innovatieve oplossingen om procesverbeteringen te realiseren. Wij zijn er van overtuigd dat er voor middelgrote bedrijven in handel en industrie nog grote stappen te zetten zijn in procesverbetering en ICT innovatie. Of u dit doet met of zonder onze ondersteuning is niet van belang... dat u de stap zet is veel belangrijker. SucceedIT is gespecialiseerd in Microsoft Dynamics oplossingen, managementinformatie, CRM lead generatie en voorraadoptimalisatie. Wij zijn adviseur, begeleider en regelaar van uw IT-projecten welke gericht zijn op procesoptimalisatie. Voor voorraadoptimalisatie ondersteunen wij onze klanten met EazyStock. EazyStock is een geavanceerde en betaalbare oplossing voor voorraadoptimalisatie bij middelgrote bedrijven in handel en industrie. SucceedIT B.V. Martin Plaat +31 (0)6 428 455 59 www.succeedit.nl www.eazystock.nl info@eazystock.nl