1
EXPEDITIE VERZUIM IN ZZZ-TEAMS Enkele feiten over het onderzoek Het onderzoek vond plaats van 1 januari 2015 tot en met 1 december 2015. 9 zorgorganisaties deden mee aan het onderzoek. Organisaties die in zelforganiserende, zelfstandige en of zelfsturende teams werken. Sommigen langer dan een jaar en andere korter dan een jaar. 7 zorgorganisaties komen uit de VVT branche. 1 zorgorganisatie uit de GGZ branche. 1 zorgorganisatie uit de GHZ branche. We deden een cijfermatige analyse van de ontwikkeling van het verzuim en de meldingsfrequentie. 515 teamleden vulden de vragenlijst in. Tijdens diverse bijeenkomsten gedurende het jaar gaven we gezamenlijk duiding aan de uitkomsten en analyses. We deelden de ervaringen van de 9 organisaties met elkaar. We hielden diverse teaminterviews. Per organisatie onderzochten we hoe het verzuim georganiseerd is sinds zij werken in zelforganiserende teams. Het onderzoek is uitgevoerd door Vernet en 0/24 Research & Organization Development 2
Onderzoeksvraag De eerste interesse werd gewekt door klanten die ons om opheldering vroegen naar de stijging van het verzuim bij zelfsturing. Men maakte zich daar zorgen over. Bij ons ontstond behoefte om deze ontwikkeling zorgvuldig te bekijken en te bespreken met onze klanten. De vragen die centraal stonden in het onderzoek waren: Hoe ontwikkelt het verzuim zich binnen organisaties die overgaan op enige vorm van zelfsturing? Hoe staan de teamleden zelf in dit proces en hoe kijken zij naar verzuim en inzetbaarheid binnen het team? BEKNOPT ANALYSEVERSLAG Ontwikkeling van het verzuim Het cijfermatige deel van het onderzoek, uitgevoerd onder 3200 medewerkers, toont aan dat het verzuimpercentage toeneemt wanneer organisaties overgaan tot zelfsturing. Organisaties die langer dan 1 jaar bezig zijn met het werken in zelfsturende teams, laten veelal een hoger verzuim zien dan het gemiddelde van de branchegenoten. De organisaties die langer dan 1 jaar bezig zijn met zelfsturing hebben overwegend een lagere meldingsfrequentie. Lager dan het branchegemiddelde van de betreffende zorgsectoren. De combinatie hoog verzuim en lage frequentie duidt op de stijging van de verzuimduur. Op het moment dat iemand zich ziek meldt, leidt dit tot een langere verzuimperiode. Vanwege de mogelijke financiële risico s van een stijgend verzuim is het wenselijk om je eigen verzuimontwikkeling nauwkeurig te monitoren. Ziekteverlof en herstelmelding. De ziekmelding gebeurt op relatief veel verschillende plekken en bij meerdere verschillende functionarissen. Van de respondenten meldt 32% zich ziek bij de teamleden, teamcoaches en aandachtsvelders (rolhouder verzuim binnen het team). Dat duidt op een nieuwe ontwikkeling waarbij teamleden een rol spelen in het gehele proces van verzuim en inzetbaarheid. Daarnaast zien we nog steeds een traditionele insteek, 25% meldt zich ziek bij managers en teamleiders. Andere opties voor het aanvragen van ziekteverlof werden ook aangegeven, onder meer de optie waarbij HR functionaris een rol speelt of een centraal meldpunt waar de aanvraag wordt gedaan. Bij de herstelmelding zien wij een gelijk beeld. De verandering van de ziek- en herstelmelding. 58% van de bevraagde medewerkers geeft aan dat er iets veranderd is wat betreft de wijze van ziekmelden/ ziekteverlofaanvraag sinds ze werken in een ZZZ-team. In 41% van de gevallen ervaart men deze verandering als goed en ongeveer 44% ervaart het als neutraal. Iets minder dan 7 % ervaart de verandering als slecht. De rest heeft er geen mening over. Bij de herstelmelding zien we een redelijk gelijk beeld. Duidelijk is dat er een verandering op gang is gekomen, het merendeel geeft dat aan. Echter, een aanzienlijk deel van de respondenten geeft aan dat er geen verandering voor 3
hen heeft plaatsgevonden. Ziekteverlof aanvragen en ook de herstelmelding verloopt kennelijk nog als vanouds. Hoe is dat in jullie organisatie? Ervaart men een verandering nu er gewerkt wordt in een ZZZ-team? Ondersteuning in een ZZZ-team bij Verzuim 68% voelt zich als team voldoende ondersteund door de organisatie als het om verzuim gaat. Daar staat tegenover dat 32% zich als team niet voldoende ondersteund voelt. Daar ligt een duidelijke hulpvraag. De kwaliteit van deze ondersteuning is niet altijd positief. 47% ervaart de kwaliteit van de ondersteuning als neutraal en 16% ervaart het als slecht. Ervan uitgaande dat een neutrale kwaliteit niet de gewenste kwaliteit is die een organisatie zou willen bieden dan denken wij dat hier een verbeterslag gemaakt zou kunnen worden. Dit vergt aandacht. Aan welke ondersteuning vanuit de organisatie is behoefte? Hoe zou dat de teamleden helpen en met welk effect? Een grote meerderheid, 62% van de respondenten, geeft aan dat de verzuimbegeleiding het beste in het team zelf belegd kan worden. Ze (86%) geven aan het makkelijk te vinden open te zijn over hun verzuim met de teamleden. Verwachtingen/ opvattingen t.a.v. verzuim in het team. 6% van de bevraagde medewerkers weet niet wat ervan hem/ haar verwacht wordt ten aanzien van verzuim, 94% dus wel. 62% vindt dat verzuim wel in het team belegd kan worden. In 86% van de gevallen vindt men het gemakkelijk om open te zijn over het eigen verzuim. Om aan anderen te vragen wat zij eventueel nog wel kunnen doen, is voor 42% van de gevraagde medewerkers lastig. Hier ligt mogelijk een kans? 58% van de gevraagde medewerkers vindt het niet lastig. Wat maakt dat zij het niet lastig vinden? Ook geven ze veelal aan dat het verzuim met collega s bespreekbaar is (91%). Dit is relatief hoog en biedt mogelijk perspectief voor de medewerkers in de teams. We zien dat bijna in 75% van de gevallen medewerkers het als problematisch achten voor het team als zij zich ziekmelden. Wij kunnen ons voorstellen dat dit betekenis heeft voor de verzuimdrempel en wellicht ook voor de duur van het verzuim. Uit bovenstaande blijkt dat teamleden zelf een duidelijk beeld hebben bij verzuimbegeleiding. Interessant om het gesprek aan te gaan met de teamleden! Re-integratie 85% van de bevraagde medewerkers geeft aan betrokken te zijn bij de terugkeer naar de werkplek van collega teamleden. Aan de preventieve kant, dus bij dreigende uitval, wordt 4
door medewerkers in bijna 95% van de gevallen gezocht naar mogelijkheden. Dit lijkt dus al volstrekt normaal te zijn. Erg laag is het percentage (39%) van de medewerkers dat aangeeft dat iemand werk kan hervatten terwijl hij/ zij nog niet helemaal hersteld is. Dit kan mogelijk effect hebben op de duur van re-integratie. Men moet blijkbaar eerst helemaal hersteld zijn voordat men weer aan het werk kan. Hier valt mogelijk winst te halen, omdat het denkbaar is om eerder werk te gaan hervatten. Hier ligt een kans voor beïnvloeding van de inzetbaarheid door het aan de orde stellen van deze opvatting in de teams. Veranderproces naar ZZZ Bij 59% van de medewerkers bestaat de mening dat zij geheel de vrijheid gehad hebben om hun team zelf vorm te geven. Bovendien geven de ondervraagden in 79% van de gevallen aan dat ze zelf bepaald hebben welke rollen er in het team belegd zijn. In grote mate (76%) van de gevallen hebben ze ook zelf bepaald hoe ze het werk georganiseerd wilden hebben rondom de cliënten. 73% vindt dat zelfsturing opgelegd is. Er lijkt een grote mate van vrijheid en inspraak te zijn geweest in de vormgeving en proces naar ZZZ. Zelfsturing is wel opgelegd. We denken dat er een relatie is tussen het ervaren van ruimte om het eigen werk vorm te geven (mate van invloed) en de hoogte van het verzuim. De dynamiek in het team In 81% van de gevallen is sprake van gelijkwaardigheid in het team. Op de vragen over de mate waarin het teambelang of het klantbelang voorop staat en belangrijker is dan het individuele belang, geven medewerkers respectievelijk in 32% en 12% aan dat dit het geval is. Het individuele belang wordt groter ervaren dan het teambelang en het klantbelang. Bij de deelnemende organisaties geeft 66% van de medewerkers aan aangesproken te worden door het team wanneer hij/ zij verzuimt. Vanuit de markt horen wij dat de aanspreekcultuur in de organisaties vaak nog matig ontwikkeld is. Ook regionaal zou dit anders liggen. De deelnemende organisaties kwamen uit alle uithoeken van Nederland. Mogelijk zegt dit al iets over de groeiende volwassenheid en aanspreekcultuur binnen de teams? Opvattingen over verzuim (algemeen & de organisatie) In 81% van de gevallen vindt iedereen dat je zelf verantwoordelijk bent voor de eigen gezondheid en het verzuim. Op de stelling dat collega s vinden dat je niet zomaar kunt verzuimen, geeft meer dan 60% aan het eens te zijn met deze stelling. 40% is het er dus niet mee eens. Dit beeld zien we niet terug over wat medewerkers aangeven over wat de organisatie ervan vindt. 75% van de medewerkers geeft aan dat de organisatie vindt dat ze niet zomaar kunnen verzuimen. Dit ligt dus aanzienlijk hoger. 5
Een interessant verschil tussen de beleving van het team ten opzichte van de organisatie op het gebied van verzuim. Werkdruk Wat betreft de werkdrukschaal; Die bestaat uit vijf punten van 5=altijd, vaak, soms, zelden en 1=nooit. De gemiddelde werkdruk is 3,08. Wanneer we naar de losse items kijken, dan zien we bijvoorbeeld op de vraag naar de mate waarin er onder tijdsdruk gewerkt moet worden dat 47% van de medewerkers aangeeft dat vaak tot altijd te moeten doen. Een hoger percentage geldt voor het werken met pieken (53%). In 15% is er zelden tot nooit voldoende tijd om het werk af te krijgen. Mate van regelruimte/ vermogen (autonomie) Op een vier-puntschaal van zeer mee oneens tot en met zeer mee eens is het gemiddelde 2,63. Dit is o.i. aan de lage kant, althans gezien het feit dat de meeste organisaties de intentie hebben om ruimte aan medewerkers te geven. We hadden verwacht dat het gemiddelde toch wel rond de 3, richting de 4 zou gaan. Op de vraag of men zelf kan bepalen hoe het werk uit te voeren, geeft 35% aan dat dat niet kan. Ook vindt meer dan 50% van de medewerkers dat hij/ zij zelf niet zijn eigen werktempo kan bepalen. Dat is redelijk fors. Hoe zit het met de regelruimte van de werknemers binnen uw organisatie? Groepseffectiviteit De vragen hieromtrent hebben betrekking op de mate waarin teamleden denken dat het team succesvol kan zijn. Op een vier-puntschaal wordt er gemiddeld 2,82 gescoord. Een aantal voorbeelden: Op mijn werk bereik ik met mijn team mijn doel, ook wanneer er zich onverwachte situaties voordoen (88%). Dit is een mooi resultaat. Deze items gaan ook over obstakels en het omgaan met nieuwe dingen en hoe het team daar succesvol mee omgaat. In 70% van de gevallen weet men obstakels met het team te omzeilen. Ondersteuning in een ZZZ-team in het algemeen (niet enkel bij verzuim) Sociale ondersteuning binnen het team, dus de mate waarin men terug kan vallen op collega s, speelt een belangrijke rol in (preventief) verzuim. Op een vier puntschaal is het gemiddelde van 3,13 best goed. In 96% van de gevallen kan men het vaak tot zeer vaak goed vinden met teamgenoten. In 82% van de situaties kan men vaak tot zeer vaak praten over de problemen met collega s op het werk. In 18% van de gevallen dus nog niet en mogelijk ligt hier een kans. 6
INITIATORS EXPEDITIE / ONDERZOEK ZZZ Dr. Marieke Wilke is organisatie psycholoog en gepromoveerd op het werken in teams. Op dit moment werkt zij als veranderkundig adviseur voor organisaties in het sociaal domein die een verandervraag hebben. Dit doet zij vanuit 0/24 Research- & Organization Development. Drs. Marieke Schurink is arbeid- en organisatiesocioloog en deskundig in de thema s arbeid, inzetbaarheid en verzuim. Zij is eigenaar en directeur van Vernet Verzuimnetwerk B.V. Voor meer informatie kun je kijken op www.vernet.nl. 7