Inhoud Inleiding King en UBL... 2 Vereisten... 2 Registreren UBL2King... 2 Drivermapping/NetDrive... 2 Standaard instellingen UBL2King... 3 Instellingen UBL2King... 4 UBL-portaal instellen voor exporteren inkoopfacturen... 4 Inkoopfacturen in King importeren... 4 King Jobs aanmaken voor importeren van Journaalposten en Archiefstukken in King... 4 Digitaal Archiefsoort in King instellen... 7 De BoekhoudRobot instellen... 7 Robot instructie toevoegen voor het Digitaal Archief... 9 Het toevoegen van de locatie van de digitaal archiefstukken.... 9 Inrichten UBL-portaal: Relatiebeheer... 10 Facturen ophalen... 12 Factuurstroming... 12 Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 1
Inleiding King en UBL UBL (Universal Business Language) is de standaard voor elektronische bedrijfsvoering, voor bijvoorbeeld het uitwisselen van digitale facturen of bestelbonnen. Zowel de Nederlandse als de Belgische overheid hebben gekozen voor UBL 2.0 als standaard XML-formaat voor e-facturatie. Door het gebruik van UBL wordt het mogelijk om facturen digitaal te versturen, in te lezen en volledig automatisch te verwerken, zonder menselijk handelen. Met UBL is 100% factuurherkenning mogelijk Vereisten Registreren UBL2King Registreer uzelf eerst via www.kingubl.eu Na registratie ontvangt u FTP-gegevens, bewaar deze gegevens goed, ze zijn belangrijk voor de stroming van uw facturen. Maak bedrijven aan in KingUBL bij: Mijn bedrijf > Beheer bedrijven. Hier vult u de gegevens van uw bedrijf in en kiest u voor Bedrijf aanmaken LET OP: Indien u meerdere bedrijven heeft en/of de toegang door andere personen wilt kunnen beveiligen en/of notificaties slechts op bepaalde email-adressen binnen wilt laten komen dient u hiermee rekening te houden bij het indelen van de bedrijfsboom. Drivermapping/NetDrive Om uw inkoopfacturen automatisch te kunnen importeren vanuit het UBL-portaal in King en om uw verkoopfacturen vanuit King automatisch te uploaden naar het UBL-portaal via FTP dient u te beschikken over een Drivermapping programma. Wij gebruiken als voorbeeld NetDrive. NetDrive koppelt een FTP locatie als standaard (vaste schijf) locatie aan uw Windows Verkenner waardoor King deze locatie kan gebruiken om (automatisch) uw Journaalposten en Digitale archiefstukken te exporteren en inkoopfacturen te importeren. Hieronder volgen de stappen voor UBL2King (inkoopfacturen automatisch importeren in King) De instellingen voor King2UBL (verkoopfacturen uit King exporteren) kunt u in onze instructiehandleiding King2UBL vinden. Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 2
Standaard instellingen UBL2King Stap 1: Drivermapping (NetDrive) installeren Download en installeer Netdrive via http://www.netdrive.net/ Open NetDrive en kies voor Voeg (virtuele) schijf toe Vul hier de FTP gegevens in zoals u heeft ontvangen en kies voor: Soort: FTP Schijf: Kies de schijf waar u de facturen uit de boekhoudrobot van het UBL-portaal wilt downloaden. Mount als een: Lokale schijf Geef een Naam op voor deze virtuele schijf en vink Automatisch verbinden zodra NetDrive start aan, zodat deze FTP verbinding automatisch actief wordt bij het starten van uw computer (vinkje Actieve modus ). Kies voor Opslaan. Stap 2: Koppelen FTP-locatie De (virtuele) schijf is toegevoegd, kies voor Maak verbinding om verbinding te maken en de FTP locatie te koppelen zodat deze beschikbaar wordt gesteld in Windows Verkenner. Stap 3: Controleren FTP-locatie Controleer in Windows verkenner of de FTP-locatie (in ons voorbeeld een M-schijf ) daadwerkelijk is toegevoegd. Nb. Er is een In en Out directory gecreëerd. Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 3
Instellingen UBL2King UBL-portaal instellen voor exporteren inkoopfacturen De inkoopfacturen die in het UBL-portaal binnenkomen worden op vastgestelde tijden geëxporteerd naar de FTP. Het is ook mogelijk om facturen handmatig te exporteren. Stap 1: exporteren facturen Log in het UBL-portaal en ga naar het archief waar de binnengekomen facturen zijn opgeslagen. Kies vervolgens de gewenste factuur, klik op Exporteren en kies dan voor King (FTP). Indien de export gelukt is, krijgt u de melding Deze factuur is geexporteerd. Stap 2: controle bestanden t.b.v. King import U ziet in de ingestelde FTP-directory in de map out 2 bestanden per factuur: het XML-bestand met de journaalposten en de PDF-factuur die u als Digitaal Archiefstuk kunt opslaan. Inkoopfacturen in King importeren Om de XML-Facturen automatisch in King te importeren zult u een King Job aan moeten maken. Deze Job zal bestaan uit 2 import regels: een import regel voor de Digitale archiefstukken in King, en een regel voor het importeren van de Journaalposten in King. De volgorde voor het importeren van bestanden is erg belangrijk, hanteer daarom onderstaande volgorde voor het toevoegen van de Jobregels. Regel 1: Digitaal archiefstukken import Regel 2: Journaalposten import King Jobs aanmaken voor importeren van Journaalposten en Archiefstukken in King U gaat in King naar Diversen > Jobs. Daar kiest u voor Toevoegen. U geeft de Job een Jobnummer en een omschrijving. Toevoegen regel 1: importeren digitale archiefstukken Klik op de knop Toevoegen Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 4
Geef een omschrijving en kies bij Soort voor Import en plaats een vinkje bij Kritisch Dit vinkje zorgt ervoor dat het importeren wordt afgebroken wanneer er een fout optreed bij het importeren van het Digitaal Archiefstuk. Het importeren van de journaalposten wordt niet uitgevoerd wanneer het archiefstuk dus niet gekoppeld kan worden. Bij Importeren/Importsoort kies voor Digitaal Archiefstukken Klik in het veld Importlayout en druk op Kies hier voor Toevoegen om een nieuwe importlayout toe te voegen. o Geef de layout een nummer en een omschrijving. o Geef bij Bestandsnaam de bestandslocatie en de naam in zoals geëxporteerd door het King2UBL portaal. Nb. De locatie is in ons voorbeeld de FTP locatie en het bestand DigArchief.xml o Bestand verwijderen zet u op Ja, zodat u nooit twee maal dezelfde boekingsgang/digitaal archiefstukken zult importeren. Wanneer een succesvolle import door King heeft plaatsgevonden zal het bestand automatisch verwijderd worden. o Laat Foute records opslaan op een door u gewenste locatie, zodat alle fouten uit het XMLbestand kunnen worden gefilterd en u deze zo nodig kunt aanpassen voor een tweede poging. o Let op: Schakel het vinkje Normaliseer bronbestand uit. Dit zorgt ervoor dat overtollige spaties worden verwijderd. Dit kan de bestandsnaam van het document en de locatie aanpassen waardoor problemen kunnen ontstaan bij het importeren van het Digitaal archiefstuk. Toevoegen regel 2: importeren journaalposten Klik op de knop Toevoegen Geef een omschrijving en kies bij Soort voor Import Bij Importeren/Importsoort kies voor Journaalposten Klik in het veld Importlayout en druk op Kies vervolgens voor Toevoegen om een nieuwe importlayout toe te voegen. o Geef de layout een nummer en een omschrijving. o Geef bij Bestandsnaam de bestandslocatie en de naam in van het XML-journaalposten bestand, geëxporteerd door het King2UBL-portaal Nb. De locatie is in ons voorbeeld de FTP locatie en het bestand boekingsgang.xml o Bestand verwijderen zet u op Ja, zodat u nooit twee maal dezelfde boekingsgang zult importeren. Wanneer een succesvolle import door King heeft plaatsgevonden zal het bestand automatisch verwijderd worden. Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 5
o Laat Foute records opslaan op een door u gewenste locatie, zodat alle fouten uit het XMLbestand kunnen worden gefilterd en u deze zo nodig kunt aanpassen voor een tweede poging. Ga naar het tabblad Foutafhandeling en laat een logbestand aanmaken op de door u gewenste locatie. Tip: Eventueel kunt u hier dan ook automatisch een Taak laten aanmaken voor een gebruiker. Deze gebruiker weet dan aan de hand van de Taak dat er een foutmelding is opgetreden bij het importeren vanaf de FTP, en kan dan het foutenlog bekijken en indien nodig correcties uitvoeren. Tip: Nb. Het is tevens mogelijk om King Jobs uit te laten voeren op vaste tijden. U kunt hiervoor gebruik maken van de Windows Scheduler. Voor meer informatie en tips voor het instellen van Jobs in King, kunt u de Help in King raadplegen. Druk hiervoor in King op de toets F1 en zoek op Jobs. Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 6
Digitaal Archiefsoort in King instellen Om te bepalen hoe de facturen moeten worden opgeslagen heeft King een Digitaal Archiefsoort nodig. Ga in King naar Organisatie > Digitaal-archiefsoorten en kies voor Toevoegen. Wijs een digitale archiefcode toe (in onderstaand voorbeeld is gekozen voor InkoopFact) Let op: deze archiefcode voert u later in de Boekhoudrobot in het UBL-portaal. Geef de archiefsoort een omschrijving. Kies bij Methode voor verplaatsen. Hiermee wordt de factuur (het PDF archiefstuk) verplaatst van de FTP-locatie naar een locatie om in King het bestand op te roepen en te koppelen aan de Crediteur. Geef de gewenste bestandslocatie en naam voor het te verplaatsen document op. Kies bijv. bij Locatie voor: <documentenpad>\<naw_nummer>\inkoopfacturen Dit verwijst naar een standaard pad dat u kunt terugvinden onder de Vaste gegevens Crediteuren in King. U kunt deze instelling kiezen door in het veld Locatie met uw rechtermuisknop te klikken. Tot slot kunt u een eigen nummering toewijzen, en een Dagboek instellen. Nb. Zie voor meer info over de instellingen van Digitale archiefsoorten in King: F1 voor de Help zie Zoeken: digitaal-archiefsoort. De BoekhoudRobot instellen De Boekhoudrobot helpt u om de digitale facturen die uit het digitale archief gehaald zijn te bewerken voordat ze geïmporteerd worden. Enkele voorbeelden zijn: Het koppelen van leverlocaties of klantnummers op facturen aan uw kostenplaatsen en/of kostendragers, zodat de factuurregels automatisch toegewezen worden aan de juiste kostenplaatsen en/of kostendragers. Het standaard verdelen van factuurbedragen over meerdere kostensoorten, kostenplaatsen, kostensoorten, administraties. Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 7
De boekhoudrobot maakt het mogelijk uw facturen volledig automatisch te boeken. Ongeacht de aangeleverde taal, zal het UBL-portaal het bestand omzetten naar een XML-bestand met eventueel meegeleverde PDF archiefstuk. De boekhoudrobot zal de XML aanvullen met de juiste gegevens zodat de boekingsgang perfect uw administratie instroomt. Om hiervan te kunnen profiteren dient u de volgende instellingen op te geven: Login in het King2UBL web portaal en ga naar het Dasboard. Ga naar robotinstructies, kies voor instrucie toevoegen om een robot instructie toe te voegen. Waar dient u rekening mee te houden bij het invoeren van de instructies? De instructies staan in alfabetische volgorde, dus niet op volgorde van invoer. De onderste instructies overschrijven de hoger liggende instructies. Wanneer u een instructie toevoegt geeft u deze een Naam. Hieraan kunt u de instructie herkennen, en deze bepaalt de positie en volgorde in de lijst. Aan te raden is om cijfers te gebruiken voor de opbouw van basis instructies. o o Denk hierbij aan dagboekcode, BTW-code, wat te doen met vraagposten, en archiefsoorten. Dit zijn over het algemeen instructies die in veel gevallen voor zullen komen, en in specifieke gevallen zullen worden overschreven. In onderstaand voorbeeld met instructies ziet u 000 Vraagposten. Volgens de voorwaardes boekt de Robot alles wat hij niet kan matchen naar grootboekrekening 2100 (= Vraagposten). Wanneer deze instructie lager zou staan, zou de robot alle voorliggende instructies overschrijven en die allemaal op rekening 2100 boeken. Naam Omschrijving Moet voldoen 000 Vraagposten Crediteuren/producten niet gekoppeld aan grootboekrekening naar vraagposten 001 <DAR_ARCHIEFSOORT> <DAR_ARCHIEFSOORT>Ink oopfact</dar_archiefso ORT> aan ALL ANY Als Voorwaarde 1 is leverancier KvK-nummer leverancier KvK-nummer Als Voorwaarde 2 is Voorwaarde 3 is waarde is niet ALLE grootboekr ekening Dan actie 1 Dan actie 2 vullen met 2100 is niet ALLE vrij veld 1 InkoopFact 002 <DAR_BESTANDSNAAM> ALL leverancier is niet ALLE vrij veld 2 A:\out\ <DAR_BESTANDSNAAM> A:\out\Brief.pdf</DAR_BES KvK-nummer TANDSNAAM> BTW Code 011 BTW Code 011 Te ALL regel BTW is 21 regel BTW 11 verrekenen BTW Hoog percentage code Dagboek selectie Dagboek Inkoop ALL leverancier naam is Jansen & de Groot dagboek Inkoop Jansen & de Groot Inkoopfacturen van Jansen ANY leverancier is 13572648 grootboekr 8110 & de Groot KvK-nummer ekening Leverancier Jansen & De Leverancier Jansen & de ALL leverancier is 13572648 leveranciers 17004025 Groot Groot KvK-nummer nummer Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 8
Robot instructie toevoegen voor het Digitaal Archief Log in het UBL-portaal en ga naar het Dasboard. Ga naar robotinstructies en voeg uw instructie toe. Als voorbeeld ziet u de instructie Digitaal Archiefsoort InkoopFact. Het toevoegen van de locatie van de digitaal archiefstukken. Om te kunnen bepalen waar de PDF bestanden (facturen) zijn opgeslagen in het portaal, moet deze locatie worden meegegeven in het XML-bestand met Digitaal archiefstukken. Dit is de FTP locatie waar het UBL-portaal de XML boekingsgangen en het DigArchief.xml opslaat. Deze locatie heeft u zelf bepaald/aangegeven in uw Drivermapping programma. Voeg daarvoor de volgende instructie toe aan de Boekhoudrobot. In ons voorbeeld is dat: D:\out\ de locatie zoals bepaald in het Drivermapping programma. Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 9
Inrichten UBL-portaal: Relatiebeheer Voordat facturen kunnen worden uitgewisseld tussen u en uw debiteuren/crediteuren, is het belangrijk dat in het portaal een relatie met deze debiteur of crediteur is gelegd. Nb. Indien u deze stappen al via de Instructiehandleiding King2UBL heeft gevolgd, kunt u dit hoofdstuk overslaan. Stap 1: Nieuw relatie toevoegen Ga in het portaal naar Mijn relaties. Hier vind u een overzicht van al uw huidige relaties Om relaties toe te voegen kiest u voor CONTACTEN en vervolgens voor Importeer relaties Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 10
Kies vervolgens voor Voeg relatie toe om handmatig een nieuwe relatie toe te voegen. Geef in het volgende invulscherm de gegevens van de relatie in en kies dan voor Voeg relatie toe. Stap 2: Specifieke kenmerken van een Relatie Om te bepalen of u facturen gaat ontvangen of gaat versturen naar uw relatie geeft u na de bovengenoemde stappen aan of de relatie een Leverancier of Klant is. Dan kiest u voor Lijst uitnodigen en de relatie krijgt een email met uw uitnodiging om voortaan digitale facturen te ontvangen (Klant) of aan u te versturen (Leverancier). Stap 3: Kenmerken aan leveranciers voor herkenning facturen Inkoopfacturen worden mede herkend op basis van de kenmerken die zijn aangegeven bij de relatie. Let op: Kenmerken kunnen pas worden toegevoegd op het moment dat er facturen in het portaal zijn geüpload. Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 11
Ga terug naar het relatie overzicht Mijn relaties > Hier heeft u de mogelijkheid om uw relaties te beheren. Klik op Beheer en Kenmerk Toevoegen. U kunt dan bijvoorbeeld het KvK nummer en BTW nummer toewijzen aan de relatie. Wanneer facturen voor of van deze relatie worden geüpload zal op basis van deze kenmerken validatie van de betreffende facturen plaatsvinden. Ter info: U kunt meerdere debiteuren (relaties) tegelijkertijd uit King importeren in UBL-portaal via een CSVbestand. Zie voor de eisen/velden voor een csv-bestand bij: Mijn relaties > contacten > importeer relaties > CSV Template. Facturen ophalen Wanneer bovenstaande stappen zijn ingesteld worden de XML-facturen en/of PDF-facturen automatisch opgeslagen op de FTP server. Hierna kunt u uw verkoopfacturen naar uw klanten versturen of uw inkoopfacturen in King verwerken. Het UBL-portaal zal voortaan automatisch en op vastgestelde tijden (elk kwartier) de facturen van de FTP ophalen. Factuurstroming De uiteindelijke stroming van uw inkoopfacturen ziet er nu als volgt uit: Zie ook onze instructiehandleiding voor de instellingen t.b.v. de verkoopfacturen King2UBL. Versie 2016.01 Quadrant Software BV Pag. 12