Central Station Handleiding e-mail configuratie Exchange / Central Station Versie 1.0, september 2011
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Doel van de handleiding... 3 1.2 Afkortingen... 3 1.3 Meer informatie... 3 2 E-Mail management... 4 2.1 Ontvanger email adressen instellen... 4 2.2 Domain management... 4 2.3 Toegestane adressen binnen domein... 5 2.4 Afzender e-mail adres instellen... 6 2.5 Persoonlijke status... 6 2.6 Algemene e-mailadressen... 6 2.7 Mailinglijsten... 7 2.8 SPAM... 7 2.8.1 Berichten ontvangen als SPAM... 7 2.8.2 Berichten gemarkeerd als SPAM... 8 2.8.3 Binnengekomen berichten die mogelijk niet bij de juiste ontvanger zijn afgeleverd... 8 2.9 Mail error log... 8 3 Configuratie Microsoft Exchange... 9 3.1 Overzicht van de uiteindelijke mailomgeving... 9 3.2 Vereisten... 10 3.3 Actiepunten... 10 2 / 10
1 Inleiding 1.1 Doel van de handleiding Met deze handleiding wordt inzichtelijk gemaakt op welke manier u een mailomgeving kunt opstellen, waarbij zowel Microsoft Exchange en Central Station als mailsysteem worden gebruikt. 1.2 Afkortingen Tabel 1: Afkortingen Afkorting Omschrijving CS Central Station FAQ Frequently Asked Questions (veel gestelde vragen) DNS Domain Naming System SMTP Simple Mail Transfer Protocol 1.3 Meer informatie Op http://servicedesk.obec.nl staan de laatste versies van onze handleidingen in pdf-formaat. Tevens vindt u hier de veel gestelde vragen (FAQ's) over Central Station. 3 / 10
2 E-Mail management Dit hoofdstuk beschrijft hoe u Central Station configureert om e-mail te kunnen versturen en ontvangen. De configuratie betreft: 1. Instellen van gebruikte domein(en) binnen Central Station en eventuele uitzonderingen daarop 2. Instellen van toegestane e-mailadressen 3. Instellen van e-mailadressen gebruikersaccounts 4. Instellen van rechten (persoonlijke status) 5. Instellen van algemene e-mailadressen (bijv. info@domein.nl) Let op: Na configuratie dient u contact op te nemen met uw accountmanager om de e-mail server te activeren. 2.1 Ontvanger email adressen instellen Indien u email adressen door de server wilt accepteren en wilt toekennen aan een gebruiker of algemeen mapjes, dient u de volgende schema s te hanteren: Binnenkomende email Uitgaand email Interne of externe afhandeling (domain management) Koppelen aan mapje (eigenschappen map) Koppelen aan gebruiker (persoonlijke status) In de volgende paragrafen worden de verschillende opties uitgewerkt. 2.2 Domain management In domain management stelt u in welke adressen u intern wilt afhandelen en welke extern. Alle gebruikers die gebruik maken van Central Station e-mail, dienen ingesteld te worden op interne afhandeling. U kunt het wildcard gebruiken om aan te geven dat het gaat om alle e-mailadressen. Als alle e- mailadressen van Obec intern afgehandeld dienen te worden, dan stelt u in dat het adres %@domein.nl internet afgehandeld wordt. In de uitzonderingen stelt u in welke adressen extern afgehandeld dienen te worden. Hierin geeft u bijvoorbeeld e-mailadressen in van gebruikers die gebruik maken van een ander e-mailprogramma, zoals Microsoft Exchange. Let op: indien een gebruiker ingesteld staat als externe afhandeling, maar deze wel gebruik maakt van Central Station email, dan ontvang deze gebruiker de berichten dubbel. 4 / 10
Domain management heeft niets te maken met inkomende e-mail. Inkomende e-mail wordt afgehandeld door de e-mailserver, welke wordt geconfigureerd door Obec. 2.3 Toegestane adressen binnen domein In het menu 'Admin --> Mail --> E-mail Management' kunt u kiezen voor de optie Toegestane adressen. Hierin stelt u in welke adressen door de mailserver worden geaccepteerd. Indien een email adres niet in de toegestane adressen straat, dan wordt deze niet geaccepteerd door onze mailserver. De afzender zal dan een bounce bericht krijgen. Indien u een gebruiker aanmaakt, dan wordt deze automatisch toegevoegd aan de toegestane adressen. 5 / 10
2.4 Afzender e-mail adres instellen Het e-mailadres van de afzender wordt bepaald door het e-mailadres in instellingen gebruiker. Dit is te vinden via het rechtermuis menu Onderhoud map Instellingen gebruiker. Indien de afzendermap geen gebruiker is, wordt het standaard e-mailadres gebruikt, welke staat ingesteld in de eigenschappen van de map. 2.5 Persoonlijke status Een e-mail wordt automatisch in ieder mapje gearchiveerd waar het betreffend emailadres staat ingesteld in de eigenschappen van het mapje. Een gebruiker ziet betreffend bericht als: 1) De gebruiker recht heeft om de berichten van betreffende eigenaar te zien 2) De gebruiker recht heeft om alle berichten van betreffende map te zien, waar het bericht in is gearchiveerd. 3) De gebruiker een persoonlijke status heeft gekregen voor betreffend bericht. Let op: Gebruik het recht alle berichten zien van deze map alleen voor beheerders of mappen waar geen e-mailadres aan kan worden gekoppeld. Anders kunnen gebruikers zichzelf rechten geven op de berichten van en naar een bepaald e- mailadres. Voor iedere gebruiker dient dus een persoonlijke status aangemaakt te worden voor berichten naar het e-mailadres wat betreffend persoon moet kunnen lezen. Persoonlijke status van Central Station gebruikers (paragraaf 2.4) worden automatisch aangemaakt. Dit kan worden gecontroleerd via admin, mail, e-mailmanagement. Ga daan naar Persoonlijke status. 2.6 Algemene e-mailadressen U kunt op algemene mappen instellen als gezamenlijke inbox. Alle e-mail naar betreffend adres wordt daar dan in verzameld. Het instellen van een algemeen e-mailadres gaat als volgt: 1. Maak een map aan (bijvoorbeeld Info e-mail ) 6 / 10
2. Vul in de eigenschappen van de map het e-mailadres in (bijvoorbeeld info@domein.nl) 3. Plaats de map op een gewenste plek in de boom en stel rechten in (zie beheerdershandleiding) 4. Vul bij toegestane adressen (paragraaf 2.4) betreffend e-mailadres in Let op: Indien u een bepaald e-mailadres toekent aan een Central Station gebruiker (stap 2), dan dient u een persoonlijke status toe te kennen (zie paragraaf 2.5) 2.7 Mailinglijsten U kunt binnen Central Station ook gebruik maken van mailinglijsten en mailgroepen. Om deze te configureren, kunt u contact opnemen met uw accountmanager. 2.8 SPAM Indien u verantwoordelijk bent voor e-mail beheer, dan dient periodiek twee controletaken uit te voeren: 1. Binnengekomen berichten die als SPAM zijn gemarkeerd. 2. Binnengekomen berichten die mogelijk niet bij de juiste ontvanger zijn afgeleverd Ga naar 'Admin, Mail, e-mail management Klik dan op Spammanagement. Hier kunt u controleren welke berichten als SPAM zijn gemarkeerd. Daadwerkelijke SPAM kunt u uit de lijst verwijderen. Onterechte SPAM kunt u doorsturen naar de oorspronkelijke ontvanger. 2.8.1 Berichten ontvangen als SPAM Dit zijn berichten die door het systeem al gezien worden als SPAM die de beheerder dan kan managen en zo nodig kan aanpassen Knop / veld Onderwerp Datum Afzender Ontvanger Betekenis Onderwerp Datum waarop het bericht is ontvangen Afzender emailadres Ontvanger emailadres Lijst verversen Bericht verwijderen uit de lijst (omdat het SPAM is) 7 / 10
2.8.2 Berichten gemarkeerd als SPAM Bericht doorsturen naar de ontvanger (omdat het geen SPAM is) Dit zijn berichten die door gebruikers zelf zijn ingesteld als SPAM die daarna hier worden weer gegeven. 2.8.3 Binnengekomen berichten die mogelijk niet bij de juiste ontvanger zijn afgeleverd Indien een bericht door de Central Station e-mail server wordt geaccepteerd, wordt deze aan de juiste ontvangers toegevoegd. Het is echter mogelijk dat een emailadres wel door de server wordt geaccepteerd, maar deze niet wordt toegekend aan een ontvanger. Deze email wordt dan in de map van de administrator gezet. Om deze map te controleren, kunt u deze het beste in uw persoonlijke boom plaatsen en instellen dat u ziet als er nieuwe binnengekomen berichten zijn. U dient dus periodiek deze map te controleren en de berichten door te sturen naar de jusite ontvanger. Controleer tevens of het ontvanger-emailadres in de eigenschappen van betreffende persoon staat. Vervolgens kunt u het bericht archiveren. SPAM kunt u verwijderen. 2.9 Mail error log Mail error log toont welke berichten fout zijn afgehandeld door de mailserver. Deze functie is nog niet geïmplementeerd. Indien een email fout wordt afgehandeld door de mailserver, dan blijft deze in postvak uit staan. Obec krijgt automatisch een signaal als er berichten in postvak uit blijven staan. 8 / 10
3 Configuratie Microsoft Exchange Central Station kan samen met een bestaande Microsoft Exchange omgeving voor de mailafhandeling in uw organisatie zorgen. Dit biedt elke gebruiker de keuze om Central Station, MS Outlook, of beide simultaan als mailoplossing te gebruiken. Voor een goede werking van deze mailconfiguratie is het van belang om de onderstaande procedures in acht te nemen. 3.1 Overzicht van de uiteindelijke mailomgeving Hieronder staat stapsgewijs beschreven hoe de mailflow eruit komt te zien: 1. Alle e-mail naar @organisatie.nl wordt via de MX records van het domein doorgestuurd naar uw eigen Exchange server. 2. Voor de gebruikers die alleen met Outlook mailen en niet met Central Station, is er een Active Directory gebruiker aanwezig met het e-mailadres <gebruiker>@organisatie.nl. De e-mail van deze gebruikers wordt direct afgehandeld op de Exchange server, zonder tussenkomt van Central Station. 3. Voor de gebruikers die met Central Station mailen, is er een Active Directory gebruiker aanwezig met het e-mailadres <gebruiker>@organisatie.nl. De mail van deze gebruikers dient echter doorgestuurd te worden naar Central Station. Hiertoe is er voor elke gebruiker ook een Active Directory contact aanwezig, met het e-mailadres <gebruiker>@cs.organisatie.nl. Het subdomein genaamd cs.organisatie.nl wordt gebruikt voor de mailflow naar CS. 4. De e-mail van de Central Station mail gebruikers wordt via de Exchange mailforwarding van <gebruiker>@organisatie.nl naar <gebruiker>@cs.organisatie.nl gestuurd. Op de Exchange server is tevens een outbound SMTP connector aanwezig, die alle e-mail voor @cs.organisatie.nl doorstuurt naar de mailservers van cs.organisatie.nl. In de MX records van cs.centram.nl staat de Central Station mailserver vermeld. 5. Als de mail van @cs.organisatie.nl bij de Central Station mailserver is aangekomen, wordt het verzendadres automatisch omgezet van <gebruiker>@cs.organisatie.nl naar <gebruiker>@organisatie.nl. Hierna komt de mail in Central Station terecht. Inbound mail van @organisatie.nl Exchange mailserver Active Directory lookup Active Directory user account (gebruiker@organisatie.nl) Outbound mailflow naar Central Station mailserver Outbound connector voor @cs.organisatie.nl, destination is CS mailserver Mailflow naar outbound connector Active Directory contact (gebruiker@cs.organisatie.nl) schematisch overzicht van de mailflow 9 / 10
3.2 Vereisten Er wordt vanuit gegaan dat u al een werkende Active Directory en Microsoft Exchange infrastructuur heeft. De Exchange server zal het punt worden waar de mailflow wordt gesplitst tussen Outlook en CS. Voor Active Directory is minimaal Windows 2000 benodigd, voor Microsoft Exchange minstens versie 2003. Verder is het van belang dat u DNS wijzigingen kan (laten) doorvoeren in het betreffende maildomein. Er zal namelijk een extra subdomein worden aangemaakt voor de mailafhandeling naar Central Station. U kunt bij uw domeinprovider of systeembeheerder terecht voor de benodigde autorisaties. 3.3 Actiepunten Voorbereidend werk en DNS wijzigingen 1. Na aanvraag bij uw accountmanager krijgt u een aanvraagformulier toegestuurd. Vul deze compleet in, om alle benodigde gegevens te verzamelen, en stuur deze naar uw accountmanager. 2. Configureer Central station (zie hoofdstuk 2). Neem contact op met uw accountmanager, indien u dit wilt uitbesteden. Ga pas verder met de volgende stappen wanneer u terugkoppeling heeft gekregen van Obec. 3. Neem contact op met uw domeinprovider of systeembeheerder om een aantal DNS wijzigingen in de betreffende domeinen door te laten voeren. Per domein dient er een nieuw subdomein aangemaakt te worden, genaamd cs.organisatie.nl. In dit subdomein dienen vervolgens de volgende DNS records te worden aangemaakt: Naam Type Waarde Priority (same as parent folder) MX Het IP-adres van de Central Station server 1 * MX Het IP-adres van de Central Station server 1 Active Directory configuratie 1. Voor elke Central Station e-mail gebruiker dient er een corresponderend Active Directory gebruiker aanwezig te zijn. Dit dient een mail-enabled user te zijn: tijdens het aanmaken van de user dient niet aangevinkt te worden dat een corresponderende mailbox aangemaakt moet worden. Nadat de user is aangemaakt kan men rechtsklikken op het betreffende user account, de optie Exchange tasks kiezen en vervolgens de optie Establish E-mail Address selecteren. Dit e- mailadres dient het originele adres te zijn (<gebruiker>@organisatie.nl). 2. Maak de bijbehorende Active Directory contact aan voor de zojuist aangemaakte user: geef de voornaam, achternaam, contact naam en het forward-adres (<gebruiker>@cs.organisatie.nl) op. 3. Open de eigenschappen van het aangemaakte useraccount en stel de forwarding in naar het bijbehorende contact. Dit kan bij de Delivery Options geregeld worden. Selecteer als forward target het aangemaakte contact in. Als deze gebruiker de mail in zowel Exchange als CS wilt ontvangen, dan kan het vinkje Deliver messages to both forwarding address and mailbox ingeschakeld worden. 4. Stap 1 t/m 3 dienen herhaald te worden voor elke gebruiker die met Central Station gaat mailen. Exchange configuratie Op de Exchange server dient tot slot een outbound SMTP connector te worden aangemaakt. Deze is bestemd voor het maildomein @cs.organisatie.nl, en moet ervoor zorgen dat de mail voor cs.organisatie.nl wordt doorgestuurd naar de Central Station mailserver (deze staat in de MX records van cs.organisatie.nl). Als er een smart host nodig is om e-mail naar buiten te sturen, dient er in de SMTP connector te worden opgegeven dat de mail via de smart host verstuurd moet worden. Afronding Neem contact op met Obec Servicedesk. Uw accountmanager zal de mailinrichting in Central Station controleren en de mailconfiguratie testen. De mailconfiguratie is dan voltooid en klaar voor gebruik. 10 / 10