Microsoft Excel 2016

Microsoft Excel 2016

Titel Microsoft Excel 2016 Eerste druk December 2017 De module Microsoft Excel 2016 is een onderdeel van de WERKportal.nl. De WERK-portal.nl is een product van SBCM en Cedris. Website: www.werk-portal.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Ondanks de aan de samenstelling van de tekst bestede zorg kan de uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. 2

Microsoft Excel 2016 3

Inhoudsopgave 1. Openen 1.1 Een nieuw werkblad openen 8 1.2 Een bestaand document openen 9 2. Opslaan 2.1 Een document Opslaan als... 10 2.2 Een document Opslaan 11 3. Rijen en kolommen 3.1 Rijen en kolommen 12 4. Werkbladen 4.1 Namen van werkbladen wijzigen 13 4.2 Invoegen van extra werkbladen 13 5. Gegevensinvoer 5.1 Het invoeren van gegevens 14 5.2 De vulgreep 14 6. Cellen opmaken 6.1 Lettertype en grootte aanpassen 15 6.2 Voorwaardelijke opmaak 16 7. Celeigenschappen 7.1 Getal 19 7.2 Uitlijning 20 7.3 Lettertype 21 7.4 Rand 22 7.5 Opvulling 23 7.6 Bescherming 23 8. Kolombreedte en rijhoogte aanpassen 8.1 Kolombreedte en rijhoogte aanpassen 24 9. Formules 9.1 Hoofdbewerkingen 25 9.2 Som 26 9.3 Gemiddelde 27 9.4 Minimum en Maximum 28 4

10. Sorteren 10.1 Sorteren 29 10.2 Filteren 30 11. Koppelingen 11.1 Relatieve verwijzing 31 12. Grafieken en diagrammen 12.1 Een grafiek maken 33 13. Sneltoetsen 13.1 Sneltoetsen 35 14. Oefeningen 14.1 Oefeningen 37 5

6

Inleiding Het rekenprogramma van Microsoft Office heet Excel. Excel is onmisbaar als je met enige regelmaat overzichten moet maken en bijhouden. Excel 2016 is de opvolger van Excel 2013. Je leert in dit boek: - alles over de begrippen werkblad en werkmap; - hoe je een werkmap opmaakt en formules gebruikt; - knippen, plakken en kopiëren in Excel; - celverwijzingen maken en celeigenschappen aanpassen; - kolommen, rijen en grafieken gebruiken. 7

1. Openen 1.1 Een nieuw werkblad openen Open het programma Excel 2016. Je kunt nu een keuze maken uit een Lege werkmap of een sjabloon standaard aanwezig binnen Excel. 8

1.2 Een bestaand document openen Het openen van een bestaand document doe je als volgt; Klik op en vervolgens op Openen Het venster Openen verschijnt, je klikt op Bladeren Zoek de map met je document en klik het document aan Klik vervolgens op Openen 9

2. Opslaan 2.1 Een document Opslaan als Heb je een nieuw werkblad geopend en ben je hiermee aan de slag gegaan, dan is het verstandig deze eerst op te slaan. Zo hoef je geen werk kwijt te raken wanneer bijvoorbeeld de computer door een storing uitgaat. Een niet eerder opgeslagen document moet je Opslaan als. Dit is omdat het document een naam en een plaats binnen je documenten moet krijgen. Een bestand Opslaan als doe je als volgt; Klik op en kies Opslaan als Klik op Bladeren om de locatie te bepalen waar je het document wilt op slaan. 1. bepaal de locatie waar je het document wilt opslaan. 2. Geef het document een naam. 3. klik op Opslaan je document is opgeslagen onder de door jouw bepaalde naam en opgegeven locatie. 10

2.2 Een document Opslaan Heb je een bestaand document geopend en ben je hiermee verder aan de slag gegaan, dan hoef je het document alleen op te slaan. Het bestand heeft al een naam en locatie. Alleen de wijzigingen hoef je in het document op te slaan. Een bestaand document Opslaan doe je als volgt; Klik op Klik vervolgens op Opslaan 11

3. Rijen en kolommen Een werkblad bestaat uit allemaal vakjes. Deze vakjes worden cellen genoemd. Elke cel binnen je werkblad heeft een naam. De naam bestaat uit een letter en een getal. De letter lees je af bovenaan de kolom en het getal zie je in de betreffende rij. Verticaal de kolommen en horizontaal de rijen. In onderstaande afbeelding kun je zien dat het snijpunt van de blauwe kolom en rode rij, de cel D7 is. 12

4. Werkbladen 4.1 Namen van werkbladen wijzigen Een exceldocument bestaat uit een werkblad. Een werkblad wordt standaard Blad 1 genoemd. Dit is het werkblad dat verschijnt nadat je een document hebt geopend. De naam van het werkblad kun je wijzigen. Dit kan handig zijn wanneer je in een document werkt met meerdere werkbladen. De naam kun je wijzigen door met de rechtermuisknop te klikken op Blad 1. Je kiest voor naam wijzigen en kunt direct een andere naam typen, in het onderstaande voorbeeld Digitaal Leerplein. Druk op Enter om de mapnaam te bevestigen. 4.2 Invoegen van een extra werkblad Je kunt in je document meerdere werkbladen maken. Naast het standaard werkblad staat een plusteken. Door hierop te klikken maak je een extra werkblad aan binnen je document. Ook dit nieuw gemaakte werkblad kun je weer een naam geven door met de rechtermuisknop te klikken en met Naam wijzigen het werkblad een naam te geven. 13

5. Gegevensinvoer 5.1 Invoeren van gegevens In een cel kun je onder andere getallen, teksten, formules en afbeeldingen plaatsen. De afbeeldingen worden eigenlijk niet in de cel maar over de cellen geplaatst. Je klikt de cel aan waar je gegevens in wilt voeren. De naam van de cel die je hebt aangeklikt wordt weergegeven in het Naam vak. 5.2 De vulgreep Wanneer je een cel hebt aangeklikt zie je aan de rechter onderzijde een klein vierkantje verschijnen. Dit is de vulgreep. De vulgreep kun je gebruiken om de inhoud van een bepaalde cel te kopiëren of om een reeks automatisch aan te vullen. Kopiëren; Typ in een cel bijvoorbeeld het getal 1 in. Beweeg de cursor naar de vulgreep, deze wijzigt in een plusteken Sleep nu de cursor en de inhoud van de cel zal gekopieerd worden. Dagen van de week en maanden van het jaar; Met de vulgreep kun je ook waarden automatisch laten aanvullen. Klik in een cel en typ het woord maandag Beweeg de cursor naar de vulgreep Sleep nu de cursor en de dagen van de week worden automatisch ingevuld. Opmerking; door in een cel januari te typen en te slepen met de vulgreep worden de overige maanden ook ingevuld. 14

6. Cellen opmaken 6.1 Lettertype en lettergrootte aanpassen Cellen kun je opmaken met de verschillende functies onder het tabblad Start Letter aanpassingen Vet (B) Cursief (I) Onderstreept (U) Lettertype en lettergrootte Het lettertype pas je als volgt aan; Klik op pijltje naast huidige lettertype. Zoek uit de uitschuiflijst een lettertype. De lettergrootte pas je als volgt aan; Klik op het pijltje naast de huidige lettergrootte Kies een gewenste grootte Kleur aanpassen Opvulkleur van een cel De kleur van een letter Uitlijnen binnen een cel Links uitlijnen Gecentreerd Rechts uitlijnen 15

6.2 Voorwaardelijke opmaak Je kunt cellen ook een duidelijke opmaak geven door bij een bepaalde waarde een kleur te geven. Onderstaand voorbeeld een cijferlijst waar de cijfers van een 6 of lager in het rood worden weergegeven. Dit heet een voorwaardelijke opmaak. Je kunt Voorwaardelijke opmaak als volgt instellen; Selecteer (sleep) de cellen waarop de voorwaardelijke opmaak van toepas sing is. Klik in het lint op Voorwaardelijke opmaak (Het lint vind je bovenaan het venster en bestaat uit een aantal tabbladen). Klik op Markeringsregels voor cellen en Kleiner dan. 16

Typ de waarde in en klik op Ok 17

7. Celeigenschappen Binnen Excel is het belangrijk dat je de cellen een juiste eigenschap geeft. Wanneer je in een cel een datum wilt aangeven moet je er voor zorgen dat de datum dan als eigenschap is ingesteld. Zo kun je bijvoorbeeld een tekst in een cel niet gebruiken voor een rekenformule. Het instellen van de juiste eigenschappen voor een cel of cellen doe je door de cel(len) allereerst te selecteren. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop en kies je de optie Celeigenschappen. Het venster dat verschijnt laat de te kiezen celeigenschappen zien, die verdeeld zijn in verschillende tabbladen. 18

7.1 Getal Bij het tabblad Getal geef je de juiste categorie aan. Wil je de cellen aangeven in Valuta dan geef je dat hier aan. Tevens kun je het aantal decimalen weergeven en of het symbool van de Valuta weergegeven moet worden. Bevestig altijd met Ok wanneer je de aanpassingen hebt gedaan. 19

7.2 Uitlijning Met dit tabblad kun je teksten uitlijnen maar is het ook mogelijk om teksten te draaien. 20

7.3 Lettertype Hier kun je het lettertype en de grootte aanpassen. 21

7.4 Rand Via dit tabblad kun je langs een cel of cellen een rand maken. Selecteer allereerst de cellen waar de randen moeten komen en maak vervolgens een keuze voor welke Lijn. Je kunt direct de Omtrek en Binnen aangeven je kunt ook zelf bepalen welke lijn waar moet komen door handmatig de randen aan te klikken. 22

7.5 Opvulling Hier kun je cellen een kleur geven. Dit kan erg handig zijn wanneer een cel of cellen extra aandacht verdienen. 7.6 Bescherming Via dit tabblad kun je cellen die je vooraf hebt geselecteerd blokkeren of verbergen. Blokkeer je een cel dan kan een ander geen wijzigingen aanbrengen in die cel of cellen. 23

8. Kolombreedte en rijhoogte Kolommen kun je op verschillende manieren aanpassen qua breedte. Rechtermuisknop; Je gaat op een kolomkop (bovenzijde van de kolom met de letter) staan en klikt met de rechtermuisknop. Kies de optie Kolombreedte Vul de gewenste breedte in en klik op Ok Automatisch; Wanneer je in een cel een tekst hebt getypt die breder is dan de kolom, kun je de kolom automatisch aanpassen wat betreft de breedte. Klik de betreffende kolom aan. Beweeg de cursor tussen de geselecteerde kolom en de kolom rechts. Je cursor verandert in een verticale streep met links en rechts een pijltje. Dubbelklik nu en de kolom wordt automatisch aangepast. Tip; je kunt de cursor ook tussen twee kolomkoppen plaatsen en slepen naar de gewenste breedte. Rijen kun je op dezelfde manier aanpassen wat betreft de hoogte als de kolommen. Selecteer de rij(en) klik met de rechtermuisknop in de selectie en kies de optie rijhoogte. Vervolgens vul je de gewenste hoogte in en klikt op Ok in het geopende venster. 24

9. Formules 9.1 Hoofdbewerkingen Excel is een rekenprogramma waarmee je berekeningen kunt maken. Berekeningen maak je binnen Excel met formules. Elke formule begint met het =teken. Onderstaand is de basis hoofdbewerkingen optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen. Optellen + Allereerst is de cel D9 geselecteerd waar de uitkomst van de optelling moet komen. De formule begint altijd met het =teken Vervolgens klik je het eerste getal aan, in dit voorbeeld de cel D6 Klik op het + teken Als laatste klik je op het tweede getal gevolgd door ENTER De uitkomst wordt weergegeven en de formule is =D6+D7 Aftrekken - Selecteer de cel waar de uitkomst moet komen, dit voorbeeld E9 Gevolgd door het =teken en klikken op de cel E6 Typ het - teken gevolgd door klikken op de cel E7 en ENTER Vermenigvuldigen * (shift 8) Selecteer de cel waar de uitkomst moet komen, dit voorbeeld F9 Gevolgd door het =teken en klik op de cel F6 Typ het * teken (shift 8) gevolgd door klikken op de cel F7 en Enter Delen / Selecteer de cel waar de uitkomst moet komen, dit voorbeeld G9 Gevolgd door het =teken en klik op de cel G6 Typ het / teken gevolgd door klikken op de cel G7 en Enter. 25

9.2 SOM Wil je een optelling maken van meerdere getallen dan kun je ook gebruikmaken van de formule =SOM Met deze formule kun je een aantal cellen selecteren door te slepen en zo de optelling maken. Als eerste klik je in de cel waar de uitkomst moet komen gevolgd door het is teken. Typ nu het woord SOM en dubbelklik op SOM in de lijst die uitschuift. Achter het woord SOM is nu een ( geopend. Sleep nu over de cellen die in je optelling moeten komen. Je ziet wanneer je gereed bent met de cellen selecteren dat deze achter het geopende haakje worden weergeven. In bovenstaand voorbeeld zie je staan =SOM(C4:C8) De : tussen de beide cellen geeft aan dat je de reeks cellen tussen C4 en C8 hebt geselecteerd. Door te klikken op ENTER zal de uitkomst van de optelling verschijnen. Wanneer je na de berekening een getal in de reeks aanpast, zal ook de uitkomst mee veranderen. 26

9.3 Gemiddelde UIt een bepaalde getallenreeks kun je Excel ook de opdracht geven het gemiddelde te laten berekenen. Selecteer allereerst de cel waar het gemiddelde moet komen en typ het = teken. Nu typ je het woord GEMIDDELDE. In de uitschuiflijst dubbelklik je op gemiddelde. Het ( wordt geopend en je kunt de reeks getallen selecteren door erover te slepen. Vervolgens toets je ENTER en wordt het gemiddelde getoond van je geselecteerde cijferreeks. 27

9.4 Minimum en Maximum Zoals bij het gemiddelde uit een getallenreeks halen kun je ook de opdracht geven aan Excel om een Minimum en Maximum uit een reeks te berekenen. Deze beide formules lijken sterk op de berekening van een gemiddelde. Minimum Een Minimum berekenen doe je als volgt; Klik de cel aan waar met Minimum moet komen typ =MIN Het haakje wordt geopend en je kunt de getallenreeks selecteren door te slepen. Druk op de toets ENTER en het Minimum getal uit de reeks wordt getoond. Maximum Een Maximum berekenen doe je als volgt; Klik de cel aan waar met Maximum moet komen typ =MAX Het haakje wordt geopend en je kunt de getallenreeks selecteren door te slepen. Druk op de toets ENTER en het Maximum getal uit de reeks wordt getoond. 28

10. Sorteren 10.1 Sorteren Binnen Excel kun je veel data verzamelen. Het kan dan handig zijn om data te sorteren op bijvoorbeeld alfabetische volgorde. Je kunt de data binnen Excel eenvoudig sorteren. Dit doe je als volgt; Selecteer alle data die je wilt sorteren Klik vervolgens in het Lint op het pictogram met A Z In het uitschuifvenster kies je de optie Sorteren van A naar Z Je lijst met data wordt direct op alfabetische volgorde gezet. 29

10.2 Filteren Wanneer je veel data hebt verzameld kan het handig zijn om uit die data gegevens te selecteren. Zo krijg je alleen die gegevens op het scherm die je nodig hebt. Je kunt binnen Excel gegevens Filteren Dit doe je als volgt; Selecteer alle data die je wilt sorteren Klik vervolgens in het Lint op het pictogram met A Z In het uitschuifvenster kies je de optie Filter Je hebt nu over je geselecteerde data een filter geplaatst. Dit kun je zien aan de pijlen in de kolomnaam. Door op een pijl te klikken kun je door middel van vinkjes in- en uitschakelen bepalen welke data je te zien krijgt. 30

11. Koppelingen 11.1 Relatieve verwijzing Binnen een document kun je met verschillende werkbladen werken. De werkbladen vind je aan de onderzijde van je document. Het kan handig zijn om gegevens uit het ene werkblad te gebruiken in een ander werkblad. In het volgende voorbeeld zie je een deel van een kasboek van februari waarbij we op een ander tabblad de maandtotalen willen vermelden. Je gaat als volgt te werk; Klik de cel aan waar je een getal uit een ander werkblad wilt plaatsen. Typ het = teken en ga naar het an dere werkblad. 31

Klik nu de cel aan die je op het andere werkblad wilt weergeven, gevolgd door ENTER op je toetsenbord. De cel is nu gekopieerd naar het andere werkblad. Wanneer de cel wordt aangepast zal dit ook gebeuren met de cel die je naar het andere werkblad hebt gekopieerd. 32

12. Grafieken en diagrammen Grafieken en diagrammen kunnen een handig hulpmiddel zijn om cijfers een duidelijk beeld te geven. Een grafiek of diagram kun je eenvoudig toevoegen aan een werkblad. Als eerste zorg je ervoor dat de juiste data is geselecteerd die je wilt weergeven in de grafiek of diagram. Vervolgens klik je op het tabblad Invoegen. In het lint zie je het onderdeel Grafieken weergegeven. Hier kun je een keuze maken voor een grafiek, kolom of diagram. Door te klikken op een van de opties verschijnt een uitschuifvenster waaruit je een keuze kunt maken. 33

Heb je een keuze gemaakt, in onderstaand voorbeeld hebben we een grafiek gekozen, dan verschijnt de grafiek direct op je werkblad. Schuif de grafiek op de gewenste plek. In het uiterlijk van je keuze heb je ook nog verschillende mogelijkheden. Bekijk de opties en maak een keuze die het beste bij jou werkblad past. Als laatste geef je de grafiek een titel. 34

13. Sneltoetsen Sneltoetsen zijn toetsencombinaties waarmee opdrachten op snelle wijze kunnen worden uitgevoerd. Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+A Ctrl+F Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Ctrl+T Ctrl+N Ctrl+O Ctrl+S Ctrl+P Knippen - Verwijdert de selectie uit het werkblad en zet het op het klembord. Kopieert de selectie naar het klembord Plakken - Plakt de inhoud van het klembord op de plaats waar de cursor staat Selecteert alles op het actieve werkblad Zoeken - Zoekt naar een specifieke tekst Vet - Maakt de inhoud van de cel vet. Cursief - Maakt de inhoud van de cel cursief Onderstrepen - Onderstreept de inhoud van een cel. Laat formules zien Een nieuw werkblad openen Opent een op schijf bewaard document Slaat een bestand op Drukt een bestand af 35

36

Exceloefeningen 37

Opdracht 1 Hoofdbewerkingen Ga naar de module Excel 2016 en open het excelbestand Opdracht 1 Hoofdbewerkingen bij deze opdracht in het onderdeel Excelopdrachten Maak de vier berekeningen door middel van de juiste formule. Optellen formule (+) Aftrekken formule (-) Vermenigvuldigen formule (*) Delen formule (/) Wanneer je gereed bent mag je de gemaakte opdracht Opslaan als op je bureaublad met als naam Opdracht 1 Excel. 38

Opdracht 2 Winst en Verlies Ga naar de module Excel 2016 en open het excelbestand Opdracht 2 Winst en verlies bij deze opdracht in het onderdeel Excelopdrachten Bereken allereerst de uitkomst Winst/Verlies van Drank, Koud buffet, Taart en Diversen. Bereken nu de uitkomst (Totaal) van de opbrengsten (Horizontaal). Bereken nu de uitkomst (Totaal) van de kosten (Horizontaal). Bereken als laatste de uitkomst van de Opbrengsten minus de Kosten. Wanneer je gereed bent mag je de gemaakte opdracht Opslaan als op je bureaublad met als naam Opdracht 2 Excel. 39

Opdracht 3 Omzet Ga naar de module Excel 2016 en open het excelbestand Opdracht 3 Omzet bij deze opdracht in het onderdeel Excelopdrachten Bereken de som van 10 maart 1998 en 11 maart 1999 in de cellen F12 en F13 Bereken de gemiddelde dag verkopen van de twee dagen in de cellen F15 en F16 Als je gereed bent mag je de gemaakte opdracht Opslaan als op je bureaublad met als naam Opdracht 3 Excel. 40

Opdracht 4 Maken van formules Ga naar de module Excel 2016 en open het excelbestand Opdracht 4 Maken van formules bij deze opdracht in het onderdeel Excelopdrachten Bereken de uitkomsten in de cellen B8, B9, B10, B11 en B12 Als je gereed bent mag je de gemaakte opdracht Opslaan als op je bureaublad met als naam Opdracht 4 Excel. 41

Opdracht 5 Gemiddelde, Maximaal en Minimaal Ga naar de module Excel 2016 en open het excelbestand Opdracht 5 Gemiddelde, Maxi maal en Minimaal bij deze opdracht in het onderdeel Excel opdrachten Bereken de maanden met de meeste neerslag in de cellen D22, E22 en F22 Bereken de maanden met de minste neerslag in de cellen D23, E23 en F23 Bereken de gemiddelde neerslag in de cellen D24, E24 en F24 Als je gereed bent mag je de gemaakte opdracht Opslaan als op je bureaublad met als naam Opdracht 5 Excel. 42

Opdracht 6 Datafilter Ga naar de module Excel 2016 en open het excelbestand Opdracht 6 Datafilter bij deze opdracht in het onderdeel Excel opdrachten Selecteer (slepen) vanaf de cel B4 tot en met F19 Kies in het Lint de optie Opmaken als tabel en kies een tabel Het volgende venster laat de selectie zien die je hebt gemaakt, klik hier op Ok. Je kunt nu door te klikken op een pijl naast bijvoorbeeld Achternaam selecteren op een naam. Als je gereed bent mag je de gemaakte opdracht Opslaan als op je bureaublad met als naam Opdracht 6 Excel. 43

Opdracht 7 De som met bepaalde voorwaarde (=SOM.ALS) Ga naar de module Excel 2016 en open het excelbestand Opdracht 7 De som met bepaal de voorwaarde bij deze opdracht in het onderdeel Excel opdrachten Klik in de cel D25 waar het totaal van de benzine kosten in de maand februari moet ko men. Begin de formule met =SOM.ALS en selecteer als eerste de kosten soorten C5 t/m C19 en typ vervolgens ; Nu moet je de kostensoort (Criterium) typen tussen. Dus benzine en typ vervolgens ; Sleep nu vanaf de cel D5 tot en met D19 om het optelbereik aan te geven. Ben je gereed met deze selectie dan klik je op Enter. 44

Opdracht 8 De som met bepaalde voorwaarden (=SOM.ALS) Ga naar de module Excel 2016 en open het excelbestand Opdracht 8 De som met bepaal de voorwaarden bij deze opdracht in het onderdeel Excel opdrachten Klik in de cel E25 waar het totaal van de benzine kosten in de maand februari door hij moet komen. Begin de formule met =SOMMEN.ALS en selecteer als eerste het optelbereik E5 t/m E19 en typ vervolgens ; Nu moet je het eerste criterium aangeven namelijk de kosten soort. Dus selecteer de cel len D5 t/m D19 en typ vervolgens ; Nu selecteer je eerst de cel met de kostensoort waarop je het totaal wilt berekenen. Klik in dit voorbeeld de cel D5 aan omdat je op benzine gaat selecteren. Typ vervolgens ; Nu moet je het tweede criterium aangeven namelijk wie de uitgaven heeft gedaan. Dus selecteer de cellen C5 t/m C19 en typ vervolgens ; Nu selecteer je de cel in het tweede criterium op wie je zoekt. Klik in dit voorbeeld de cel C5 aan omdat je op hij gaat selecteren, gevolgd door Enter. 45

46