Informatie bij de checklist migratie naar Magister 5.2 Inhoud

Informatie bij de checklist migratie naar Magister 5.2 Inhoud 0. Inleiding... 2 1. Algemeen... 2 2. Communicatie... 2 3. Techniek... 3 3.1 Is de computer compatible met Silverlight 4 en dus Magister 5?... 3 3.2 Is de nieuwste versie van Silverlight geïnstalleerd?... 3 3.3 Kopiëren en plakken... 4 3.4 RDP... 4 3.5 Staan de poorten open?... 5 3.6 URL swp uitsluiten op proxyserver... 5 3.7 Andere browser?... 5 3.8 Bandbreedte internetverbinding... 5 3.9 Schijfruimte verhogen... 6 3.10 Isolated Storage... 7 3.11 Authenticatie... 7 3.12 swpd.exe... 7 4. Autorisaties... 7 5. Koppelingen... 8 5.1 Koppeling via externe partij... 8 5.2 Webservices... 8 5.3 Overige (AD/LDAP) koppelingen... 8 6. Diversen... 8 6.1 Rapportages aanwezigheid... 8 6.2 Buitenlandse adressen... 9 6.3 Bonnenprinter... 9 6.4 Plaats bestanden... 9 6.5 KWT inrichting aanpassen... 9 6.6 Aanwezigheidsmodule... 9 1

0. Inleiding Dit document is bestemd voor scholen die de overstap maken van Magister 4.3 dat gehost is binnen het schoolnetwerk naar Magister 5.2 gehost bij SchoolMaster. Dit document is een toelichting op de Excel-checklist die u kunt gebruiken bij deze overstap. 1. Algemeen De migratie naar Magister 5.2 heeft gevolgen voor alle betrokkenen (personeel, leerlingen en ouders). Het kan mogelijk zijn dat de werkwijze binnen uw organisatie moet worden aangepast. SchoolMaster adviseert u de migratie als project aan te pakken. Het verdient aanbeveling hiervoor een projectleider aan te stellen met voldoende overzicht van de processen binnen uw organisatie. Daarbij dienen in elk geval de functionele en technische beheerder(s) te worden betrokken. Magister 5.2 biedt veel nieuwe mogelijkheden. Het is belangrijk zich goed te oriënteren op de mogelijkheden en de betekenis en consequenties daarvan binnen uw organisatie. Op de klantendagen, beurzen en via onze uitingen als de fietsenstalling en via onze website heeft u de mogelijkheid gehad zich te (laten) informeren over de ontwikkelingen binnen Magister. Voor de migratie is het belangrijk in elk geval het (dagelijkse) gebruik te inventariseren en dit in de 5.2 demo omgeving te testen. Daarmee kunt u de belangrijkste verschillen vaststellen en deze meenemen in de communicatie. Voor een meer inhoudelijke opsomming van de nieuwe functionaliteit van Magister kunt u kijken op het klantendeel van onze website (Support > Documentatie > Overige documentatie). 2. Communicatie De overgang naar Magister 5.2 heeft consequenties voor alle betrokkenen. Het (web)adres, de wijze van inloggen, de schermen en mogelijk ook de aangeboden functionaliteit en informatie verandert. Voor docenten is het een voordeel dat er nu geen verschillen meer zijn in de thuis - en school versie. Er is een strengere controle op wachtwoorden. Magister 5 werkt volledig via het internet. Daarom is in verband met de veiligheid een aantal voor de hand liggende wachtwoorden in Magister geblokkeerd. Wachtwoorden die in ieder geval niet worden toegestaan zijn lege wachtwoorden (geen tekst), algemene wachtwoorden zoals "geheim" en "test", en SchoolMaster gerelateerde wachtwoorden zoals "magister" en "schoolmaster". Ook een wachtwoord gelijk aan de inlognaam (bijvoorbeeld het leerlingnummer) wordt niet geaccepteerd. Het is belangrijk de betrokkenen hierover (vroegtijdig) te informeren. Indien de school (gebruikers)handleidingen hanteert, zullen deze moeten worden herschreven. Informatie op de schoolsite moet misschien ook worden aangepast. De eventuele (i)maestro gebruikers zullen geïnformeerd moeten worden dat hun huidige configuratie niet meer werkt met Magister 5.2. Zij dienen een nieuwe installatie te doen en de in Magister 5.2 aangemaakte uitnodiging te accepteren. 2

3. Techniek 3.1 Is de computer compatible met Silverlight 4 en dus Magister 5? Kijk op www.schoolmaster.nl/silverlightversie voor de meest actuele informatie. 3.2 Is de nieuwste versie van Silverlight geïnstalleerd? Dit is te vinden op http://www.microsoft.com/silverlight/get-started/install/default.aspx Wanneer men beschikt over een Apple, dan is het van belang om te controleren of de computer over een Intel processor beschikt en dat daarnaast alle updates zijn geïnstalleerd. Microsoft zal Silverlight blijven ontwikkelen. SchoolMaster zal in de toekomst de relevante nieuwe mogelijkheden van toekomstige Silverlight versies toepassen in nieuwe releases van Magister. Wij zullen u hierover tijdig informeren. 3

3.3 Kopiëren en plakken Silverlight dient gemachtigd te zijn om voor "schoolnaam.swp.nl:443" het klembord te gebruiken om te kunnen kopiëren / plakken. Als een gebruiker de eerste keer ctrl-v (sneltoets plakken) gebruikt bij een logboek, dan zal onderstaande vraag gesteld worden. Vink hier 'Mijn antwoord onthouden' aan en beantwoord deze dan met 'Ja' > nu nog een keer ctrl-v en dan moet het lukken. 3.4 RDP Nog niet alle functionaliteit in Magister is gebouwd in Silverlight. Voor de betreffende onderdelen wordt gebruik gemaakt van een door SchoolMaster ontwikkelde projectietechniek. Het gebruik van 4

Magister via het internet door de administratieve gebruikers (OOP) levert in een aantal gevallen performanceproblemen op. Voor de medewerkers die belast zijn met het beheer (applicatiebeheer) en aanwezigheid schoolbreed (OOP) adviseren wij daarom gebruik te maken van RDP. Daarvoor moet minimaal RDP versie 6.0.6001 op de betreffende werkplekken zijn geïnstalleerd, in combinatie met.net framework 3.5, servicepack 1. Binnen deze omgeving wordt gebruik gemaakt van Easy Print voor het printen. Printen vanuit RPD in combinatie met (Novell) iprint is uitsluitend mogelijk als Windows 7 is geïnstalleerd op de betreffende computer. 3.5 Staan de poorten open? Voor het optimaal gebruik van Magister dienen de poorten 943 en 4502 TCP uitgaand open te staan voor schoolnaam.swp.nl. Is dit niet het geval, dan zal Magister traag werken. Voor RDP moet ook poort 3389 voor uitgaand verkeer open staan. Voor ondersteuning via Remote Help moet TCP poort 12000 uitgaand open staan naar remhelp.swp.nl. 3.6 URL swp uitsluiten op proxyserver schoolnaam.swp.nl dient te worden uitgesloten op de (caching) proxyserver van de school. Caching leidt tot onjuiste resultaten of het niet juist functioneren van Magister. 3.7 Andere browser? Naast Internet Explorer heeft u de mogelijkheid om een andere browser te gebruiken. De meest gebruikte browsers op Windows en Mac OS X (Intel) worden ondersteund. Hieronder vindt u een overzicht van browsers die door Microsoft getest zijn (zie ook het schema onder 3.1): Internet Explorer 6, 7 en 8 Google Chrome 4+ Firefox 3+ Safari 3+ 3.8 Bandbreedte internetverbinding Het is zeer moeilijk te voorspellen wat de belasting van uw internetverbinding zal zijn bij het gebruik van Magister. Dit hangt af van het aantal gebruikers dat tegelijk gebruik maakt van Magister 5.2 en de huidige gemiddelde benuttingsgraad van uw internetverbinding. Het verdient sterk de aanbeveling om QOS (Quality Of Service) te gebruiken op uw netwerk waarbij u verkeer dat naar uw Magister omgeving gaat prioriteit geeft. Indien de benuttingsgraad boven de 70% ligt, raden we u aan te inventariseren welke stappen u moet zetten om de bandbreedte te vergroten. Daarmee kunt u sneller reageren indien dat gewenst is. 5

3.9 Schijfruimte verhogen Bij het voor de eerste keer inloggen wordt gevraagd de schijfruimte te vergroten. Voor de correcte (en snelle) werking van Magister is het belangrijk deze instellingen door te voeren. 6

3.10 Isolated Storage Bij het gebruik van Isolated Storage hoeft uw computer niet elke keer bij het inloggen Magister te downloaden en worden er bij een update slechts de veranderingen gedownload. Hiermee wordt het dataverkeer beperkt en de tijd die het laden van M5 kost aanzienlijk verkort. Gebruikers moeten voor Isolated Storage kunnen schrijven in: 2000/XP: %userprofile%\local Settings\Application Data\Microsoft\Silverlight\is\* Vista/W7: %userprofile%\appdata\locallow\microsoft\silverlight\is\* (en dit mag niet worden verwijderd bij het uitloggen) Wanneer de school gebruikt maakt van roaming profiles staat op de volgende website interessante informatie over het gebruik van Isolated Storage i.c.m. roaming profiles. http://msdn.microsoft.com/en-us/library/3ak841sy.aspx 3.11 Authenticatie Gebruikers kunnen Magister 5.2 opstarten vanaf het netwerk van de school of via het internet. Een administratieve kracht zou vanaf nu ook vanaf thuis kunnen inloggen. Magister 5.2 voorziet in een aantal extra mogelijkheden voor de toegangscontrole, waaronder het gebruik van een token, sms en LDAP. De school zal per rol vooraf een besluit moeten nemen ten aanzien van de gewenste wijze van toegangscontrole. De inrichting vindt per rol plaats in Beheer Autorisatie Gebruikers Beveiliging. 3.12 swpd.exe Een aantal klanten ervaart problemen met de verbinding naar onze servers in Leeuwarden. Uit onderzoeken is naar voren gekomen dat de verbindingsproblemen elders in de totale netwerkinfrastructuur (school - provider(s) - KPN - SchoolMaster) worden veroorzaakt. Er is een tool (swpd.exe) ontwikkeld waarmee de verbinding tussen de school en SchoolMaster in kaart wordt gebracht. Deze tool is vanaf het klantendeel van onze website te downloaden. 4. Autorisaties Bij de migratie worden de autorisaties van de rollen leerling, ouder en docent binnen Magister 4.3 en MWP geprojecteerd op de rechtenstructuur van Magister 5.2. Voor OOP wordt de bestaande rechtenstructuur in Magister 4.3 geprojecteerd op de rechtenstructuur van Magister 5.2. De controle van de autorisaties - in het bijzonder het tabblad beveiliging - verdient (dus) de nodige aandacht. Er bestaat de mogelijkheid om de authenticatie af te handelen via een authenticatieverzoek aan AD, Radius of een andere LDAP koppeling. Bij een Radius of LDAP koppeling zal de gebruikersnaam in Magister moeten corresponderen met de gebruikersnaam voor het netwerk (meestal leerlingnummer). Omdat de standaard gebruikersnaam voor de leerling in Magister 4.3 is gebaseerd op de voorletter en achternaam, moet hier mogelijk een conversieslag plaatsvinden. Dat kan in het actiemenu Accounts en wachtwoorden genereren onder Beheer Autorisatie Gebruikers bij de rol Leerlingen. 7

Bij gebruik van de AD, Radius of LDAP koppeling moet het veld Active directory gebruiker onder Info zijnworden ingevuld. De (i)maestro uitnodigingen moeten opnieuw aangemaakt worden. 5. Koppelingen 5.1 Koppeling via externe partij Het is mogelijk dat de school een koppeling heeft gerealiseerd die ontwikkeld is door een externe partij (onder andere Tools4ever, de Wal ICT), bijvoorbeeld tussen de ELO en Magister. De databasestructuren van Magister 4.3 en 5.2 verschillen van elkaar. De overgang naar Magister 5.2 betekent dat de leverancier van de koppeling deze zal moeten aanpassen. De meeste leveranciers zijn bekend met de nieuwe databasestructuur. De wijziging van hun scripts zal door de leveranciers gepland moeten worden. Neem voor de oplevertermijn contact op met de leverancier. De aangepaste scripts zullen getest moeten worden. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van een - op verzoek van de school - door SchoolMaster geplaatste testdatabase in Schoolwerkplek. 5.2 Webservices Indien de school gebruik maakt van webservices, zal de nieuwe URL die u bij SchoolMaster krijgt opnieuw moeten worden geregistreerd. 5.3 Overige (AD/LDAP) koppelingen Deze koppelingen zijn in Magister 5.2 in te richten. Dit vereist het gebruik van de applicatie rswp (remote swp) en de configuratie van poort 14000. Neem hiervoor contact op met de helpdesk schoolwerkplek. 6. Diversen 6.1 Rapportages aanwezigheid Vanaf Magister 5.1 zijn ingrijpende wijzigingen in de Aanwezigheids- en Agendamodule gebouwd. De agenda/roosterfunctionaliteit is veel flexibeler geworden doordat aan een afspraak meerdere docenten, meerdere groepen, meerdere lokalen en zelfs meerdere lesuren gekoppeld kunnen worden. De aanwezigheidsmodule is aangepast zodat er nu meerdere absenties op één agendaafspraak geregistreerd kunnen worden. Hiervoor zijn de agenda- en absentietabellen aangepast, waardoor ook de aanwezigheidsrapportages ingrijpend aangepast moesten worden. De aanwezigheidsrapportages die u in uw huidige Magister zelf heeft aangepast, zullen in Magister 5.2 niet meer correct werken. Dit was helaas niet te voorkomen. Na de update naar 5.2 kunt u op basis van de nieuwe Schoolmaster-printlijsten uw aanpassingen opnieuw doorvoeren. Als u daarbij vragen heeft, kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Wij realiseren ons dat dit een vervelende bijkomstigheid is van de update naar Magister 5.2 voor onze scholen. De genoemde structurele wijziging in Magister, waarmee het realiseren van vele wensen mogelijk is geworden, maken echter dat dit niet te vermijden is. Als er een printlijst opgevraagd wordt die gebaseerd is op een oude 8

SchoolMasterprintlijst, dan volgt nu een melding dat deze printlijst niet meer werkt en opnieuw gemaakt moet worden. In Magister 5.2 zijn alle absentieprintlijsten beschikbaar. Ook is het mogelijk om bij het afdrukken een sortering op te geven en bij sommige printlijsten om op te geven dat ook leerlingen zonder absentie afgedrukt moeten worden. De grijze achtergrondkleur om een blokuur aan te geven, wordt ook in de printlijsten van de urenverantwoording gebruikt. De volgorde in de rapportagewizard is omgedraaid: er moet eerst een printlijst worden gekozen en daarna een periode. 6.2 Buitenlandse adressen Bij het invoeren van een adres kan nu ook worden aangegeven dat het een buitenlands adres betreft. Elke wizard waar een adres ingevoerd kan worden is uitgebreid met een vinkje Buitenlands adres. Zodra dit vinkje wordt aangezet, kan er een buitenlands adres worden ingevoerd. Dit houdt in dat u het woonland zelf moet invullen, er geen controle plaatsvindt met de postcodetabel en dat de tabvolgorde van de velden is aangepast. Dit laatste betekent dat als het vinkje wordt aangezet en er op de TABtoets wordt gedrukt, de focus op het veld Straat wordt gezet en niet op het veld Postcode. Bij een buitenlands adres zijn de velden straat, huisnummer, postcode, plaats en land geen verplichte velden. De aanlevering naar BRON gaat ook goed om met buitenlandse adressen. 6.3 Bonnenprinter De padnaam naar de bonnenprinter moet opnieuw worden ingesteld op de betreffende scanstations. 6.4 Plaats bestanden De locaties van de bestanden (bestandspaden) wijzigen als gevolg van de migratie. Bij Beheer > Configuratie > Plaats bestanden kunt u deze bestandspaden aanpassen. Ook zult u bij Beheer > Configuratie > M5 de locaties in M5 (mail, Maestro, ouderavond) moeten aanpassen. 6.5 KWT inrichting aanpassen Doordat in Magister 5.2 de KWT-functionaliteit is uitgebreid is het zinvol om de KWT-vakken te koppelen aan de locaties. Ga hiervoor naar Beheer > Hulptabellen > Roosters > KWT vakken voor agenda en kies daar voor de actie Administratieve eenheid toekennen. 6.6 Aanwezigheidsmodule In Magister 5.1 en 5.2 is de aanwezigheidsmodule flink uitgebreid. Lees hiervoor de updatehandleiding van Magister 5.1 goed door. Voor de goede werking van deze nieuwe functionaliteit is het van belang de aanwezigheidsmodule juist in te richten. Ga hiervoor naar Beheer > Configuratie > Aanwezigheid en vul de standaardwaarden voor aanwezigheid in. In de nieuwe functionaliteit kunnen docenten bij de Urenverantwoording naast Absent, Te-laat en Eruit gestuurd evt. ook vastleggen of de leerlingen een Vrijstelling hadden of dat ze hun huiswerk of boeken vergeten zijn. Geef hier aan welke opties de docenten tot hun beschikking moeten krijgen. Ook is er nieuwe functionaliteit aanwezig m.b.t. blokuren en het samenvoegen van lessen bij de roosterimport. Lees de handleiding van Magister 5.1 voor meer informatie hierover. 9